Västbus regionala styrgrupp Årsberättelse 2013
Västbus regionala styrgrupp Uppdrag Den regionala styrgruppens uppdrag är att vara en sammanhållande funktion i Västra Götaland avseende utveckling och implementering av Västbus riktlinjer. Styrgruppen är ansvarig för att diskutera de strategiska, övergripande frågorna såsom komplicerade frågeställningar och hinder för samverkan och ge råd till de delregionala ledningsgrupperna utifrån händelseanalyser. Styrgruppen skall även följa upp arbetet i länet, initiera och genomföra gemensamma kompetensutvecklingsinsatser samt årligen avge rapport till huvudmännen. Uppdraget innefattar: Uppföljning/utveckling av arbetet i länet enligt antagna riktlinjer Inventera behov och initiera till gemensam kompetensutveckling Informera om planerade förändringar i den egna verksamheten som kan påverka samarbetet Fungera som förbindelselänk i det regionala arbetet Fungera som stödfunktion till det delregionala Västbusarbetet i syfte att lösa frågor om respektive huvudmans ansvar (hantera avvikelser) Fungera som stödfunktion till det delregionala Västbusarbetet genom att skapa möjlighet till dialog, information och erfarenhetsutbyte kring tillämpning, möjligheter och svårigheter Sprida goda exempel Deltagare Styrgruppen består av två företrädare för samtliga delregionala ledningsgrupper. Från varje delregion representeras hälso-/sjukvården med en representant samt kommunen (skola/socialtjänst) men en representant. Utöver detta innefattas två primärvårdsrepresentanter och från juli månad 2013, en regional processledare. En forskare från GR/Psynk vars uppdrag är att utvärdera Västbus, är även sedan 2012 rapporterande till styrgruppen. Styrgruppen har haft 5 möten under 2013. Närvaron på styrgruppsmötena har tidigare varit varierande men efter ett omtag av styrgruppsarbetet under sista halvåret 2013, har närvaron förbättrats. Stående punkter på dagordningen är återkoppling från arbetsutskottet, de delregionala ledningsgrupperna och processledare, aktuell omvärldsinformation, avvikelsehantering samt utbildning/kompetensutveckling.
Ordförandeskap Ordförande för styrgruppen är Lisbeth Tilly, socialchef i Ale kommun och ordförande för SIMBA:s (samverkan i mellersta Bohuslän och Ale) delregionala Västbusgrupp. Arbetsutskott Styrgruppen har ett beredande arbetsutskott bestående av en representant från socialtjänsten, en representant från skolan samt en representant från BUP. Dessa tre funktioner representerar även olika delregioner i länet. Sedan juli 2013 ingår även den regionala processledaren i arbetsutskottet. Arbetsutskottets uppdrag är att förbereda frågor av mer praktisk natur kring styrgruppsaretet samt att utreda, presentera och föreslå styrgruppen olika alternativ på förekommande frågeställning samt att ha en fördjupad kontakt med huvudmännen då så krävs. Arbetsutskottet sammanträder fem gånger per år, inför varje styrgruppsmöte. Utvecklingsarbete/aktiviteter Västbus riktlinjer har 2010-2012 reviderats och kompletterats med en bilaga, riktlinjer för familjehemsplacerade barn. Dessa antogs av såväl hälso- och sjukvårdsutskottet som Västkoms styrelse för rekommendation till kommunerna i december 2012. Med processen kring reviderande och antagande av de nya riktlinjerna som pågick avvaktades länsgemensamma aktiviteter i väntan på de nya riktlinjerna. Ambitionen var 2013 att sammanställa antagningsprocessen medan en rad implementeringsaktiviteter ägde rum på delregional och lokal nivå för att informera om dessa förändringar. En konferens om barn i samhällsvård genomfördes regionalt där representanter för Västbus styrgrupp deltog. Med stöd av tillsatt processledare har styrgruppens mål varit att ta ett omtag i ett mer offensivt styrgruppsarbete under senare delen av 2013 och framåt. Detta har innefattat att både inventera pågående arbete och kartlägga situationen men också att skapa en handlingsplan för att åtgärda befintliga utvecklingsområden och inleda ett mer offensivt arbete inför nästkommande verksamhetsår. Huvudsakligen har sammanställningen pekat på svårigheterna att tillämpa och arbeta med riktlinjerna i praktiken. Kunskapen om och begreppet Västbus är väl förankrat men det framkom samtidigt att styr-/ledningsgrupperna på samtliga nivåer har haft svårigheter att arbeta kvalitativt med uppdraget.
Riktlinjerna pekar på flertalet kvantitativa uppdrag, att mäta antal möten och avvikelser exempelvis, men förutsättningen för detta är att kunskapen finns om vad man faktiskt skall mäta. Överlag i länet ses t.ex. tendenser att få avvikelser rapporteras. Detta handlar dock inte om att brister i samverkan saknas men däremot att kunskapen kring vad en avvikelse enligt Västbus är och hur den skall hanteras, saknas. Likaså har flera styr-/ledningsgrupper försökt att mäta antalet samordnade individuella planer, med liknande konsekvenser som följd. De som rapporteras är få, inte nödvändigtvis med anledning av att de ej skrivs, men att kunskapen om vad en SIP är, varit bristfällig. Många av de grundläggande svårigheter som tidigare uppfattats kring riktlinjerna, och som också tidigare påtalats i utvärderingar, har kvarstått på många håll i länet. Med tillskjutandet av PRIO-medel valde flera lokala och delregionala grupper att anställa processledare för att aktivt stödja grupperna i det kommande förändrings- och förbättringsarbetet gällande Västbus. Dåvarande LGS innefattades även i SKL:s Psynkprojekt genom en forskare knuten till GR, Göteborgsregionens kommunalförbund. Det blev på flera håll, så även i styrgruppen, startskottet till att ta ett mer aktivt grepp om arbetet. Dialogen med underliggande Västbusgrupper gav ett mer tydligt kvalitativt uppdrag åt de delregionala grupperna. Utvecklingsområden ringades in, handlings-/åtgärdsplaner skapades och arbetet i länet har sedan dess återigen blivit mer aktivt i frågorna. Styrgruppens arbete har också tydligare följt strukturen av ett årshjul kring planering, genomförande, utvärdering och återkoppling till huvudmänen samt uppföljning. Någon grupp har dock fortfarande svårigheter att få styrfart på arbetet med liten närvaro på mötena både som orsak och konsekvens. Det finns även enstaka kommuner som helt saknar lokala Västbusgrupper. Speciella uppdrag under året Arbetet har fortgått med att sammanställa vilka kommuner som antagit de reviderade riktlinjerna, vilka nu är samtliga 49 kommuner såväl som regionen. Rutiner/blanketter Den kanske mest angelägna frågan i styrgruppens kartläggning handlade om ett förtydligande av begrepp och termer samt målgrupp. Detta är en fråga som blivit föremål för tolkning och diskussioner på samtliga nivåer. Mycket av oklarheterna har även handlat om hur Västbus tillämpas och relaterar till den samordnade individuella planen och tillhörande lagstiftning.
Ett arbete med stark lokal förankring genom GR/Psynk (Göteborg med kranskommuner samt Vänersborg) och i samverkan med representanter från SKL, påbörjades därför i syfte att skapa en mer lättnavigerad, informativ och aktuell hemsida som svarade mot verksamheternas behov. Den reviderade hemsidan lanserades under våren 2014. Behovet som även lyftes i kartläggningen var en aktualisering och revidering av dokument/blanketter. Arbetet som sedan följt initierades och kommer att slutföras 2014 har varit att revidera och skapa informationsmaterial till föräldrar/anhöriga, introduktionsmaterial till professionen samt att redigera samtliga dokument såsom den samordnade planen, kallelse till möte m.m men också att skapa en gemensam mall för årsberättelser. Detta har skett genom samverkan mellan processledare och Psynkprojektets lokala grupper. Blanketter/mallar har utvärderats och analyserats, reviderats och därefter testats i Göteborg med kranskommuner samt Vänersborg. Återkoppling har efter testperioden har skett och dokumenten åter reviderats för att sedan färdigställas och publiceras för alla. Det har tidigare varit stora oklarheter kring vem som äger och kan revidera materialet samt hemsidan vilket lett till att man istället på många håll skapat egna lokala rutiner då det uppfattats som alltför krångligt och tidskrävande att försöka påverka dessa. Målet med den nya hemsidan har därför också varit att lyfta fram Västbus organisatoriska struktur tydligare för att göra organiseringen mer tillgänglig. Arbete har även påbörjats med att utforma ett mer funktionellt och aktuellt blankettförråd med bildmaterial och broschyrer som underlättar att varje aktör kan trycka eget material. Återkopplingen från såväl lokala samt delregionala representanter har hitintills varit mycket positiv. Avvikelserapporter Stora oklarheter har funnits kring vad en avvikelse enligt Västbus är, hur den särskiljer sig från andra avvikelser i respektive egen verksamhet, hur avvikelsen skall hanteras, till vem den skall rapporteras samt hur återkoppling sker. Detta har lett till att få avvikelser rapporteras vilket är genomgående för samtliga delregionala ledningsgrupper. Detta togs i beaktande då hemsidan reviderades, en särskild informationsflik skapades för att besvara dessa frågor och även hänvisa direkt till respektive lokal förträdare för att underlätta rapporteringen. Det är dock tydligt att blankettens utformande hindrar rapporterandet av avvikelser då den upplevs som alltför omfattande. Detta var så ett arbete som också fortsatt under 2014, att omarbeta även denna blankett.
Övervägande del av de inkomna avvikelserna handlar dock om att en aktör saknas/uteblir vid Västbusmöten. Budget Se bilaga 1: budget för Västbus per 31/7-13. Verksamhetsplanering inför kommande år Styrgruppens fortsatta arbete under 2014 har fokuserat på att åtgärda de utvecklingsområden som kartlagts genom den beslutade handlingsplanen. Att öka kommunikationen/flödet mellan de delregionala grupperna och mellan de delregionala grupperna och styrgruppen samt att ha stark lokal förankring genom GR/Psynk och fokus på att fortsatt uppdatera och förenkla de praktiska verktygen. Styrgruppen har lyft till huvudmännen att uppdragshandlingen och representationen i styrgruppen bör ses över för att ta ett bredare grepp kring barn och unga i helhet samt för att ge förutsättningar för en tätare samverkan med huvudmännen. Detta skulle på ett bättre sätt spegla situationen i länet där Västbus på delregional nivå överlag innefattas av barn- och unga arbetet, snarare än att vara en särskild grupp. Styrgruppen har lyft vikten av att hitta en långsiktig lösning för en stödfunktion till gruppen. Godkänd av Västbus regionala styrgrupp vid styrgruppsmöte 2014-XX