http://www.sis.se http://www.sis.se http://www.sis.se http://www.sis.se http://www.sis.se Provläsningsexemplar / Preview SVENSK STANDARD SS 62 40 70 Fastställd 2002-10-11 Utgåva 1 Ledningssystem för kompetensförsörjning Krav Competence management systems Requirements ICS 03.120.10 Språk: svenska Tryckt i november 2002 Copyright SIS. Reproduction in any form without permission is prohibited.

Dokumentet består av 17 sidor. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, tel 08-555 520 00. Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Postadress: SIS Förlag AB, 118 80 STOCKHOLM Telefon: 08-555 523 10. Telefax: 08-555 523 11 E-post: sis.sales@sis.se. Internet: www.sis.se

Sida 1 Innehåll 0 Introduktion... 2 0.1 Allmänt... 2 0.2 Processinriktning... 2 0.3 Förhållande till ISO 9001... 2 0.4 Förenlighet med andra ledningssystem... 3 1 Omfattning... 3 2 Normativ hänvisning... 4 3 Termer och definitioner... 4 4 Ledningssystem för kompetensförsörjning... 6 4.1 Allmänna krav... 6 4.2 Dokumentationskrav... 6 4.2.1 Allmänt... 6 4.2.2 Styrning av specificerande dokument... 6 4.2.3 Styrning av redovisande dokument... 7 5 Ledningens ansvar... 7 5.1 Verksamhetsplanering... 7 5.2 Kompetenspolicy... 7 5.3 Ansvar och befogenhet... 7 5.4 Relation till arbetsmarknaden... 7 5.5 Ledningens genomgång... 8 6 Resurser... 8 6.1 Ledningens representant... 8 6.2 Processansvarig... 8 7 Kompetensförsörjningsprocessen... 8 7.1 Allmänt... 8 7.2 Kompetensanalys... 9 7.2.1 Kompetensbehov... 9 7.2.2 Kompetenskartläggning... 9 7.2.3 Kompetensgap... 9 7.3 Kompetensplanering... 9 7.3.1 Långsiktiga och kortsiktiga kompetensmål... 9 7.3.2 Kompetensförsörjningsplaner... 9 7.3.3 Kompetensutvecklingsplaner... 9 7.4 Genomförande... 10 7.5 Utvärdering... 10 8 Övervakning, mätning, analys och förbättring... 10 8.1 Allmänt... 10 8.2 Övervakning och mätning... 10 8.2.1 Intern revision av ledningssystemet... 10 8.2.2 Övervakning och mätning av processer... 11 8.3 Analys... 11 8.4 Förbättring... 11 8.4.1 Ständig förbättring... 11 8.4.2 Korrigerande åtgärder... 11 8.4.3 Förebyggande åtgärder... 12 Litteraturlista... 13 Bilaga A (informativ) Kompetensförsörjningsprocessen... 14

Sida 2 0 Introduktion 0.1 Allmänt Ledningssystem skapar förutsättningar för att rätt beslut skall fattas i hela organisationen och för att beslutens konsekvenser kommer att följas upp. Att införa ett ledningssystem för kompetensförsörjning bör därför vara ett strategiskt beslut av organisationens högsta ledning. Hur ett ledningssystem bör utformas och införas påverkas av organisationens behov, särskilda mål, de produkter som tillhandahålls, de processer som tillämpas samt av organisationens storlek, struktur, utvecklingsfas och kultur. Avsikten med denna standard är alltså inte att tvinga fram likformig uppbyggnad hos ledningssystem för kompetensförsörjning eller likformighet hos dokumentation utan skapa ett ledningssystem som är anpassat till organisationen. Principerna för ledningssystem, som utgör grunden för standarderna i ISO 9000-serien och ISO 14000- serien såväl som för andra ledningssystem, betonar betydelsen av de mänskliga resurserna och behovet av rätt kompetens. Arbetsmarknaden och samhället i övrigt har dessutom ett behov av att rätt kompetens finns tillgänglig och tas tillvara. Syftet med denna standard är att ange vad som krävs för att tillfredsställa dessa behov. Standarden anger krav på ett ledningssystem för kompetensförsörjning när en organisation vill utveckla och visa sin förmåga att med en effektiv kompetensförsörjning uppnå kort- och långsiktiga mål öka sin beredskap för och förmåga att hantera förändringar vara attraktiv för kunder, medarbetare och andra intressenter. En väl fungerande process för kompetensförsörjning kan vara en konkurrensfördel vid rekrytering av nya medarbetare. Det är dessutom en förutsättning för att organisationens medarbetare skall få rätt kompetensutveckling. Detta gagnar effektiviteten i organisationen samtidigt som medarbetarnas arbetstillfredsställelse höjs, deras valmöjligheter ökar och deras värde på arbetsmarknaden förstärks. 0.2 Processinriktning Denna standard förordar att en processmodell tillämpas när ett ledningssystem för kompetensförsörjning utvecklas, införs och förbättras till sin verkan och effektivitet. Avsikten är att öka tillfredsställelsen hos olika intressenter genom att deras krav uppfylls. För att en organisation skall fungera effektivt måste den definiera och styra ett flertal sammanlänkade aktiviteter. En grupp av aktiviteter som använder resurser och som styrs för att göra det möjligt att omforma insatser till utfall kan betraktas som en process. Ofta utgör utfallet från en del av en process insatsen i nästa. Den modell av ett processbaserat ledningssystem för kompetensförsörjning som återges i figur 1 visar processernas inbördes förhållanden så som de anges i avsnitten 5 till 8. Figuren visar också att kompetensförsörjning ingår i ett totalt ledningssystem, där organisationens förutsättningar, strategier och planer för verksamheten utgör de viktigaste insatserna. Standarden innefattar dessutom att organisationen tillämpar ett processinriktat synsätt för att ständigt förbättra systemet. 0.3 Förhållande till ISO 9001 Denna standard (SS 62 40 70) kan användas som separat standard men har utformats så att den också kompletterar den föreliggande utgåvan av SS-EN ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet Krav. Även om de båda standarderna har olika omfattning har de likartad uppbyggnad för att underlätta användningen. SS-EN ISO 9001 anger krav på kvalitetsledningssystem som kan användas för intern tillämpning av organisationer liksom för certifierings- eller kontraktsändamål. Fokuseringen är på kvalitetsledningssystemets funk-

Sida 3 tion i fråga om att uppfylla kundkrav. SS 62 40 70 anger krav på kompetensförsörjningsprocessen, vilka går längre än kraven i SS-EN ISO 9001 punkt 6.2 Personalresurser och kan därmed bidra till att förklara hur dessa krav kan uppfyllas. 0.4 Förenlighet med andra ledningssystem Denna standard gör det möjligt för en organisation att samordna eller integrera sitt ledningssystem för kompetensförsörjning med besläktade ledningssystem. Det är också möjligt för en organisation att modifiera sitt eller sina befintliga ledningssystem för att få ett ledningssystem som uppfyller kraven i denna standard. Denna standard innefattar dock inte krav som är specifika för andra ledningssystem, t.ex. sådana krav som är speciella för ledning med avseende på miljö, hälsa och säkerhet, ekonomi eller riskhantering. 1 Omfattning Standarden omfattar övergripande krav på ett ledningssystem för kompetensförsörjning och specifika krav på processen för kompetensförsörjning. Alla krav i denna standard är allmänna och avsedda att kunna tillämpas av alla organisationer, oberoende av bransch, storlek och den produkt (vara eller tjänst) som tillhandahålls. Standarden kan tillämpas oavsett utformningen av ledningssystem i övrigt. Standarden kan användas av interna eller externa parter, inklusive certifieringsföretag, för att bedöma organisationens förmåga att hantera sin kompetensförsörjning. Kraven på ledningssystemet innebär att organisationen skall upprätta, dokumentera, införa och underhålla ett ledningssystem för kompetensförsörjning samt ständigt förbättra systemets verkan. Kompetensförsörjningsprocessen syftar till att säkerställa att rätt kompetens utvecklas utifrån verksamhetens behov. Detta innebär att utifrån uppställda mål leda, utveckla och upprätthålla organisationens samlade kompetens så att verksamheten utvecklas på kort och lång sikt. Den modell för ett processbaserat ledningssystem som illustreras i figur 1 nedan visar processernas inbördes förhållande så som de anges i avsnitten 5 till 8. Verksamhetsplanering Förutsättningar, strategier, planer 5. Ledningens ansvar Måluppfyllelse, verkan 6. Hanteringav resurser av resurser 8. Uppföljning och förbättring Verksamhetens behov 7. Kompetensförsörjningsprocessen Verksamhetens resultat Figur 1 Modell för ledningssystem för kompetensförsörjning

Sida 4 Att ledningssystemet för kompetensförsörjning ingår i ett totalt system framgår av att delarna Verksamhetens behov och Verksamhetens resultat ingår i organisationens verksamhetsplanering. En planerad och systematisk kompetensförsörjningsprocess är viktig för att förbättra organisationens förmåga att nå sina mål. Denna process illustreras i figur 2 nedan och visar de olika stegen (7.2 7.5) som de beskrivs i avsnitt 7. Insats: Verksamhetens behov Kompetenspolicy Tidigare uppföljningar Återkoppling Utfall: Rätt kompetens Nöjd medarbetare Dokumenterade uppföljningar 7.2 7.2 analys Kompetensanalys 7.3 7.3 Kompetensplanering 7.4 7.5 7.4 Genomförande 7.5 Utvärdering Figur 2 Kompetensförsörjningsprocessen 2 Normativ hänvisning Följande standard innehåller bestämmelser som genom hänvisning utgör bestämmelser även i denna standard. För daterade hänvisningar gäller inte senare publicerade tillägg, ändringar eller reviderade utgåvor. Emellertid uppmanas parter som gör upp avtal baserade på denna standard att undersöka möjligheten att använda den senaste utgåvan av nedan angiven standard. För odaterade hänvisningar gäller den senaste utgåvan av det normativa dokument som avses. ISO- och IEC-medlemmar (i Sverige SIS och SEK) tillhandahåller register över gällande internationella standarder. SS-EN ISO 9000, utgåva 2 Ledningssystem för kvalitet Principer och terminologi Anm. ISO (International Organization for Standardization), IEC (International Electrotechnical Organization), SIS (Swedish Standards Institute), SEK (Svenska Elektriska Kommissionen). 3 Termer och definitioner I denna standard gäller följande definitioner: 3.1 kompetens förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter Anmärkning: Vid definitionen av kompetens har följande innebörd lagts bakom orden förmåga = erfarenhet, förståelse och omdöme att omsätta kunskap och färdigheter; vilja = attityd, engagemang, mod och ansvar; kunskap = fakta och metoder att veta; färdigheter = kunna utföra i praktiken att göra.

Sida 5 3.2 ledningssystem för kompetensförsörjning system för att leda och styra en organisation i dess kompetensförsörjning (3.3) 3.3 kompetensförsörjning process i organisationen för att fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov 3.4 kompetensutveckling aktivitet för att bredda/höja individers och gruppers kompetens 3.5 kompetenspolicy organisationens övergripande avsikter och inriktning avseende kompetensförsörjning (3.3), formellt uttalade av högsta ledningen (3.11) 3.6 kompetensgap skillnaden mellan kompetensbehov och befintlig kompetens Följande definitioner har hämtats från SS-EN ISO 9000, utgåva 2: 3.7 ledningssystem system för att upprätta policy och mål samt för att uppnå dessa mål Anm. Ett ledningssystem för en organisation kan innefatta olika ledningssystem, t.ex. ett ledningssystem för kompetensförsörjning (3.2), ett ledningssystem för kvalitet eller ett ledningssystem för miljö. 3.8 process grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall Anm. Insatser till en process är i allmänhet utfall från andra processer. 3.9 specificerande dokument, specifikation dokument som anger krav Anm. Exempel på specificerande dokument i denna standard är dokumentation av själva ledningssystemet enligt avsnitt 4.1. Specificerande dokument måste styras (4.2.2). 3.10 redovisande dokument dokument som anger uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda aktiviteter Anm. Exempel på redovisande dokument i denna standard är resultat av korrigerande åtgärd enligt avsnitt 8.4.2 och kompetensförsörjningsplaner enligt avsnitt 7.3.2. Redovisande dokument behöver i allmänhet inte ha någon styrning av ändringar (4.2.3). 3.11 högsta ledningen person eller grupp av personer som leder och styr en organisation på högsta nivå

Sida 6 4 Ledningssystem för kompetensförsörjning 4.1 Allmänna krav Organisationen skall upprätta, dokumentera (se 4.2.2), införa och underhålla ett ledningssystem för kompetensförsörjning enligt kraven i denna standard och ständigt förbättra systemets verkan. Organisationen skall a) fastställa de kriterier och metoder som erfordras för att säkerställa att ledningssystemet styrs på avsett sätt, b) säkerställa att de resurser och den information som erfordras för att stödja funktion och övervakning av ledningssystemet finns tillgänglig, c) övervaka, mäta och analysera kompetensförsörjningsprocessen, d) vidta nödvändiga åtgärder för att åstadkomma planerade resultat och ständig förbättring av ledningssystemet. Organisationen skall leda och styra kompetensförsörjningsprocessen enligt kraven i denna standard. En organisation som väljer att anlita en leverantör för att utföra delar av kompetensförsörjningsprocessen skall säkerställa att även dessa delar uppfyller kraven i denna standard. 4.2 Dokumentationskrav 4.2.1 Allmänt Kompetensledningssystemets dokumentation skall innefatta a) dokumenterad kompetenspolicy och dokumenterade kompetensmål, b) dokumenterade rutiner som krävs enligt denna standard, Anm. Termen "dokumenterad rutin" i denna standard innebär att rutinen är upprättad, dokumenterad, införd och underhållen. c) specificerande dokument som organisationen behöver för att säkerställa att processen leds och styrs på ett verkningsfullt sätt, d) redovisande dokument som krävs enligt denna standard (se Avsnitt 7). 4.2.2 Styrning av specificerande dokument De specificerande dokument (se 3.9) som krävs enligt kompetensledningssystemet skall styras. En dokumenterad rutin skall upprättas för att fastställa de styrmedel som behövs för att a) godkänna dokumentens lämplighet innan de ges ut, b) granska och efter behov uppdatera och på nytt godkänna dokumenten, c) säkerställa att ändringar och gällande ändringsstatus hos dokumenten är angivna, d) säkerställa att rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de skall användas, e) säkerställa att dokumenten förblir läsbara och lätt identifierbara,