SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (17) Plats Sessionssalen, Stadshuset Dag och tid Onsdagen den 13 mars 2012 kl 14.30 17.05 ande Övriga Sidan 2 Britt Marinder (S) Inga Karlsson (V) Hans Gleimar (M) Gunnar Grahn (S) Rolf Högberg (FP) Kenneth Dafgård (S) Torbjörn Tomtlund (M) Calle Svensson (S) Jan Olof Karlsson (C) Monica Åhlén (S) Bülent Kerpeten (S) tjänstgörande ersättare Underskrifter 16-28 Sekreterare Ordförande Justerande Maria Östgren Britt Marinder Rolf Högberg ANSLAG/BEVIS Protokollet från vård- och omsorgsnämndens sammanträde den 13 mars 2013, 16-28 är justerat och tillkännagivet genom anslag Anslås under tiden.. - Protokollet förvaras på vård- och omsorgsförvaltningens kansli. Underskrift Maria Östgren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (17) Övriga Elisabeth Berg (S) ersättare Helena Bååth (S) ersättare Kerstin Söderlund (S) ersättare Pirkko Andersson (S) ersättare Jan-Erik Eriksson (MP) ersättare 16-17 Hans Esselöv (V) ersättare Margareta Karlsson, förvaltningschef Cathrine Flodström Backlund, områdeschef Cecilia Vestergaard, områdeschef 17 Susan Ludvigsson, enhetschef 17 Håkan Almquist, ekonom 18 Mikael Müller, utvärderare 16 Lina Ekdahl Holmström, enhetschef 16 Lena Gesteby, enhetschef 16 Wiveca Appel, enhetschef 16 Maj Andersson, enhetschef 16 Anna-Karin Mässing, enhetschef 16 Maria Östgren, förvaltningssekreterare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (17) 16 VON 2011/220 Utvärdering från projekt Förbättringsåtgärder inom personlig assistans Vård- och omsorgsnämnden noterar redovisningen. Inom Ludvika kommuns personliga assistansverksamhet upplevdes länge problem kring olika frågor. Bland annat visade jämförelser att kostnaderna var högre än hos många andra kommuner. Vidare var sjuktalen periodvis höga. Uppfattningen var att den ekonomiska uppföljningen och kontrollen behövde utvecklas och att det fanns anledning att söka efter nya arbetssätt i verksamheten. Våren 2011 fick konsultföretaget Ensolution AB uppdraget att genomföra en granskning av verksamheten personlig assistans, vilket resulterade i ett flertal rekommendationer och förslag till förbättringsåtgärder. Vård- och omsorgsförvaltningen valde att snarast tillsätta en projektledare som hösten/vintern 2011/2012 ansvarade för att, tillsammans med de ansvariga cheferna, arbeta med en lång rad av de föreslagna åtgärderna. Trots att det fortfarande återstår en del arbete, så syns redan under 2012 och början av 2013 positiva resultat inom flera viktiga områden. Timkostnaden har sjunkit, övertidsuttaget har minskat dramatiskt, korttidsfrånvaron har minskat och den totala sjukfrånvaron utvecklas bättre än för andra verksamheter i den kommunala vården och omsorgen. Detta framgår av en helt ny utvärdering av projektet. De positiva resultaten har åstadkommits genom främst bättre ekonomisk och annan uppföljning, ett större engagemang hos chefer och medarbetare, mer enhetliga arbetssätt, ett tydligare ledarskap och bättre samarbete. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 17.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (17) 17 VON 2012/362 02 Anställning av schemaplanerare 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att rekrytera två heltidsanställda schemaplanerare som har till huvuduppgift att centralt korrigera scheman. 2. et ska kontinuerligt följas upp med början om 6 månader från och med att schemaplanerarna anställts. I en tjänsteskrivelse från 5 februari 2013 står att vård- och omsorgsförvaltningen använder sig av individuell arbetstidsplanering som ett verktyg för bemanningsplanering av verksamheternas behov av personal. Verktyget är även en nödvändighet för att förvaltningen ska klara att erbjuda önskad sysselsättningsgrad och en förutsättning för att kunna tillämpa heltidsavtalet effektivt. Individuell arbetstidsplanering ger den anställde möjligheten att själv kunna vara med och påverka sina arbetstider. Detta bör främja hälsa och trivsel och kan minska sjuklönekostnader. För att uppnå en mer enhetlig schemaläggning som klarar att hantera intern rörlighet av personal till rätt ställe vid rätt tidpunkt behöver två schemaplanerare anställas. Dessa kan centralt korrigera scheman istället för att varje arbetsplats har sina egna korrigerare. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 22. Behandling Jan Karlsson med instämmande av Torbjörn Tomtlund yrkar på att tjänsterna som schemaplanerare tillsätts i projektform istället för tillsvidareanställning. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och Jan Karlssons m fl yrkande och finner att vård- och omsorgsnämnden beslutat enligt arbetsutskottets förslag. Kopia till Områdeschef Enhetschef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (17) 18 VON 2013/22 04 Budgetuppföljning/ekonomisk uppföljning med prognos Vård- och omsorgsnämnden noterar redovisningen. Enligt den senaste prognosen kommer förvaltningens totala kostnader att överstiga budget med ca 12,5 mnkr för helåret 2013. För att budget ska kunna hållas bedöms det därför behövas sparåtgärder i samma storleksordning. Sparprogrammet omfattar 13 mnkr mindre vårdkostnader på grund av snabbare omprövningar av biståndsbeslut, 1 mnkr netto billigare matupphandling, 2,5 mnkr schema-optimering, 4 mnkr förändring av kollektivavtalet med Kommunal för att bättre kunna använda personalresurserna, 2,5 mnkr genom anpassning av vårdplatser inom helinackordering och inom korttidsvården minska platstalet till den efterfrågan som finns, 3 mnkr. Det ekonomiska utfallet för januari-februari 2013 tycks vara något bättre än motsvarande period förra året, trots högre personalkostnaderna beroende på mer semestervikariat och sjukskrivningar. Det är ännu svårt att bedöma det ekonomiska utfallet för hemsjukvården, som kommunen tog över från Landstinget Dalarna vid årsskiftet 2012/2013. Utfallet för februari tyder på att budgeten kan hållas, men underlaget för bedömningen är fortfarande mycket osäkert. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 19.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (17) 19 Sammanställning av nämndens synpunkter på politikerrollen Vård- och omsorgsnämnden noterar redovisningen. Under nämndens utbildningsdagar i februari diskuterade politikeruppdraget gruppvis. En sammanställning av materialet har sammanställts. Dessutom har synpunkter från enhetscheferna om politikerbesöken samlats in och redovisats för nämnden.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (17) 20 VON 2013/21 Upphandling köp av tjänster avseende köksverksamhet Vård- och omsorgsnämnden antar föreslagna krav och tidplan gällande upphandling av tjänster avseende köksverksamhet vid Biskopsgården och Skogen. Jan Karlsson deltar inte i beslutet. Vård- och omsorgsförvaltningen inledde 2007 ett projekt tillsammans med Samhall där Samhall bemannade mottagningsköken vid Biskopsgården samt Skogen. Projektet övergick i ett avtal med Samhall som nu löpt ut och en ny upphandling är därför aktuell. Upphandlingscenter inbjuder på uppdrag av vård- och omsorgsförvaltningen, till anbudsgivning gällande köp av tjänster avseende köksverksamhet till äldreboende/demensboende Skogen och Biskopsgården i Ludvika enligt förfrågningsunderlag. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 18. Kopia till Upphandlingscenter Kostsamordnare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (17) 21 VON 2012/353 73 Yttrande över motion Om valfrihet blir obligatorisk Vård- och omsorgsnämnden föreslår i sitt svar att motionen avslås. Johnny Karlsson, Folkpartiet Liberalerna har i en motion föreslagit att Vård- och omsorgsnämnden får i uppdrag att ta kontakt med SKL för att inleda förberedelsearbetet för införsel av valfrihetslagen, LOV. Signaler från regeringen tyder på att valfrihetslagen kommer att bli tvingande för landets kommuner. Detta medför att kommunerna måste vara förberedda på att ha kompetens att sköta upphandlingar av privata tjänster inom omsorgen och hur tillsynen ska bedrivas. Erfarenhet har visat att det finns många fallgropar, skriver Johnny Karlsson. SKL har ett projekt i syfte att vara kommunerna behjälpliga i dessa frågor. Projektet erbjuder två dagars fri introduktion förlagd till intresserad kommun, samt möjlighet att ansluta sig till ett nätverk av kommuner som arbetar med dessa frågor. Precis som motionsskrivaren så riktigt påpekar finns det idag erfarenheter som tydligt visar på fallgropar, och bland annat har det visat sig att en fallgrop är att ge sig in i detta utan att ha avsatt de resurser som arbetet kräver. Ett deltagande i SKL:s projekt och förberedelser inför valfrihetslagen måste underbyggas med konkreta resurser, såsom projektledare, en plan för arbetet samt personal med specifik kompetens om valfrihetslagstiftningen, upphandling och tillsyn/kontroll. Igångsättande kräver också resurser och kompetens inte bara hos vård- och omsorgförvaltningen utan även hos stöd och styrningsförvaltningen i form av ekonom eller annan person med liknande kompetens. Vård- och omsorgsnämnden har konstaterat att förutsättningar inte finns för att påbörja förberedelsearbetet för valfrihetslagen, LOV. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 20.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (17) Behandling Rolf Högberg, Jan Karlsson, Hans Gleimar och Torbjörn Tomtlund yrkar bifall till motionen. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och Rolf Högberg m fl förslag och finner att vård- och omsorgsnämnden beslutar att avslå motionen enligt arbetsutskottets förslag. Mot beslutet reserverar sig Rolf Högberg (FP), Jan Karlsson (C), Hans Gleimar (M) och Torbjörn Tomtlund (M) till förmån för eget förslag. Kopia till Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (17) 22 VON 2013/47 02 Återbesättningsprövning, enhetschef hemtjänsten Grängesberg Vård- och omsorgsnämnden beslutar att rekrytera en enhetschef till arbetsledarområdet hemtjänsten Grängesberg. Hemtjänstområdet är Grängesberg. Antalet brukare varierar men uppgår för närvarande till cirka 130 ärenden. Personalen som består av vårdbiträden och undersköterskor uppgår till 20 årsarbetare fördelat på 24 personer. Enhetschefen ansvarar för att insatserna individualiseras och utförs utifrån varje brukares behov. Detta ställer krav på att verksamheten anpassas i takt med nya behov och krav. I detta arbete arbetar man med individuell schemaplanering, där personalens resurser används på ett optimalt sätt, Laps Care samt med Intraphone. Enhetschefen ansvarar för att det finns genomförandeplaner och att brukarnas insatser dokumenteras. Enhetschefen ansvarar för budget och arbetsmiljö i verksamheten. Att medarbetar- och lönesamtal genomförs samt i förekommande fall att rehabiliteringsprocessen följs. Enhetschefen har till uppgift att samverka med kommunens hemsjukvård samt med övriga berörda interna och externa verksamheter. Enhetschefen deltar tillsammans med enhetscheferna för Granliden i ledningsgruppen på Granliden. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 24. Kopia till Områdeschef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (17) 23 VON 2013/46 02 Återbesättningsprövning, enhetschef särskilt boende Solsidan Vård- och omsorgsnämnden beslutar att rekrytera en enhetschef till särskilda boendet Solsidan. Enhetschefen ansvarar för särskilda boendet Solsidan som består av 28 lägenheter. Personalen som tjänstgör är undersköterskor, vårdbiträden samt en omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Totalt 26 årsarbetare. I verksamheten finns också ett mottagningskök som tillagar mat till samtliga brukare på Solsidan. Totalt 1,64 årsarbetare arbetar i köket. Enhetschefen ansvarar för att insatserna individualiseras utifrån varje brukares behov. Detta ställer krav på att anpassa verksamheten i takt med nya behov och krav. Enhetschefen ansvarar för att det finns genomförandeplaner och att brukarnas insatser dokumenteras. Enhetschefen ansvarar för budget och arbetsmiljö i verksamheten. Att medarbetar- och lönesamtal genomförs samt i förekommande fall att rehabiliteringsprocessen följs. Enhetschefen har till uppgift att samverka med omvårdnadsansvarig sjuksköterska, KommunRehab samt med övriga verksamheter inom förvaltningen. Enhetschefen har också till uppgift att samverka med förvaltningens kostsamordnare när det gäller verksamheten i mottagningsköket. Enhetschefen deltar tillsammans med omvårdnadsansvarig sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast i enhetens ledningsgrupp. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 24. Kopia till Områdeschef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (17) 24 VON 2012/291 Internkontroll 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av internkontrollsplan för 2012. 2. Vård- och omsorgsnämnden antar föreslagen internkontrollplan för 2013. Uppföljning av plan för intern kontroll år 2012 Bilaga 1 24 Plan för intern kontroll 2013 Bilaga 2 24 I Övergripande reglemente internkontroll för Ludvika kommun fastställs att ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd och att varje nämnd årligen ska lämna särskild plan för internkontrollen till kommunstyrelsen och kommunrevisionen. Nämnden ska också årligen rapportera från nämndens uppföljning av den interna kontrollen. I bilaga Uppföljning av plan för intern kontroll år 2012 daterad 2013-02-05 redogörs för den uppföljning som gjorts och resultatet av denna. I bilaga Plan för intern kontroll år 2013 daterad 5 februari 2013 redogörs för vilka rutiner/system som ska granskas under året. Denna plan ska kompletteras med de kommungemensamma kontrollpunkterna när beslut är tagna om dessa. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 21. Kopia till Kommunstyrelsen Kommunrevisorerna
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (17) 25 VON 2009/238 Stimulansmedel 2009-2011 Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen. Under åren 2007-2011 har Ludvika kommun beviljats och använt 9 900 000 kronor i stimulansmedel. De har till största delen används till vardagsrehabiliteringsprojektet där en projektledare varit anställd på heltid och all personal i särskilda boenden har utbildats i vardagsrehabilitering. Utöver detta projekt har medlen används till att införskaffa och köra igång verksamhetssystemet så att den individbaserad statistik och uppgifter till öppna jämförelser har varit möjliga att lämna. De har också används till projekten kost och nutrition, vårdhund, socialt innehåll i ordinärt boende och förebyggande hembesök. Samtliga projekt är nu avslutade och redovisade till socialstyrelsen. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 27 februari 2013 23. Kopia till Socialstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (17) 26 Information från förvaltningen Vård- och omsorgsförvaltningen noterar informationen. Synpunkter har kommit in från anhöriga till boende på avdelningen Korallen på Biskopsgården gällande aktiviteter och utomhusmiljön. Nämnden lämnar svar efter nästa sammanträde. I skrivelser från PRO Sunnansjö och SPF Grangärdebygden protesteras mot att använda Solgärdes lokaler för förskoleverksamhet. Nämnden lämnar svar efter nästa sammanträde. Nämnden inbjuds till provsmakning av Sodexos mat den 10 april.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (17) 27 Redovisning av delegationsbeslut februari 2013 Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbesluten för februari 2013. Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till vård- och omsorgsnämnden. Redovisningen innebär inte att vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Under februari 2013 har delegationsbeslut fattats enligt vård- och omsorgsnämndens delegationsordning från den 4 juni 2003 65. Delegationsbesluten redovisas i separat pärm vid sammanträdet. _
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (17) 28 Redovisning av meddelanden Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av meddelanden. Protokoll a) VON 2012/94 73 Patientnämndens protokoll 2012-12-12 62-73 Övrigt a) VON 2013/28 73 Redovisning av väntjänstens uppdrag 2012 b) VON 2013/31 73 Redovisning av delegeringar inom hälso- och sjukvården under 2012 c) VON 2012/109 73 Redovisning av avikelserapporteringar d) VON 2013/32 73 Redovisning av antalet individuella larm beviljade under 2012 e) VON 2013/24 73 Redovisning av statistik över beviljade bistånd som inte kunnat verkställas på grund av platsbrist februari 2013. f) VON 2013/33 73 Redovisning av registrerade riskfaktorer för vårdrelaterad infektion 2012 g) VON 2013/23 73 Information om statliga stimulansmedel i överenskommelser som har inriktning på socialtjänst och närliggande hälso- och sjukvård h) VON 2013/11 46 Redovisning av beslut om årlig kontrollavgift gällande livsmedelsverksamhet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (17) i) VON 2013/15 73 Information från Socialstyrelsen - Nya regler om bemanning träder i kraft som planerat den 1 januari 2014 j) VON 2012/32 73 Redovisning av statistik över beviljade bistånd som inte kunnat verkställas på grund av platsbrist februari 2013. Kopia till Kommunstyrelsen 28 j