IT-prognos: Hur ni säkrar mobilitet och produktivitet för er arbetsstyrka

IT-prognos: Hur ni säkrar mobilitet och produktivitet för er arbetsstyrka 1

Hantera säkerheten på en föränderlig arbetsplats och möjliggör för era team att arbeta praktiskt taget när som helst, var som helst Att införa och integrera ny teknik är avgörande för ett framgångsrikt företag. ITavdelningar har en unik position för att fatta strategiska verksamhetsbeslut som förbereder organisationen bättre för framtiden. Utskrifts- och dokumenthantering är ett viktigt ansvarsområde för IT-avdelningen men det är ofta ett av de mest förbisedda och därför mest sårbara områdena. Med HP Managed Print Services (MPS) får ni en skrivarpark som är optimerad, skyddad och övervakad, för fortlöpande förbättringar. Med ett HP MPS-avtal kan ITavdelningen introducera nya dokuments- och säkerhetslösningar utan att tyngas ned av tidskrävande implementering eller fortlöpande administration. Det här partnerskapet med HP kan hjälpa IT-avdelningar att hantera tre stora utmaningar i den moderna utskriftsmiljön: 1. Nya säkerhetsbehov 2. Inverkan på kostnader och produktivitet 3. Slutanvändares krav på innovation 2

Utmaning nummer 1: Nya säkerhetsbehov Säkerhet är en av de främsta frågorna som IT-avdelningar måste hantera. Många tillämpar rigorösa säkerhetsåtgärder för individuella datorer och företagsnätverk, men skrivare prioriteras sällan och förblir därför exponerade. Faktum är att 72 procent av alla företag försummar skrivare i sina säkerhetsrutiner. 1 Att ignorera skrivare kan få katastrofala följder eftersom cyberbrottsligheten påverkar även dessa enheter. Sextiofyra procent av alla IT-chefer säger att deras skrivare sannolikt är infekterade av skadlig kod. 2 Det här hotet kan innebära stora kostnader. Den genomsnittliga årliga kostnaden för cyberbrott är 9,5 miljoner USD. 3 Det blir svårare än någonsin att hantera de här riskerna i och med att arbetsstyrkan blir allt mer mobil och mindre centraliserad. Sextiotvå procent av den globala arbetsstyrkan arbetar från mer än en plats. 4 Även om de anställda befinner sig under samma tak ställs IT-avdelningar inför nya säkerhetsutmaningar på grund av två nya trender på arbetsplatsen: öppna kontor och företagshotell. 3

Uppgång i öppna kontor och företagshotell Enligt International Facility Management Association har idag 70 procent av kontoren i USA en öppen utformning. 4 Öppna kontor uppmuntrar till ökat samarbete, men de innebär mindre enskildhet och är svårare att skydda än traditionella kontor. En ytterligare komplikation inom öppna utformningar är sk företagshotell. Detta koncept kallas även co-working och innebär att företag hyr delade kontor eller kontor efter behov, istället för att hyra eller äga egna, permanenta kontor. Det kan innebära att flera organisationer delar kontorsutrymmen och utrustning, inklusive skrivare, vilket ökar säkerhetsriskerna. Dokument är inte bara mer utsatta i allmänhet, utan exponeras också för fler personer utanför organisationen. I och med att hot fortsätter att utvecklas kan skrivare innebära möjligheter för angripare att äventyra enheten, informationen och nätverket. Den moderna (och framtida) arbetsplatsen4 Öppen utformning Över 50 % av alla kontor världen över har nu en öppen utformning Flera olika organisationer och personer delar utrymme 54 % av företagen i Nordamerika 60 % av företagen i Europa 62 % av företagen i Latinamerika 78 % av företagen i Asien och Stilla Havsområdet 4

Solution: HP Managed Print Services uppfyller och anpassas efter nya säkerhetsbehov Enligt Quocírca har HP den bredaste och mest omfattande uppsättningen av säkerhetslösningar och säkerhetstjänster på marknaden. 5 Dessa lösningar är nödvändiga, eftersom er nätverksbrandvägg inte räcker till för att skydda skrivare och andra enheter. Det är anledningen till att HP Secure MPS tillhandahåller världens säkraste skrivare 6, med inbyggt, självläkande skydd mot skadlig programvara. Utskriftssäkerhet handlar dock om mer än att bara säkra era enheter. HP Secure MPS hjälper er att bygga upp flera lager av försvar, inifrån och ut, baserat på bästa praxis för övergripande säkerhet. HP kan driftsätta en skräddarsydd strategi för att säkra data och dokument samt övervakning för att identifiera hot. Målet är att upprätthålla utskriftssäkerheten inom ert företag över tid. Det här är några av fördelarna med HP Secure MPS: Hjälper till att skydda företagets värdefulla information, inklusive utskrifter som skickas Ser till att rätt dokument hamnar i rätt händer genom att implementera pull printing och autentiseringslösningar (mycket värdefullt i öppna kontor, särskilt de med företagshotell) Övervakar proaktivt hot och säkerhetskrav med skrivarparkbedömningar samt erbjuder integrering av säkerhetsinformations- och händelsehantering (SIEM) För att ge en ännu högre nivå av säkerhet och kontroll har HP lanserat HP JetAdvantage Secure Print. 7 Det är en molnbaserad lösning som ökar säkerheten och kontrollen för utskriftmiljön genom att dokument endast släpps till behöriga användare. Den är enkel att ställa in och använda, och den stöder enheter från flera olika tillverkare. HP JetAdvantage Secure Print-lösningen är tillgänglig via den webbaserade HP JetAdvantage On Demand-portalen. Från den här centraliserade administrationskonsolen för program kan branschledande program användas och användaråtkomst administreras. 5

Så här fungerar HP JetAdvantage Secure Print 7 Molnbaserade lösningar som HP JetAdvantage Secure Print är perfekta för företag med mindre centraliserad personal, eftersom det gör det möjligt för dem att samarbeta säkert från vilken plats som helst. IT-installation Lösenord på kontrollpanelen HP-skrivare/MFP:er QR-kod Kortläsare Enheter som inte levereras av HP QR-kod Installera drivrutiner på datorerna Installera app på telefoner (för verifiering med QR-kod) Aktivera enhet 7 Slutanvändarens upplevelse HP JetAdvantage Secure Print Användaren skickar utskrift till utskriftskön (klient och/eller molnet) via pull print-drivrutin Användaren autentiserar sig (QR-kod, AD/LDAP, kontaktlöst kort) och släpper utskriften 6

Utmaning nummer 2: Inverkan på kostnader och produktivitet Det är ingen hemlighet att IT-utgifter måste leda till faktiska affärsresultat. Ickestrategiska infrastrukturutgifter granskas noggrant för att validera mätbar nytta. Förbrukningsvaror som papper och bläck utgör inte längre merparten av utskriftsrelaterade kostnader. Merparten av dokumentkostnader ligger i slutanvändarens tid, och i dokumentflöden inom företag och mellan företagen och deras kunder. Säkerhetsintrång är också mycket kostsamma. Enligt IDC: Den genomsnittliga kostnaden för ett betydande säkerhetsintrång innefattar produktivitetsförluster för 54 anställda, 277 timmar för att rätta till problemet samt kostnader på över 500 000 USD per intrång, inklusive böter. 8 Det är absolut nödvändigt för ITavdelningar att minska antalet säkerhetsbrott och driftstopp för enheter för att öka de anställdas produktivitet och minska relaterade kostnader. Den genomsnittliga kostnaden för ett betydande säkerhetsintrång 8 Produktivitetsförluster för 54 anställda 277 timmar för att åtgärda 500 000 USD per intrång 7

Solution: HP Managed Print Services hjälper till att bibehålla (eller öka) produktiviteten och minska kostnaderna Högre säkerhet måste inte innebära ökade kostnader. HP Managed Print Services kan hantera de utskriftsrelaterade utmaningar som IT-avdelningarna står inför och samtidigt minska utskriftskostnader och öka produktiviteten. Att gå över till en HP MPS-lösning kan hjälpa till att minska era kostnader för utskrifter med så mycket som 30 procent. 9 Den här minskningen uppnås genom att man använder mindre papper, toner och bläck genom bättre utskriftshantering samt att man hjälper användarna att bli mer medvetna. Enligt IDC bidrog enbart de initiativ för utskriftssäkerhet som vidtogs till att minska utskriftsrelaterade kostnader, eftersom de anställda blev mer medvetna om hur de använde skrivare. 8 Uppvisbara resultat kommer inte bara som besparingar i pengar, utan även som besparingar i tid och ökad produktivitet. Företag som driftsätter lösningar för utskriftssäkerhet till exempel sådana som är tillgängliga via HP MPS uppvisar stora besparingar i tid, då mindre tid läggs på att uppdatera skrivarrelaterad hårdvara eller inbyggd programvara samt att de har färre skrivarrelaterade ärenden för supporten. 8 Kostnadsbesparingar9 Att gå över till en HP MPSlösning kan bidra till att minska era utskriftskostnader med så mycket som 30 procent. Tidsbesparingar8 Genomsnittliga utskriftsrelaterade tidsbesparingar för företag som driftsätter lösningar för utskriftssäkerhet: Med HP MPS är det enkelt att administrera skrivare. Varje skrivare i avtalet tilldelas ett unikt identifieringsnummer, så att det går snabbt att ordna med servicesupport och förbrukningsvaror. I och med den här processen kan ITpersonal fokusera på andra delar av verksamheten. Utöver de skrivarrelaterade fördelarna med att använda HP MPS kan ni även optimera arbetsflöden och affärsprocesser med HPs hjälp. HP kan hjälpa till med att automatisera pappersbaserade processer, vilket gör att anställda i hela företaget enklare och snabbare kan komma åt den information de behöver när de behöver den. 66 % för uppgraderingar av skrivarrelaterad hårdvara eller inbyggd programvara 59 % för åtgärder avseende skrivarpolicy HP MPS är inte någon universallösning. Därför gör HP en inledande bedömning av ert företags utskriftsmiljö för att få relevant information om alla enheter (både de som är tillverkade av HP och andra tillverkare). HPs experter arbetar med er för att definiera och förstå era mål för framtiden, för att se till att de ingår i de planer som föreslås, och skapar en helhetsstrategi för hantering av utskrifter och/eller innehåll för er organisation. Genom regelbundna genomgångar ser vi till att er utskriftsmiljö och era innehållsprocesser utvecklas för att uppfylla föränderliga verksamhetsbehov. 59 % för åtgärdande av skrivarproblem 52 % för skrivaradministration och support 42 % för skrivarrelaterade supportärenden 8

Utmaning nummer 3: Slutanvändares krav på innovation IT-avdelningar skapar standarder för rekommenderade enheter, men slutanvändarnas faktiska verklighet kan innebära att alternativa plattformar behövs för att öka effektiviteten. Det är viktigt att ta hänsyn till dessa föränderliga behov och att fortlöpande omvärdera vilken teknik som stöds. Anställdas självständighet och förekomsten av bring your own device (BYOD)- eller choose your own device (CYOD)-policyer har ökat under de senaste åren. 41 procent av alla företag tillåter nu att anställda använder egna enheter (BYOD, CYOD) i någon utsträckning. 10 Eftersom mobila tekniker utvecklas snabbt innebär det här att företag hela tiden måste anpassa sig för att stödja och skydda de senaste enheterna. Globalt sett använder slutanvändare i genomsnitt 3,1 enheter i sitt arbete. 11 Smarttelefoner, plattor och bärbara datorer ger anställda flexibiliteten att vara produktiva hemma, på jobbet och på resande fot. Privata enheter som används i arbetet och de många olika mobila plattformarna kan dock innebära komplikationer och säkerhetsproblem. Lyckligtvis finns det lösningar för att möta de här utmaningarna. 9

Solution: HP Managed Print Services hjälper er att möta slutanvändares krav på innovation HP kan arbeta med dig för att avgöra vilken lösning som bäst passar dig och dina teammedlemmars behov. En av de funktioner som ofta sporrar slutanvändare är mobil utskrift vilket låter de anställda säkert skriva ut från smarttelefoner, plattor och andra mobila enheter tack vare möjligheterna det innebär som effektiviserar deras arbetsflöde. Till exempel kanske en chef som exempelvis använder en smarttelefon för att kolla sin e-post på väg mellan olika möten och som vill skriva ut ett dokument, men kanske inte har tid att återvända till sitt skrivbord för att öppna e-postmeddelandet på sin dator. När användare utför arbete utanför kontoret behöver de ofta skriva ut avtal, presentationer eller offerter som de enklast kommer åt från sina mobila enheter. Det här är hypotetiska situationer, men de avspeglar en praktisk verklighet: Många användare vill skriva ut från mobila enheter men kan inte. Enligt forsknings- och konsultföretaget Gartner måste IT-branschen fortsätta att ändra sin strategi för mobila enheter, tjänster, program, standarder och verktyg. Om man inte kan anpassa sina mobila strategier till den föränderliga arbetsplatsen kommer man att cementera uppfattningen att IT-gruppen har förlorat kontakten med de anställdas behov och hur arbetets karaktär förändras. 12 IT-avdelningar bör hålla sig insatta i slutanvändarnas krav på innovationer som mobil utskrift och uppfylla dem i den utsträckning de kan för att optimera arbetet. HP MPS kan vara till hjälp i denna strävan. HP ger användarna möjlighet att säkert skriva ut från alla slags enheter, och IT-beslutsfattarna kan välja mellan två strategier som innebär enkel användning utan att göra avkall på säkerheten: lösningar för direktutskrift och administrerade mobila utskrifter. 10

Lösningar för direktutskrift Använd trådlös peer-to-peer-utskrift för att låta mobila användare skriva ut direkt via en dedikerad trådlös signal i skrivaren utan att ansluta till företagsnätverket eller företagets trådlösa tjänst. En del skrivare och multifunktionsskrivare (MFP:er) har den här funktionen inbyggd. Fördel: Enkelt att installera, hög tillförlitlighet och säkerhet Perfekt för: Företagskunder som vill kunna använda mobil utskrift utan avancerade administrationsfunktioner Lösningar för administrerade mobila utskrifter I och med att mobiliteten växer kraftigt använder många företag en BYOD-strategi eller en hybridstrategi som innefattar både företagsägda enheter och ett BYODprogram. Om ert företag vill driftsätta mobil utskrift för en skrivarpark och behöver avancerade alternativ erbjuder HP serverbaserade lösningar med säker pull printing och avancerade administrations- och rapporteringsfunktioner. HP har även alternativ för integration med administrationslösningar för mobila enheter (MDM) från tredje part. Fördel: Låter anställda skriva ut från mobila enheter till alla registrerade skrivare medan data säkert hålls kvar inom företagets nätverk Perfekt för: Organisationer med följande behov: Verksamhetens behov innebär att man behöver rapportera om och kontrollera utskriftsaktiviteter Säkerhetskraven överskrider nivåerna som är tillgängliga med direkta mobila utskriftslösningar Kraven på mobil utskrift ingår i de övergripande strategierna för databehandling, autentisering och åtkomstkontroll Åtkomst till skrivarparken är integrerad i MDM-lösningar 11

Era IT-utmaningar, våra lösningar Omfattande utskriftssäkerhet kan påverka hela organisationen. Därför är det viktigt att ta hjälp av en expert för att hantera er utskriftsmiljö och säkerställa att den är pålitlig, säker och förbättrar verksamhetens produktivitet. IT-beslutsfattare befinner sig i en unik position för att etablera ett sådant förhållande med HP och börja hantera de här frågorna med hjälp från HPs experter. HP besitter expertisen för att bedöma sårbarheterna i er utskriftssäkerhet och hjälpa till att lägga grunden för en effektiv väg mot en säker och produktiv framtid. Ni behöver inte ta hand om det helt själva. Låt HP hjälpa till att avgöra vad som är rätt lösningar för ert företag. Med HP Secure MPS kan ni känna er säkra på att er utskriftsmiljö har branschens starkaste skydd. 13 Läs mer eller prata med en MPS-expert idag på hp.com/go/securemps 12

Sources 1Spiceworks, Unlocked Doors: Research shows printers are being left vulnerable to cyber attacks, januari 2017. 2Ponemon Institute, Annual Global IT Security Benchmark Tracking Study, mars 2015. 3Ponemon Institute, 2016 Cost of Cyber Crime Study & the Risk of Business Innovation, 2016. 4HP, Office of the Future, april 2015. 5Quocírca, Print security: An imperative in the IoT dina, januari 2017. 6Baserat på HPs granskning av publicerade säkerhetsfunktioner hos konkurrenternas likvärdiga skrivare utförd 2016. Endast HP erbjuder en kombination av säkerhetsfunktioner som bevakar, upptäcker och automatiskt stoppar attacker för att sedan självvalidera programvarans integritet efter en omstart. En lista över skrivare finns på hp.com/go/printersthatprotect. Mer information finns på hp.com/go/printersecurityclaims. 7HP JetAdvantage Secure Print fungerar med alla nätverksanslutna skrivare eller multifunktionsskrivare. Autentisering på enheterna är tillgänglig för många modeller av HP LaserJet, PageWide och OfficeJet Pro-enheter. På vissa enheter måste den inbyggda programvaran uppgraderas. Internetanslutning krävs för molnlagring och hämtning av utskriftsjobb. Aktivering av utskriftsjobb från en mobil enhet kräver nätverksanslutning och en QR-kod. Mer information finns på hp.com/go/jetadvantagesecureprint. 8DC White paper, sponsrad av HP, The Business Value of Print Security, november 2015. 9Beräknad pappers- och energibesparing baserat på analys av vissa HP Managed Print Services-kunders bildbehandlings- och utskriftsåtgärder med hjälp av data som samlas på enheter och pappersförbrukning, och en jämförelse med faktiska exemplar eller projektioner efter MPS. 10IDC, Undersökning om mobila företagsenheter, programvara och tjänster 2016, september 2016. 11HP, Quantitative Research with WW End Users, 2015. 12Gartner, Make Mobile Part of Your Digital Workplace Strategy, mars 2015, Uppdaterad: 25 juli 2016. 13Inkluderar säkerhetsfunktioner för enheter, data och dokument från ledande leverantörer av MPS-tjänster. Baseras på HPs granskning av offentligt tillgänglig information från 2015 2016 om säkerhetstjänster, säkerhets- och hanteringsprogram och enhetsinbäddade säkerhetsfunktioner för konkurrenternas skrivare i samma klass. Mer information finns på hp.com/go/mpssecurityclaims och hp.com/go/mps. Sign up for updates hp.com/go/getupdated Copyright 2017 HP Development Company, L.P. Informationen i detta dokument kan komma att ändras utan föregående meddelande. 4AA7-0507SVE, November 2017 13