Plats och tid: Stora studion, Funkishuset i Valdemarsvik, , 08:00:00-12:00 ca 08:15

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Stora studion, Funkishuset i Valdemarsvik, 2017-09-11, 08:00:00-12:00 ca Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Föredragande och ca tid 1 Information a) Region Östergötland 08:15 b) Direktionen RTÖG c) Rapport från Integrationsrådet d) Rapport från de kommunala råden e) Rapport från förra företagsbesöket f) Bostadsanpassningar g) Sommaris i ishallen Martine Christensen Odenhall 09:00 Martine Christensen Odenhall h) Övrig information 2 Ekonomisk uppföljning 2017 Sven Stengard 09:15 3 Riktlinje för hemrehabilitering Marie Schmid 09:30 inklusive prioriteringslista 4 Riktlinjer för sekretesshantering Marie Schmid vid skyddad identitet 5 Gemensamt Carl Hamilton utvecklingsprogram - Kust och Erica Ekblom 09:45 skärgård i Östergötland och Norra Småland 2030 6 Deklaration om folkhälsa i Monika Hallberg Östergötland 7 Kommuners krisberedskap - Uppföljning av STYRDOKUMENT inom krisberdskapsområdet för Valdemarsviks kommun 8 Inspektion enligt 20 förmynderskapsförordningen (1995:379) av överförmyndaren i Valdemarsviks kommun Emelie Nisu 10:15 Ewa Wahlfreds Petersson 10:30 Monika Hallberg

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) 9 Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 10 Årsredovisning 2016 för Gusums Bruksmuseum 11 Motion - Vad händer med de motioner som kommunfullmäktige säger ja till? 12 Motion - Se över tjänstemannaorganisationen 13 Motion om försäljning av kommunalt ägda objekt 14 Delegationsbeslut 15 Meddelanden 16 Frågor Eva Köpberg Eva Köpberg Eva Köpberg Monika Hallberg Monika Hallberg Företagsbesök hos grävfirma vid Mossebo kl 13:00 Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (1) Nämnd.2017.2 Information a) Region Östergötland b) Direktionen RTÖG c) Rapport från Integrationsrådet d) Rapport från de kommunala råden e) Rapport från förra företagsbesöket f) Bostadsanpassningar g) Förstudie Vammarhöjden h) Sommar is i ishallen i) Övrig information Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (1) Nämnd.2017.2 Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (2) KS-SA.2017.8 042 Ekonomisk uppföljning 2017 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (3) KS-VO.2017.63 70 Riktlinje för hemrehabilitering inklusive prioriteringslista Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-22 KS-SOU 21 KS-VO.2017.63 70 Riktlinje för hemrehabilitering inklusive prioriteringslista Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen antar riktlinjen Sammanfattning Riktlinjen beskriver mål och syfte för de individer som är aktuella för hemrehabilitering, samt kriterier som dessa individer bör uppfylla för att kunna tillgodose sig insatserna. Då kommunens rehabenhet träffar individer med olika behov och tillstånd är det även viktigt med en prioriteringsordning. Detta för att personalen enklare ska kunna fatta beslut kring vilka individer som bör prioriteras i olika skeden inom vården. Ärendebeskrivning Kommunens arbetsterapeuter (at) och fysioterapeuter (ft) har i dagsläget ingen beslutad riktlinje kring vilka som kan inkluderas i hemrehabilitering. At och ft har bara stöd i hemsjukvårdsavtalet och dess praktiska anvisningar. Hemsjukvårdsavtalet är en bra grund till de vanliga patienterna som är i behov av rehabinsatser (hjälpmedelsförskrivningar, uppföljning efter vistelse på slutenvård, funktions och aktivitetsbedömning osv.) ifrån kommunens at och ft. Dock för de personer som är i behov av en intensiv träningsperiod och kanske inte faller inom ramen för tröskelprincipen saknas det en riktlinje. För att underlätta beslutsfattandet kring rehabenhetens patienter har även denna riktlinje en prioriteringsordning som tar stöd i den nationella modellen för öppna prioriteringar inom hälso- och sjukvård. Beslutsunderlag Skrivelse med beslutsförslag 2017-08-14 Riktlinje för hemrehabilitering inklusive prioriteringslista 2017-08-17 _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-14 KS-VO.2017.63 70 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Stöd och Omsorg Mika Smeds 0706-012597 Mika.smeds@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott Riktlinje för hemrehabilitering inklusive prioriteringslista Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar riktlinjen Sammanfattning Riktlinjen beskriver mål och syfte för de individer som är aktuella för hemrehabiltering, samt kriterier som dessa individer bör uppfylla för att kunna tillgodose sig insatserna. Då kommunens rehabenhet träffar individer med olika behov och tillstånd är det även viktigt med en prioriteringsordning. Detta för att personalen enklare ska kunna fatta beslut kring vilka individer som bör prioriteras i olika skeden inom vården. Ärendebeskrivning Kommunens arbetsterapeuter (at) och fysioterapeuter (ft) har i dagsläget ingen beslutad riktlinje kring vilka som kan inkluderas i hemrehabilitering. At och ft har bara stöd i hemsjukvårdsavtalet och dess praktiska anvisningar. Hemsjukvårdsavtalet är en bra grund till de vanliga patienterna som är i behov av rehabinsatser (hjälpmedelsförskrivningar, uppföljning efter vistelse på slutenvård, funktions och aktivitetsbedömning osv.) ifrån kommunens at och ft. Dock för de personer som är i behov av en intensiv träningsperiod och kanske inte faller inom ramen för tröskelprincipen saknas det en riktlinje. För att underlätta beslutfattandet kring rehabenhetens patienter har även denna riktlinje en prioriteringsordning som tar stöd i den nationella modellen för öppna prioriteringar inom hälso-och sjukvård. VALDEMARSVIKS KOMMUN Mika Smeds Medicinskt ansvarig för rehabilitering Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-14 KS-VO.2017.63 70 2(2) Skrivelse med beslutsförslag

Sektor stöd och omsorg Vårt datum 2017-08-14 Dokumentnamn Riktlinje för hemrehabilitering inkl. Prioriteringslista Sida 1(3) Framtagen av Mika Smeds, MAR Godkänd av Upprättad 2017-08-17 Revideras Riktlinje för hemrehabilitering inkl. Prioriteringslista Bakgrund Hemrehabilitering innebär tidsbestämd rehabilitering som integreras i vardagliga aktiviteter som är viktiga för den enskilde utefter den enskildes förutsättningar och förmåga. Arbetsterapeut och fysioterapeut ansvarar för rehabiliteringsinsatserna i hemmet och ansvarar för att insatser sker i ett nära arbete med eventuell omvårdnadspersonal inom kommunens SOL och LSS-verksamheter. Delegerade insatser ska ske utefter ett rehabiliterande arbetssätt. Rehabinsatserna kan även bestå av specifik rehabilitering som ej delegeras till annan personal. Insatser ska bygga på kommunens värdegrund och den enskildes delaktighet och målsättning. Den enskilda och eventuella anhöriga/närstående bör vara medvetna om rehabiliteringsprocessen för att kunna uppnå bästa möjliga resultat. Mål och syfte Målet med hemrehabilitering är att den enskilde efter avslutade insatser ska kunna känna trygghet i sitt hem, samt vara självständig och delaktig i livets dagliga aktiviteter. Syftet är att: Möjliggöra kvarboende för personer med funktionsvariationer Erbjuda ett alternativ till korttidsboende för patienter med fortsatta rehabiliteringsbehov efter vistelse inom slutenvård eller vid förändrade behov i sin hemmiljö Erbjuda en tidsbestämd rehabperiod för personer i ordinärt boende för att skapa trygghet och en upplevd förbättrad hälsa Kriterier Den enskilde ska vara folkbokförd i Valdemarsviks kommun Den enskilde ska vara motiverad och kunna förstå instruktioner Den enskilde ska vara i behov av rehabilitering i hemmet under en tidsbegränsad period Förväntade resultat skall vara förankrade hos den enskilde i realistiska mål som går att uppnå inom avsatt tidsperiod Den enskilde ska kunna klara förflyttningar med hjälp av 1-2 personer Bostaden ska vara tillgänglig för träning utifrån bedömning av arbetsterapeut och fysioterapeut Beslut Beslut om hemrehabilitering bör tas i samband med en vårdplanering eller SIP. Arbetsterapeut och fysioterapeut avgör genom en bedömning huruvida den enskilde kan tillgodogöra sig hemrehabilitering, samt om den enskilde önskar eventuella insatser. Utdelningsadress Telefon Telefax E-post adress Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Växel 0123-191 00 0123-0123-191 04 kommun@valdemarsvik.se 563-5107

Sektor vård och omsorg 2017-08-14 2 (3) Rehabiliteringsinsatser som grundas på en hälso- och sjukvårdsinsats (med fokus på funktions- och aktivitetsförmåga) utförs av arbetsterapeut, fysioterapeut eller delegerad personal. Dessa insatser tar stöd i Hälso- och sjukvårdslagen och ska dokumenteras utefter gällande riktlinje. Omvårdnadsinsatser och/eller serviceinsatser enligt SOL grundar sig på biståndsbeslut. Leg. personal kan utöver dessa beslut skicka HSL-uppdrag som ska utföras av omvårdnadspersonal enligt gällande riktlinje. Den enskilde har rätt att ansöka om egenvårdsintyg för att få eventuella insatser beslutade av biståndshandläggare, efter avslutad hemrehabiliteringsperiod. Ansvar Arbetsterapeut och fysioterapeut ansvarar för att: Tillsammans med biståndshandläggare göra bedömningar om hemrehabilitering är aktuellt. T.ex. vid VPL inom slutenvård eller ordinärtboende Fungera som samordnare vid start och avslut av insatser för hemrehabilitering. T.ex. kalla till vårdplaneringar Planera och utföra rehabinsatser, samt upprätta hälsoplan och målsättning tillsammans med den enskilde Utvärdera och följa upp rehabinsatserna Instruera delegerade insatser till omvårdnadspersonal och undersköterskor Om aktuellt, överrapportera till annan vårdgivare vid avslutade insatser, SIP. Sjuksköterska ansvarar för att: Sjukvård och medicinska insatser i hemmet är aktuella Vård och behandling sker efter den enskildes behov och önskemål Tidsperioder Hemrehabilitering erbjuds i första hand under 4-6 veckor för prioritetsgrupperna 1-3. 2-4 veckor för prioritetsgrupperna 4-6. Möjlighet finns till förlängning av perioden med 2 veckor efter bedömning och beslut av arbetsterapeut och/eller fysioterapeut. Denna förläggning kan ske upp till 7 ggr (hemrehabilitering i 20 veckor) om ändamålet är skäligt. Prioritering inom hemrehabilitering Arbetsterapeuter och fysioterapeuter ska arbeta utifrån en prioriteringsordning som bygger på nationella prioriteringar inom hälso-och sjukvård. En prioriteringsordning är nödvändig då behov av rehabiliteringsinsatser inte ska styras av resurser. En preliminär prioritering görs när ett nytt ärende initieras. Under ärendets gång kan prioriteringen omprovas om patienten inte längre uppfyller vissa kriterier. Prioriteringen bör inte ta hänsyn till resurser och de dagar som arbetsterapeuter och fysioterapeuter är i tjänst. Prioriteringar inom samma prioriteringsgrupp sker av leg. personal enligt sin professionella bedömning.

Sektor vård och omsorg 2017-08-14 3 (3) Prioriteringsgrupper Prio I (Palliativ vård och vårdskada) Kontakt ska vara tagen med patient inom 1 arbetsdag PAH och övrig Palliativ vård Åtgärder efter skada eller olycka uppmärksammats Åtgärder vid identifierad risk för skada Prio II (Trygghet och säkerhet) Kontakt skall vara tagen med patient inom 1-2 arbetsdagar Hemgång ifrån slutenvård Hemgång ifrån korttidsvård Inflytt till SÄBO Samordnad vård- och omsorgsplanering Bedömning av begränsnings/skyddsåtgärd Prio III (Primära behov) Kontakt skall vara tagen med patient inom 5 dagar Säkerhetsställa personlig vård (toalett, förflyttning i och ur säng) Säkerhetsställa övrig ADL Bedömning inför hemrehabilitering Förhindra risker genom ett proaktivt arbetssätt Prio IV (Funktionshöjade åtgärder) Kontakt skall vara tagen med patient inom 5-10 arbetsdagar Träning av funktionsförmåga Träning av aktivitetsförmåga Öka delaktighet Prio V (Funktionsbevarande åtgärder) Kontakt skall vara tagen med patient inom 10 dagar Åtgärder för att bibehålla funktioner Åtgärder för att bibehålla aktivitetsförmåga Åtgärder för att bibehålla delaktighet Prio VI (Övriga åtgärder) Kontakt skall vara tagen med patient inom 15 dagar Förfrågan om bostadsanpassningsintyg Förfrågan av minnesutredning efter mottagen vårdbegäran Förfrågan av aktivitets- och funktionsbedömningar Förfrågan av färdtjänstintyg

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (4) KS-VO.2017.56 70 Riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-22 KS-SOU 20 KS-VO.2017.56 70 Riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen antar framtagna riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet för personer boende på kommunens särskilda boenden, har insatser i form av dagverksamhet, daglig verksamhet eller har hemsjukvård i ordinärt boende Ärendebeskrivning Det är viktigt att det finns enhetliga rutiner för att bemöta personer med skyddade personuppgifter samt tydliga och kända arbetssätt i verksamheten som gör att sekretessbelagda uppgifter hanteras korrekt. Beroende på arten av hot finns tre grader av skydd för personuppgifter: - sekretessmarkering - kvarskrivning, och - fingerade personuppgifter. Alla tre typer är till för att skydda personer som riskerar att råka illa ut om uppgifter lämnas ut. Det är också viktigt att det finns en beredskap i verksamheten för att möta personer med skyddade personuppgifter och denna riktlinje beskriver ärendegången och ansvar. Beslutsunderlag Skrivelse med beslutsförslag 2017-07-10 Riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet 2017-07-10 _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-07-10 KS-VO.2017.56 70 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Stöd och Omsorg Lena Borgman Fred 0123-193 21 Lena.borgman@valdemarsvik.se Mottagare Stöd- och omsorgsutskottet Riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar framtagna riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet för personer boende på kommunens särskilda boenden, har insatser i form av dagverksamhet, daglig verksamhet eller har hemsjukvård i ordinärt boende Ärendebeskrivning Det är viktigt att det finns enhetliga rutiner för att bemöta personer med skyddade personuppgifter samt tydliga och kända arbetssätt i verksamheten som gör att sekretessbelagda uppgifter hanteras korrekt. Beroende på arten av hot finns tre grader av skydd för personuppgifter: - sekretessmarkering - kvarskrivning, och - fingerade personuppgifter. Alla tre typer är till för att skydda personer som riskerar att råka illa ut om uppgifter lämnas ut. Det är också viktigt att det finns en beredskap i verksamheten för att möta personer med skyddade personuppgifter och denna riktlinje beskriver ärendegången och ansvar. VALDEMARSVIKS KOMMUN Lena Borgman Fred Medicinskt ansvarig sjuksköterska Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

Sektor stöd och omsorg Vårt datum 2017-07-10 Dokumentnamn Riktlinjer för sekretesshantering vid skyddad identitet Framtagen av Godkänd av Medicinskt ansvarig sjuksköterska Upprättad 2017-06-21 Sida 1(7) Revideras 2019-10-31 Inledning Detta dokument skall vara ett stöd att utgå ifrån när en person med skyddad identitet flyttar till ett kommunalt boende, vistas i dagverksamhet eller daglig verksamhet eller har hemsjukvårdsinsats i ordinärt boende. Att leva med skyddad identitet påverkar individens livssituation på många olika sätt. Genom att arbeta utifrån upprättade rutiner kan trygghet skapas för den enskilde och för personal i verksamheten. Riktlinjen beskriver kontakten ska ske med olika personer, myndigheter eller närstående för en person med skyddad identitet. All personal som kommer i kontakt med skyddade personuppgifter måste få utbildning i de rutiner som gäller för verksamhetens behandling av skyddade personuppgifter. Det är viktigt att patientsäkerheten är god till skydd för personen samtidigt som information finns tillgänglig för medarbetare som har en aktuell vårdrelation och att samtycke till dokumentation i ITstöd inhämtas från patienten. Bakgrund Enligt 22 kap. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) är uppgifter inom folkbokföringsverksamheten i regel offentliga. I vissa fall kan det dock skada en person att uppgifter om denne lämnas ut. Det kan t.ex. gälla någon som är hotad eller förföljd. Skyddade personuppgifter är en samlingsrubrik som Skatteverket använder för de olika skyddsåtgärderna sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter inom folkbokföringen. Ansvar Enhetschef ansvarar för att information och utbildning ges till personal, vikarier och praktikanter om verksamhetens behandling av personer med skyddad identitet samt ta de kontakter med administratörer, legitimerad personal och handläggare som krävs för följsamhet till denna riktlinje. Sjuksköterska och biståndshandläggare inhämtar de samtycken som krävs och tar beslut utifrån sitt specifika ansvar. Information om att datajournal upprättas ska göras i det fall det är möjligt att ha datajournal Ansvaret innebär också att det regelbundet sker en uppföljning av de beslut som tas. Tystnadsplikt All personal har tystnadsplikt. Alla uppgifter som rör personens personliga förhållanden skyddas enligt lag om offentlighet och sekretess. Uppgifter får endast delas av den som har en aktuell vårdrelation och får som regel bara lämnas ut till andra än de som vårdar patienten om patienten har lämnat sitt samtycke. Den som bryter mot tystnadsplikten kan straffas enligt lag. Utdelningsadress Telefon Telefax E-post adress Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Växel 0123-191 00 0123-0123-191 04 kommun@valdemarsvik.se 563-5107

Sektor stöd och omsorg 2017-07-10 2 (7) Beskrivning av olika nivåer av skyddad identitet och vad detta innebär. Beroende på arten av hot finns det tre grader av skydd av personuppgifter. Kommunens delegationsordning styr vem som gör särskild sekretessbedömning vid utlämnande av journal Sekretessmarkering En begäran till skatteverket om skyddad identitet bör åtföljas av någon form av intyg från polis eller socialtjänst som styrker en hotbild. I de fall skatteverket bedömer att utlämnandet av uppgifter kan leda till en förföljelse eller annan skada kan en s.k. markering för särskild sekretessprövning sättas för personen i folkbokföringsdatabasen. Markeringen ska fungera som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut. Det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen som kan vara skyddsvärd. Adress eller namn är i regel den uppgift som är mest skyddsvärd. Generell sekretess gäller för alla myndigheter för adressuppgift eller annan uppgift som kan upplysa om var personen befinner sig om det kan antas att personen eller närstående kan utsättas för våld eller allvarligt men om uppgiften röjs. Sekretessmarkeringen gäller oftast i ett år och kan förlängas. Patienter som har sekretessmarkerade uppgifter ska upplysa om sekretessmarkering och kunna styrka skyddade adressuppgifter. När patientjournal upprättas kan patientens namn och personnummer skrivas in, men inga adress-, eposteller telefonuppgifter får registreras. Om adressuppgifter finns i journalsystemet sedan tidigare ska dessa spärras. Enhetschef kontaktar systemadministratör. Skatteverket vidarebefordrar post till personer med skyddad identitet Kvarskrivning Personen flyttar men är fortfarande skriven i sin tidigare församling enligt 16 folkbokföringslagen och den nya adressen registreras inte i folkbokföringen. Kvarskrivningen gäller i treårsperioder och omständigheterna ska vara de samma som de som står i lagen om kontaktförbud. Kvarskrivning fungerar som ett adress- skydd och kombineras ofta med sekretessmarkering. Personen ska kunna styrka kvarskrivningen. För en person med kvarskrivning får endast pappersjournal upprättas. Istället för personnummer registreras dagens datum och ett fyrsiffrigt löpnummer. I namnfältet registreras oidentifierad person och i adressfältet skrivs sekretesskydd. Skatteverket eftersänder all post och beslutar om kvarskrivning Vissa personer som flyttar till vård- och omsorgsboende är fortsatt skrivna på sin tidigare adress eller församling. För en patient med kvarskrivning kan patientjournal upprättas om personen flyttar till särskilt boendet efter kontroll att kvarskrivningen inte är gjord för att skydda personuppgifterna. Personen finns då med personnummer och namn i datajournal. Fingerade personuppgifter Personen får en helt ny identitet(nytt namn och personnummer). För att få ny identitet måste personen stå under mycket allvarliga hot och endast en mycket liten andel av ansökningarna godkänns. Ansökan görs till Rikspolisstyrelsen som kommer att vara den enda myndighet som har uppgifter om personens identitetsbyte. Den nya identiteten registreras på ett sådant sätt att det inte framgår att det rör sig om fingerade personuppgifter. Den gamla identiteten tas bort från folkbokföringsregistret, även personnumret. Patientjournal kan upprättas i verksamhetssystemet.

Sektor stöd och omsorg 2017-07-10 3 (7) Skatteverket vidarebefordrar post till personer med skyddad identitet Kopplingen mellan gammal och ny identitet finns endast hos Rikspolisstyrelsen Begränsning av mängden uppgifter. Vilka personuppgifter som särskilt måste skyddas kan variera mellan personer. Utgångspunkten är att inte behandla fler uppgifter än vad som behövs och som är viktiga för den enskilde. Personuppgifter, inklusive sekretessmarkeringar, aviseras från Skatteverket till andra myndigheter via folkbokföringsdatabasen. Varje myndighet ska genom en riskanalys klarlägga hur uppgifter om en person med skyddade personuppgifter ska behandlas i verksamheten. Det ligger också ett ansvar på den enskilde personen att själv upplysa om eventuell sekretessmarkering, eftersom det inte åligger en myndighet att utan anledning kontrollera om en person har sekretessmarkering i folkbokföringen Enhetschef gör tillsammans med den enskilde alternativt godman/ närstående en bedömning av vilka personuppgifter och kontaktuppgifter som behöver registreras i tex. handlingsplanen och i genomförandeplanen. Begränsningen innebär också att det tydligt skall framgå vem/ vilka som behöver få kännedom om att personen har skyddad identitet. För de personer som har åtkomst till uppgifterna skall det klart och tydligt framgå att uppgifterna är skyddade. Uppgifter som behöver vara lätt tillgängliga för personal som deltar i omvårdnaden Vissa uppgifter behöver vara lätt tillgängliga oavsett om dokumentationen sker i journal eller på papper, exempelvis: o Anamnes o Läkemedelslista o Vårdhygienisk smitta o Överkänslighet o Varningsinformation o Omvårdnadsdokumentation o Vårdplanering Inledande utredning När en person kontaktar sektor Stöd och omsorg för att ansöka om bistånd eller insatser och det på något sätt framgår att personen har skyddade personuppgifter, ska alltid en inledande utredning göras innan ärendet tas emot och registreras i verksamhetssystemet. Det som måste utredas är vilken typ av skyddade personuppgifter det rör sig om (sekretessmarkering eller kvarskrivning) Om det inte framgår av KIR att personen har skyddade personuppgifter, begär att personen visar upp beslutet från Skatteverket. Beslutet kan vara preliminärt eller slutligt.

Sektor stöd och omsorg 2017-07-10 4 (7) Sekretessmarkering Om en person har sekretessmarkering ska personens akt sekretessmarkeras i verksamhetssystemet. Sekretessmarkeringen innebär att personen finns med personnummer och namn, men adressen inte är synlig. Vid sökningar och sammanställningar i verksamhetssystemet presenteras personen med endast namn och personnummer. Om sekretessmarkeringen är inaktuell, uppmana personen att kontakta Skatteverket för att ta bort sekretessmarkeringen, eftersom den komplicerar kontakten med socialförvaltningen. Så länge sekretessmarkeringen kvarstår måste uppgifterna hanteras enligt denna rutin. Post som ska skickas hanteras på det sätt som framgår nedan under rubriken Kontakter. Kvarskrivning Vid kvarskrivning framgår det av folkbokföringsregistret genom att personen är på kommunen skriven i den gamla folkbokföringsorten. Skattekontorets adress anges som särskild postadress. Post som ska skickas till någon med kvarskrivning hanteras på det sätt som framgår nedan under rubriken Kontakter. Om en person är kvarskriven ska personens akt sekretessmarkeras i verksamhetssystemet. Aktualisering av nytt ärende En sekretessmarkering framgår av folkbokföringsregistret eller kommuninvånarregistret, KIR. När personuppgifter med sekretessmarkering överförs från KIR blir uppgifterna automatiskt sekretessmarkerade i verksamhetssystemet. Om sekretessmarkeringen inte har överförts från KIR måste ansvarig handläggare kontakta systemansvarig för att sekretessmarkera i verksamhetssystemet så att ärendet blir skyddat för insyn. En person som är kvarskriven har som regel också en sekretessmarkering utfärdad av Skatteverket. Om personen inte har en sekretessmarkering måste ansvarig handläggare kontakta systemansvarig för att göra en sekretessmarkering i verksamhetssystemet så att ärendet blir skyddat för insyn. Sekretessmarkering och kvarskrivning i ett pågående ärende Om en person som redan är aktuell hos socialförvaltningen får skyddade personuppgifter överförs sekretessmarkeringen automatiskt från KIR till verksamhetssystemet. Om sekretessmarkeringen inte har överförts måste ansvarig handläggare kontakta systemansvarig för att sekretessmarkera i verksamhetssystemet så att ärendet blir skyddat för insyn. En person som blir kvarskriven får som regel också en sekretessmarkering av Skatteverket. Om personen inte får en sekretessmarkering, utan enbart är kvarskriven, måste ansvarig handläggare kontakta systemansvarig för en sekretessmarkering i verksamhetssystemet så att ärendet blir fortsatt skyddat för insyn. Kontroll av medarbetares behörighet till journal görs.

Sektor stöd och omsorg 2017-07-10 5 (7) Uppgifter på dokument Kontaktuppgifter Skyddade personuppgifter Enhetschef upprättar ett dokument och dokumenterar personens adress eller andra kontaktuppgifter när det inte kan skrivas i journalen. Dokumentet förvaras i säkerhetsskåp hos enhetschef. Anteckningar om adress och portkod för att göra hembesök görs, liksom telefonnummer och e-postadress. Kontaktuppgifter ska inte dokumenteras mer än nödvändigt. I dokumentet ska också anges vilka som har rätt att ta del av kontaktuppgifterna. Det måste stå helt klart vilka som har rätt att ta del av uppgifterna. Det ska i efterhand vara möjligt att kontrollera vem som har tagit del av uppgifterna. Enhetschef följer varje månad säkerhetsloggar för alla akter som är sekretessmarkerade. När ett ärende är aktuellt på flera enheter måste rutinerna för detta göras upp i varje enskilt ärende. Respektive chef ansvarar för att sådana rutiner finns och följs upp. Hantering av handlingar, listor och protokoll till ansvarig nämnd Ansvarig handläggare avidentifierar ärendet från alla person- och adressuppgifter så att endast födelseår kvarstår. Inte heller placeringsadresser för placerade personer får finnas med. Även löpande text i ärendet ska kontrolleras och personuppgifter som är skyddade ska tas bort. Den som är ansvarig för att skriva ut ärendelistorna tar bort alla personuppgifter förutom födelseår innan listan lämnas till registrator. Kontakter Epost Den enskilde ska upplysas om riskerna att kommunicera via e-post. Kommunikation via epost när det gäller skyddade personuppgifter ska inte användas vare sig inom eller mellan myndigheter. Brev När du skickar brev till någon med skyddad identitet skall du posta det till Skatteverket. Handlingarna som skall till personen med skyddad identitet läggs i ett kuvert. På kuvertets framsida skriver du personens namn och personnummer, kommunens avsändaradress om personen ev inte går att nå samt adress till god man/förvaltare. Klistra igen kuvertet och lägg detta i ett större kuvert som du skickar till Skatteverket. Undvik att använda kommunens logga i skriftlig kommunikation med den enskilde. Skriv på ytterkuvertet: Skatteverket Förmedlingsuppdrag Box 2820 403 20 Göteborg Telefonkontakt Det kan i vissa fall vara nödvändigt att ha någon form av kod vid telefonkontakt. Denna måste då överenskommas vid ett muntligt möte.

Sektor stöd och omsorg 2017-07-10 6 (7) Utförare Personer med skyddade personuppgifter kan ha behov av insatser enligt SoL och/eller LSS samt av HSLinsatser En verksamhet som ger insatser till en person med skyddade personuppgifter måste ha rutiner för att hantera dessa. Enhetens chef ansvarar för att sådana rutiner finns och att de är kända av all berörd personal. Anvisningarna gäller för all verkställighet, dvs. för såväl egen regi som entreprenad och enskilt driven verksamhet. Överföring av uppgifter När uppgifter ska överföras mellan handläggare och verkställare, t.ex. vid beställningen av en insats, är hanteringen av skyddade personuppgifter särskilt viktig. Skyddade personuppgifter ska inte skrivas in i beställningen och lokala rutiner för överföring av personuppgifter och annan nödvändig information för insatsens genomförande ska finnas. Handläggaren ansvarar för att informera verkställaren om att personen har skyddade personuppgifter och om vem/vilka som verkställaren ska ha kontakt med hos handläggaren. Verkställaren ansvarar för den praktiska hanteringen under genomförandet av insatsen. Om verkställaren bedömer att uppgifter saknas i beställningen ska handläggaren kontaktas personligen eller per telefon för kompletterande information. Om beställningen saknar adress och personuppgifter får verkställaren aldrig skriva dit dessa uppgifter. Dokumentation under genomförandet Verkställaren måste noggrant överväga vilken personal som ska ge beviljat stöd, service och omvårdnad, hur insatsens genomförande ska dokumenteras, vilka uppgifter som förs in i genomförandeplan och i journalanteckningar samt hur arbetsanteckningar ska hanteras. Endast sådana uppgifter som är absolut nödvändiga för insatsens genomförande ska dokumenteras av handläggare. Verksamhetschef för ÄO, OF och IFO samt chef för biståndshandläggarenheten är ansvarig för att resp. enhet har rutiner för detta. En noggrann sekretessprövning ska göras varje gång någon begär ut uppgifter. Om journaldokumentation ska föras på papper. Om dokumentation i den sociala journalen skrivs på papper förvaras den i personakten hos enhetschef. Om löpande anteckningar förs av personal i bostaden på papper, förvaras dokumentationen inlåst i personakten i bostaden. Vem som skall ha vilken typ av information skall finnas dokumenterad i den skriftliga överenskommelse/ handlingsplan som gjorts tillsammans med den enskilde. Telefonsamtal Vid telefonsamtal där känslig information skall lämnas, eller där det finns risk för att personens adress identifieras skall rutinen vara att motringa. Omvårdnadspersonal svarar inte på någon fråga om den person som har skyddad identitet, inte heller om personen har anknytning till verksamheten, utan ber om telefonnummer till den person som ringer, personal ringer därefter chef och lämnar numret och chef ringer därefter upp den som ställt frågan.

Sektor stöd och omsorg 2017-07-10 7 (7) Detta innebär att chef gör en bedömning om det är en person som man tex. kan lämna information till, har rätt att få information eller begära in uppgifter etc. Kontrollen styrks av att chef motringer till den som kontaktat kommunen. Hantering av kundfaktura Faktura till den som har någon form av skyddade personuppgifter skickas vidare till Skatteverket via avgiftshandläggarna i Valdemarsviks kommun. Adressen till avgiftshandläggarna ska också läggas in i verksamhetssystemet Procapita av avgiftshandläggaren. Enhetschef ansvarar för att dessa riktlinjer är kända av avgiftshandläggare När fakturan kommer till avgiftshandläggaren ansvarar denne för att fakturan skickas vidare till Skatteverket. Se under rubrik Förmedling av post. Utlämnande av uppgifter till annan myndighet Sekretess innebär inte att det är ett absolut hinder att lämna ut en uppgift utan det innebär att en prövning ska ske innan en uppgift lämnas ut. Utöver allmänna regler om sekretess framgår handhavandet även av 26 kap Offentlighets- och sekretesslag (OSL). Det finns ett flertal situationer där uppgifter, trots sekretess, kan lämnas ut. Värt att nämna är bl.a. att socialtjänsten till polismyndighet, åklagarmyndighet eller någon annan myndighet som har till uppgift att ingripa mot brott kan lämna ut uppgifter med stöd av OSL. Det gäller bl.a. vid - misstanke om brott för vilket det inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i ett år - försök till brott för vilket det inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i två år Socialtjänsten kan däremot aldrig lämna ut uppgifter enligt 26 kap 1-6 OSL med stöd av generalklausulen, 10:27 OSL. Delegationsordningen styr detta. Skatteverket Hos Skatteverket finns särskilda skyddshandläggare som gärna bistår med rådgivning ex vid förmedling av post. Telefonnumret är 0771-567 567, fråga efter sekretessfunktionen på folkbokföringskontoret. Du kan också läsa mer på Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se Källhänvisning Skatteverkets vägledning för hantering av sekretessmarkerade personuppgifter i offentlig förvaltning, www.skatteverket.se Socialstyrelsens informationstjänst Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (5) KS-KcS.2017.59 140 Gemensamt utvecklingsprogram - Kust och skärgård i Östergötland och Norra Småland 2030 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 52 KS-KcS.2017.59 140 Gemensamt utvecklingsprogram - Kust och skärgård i Östergötland och Norra Småland 2030 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige antar Gemensamt utvecklingsprogram för kust och skärgård. 2. Kommunfullmäktige ger förvaltningen i uppdrag att undersöka hur kommunen ska arbeta vidare med programmet. 3. Kommunfullmäktige uttalar att någon form av tryckt material om programmet bör färdigställas, en populärversion. Ärendebeskrivning Region Östergötland har tillsammans med de fyra kustkommunerna i regionen; Norrköping, Söderköping, Valdemarsvik och Västervik, utarbetat ett gemensamt utvecklingsprogram för kust och skärgård i Östergötland och Norra Småland. Det långsiktiga målet för programmet är en kust och skärgård som genom sina unika värden är attraktiv för boende, verksamheter och rekreation. Kust och skärgård är en attraktiv del av regionen och den ska vara tillgänglig för alla. Förslag och yrkanden Anna Nilsson (M) föreslår att Valdemarsviks kommun tittar vidare på hur kommunen ska arbeta vidare med programmet. Anna Nilsson (M) föreslår också att någon form av tryckt material om programmet bör färdigställas, en populärversion. Beslutsunderlag Skrivelse från kommunchefen 2017-07-26. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 52 KS-KcS.2017.59 140 Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-07-26 KS-KcS.2017.59 140 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Gemensamt utvecklingsprogram - Kust och skärgård i Östergötland och Norra Småland 2030 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar Gemensamt utvecklingsprogram för kust och skärgård. Ärendebeskrivning Region Östergötland har tillsammans med de fyra kustkommunerna i regionen; Norrköping, Söderköping, Valdemarsvik och Västervik, utarbetat ett gemensamt utvecklingsprogram för kust och skärgård i Östergötland och Norra Småland. Det långsiktiga målet för programmet är en kust och skärgård som genom sina unika värden är attraktiv för boende, verksamheter och rekreation. Kust och skärgård är en attraktiv del av regionen och den ska vara tillgänglig för alla VALDEMARSVIKS KOMMUN Monika Hallberg kommunchef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (6) KS-KcS.2017.60 009 Deklaration om folkhälsa i Östergötland Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 53 KS-KcS.2017.60 009 Deklaration om folkhälsa i Östergötland Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige beslutar att Valdemarsviks kommun ställer sig bakom Deklarationen om folkhälsa i Östergötland. Ärendebeskrivning Kommunerna i Östergötland och Region Östergötland har enats om en gemensam folkhälsodeklaration för det fortsatta arbetet för en jämlik hälsa i länet. Deklarationen innehåller tio högprioriterade insatsområden och mål för att nå en ökad jämlik hälsa och bidra till att sluta hälsogapet i Östergötland. Som ett hjälpmedel i arbetet med att genomföra de olika insatsområdena förbinder sig respektive organisation att upprätta någon form Beslutsunderlag Skrivelse från kommunchefen 2017-08-10. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-10 KS-KcS.2017.60 009 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Deklaration om folkhälsa i Östergötland Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att Valdemarsviks kommun ställer sig bakom Deklarationen om folkhälsa i Östergötland. Ärendebeskrivning Kommunerna i Östergötland och Region Östergötland har enats om en gemensam folkhälsodeklaration för det fortsatta arbetet för en jämlik hälsa i länet. Deklarationen innehåller tio högprioriterade insatsområden och mål för att nå en ökad jämlik hälsa och bidra till att sluta hälsogapet i Östergötland. Som ett hjälpmedel i arbetet med att genomföra de olika insatsområdena förbinder sig respektive organisation att upprätta någon form av aktivitetsplan, alternativt integrera i ordinarie styrning och ledning. VALDEMARSVIKS KOMMUN Monika Hallberg kommunchef Beslutet skickas till: Region Östergötland

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (7) KS-KcS.2017.4 309 Kommuners krisberedskap - Uppföljning av STYRDOKUMENT inom krisberdskapsområdet för Valdemarsviks kommun Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 54 KS-KcS.2017.4 309 Kommuners krisberedskap - Uppföljning av STYRDOKUMENT inom krisberedskapsområdet för Valdemarsviks kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen antar revidering av innevarande mandatperiods krisledningsplan för Valdemarsviks kommun. Ärendebeskrivning Av länsstyrelsens beslut, daterat 2017-01-09, framgår att kommunens Krisledningsplan inte uppfyller kravet på ett styrdokument som regleras enligt överenskommelsen mellan staten och Sveriges kommuner och landsting. Granskningen av kommunens styrdokument har skett enligt länsstyrelsens framtagna bedömningsmall som baseras på lagstiftningen samt de delar som överenskommelsen omfattar. Bristerna gäller den Krisledningsplan som antogs av Kommunfullmäktige 2016-05-30. Kommunen har reviderat innevarande mandatperiods Krisledningsplan och åtgärdar i och med detta de brister som länsstyrelsen påtalat. Särskilda yttranden och uttalanden Anna Nilsson (M) uttalar att ändringar i beslutsunderlag bör redovisas kursiverat eller på annat sätt så att det blir tydligt vad som är ändrat. Beslutsunderlag Skrivelse 2017-08-17 från kommunchefen med förslag till krisledningsplan. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-17 KS-KcS.2017.4 309 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Kommunchef och Stab Ewa Wahlfreds Petersson Mottagare KS KF 0123-192 13 Länsstyrelsen Ewa.Wahlfreds-Petersson@valdemarsvik.se Uppföljning av STYRDOKUMENT inom krisberedskapsområdet för Valdemarsviks kommun Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar revidering av innevarande mandatperiods krisledningsplan för Valdemarsviks kommun. Sammanfattning Av Länsstyrelsens beslut, daterat 2017-01-09, framgår att kommunens Krisledningsplan inte uppfyller kravet på ett styrdokument som regleras enligt överenskommelsen mellan staten och Sveriges kommuner och landsting. Granskningen av kommunens styrdokument har skett enligt Länsstyrelsens framtagna bedömningsmall som baseras på lagstiftningen samt de delar som överenskommelsen omfattar. Bristerna gäller den Krisledningsplan som antogs av Kommunfullmäktige 2016-05-30. Ärendebeskrivning Kommunen har reviderat innevarande mandatperiods Krisledningsplan och åtgärdat i och med detta de brister som Länsstyrelsen påtalat. VALDEMARSVIKS KOMMUN Monika Hallberg Kommunchef

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-17 KS-KcS.2017.4 309 2(2) Skrivelse med beslutsförslag Bilaga krisledningsplan 2015 2018 bifogas. Beslutet skickas till Länsstyrelsen

1 Fastställd av KF 2016-05-30 Reviderad av KS KRISLEDNINGSPLAN 2015 2018 Plan för extraordinär händelse eller svår påfrestning i Valdemasviks kommun

2 Innehåll Inledning sidan 3 Övergripande mål.. sidan 3 Extraordinär händelse. sidan 3 Höjd beredskap sidan 4 Resurser för arbete enligt lagen om extraordinär händelse..sidan 4 Risk- och sårbarhetsanalys sidan 4 Åtgärder med anledning av Risk- och sårbarhetsanalys.sidan 5 Krisledningsnämnd.. sidan 6 Krisledningsstab. sidan 7 Geografisk områdesansvar.sidan 7 POSOM.sidan 8 Krisledningsorganisation. sidan 9 Funktioner..sidan 10 Ledningsplatser sidan 11 Omfall sidan 11 Samverkan sidan 11 Avveckling och efterarbete.sidan 11 Uppföljning sidan 12 Plan för övning och utbildning.sidan 13 Inledning

3 Lagen om extraordinär händelse i fredstid och höjd beredskap hos kommuner och landsting (LEH) är en del av det nationella krishanteringssystemet. Andra lagar som reglerar kommuners ansvar är bland annat lagen om skydd mot olyckor (LSO), säkerhetsskyddslagen och kommunallagen. Kommunen ska inför varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska hanteras. Kommunernas uppgifter i krishanteringssystemet utgår från en helhetssyn som innebär att förmågan skall byggas upp i ett underifrånperspektiv för hela hotskalan fred krig (samhällets normala fredsverksamhet, och att förmågan på lokal nivå utgör grunden för beredskap). Förmågan ska kompletteras med åtgärder på regional och central nivå. Ansvarsprincipen - den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska även ha ansvar under kris- och krigsförhållanden. Likhetsprincipen organisation och lokalisering ska överensstämma i fred, kris och krig. Närhetsprincipen kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Planering och åtgärder för att stärka kommunens beredskap bygger på den risk- och sårbarhetsanalys som tidigare gjorts i kommunen. Arbetet med att uppdatera analysunderlaget ska ske återkommande för varje mandatperiod och utifrån den revideras också krisplanen regelbundet. Övergripande mål Målsättningen för kommunens krisledning är att: kommunen ska värna om befolkningen trygga en livsnödvändig försörjning, säkerställa viktiga samhällsfunktioner och stödja försvarsmakten genom att skapa förmågan att tidigt få kännedom om och kunna överblicka en kris. säkerställa förtroende för och driften av den kommunala verksamheten. vid behov initiera, aktivt samordna och koordinera krishantering med andra aktörer. förse alla medborgare och andra aktörer med bästa möjliga förutsättningar genom snabb och korrekt information. Extraordinär händelse Med en extraordinär händelse avses följande: avviker från det normala innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser Det som kännetecknas av en extraordinär händelse i en kommun är att man ställs inför en svår akut ledningsuppgift för att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens invånare. Verksamheten ska så långt möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara desamma som i den dagliga verksamheten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär händelse i kommunen är framförallt tidsförhållandena. Den ordinarie processen ersätts av ett snabbare agerande. En mängd beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel. Vid en extra ordinär händelse ska kommunens krisledningsstab omedelbart underrättas och börja verka inom 1 timma.

4 ska kommunens krisledningsnämnd kunna träda i funktion inom 12 timmar. Höjd beredskap Då regeringen fattat beslut om höjd beredskap tillämpas lagen om förfarandet hos kommunerna, förvaltningsmyndigheterna och domstolarna under krig eller krigsfara m.m. samt om civilt försvar. Kommunen ska förbereda för den verksamhet som behövs under höjd beredskap. Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Vid höjd beredskap ska kommunen säkerställa att viktigt meddelande till allmänheten (VMA) kan sändas för utomhusvarning. Resurser för arbetet enligt lagen om extraordinära händelser Genom Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tillförs kommunen resurser för sitt arbete med att förebygga och förbereda så att beredskap finns för att klara påfrestningar som en extraordinär händelse innebär. Under 2016 ändrades organisationen och en ny funktion som trygghets- och säkerhetssamordnare skapades, vilket innebar en resursmässig förstärkning jämfört mot tidigare. Kommunen använder det statliga stödet för att stödja arbetet med risk- och sårbarhetsanalys inom kommunens verksamheter, att säkerställa att åtgärder vidtas och för att planera krisledningsarbetet genom utbildningar och övningar. Samarbetet med de kringliggande kommunerna har förstärkts under 2017och kommer att utvecklas. Detta gäller även det regionala samarbetet som Valdemarsviks kommun deltar i. Bildandet av ett krisledningsråd tillsammans med andra organisationer i kommunen kräver insatser från kommunen. Den särskilda samverkansersättningen som tillförts kommunen nyttjas för detta ändamål. Kommunen avsätter också egna resurser för trygghets- och säkerhetsarbetet genom de åtgärder som vidtagits och de utbildningar och övningar som genomförs enligt plan. Risk- och sårbarhetsanalys Kommunen har tagit fram en samlad bild av risker och sårbarheter och förbereder för krishantering inom kommunens geografiska område. Konsekvenser av identifierade risker analyseras med hänsyn till effekter för medborgare och kommunens och andra organisationers verksamhet. Kommunens analys bygger på bedömningar avseende faktorerna sannolikhet och konsekvens. Inom Valdemarsviks kommun har följande tre prioriterade riskområden identifierats i de analyser som är gjorda under innevarande mandatperiod. 1. Naturkatastrof/klimatrisker (storm, skyfall, värmebölja ) Sannolikheten för att risken ska inträffa bedöms vara hög och konsekvenserna

5 beräknas bli betydande. Klimatriskerna påverkar kommunen och dess samhällsviktiga verksamheter på olika sätt. De verksamheter inom kommunens geografiska område som anses samhällsviktiga är bland annat VA-verksamhet, elförsörjning, förskola- och skolverksamhet samt vård och omsorg. 2. Störning i vattenförsörjningen Sannolikheten bedöms vara hög och konsekvenserna allvarliga. En störning i vattenförsörjningen kan exempelvis bero på att vattnet blivit förorenat, låga grundvattennivåer, att det uppstått läckage eller annat som påverkar hushållens och företagens vattentillgång. 3. Sociala risker och social oro Sannolikheten bedöms vara måttlig och konsekvenserna allvarliga. I ett samhälle med social obalans kan det finans en risk att en situation övergår till oro. Det kan ske mycket snabbt och sprida sig över stora geografiska områden. En internationell händelse kan skapa oro lokalt och en lokal händelse kan få internationell spridning. Utöver de fokuserade områdena har ytterligare tre områden identifierats som risker i kommunens risk- och sårbarhetsanalys. Det gäller långvarig störning i elförsörjningen (72 timmar), pandemi och oljeutsläpp till havs. När det gäller oljeutsläpp till havs är ett arbete påbörjat i samarbete mednärliggande kommuner och berörda organisationer för att ta fram åtgärdsplan för en gemensam hantering av en sådan händelse. Åtgärder med anledning av RSA-arbetet De tre riskområden fokuserade i det förebyggande arbetet inom organisationen, vilket succesivt leder till att insikter och kunskap om förebyggande åtgärder ökar. Det har inom förvaltningen genomförts olika typer av inventeringar av tillgång till utrustning, rutinförändringar har tagits fram inom verksamheterna och nya forum för samverkan inom organisationen har initierats för att skapa bra förutsättningar för hantering av framtida extraordinära händelser. I budgetberedning för kommande år skapas fr o m 2018 budget en ordning för hur förebyggande åtgärder ska beaktas t ex vid om- och nybyggnationer och renoveringar samt hur de ska finansieras. När det gäller den fysiska planeringen avseende byggnationer och exploatering av mark är klimatförändringar en viktig faktor som alltid beaktas i planeringsfasen. Arbetet med vidtagna åtgärder med anledning av de risker som har identifierats fortsätter inom kommunens sektorer och det sker inom de budgetramar som är givna genom politiska beslut. Utbildningsinsatser och övningar har genomförts och planeras fortsättningsvis för både politiker tjänstemannaorganisationen enligt särskild plan. En del aktiviteter genomförs med stöd från externa aktörer, t ex Räddningstjänsten Östra Götaland (RTÖG) och andra konsulter. Kommunens tjänstemän deltar också i de utbildningar som anordnas av Länsstyrelsen och de regionala övningar som genomförs.

6 Organisation av kommunens krisledning Krisledningsnämnd I Valdemarsviks kommun är det Kommunstyrelsens arbetsutskott (KS-AU) som är krisledningsnämnd. Ordföranden i krisledningsnämnden är kommunstyrelsens ordförande. Det är ordföranden eller vice ordföranden (då ordförande är förhindrad att närvara) i krisledningsnämnden som tillsammans med kommunchefen bedömer när en händelse är extraordinär. En sådan händelse innebär inte med automatik att nämnden ska sammankallas. Nämnden kan även samlas utan att en extraordinär händelse är aktuell. Om både ordföranden och vice ordförande har förhinder att närvara får krisledningsnämnden sammankallas på begäran av enskild ledamot. Nämnden kan sedan besluta om den ska träda i funktion. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder/utskott i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Man får endast överta verksamhetsansvar och beslutanderätt om det oundvikligen erfordras för att komma till rätta med situationen. Nämndens beslut ska anmälas vid närmast följande kommunstyrelse - eller kommunfullmäktige sammanträde. Ordföranden eller om denne har förhinder vice ordförande får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. När krisledningsnämnden trätt i funktion ska ett ledningsstöd kopplas till nämnden för att föra anteckningar. Nämnden beslutar om när extraordinär händelse upphör. Det kan också ske genom beslut i kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. Krisledningsnämndens uppgifter i stort Besluta om inriktning för kommunens krishantering. Ta beslut i de frågor där åtgärder får betydande ekonomisks konsekvenser, väsentliga miljövärden förstörs eller betydande enskilda intressen skadas. Besluta i principiella frågor. Ta beslut om ändrade servicenivåer och omfördelning av kommunens resurser. Vid behov begära externt stöd. Besluta om stöd till enskilda. Vid utlämnande av information från krisledningsnämnden gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Krisledningsnämndens beslut kan överklagas. Nämndens verksamhet omfattas av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och av den kommunala revisionen.

7 Krisledningsstaben Krisledningsstaben träder i kraft vid en extraordinär händelse eller behov av övergripande ledning då ett stort informationsbehov föreligger. Deltagagande tjänstemän har ett operativt ansvar vilket följer ordinarie tjänsteutövning. Staben är också ett tjänstemannastöd för krisledningsnämnden. Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ska ha motsvarande ansvar under kris och höjd beredskap. Krisledningsstaben består av kommunchef, sektorchefer, personalchef, IT-chef, Informationsansvarig samt kanslipersonal Andra berörda funktioner kan adjungeras. Krisledningsstabens uppgifter Ta fram beslutsunderlag och förbereda dragningar till uppdragsgivaren. Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget genom att analysera inkommen information. Samordna olika ledningsorgan i och utanför kommunen. Producera och distribuera intern och extern information. Dokumentera beslut och händelser, samt delge och följa upp verkställda beslut. Bedöma utvecklingen och på sikt planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering). Planera för åtgärder på längre sikt och för uthållighet i organisationen. Planera för avveckling av krisledningsorganisationen. Geografiskt områdesansvar Samverkan med andra organisationer Kommunens sektorer har det samlade verksamhetsansvaret och ska kunna säkerställa att viktig och livsnödvändig kommunal verksamhet alltid kan tillhandahållas. Detta ska ske genom förmåga att tillgodose särskilda behov, t ex. information. Länsstyrelsen ska, tillsammans med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, ge kommunerna det stöd de behöver för att klara sitt verksamhetsansvar. Valdemarsviks kommun har målsättningen att utifrån det geografiska områdesansvaret förstärka samverkan med andra organisationer. Kommunens områdesansvar innebär att ta initiativ till och arbeta för att all krishantering inom kommunens geografiska område samordnas. För att klara av detta tar kommunen initiativ till att bilda krishanteringsråd. I den sociala samverkansgrupp som finns i kommunen är flera organisationer representerade som är viktiga för samverkan vid en extraordinär händelse. Det är Region Östergötland och Polisen som Räddningstjänst och Svenska kyrkan. Kommunen är sammankallande och även representanter från kommunens tre sektorer delta i gruppen. Gruppens uppdrag är att arbeta med både aktuella och framtida samverkansfrågor. Det finns förutsättningar för att skapa en samlad lägesbild även i kristid genom samverkansorgan som finns inom kommunens geografiska område.

8 POSOM-grupp POSOM står för psykiskt och socialt omhändertagande och innebär att samhällets samlade resurser ska samordnas i syfte att erbjuda de behövande god service och vård. Gruppen består av representanter från Valdemarsviks kommun (sektor stöd och omsorg och sektor barn, utbildning och arbetsmarknad), primärvården, polisen och kyrkan. POSOMgruppen leds av chefen för sektor stöd och omsorg med IFO-chefen som ersättare. POSOM-gruppen kan kallas in vid en akut händelse inom Valdemarsviks kommuns geografiska område eller när personer med folkbokföringsadress inom Valdemarsviks kommuns geografiska område är inblandade eller indirekt berörda av händelse på annan plats och som är i behov av psykologisk hjälp, då inte normal organisation bedöms vara tillräcklig. Detta innebär att respektive chef har ett ansvar för sin verksamhet och därmed ansvar att finna lämpliga åtgärder i den befintliga organisationen innan POSOM-gruppen aktiveras. Målet med POSOM s verksamhet är att ta hand om och stödja drabbade människor vid större olyckor och katastrofer för att på sikt förebygga psykisk ohälsa. Enstaka händelser i verksamheterna hanteras i första hand av respektive chef. Krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande (då ordinarie ordförande har förhinder), kommunchefen och chefen för sektor vård- och omsorg har rätt att inkalla och aktivera POSOM-gruppen.

9 Krisledningsorganisation i Valdemarsviks kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE KRISLEDNGSNÄMND KS-AU KRISLEDNINGSSTAB POSOM EXTERN SAMVERKAN *Kommunchef *Sektorchef SO *Länsstyrelsen *Sektorchefer *Chef elevhälsan *RTÖG *Personalchef *Polis *Andra kommuner *Säkerhetssamordnare *Primärvården *MSB *Kommunsekreterare *Kyrkan *Statliga myndigheter *Informationsansvarig *Frivilliga organisationer INTERNA RESURSER SEKTORER *verksamhetschefer *personal *social samverkansgrupp *säkerhetsgrupp *stödpersoner

10 Information/Rapportering Enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778) är kommunen skyldig att planera för hur allmänheten ska varnas och informeras vid allvarliga olyckor. Om allmänheten ska varnas via VMA (viktigt meddelande till allmänheten) görs detta av RTÖG i samverkan med kommunen. Utskick av informationsmeddelande beslutas av krisledningsstaben. Kommunens informationsansvarige har att på uppdrag av krisledningsstaben eller kommunchefen organisera kommunens informationsinsatser, att säkerställa att myndighetsinformation hanteras och att dokumentation av beslut sker. Följande funktioner/uppgifter ska normalt hanteras: Upplysningscentral genom sociala medier, telefon, hemsida mm. Interninformation genom intranät, mail mm. Kriswebb, WIS, för att följa händelseutveckling och nyhetsflöde. Media genom pressmeddelande, presskonferenser mm. Kommunen ska säkerställa förmågan att ta emot och dela information till berörda aktörer i en krissituation. Detta ska genom Rakelapparater för talad information och genom det digitala systemet WIS för skriftlig information. Rapportering gällande aktuellt läge och händelseutveckling samt vidtagna och planerade åtgärder ska kunna ske regelbundet till Länsstyrelsen och andra aktörer vid extraordinära händelser. Ekonomi/Redovisning Samtliga kostnader bör i princip redovisas på ett konto. Detta ger möjlighet att direkt se vad beslut och åtgärder kostat och underlättar arbetet om statsbidrag ska sökas. Om viss andel av åtgärderna i efterhand bedöms normala kan motsvarande andel genom omföring debiteras respektive sektors eller bolags ordinarie redovisning för verksamheten. Personalförsörjning Krisledningsstaben ska i ett tidigt skede av en händelse analysera hur insatta resurser förväntas nyttjas i omfattning och tid. Personalenheten planerar för arbetet i skift över tid och en plan tas fram för hur funktioner inom krisledningsstaben ska avlösas. Inom kommunens egen organisation finns en samordningsgrupp för säkerhetsfrågor med representanter från respektive sektor att tillgå som en extra resurs. De samlade resurserna inom de kommunala sektorerna disponeras vid extraordinära händelser eller allvarlig störning i kommunen. Sektorerna har att inventera den personal som kan ställas till förfogande utan att andra viktiga funktioner åsidosätts. Om kommunens egna personalresurser inte räcker till ska förstärkning i första hand tryggas genom samverkan med andra kommuner Ledningsplatser Ledning ska så långt möjligt ske från ordinarie ledningsplatser/lokaler. Vissa lokaler är dock särskilt förberedda och kan nyttjas efter beslut av krisledningsstaben eller krisledningsnämndens ordförande enligt följande:

11 Krisledningsnämnden: IT salen/it enheten Funkishuset Krisledningsstaben: Personalrum/IT enheten Funkishuset Sektors ledning: Arbetsrum IT chef/it enheten Funkishuset Upplysningscentral: Labb-rum/IT enheten Funkishuset Presscentra: Stora studion/it enheten Funkishuset Kommunens växel förflyttas till receptionen på IT enheten Funkishuset. Växeln kommer att samverka med upplysningscentralen. Larmning Kommunens krisledningsnämnd eller krisledningsstab har ingen jour eller beredskap. Kommunen har via avtal med kommunalförbundet RTÖG (räddningstjänsten) tillgång till TIB (tjänsteman i beredskap) som oftast är den person som upplyser kommunchefen om inträffad händelse. Kännedom om en inträffad oönskad händelse kan annars erhållas på många olika sätt. När förtroendevald person eller anställd person inom kommunen får kännedom om en särskild händelse eller extraordinär händelse, ska man förvisa sig om att kommunens ledning är informerad om det inträffade. Larm om det inträffade sker direkt via 112 eller annars informerar man sin närmaste chef. Ordföranden i krisledningsnämnden eller om denne har förhinder, vice ordföranden, bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Kommunchefen eller annan representant inom krisledningsstaben har att vid behov skyndsamt sammankalla staben. Samverkan Kommunens sektorer kan sammanfattas i kommunens verksamhetsansvar. Det handlar om att kunna säkerställa att oumbärlig kommunal verksamhet alltid kan genomföras genom förmåga att tillgodose särskilda behov, till exempel information. Länsstyrelsen tillsammans med MSB (myndigheten för samhällsskydd och beredskap) ska ge kommunerna det stöd de behöver för att klara sitt verksamhetsansvar. Kommunens områdesansvar innebär att ta initiativ till och arbeta för att all krishantering inom kommunens geografiska område samordnas. För att klara av det geografiska områdesansvaret och samordningsrollen bör kommunen se till att ett krishanteringsråd bildas. Omfall alternativ händelseutveckling Det är viktigt att krisledningen har beredskap för alternativ händelseutveckling, det vill säga omfallsplanering. Omfall kan bygga på olika variabler som händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten berörs. Avveckling och efterarbete Så snart den ordinarie organisationen har möjlighet att leda verksamheten ska kommunen återgå till normala verksamhetsformer. Krisledningsnämnden beslutar om att avveckla staben. Staben kan fortsätta stödja kommunchefen i arbetet även då krisledningsnämnden har trätt ur funktion.

12 Utvärdering av händelsen bör påbörjas snarast möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att genomföra utvärderingen. I utvärderingsarbetet bör allt material av till exempel dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit bör intervjuas och samverkande myndigheter och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisationen och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar redovisas för kommunstyrelsen som beslutar om åtgärd. Utvärderingen delges andra berörda parter. Uppföljning Enligt lagen om extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap för kommuner och landsting (2003:833) har kommunen skyldighet att för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur man ska hantera extraordinära händelser. Planen ska baseras på respektive sektors risk- och sårbarhetsanalys för all verksamhet som måste kunna upprätthållas. Kommunstyrelsen är ansvarig för innehållet i denna plan, att den efterlevs och att den revideras. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) genomför en årlig uppföljning av kommunernas beredskapsförmåga utifrån den målbild som fastställts i överenskommelse mellan staten och kommunförbundet.

13 Plan för övning och utbildning 2016--2018 I andra kapitlet 8 (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap framgår att kommuner och landsting ska ansvara för att förtroendevalda och anställd personal inom hela kommunen får den utbildning och övning som behövs. Valdemarsviks kommun har ansvar att säkerställa att samtliga kommuninvånare får godtagbar service oavsett händelse eller situation som samhället kan utsättas för. Om kommunen ska kunna klara denna uppgift ska de förtroendevalda (kommunens krisledningsnämnd) och anställd personal kontinuerligt öva sin krisberedskap/krisledningsförmåga. Syfte Syfte med utbildnings - och övningsplan är följande: att utveckla förmågan hos kommunens förtroendevalda/anställda vid en extraordinär händelse i fredstid och höjd beredskap. att utveckla samverkansrutiner mellan kommunen och andra myndigheter, organisationer och företag på ett sådant sätt att alla hjälpresurser utnyttjas oavsett organisatorisk tillhörighet. att öka kunskaperna om risker och hot inom den egna kommunen och därmed verka för ett ökat risk- och sårbarhetstänkande. Detta för att minska risken för skador på människor och viktiga samhällsresurser. att övning och utbildning ska ses som en del i en process där gjorda erfarenheter ger upphov till konstruktiva diskussioner och lösningar inom säkerhetsarbetet på både lokal nivå men framförallt på den egna verksamhetens område. Tidsintervall för övning Inriktning på övning/utbildning Hela krisledningen ska övas en gång vartannat år. Larmövning med krisledningen ska genomföras minst en gång vart annat år. Krisledningsnämnden ska i seminarieform fortbildas en halvdag vart annat år. Stabspersonal och övriga nyckelpersoner ska utbildas och övas minst en heldag vartannat år. Den kommunala krisledningen behöver regelbundet öva in-larmning, stabsmetodik enligt mål, metod, resursmodellen (MMR). Särskilt fokus kommer att läggas på informationsprocesserna under 2018. Mandatperioden År 2016 År 2017 År 2018 Hela krisledningen -- Regional -- övning i november. Krisledningsnämnden Seminarie Larmövning. fallövning i maj. Staben Stabsmetodik MMR modellen Stabsmetodik MMR modell flera tillfällen Stabsmetodik MMR modellen flera tillfällen. Larmövning.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (8) KF-ÖF.2017.1 100 Inspektion enligt 20 förmynderskapsförordningen (1995:379) av överförmyndaren i Valdemarsviks kommun Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-07-25 KF-ÖF.2017.1 100 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsen Yttrande Länsstyrelsens inspektion av kommunens överförmyndarverksamhet Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige godkänner informationen. Ärendebeskrivning Länsstyrelsen har den 24 april 2017 genomfört en inspektion av överförmyndarverksamheten i Valdemarsviks kommun. Förutom länsstyrelsens representanter var överförmyndaren med ersättare närvarande vid inspektionen. Underlag för inspektionen var den årsredogörelse som insänts till länsstyrelsen, protokoll från föregående inspektion, anmälningsärenden som länsstyrelsen hanterat sedan föregående inspektion samt den stickprovsundersökning som genomfördes i anslutning till inspektionsbesöket. I sitt inspektionsprotokoll daterat 2017-05-17 påpekar länsstyrelsen att de fel och brister som uppmärksammats vid inspektionen bör korrigeras så snabbt som möjligt. Länsstyrelsen riktar kritik mot kommunen vad gäller: Dröjsmål i överlämnandet av ansökan om ställföreträdarskap till tingsrätten. Rutiner saknas beträffande tillgångsförteckning och årsräkning avseende förmynderskapsärenden. Överförmyndaren avser att ändra rutinen gällande ansökan om ställföreträdarskap och även ta fram en ny rutin avseende tillgångsförteckning och årsräkning vid förmyndarskapsärenden. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare

Rättsenheten Protokoll 2017-05-17 sid 1 (6) 203-3282-17 Överförmyndaren Valdemarsviks kommun 615 80 Valdemarsvik Inspektion enligt 20 förmynderskapsförordningen (1995:379) av överförmyndaren i Valdemarsviks kommun Länsstyrelsen företog den 24 april 2017 inspektion hos överförmyndaren i Valdemarsviks kommun. Närvarande vid inspektionen var överförmyndaren Lars Beckman och ersättare Christina Gårdebäck Stork. Från Länsstyrelsen deltog länsjuristerna Louise Dahlgren och Malin Reinhold. Underlag för inspektionen var den årsredogörelse som insänts till Länsstyrelsen, protokoll från föregående inspektion, anmälningsärende som Länsstyrelsen hanterat sedan föregående inspektion samt den stickprovsgranskning som genomförts i anslutning till inspektionsbesöket. Årsredogörelse Organisation m.m. Överförmyndaren och dennes ersättare arvoderas för 50 respektive 20 procent av en årsarbetskraft. De anpassar sin arbetsinsats utefter verksamhetens behov. Deras arbetsinsats motsvarar troligtvis fler timmar än vad de arvoderas för. Verksamheten är öppen för allmänheten på tisdagar och torsdagar. Det går även övriga dagar att nå överförmyndaren per telefon eller genom besök. När överförmyndaren inte finns på plats kan handlingar lämnas in eller hämtas ut hos kommunens expedition. Både överförmyndaren och ersättaren har tagit del av Explizits utbildningsmaterial och deltagit i utbildningar arrangerade av Jan Wallgren. De deltar även i länsträffar och möten med Föreningen Sveriges Överförmyndare. De mottar information från Länsstyrelsen. Det finns även ett utbyte av information med överförmyndarverksamheterna i grannkommunerna. Diarieföring och dokumenthantering m.m. Överförmyndarverksamheten använder systemet Wärna för diarieföring och ärendehantering. För att bevaka att handlingar inkommer i rätt tid används systemets påminnelsefunktion, vilket upplevs fungera väl. Postöppning sker tisdagar och torsdagar. Överförmyndaren är ofta på plats andra dagar i veckan och öppnar i sådana fall posten även dessa dagar. Alla kuvert som inlämnats till expeditionen stämplas av kommunens receptionist. Handlingar avseende ställföreträdarskap diarieförs och tillförs personakten omedelbart efter postöppning. E-postmeddelande rörande specifikt ställföreträdarskap diarieförs, skrivs ut och läggs till POSTADRESS: BESÖKSADRESS: TELEFON: E-POST: WWW: 581 86 LINKÖPING Östgötagatan 3 010-22 35 00 ostergotland@lansstyrelsen.se lansstyrelsen.se/ostergotland

sid 2 akten. Besök dokumenteras i en liggare. Framkommer relevanta uppgifter vid besök eller telefonsamtal sker dokumentation genom tjänsteanteckning. Akterna förvaras i låsta, brandsäkra arkivskåp. Det pågår ett arbete med att ta fram gallringsföreskrifter. Verksamhetens omfattning Överförmyndaren har 171 öppna ärenden, varav 95 godmanskap enligt 11 kap. 4 föräldrabalken (FB), 41 godmanskap för ensamkommande barn, 31 förmynderskap, 6 förvaltarskap och 2 godmanskap enligt 11 kap. 2 FB. Antalet godmanskap för ensamkommande barn har minskat från föregående år. Rutiner vid ansökan respektive anmälan om anordnande av ställföreträdarskap Ansökningar och anmälningar har handlagts på samma sätt. Överförmyndaren utreder genom att bl.a. begära in läkarintyg och anhörigintyg. Handläggningen kan ta upp till tre månader om läkarintyg dröjer. Länsstyrelsen upplyste vid inspektionsbesöket om att en ansökan som inkommer till överförmyndaren från någon som är behörig att ansöka enligt 11 kap. 15 FB ska betraktas som en felsänd handling och överlämnas direkt till tingsrätten. Inkommer en anmälan om anordnande av ställföreträdarskap till överförmyndaren, exempelvis från socialtjänsten, ska överförmyndaren utreda om det finns behov av ett anordnande innan en eventuell ansökan ges in till tingsrätten. Överförmyndaren informerade vid besöket att rutiner för handläggning av ansökningar ska ändras i enlighet med vad Länsstyrelsen anfört. Ställföreträdare Överförmyndaren har hittills inte haft några större problem att rekrytera ställföreträdare. Rekrytering sker genom utbildning- och informationsträffar, personkännedom, personliga nätverk, annons i lokaltidning och kommunens hemsida. Vid prövning av ställföreträdares lämplighet begärs utdrag från belastningsregistret, samt från Kronofogdens och socialförvaltningens register. Överförmyndarens personliga kännedom om tilltänkta ställföreträdare beaktas också vid lämplighetsprövningen. Överförmyndaren håller intervju med tilltänkt ställföreträdare. Den ställföreträdare som har flest uppdrag har sju stycken. Det finns ingen uttalad maxgräns för hur många uppdrag som högst skulle kunna tillåtas, men i vart fall inte mer än tio stycken. Överförmyndaren erbjuder ställföreträdarna två utbildningstillfällen per år. I februari erbjuds utbildning som är riktad mot upprättande av årsräkningen. Vid behov och när överförmyndaren har fått del av ny information underrättas ställföreträdarna. När nya ställföreträdare anmäler intresse informerar överförmyndaren om att det finns en godmansförening i Norrköping.

sid 3 När det inkommer klagomål mot ställföreträdare gör överförmyndaren en tjänsteanteckning i akten. Om det behövs förs samtal och det görs en utredning av berörda parter. Ingen ställföreträdare har entledigats eller polisanmälts. Granskning av årsräkningar Ungefär 90 procent av årsräkningarna för redovisningsår 2015 inkom inom föreskriven tid. Den första påminnelsen skickades ut i slutet på mars 2016. Vid begäran ger överförmyndaren regelmässigt anstånd till den 31 mars. Samtliga årsräkningar var granskade till den 30 april 2016. Cirka tio årsräkningar granskades med anmärkning. Länsstyrelsen upplyste att JO uttalat bl.a. följande om åtgärder för att få in årsräkningar. Första påminnelsen bör skickas ut i början av mars. Eventuellt vitesföreläggande bör utfärdas i god tid före sommaren. Om en årsräkning inte inkommer i tid kan det vara ett tecken på att ställföreträdaren inte sköter sitt uppdrag (se JO:s protokoll den 24 april 2008, dnr 1202-2008). Arvodesbeslut Arvodesbeslut skickas till huvudmannen om denne ska stå för någon del av beloppet. Det finns alltid överklagandehänvisningar med i besluten. Rutiner vid ansökan om samtycke till försäljning av fastigheter/bostadsrätter Ansökan om försäljning av fastigheter eller bostadsrätter inkommer från ställföreträdaren. Överförmyndaren inhämtar yttrande från anhöriga. Därefter tar överförmyndaren ställning till om denne ska samtycka till försäljningen. Om försäljningen inte sker på den öppna marknaden tas två oberoende värderingar in. Rutiner vid ansökan om samtycke till medelsplacering Överförmyndaren förordar försiktighet vid medelsplacering. Förfrågan och underlag ska ges in till överförmyndaren, som sedan eventuellt ger ett godkännande till placeringen. Rutiner för huvudmannens konton m.m. I samband med granskning av årsräkning och vid mottagande av förteckning vid upprättade av nya akter sker kontroll av överförmyndarspärr. Kvitton krävs vid uttag från överförmyndarspärrade konton. Kvitton begärs inte in för godmansersättning eftersom det framgår av årsräkningen. När det gäller uttag från omyndigs konton begärs kvitton alltid in. Inkommer inte kvitto beviljar överförmyndaren inte ytterligare uttag. På transaktionskonton får det normalt finnas upp till 25 000 kronor. När det är motiverat får större belopp tillfälligt finnas på kontot. Ibland ger överförmyndaren muntliga godkännanden till innehav av större belopp, vilket dokumenteras i tjänsteanteckning. Vid utbetalning av försäkringsmedel till omyndiga tar överförmyndaren emot besked från försäkringsbolaget och lägger därefter upp en akt. Tillgångarna placeras på konton med överförmyndarspärr. Föräldrarna ges information. Överförmyndaren har inte någon rutin för att begära in tillgångsförteckning eller årsräkning. Det finns inte heller någon rutin för att befria från att ge in dessa handlingar.

sid 4 Länsstyrelsen informerar att enligt 13 kap. 2, 3 och 14 FB ska tillgångsförteckning och årsräkning ges in till överförmyndaren. Har överförmyndaren beviljat undantag från att inkomma med dessa handlingar enligt 13 kap. 9 3 st. och 16 FB bör det dokumenteras i akten. Ensamkommande barn Det finns två kommunala boenden. Därutöver finns det barn som bor i familjehem eller hos släktingar. Med anledning av minskat antal ensamkommande barn kommer ett boende att läggas ner. Överförmyndaren låter barnet yttra sig i ärenden om förordnade av god man genom att bjuda in barnet till ett möte. Tolk deltar per telefon. När ett barn erhåller permanent uppehållstillstånd underrättar överförmyndaren socialnämnden om att förutsättningar föreligger för att ansöka om särskild förordnad vårdnadshavare. Stickprovsgranskning Länsstyrelsen har djupgranskat tio akter (akt 67, 99, 130, 147, 154, 171,181, 207, 222 och 309). Granskningen har avsett de två senaste åren. Därutöver har Länsstyrelsen särskilt granskat handläggningstiden för granskning av årsräkningar i fem akter (akt 8, 22, 37, 49 och 134). Granskningen ger Länsstyrelsen anledning till följande generella synpunkter och konstateranden. Vid granskning av årsräkningarna för 2014 har det inte angetts på årsräkningarna vid vilket datum som granskningen skett. Länsstyrelsen noterar att datum angetts vid granskning för räkenskapsåren 2015 och 2016. Av 16 kap. 4 FB framgår att överförmyndaren ska göra anteckning om verkställd granskning på bl.a. årsräkningar och sluträkningar. Vidare framgår av förarbetena till lagen att det av anteckningar som överförmyndaren ska göra bör framgå när granskningen har ägt rum samt att det bör anges om granskningen inte föranlett anmärkning (prop. 1993/94:251 s. 281 f.). Av dagboksbladen framgår när årsräkningar inkommit till överförmyndaren samt vilket aktbilagenummer som handlingen har tilldelats. Vid genomgång av akterna framgår att angivna aktbilagor för årsräkningar även innefattar andra handlingar, såsom arvodesbegäran. Eftersom posterna på dagboksblad avser att motsvara de handlingar som finns i akterna bör överförmyndaren överväga att förtydliga på dagboksbladen när posten årsräkning även innefattar andra handlingar. I arvodesbesluten anges två poster, dels totalbelopp för arvode som benämns ekonomisk förvaltning, dels övrig ersättning. Det konstateras att det inte är fel att enbart uppge totalbeloppet för arvode, men att det är lämpligt att besluten innehåller de poster som ett förordnande kan innefatta, det vill säga bevaka rätt, sörja för person och förvalta egendom. Detta för att tydliggöra vad arvodet avser.

sid 5 Överförmyndarens ställningstagande vid omprövning av förvaltarskap avseende år 2015 har inte dokumenterats i akterna. Däremot har de årliga ställningstagandena dokumenterats avseende åren 2016 och 2017. Överförmyndaren upplyste att rutin med att dokumentera ställningstaganden infördes efter påpekande av Länsstyrelsens under föregående inspektionsbesök år 2016. Länsstyrelsen anser att det är positivt att rutinen har införts och betonar vikten av att även fortsättningsvis vidhålla denna. I två av akterna, aktnummer 130 och 147, förekommer det namn på andra huvudmän än den som akten rör. Överförmyndaren har maskerat dessa. Länsstyrelsen konstaterar att maskeringen inte kan anses vara tillräcklig eftersom det fortfarande går att utläsa övriga huvudmäns namn. Överförmyndarnämnden bör således tillse att en fullständig maskering av andra huvudmäns namn sker. Utöver ovanstående generella synpunkter har Länsstyrelsen ytterligare påpekande avseende följande akter. Akt 67, förvaltarskap Av dagboksbladet framgår att årsräkningen för 2015 inkom till överförmyndaren den 12 februari 2016 och samma dag färdiggranskades den utan anmärkning. Handlingen har dock ankomststämplats den 22 februari 2016 och anges ha granskats med anmärkning. Överförmyndaren upplyste att handlingen troligtvis stämplats med fel datum samt att rutan för anmärkning felaktigt blivit ikryssad. Akt 99, förmynderskap Av dagsboksbladet framgår att ställföreträdaren inte är redovisningsskyldig. I akten finns varken någon tillgångsförteckning eller årsredovisning. Det framgår inte heller att överförmyndaren har fattat något beslut om befrielse att inge dessa handlingar. Akt 130, godmanskap enligt 11:2 FB Den gode mannen har slutfört det uppdrag som förordnandet avsåg. Sluträkningen har inlämnats den 8 januari 2016. Samma dag har överförmyndaren granskat handlingen. Uppdraget har därmed upphört och överförmyndaren borde, enligt 16 kap. 8 FB, ha överlämnat redovisningshandlingarna till den som är behörig att ta emot dem. Akten skulle således ha varit avslutad. Akt 147, förmynderskap I ärendet har det gjorts en felaktig överflyttning av en akt till en annan kommun. Vid inspektionen framkom att överförmyndaren inte har någon tydlig rutin för överflyttning av akter. Enligt 6 förmynderskapsförordningen ska en överförmyndare sända över akten till behörig överförmyndare. Överförmyndaren bör göra en kontroll i folkbokföringen innan en akt överflyttas till en annan kommun. Akt 222, godmanskap enligt 11:4 FB Av dagboksbladet framgår att ärendet har överflyttats från Vimmerby. Av handlingarna i akten framgår istället att ärendet har överflyttats från Åtvidaberg. Av dagsboksbladet går det att utläsa att årsräkningen för 2014 har inkommit till överförmyndaren. Av anteckningar på årsräkningen framgår att den är granskad, men detta framgår inte av dagboksbladet. Granskningen av årsräkningen bör motsvara en post på dagboksbladet.

sid 6 JO har uttalat att ett dagboksblad ska vara utformat på ett sådant sätt att det är möjligt att med tillgång till endast dagboksbladet fastställa vilka handlingar som kommit in och upprättats i ärendet (se bl.a. JO:s beslut den 5 maj 2009, dnr 1744-2007). I samband med byte av god man har flera handlingar i akten enligt dagboksbladet tilldelats aktbilagenummer 7. Varje inkommen och upprättad handling bör ha ett eget aktbilagenummer och motsvara en post på dagboksbladet. Av dagboksbladet framgår att sluträkningen som inlämnats efter bytet av god man har granskats utan anmärkning. Granskningen har dock inte antecknats på handlingen. Länsstyrelsen betonar vikten av att uppgifter om nämndens ställningstaganden vid granskning dokumenteras på ett lämpligt sätt. I akten påträffades en anteckning från den 28 april 2015 som inte diarieförts. Vid inspektionen upplyste överförmyndaren att den utgör en minnesanteckning och inte en tjänsteanteckning. Länsstyrelsen konstaterar att akter ska vara ordnade på lämpligt sätt enligt 17 förmynderskapsförordningen. Det är därför av betydelse att hålla minnesanteckningar åtskilda från övriga handlingar i akten. Sammanfattande synpunkter De fel eller brister som uppmärksammats i handläggningen bör i förekommande fall korrigeras. Länsstyrelsen finner skäl att rikta kritik mot överförmyndaren vad gäller dröjsmål att överlämna ansökan om att ordna ställföreträdarskap till tingsrätten och att det saknas rutiner avseende förmynderskapsärenden beträffande tillgångsförteckning och årsräkning. Övrigt I enlighet med vad Riksrevisionen rekommenderar i sin rapport Länsstyrelsernas tillsyn av överförmyndare (RIR 2006:5) sänds detta protokoll även till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Louise Dahlgren Länsjurist Malin Reinhold Länsjurist Detta beslut har bekräftats digitalt och saknar därför namnunderskrifter. Expedieras till: Kommunfullmäktige, Valdemarsviks kommun, 615 80 Valdemarsvik Kommunstyrelsen, Valdemarsviks kommun, 615 80 Valdemarsvik Kopia till: Öfm-pärmen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (9) KS-SA.2017.65 805 Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 55 KS-SA.2017.65 805 Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen beviljar bidrag med 6 000 kronor till Sverok Östergötland. Medlen tas från kommunstyrelsens reserv. 2. Biblioteket ges i uppdrag att utvärdera projektet i kommunen. Ärendebeskrivning Sverok Östergötland ansöker om ett bidrag om sammanlagt 6 000 kronor till Fantastikens (rik fantasiverksamhet) månad i Valdemarsvik. Syftet med projektet är att genom en nationell satsning under november månad tillsammans med bibliotek få fler barn och unga att upptäcka och utforska fantastikens genrer och med hjälp av dem utveckla sitt egna läsande och skrivande. Medel för detta ryms inte i budgeten för föreningsbidrag. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration 2017-07-25. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Akten Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-07-25 KS-SA.2017.65 805 Ert datum Ert Dnr Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg 0123-191 15 eva.ljungberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt Förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen beviljar bidrag med 6 000:- till Sverok Östergötland. Medlen tas från kommunstyrelsens reserv. Ärendebeskrivning Sverok Östergötland ansöker om ett bidrag om sammanlagt 6 000:- till Fantastikens (Rik fantasiverksamhet) i Valdemarsvik. Syftet med projektet är att genom en nationell satsning under november månad tillsammans med bibliotek få fler barn och unga att upptäcka och utforska fantastikens genrer och med hjälp av dem utveckla sitt egna läsande och skrivande. Bifogar reglerna gällande Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt. Medel för detta ryms inte i budgeten för föreningsbidrag. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Adm handläggare Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Storgatan 37 0123-191 00 kommun@valdemarsvik.se 212000-0431 563-5107 Valdemarsvik Telefax Webbadress 0123-191 04 valdemarsvik.se

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (10) KS-SA.2017.70 042 Årsredovisning 2016 för Gusums Bruksmuseum Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 60 KS-SA.2017.70 042 Årsredovisning 2016 för Gusums Bruksmuseum Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen för ställningstagande. Ärendebeskrivning Gusums Bruksmuseum har överlämnat redovisning av verksamhetsåret 2016, innehållande: Verksamhetsberättelse Ekonomisk redovisning Revisionsberättelser Enligt gällande stadgar ska kommunfullmäktige besluta om ansvarsfrihet för styrelsen. Stiftelsens revisorer har varken tillstyrkt eller avstyrkt att resultaträkningen och balansräkningen fastställs. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration 2017-08-17. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-17 KS-SA.2017.70 042 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Årsredovisning 2016 för Gusums Bruksmuseum Förslag till beslut 1. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott för ställningstagande. Ärendebeskrivning Gusums Bruksmuseum har överlämnat redovisning av verksamhetsåret 2016, innehållande: Verksamhetsberättelse Ekonomisk redovisning Revisionsberättelser Enligt gällande stadgar ska kommunfullmäktige besluta om ansvarsfrihet för styrelsen. Stiftelsens revisorer har varken tillstyrkt eller avstyrkt att resultaträkningen och balansräkningen fastställs. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare Beslutet skickas till Gusums Bruksmuseum Akten

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (11) KS-SA.2017.53 Motion - Vad händer med de motioner som kommunfullmäktige säger ja till? Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 56 KS-SA.2017.53 Motion - Vad händer med de motioner som kommunfullmäktige säger ja till? Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige bifaller motionen och redovisning av bifallna motioner ska ske enligt förslag nedan. Ärendebeskrivning Motionen Anna Nilsson (M) lämnade in rubricerad motion till kommunfullmäktige den 29 maj 2017. I motionen föreslås att kommunfullmäktige ska ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur bifallna motioner kan redovisas för kommunfullmäktige. Förslag Motionen bifalls och bifallna motioner redovisas vid kommunfullmäktiges aprilsammanträde varje år. Då redovisas vad som hänt med bifallna motioner under ett år. Denna rutin börjar tillämpas vid aprilsammanträdet med kommunfullmäktige 2018 då de motioner som bifallits sedan april 2017 redovisas. Kansliet ansvarar för att en sammanställd redovisning sker. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration 2017-07-25. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-07-25 KS-SA.2017.53 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Motion - Vad händer med de motioner som kommunfullmäktige säger ja till? Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige bifaller motionen och redovisning av bifallna motioner ska ske enligt förslag nedan. Ärendebeskrivning Motionen Anna Nilsson (M) lämnade in rubricerad motion till kommunfullmäktige den 29 maj 2017. I motionen föreslås att kommunfullmäktige ska ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur bifallna motioner kan redovisas för kommunfullmäktige. Svar Motionen bifalls och förslag till redovisning lämnas här. Förslag Bifallna motioner redovisas vid kommunfullmäktiges aprilsammanträde varje år. Då redovisas vad som hänt med bifallna motioner under ett år. Denna rutin börjar tillämpas vid aprilsammanträdet med kommunfullmäktige 2018 då de motioner som bifallits sedan april 2017 redovisas. Kansliet ansvarar för att en sammanställd redovisning sker. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-09-11 (12) KS-SA.2017.54 101 Motion - Se över tjänstemannaorganisationen Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 58 KS-SA.2017.54 Motion - Se över tjänstemannaorganisationen Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige avslår motionen. Reservation Anna Nilsson (M) och Jenny Ek (C) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt eget förslag Ärendebeskrivning De fyra allianspartierna har genom Anna Nilsson (M), Leif Jonsson (KD), Jenny Ek (C) och Helena von Schantz (L), inkommit med en motion i vilken man föreslår att en översyn av tjänstemannaorganisationen ska göras. Av motionen framgår bland annat att alliansen upplever att organisationen har svällt och att viktiga funktioner upprätthålls av konsulter. Allianspartierna föreslår att kommunstyrelsen ska tillsätta en grupp för att se över tjänstemannaorganisationen. I januari 2014 infördes en ny tjänstemannaorganisation, som utgörs av tre sektorer, stab och en intern serviceavdelning. Sedan 2014 har kommunchefen tillsammans med sektorcheferna regelbundet aktualiserat frågor om organiseringen inom respektive verksamhet och en del mindre förändringar har skett. Arbetet med att skapa en funktionell organisation pågår ständigt och förändringar kan bero på ändringar i lagstiftning, ekonomiska förutsättningar eller behov av annan kompetens. Tidigare funktioner har upphört och nya funktioner skapats, vilket är ändringar som skett inom givna ramar. Det är kompetensbehov och effektiviseringar som styr utvecklingen av organisationen. Beslutet om den övergripande organiseringen av verksamheten är fattat av kommunstyrelsen. Det åligger förvaltningen och kommunchefen att inom den struktur som finns skapa en funktionell organisation för uppdragen. Diskussioner i frågan förs i kommunens ledningsgrupp och att skapa en politiskt sammansatt grupp för en översyn är därmed inte relevant. Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-08-23 KSAU 58 KS-SA.2017.54 Alliansen pekar i motionen på att kommunen köper in konsulttjänster till vissa funktioner, vilket är temporära lösningar i ett läge där efterfrågad kompetens inte kan rekryteras. Många kommuner har och har haft svårt att rekrytera personal med rätt kompetens under de senaste åren, Valdemarsviks kommun är inte unik i detta avseende. Förvaltningen strävar självklart efter att reducera konsultkostnader och arbetar aktivt för att hitta andra lösningar som leder till att vi bättre klarar kompetensförsörjningen i framtiden. Förslag och yrkanden Anna Nilsson (M) yrkar bifall till motionen. Beslutsgång Ordförande finner att det finns två förslag till beslut. Dels förvaltningens förslag om avslag till motionen och dels Anna Nilssons (M) förslag om bifall till motionen. Ordförande ställer de båda förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott antagit förvaltningens förslag att avslå motionen. Beslutsunderlag Skrivelse från kommunchefen 2017-08-08 med förslag till svar på motionen. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-08 KS-SA.2017.54 1(2) Tjänsteställe/Handläggare Kommunchef och Stab Monika Hallberg 0123-192 93 monika.hallberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Motion - Se över tjänstemannaorganisationen Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att avslå motionen. Ärendebeskrivning De fyra allianspartierna har genom Anna Nilsson (M), Leif Jonsson (KD), Jenny Ek (C) och Helena von Schantz (L), inkommit med en motion i vilken man föreslår att en översyn av tjänstemannaorganisationen ska göras. Av motionen framgår bland annat att alliansen upplever att organisationen har svällt och att viktiga funktioner upprätthålls av konsulter. Allianspartierna föreslår att kommunstyrelsen ska tillsätta en grupp för att se över tjänstemannaorganisationen. Organisationsfrågorna är ständigt aktuella. I januari 2014 infördes en ny tjänstemannaorganisation, som utgörs av tre sektorer, stab och en intern serviceavdelning. Sedan 2014 har kommunchefen tillsammans med sektorcheferna regelbundet aktualiserat frågor om organiseringen inom respektive verksamhet och en del mindre förändringar har skett. Arbetet med att skapa en funktionell organisation pågår ständigt och förändringar kan bero på ändringar i lagstiftning, ekonomiska förutsättningar eller behov av annan kompetens. Tidigare funktioner har upphört och nya funktioner skapats, vilket är ändringar som skett inom givna ramar. Det är kompetensbehov och effektiviseringar som styr utvecklingen av organisationen. Beslutet om den övergripande organiseringen av verksamheten är fattat av Kommunstyrelsen. Det åligger förvaltningen och kommunchefen att inom den struktur som finns skapa en funktionell organisation för

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-08-08 KS-SA.2017.54 2(2) uppdragen. Diskussioner i frågan förs i kommunens ledningsgrupp och att skapa en politiskt sammansatt grupp för en översyn är inte därmed inte relevant. Alliansen pekar i motionen på att kommunen köper in konsulttjänster till vissa funktioner, vilket är temporära lösningar i ett läge där efterfrågad kompetens inte kan rekryteras. Många kommuner har och har haft svårt att rekrytera personal med rätt kompetens med under se senaste åren, Valdemarsviks kommun är inte unik i detta avseende. Förvaltningen strävar självklart efter att reducera konsultkostnader och arbetar aktivt för att hitta andra lösningar som leder till att vi bättre klarar kompetensförsörjningen i framtiden. Monika Hallberg kommunchef