ARRANGEMANGS- GUIDE Er väg till ett bättre arrangemang Uppdaterad mars 2017
INNAN ARRANGEMANGET Första mötet träffas ni som har ansvaret för arrangemanget. Sammankallande är den som har huvudansvaret. På första träffen är det lämpligt att man planerar ett upplägg för hur man vill arbeta. Gå gemensamt igenom den här guiden, och gör ett första upplägg av arrangemanget utifrån den. Tolka guiden utifrån vilken typ av arrangemang ni arrangerar. Under kommande möten kommer ni att diskutera program, förläggning och säkerhet. Detta har vi fullt förtroende för att ni klarar av därför behandlas inte detta i guiden, men tänk gärna lite extra på säkerheten. Det finns några rader om säkerhet sist i guiden. Inbjudan Detta skall en inbjudan innehålla: - när arrangemanget börjar - när arrangemanget slutar - plats, samt hur man hittar dit - om det kostar något och hur man betalar - vad man ska ha med sig - när sista anmälningsdag är, hur man anmäler sig (ni vet bäst när sista anmälningsdagen ska vara) - vilka som arrangerar och vem man kan vända sig till för att ställa frågor Inbjudan får gärna också innehålla en bra beskrivning av arrangemanget så att man blir inspirerad att delta. Scouten ska veta vad han/hon anmäler sig till. En inbjudan skall gå ut till kårerna i god tid innan arrangemanget. Inbjudan ska mailas till kansliet, som sedan skickar ut den till kårerna och publicerar den på distriktets hemsida. Anmälan Anmälan brukar göras på distriktets hemsida. Distriktets kanslist gör ett anmälningsformulär. Ni diskuterar med kanslisten vilka uppgifter som behöver finnas med i formuläret. Kanslisten sammanställer anmälningarna och skickar deltagarlista till er. Deltagarlistor Alla ska vara med på deltagarlistan. Det vill säga även ni och alla som är funktionärer. Deltagarlistan omfattar: - Namn - Kår Det skall också framgå: - Vilket arrangemanget är - Tid - Årtal - Plats Dessa listor ska sedan korrigeras under arrangemanget så att de är korrekta. Deltagarlistorna ska sedan lämnas till kansliet senast 2 veckor efter att arrangemanget är genomfört.
Betalning Utmanararrangemang ska faktureras av kanslisten efter arrangmanget. Andra arrangemang kan faktureras eller att deltagarna betalar in avgiften till distriktets bankgiro 509-5294 i samband med anmälan. Budget Distriktet och distriktsstyrelsen är ytterst ekonomiskt ansvarig, vilket innebär att vinst tillfaller distriktet och förlust täcks av distriktet. Målet med en budget är att den skall gå plus minus noll. Därför måste en väl genomtänkt budget lämnas in till distriktet minst en månad innan arrangemanget. Budgetmall finns på hemsidan under rubriken service. Önskar man förskott kontaktar man kansliet. Förskott kan man få för mindre utgifter, huvuddelen av kostnaderna skall betalas via fakturor genom Snapphane Scoutdistrikt. Budgeten bör beräknas både på förväntat antal deltagare och antalet deltagare för att arrangemanget skall gå runt. För att ett arrangemang skall hålla god kvalité tänk på att fördela budgeten proportionerligt. Det vill säga fundera över vilken typ av arrangemang som ni gör och fördela därefter pengarna på ett sätt som gör att ert arrangemang håller bra kvalité för alla deltagare. Bidragssökning Distriktet har en Aktivitetsfond, vars syfte är att stötta distriktsarrangemang. I ansökan ska följande ingå: - en kortfattad beskrivning av arrangemanget - en budget - vem som är ansvarig för arrangemanget - datum, när arrangemanget är - för vem arrangemanget är tänkt - summan ni ansöker om Det finns ingen speciell ansökningsdatum, men ansökan bör göras i god tid innan inbjudan ska skickas ut. Ansökan ska skickas till kansliet. Distriktsstyrelsen tar beslut. Hur man ansöker i Aktivitetsfonden finns på distriktets hemsida under rubriken service. Utvärdering Efter arrangemanget är det dags för utvärdering. Detta är en viktig del i alla arrangemang, då det i utvärderingen konstateras vad som var bra, mindre bra och vad som kan förbättras till nästa gång. Utvärdering sker både från deltagarnas sida och från arrangörernas respektive funktionärernas sida. På Snapphanes hemsida finns utvärderingsmallar som man kan använda. Antingen rakt av eller omformulera för att passa arrangemanget. www.snapphane.se > Service > Blanketter Det är bra om man dessutom samlas efter allt är slut och pratar lite innan man åker hem när man har vissa tankar färskt i minnet. Man tenderar att glömma det som var dåligt och fokusera på det som var bra. Sedan åka hem och på sin kammare skriva en egen utvärdering.
Kansli Snapphane Scoutdistrikt har sitt kansli i Hässleholm. På kansliet arbetar distriktets kanslist, som ni kontaktar för att få administrativ hjälp. Kansliets öppettider finns på hemsidan http://snapphane.scout.se. 0451-858 62 snapphane@scoutdistrikt.se Finjagatan 19 281 50 Hässleholm Under arbetet med arrangemanget är kanslistens arbetsuppgifter: - Utskick av inbjudan - Publicera inbjudan på distriktets hemsida - Göra anmälningsformulär - Ta emot anmälningar - Skriva deltagarlista - Kontrollera inbetalningar/skriva fakturor - Kan hjälpa er med budgeten - Betalar kostnaderna för arrangemanget På kansliet finns ett rum för ca 10 personer. Det kan man använda vid planeringsmöte. Rummet bokas hos kanslisten. EFTER ARRANGEMANGET Redovisning Redovisning görs senast en månad efter genomfört arrangemang. Redovisningen skickas till kansliet. Redovisningen ska innehålla: - Deltagarlistor över alla deltagare, funktionärer, samt övriga. (dessa skall lämnas redan efter 2 veckor) - Ekonomisk redovisning: av utgifter som styrks av kvitton. eventuella resekostnader (f.n. 18:50kr/mil). eventuella förskott. - Verksamhetsberättelse, en mall för hur distriktet vill att man redovisar verksamhetsberättelsen finns att följa. - Utvärdering, sammanställning
SÄKERHET VID ARRANGEMANG Som arrangör bör du veta vilken säkerhet som behövs för arrangemanget. Följande är saker du bör tänka på för att deltagarna ska kunna delta tryggt. Vid arrangemang som sker utomhus med boende i tält eller vindskydd behöver du tänka på följande: Tältavstånd mellan boendetält ska vara 3 m. Tältavstånd till mattält där man använder gasspis eller eld ska vara 8 m. Deltagande grupper ska ha brandsläckare och brandfilt på plats och det ska vara väl utmärkt, ex med en röd lykta under natten och en skylt. Släckare bör vara av skumtyp för bästa resultat. Om man använder gas till matlagning ska detta märkas ut tydligt. Har deltagarna med sig extra gasflaskor bör man överväga om man ska ha en gasdepå på tryggt avstånd från arrangemangsplatsen. Kontakta närmaste räddningstjänst och ha en dialog med dem om vad de behöver veta. Ta reda på vilka eldningsföreskrifter som gäller på den plats lägret ska ligga. Detta gör du lämpligen via räddningstjänsten på orten. Vid kraftigt regn som riskerar att översvämma tälten är det bra att gräva runt tältduken och leda bort vattnet. Vid boende inomhus bör man kolla utrymningsvägar och tillgång på släckare. Meddela räddningstjänsten att det kommer att finnas folk som sover över i lokalen. Om räddningstjänsten vet det så rycker man ut snabbare. Se till att antalet personer i lokalen inte överstiger vad lokalen är godkänd för.