Sammanfattning av Elerias öppna möte

Transkript

1 Sammanfattning av Elerias öppna möte Föreningen Bakgrund Eleria Föreningen startades 2009 när Eleriakampanjen skiljdes från föreningen Enhörningen. Under 2011 gick det att vara stödmedlem i föreningen. Stödmedlemmar har inte samma insyn som fullvärdiga medlemmar. Från och med 1 januari 2012 har Eleria inga medlemmar utöver styrelsen. Man behöver inte vara medlem i föreningen Eleria för att åka på Eleriakampanjens lajv men måste vara med i en Sverok- ansluten förening, till exempel Enhörningen. Styrelsen Elerias styrelse består av ordförande Douglas Metzo och ledamöterna Marie Wallén, Susanne Nilsson, och Mona Samuelsson. Visionen Att ha roligt tillsammans! Kommande öppna möten: Fyra gånger om året kommer Eleria bjuda in till öppna diskussionsmöten. Tid och plats kan variera men tanken är att det ska vara ett före och ett efter varje höst- och vårlajv. Sverok Eleria är inte en Sverok- ansluten förening. Eleria som företag? Det pågår en diskussion om att göra om Eleria till företag. Hur det går återstår att se. Ekonomin Eleria är en sluten förening och har ingen skyldighet att redovisa kostnader för icke- medlemmar. Dock kommer en inblick för hur vårlajvet är tänkt att finansieras här: Utgifter inför vårlajvet 2012 Kuvert st Toner till skrivare Frimärken st Hyra för åkern Tryck av utskick Mobiltelefoni Fast telefoni Bredband Festivalband Lön till kanslist första halvåret + avgifter Totalt före arrangemanget

2 Utgifter under ett Eleria-lajv Matkostnader Värdshusen + personal Bensin Gasol, fotogen, ved Kontorsmaterial till utskick Markhyra Dass, sopor, vatten Kostnader fordon Försäkring bil Telefoni Mobiltelefoni Dator och IT-tjänster Bokföringsfirma Marknadsföring (foldrar m.m.) Totalt under arrangemanget Intäkter vårlajvet Deltagaravgifter Deposition Återbetald avgift funktionärer Totalt Ekonomi vårlajvet Intäkter vårlajvet Utgifter inför vårlajvet Utgifter under vårlajvet Totalt Vänligen observera att siffrorna är ungefärliga. Pågående kalenderår, ni vet. Hemsida och forum Hemsidan Det finns inga planer på att ändra hemsidan. Informationen uppdateras som vanligt och en FAQ- sida ska tillkomma. På mötet önskades en informationsruta om vem som är ansvarig för vilket område ska läggas ut på hemsidan, precis som i utskicket. Forumet ska förbättras och underlätta för diskussion. Facebookgruppen ska övergå till ett informationsforum, utan möjlighet att kommentera. Viktiga frågor ska klistras på forumet och i diskussionstrådar ska det tillkomma ett Eleria- märke som markerar officiella svar eller information.

3 Mejlen Det kommer minst 200 mejl varje dag, därför tar det ibland lång tid att få svar. Ha tålamod och ring istället om det är bråttom. Porton och utskick Det har visat sig att deltagarantalet har minskat stort till de lajv där man inte skickat ut utskick inför lajvet. Effekten är dessutom bestående och drabbar fler en ett lajv. Därför fortsätter Eleria att skicka ut fysiska brev. Dessutom föredrar många föräldrar att få informationen på papper. Lajv i Eleriakampanjen Nya regler angående anmälan Varje lajv förekommer ett svinn i intäkterna eftersom folk inte betalat anmälningsavgifter. För att undvika det skäper Eleria reglerna: Alla betalningar innan 1 april (inför vårlajvet) sker till kontot. Alla senare betalningar sker kontant på plats på incheckningen. Kvitton på betalning gäller inte! Detta finns även att läsa i utskicket. Huvudarrangörer i Eleriakampanjen: Hans Nilsson och Douglas Metzo Ansvarsfördelning och hur man känner igen en funktionär/ansvarig: De personer som är ansvariga för de olika områdena finns uppräknade i utskicket inför varje lajv. Dessa personer svarar gärna på frågor. Under in- och utcheckning ombeds deltagarna att lyssna på alla funktionärer. De känns igen genom reflexvästar, Eleriasymboler osv. Det ska även längre fram komma en symbol som markerar officiella svar på föreningsforumet och liknande. Ibland har det av olika skäl funnits för lite personal (till exempel i Navle). Ibland blir folk sjuka eller hoppar av, det är svårt att styra över sånt. Eleria jobbar med att lösa det. Intriger styrda eller inte styrda? Lajvarna gör lajvet. Det är upp till deltagarna att skapa situationerna. Intrigerna är mer som tips eller riktlinjer. Det förekommer då och då stora huvudintriger eller förutbestämda händelser, men även de kan ändra inriktning utifrån hur deltagarna agerar. Har du bra och konkreta idéer? Skriv ner dem och skicka till hasse@enhorn.com Vill du hjälpa till? Eleria tar gärna emot hjälp! Kryssa i rutan på anmälan, och mejla eller ring personalansvarige: Jimmy Holmberg. Kontaktinformation finns i utskicket. Om din hjälp behövs hör Eleria av sig till dig. Men märk att det krävs längre framförhållning än i incheckningskön!

4 Försenad incheckning/tidig utcheckning Om man av någon anledning behöver komma senare till lajvet går det bra, men lajvet väntar inte på dig. Om du kommer efter incheckningsdagen checkar du in i husvagnen på offen. Det bör meddelas i förväg till arrangörerna. Samma sak gäller om man lämnar lajvet tidigare: säg till i husvagnen när du går. Detta är av säkerhetsskäl, om något skulle hända behöver arrangörerna veta hur många som befinner sig i skogen. Vapen Eleria planerar inte att öppna en egen butik för vapen. Eleria ska försöka införa klisterlappar som incheckningspersonalen sätter på de vapen som godkänts vid incheckningen efter förslag på mötet. Armborst kommer inte i dagsläget godkännas på Eleria- arrangemangen. Licensreglerna är för komplicerade. Det ska läggas till i reglerna att det är förbjudet att använda vapen som godkänts vid incheckningen men sedan gått sönder. Huvudträff Om någon råkar bli träffad i huvudet trots att det inte är tillåtet att slå folk där är det upp till personen att välja om den spelar på det som en träff eller inte. Plankare anmäls till polisen. Beteende inlajv Kort och gott: Det ska synas vad du spelar. Är du människa går du inte i skogen. Är du skogsvarelse går du inte i byn. Läs under rubriken: Beteende i regelboken på lajv.com Nödsituationer Någon särskilt kodord finns inte i Eleria. Vid en nödsituation där man måste få något sagt eller gjort, säg ex: Off, jag måste till sjukvårdare om det inte framgår redan från början att så är fallet. Övrigt Vägen Vägen på området är inte allmän väg. Markägaren bestämmer över vägen och behöver inte underhålla den. Kommunen var schysst och lägger ut grus ibland. Ibland har kommunen betalat och ibland har Eleria betalat. Det kostar ett par tusen varje gång att hälla ut grus. Det har diskuterats att rusta upp vägen och Eleria har fått en offert: 2 km väg skulle kosta exklusive sprängning av stenar och materialkostnader. Området består av ungefär 7 km väg. Det skulle bil alldeles för dyrt. Eleria hjälper till om någon inte kan köra in på området genom att till exempel låna ut handdragna kärror. Prata med arrangörerna i förväg. Vatten och dass Eleria garanterar att det finns dass och mer än tillräckligt med vatten när lajvet börjar. Den enda gången vattnet tagit slut berodde de på att folk tvättade håret vid

5 vattentanken, vilket inte är tillåtet. Använd vattnet vettigt! Skulle vattnet ändå ta slut jobbar föreningen självklart för att lösa problemet. Dassen töms en gång under lajvet om det behövs. Dassen ska användas! Avverkning Skogen vid gamla Stendal har avverkats på grund av barkbagge. Den delen av området används inte. Området i sig blir inte mindre, vi utvidgar åt sidorna istället (där sommarlajven brukar utspela sig). Antagligen ska inte mer skog tas bort inom de närmaste åren, men om barkborren sprider sig kan det förstås inte garanteras.