BYGG VERKSAMHETSPLAN FÖR BYGGENHETEN INOM PLAN- OCH BYG- GAVDELNINGEN, MILJÖ- OCH BYGGFÖRVALT- NINGEN, STRÖMSTADS KOMMUN 2015 Dnr: 2014-0047
VERKSAMHETSPLAN 2015 Verksamhetsplanen ska vara ett styrande dokument för byggenheten inom Plan- och byggavdelningen. Syftet med verksamhetsplanen är att den ska redovisa de poitiska målsättningar som finns för verksamheten och på vilket sätt verksamheten kan uppnå dessa mål. Verksamhetsplanen avses justeras och antas av nämnden vid varje årsskifte för att lägga grunden för arbetet under det kommande året. Verksamhetsplanen är uppdelad i tre delar: Del 1 - BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN Innehåller kommunala mål och beskrivning av byggenhetens verksamhet. Del 2 - PRIORITERING AV UPPDRAGEN Innehåller beskrivningar av hur verksamheten avses bedrivas under år 2015. Del 3 - VERKSAMHETSUTVECKLING Innehåller beskrivning av mål för byggenhetens utveckling under det kommande året. 2
INNEHÅLL Del 1 - BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN MÅL FÖR BYGGVERKSAMHETEN UPPDRAG UTÖVER MYNDIGHETSUTÖVNING KOSTNADSTÄCKNING Del 2 - PRIORITERING AV UPPDRAGEN GRUNDER FÖR PRIORITERING Del 3 - VERKSAMHETSUTVECKLING MÅL FÖR BYGGENHETEN ARBETSFORMER MYNDIGHETSUTÖVNING - GRANSKNING & TILLSYN RESURSER UPPFÖLJNING FÖRÄNDNINGAR 2014 3
DEL 1 BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN MÅL FÖR BYGGVERKSAMHETEN Mål Kommuners attraktivitet är ett viktigt konkurrensmedel idag för att nå befolkningsökning och tillväxt. Den fysiska miljön som möter besökaren i kommunen blir ofta symbol för om kommunen uppfattas som trevlig eller inte. Stadsbyggnadsoch miljöfrågorna är en viktig länk i att utveckla Strömstads kommun till en attraktiv kommun med goda livsmiljöer för medborgarna. Planenhetens verksamhet består av en mängd ärenden och delbeslut som alla har ovanstående syfte. Kommunfullmäktige har för 2015 antagit följande vision: Strömstad, en kommun där kreativa och företagsamma människor känner stimulans och vilja att vara med och skapa det goda livet för invånare och besökare. Till denna vision finns också det övergripande målet att Strömstad ska vara en fossiloberoende kommun år 2030. Den fysiska planeringen är ett kommunalt instrument för att nå denna samhällsutveckling. Miljö- och byggförvaltningens målsättning är att sträva efter att vara ledande inom miljö- och samhällsbyggnadsområdet. Granskning och tillsyn ska bedrivas effektivt med kvalitet, kreativitet och resultatinriktning. Besluten ska vara tydliga, åskådliga och belysande med text anpassad för mottagaren. Rättssäkerhet, rättvisa och likställighet är grundläggande utgångspunkter i arbetet. Uppdraget ska utföras utifrån miljömålet God bebyggd miljö, samt med rättssäkerhet för den enskilde i fokus. Styrande dokument Förutom Plan- och bygglagen och Miljöbalken har Byggenheten att hantera flera olika lagar och förordningar så som plan- och byggförordningen och Boverkets byggregler. Värdegrund Tillsammans har Plan- och byggavdelningen tagit fram en värdegrund för sitt arbete: Plan- och byggavdelningen ska: Arbeta för att ge ett rättvist och respektfullt bemötande, där öppenhet och kvalitet alltid är i fokus. Detta ska vi klara av genom att stödja varandra, så vi kan känna glädje och stolthet på arbetsplatsen. Uppfyllelse av KF mål samt miljömål Under första halvan av 2015 kommer diskussioner föras mellan förvaltning och nämnd kring kommunfullmäktiges mål och hur dessa ska påverka verksamheten. Också hur verksamheten kan bidra till att uppfylla miljömålen ska diskuteras. Boende ökat antal invånare God bebyggd miljö i alla beslut inom plan- och byggområdet. Tillgång till antikvariskkompetens. Aktivt arbetar med att skydda värdefull bebyggelse. Skapa rutiner för att 50 procent av bygglovsärendena ska tas beslut om inom åtta veckor från det att fullständiga ansökningshandlingar föreligger. Medarbetarmål engagerade och motiverade medarbetare Planera för kompetensutveckling, engagerat ledarskap. Utbildning i kommunal- och förvaltningslag Även internt på Miljö- och byggförvaltningen har mål tagits fram som påverkar det dagliga arbetet, dessa följer nedan med kommentarer till hur byggenheten kan arbeta vidare med dessa. Driva samhällsbyggnadsfrågor Det finns ett behov av att påverka och samverka i frågor där vi inte själva råder och/eller saknar resurser, mandat eller kompetens. Förvaltningen ska därför jobba för framtagande av planeringsunderlag (gestaltning och utformning, dagvattenutredning/ policy, höga vattenstånd, buller i tätort), argumentera för och delta i kommunövergripande samhällsbyggnads- eller miljöfrågor (ÖP, FÖP, Naturvård etc). Avsätta tid för denna typ av arbetsuppgifter. Helhetssyn för kommunen ska prioriteras högt. Utvecklad intern och extern kommunikation och samverkan Finns ett stort behov av förbättrad kommunikation gemensam strategi över främst förvaltningsgränser. 4
Under året hitta former för en mer kontinuerlig kommunikation och samverkan med främst kommunens Tekniska förvaltning. UPPDRAG UTÖVER MYNDIGHETSUTÖVNING Byggenhetens uppdrag utöver myndighetsutövning indelas i olika uppdragstyper: verksamhetsutveckling, projekt, översiktsplanering, yttranden. Verksamhetsutveckling Byggenheten är en enhet med många nyanställda. Mycket arbete går åt för att skapa en samsyn och ta fram rutiner och lathundar. Detta för att säkerställa kvaliteten i arbetet och skapa grund för lika bedömningar mellan olika handläggare. Yttranden I sitt arbete bereder Byggenheten Miljö- och byggnämndens svar på ett antal remisser från andra nämnder, myndigheter och statliga verk. KOSTNADSTÄCKNING Strömstad är en av de kommuner i länet där det byggs mest per invånare. Detta är en situation som rått i många år och som märks på arbetssituationen på byggenheten. Det är inte bara mängden ärenden som spelar roll för arbetssituationen utan även komplexiteten i ärendena. Strömstads Kommun är en kommun med många allmänna och enskilda intressen att väga samman vid lovgivning. ÖP hela kommunen FÖP del av kommunen eller tema DP avgränsat område Bygglov enstaka hus Projekt De projekt som byggenheten deltar i är oftast unika och tidsbegränsade projekt. För närvarande finns behov av byggenhetens deltagande i flera projekt: dagvattenpolicy, bevarandefrågor i centrum m m. Detta är samtliga projekt som gynnar verksamheten, och säkert andra delar av organisationen, men som vid det direkta arbetet inte genererar några intäkter. Översiktsplanering Ansvaret för kommunens översiktsplanering ligger på Kommunstyrelsen. Dock är det av stor vikt att Miljö- och byggnämnden är engagerad i arbetet då det i hög grad påverkar nämndens ansvarsområden. Byggenheten besitter kompetens som är värdefull i arbetet med översiktsplanering för att slutprodukten ska bli användbar i kommande ärendehantering. År 2015 har Byggenheten en budgeterad kostnadstäckningsgrad på 80%. Då det pågår mycket i kommunen får man ändå mycket frågor och besök som tar tid från handläggningen och ärenden hamnar på hög. Sveriges Kommuner och Landsting har rekommenderat en kostnadstäckningsgrad på 75%. Enheten arbetar med effektiviseringsåtgärder för att både hålla budgeterad kostnadstäckningsgrad men också för att fördelningen av handläggning och kundservice ska vara fördelat i verksamhetsplanen. 5
ARBETSFORMER Byggprocessen är starkt lagstyrd och ställer höga krav på alla inblandade i processen. Arbetet med bygglov berör flera avdelningar och förvaltningar och det är viktigt att alla berörda arbetar aktivt inom sina kompetensområden. Byggenheten ansvarar för att via remisser samla in synpunkter från berörda avdelningar, förvaltningar och myndigheter. Då byggprocessen berörs av så mycket lagstiftning och förordningar är det svårt för en handläggare att greppa över hela processen. Handläggarna inom avdelningen är därför specialiserade inom olika ansvarsområden: lovärenden, tekniskt genomförande, tillsyn och administration. MYNDIGHETSUTÖVNING GRANSKNING & TILLSYN Byggprocessen kan delas in i flera arbetsmoment: förhandsbesked, bygglov, tekniskt genomförande, tillsyn samt service och information. Under 2011 infördes en ny Plan- och bygglag. Dock har avdelningen ett antal bygglov, bygganmälningar och tillsynsärenden att hantera utifrån den gamla lagstiftningen. Endast ärenden som påbörjats efter 2 maj 2011 ska hanteras enligt den nya lagstiftningen så under något eller några år till kommer delar av arbetet vara med den gamla lagstiftningen. Förhandsbesked Ett förhandsbesked är ett medgivande till en nybyggnad, vanligtvis på en obebyggd tomt utanför detaljplanerat område. Om man vill stycka av mark till en ny fastighet kan det vara lämpligt att först söka förhandsbesked eftersom detta underlättar lantmäteriets handläggning. I ett förhandsbesked prövas lämpligheten för den avsedda åtgärden. Denna prövning görs mot kraven i 2 kap Plan- och bygglagen (PBL). I detta kapitel står bland annat att markområden ska användas för det eller de ändamål som området är mest lämpat för. En avvägning mellan olika allmänna och enskilda intressen ska alltid göras. Avsedd byggnation ska passa in på platsen med tanke på landskapsbild och den bebyggelse som redan finns i närheten. Avståndet mellan byggnaden och exempelvis naturområden, fornminnen, vägar, ledningar i marken och luften ska vara tillräckligt. Det måste vara möjligt att anlägga en väg fram till byggnaden samt finnas en lösning på hur vatten och avlopp kan ordnas. Kommunens översiktsplan/fördjupade översiktsplan är vägledande för bedömningen och berörda grannar får yttra sig om åtgärden. Syftet är att den sökande ska kunna få ett bindande besked om platsen är lämplig innan kostnader läggs ner på byggnadsprojektering och ritningar. Bygglov Ett bygglov är ett skriftligt tillstånd att bygga nytt, bygga till, ändra användning eller inreda någon ytterligare bostad eller lokal. Det krävs också bygglov för att anordna eller väsentligt ändra vissa andra anläggningar (t ex upplag, plank, murar, parkeringsplatser och småbåtshamnar). I prövningen av bygglov ingår: Jämförelse med de bestämmelser som gäller för platsen. Inom planlagt område innebär det avstämning mot bestämmelserna i gäller gällande detaljplan, som är ett juridiskt dokument. Utanför planlagt område innebär det avstämning mot de allmänna bestämmelserna i 2 i Plan- och bygglagen samt kontroll mot gällande översiktsplan. Kontroll om byggprojektet är lämpligt med hänsyn till landskaps- eller stadsbild. Kontroll om projektet uppfyller tillgänglighetskraven Kontroll om föreslagen kontrollansvarig (KA) är certifierad Kontroll om byggnadsverket uppfyller kravet på en god form-, färg- och materialverkan Besök på platsen (i de allra flesta fall) Att ge berörda grannar möjlighet att lämna synpunkter i de fall då bygglovet inte följer en gällande detaljplan eller inte är en kompletteringsåtgärd för områden utanför 6
detaljplan. Prövning görs även för marklov och rivningslov. Inom detaljplanerat område krävs marklov då schaktning eller fyllning görs som avsevärt ändrar markens höjdläge. Det krävs rivningslov för rivning av en byggnad eller del av en byggnad inom detaljplanerat område. Slutsamråd och slutbesked Vid slutsamråd gås byggnationen och kontrollplanen igenom. Kontrollansvarig ska ha skrivit ett utlåtande om hur byggnationen har följt kontrollplanen. Om allt överensstämmer med bygglovet och alla handlingar är inlämnade fattar Miljö- och byggnämnden ett beslut om slutbesked och byggnaden kan tas i bruk. Anmälningspliktiga arbeten Det finns åtgärder som inte kräver bygglov men som istället kräver en anmälan. Exempel på sådana åtgärder är: väsentligt ändrad planlösning ändring i den bärande konstruktionen nyinstallation eller väsentlig ändring av hissar, eldstäder, rökkanaler samt anordningar för ventilation vatten och avlopp. Tekniskt genomförande Efter ett beslut om bygglov kallas byggherren och kontrollansvarig till tekniskt samråd av den byggnadsinspektör som har ansvaret för ärendet. Vid samrådet ska ett förslag till kontrollplan presenteras. I den bestäms vilken kontroll av samhällets krav som är nödvändig. Byggnadsinspektören, byggherren och den kontrollansvarige går då igenom arbetets planering, tillsyns- och kontrollåtgärder samt den samordning som behövs. Från den 2 juli 2014 infördes förändringar i plan- och bygglagen med nya bygglovsbefriade åtgärder för enoch tvåbostadshus som endast kräver en anmälan nybyggnad av komplementbyggnad om 25 kvm sk Attefallshus tillbyggnad av huvudbyggnad om 15 kvm tillbyggnad med två små takkupor inredning av ytterligare bostad Efter samrådet fattar byggnadsinspektören beslut om kontrollplanen. Under byggnadstiden ska den kontrollansvarige se till att kontrollplanen följs och att begärda intyg sänds till Miljö- och byggnämnden. Startbesked Startbesked utfärdas när eventuella kompletteringar som nämns i det tekniska samrådsprotokollet är inlämnade. I statbeskedet fastställs kontrollplanen. När startbeskedet är beslutat kan byggnadsarbetena påbörjas. Tillsyn och arbetsplatsbesök Med nya Plan- och bygglagen ska kommunen utföra tillsyn på arbetsplatsen, så kallade arbetsplatsbesök. Antalet besök varierar och bestäms på samrådet efter hur komplicerat ett ärende anses vara. 7
Tillsyn Tillsyn beskrivs som de myndighetsåtgärder som vidtas för att säkerställa att lagar följs. Den tillsyn som Planoch byggavdelningen bedriver utgår framför allt ifrån de bestämmelser som finns i plan- och bygglagen. I plan- och bygglagen framgår bland annat vilka åtgärder som kräver ett bygglov eller en anmälan, hur och när en byggnation får göras och hur en fastighet ska skötas. Service och information En viktig del i enhetens arbete är att ge information och rådgivning till allmänheten. Det gäller allt från rådande lagstiftning, byggtekniska frågor och energihushållning till utformning och gestaltning. Detta informationsarbete upptar en stor del av avdelningens resurser och det är endast denna del som delvis är skattefinansierad tillsammans med tidigare nämnda projekt. Ett tillsynsärende kan uppkomma antingen genom en anmälan utifrån eller på kommunens eget initiativ. När Plan- och byggavdelningen får in en anmälan om eventuellt olovliga åtgärder har avdelningen en skyldighet att bedriva en utredning enligt plan- och bygglagen. Skyldigheten föreligger oavsett vem anmälan inkommer från alltså oavsett om det är från en granne eller inte. Ett ingripande ska ske om Planoch byggavdelningen i sin bedömning kommer fram till att det som utförts är en olovlig åtgärd enligt planoch bygglagen. Några av de ingripanden som Plan- och byggavdelningen kan använda sig av är krav på rättelse, begäran om bygglovsansökan eller ett omedelbart förbud att fortsätta åtgärden. I de fall Plan- och byggavdelningens ingripandebeslut inte efterföljs kan Kronofogden under vissa förutsättningar vara behjälplig, till exempel se till att det olovligt byggda rivs. Andra verktyg som Plan- och byggavdelningen kan använda för att säkerställa att den olovliga åtgärden upphör eller rättas till är ekonomiska sanktioner i form av vite eller byggsanktionsavgifter. Andra arbetsuppgifter inom tillsynsområdet som Planoch byggavdelningen har att hantera är bland annat: OVK (obligatorisk ventilationskontroll) Hissar och maskindrivna portar Delegationsordning För att effektivisera ärendehanteringen delegeras vissa beslut under byggprocessen till tjänstemännen på avdelningen. Se Miljö- och byggnämndens delegationsordning. Administrativtstöd Det administrativa stödet är uppdelat på bygglov och tekniskt samråd. Fokus för det administrativa stödet för bygglov ligger främst på registrering av inkomna handlingar, upplägg av nya ärenden, utskick i form av grannehöranden, expediering av beslut samt fakturering av dessa. Fokus för det administrativa stödet för tekniskt samråd ligger främst på hantering av inkomna handlingar samt vid olika typer av expediering, t ex av protokoll samt beslut samt fakturering. Även registrering av nya ärenden ingår i arbetsuppgifterna. Den administrativa personalen arbetar också ofta direkt med medborgaren. Detta kan vara i form av samtal vid generella frågor, begäran om att få ut handlingar samt framtagande och kopiering av ritningar ur arkivet. Behovet av det administrativa stödet har under 2014 varit stort då stor del av övriga handläggare är nya på arbetet. Behovet av ökad administrativa resurser har också ökat under året till följd av förändrad lagstiftning. 8
RESURSER Med alla medarbetare på plats bedöms följande resurser finnas tillgängliga på enheten 2014: avdelningschef 1*30% verksamhetsansvarig/ stadsarkitekt 1*70% bygglovshandläggare 4,5*100% byggnadsinspektör 3,4*100% samhällsbyggnadsjurist 1*100% administratör 2*100% + 1*75% En av administratörerna lägger 20 procent av sin tid som handläggare för registersystemet LINA som hanterar byggnader och adresser. Ovanstående är budgeterade resurser. Några har tillfälligt nedsatt tid beroende på t ex att man har småbarn hemma. Ovanstående resurser är en utökning jämfört med vad som var budgeterat för 2014. Behovet av en resursförstärkning har funnits länge på enheten. Ärendeingången är stor och enheten belastas fortfarande av många gamla ärenden som inte har hunnit hanteras. Det finns också flera lagstadgade uppgifter som fortfarande inte har hunnits med. Med utökade resurser och en aktiv planering av verksamheten finns nu möjlighet att på sikt komma ikapp och hinna med fler typer av ärenden samt korta handläggningstiderna. Ett av syftena med en personalförstärkning är också att kunna bli bättre på service och information till kommunmedborgarna. Avdelningschefen kommer i första hand lägga sin tid på arbetsledning i form av personalfrågor och budget. Verksamhetsansvarig kommer vara den som leder det dagliga arbetet och som jobbar nära ihop med handläggarna i arbetet med att utveckla arbetet och rutiner. Verksamhetsansvarig har också till uppgift att se helheten i byggprocessen och finnas som bollplank för handläggarna. Tanken är inte att verksamhetsansvarig själv ska handlägga ärenden i någon större omfattning. UPPFÖLJNING År 2014 har varit ett år då Byggenhetens sammansättning förändrats i stor utsträckning. Under året har en permanent sammanslagning med Planoch kartavdelningen gjorts där två personer delat på chefskapet för avdelningen. Avdelningen har under året dessutom fått fyra nya medarbetare och drabbats av en långtidssjukskrivning. En av de stora utmaningarna har därför varit att skapa ett nytt arbetslag där alla kan känna sig trygga i sina roller och hitta gemensamma målsättningar och arbetssätt. Att göra detta samtidigt som ärendeingången är stor och det finns många gamla ärenden att hantera är en stor utmaning. Avdelningen har hanterat utmaningen bra och de nya medarbetarna har kommit in bra i arbetet och varit med och utvecklat nya rutiner. Dock kan konstateras att det totala antalet öppna ärenden har ökat under året vilket också ger en hög arbetsbelastning inför 2015. Utvecklingsarbetet under året har i första hand handlat om Byggenhetens interna arbete. I framtiden när enheten har skapat sina egna rutiner behövs också mer arbete tillsammans med andra enheter, avdelningar och förvaltningar. Genom olika tematräffar har avdelningen arbetat med kvalitetssäkring och lika bedömning i ärenden. Lathundar och nya mallar har tagits fram för att underlätta framtida arbete. Dock finns mycket kvar att jobba vidare med. I och med anställningen 2013 av en samhällsbyggnadsjurist har arbetet med tillsyn och olovligt byggande kunnat hanteras. Detta är en typ av ärenden som nästan inte hanterats alls tidigare och det finns många gamla ärenden att hantera. Utökningen av kompetens har också gjort att avdelningen som helhet har fått ett större fokus på rättssäkerhet. Samtliga handläggare inom enheten har under året fått utbildning i ny lagstiftning som började gälla 2 juli 2014, gällande bygglovsbefriade åtgärder, sk Attefallshus. 9
Nyckeltal för verksamheten Nedan presenteras antalet inkomna ärenden i olika kategorier de senaste fem åren. Kategori 2010 2011 2012 2013 2014 Förhandsbesked 79 39 32 31 19 Bygglov 371 308 375 416 385 Tekniskt samråd 0 61 140 155 170 Bygganmälan 318 213 29 8 0 Tillsyn 39 28 35 36 48 Marklov 7 8 12 14 20 Rivningslov 8 3 7 5 4 Rivningsanmälan 15 7 2 1 0 Attefall 42 Anmälan ej BL-pl åtgärd 18 Anmälan eldstad 73 87 59 För vissa kategorier finns också möjlighet att utläsa hur många ärenden som avslutats under samma period. Kategori 2010 2011 2012 2013 2014 Förhandsbesked 34 18 23 41 16 Bygglov 309 298 319 346 352 Utifrån ovanstående två tabeller kan man utläsa att differensen mellan inkommande ärenden och avslutade ärenden där tex bygglov ligger på ca +50/år vilket under flera års tid har inneburit att högen har växt. Detta är fortfarande en stor börda att försöka hantera. När det gäller förhandsbesked har högen minskat så att endast nu aktuella ärenden hanteras men när det gäller bygglov och tekniskt genomförande är finns fortsatt ett underskott på resurser för att klara att hantera alla inkommande ärenden utan att högen fortsätter att växa. I nedanstående tabell redovisas antalet öppna ärenden i december 2013 samt december 2014. Kategori Dec 2013 Dec 2014 Förhandsbesked 21 9 Bygglov 143 110 Tekniskt samråd 227 280 Bygganmälan 82 51 Tillsyn 74 92 Marklov 4 3 Rivningslov 2 3 Rivningsanmälan 0 0 Attefall - 34 Anmälan ej BL-pl åtgärd - 52 Total 554 634 Antalet öppna bygglovsärenden har minskat något under året och antalet ärenden i det tekniska skedet samt tillsynsärenden har ökat. Under 2014 har även ärendetypen anmälan ökat markant till följd av ändrad lagstiftning med lättnader i bygglovsbefriade åtgärder för en- och tvåbostadshus. Det totala antalet öppna ärenden har ökat under 2014. Under året har enheten haft stort fokus på att skapa gemensamma rutiner och handläggningssätt för att öka effektivitet och därmed korta ner handläggningstiderna. Detta kommer fortsatt avspegla sig år 2015 genom att många äldre ärenden finns kvar att hantera men ambitionen är att vända trenden 2015 så att antalet öppna ärenden sjunker och att vi klarar att fatta beslut i fler ärenden än vad som kommer in. 10
FÖRÄNDRINGAR 2015 Ny webbsida Under 2015 lanseras kommunens nya webbsida. Resurser behöver avsättas för att gå igenom den information som publiceras. Webbsidan behöver också följas upp kontinuerligt då förändringar i tex lagstiftning sker flera gånger per år. Införande av ärendestöd I budget för 2015 finns resurser avsatta för införandet av ett digitalt ärendestöd. Arbete med detta kommer att påbörjas under 2015 för att helt vara infört till 2016. Införande av digitalt arkiv I budget för 2015 finns resurser avsatta för ett digitalt arkiv samt digitalisering av det befintliga pappersarkivet. Införandet av ett sådant system bedöms medföra en effektivisering i verksamheten och en förenkling för medborgaren när det gäller åtkomst av ritningsarkiv. Ny IT-plattform Under 2014 infördes en ny IT-plattform, Windows 8. Med den nya plattformen ges möjligheter till ett förändrat arbetssätt i vissa avseenden men det krävs också utbildning av personalen för att kunna ta del av fördelarna med den nya tekniken. Det kan också bli aktuellt med uppgradering av datorer, plattor och telefoner för att fullt ut kunna nyttja tekniken. 11
DEL 2 PRIORITERING AV UPPDRAGEN GRUNDER FÖR PRIORITERING Bygglovsprocessen är starkt lagstyrd och det är därför svårt att prioritera en viss typ av ärenden. Systemet som är inarbetat när det gäller hantering av förhandsbesked och bygglov bygger på att ärenden hanteras i den turordning som de kommer in. Detta både förenklar hanteringen, blir säkrare för den sökande samt uppfattas som en rättvis hantering. Det finns inga skäl till att överge detta arbetssätt. Bygglov För bygglov finns ett par viktiga målsättningar för 2015: - antalet öppna ärenden ska minska under året - 50% av ärendena ska fattas beslut om inom 8 veckor För att klara dessa målsättningar är en förutsättning att hela personalstyrkan finns på plats. En viktig del i att kunna klara målen och bli effektivare är att fortsätta arbetet med att ta fram mallar och rutiner. Ärendehanteringen i de tekniska samråden är mycket händelsestyrd. Under hela processen med de tekniska samråden väljer vi att ha fokus på hög kvalitet och bra kundservice. För den enskilde byggherren är oftast en byggnation förknippat med ett stort åtagande som man gör någon enstaka gång bara och då är kvaliteten i kommunens råd och stöd mycket viktigt. Tillsyn är ett område som fram till halvårsskiftet 2013 inte alls varit prioriterat i Strömstads kommun. Därför finns nu ett stort antal ärenden att hantera sedan många år tillbaka. Fokus under 2014 måste därför vara att hitta ett strukturerat sätt att hantera dessa ärenden. Under 2015 kommer det fortsatt vara av högsta prioritet att jobba vidare med verksamhetsutveckling på det sätt som skett under 2014. Det betyder fortsatt arbete med struktur, rutiner och mallar. Beroende på i vilken takt detta arbete kan bedrivas kan under senare delen av året också fokuseras på samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Förhandsbesked För förhandsbesked är målsättningen inför 2015: - bibehållen eller minskning av ärendehögen - att hitta samarbetsformer med planenheten För att klara dessa målsättningar är det viktigt att fortsätta arbetet med följande frågor under 2015: - tydliga rutiner och mallar - arbetsfördelning - sårbarhet Prioriterade ämnesområden att arbeta vidare med under 2015 är: - Bedömning av avvikelser - Bevakning av giltighetstid för tidsbegränsadebygglov - vad ska granskas när? bygglovsskedet eller under tekniskt samråd? - tillgänglighet i bygglov - ny lagstiftning - uppföljning av handläggning - sårbarhet Tekniskt samråd För tekniska samråd är målsättningarna för 2015 att: - systematiskt hitta och jobba vidare med att kunna avsluta ärenden som legat öppna länge - fortsätta utveckla det kvalitetshöjande arbete som pågår - upprätthålla och förbättra service För att klara dessa målsättningar är det viktigt att fortsätta arbetet med följande frågor under 2015: - rutiner och mallar - arbetsfördelning - bevakning - statistik - sårbarhet 12
inte heller några resurser för detta under 2015. I detta avseende klarar vi inte att uppfylla lagens krav. Detta ansvar vilar på Miljö- och byggnämnden då inte avdelningen har resurser att hantera ärendena. Några av de mest omfattande tillsynsärendena under 2014 handlade om campingar/hotell/pensionat som omvandlats till privat boende. De ärendena pågår fortfarande och ligger för närvarande hos högre instans som har att pröva rättsfrågorna. Tillsyn Då tillsyn är ett område där kommunen i princip inte lagt några resurser före maj 2013 finns det fortfarande ett stort antal gamla ärenden som måste hanteras. Fokus år 2015 måste därför vara att fortsatt söka hitta ett strukturerat arbetssätt och kunna hantera alla dessa gamla ärenden samt de nya som kommer in. Egen uppsökande tillsynsverksamhet ligger längre fram i tiden. Pågående ärenden kommer som huvudregel att hanteras utifrån när de inkom till kommunen. Nämnden har dock möjlighet att prioritera upp ärenden som de anser har ett större allmänt intresse och som kan ha betydelse i ett preventivt syfte. Under 2014 infördes en punkt på sista nämnden varje kvartal där följande punkter hanterades: Utbildning i gällande lagstiftning Rapportering om pågående arbete Information om nyinkomna ärenden både anmälda och egeninitierade Prioritering utifrån allmänt intresse eller preventiv betydelse Denna kvartalsrapportering till nämnden ska finnas kvar under 2015 och tills vidare. Inom tillsynsområdet finns också ansvar för obligatorisk ventilationskontroll (OVK) samt tillsyn av hissar och maskindrivna portar. Under 2014 har Plan- och byggavdelningen lyckats börja bygga upp ett mindre register för att så småningom kunna bedriva ett fullgott tillsynsarbete. Det är dock inget som i dagsläget har kunnat prioriteras och det finns Under 2015 kommer Plan- och byggavdelningen tillsammans med delar av Region Gotland ingå i ett nationellt utvecklingsprojekt om tillämpningen av plan- och bygglagen (2010:900); Handledning för anläggning och utveckling av campingplatser. Genom att delta i projektet hoppas Plan- och byggavdelningen bland annat kunna uppnå ett effektivare och mer rättssäkert tillsynsarbete när det avser campingar/ hotell/pensionat. Service och information Målsättningen för 2015 är att under året ta fram ett par riktade temavisa informationsinsatser för allmänheten eller de företag som vi har mest kontakt med. Mycket tid kommer också att behöva läggas på den nya webbsidan. Administrativtstöd Hela den administrativa personalens arbete påverkas av hur handläggarna arbetar med bygglov samt det tekniska skedet och de förändringar av rutiner som görs där. Den administrativa sidan påverkas också kraftigt av störningar i IT-systemet så som tex uppgraderingar av program. Arbetsbelastningen på den administrativa sidan har också ökat som en följd av nya PBL som infördes i maj 2011 och där arbete fortfarande finns att göra gällande enklare och därmed effektiv administration. Prioriterade ämnesområden att arbeta vidare med under 2015 är: - lära mer om W3D3 - utveckla arbetsmetoder - sårbarhet 13
DEL 3 VERKSAMHETSUTVECKLING MÅL FÖR BYGGENHETEN För att vara en effektiv organisation och verksamhet krävs en ständig utveckling inom arbetslaget. Några viktiga områden har definierats som prioriterade områden under 2015. Utbildning Under hösten 2013 genomfördes en kompetensanalys på hela förvaltningen. Denna ska ligga till grund för utbildningsplaner både för den enskilde men också för förvaltningen i stort. Inom byggenheten finns behov av utbildning inom förvaltningsrätt, dagvattenhantering, KA-utbildningar, försäkringsfrågor och w3d3. Under 2015 kommer utbildning inom kommunal- och förvaltningsrätt att genomföras. Även en utbildning i Det goda bemötandet kommer att genomföras i början av året. Kunskap om vår kommun I alla ärenden som vi hanterar är det viktigt att känna sin kommun. Kommunen är stor och förändras ständigt och det är viktigt att vi håller oss uppdaterade om våra förutsättningar. Under 2015 ska vi därför ha som målsättning att lära känna vår kommun bättre genom att gemensamt åka på studieresor inom kommunens gränser och be om guidning av de som känner områden eller teman bättre för att öka vår egen kunskap. Uppföljning av verksamheten Införandet av ett digitalt verksamhetsstöd i form av tex Byggreda skulle kunna bidra till att bättre kunna följa utvecklingen av verksamheten och kunna plocka fram nödvändig statistik. Detta är viktigt både för den enskilde handläggaren för att ha koll på sina ärenden och också för arbetsledningen för att kunna planera verksamheten och se vilket resursbehov som finns. Om och när ett ärendestöd och digitalt arkiv införs så behövs riktad kompetensutbildning i dessa system för alla medarbetare på byggenheten. Halvdagsgenomgångar Det finns flera områden där byggenheten behöver sätta av mer tid gemensamt för att diskutera ett specifikt ämne och komma fram till ett gemensamt ställningstagande. Exempel på ämnen som behöver hanteras under 2015 är: - Nya SFS - Slutbesked, enkla kontrollplaner - Nämndsprocessen - Tillgänglighet, granskning i bygglov - Bygglovsbefriade åtgärder, Attefall Vissa ämnesområden behöver hanteras tillsammans med andra avdelningar vilket också kräver att tid sätts av för diskussioner. Exempel på ämnen är: - Engagemang i ÖP och FÖP - Strandskydd, rutiner vid bygglov och tillsyn - Avlopp, hur hanteras tillståndsfrågan i förhållande till bygglov och start-/slutbesked? - Dagvatten 14
15
BYGGENHETEN Byggenheten ansvarar för granskning och tillsyn enligt Plan- och bygglagen. Handläggning och granskning ska syfta till att uppfylla miljömålet God bebyggd miljö. Vi ger råd och service inför och under byggnation. MILJÖ- OCH BYGGFÖRVALTNINGEN PLAN- OCH BYGGAVDELNINGEN Besöksadress: Norra Bergsgatan 23 Telefon vxl: 0526-190 00 Hemsida: www.stromstad.se 16