Dnr xxxx/xx Personas för Medarbetarportalen Bilaga till slutrapporten för Behovsanalys för Medarbetarportal Sidan 1 av 14
Avsändare/Fastställd av XXXXXXX ÅÅÅÅ-MM-DD Sidan 2 av 14
Innehållsförteckning Inledning 3 Personornas användningsområde 3 Koppling till övriga behovsanalysen 3 Metodbeskrivning personas 4 Vad är en fokusgrupp? 4 Så har vi använt oss av metoderna 4 Presentation av personorna 6 Administratören - Sofia 6 Sofias mål och behov 6 Läraren Dejan 8 Dejans mål och behov 8 Forskaren Agneta 10 Agnetas mål och behov 10 Prefekten Susanne 12 Susannes mål och behov 12 Doktoranden Heidi 14 Heidi mål och behov 14 Sidan 3 av 14
Inledning Detta dokument är en av leveranserna från den behovsanalys som genomförts vid Uppsala universitet inför arbetet med en medarbetarportal. Dokumentet är en bilaga till slutrapporten för behovsanalysen. Här presenteras de personas som är framtagna för att ge sammanhang och beskriva de behov och förutsättningar som finns bland medarbetarna kopplat till en medarbetarportal. 2007 inledde Uppsala universitet arbetet med att utveckla universitetets externa webbplats, både vad gäller innehåll och tekniskt stöd men också kravställning för ett framtida Content Management System (CMS). En del i det arbetet var att skapa en tydlig bild av de roller som skulle komma att arbeta med webben. Resultatet av arbetet blev bland annat ett antal personas fiktiva personer och beskrivning av deras relation till det framtida systemet. Nu har även personas anpassade för medarbetarportalen tagits fram. Personas användningsområde och metod Syftet har varit att ta fram personor som tydliggör vilka roller på universitetet som påverkas av, och har krav och behov gentemot en kommande medarbetarportal. Personas är en metod som lättillgängligt presenterar användningsmål och användarnas drivkrafter och förutsättningar. Varje persona representerar en eller flera användningsgrupper och gruppens respektive användningsmål. Det är också en beskrivning och visualisering av prioriterade användare av tekniska system och webbplatser. Personas representerar riktiga användare, men ersätter inte annan användarmedverkan i projekt. Syftet med att identifiera och beskriva dessa fiktiva användare är att få en konkret bild av vilka användarna är och vilka mål och behov de har. De fiktiva karaktärerna har namn och ansikten och sätter behoven i ett sammanhang vilket gör det hela levande. Personas är också ett verktyg för att skapa scenarier kring användandet av nya webbplatsen för att på så sätt kunna identifiera funktionella såväl som ickefunktionella krav. Personas är tänkta att fungera som underlag i det fortsatta utvecklingsarbetet. Personorna är också tänkta att fungera som målgruppsbeskrivning och beskriva de förutsättningar som finns när det gäller den interna kommunikationen vid universitetet idag. Personorna bygger på fokusgruppintervjuer och användningsmålen i behovsanalysens effektkarta. Görs uppdatering av personorna som leder till förändring eller förnyelse av användningsmål, måste ändringen föras över till effektkartan, och vice versa. Effektkartan finns som bilaga till behovsanalysens slutrapport: Effektkarta användarmål medarbetarportal UU. Deltagarna i samtliga fokusgrupper har lovats anonymitet varför underlaget inte distribueras till andra än projektdeltagarna hos Metamatrix. Sidan 4 av 14
Presentation av personorna Administratören - Sofia Sofia ägnar största delen av sin lediga tid till att träna och tävla i taekwondo. Hon har svart bälte och har precis tagit över ansvaret för ungdomsträningen i Uppsala Taekwan-Do klubb. Hon bor i en bostadsrätt i Fålhagen och cyklar varje dag till sitt arbete som adminstratör på institutionen för informationsteknologi vid Uppsala universitet. En vanlig arbetsdag för Sofia består i att hantera många olika IT-system för att genomföra administrativa uppgifter. Ibland måste hon arbeta i olika system för att slutföra en enskild uppgift, vilket hon inte alls tycker om. Hon sköter också inköp av varor och tjänster till institutionen. Det är många upphandlade leverantörer att hålla reda på eftersom institutionen köper in allt från kontorsmaterial till utrustning till datorsalen. En annan av hennes arbetsuppgifter är att ansvara för och hjälpa medarbetare vid institutionen med ärendehantering, arkivering och diarieföring samt att sköta all administration kring gästforskare och utbytesstudenter. Just nu håller hon exempelvis på att förbereda inför ankomsten av nya utbytesstudenter. Sofia skriver och lägger upp information på institutionens interna och externa webbsidor, framförallt texter kopplade till administration; hur man går till väga för att få ersättning för resekostnader eller dylikt. Hon tycker att alla anställda borde få en enkel beskrivning av hur saker och ting fungerar på institutionen, precis som hon själv vill få relevanta förslag på vilken intern information som är viktig för henne. Hon uppdaterar också personallistor och då är det viktigt att allt blir rätt. Som det fungerar nu tar de olika uppgifterna tid, men så vitt hon vet blir det sällan fel. De anställda får ut rätt lön och ersättning i alla fall är det inte många som kommer och klagar. Det värsta, tycker Sofia, är när hon behöver söka i, föra in i, hämta och sammanställa information från flera olika system. Ett exempel är när hon ska hjälpa till med att sammanställa kursutvärderingar, för då brukar det bli mycket dubbelarbete. Förutom institutionens administration behöver hon också kunna administrera sin egen anställning, till exempel sjuk- och friskanmäla sig eller ansöka om semester. Hon tycker det är krångligt att hantera alla olika IT-system som hon behöver för sitt arbete, med olika lösenord för varje system. Hon skulle vilja att systemen var mer intuitiva och användarvänliga. Förutom detta skulle hon även vilja, på ett enkelt och samlat, sätt hitta information om karriärvägar och kompetensmöjligheter inom universitetet. Sidan 5 av 14
Sofias mål och behov Mål Behov Ökad delaktighet i arbetet Behöver stöd att hitta kompetensutvecklingsmöjligheter (AM-10) (Att vara anställd på UU) Få hjälp och information under användning av systemet Behöver stöd för att lära sig att enkelt och effektivt använda systemet Lika enkelt publicera på webben som att skicka via e-post Behöver publicera på webben (AM-76) Skall vara enkelt och effektivt att använda systemet Behöver vara tydligt vad man själv har rätt att ändra Behöver kunna ha olika design på webbsidor efter behov Hålla personallistor uppdaterade Skall inte behöva uppdatera samma innehåll i flera olika system Mer målinriktad kommunikation om fattade beslut Behöver hjälp med att nå ut till rätt målgrupper med beslutsinformation Vill slippa använda många olika system Behöver enkelt kunna se vilket system eller webb man administrerar Lättare att skriva för webben Behöver stöd i att skriva på webben och stöd för att skriva åt olika målgrupper Ökad kvalitetssäkring av information Behöver kunna göra inställningar för automatisk arkivering Behöver kunna tilldela ansvar för dokument och information Utföra administrativa uppgifter Behöver köpa in produkter och tjänster (AM-90 Behöver stöd för ärendehantering, diarieföring och arkivering (AM-45) Behöver kunna hantera administration runt gästforskare och utbytesstudenter. Skall ta fram underlag för uppföljning av projekt, t ex ekonomisk (AM-23) Skall administrera sin anställning (AM-7) (Skall administrera anställning) Vill kunna genomföra ett möte på UU (AM-3) (Att samverka) Vill förenkla kursadministrationen (AM-32) Sidan 6 av 14
Läraren Dejan Dejan är ursprungligen från Serbien och kom till Sverige för 10 år sedan tack vare kärleken till Petra. Han bor i en villa i Norby tillsammans med Petra och deras två barn. Han älskar att laga mat och de har ofta middags- bjudningar i villan. När Dejan inte lagar mat är han docent vid företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet. Dejan är ansvarig för masterprogrammet i redovisning, revision och företagsanalys och har normalt kursansvar för fyra kurser om året. Det innebär att han ska skapa, genomföra och utvärdera de kurser och utbildningar han har ansvar för. Han behöver tydliga instruktioner för hur man ska göra, vilka tidsplaner han ska hålla sig till och vilka regler som gäller. Under den här processen tycker han det vore smidigt att ha tillgång till all kursinformation oavsett läsår eller nivå. Han vill göra det lättare att utveckla innehållet i sina egna kurser men också underlätta samordning och överlämning av kursinformationen till andra lärare. Han önskar att det vore lika lätt att kommunicera med programstudenter som med kursstudenter. Dejan tycker det är roligt att undervisa och handleda studenterna i deras examensprojekt. Då får han bra direktkontakt med studenterna och kan diskutera ämnet med dem. Han känner att han har ett stort ansvar och försöker göra bra ifrån sig. Han tycker att det vore bra om han kunde visa studenterna när han är tillgänglig. Som programansvarig anlitar han ibland studenter för att uppdatera hemsidor, lägga upp aktiviteter på medarbetarportalen och på webben. Även om det är mycket att göra, har han ibland ganska lugna perioder mellan kurserna. Då hinner han arbeta med de projekt han är inblandad i och fördjupa sig i andras projekt. I medarbetarporten hittar han lärplattformen, där han och andra lärare har delat med sig av sina erfarenheter hur de har använt sig av den i undervisningen. Under de stressiga perioderna är det främst brist på relevant information, dålig framförhållning och inkompatibla IT-system som han irriterar sig på. Dejan blir trött på IT-system som krånglar. Han vill inte slösa bort sin tid och fastna i teknik, utan snabbt kunna rapportera in det han förväntas rapportera och att resten fungerar smidigt. Det tror han är en förutsättning för att effektivisera verksamheten, exempelvis schemaläggningen som tar så lång tid idag. Sidan 7 av 14
Dejans mål och behov Mål Behov Snabbare utföra rutiner för att frigöra tid för annat Behöver få information automatiskt från olika system och databaser. Behöver en inloggning till alla system. Marknadsföra kurser och nya utbildningar Behöver kunna publicera och kommunicera kursinformation Snabbare komma i kontakt med studenter Behöver kunna kommunicera scheman och schemaändringar Behöver kunna publicera listor med kurslitteratur Skall handleda examensstudier (AM-83) Kursadministration Behöver kunna administrera studenternas närvaro Behöver underlätta samordning och överlämning av kursinformationen till nästa lärare (AM-29) Vill förenkla kurs- och studentadministrationen (AM-32) Vill effektivisera schemaläggningen Behöver stöd för att utvärdera (AM-17) (Att vara anställd på UU) Skapa nya kurser och utbildningar. Skall skapa kurser/utbildningar Vill ha tillgång till information om alla kurser oavsett läsår/nivå (AM-24) (Att vara anställd på UU) Vill utveckla kursinnehåll (AM-26) Behöver lättillgänglig information Behöver lära sig mer om arbetsplatsen och kollegor (AM-34) (Att vara nyanställd) Sidan 8 av 14
Forskaren Agneta Agneta är nyanställd vid Uppsala universitet och fördelar sin arbetstid mellan London och Uppsala. Agneta är professor i medicin vid institutionen för medicinska vetenskaper vid Uppsala universitet. Agneta är gift med John som är professor i tropisk medicin på University of London. Agneta har två vuxna barn. Agneta har haft hästar i hela sitt liv och så fort tillfälle ges försöker Agneta komma upp på hästryggen. Bättre sätt att koppla bort jobbstressen, finns inte. Trots att Agneta arbetat på många universitet är mycket nytt. Det är viktigt för henne att snabbt lära sig mer, både om arbetsplatsen och om sina kollegor på institutionen. Helst skulle hon vilja ha ett system som ger henne relevanta förslag på vilken information hon bör prioritera som nyanställd. Agnetas arbetsdag ser olika ut beroende på om hon är i Uppsala eller i London. Men många saker är gemensamma. Hon behöver lugn och ro och arbetar ofta ensam med att analysera data och skriva vetenskapliga artiklar. Och precis som andra forskare är hon beroende av att kunna utföra sitt forskningsarbete effektivt, oavsett om det är labbarbete eller något annat. Arbetet skulle förenklas om det var möjligt att boka kvalificerad labbutrustning och dessutom hitta kompetenser kopplade till hennes forskning. Agneta arbetar också i ett stort internationellt forskningsprojekt. Det går åt mycket tid till att leta finansiärer till detta, men även till andra forskningsprojekt, att återrapportera, administrera och hålla ordning på ekonomin. Dessutom ska Agneta svara på omvärldens frågor kring hennes forskning. Hon samverkar och kommunicerar också mycket med kollegor och andra forskare runt om i världen. De skriver artiklar tillsammans och reser runt och presenterar sin forskning på konferenser. Ofta anordnar hon egna konferenser och hon tycker det är viktigt att nätverka. Agneta handleder doktorander både på University of London och vid Uppsala universitet, antingen via olika samarbetsverktyg på nätet eller vid personliga möten. Hon skulle gärna vilja kunna följa upp sina doktoranders individuella studieplaner på ett enkelt sätt. Agneta har mycket att göra. Det är viktigt för henne att kunna förbereda undervisning och seminarier och lägga upp material på webben, både när hon är i Uppsala och i London. Dessutom uppdaterar hon sin personliga webbsida och interna och externa webbsidor för forskningsprojekten hon arbetar i. Det svåraste med att dela sin tid mellan två lärosäten är att det händer mycket när hon är borta. På något sätt skulle hon vilja att information om vad som händer löpande på båda universiteten vore synligt och tillgängligt. Hon vill presentera sin forskning och publicera publikationer både för allmänheten och för kollegorna. Men hon är försiktig med hur hon kommunicerar sin pågående forskning; det är viktigt med säkerheten när hon och hennes kollegor diskuterar och skickar material över nätet. Det är också viktigt att enkelt få tillgång till vilka regler som gäller för att söka patent och sätta upp avtal samt lärarundantaget. Hon tycker inte om när det är struligt eller ologiskt och blir riktigt irriterad när hon behöver fylla i samma information flera gånger. Hon vill känna att det är hon som styr över datorn. Sidan 9 av 14
Agnetas mål och behov Mål Behov Lättare hålla kontakt, samarbeta och samverka Vill dela med sig och ta del av erfarenheter i yrkesrollen (AM-5) (Att samverka) Behöver enkelt och effektivt hitta information på webbplatsen Behöver hitta information om personer (AM-4) (Att samverka) och vill kunna hitta personer som forskar inom liknande områden Behöver stöd för att administrera egna tjänsteresor (AM-19) (Att vara anställd på UU) Behöver kunna samverka både internt och externt (AM-54) Behöver tillgång till systemet utanför universitetets nätverk Lättare nå ut forskningsresultat och ta tillvara sina och andras intressen Behöver göra forskningsresultat tillgängliga externt (AM-60) Behöver stöd för att underlätta finansiering av forsknin. (AM-57) Vill anordna evenemang (AM-11) (Att samverka) Behöver kunna dela med sig av dokument Behöver lätt och automatiskt kunna säkerhetskopiera dokument Behöver anpassa mallar efter situation, till exempel publicera logotyper från samarbetspartners Vill ha hjälp att kommersialisera forskning (AM-58) Skall bedriva forskningsarbete (AM-61) Behöver stöd för att vara forskarutbildningsansvarig (AM-63) Behöver besvara omvärldens frågor om forskning och utbildning (AM-84) Behöver kunna beskriva forskning som sedan ska kunna återanvändas (AM- 86) Behöver kunna se vilken utrustning och kemikalier som finns på UU (AM- 91) Behöver stöd för språkgranskning Lättare att hitta relevant information snabbt Behöver tillgång till nyttig information (AM-1) (Att vara anställd på UU) Skall forska etiskt (AM-59) Skall ta del av regler och riktlinjer (AM-15) (Att vara anställd på UU) Handledning av doktorander Skall ta fram och följa upp individuella studieplaner. Skall handleda doktorander (AM-72) Sidan 10 av 14
Prefekten Susanne Susanne, som är prefekt för institutionen för teknikvetenskaper vid Uppsala universitet, gillar att resa. Innan hon skaffade familj och började studera reste hon runt i världen och försörjde sig genom att ta olika enkla arbeten. Tillsammans med sin man och tre adoptivbarn gör hon varje år flera längre utlandsresor. Det finns ingen bättre skola än att resa tycker Susanne. Hon bor i en bostadsrätt i Luthagen. I sitt arbete som prefekt för institutionen för teknikvetenskaper vid Uppsala universitet tycker hon att hon fortfarande håller på att lära sig jobbet i en universitetsvärld där förutsättningarna ofta förändras. En vanlig arbetsdag består av många möten och mycket e-post. Hon använder själv e-post för att kommunicera viktig information till personalen, och skulle gärna använda medarbetarportalen för att få tillgång till interna nyheter och mer generell information samt att kunna nå ut med målgruppsspecifik information. Susanne är effektiv, men det är för många och omfattande uppgifter som ibland samlas på hög. Hon kan då få svårt att överblicka arbetet och arbetsbördan blir ohanterlig. Hon skulle önska att det fanns forum med bland annat FAQ- och checklistor där hon kunde dela med sig och ta del av andra prefekters erfarenheter för att se hur de prioriterar och för att ha möjlighet att diskutera aktuella frågor. En av de viktigaste och roligaste uppgifterna Susanne har är att vara personalansvarig vid institutionen. Det innebär bland annat att hon ska genomföra medarbetarsamtal och anställa ny personal. Hon är ytterst ansvarig för administration, personal och ekonomi Susanne behöver hjälp med administrationen så att hon kan fokusera på de mera övergripande aspekterna av institutionens verksamhet. Hon har ett bra samarbete med personal- och ekonomiadministratörerna som kan de dagliga rutinerna och verksamhetssystemen. Hon önskar någon form av stöd för att planera verksamheten som till exempel en gemensam kalender. Hon ser också framför sig ett lättanvänt system där hon enkelt kan se vad som händer med resursfördelningen, om exempelvis antalet studenter vid institutionen minskar eller ökar. Det är också nödvändigt att alla system pratar med varandra och att uppgifterna i dem synkroniseras. Hon behöver också kunna hämta och leverera underlag för återrapportering och utvärdering av verksamheten. Susanne är en hyfsat avancerad datoranvändare men hon skulle önska att det vore enklare att felanmäla och få bra support kring de interna systemen. Sidan 11 av 14
Susannes mål och behov Mål Behov Ökad kvalitetskontroll på information som publiceras Behöver enkelt kunna se vilken information hon ansvarar för Samverka med andra Vill dela med sig och ta del av erfarenheter i sin yrkesroll (AM-5) Vill samverka med andra med liknande arbetsuppgifter Effektivare administration och stöd i arbetet Vill förenkla administration av ekonomi (AM-46) Vill förenkla personaladministration (AM-47) Behöver stöd att utföra mitt löpande arbete som chef Behöver stöd för att planera verksamheten (AM-80) Behöver enkelt och effektivt kunna administrera lokala och centrala kalenderhändelser Behöver kunna felanmäla och få support (AM-9) (Att vara anställd på UU) Behöver hämta/leverera underlag för återrapportering/utvärdering (AM- 64) Att ha personalansvar Skall ansvara för personalvård (AM-79) Skall rekrytera personal (AM-67) Behöver kommunicera med rätt grupper (AM-74) Sidan 12 av 14
Doktoranden Heidi Heidi kommer från Tyskland. Hennes sambo Anders är från Gävle. De träffades på en semesterresa i Grekland för fem år sedan och flyttade till Uppsala tillsammans i och med att Heidi kom in på biomedicinprogrammet. Att gå igenom utbildningen tog ett extra år eftersom de fick sitt första barn för två år sedan. Nu väntar Heidi deras andra barn och de har nyligen köpt ett radhus. Många timmar går åt att renovera huset, måla, bygga om och gräva i den lilla trädgården. Eftersom de inte har så mycket pengar gör de det mesta själva men det gör ingenting eftersom Heidi är händig och Anders tycker om heminredning. Resten av tiden går åt till lille Axel. Efter Heidis examensarbete föreslog hennes handledare att hon skulle söka till forskarutbildningen i Uppsala. Nu ska hon doktorera i cellbiologi. En stor del av hennes arbetstid går åt till den egna forskningen och avhandlingsarbetet. Just nu håller hon som bäst på med att ställa samman laboratorieresultaten i ett gemensamt forskningsprojekt med Köpenhamns universitet. Tidigare skickade de filer fram och tillbaka i projektet och kommunicerade via e-post men numera använder de ett projektverktyg, som finns på Köpenhamns universitet, för både löpande kommunikation och för gemensamma dokument. Heidi tycker det fungerar bra eftersom det numera bara finns en tydlig versionshantering, vilket inte var fallet tidigare. Hon hade helst sett att Uppsala universitet hade ett eget liknande verktyg. Hon tycker det är bra att hon kommer åt projektverktyget från sin mobiltelefon eftersom hon inte alltid har tillgång till sin dator. Heidi tycker att det är roligt med teknik och förutom projektytan försöker hon hitta nya sätt att använda sin mobil på och testar gärna nya appar. Heidi har ett stort behov av att söka och få information. Och i ett framtida internt system hoppas hon på att informationen kan anpassas efter hennes olika roller som doktorand, vilket skulle underlätta otroligt eftersom hon då slipper logga in och ut ur olika system för att se de olika åtaganden som styr hennes vardag. Att sedan få allt samlat i en egen kalender tillsammans med information hon själv valt att lägga dit, vore ett drömscenario. Heidi letar ofta efter information om praktiska frågor, till exempel finansiering av konferenser, rumsbokning, labbutrustning etc, och önskar ofta att hon snabbare kunde få fram rätt information. Tyvärr tycker hon det är svårt att hitta till och med den mest grundläggande informationen, exempelvis vilka regler och riktlinjer som gäller på universitetet, anställningsvillkor och rättigheter, föräldraledighet, friskvård med mera. Tänk om allt fanns samlat på ett ställe. Dessutom fördrar hon att få texterna på engelska, då hon inte har svenska som modersmål. Hon har letat efter information om processen att doktorera men inte hittat den. Andra tjänster hon saknar är en bra söktjänst. På de interna webbsidorna uppdaterar Heidi sin egen profil- och CV-sida, eftersom hon tycker att det är viktigt för att kunna nå ut med sina meriter. Sidan 13 av 14
Heidi mål och behov Mål Behov Samarbeta och samverka med andra Behöver kunna samverka både internt och externt (AM-54) Behöver kunna ladda upp, versionshantera och dela stora filer med andra personer Vill bidra med tankar, återkoppling och annat som berör utveckling av UU. (AM-2) (Att samverka) Vill enkelt och effektivt se var hennes kollegor och vänner är och gör Lättare att hitta relevant information snabbt Behöver veta hur man genomför praktiska saker vid universitet såsom boka ett rum eller köper in en vara eller tjänst. Vill ha kunskap om processen att doktorera (AM-52) Behöver lättillgänglig information om anställningsvillkor och rättigheter som doktorand. Uppdatera sitt CV och profil Vill kunna sammanställa meriter (AM-53) Få anpassad information utifrån roll och institution Behöver få specifik information som bara gäller doktorander och den egna institutionen genom olika kanaler, till exempel kalender Komma åt projektverktyg via sin mobil Vill kunna komma åt vissa funktioner i medarbetarportalen även när han/hon inte har tillgång till en dator Sidan 14 av 14