Behandlad i: Samarbetskommittén 6.4.2016 Godkänd i: Personalsektionen 25.4.2016 Flexibel arbetstid och arbetstidsstämpling Korsholms kommun
2 Anvisning för Flexibel arbetstid och arbetstidsstämpling Korsholms kommun HR-enheten 2015 Finns även som PDF-fil på Korsholms kommuns intranet www.korsholm.fi/intra
3 Innehållsförteckning 1. Flexibel arbetstid... 4 1.1. Tillämpningsområde... 4 1.2. Användningen av flexibel arbetstid... 4 1.2.1. Uppföljning av arbetstiden... 5 1.2.2. Saldoledighet... 6 1.2.3. Avstämning av flexsaldot... 6 1.2.4. Arvodesberättigade möten... 6 2. Tidsregistering, stämpling och tag... 7 2.1. Esmikko... 7 2.2. Ansvariga... 7 2.3. Tag... 8 2.4. Stämpling... 8 2.5. Korrigering av stämplingar... 8 2.6. Missbruk av stämpling... 9 2.7. Betalning av kaffe och lunch... 9 2.8. Stämplingskoder... 9 3. Bilagor Bilaga 1 Stämpelrapport Bilaga 2 Blanketten Användaravtal för tag Bilaga 3 Anvisningar för Esmikko
4 1. Flexibel arbetstid 1.1 Tillämpningsområde Korsholms kommun tillämpar flexibel arbetstid sedan 1990-talet. Kommunen tillämpar grundreglerna om flexibel arbetstid som finns i AKTA bilaga 15 (Allmänt kommunalt tjänsteoch arbetskollektivavtal). I enlighet med bestämmelserna i AKTA är det behörig myndighet som besluter om hur flexibel arbetstid ska tillämpas på olika arbetsplatser och vilka arbetstagare som får använda flexibel arbetstid. Besluten kan gälla för viss tid eller tills vidare. Inom Korsholms kommun tillämpas, enligt AKTA, flexibel arbetstid vid vissa arbetspunkter (och vissa yrkesgrupper) inom nedanstående arbetstidssystem: 1) Allmän arbetstid (38 h 15 min per vecka) Byggnadskontoret och vattentjänstverket, hälsovårdscentralerna, fastighetsverket 2) Byråarbetstid (36 h 15 min per vecka) Ämbetshuset (byråpersonal), biblioteken, vuxeninstitutet, seniorpunkten, hälsovårdscentralen 3) 37 timmars arbetstid Sociala sektorn, miljö- och hälsovården 1.2 Användningen av flexibel arbetstid Användningen av flexibel arbetstid bygger på ett förtroende mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. Inom gränserna för den flextid som den behöriga myndigheten har beslutat om kan varje anställd i regel själv bestämma när den dagliga ordinarie arbetstiden börjar och slutar, om inte något annat följer av vilopauser eller nödvändiga tjänste- eller arbetsuppgifter. När man använder flexibel arbetstid måste man vara medveten om att det inte går att flexa helt fritt utan hänsyn måste tas till uppgiftens krav först och främst. Det gäller speciellt anställda som har kontakt med allmänheten. Om flera anställda sköter samma typ av arbete, går det att sinsemellan planera hur man utnyttjar sin flextid. För att den flexibla arbetstiden ska fungera får inte servicenivån sänkas. Arbetsgivaren har med stöd av sin rätt att leda arbetet rätt att vid behov i enskilda fall besluta att en anställd ska vara på arbetet under en viss tid inom flextiden. Syftet med flexibel arbetstid är inte att de anställda skall arbeta in längre perioder av ledighet. Som grund för varje anställd som stämplar finns ett teoretisk arbetstidschema mot vilket AKTA kap III, 30 mom 1 och 2 Arbetsgivaren ska göra upp ett arbetstidsschema som visar när den anställdas ordinarie arbetstid börjar och slutar samt tidpunkterna för de dagliga vilotiderna. Det är möjligt att göra upp ett flexibelt arbetstidsschema, där den anställde inom vissa gränser själv får bestämma de ovannämnda tidpunkterna. Exempel: den dagliga vilotiden hålls mellan kl. 11.00 och 13.00.
5 man stämplar. Vid flexibel arbetstid är den normala arbetstiden ett jämförelsebegrepp för beräkning av antalet timmar vid giltig frånvaro såsom sjukdom, semester, utbildning eller annan beviljad ledighet. När förmannen besluter om den anställdas arbetstidsschema ska flextidsram och flextid bestämmas. Flextidsram är tiden mellan de klockslag då flextiden tidigast börjar och senast slutar under en arbetsdag. Fast daglig arbetstid är de timmar då arbetstagaren ska vara närvarande på arbetsplatsen. Vid samtliga former av flexibel arbetstid bör den dagliga fasta arbetstiden fastställas till minst 5 timmar. Den fasta dagliga arbetstiden anpassas enligt verksamhetens behov och används även för beräkning av beordrad övertid. Den arbetstid som uppkommer utanför flextidsramen är övertid/mertid och ska vara beordrad/godkänd av förmannen. Modell av dagsschema Stämplingens starttider och sluttider anges i ett dagsschema som styr stämplingen. I detta fall börjar flex kl. 7:30 fram till 9:30 på morgonen och 15:00 fram till 18:00 på eftermiddagen. Normal arbetstid är beräknad mellan 8:30 och 16:09. Här finns även lunchtider, vilken som är normal lunch (i detta fall 45 minuter) och att minsta lunchtid är 30 minuter. Flexibel arbetstid (flextid) är den tid inom flextidsramen då den anställde i regel fritt kan välja att börja och sluta sitt arbete under en arbetsdag. Flextiden bestäms av förmannen utgående från verksamheten. Den dagliga vilotiden (t.ex lunchen) är minst 30 minuter för anställda med en arbetstid längre än 6 timmar per dygn. Fastän anställd har kortare vilopaus dras ändå 30 minuter. Den dagliga vilotiden får inte placeras omedelbart i början eller i slutet av arbetsdagen och den måste framgå av rapporten dvs vilotiden ska alltid stämplas. 1.2.1 Uppföljning av arbetstiden Arbetstidslagen 37 mom 1 Arbetsgivaren skall bokföra antalet arbetstimmar och de ersättningar som betalats för dem särskilt för varje arbetstagare.
6 Huvudanvändarna kör ut i början av varje ny kalendermånad arbetstidsrapporter, som sänds till respektive förman. Varje förman ansvarar för att informera huvudanvändaren vilka anställda som hör till hans/hennes personal. Förmannen ansvarar för granskningen av rapporterna, noterar eventuella avvikelser och vidtar åtgärder vid behov. Rapporterna sänds vidare till respektive anställd. Vid användningen av flexibel arbetstid uppkommer ett flexsaldo som kan vara antingen ett plussaldo eller ett minussaldo. Den tid den anställda har tillgodo (plussaldo) eller är skyldig (minussaldo) i förhållande till ordinarie arbetstiden. Flexsaldot får vara 8 timmar och högst + 20 timmar för heltidsanställd personal. När plussaldots övre gräns har nåtts är det inte möjligt att förlänga arbetsdagen utöver den ordinarie arbetstiden förrän den anställda gjort en eller flera kortare arbetsdagar. Det är inte heller tillåtet att ta ut flexsaldotimmar och bokföra dem på annat sätt när saldot närmar sig + 20 timmar. Om flexsaldot på + 20 timmar är uppnått och den anställda på grund av arbetsuppgifternas mängd och art måste arbeta utöver ordinarie arbetstid ska den anställda komma överens med förmannen om övertid. Timmar som går över + 20 är inte flex. Definition av övertid (AKTA Kap III, 15 ) Övertidsarbete avser arbete som utförs på arbetsgivarens initiativ och som överskrider den ordinarie arbetstid som antecknats i arbetsskiftsförteckningen och de övertidsgränser som förklaras i 15 mom 1. 1.2.2 Saldoledighet Tidpunkten för saldoledighet måste alltid på förhand överenskommas med förmannen. Saldoledigheten för inte inverka störande på enhetens verksamhet eller begränsa personalens normala semestrar. Anhållan om heldags saldoledighet görs på blanketten Anhållan om personalärenden. Anställda med tidsbundna arbetsavtal ska försöka jämna ut arbetstiden under anställningen så att ett plussaldo inte uppstår vid anställningens slut. Om saldot är negativt dras minussaldot av från lönen när anställningen upphör. 1.2.3 Arbetsskiftsförteckningens utjämningsperiod Flexsaldot nollställs två gånger per kalenderår 31.1 samt 31.7. Vid avstämningsperioden nollställer systemansvariga flexsaldot och summeringen börjar på nytt. Om den anställda har plussaldo vid avstämningen ersätts inte plustimmar och vid minussaldo dras motsvarande timmar av från lönen enligt den timlön som är gällande för den anställda. Detta betyder att utjämningsperioden för flexsaldo är 6 månader. Varje anställd har 6 månader att se till att flexsaldot per 31.1 och 31.7 är noll. Det är varje anställds ansvar att följa med det egna flexsaldot. Den anställda måste komma överens med förmannen när eventuella + timmar tas ut.
7 1.2.4 Arvodesberättigade möten Då den anställda deltar i ett möte utanför ordinarie arbetstid (ordinarie arbetstiden vanligen kl 8:00-16:00) för vilket hen får särskilt mötesarvode stämplar hen ut innan mötet. Mötestiden får inte ingå i flexsaldot. Arvodesstadgan 1.1.2013 1 punkt 2 Till anställd i kommunen som deltar i ett kommunalt organs sammanträde utanför arbetstid betalas samma arvode som för organets ledamöter. 5 punkt 2 Till en anställd i kommunen, som fungerar som sekreterare eller föredragande utanför arbetstid, betalas likaså i 2 nämnt arvode förhöjt med 50 %. 2. Tidsregistrering, stämpling och tag 2.1. Esmikko Att arbetstiden registreras är en förutsättning för att flexibel arbetstid ska kunna tillämpas. Registreringen sker med en så kallad tag. Arbetstidens början och slut registreras via programmet ESMIKKO. Med hjälp av programmet får den anställda en automatisk beräkning och saldoredovisning av sin arbetstid. Utöver uppföljningen av arbetstiden används även programmet för betalning av kaffe och lunch vid ämbetshusets och Solgårds matsal samt för passagekontroll i kommunala fastigheter. 2.2. Ansvariga Systemansvarig när det gäller arbetstidsregistreringar är HR-administratören. Systemansvarig stöder huvudanvändarna vid frågor kring dagsscheman, direktiv, arbetstidsuppföljningar och avtalsfrågor. Fastighetsansvariga på fastighetsverket ansvarar för passagekontrollen till fastigheter för kommunens egen personal och till utomstående vid uthyrning av utrymmen (undantag idrottsanläggningar som sköts av fritidsavdelningen). Fastighetsverket stöder huvudanvändarna vid frågor kring passagekontroll. Huvudanvändare februari 2016: - Servicerådgivare Janica Fröberg Ansvarsområden: ämbetshuset, biblioteket, vuxeninstitutet, seniorpunkten, byggnadskontoret, vattentjänstverket - Administrativa sekreteraren Nina Lindvall Ansvarsområde: Korsholms hälsovårdscentral - Kanslist Siv Holmström
8 Ansvarsområde: Hälsovårdscentralens enheter i Vörå, Tandkliniken Korsholm Huvudanvändarna vikarierar varandra vid semestrar och övriga ledigheter. Huvudanvändarna sköter om utkvittering av tagar samt godkända korrigeringar angående arbetstidsregistreringen. Respektive förman godkänner korrigeringen innan den går till huvudanvändarna. Korrigeringar mindre än 15 minuter förs inte in i systemet för arbetstidsuppföljning. Användare februari 2016: - Fastighetsansvarig Mats Lall Ansvarsområde: fastighetsskötare - Kosthållschef Marcus Åkerblom Ansvarsområde: kökspersonal - Städchef Teresa Lehtimäki-Mustajärvi Ansvarsområde: städpersonal Användarna sköter om korrigering av stämplingar för egen personal. Huvudanvändare och användare uppdateras kontinuerligt enligt behov. Aktuell information finns på kommunens intranät. 2.3 Tag Förmannen meddelar huvudanvändaren via blanketten Användaravtal för tag den anställdas namn och passagerättigheterna samt arbetstiden. Den anställda kvitterar ut tagen. Blanketten finns tillgänglig på kommunens intranät. Modell i bilaga 2. 2.4 Stämpling Vid avbrott i arbetsdagen och om den anställda under arbetsdagen avlägsnar sig från arbetet ska man ALLTID ange orsaken. Lunchen stämplas ut då den anställda avlägsnar sig från arbetspunkten, eventuell resetid till och från matstället sker på egen tid. Egna ärenden stämplas alltid som eget ärende. Korsholms kommun som arbetsgivaren ska enligt arbetarskyddet ha en registrerad arbetstidsuppföljning för varje arbetstagare. Kodning på telefon är inte tillräcklig! Den kodningen registreras inte i arbetstidsuppföljningen. Kodning på telefon är endast för intern info. Också med tanke på de anställdas olycksfallsförsäkring så är det viktigt att en registrering har skett. 2.5 Korrigeringar av stämplingar Korrigeringar av stämplingar eller saldot sänds skriftligen till förmannen för godkännande som i sin tur sänder korrigeringen till huvudanvändarna.
9 2.6 Missbruk av stämpling Uppkommer en situation där arbetsgivaren bedömer att en anställd efter upprepade tillsägelser inte följer gällande regler vid stämplingen kan den anställde förlora möjligheten till flexibel arbetstid. 2.7 Betalning av kaffe och lunch Huvudanvändarna kan inte korrigera i de fall det handlar om betalning av kaffe och lunch (Ämbetshuset och Solgård). Ifall du av någon anledning inte stämplat kaffe/lunch ska du stämpla dubbelt nästa gång. Huvudanvändarna och systemansvarig kan dock vid behov ta bort kaffe/lunch stämpling då den anställda av misstag stämplat fel eller dubbelt. 2.7 Stämplingskoder Nedannämnda koder får/ska användas vid stämpling. Övriga koder i Esmikko tillämpas inte. När nya koder tas i bruk meddelas detta av den HR-administratören. 1 RES Tjänsteresa 2 SEM Semester 3 SJU Sjuk 5 ARB Arbetsärende 6 EGE Eget ärende 9 LUN Lunch 10 TLM Tjänstledig med lön 11 BAS Barnet sjukt 13 PLA Planering (arbetarskydd och förtroendemannaverksamhet) 16 TLU Tjänstledig utan lön 99 PO Poissaolo På nästa sida förklaras stämplingskoderna ytterligare.
10 RES SEM SJU ARB Tjänsteresa Koden används vid t.ex utbildningar, kurser, konferenser och dylikt. Koden kan sträcka sig över flera dagar eller tills en ny instämpling görs. Semester Används vid, av förman godkänd, semester. Sjuk Om du är sjuk eller blir sjuk under dagen och går hem kommer normal tid att användas som beräkningsbas. Du får inte plus timmar och inte heller minustimmar för en sjukfrånvarodag. Saldot ska vara samma som föregående dag! Arbetsärende Används vid fältarbete, möten utanför arbetsplatsen och motsvarande situationer. Om du under arbetsdagen avlägsnar sig från arbetet i ett arbetsärende ska du ALLTID stämpla. Arbetsärenden kan kodas endast för samma dag. Vid längre frånvaron används andra koder. Om du kommer tillbaka på jobb efter kl. 16.00 från ett arbetsärende använd arbetsärende in. ARB in räknas från normal starttid (tex kl. 8.00) ARB ut - räknar tills normal sluttid (tex kl. 16.00) EGE LUN TLM BAS PLA TLU PO Eget ärende Vid avbrott i arbetsdagen och då du under arbetsdagen avlägsnar sig från arbetet i ett privat ärende ska du ALLTID stämpla. Exempel är läkarbesök, tandläkarbesök, frissabesök, privata ärenden till myndigheter och dylikt. Eget ärende kan kodas för någon timme eller för hela dagen. Lunch Den dagliga vilotiden får inte placeras omedelbart i början eller i slutet av arbetsdagen och den måste framgå av rapporten dvs vilotiden (lunchen) ska alltid stämplas. Tjänstledig med lön Används endast vid ledigheter som framgår av AKTA kap. 5 11 12 och vid premieledigheter. Barnet sjukt Används vid vård av akut insjuknat barn under 10 år Planering Används vid avbrott när arbetarskyddsfullmäktig eller fackliga förtroendemän avlägsnar sig under arbetsdagen för att utföra uppgifter som hör till respektive förtroendeuppdrag. Tjänstledig utan lön Används t.ex vid sparledighet. Poissaolo Är en kod som kommer på rapporten då ingen stämpling har gjorts, eller då ineller utstämpling för dagen saknas. Koden PO innebär att saldot minskar och kräver en korrigering. Förmannen ansvarar för granskningen av rapporterna och noterar eventuella avvikelser såsom tex PO.
Bilaga 1 11
Bilaga 2 12
13 Bilaga 3 ESMIKKO anvisningar 602 Dag, tid, datum IN UT Meny In Används normalt när du kommer till jobbet på morgonen eller från lunchen. 1. Visa taggen på skärmen 2. Tryck på pilen nere till vänster (IN) Lunch När du går på lunch: 1. Visa taggen 2. Tryck på Meny 3. Snurra på den runda knappen till lunch, tryck på knappen. När du kommer från lunchen 1. Visa taggen på skärmen 2. Tryck på pilen nere till vänster (IN) UT Används när du avlägsnar dig från jobbet inom flextiden 1. Visa taggen på skärmen 2. Tryck på pilen nere till höger (UT) Ut på arbetsärende Förklarar varför du avlägsnar dig tidigare från jobbet. Resten av dagens arbetstid räknas tillgodo. 1. Visa taggen på skärmen 2. Tryck på Menu 3. Snurra på den runda knappen till arbetsärende och tryck på knappen. 4. Snurra till UT, och tryck på knappen 5. Välj datum när du kommer tillbaka (Dagens datum syns automatiskt) genom att snurra på knappen. Tryck på knappen när du är färdig 6. Välj tid när du kommer tillbaka. Tryck på knappen när du är färdig In efter arbetsärende
14 Förklarar en senare ankomst till arbetet. Morgonens timmar räknas tillgodo 1. Visa taggen 2. Tryck på Menu 3. Snurra på den runda knappen till arbetsärende och tryck på knappen. 4. Snurra till IN och tryck på knappen Likadant gör du med Semester/Eget ärende/ Sjuk/Resa ESMIKKO anvisningar 701 Dag, tid, datum Funktioner = Meny IN Lunchpaus UT In Används kommer till eller från Lunch När du går på lunch: 4. Visa taggen 5. Tryck på Lunchpaus normalt när du jobbet på morgonen lunchen. 3. Visa taggen på skärmen 4. Tryck på pilen nere till vänster (IN) När du kommer från lunchen 1. Visa taggen på skärmen 2. Tryck på pilen nere till vänster (IN) UT Används när du avlägsnar dig från jobbet inom flextiden 3. Visa taggen på skärmen 4. Tryck på pilen nere till höger (UT)
15 Arbetsärende IN U Ut på arbetsärende Förklarar varför du avlägsnar dig tidigare från jobbet. Resten av dagens arbetstid räknas tillgodo. 7. Visa taggen på skärmen 8. Tryck på Funktioner 9. Välj arbetsärende och tryck UT. 10. Välj datum när du kommer tillbaka (Dagens datum syns automatiskt). Tryck på OK när du är färdig. 11. Välj tid när du kommer tillbaka. Tryck på OK när du är färdig In efter arbetsärende Förklarar en senare ankomst till arbetet. Morgonens timmar räknas tillgodo 5. Visa taggen 6. Tryck på Funktioner 7. Tryck arbetsärende. 8. Tryck IN. Om du kommer in efter ett arbetsärende som du gått på senare under dagen räcker det med IN. Om du kommer in efter kl. 16.00 (14.15 påfredagar) måste arbetsärende In användas Likadant gör du med Semester/Eget ärende/ Sjuk/Barnet sjukt/ Resa
16