Verksam h etspl an

Verksam h etspl an 2018-2020 Barn - och Kvinno projektet, Kärnsjukhuset i Skövde. Fotograf Thomas Harrysson. Västfastigheter Telefon 010-441 00 00 Västra Götalandsregionen Västfastigheter 462 80 Vänersborg www.vastfastigheter.se v astfastigheter@vgregion.se

Innehållsförteckning Innehåll Inledning 1 Den ekonomiska utvecklingen 1 Utmaningar 1 Vårt uppdrag 2 Vår vision och vårt strategiska arbete 2 Kärnvärden hjälper oss på vägen 2 Vår verksamhet 3 Våra lokaler inom hälso- och sjukvård 4 Våra naturbruksgymnasier och folkhögskolor 5 Externa lokaler 5 Parkeringsverksamhet 5 Konstnärlig gestaltning 6 Miljö 6 Säkerhet 7 Våra övergripande mål 7 Fördjupa partnerskap med kund 8 Utveckla den attraktiva arbetsplatsen 9 Öka vår affärsmässighet 9 Ta ansvar för miljö och säkerhet 10 Utveckla samverkan med ägaren 11

Sida 01 Verksamhetsplan 2018-2020 Inledning Västfastigheter äger, utvecklar och förvaltar Västra Götalandsregionens lokaler. Genom vår verksamhet påverkar vi människors liv, vardag och miljö, nu och i framtiden. Regionfullmäktiges budget är Västra Götalandsregionens viktigaste styrdokument. Där anges de viktigaste strategiska målen, där ett av dem är att Västra Götalandsregionen ska sträva efter det hållbara samhället, med tillväxt av jobb och företag i Västra Götaland. Hållbarhet lyfts fram som ett grundläggande perspektiv och ska genomsyra hela vår verksamhet. I denna verksamhetsplan för perioden 2018-2020 beskrivs Västfastigheters inriktning under dessa tre åren. Västfastigheter är en av Sveriges största aktörer inom lokalförsörjning. Den ekonomiska utvecklingen Västra Götalandsregionen,VGR, har en stark och stabil ekonomi. Konjunkturen är fortsatt stark men prognoserna visar en svagare ekonomi under planperioden. Goda ekonomiska möjligheter skapar utrymme för Västra Götalandsregionen att fullfölja sina investeringsplaner. Det innebär en fortsatt hög investeringsvolym och det har stor påverkan på Västfastigheter. Det ger oss möjligheten att fortsätta utveckla våra fastigheter. Utmaningar Med den stora investeringsvolym som finns i VGR:s investeringsplan så är vi beroende av att byggbranschen har möjligheter att kunna genomföra våra projekt. Branschens påtagliga brist på resurser sammanfaller med en god konjunktur inom branschen, vilken bedöms bestå under större delen av planperioden. Det ställer stora krav på oss i Västfastigheter att hantera denna utmaning på bästa sätt, och en framgångsfaktor är att ha en långsiktig planering för våra projekt. Vi vill kommunicera vår investeringsplan med branschaktörer och uppfattas som en professionell beställare. Säkerhetsaspekter har blivit allt viktigare i takt med att den allmänna hotbilden har förändrats. Detta påverkar även Västfastigheters arbete med att skapa trygga och robusta lokaler för att skydda samhällsviktig verksamhet. Hotbilden blir mer omfattande och komplex och behöver mötas med ett tydligt och systematiskt säkerhetsarbete. Även det uppstartade arbetet med totalförsvarsplanering innebär nya utmaningar. Konkurrensen om kompetensen inom byggsektorn har ökat på grund av konjunkturläget och en ökad investeringstakt. För att vi ska vara konkurrenskraftiga behöver arbetsgivarvarumärket

Sida 02 Verksamhetsplan 2018-2020 stärkas genom flera olika insatser med fokus på kompetensförsörjning, kompetensutveckling, arbetsmiljö samt ledarskaps- och medarbetarskapsfrågor. Då Västfastigheter har ett särskilt ansvar för att driva och samordna arbetet för att nå VGR:s ambitiösa energimål är den verksamhetsrelaterade elanvändningen och dess påverkan en särskild utmaning. Vi ska med kunskap om våra kunders behov aktivt stödja Västra Götalandsregionens verksamheter med ändamålsenliga lokaler, god miljö och service. Med hög kompetens förvaltar och utvecklar vi våra fastigheter. Västfastigheters uppdragsformulering Vårt uppdrag Regionstyrelsen har gett fastighetsnämnden i uppdrag att bedriva fastighetsförvaltning och lokalförsörjning på ett ändamålsenligt och effektivt sett i enlighet med uppsatt reglemente. Arbetet ska ske enligt fastställd investerings- och hyresmodell. På uppdrag av fastighetsnämnden utvecklar och förvaltar Västfastigheter Västra Götalandsregionens fastigheter med stort fokus på vårdverksamhet. Västfastigheter ska verka för en långsiktigt hållbar utveckling inom organisationen. Med vår erfarenhet, kompetens och storlek bidrar vi till effektiva och hållbara miljöer för Västra Götalandsregionens verksamheter. Vår vision och vårt strategiska arbete Västfastigheters vision Tillsammans skapar vi hållbara miljöer tar sin utgångspunkt i Västra Götalandsregionens vision det goda livet. Vad menar vi med det? Jo, vi vill arbeta nära våra kunder i partnerskap. Genom vår kompetens tillför vi varandra mervärde i en öppen dialog om hur vi tillsammans kan möta framtiden. Hållbara miljöer skapas med omtanke om att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt. Hållbara fysiska miljöer bidrar till bättre hälsa för individen och befolkningen idag och för kommande generationer. En hållbar miljö skapar förutsättningar för våra kunder att bedriva verksamhet på ett resurseffektivt sätt. Miljön ska uppfattas som stödjande för både patienter, närstående och medarbetare. Hållbarhet, öppenhet och nytänkande är de kärnvärden som ska hjälpa oss att nå våra mål. Kärnvärden hjälper oss på vägen Våra kärnvärden ger oss stöd när det gäller förhållnings- och angreppssätt i vårt arbete, de skapar sammanhållning och bidrar till att vi når våra mål. Våra tre kärnvärden är hållbarhet, öppenhet och nytänkande.

Sida 03 Verksamhetsplan 2018-2020 Vad innebär då våra kärnvärden för oss? Hållbarhet Vi är uthålliga och vi håller vad vi lovar Vi strävar efter ansvarsfulla långsiktiga lösningar för samhälle, ekonomi och miljö Vi strävar efter ett hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap Öppenhet Vi samverkar och bidrar till dialog och delaktighet Vi agerar trovärdigt och vi bygger förtroende Vi är transparenta och har en öppen kommunikation Nytänkande Vi är kreativa och förbättrar ständigt vår verksamhet Vi utvecklar nya arbetssätt genom tydliga processer Vi tar till oss ny kunskap och nya innovationer Vi växer snabbt på grund av våra kunders ökade behov av både underhåll och nya investeringar. Vår verksamhet Västfastigheter förvaltar och utvecklar lokaler inom Västra Götalandsregionen. En stor del av uppdraget är knutet till lokalförsörjning inom hälso-och sjukvård. Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd är byggt under 60-, 70- och 80-talen. Det innebär att reinvesterings- och underhållsbehovet är stort. Samtidigt har våra hyresgäster ett stort behov av mer ändamålsenliga lokaler, framför allt inom hälso- och sjukvården. Detta leder till ett stort investeringsbehov. Under en kort period har Västfastigheter fördubblat den årliga investeringsutgiften. Behoven ökar ytterligare under denna planperiod. En central del av Västfastigheters fastighetsförvaltande uppdrag är ansvaret för drift, underhåll och service. Flera av regionens verksamheter, och i synnerhet hälso-och sjukvården, ställer höga krav på både robusta och teknisk komplexa lokaler som fungerar under dygnets alla timmar. Med teknisk kompetens och kännedom om våra kunders villkor ser vi till att vårdverksamheten ska kunna fortsätta.

Sida 04 Verksamhetsplan 2018-2020 Våra lokaler inom Hälso- och sjukvård Idéskiss över det nya barnsjukhuset vid Östra sjukhuset. Illustration White arkitekter Regionfullmäktige har antagit en strategi för hälso- och sjukvårdens omställning. För att nå målet om en god hälsa krävs en omställning av vården så att vi bättre möter patienternas behov och skapar mesta möjliga värde av de tillgängliga resurserna. Omställningen delas in i fyra övergripande områden: Utveckla den nära vården Koncentrera vård för bättre kvalitet och tillgänglighet Utveckla digitala vårdformer och tjänster Fokusera på kvalitetsdriven verksamhetsutveckling Den medicinska och medicintekniska utvecklingen fortsätter och nya vårdformer växer fram i snabb takt. Våra befintliga fastigheter klarar inte vårdens krav på fri takhöjd, mått mellan pelare, tillgång till tekniska utrymmen, med mera. Den beslutade omställningen kräver god övergripande planering. Vi behöver ha god verksamhetskunskap inom hälso- och sjukvård för att kunna möta behoven av flexibla fastigheter.

Sida 05 Verksamhetsplan 2018-2020 Det finns en önskan om ökad samordning och standardisering i regionen. För Västfastigheters del kommer detta innebära en ökad standardisering vid utformning av vårdrutrymmen. Vi ska även effektivisera byggprocessen för att förbättra och förenkla. En ökad koncernstyrning kan innebära en fortsatt utveckling av regionens investeringsprocess eftersom behoven är större än medlen. Våra naturbruksgymnasier och folkhögskolor Som fastighetsägare ska vi bidra med nytänkande och kunskap till de verksamheter som vill utveckla den fysiska miljön för att möta den pedagogiska utvecklingen och elevernas förväntningar. En utmaning är att planera långsiktigt i de fall där delar av fastighetsbeståndet är gammalt och inte anpassat för verksamheten, och där många byggnader har ett historiskt värde. Naturbruksförvaltningen genomför ett utvecklingsarbete där skolverksamheten koncentreras till färre geografiska platser. Globala frågor kring miljö, resurshushållning och hållbarhet är mycket aktuella. Därför efterfrågar folkhögskolorna möjlighet att installera och demonstrera resurssnåla och hållbara energitekniska lösningar. Vårt uppdrag kring externa inhyrningar ökar i omfattning. Externa lokaler En stor del av de inhyrda lokalerna börjar bli gamla och förändringsbehovet ökar. Befolkningsökningen i kombination med de åldrande befintliga lokalerna gör att verksamheterna efterfrågar nya etableringar. Kommunernas stadsplanering påverkar behovet av lokaler för Västra Götalandsregionens verksamheter. Allt detta innebär att vårt uppdrag kring externa inhyrningar ökar i omfattning. Parkeringsverksamhet Vårt uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor vid Västra Götalandsregionens fastigheter innebär att dialogen med våra hyresgäster är viktig. Den omfattar bland annat parkeringslösningar, förändringar, säkerhet, betalsystem och kommunikation.

Sida 06 Verksamhetsplan 2018-2020 Konstnärlig gestaltning Vi ansvarar för den konstnärliga gestaltningen i regionens lokaler. En viktig del i det ansvaret handlar om att utforska nya metoder för att arbeta med konst i vårdmiljöer med närmare dialog med patienter, medarbetare och invånare. En del i detta arbete är att förklara och informera om den konstnärliga gestaltningens betydelse i vårdmiljön. Konstverk: I gläntan, av Thomas Nordström vid barnakuten NÄL i Trollhättan. Foto av Ola Sundberg. Miljö Miljöfrågorna är fortsatt i fokus, både i Sverige och internationellt och är en del av arbetet för en hållbar utveckling. Västra Götalandsregionen vill vara en föregångare i energi- och miljöarbetet, vilket innebär att även vi i Västfastigheter har mycket ambitiösa målsättningar

Sida 07 Verksamhetsplan 2018-2020 inom dessa områden. Framför allt handlar det om att bygga och förvalta vårt fastighetsbestånd utifrån följande principer: Vi bygger och förvaltar för en mycket låg energianvändning Vi bygger och förvaltar med ett litet klimatavtryck Vi bygger giftfria miljöer Vi strävar efter effektiv användning av material och naturresurser Vi arbetar strukturerat med utvecklings- och egenkontrollarbete för att minimera risken för negativ miljöpåverkan. Ökade krav och höga ambitioner innebär att varje del av vår organisation måste bidra med sin kompetens och sitt engagemang för att vi ska kunna nå våra mål på miljö- och energiområdet. Säkerhet Den allt mer oroliga omvärlden och den allmänna hotbilden påverkar även Västfastigheters arbete med att skapa trygga och robusta lokaler för att skydda samhällsviktig verksamhet. Hotbilden blir mer omfattande och komplex och behöver mötas med ett tydligt och systematiskt säkerhetsarbete. Även det uppstartade arbetet med totalförsvarsplanering innebär nya utmaningar. Inom fastighetssektorn har fokus på säkerhet ökat de senaste åren. Också lagstiftningen ställer nya säkerhetskrav. För Västfastigheters del handlar ökad säkerhet om: Att brandsäkra anläggningar Att skapa en effektiv kris- och beredskapsförmåga Att utveckla IT- och informationssäkerhetsarbetet Att planera långsiktigt för en robust media- och systemförsörjning Att ha ett långsiktigt säkerhetsarbete med en stärkt säkerhetskultur. Våra övergripande mål Västfastigheter har fem övergripande mål som är nedbrutna i några delmål. De övergripande målen är att: Fördjupa partnerskap med kund Utveckla den attraktiva arbetsplatsen Öka vår affärsmässighet Ta ansvar för miljö och säkerhet Utveckla samverkan med ägaren

Sida 08 Verksamhetsplan 2018-2020 Fördjupa partnerskap med kund Partnerskap innebär för oss ett nära samarbete med våra kunder, som grundar sig i båda parters strategier och verksamhetsplaner. Vi ska utgå från kundens behov och öka andelen nöjda kunder. Tillsammans möter vi kundens behov Kundens behov ska vara i fokus när vi gör fysiska utvecklingsplaner, genomför projekt, förvaltar våra fastigheter, gör externa inhyrningar, tillhandahåller parkering, och är aktiva i regionens investeringsberedning. Vi utgår från forskning och beprövad erfarenhet när vi utformar lokaler och tekniska lösningar. Våra fastigheter ska vara robusta och driftsäkra. Vi värnar om relationen med kunden och återkopplar när de tar kontakt med Västfastigheter. Vi bidrar till att skapa en hälsofrämjande vårdmiljö Vårdmiljö och vårdarkitektur kan, rätt utformad, bidra till ett gott bemötande och till en säker och jämlik vård. En läkande vårdmiljö är en del i patientens tillfrisknande. Beslut om Riktlinjer för fysiska vårdmiljöer togs hösten 2016 i regionstyrelsen. Syftet med riktlinjerna är att vårdlokaler ska vara utformade så att de ger en effektiv, säker och tilltalande vårdmiljö. Vårdarkitekturen ska underlätta för patient och anhörig att orientera sig i utemiljön och de allmänna lokalerna fram till att vårdinrättningen tagit emot patienten. Våra tjänster är tydliga och regiongemensamma I fastighetsöverenskommelsen, FÖK, gör Västfastigheter de tjänster vi ska leverera till kunden tydliga. Till grund för fastighetsöverenskommelsen ligger en regiongemensam beskrivning, definition och prislista för de olika tjänsterna. Västfastigheter har fått i uppdrag av regionstyrelsen att ta fram förslag till typrum. Detta arbete bedrivs inom ramen för Program för Teknisk standard, PTS. Syftet med PTS är att på ett effektivt sätt kvalitetssäkra och ständigt förbättra leveransen av ändamålsenliga och långsiktigt hållbara lokaler. Tekniska säkerhetsanläggningar ingår sedan 2017 i internhyran för ägda lokaler. För inhyrda lokaler erbjuds denna tjänst succesivt under denna verksamhetsplans period.

Sida 09 Verksamhetsplan 2018-2020 Utveckla den attraktiva arbetsplatsen Vi ska bli Sveriges bästa offentliga arbetsgivare Ur VGR:s övergripande mål Västfastigheter strävar efter att vara en attraktiv arbetsplats dit medarbetare söker sig, trivs och utvecklas. Vi ska erbjuda en god arbetsmiljö, konkurrenskraftiga anställningsvillkor samt möjlighet till personlig utveckling och karriär. Klara kompetensförsörjningen och stärka arbetsgivarvarumärket Vi arbetar aktivt med insatser på kort och lång sikt för att klara kompetensförsörjningen. Dessa insatser utgår från perspektiven attrahera, rekrytera, behålla och utveckla. Genom insatserna ska vi stärka vårt arbetsgivarvarumärke. Utveckla ledarskapet och medarbetskapet Ledarskapet ska vara inkluderande, hälsofrämjande och tydligt. Medarbetarna ska ha inflytande över sin egen arbetssituation, känna trygghet och delaktighet och få möjlighet att medverka till verksamhetens utveckling. Detta uppnår vi genom tydliga roller och mandat inom organisationen och en medveten satsning på att utveckla ledarskap och medarbetarskap. Genom en positiv företagskultur skapar vi tillsammans värde för våra kunder och intressenter. Förbättra arbetsmiljön och sänka sjukfrånvaron Vi arbetar långsiktigt för att skapa en hållbar arbetsmiljö som upplevs som kreativ och hälsofrämjande. Införandet av ett aktivitetsbaserat arbetssätt och en ökad digitalisering vid våra arbetsplatser ställer krav på att skapa en hållbar arbetsmiljö. Vi genomför medarbetarenkäter och hälsoprofiler, och utifrån dem upprättar vi handlingsplaner som vi sedan följer upp. Vi ska skapa största möjliga värde med de investeringsmedel vi har. Öka vår affärsmässighet Västfastigheter ska skapa mesta möjliga värde för regionen och dess verksamheter. Det innebär att vi behöver utveckla vår kostnadseffektivitet och affärsmässighet. Affärsmässighet definierar vi utifrån ett regionperspektiv, att affären inom rimlig tid ger tillbaka mer värde än summan av investerade pengar och insatser. Det är därför viktigt att vi har en bra framförhållning för att kunna göra långsiktiga affärsmässiga bedömningar av alla delar i vår verksamhet. Vi anpassar och förhåller oss till rådande konjunkturläge. Vi ska även bli bättre på att styra vår verksamhet och mäta resultatet av vårt arbete för att kunna prioritera och utveckla där det behövs.

Sida 10 Verksamhetsplan 2018-2020 Utveckla och visualisera vår verksamhetsstyrning Alla medarbetare ska ha kunskap om Västfastigheters mål och hur de bidrar för att nå målen. Genom att visualisera våra mål och förtydliga målens betydelse i vår verksamhetsstyrning bidrar vi till ökad förståelse, kommunikation och samarbete inom förvaltningen. För att öka vår måluppfyllelse behöver vår verksamhetsstyrning och uppföljning utvecklas. Då skapar vi en tydlighet i hur vi planerar, genomför, följer upp och utvecklar verksamheten och vår företagskultur. Våra processer gör oss effektiva i en tid av ökad digitalisering Vi arbetar aktivt med ständiga förbättringar genom att utveckla, implementera och följa upp våra processer. För att lyckas med vårt processarbete krävs en god samverkan mellan linjeansvar och processägarskap. Vi behöver därför göra roller och mandat tydliga. Västfastigheters ambition är att ha en verksamhetsdriven IS/IT utveckling där arbetssätten utgör ramarna för våra IT-system, och inte tvärtom. I en tid av ökad digitalisering krävs att vi aktivt omvärldsbevakar och att vi är medvetna om den nya teknikens möjligheter och begränsningar. För att framgångsrikt utnyttja digitaliseringens möjligheter behövs både teknisk kunskap och ett aktivt arbete med informationssäkerhet. Vi ska använda våra medel på bästa sätt Genom god planering och en konstruktiv dialog med kunder, leverantörer och samarbetspartners, uppnår vi största möjliga värde med tillgängliga investeringsmedel. För att få bästa möjliga anbud är det avgörande att vi har en god framförhållning och att vi marknadsför våra projekt. Ta ansvar för miljö och säkerhet Vi ska halvera vår energianvändning Ur VGR:s övergripande mål Västfastigheter skall leverera miljö- och ändamålsenliga byggnader och system som tillgodoser verksamhetens behov. Fastigheterna skall utformas så att även framtida behov kan tillgodoses i rimlig omfattning. Vidareutveckla och implementera Västfastigheters hållbarhetsarbete Vi ska fortsätta att utveckla vårt hållbarhetsarbete genom att implementera och utveckla vår hållbarhetsplan. Vårt utmanande energimål innebär att vi måste ha en ständigt hög energimedvetenhet i hela vår organisation. Vi sätter därför fokus på att energikrav kommer in tidigt i byggprojekt, att energieffektiviseringsprojekt genomförs enligt tidplan och att vi samverkar för en aktiv energioptimering. Vi är öppna för nya tekniklösningar.

Sida 11 Verksamhetsplan 2018-2020 Vi ser till att miljökrav och miljökompetens kommer in tidigt i byggprojekt. Genom att utveckla arbetet med egenkontroll för miljö ser vi till att vi följer lagar och myndighetskrav och minimerar risken för miljöolyckor. Förhålla oss till en ökad hotbild För att nå en balans mellan det öppna sjukhuset och en god säkerhet behöver vi trygga det aktuella och långsiktiga säkerhetsarbetet. En framgångsfaktor är att följa upp och aktivt verka för att uppfylla de regionala säkerhetsstrategiska målen, vilket innebär att sköta säkerhetsarbetet för både förvaltningens verksamhet, byggnader och teknisk försörjning så att vi uppfyller myndighets- och ägarkrav. Det är också viktigt att utveckla vår säkerhetskultur, bibehålla en utbildad krisledning och funktionen Tjänsteman i Beredskap, TiB, inom förvaltningen. Vi ska stärka dialogen med ägaren för att få större samsyn om de investeringar som behövs. Utveckla samverkan med ägaren För att vi ska vara framgångsrika i vårt uppdrag, att vara regionens lokalförsörjare, är det viktigt att dialogen och samverkan med ägaren och dess representanter är optimal. Stärka dialogen med ägaren Det blir allt viktigare att ha en mycket nära dialog med Koncernkontoret och ägarutskottet, men också med beställarna av vård, för att skapa samsyn i investeringsbehoven. Västfastigheters varumärke behöver stärkas genom olika kommunikationsinsatser riktade gentemot såväl ägare som beställare. Framför allt i de mycket tidiga skedena där verksamheternas behov kommer till uttryck och möjligheten att påverka är som störst. Vårt behov av fysiska utvecklingsplaner i kombination med regionövergripande utvecklingsplaner och övergripande sjukvårdsplaner är tydligt. När de ska tas fram är det viktigt att både verksamheterna och ägarrepresentanter är djupt engagerade. Kontakt Västfastigheter Västra Götalandsregionen Västfastigheter 462 80 Vänersborg Telefon 010-441 00 00 www.vastfastigheter.se