Delårsrapport mars 2017 Västfastigheter

Transkript

1 Sida 1(5) Delårsrapport mars 2017 Västfastigheter 7. Övrig rapportering 7.2 Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Västfastigheters verksamhet Uppdrag/Verksamhetsidé Västfastigheters uppdrag utgår från fastighetsnämndens reglemente och förtydligas i verksamhetsplanen. Vår verksamhetsidé är att vi ska med kunskap om våra kunders behov aktivt stödja regionens verksamheter med ändamålsenliga lokaler, god miljö och service samt med hög kompetens effektivt förvalta och utveckla våra fastigheter. Vision Vår vision är: Tillsammans skapar vi hållbara miljöer Västfastigheters mål i verksamhetsplan I verksamhetsplanen för har fem mål formulerats. De prioriterade åtgärder som Västfastigheter aktivt driver för att nå målen beskrivs under respektive mål. Partnerskap med kund För att möta kundernas framtida lokalbehov måste Västfastigheter fortsätta utveckla arbetssätt för att skapa mervärde för kunderna. Västfastigheter har under första kvartalet 2017 arbetat med följande prioriterade åtgärder: Fortsätta arbetet med våra fysiska utvecklingsplaner Ta fram typrum för de vanligaste rummen inom hälso- och sjukvård Utveckla överenskommelser med sjukhusen där struktur för möten, ansvar, roller etc. tydliggörs Att med hjälp av forskare genomföra en förstudie hur vi kan utveckla den konstnärliga utsmyckningen för psykiatrin. Arbetet med att revidera och utveckla fysiska utvecklingsplaner pågår enligt handlingsplan. Några planer är dock fördröjda på grund av resursbrist. En workshop är genomförd för att öka kunskapen i att arbeta med fysiska utvecklingsplaner. Framtagningen av typrum för att effektivisera våra processer och skapa en likvärdig kvalitet av lokaler fortlöper. Styrgrupp, brukarråd och arbetsgrupper är igång med arbetet, Det finns ett stort intresse från VGR:s verksamheter av PTS arbetet (Program för Teknisk Standard). Beslut om riktlinjer för fysiska vårdmiljöer togs hösten 2016 i regionstyrelsen. Syftet med riktlinjerna är att ge förutsättningar för mer effektiva, säkra och tilltalande vårdmiljöer.det finns ett behov av att värna de fysiska vårdmiljöerna i byggprocessen och fånga upp avvikelser. En tydligare plan för implementering behöver tas fram.

2 Sida 2(5) Tillsammans med koncernkontoret har vi startat upp ett arbete för att ta fram fastighetsöverenskommelser (FÖK). Syftet med FÖK är att tydliggöra befintliga överenskommelser mellan Västfastigheter och VGR:s verksamheter. Förtydliganden av struktur för möten, ansvar och roller bör vara en del i kommande tillämpningsanvisningar för VGR:s investeringsmodell. Parkeringsenheten har anställt en kommunikatör som kommer att ta fram en kommunikationsplan för parkeringsenheten. Olika referensgrupper för parkering ute på sjukhusen är under uppbyggnad. Förra årets kundnöjdhetsmätning visade ett mycket positivt resultat. Kunderna förde fram önskemål om en bättre återkoppling kring kundserviceuppdrag. Västfastigheter kommer därför att genomföra en riktad kundundersökning kvartal för att fånga kundens upplevelse av utförda kundserviceuppdrag. Västfastigheter har genomfört ett seminarium inför arbetet med de konstnärliga gestaltningarna i Psykiatrins kvarter, SÄS Borås, för att belysa mötet mellan konst och psykiatri. Syftet är att vidga förståelsen om konstens roll och hur konsten kan bidra till miljön och gestaltningen i stort. Mått Nöjd kundindex (NKI) Utfall Måltal 2017 Ingen mätning Affärsmässighet För att uppnå kostnadseffektivitet och affärsmässighet behöver arbetet ständigt utvecklas. Västfastigheter har under första kvartalet 2017 arbetat med följande prioriterade åtgärder: Förbättra prognossäkerheten av investeringsbudget Utveckla styrning och uppföljning med avseende på nyckeltal Samutnyttja olika finansieringsformer i projekt för att tillgängliga medel ska ge största ekonomisk nytta Ett flertal aktiviteter har genomförts för att förbättra prognossäkerheten för årets investeringar. Det handlar bland annat om att vi utvecklat arbetssättet vid investeringsuppföljningsmöten och infört månadsvisa uppföljningar för investeringar som överstiger 50 mnkr under året. Dialog förs även med koncernkontoret om ökad samverkan kring investeringsuppföljning. Framtagande av nyckeltal för styrning och uppföljning pågår. Västfastigheter kommer tillsammans med koncernkontorets avdelning för verksamhetsuppföljning ta fram nyckeltal som ska användas för VGR:s controllingfunktion.

3 Sida 3(5) För att uppnå största möjliga nytta med de olika finansieringsformer som idag finns till Västfastigheters förfogande samordnas löpande ett antal möten där kommunikation och planering ligger i fokus. Det kräver en god och konstruktiv kommunikation både inom Västfastigheter och gentemot kunder, konsulter och entreprenörer. Fastighetsteam, prognostillfällen, interna ekonomiska och tidsmässiga uppföljningsmöten men också planeringsmöten med kund är viktiga exempel på verktyg för att uppnå god samsyn och bra planering. Prognosen för måltalet driftkostnad exklusive media bedöms till 201 kr/m2. Avvikelsen beror på lägre personalkostnader på grund av förskjutna rekryteringar. Mått Driftkostnad exklusive media kr/ m² Måltal Prognos Energi och Miljö För att uppnå de energi- och miljömål som finns i VGR:s miljöprogram har Västfastigheter under första kvartalet 2017 arbetat med följande prioriterade åtgärder: Ta fram ett nyckeltal för att kunna värdera effekten av avfallsminimering i nybyggnadsprojekt Verkställa hållbarhetsplan och analysera klimatavtryck från VFs verksamhet Säkerställa kunskap om arbetssätt kring miljöklassning av byggnader. Nyckeltal för mängden avfall är framtagen. Statistik från ett antal avslutade byggprojekt har samlats in och analyserats för att kunna fastställa nuläget. Nästa steg är att fastställa hur uppföljning ska genomföras på mest effektiva sätt. En hållbarhetsstrategi med tillhörande handlingsplan är beslutad i Västfastigheters ledningsgrupp. Hållbarhetsarbetet kommer att genomföras i enlighet med strategi och plan. En kommunikationsplan håller på att tas fram med olika kommunikationsinsatser som kan bidra till att sprida kunskap om den nya planen. Västfastigheter har beslutat att stora till-, ny- och ombyggnadsprojekt ska certifieras enligt det svenska miljöklassningssystemet Miljöbyggnad. Det innebär en för branschen känd och hög nivå på kravställning inom exempelvis energi, inomhusmiljö och giftfria materialval. Beslutet efterlevs idag men det är viktigt att fortsätta arbetet med att säkerställa att kompetens och resurser tas in i ett tidigt skede i projekten. Vi arbetar med att tydliggöra hur kraven från Miljöbyggnad kommer in i vårt processarbete.

4 Sida 4(5) Vi har utrett de antaganden som gjordes i konsekvensutredningen av energimålet och jämfört dem med det verkliga utfallet. Slutsatserna används som underlag för vad energiarbetet behöver intensifiera eller särskilt bevaka. En slutsats är att vi river mindre än beräknat. En annan slutsats är att vi ännu inte når hela vägen fram till 60 kwh/kvm och år vid nybyggnation. Det är framförallt verksamhetsenergin som är större än tidigare beräknat. Prognosen för måltalet energianvändning bedöms till 180 kwh/ m2. Avvikelsen beror främst på senarelagda energiinvesteringar och försäljning av fastigheter med låg energianvändning. Mått - Energianvändning i egna fastigheter kwh/m2 BRA Utfall Måltal Prognos Läs vidare under sidan 10 Den goda arbetsplatsen För att utveckla ledarskapet och ge alla medarbetare goda förutsättningar att göra skillnad och att trivas, har Västfastigheter under första kvartalet 2017 arbetat med följande prioriterade åtgärder: Driva (arbetsgivar-) varumärkesfrågor i VGR perspektiv. Identifiera utbildningsbehov och genomföra utbildningsinsatser. Västfastigheter behöver stärka sitt arbetsgivarvarumärke genom marknadsföringsinsatser som riktar sig till studenter vid bland annat jobbmässor, nätverk, föreläsningar och kontakter med lärosäten. Genom att lyfta fram Västfastigheters unika byggprojekt kan vi bli mer konkurrenskraftiga. Västfastigheter behöver tydliggöra möjliga karriärvägar, ett arbete som kommer påbörjas under Vid de årliga utvecklingssamtalen tas det fram individuella kompetensutvecklingsplaner som bygger på verksamhetens mål. Cheferna gör en kompetensplan för det samlade behovet av kompetensutvecklingsinsatser. Under 2017 planerar vi att börja använda e-learning med stöd av Ping pong, den så kallade lärplattformen. Utifrån resultatet av genomförda hälsoprofilundersökningar 2015 genomförs några olika hälsofrämjande aktiviteter i samarbete med företagshälsovården. Fysioterapeuter vid Hälsan och arbetslivet kommer under våren att besöka samtliga kontor för att inspirera och instruera till olika tränings-och må bra-aktiviteter.

5 Sida 5(5) Mått Prestationsnivå medarbetarenkät Måltal Prognos Läs vidare under sidan 11 Ett Västfastigheter Grundtanken med Ett Västfastigheter är att verksamheten har en gemensam bild av vad visionen och målen står för. Verksamheten ska utvecklas likartat i hela organisationen i enlighet med värdegrunden. Västfastigheter har under första kvartalet 2017 arbetat med följande prioriterade åtgärder: Kvalitetssäkra förvaltningsinformation, KFI Implementera Västfastigheters processarbete Arbeta fram ett gemensamt arbetssätt för riskhantering och kalkylarbete i projekt Arbetet med kvalitetssäkrad förvaltningsinformation är omfattande och resurskrävande och pågår etappindelat enligt plan. Först ut är vår omfattande fastighetsdokumentation. En målgruppsanpassad plan för implementering och utveckling av processarbetet är framtagen. Med undantag för delprocessen skapa lokal kommer alla processkartor och processbeskrivningar vara fastställda under andra kvartalet Ett arbete pågår avseende kalkylarbete med att implementera successivkalkylering i våra större projekt. Pilotprojekt och utbildningar har genomförts. Vi har även arbetat med att revidera aktivitetskoder som stöd vid ekonomisk uppföljning. Ett gemensamt arbetssätt för riskhantering i projekt är påbörjat. Mått NKI/NPI, riktade frågor Måltal 2017 Prognos (NPI) 70 (NPI)