Pandemiplan för Torsås kommun

Pandemiplan för Torsås kommun Antagen av kommunstyrelsen 090929

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 1 Bakgrund... 3 1.1 Rekommendationer... 4 1.2 Beräkningar... 4 1.3 Vad är samhällsviktig verksamhet?... 4 1.4 Minskad sårbarhet... 5 2 Hantering av pandemi i Torsås kommun... 5 2 Allmänt... 5 2.1 Information... 5 2.2 Syften... 6 2.3 Planeringförutsättningar... 6 3 Framtagande av plan... 6 3.1 Avgränsningar... 6-7 3.2 Viktiga funktioner ur ett samhällsperspektiv... 7 3.3 Personalbemanning... 7 3.4 Prioritering inför Vaccination... 8 3.5 Arbetsmetod... 8 3.6 Redovisning förvaltningar/bolag... 8 4 Kommunledningskontorets redovisning... 9 4.1 Kansliet... 9 4.2 Ekonomiavdelningen... 10-11 4.3 It-enheten... 12-13 4.4 Personalavdelningen... 14-15 4.5 Kostenheten... 16-17 4.6 Flyktingmottagningen... 18-19 5 Samhällsbyggnadsförvaltningens redovisning... 20-21 6 Bildningsförvaltningens redovisning... 22-23 6.1 Kultur&Fritid... 24-25 7 Socialförvaltningens redovisning... 26-27 8 TFAB/TBAB:s redovisning... 28-29 9 Torsås Fjärrvärmenät AB:s redovisning... 30 10 Sammanfattning... 31 10.1 Vård inom kommunen... 31 10.2 Barn och utbildning... 31 10.3 Samhällsbyggnadsförvaltningen... 31 10.4 Kommunledningskontoret... 31 Bilaga 1 Åtgärdskalender vid pandemi... 32 Bilaga 2 Planering Räddningstjänstförbundet Bilaga 3 Planering Kalmarsundsregionens Renhållare (KSRR)

3 Inledning Denna plan ska ses som en bilaga till Torsås kommuns Krisledningsplan och plan för Extraordinära händelser. Planen är ett levande dokument som ska vara ett stöd och hjälpmedel inför och vid en pandemi. Planen är uppdelad i två delar. I den första delen beskrivs vad en pandemi är samt vilket utfall av insjuknade som kan förväntas. I den andra delen beskrivs till vissa delar hur en pandemi i kommunen kan hanteras. Del 1 1 Bakgrund Pandemi är när en ny variant av influensa drabbar människor över hela världen. Av erfarenhet vet man att den brukar starta i Sydostasien och att det brukar ta 2-3 månader innan den når Europa. Exempel på pandemier är Spanska sjukan, Asiaten och Hongkong. Vid dessa pandemier insjuknade mellan 20 och 50 procent av befolkningen. En sådan smittspridning ställer naturligtvis stora krav på de kommunala verksamheterna, bland annat när det gäller vård och omsorg, samtidigt som en stor del av personalen är sjukskrivna. En influensapandemi medför även en överdödlighet i befolkningen. Främst därför att många människor är sjuka samtidigt. Det är framför allt personer med hjärt- och/eller lungsjukdom, respektive äldre personer som får komplikationer och ökat vårdbehov. Erfarenheter från tidigare pandemier visar att det som utmärker en situation med influensapandemi jämfört med många andra allvarliga störningar är att: det är en smittsam sjukdom. Varje fall genererar nya fall, vilket innebär att situationen försvåras gradvis. ett stort antal människor insjuknar. hälso- och sjukvård samt kommunal omsorg utsätts för mycket stor belastning under en längre tid, samtidigt som personalen utsätts för smitta. alla arbetsplatser kommer att drabbas av personalbortfall, vilket ger problem i många verksamheter. hela landet kan drabbas samtidigt liksom stora delar av vår omvärld. pandemin kan pågå under flera månader samt återkomma i en eller flera vågor. om många blir allvarligt sjuka kan stor oro sprida sig i samhället och påverka människors handlingsmönster. svårigheter att upprätthålla verksamheter, minskad handel och minskat resande med mera kommer att påverka ekonomin. En pandemi kommer alltså att medföra flera problem och det är därför angeläget att samhällets alla aktörer förbereder sig på att minska effekterna av de påfrestningar som kan uppstå. Det är särskilt viktigt för dem som bedriver samhällsviktig verksamhet. Men även för andra kan det vara angeläget utifrån förtroende hos kunder och anställda, ekonomiska aspekter etc.

4 1.1 Rekommendationer Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) och Socialstyrelsen rekommenderar att myndigheter och företag planerar för att under en period av 6-8 veckor hantera en frånvaro om minst 15 procent av de anställda. Pandemin kan antas nå en kulmen under vecka två och tre vilket innebär att myndigheter, organisationer samt företag bör planera för att upp till 50 procent av de anställda kan vara frånvarande de veckorna. I planeringen bör man dock ta hänsyn till att sjukdomen sannolikt inte kommer att drabba samhället likformigt. Under en viss tid kan en betydligt större andel av arbetsstyrkan vara frånvarande i vissa grupper. 1.2 Beräkningar I landstingets arbetsmaterial har man utgått från beräkningar från de prognoser som gjorts av Centers for Disease Control and Prevention (CDC) i USA för den amerikanska befolkningen och är omräknade till svenska förhållanden. De amerikanska och svenska samhällena skiljer sig inte så mycket åt, varför man kan förutsätta att en influensapandemi kommer att ha ungefär liknande förlopp i de båda länderna. Enligt dessa beräkningar skulle prognosen för Torsås kommuns 7087 (våren 2009) invånare bli följande: 5315 personer kommer att bli utsatta för smitta (75 %) mellan 1063 2551 kommer att bli sjuka (15-36 %) mellan 496 1205 kommer att behöva öppen vård (7 17 %) mellan 7 21 kommer att behöva sjukhusvård (0,1 0,3 %) mellan 2 9 kommer att avlida (0,03 0,12 %) Möjligen är dessa siffror något låga för det beräknade antalet sjukhusvårdande i förhållande till antalet som behöver öppen vård. Här kan behövas sjukvårdsinsatser för vård i hemmet som kräver personal från såväl landstinget som kommunen och som kräver ett gott samarbete mellan de båda huvudmännen. 1.3 Vad är samhällsviktig verksamhet? När vi talar om samhällsviktig verksamhet syftar vi på verksamhet som är nödvändig för att samhället ska fungera och för medborgarnas liv och hälsa. En verksamhet som uppfyller båda eller det ena av dessa villkor: 1. Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. 2. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället skall kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt.

5 1.4 Minskad sårbarhet En minskad sårbarhet handlar om infrastrukturens förmåga att motstå störningar. Till den samhällsviktiga infrastrukturen räknas bland annat: kommunal värme- och vattenförsörjning elförsörjning telekommunikationer IT-infrastruktur distribution av radio- och teve trafik- och transportsystem bränsleförsörjning finansiella sektorn, främst betalningssystemet och Försäkringskassan barnomsorg för barn som har föräldrar som arbetar inom samhällsviktig verksamhet Del 2 - Hantering av pandemi i Torsås kommun 2 Allmänt En pandemi i Torsås kommun ska hanteras med utgångspunkt i ansvars-, likhets- och närhetsprincipen. 1. Ansvarsprincipen: Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden skall ha motsvarande ansvar under kris- och krigssituationer. 2. Likhetsprincipen: En verksamhets organisation och lokalisering skall så långt som möjligt överensstämma i fred, kris och krig. 3. Närhetsprincipen: Kriser skall hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. 2.1 Information En utbruten pandemi kommer att ställa krav på att kommunen tar ett kraftfullt initiativ i kommunikationen med medborgarna. Den externa informationen måste nå fram till medborgaren och vara tydlig. Forskningen har till stor del kunnat avfärda föreställningen om masshysteri och kollektiv förvirring inför kriser. Snarare betonas den enskildes självständighet inför myndighetsutövande på gott och ont (FOA: Kris- och katastrofforskning, 1993). Informationen måste samordnas med både Länsstyrelse och Landsting. Se Torsås kommuns Informationsplan vid extraordinära händelser.

6 2.2 Syften Pandemiplaneringen har tre syften Att utifrån kommunernas ansvar enligt lagen om extraordinära händelser göra lokala risk- och sårbarhetsanalyser. Vid en extraordinär händelse så kan kommunens krisledningsnämnd med detta underlag som grund göra prioriteringar och eventuella personalförflyttningar mellan olika förvaltningar. Att utgöra underlag för Länsstyrelsens regionala pandemiplanering. Att utgöra underlag för smittskyddsläkarens pandemiplanering enligt smittskyddslagen. 2.3 Planeringsförutsättningar Under 2009 har respektive förvaltning/bolag arbetet med planering inför en eventuell pandemi enligt planeringsförutsättningarna nedan. Under en period av 6-8 veckor är minst 15 procent av de anställda frånvarande på grund av influensapandemi. Pandemin når sin kulmen under veckorna 2 och 3, då 50 procent av de anställda är frånvarande. De sjuka är frånvarande i minst 5 arbetsdagar Delar av kommunal sjukvård blir hårt ansträngda Risk för en andra våg ca 3-9 månader senare Svaren presenteras i avsnitt 4-9. 3 Framtagande av plan Varje nämnd och bolag ansvarar för att ta fram en plan för hur de ska hantera en pandemi med ovanstående förutsättningar. Planen skall innebära att verksamhet kan upprätthållas med hög kvalitet för de verksamheter som prioriterats. Detta innebär att samverkan mellan nämnder för utnyttjande av personal kan behöva ske. För verksamheter som kan tåla avbrott skall planen innebära en beskrivning av vad som prioriteras inom den normala verksamheten samt i vilken mån personal kan utnyttjas till andra verksamheter. 3.1 Avgränsningar I detta dokument ligger fokus på personaladministrationen vid en pandemi.

7 Hur det politiska styret drabbas tas inte upp i denna plan då det finns regler för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och övriga nämnder i kommunallagen. Däribland regler för ersättare vid frånvaro mm. Fokus ligger på: - kommunledning och ledningsadministration - vatten och avlopp - socialtjänst, äldreomsorg samt hälso- och sjukvård - löne- och ekonomiadministration - skola & barnomsorg - matförsörjning till barn- och äldreomsorg - drift av data- och telefonisystem - lokal väghållning 3.2 Viktiga funktioner ur ett samhällsperspektiv Kommunen förfogar över samhällsviktig verksamhet som måste fortlöpa även vid stor sjukfrånvaro. Ansvaret för våra barn och äldre, framkomligheten på gator och torg, sophämtning, vattenförsörjning, viktig myndighetsutövning mm. Dessa är givetvis de viktigaste verksamheterna att kunna hålla igång under en pandemi. Kommunledningskontoret * Kommunledningsfunktion * Information * IT/Data * Kost * Telefoni * Diarium Räddningstjänsten * Ledningsfunktion * Räddningstjänst Samhällsbyggnadsförv. * Ledningsfunktion * Vatten * Avlopp, renhållning * Gator (snöröjning) * Myndighetsutövning * Livsmedel Socialförvaltningen * Ledningsfunktion * Äldre- och handikappomsorg * Individ och familjeomsorg * Hemsjukvård * Hemtjänst * Särskilda boende * LSS/SoL * Administration Bostad/Fastighetsbolag * Ledningsfunktion * Fastighetsskötsel Bildningsförvaltningen * Ledningsfunktionen * Elevhälsa * Förskola 3.3 Personalbemanning För att lösa personalbemanningen kan förfrågan sändas ut samt vid behov avtal tecknas med frivilliga som kan rycka in vid extraordinära händelser. Dessa kan vara personal som arbetat inom kommunen de senaste fem åren. Andra tänkbara resurser är de frivilligorganisationer. Även annan personal kan behöva kontaktas, till exempel brandmän som slutat sin tjänst men som bor kvar i kommunen. Dessa kan vara lämpliga för andra arbetsuppgifter som inte kräver vårdutbildning till exempel vid omflyttningar.

8 I händelse av en pandemi svarar respektive förvaltning/verksamhetschef för bemanningen inom sitt verksamhetsområde. Anställdas arbetsskyldighet omfattar dels vad som framgår av det enskilda anställningsavtalet dels övriga skyldigheter som är förenade med anställningen. Arbetsgivaren har rätt att tillfälligt förflytta arbetstagare, som ex vid en pandemi, till arbeten som denne har kompetens för och som normalt ingår i kommunens verksamhet. Verksamhetschef kan kontakta tidigare anställda som kan vara aktuella och lämpliga för tidsbegränsad anställning vid till exempel en pandemi. 3.4 Prioritering inför vaccination Beroende på vilken tillgång vi får av eventuellt vaccin kan det vara vanskligt att ha en helt klar prioritetsordning. Detta kommer att fastställas av Socialstyrelsen som kommer att sammankalla den nationella pandemigruppen och utarbeta prioriteringsplaner och fördelning av aktuellt vaccin. Viktigt är att vitala delar av sjukvården kan fungera varför sjukvårdspersonal på infektionskliniker och vårdcentraler sannolikt kommer att få högsta prioritet. Enligt på förhand uppgjorda listor kommer vårdpersonal att vaccineras. Likaså kommer personal i den kommunala omsorgsverksamheten att vaccineras. Länsstyrelsen avgör hur vaccin och antivirala läkemedel prioriteras när det gäller befattningshavare i samhället i övrigt. Prioriteringslistor för kommunens personal ska finnas och arbetas fram av respektive förvaltningschef i samarbete med kommunens MAS och säkerhetssamordnare. De nyckelfunktioner som ovillkorligen måste fungera kommer att vaccineras före övrig personal. Detta enligt definitionen av en samhällsviktig verksamhet. Kostnad för vaccinering av kommunanställd personal bekostas av arbetsgivaren. 3.5 Arbetsmetod Metoden har varit att varje förvaltning/bolag/förbund på egen hand har svarat på 17 frågor som syftar till att upptäcka svagheter i respektive verksamhet gällande personalplanering. Varje förvaltning/bolag/förbund har på egen hand sammanställt sin analys och därför skickat in olika mängd svarsdata. Frågorna har besvarats i både punkt form och löpande text. Detta kan te sig aningen förvirrande, men resultatet blir detsamma.

9 10 Sammanfattning Den övergripande svagheten i Torsås kommun är dess personalplanering. Flera viktiga befattningar/funktioner finns det inga ersättare till och inte heller rutiner eller manualer finns att tillgå så att en ersättare enkelt kan ta över en befattning/arbetsuppgifter. 10.1 Vård inom kommunen Man räknar med att en stor del av vårdpersonalen kommer att vara borta från arbetet på grund av sjukdom då dessa grupper blir mer utsatta för kraftig exponering av influensavirus än befolkningen i allmänhet. Det kommer troligen att råda brist på sjukvårdsplatser. Åtgärder som kan vidtas inom kommunens omsorg kan till exempel vara att stänga dagverksamheter inom äldre- och handikappomsorgen dels för att minska smittrisk, men också för att frigöra personal och lokaler. Man försöker dra in på verksamheter som innebär onödiga sammankomster och som därmed ökar smittspridning, exempelvis träffpunker för anhörigvårdare. Vid en pandemi får den basala omsorgen och sjukvården prioriteras för att kunna hjälpa alla som har behov av våra insatser. Socialförvaltningen i Torsås kommun är väl rustade och upplever sig ha en bred erfarenhet och planering för att klara av en pandemi. 10.2 Barn och utbildning Generellt sett kommer kommunens verksamheter inom barnomsorg och utbildning sträva efter att prioritera de lägre åldrarna vad gäller personaltäthet. En större sjukfrånvaro torde drabba elever och barn inom barnomsorgen i lika stor utsträckning som lärare och annan personal. Det finns möjlighet att slå ihop klasser och eventuellt stänga ner verksamheter för att lösgöra personal. 10.3 Samhällsbyggnadsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen är sårbar då de har låg personalfrekvens inom varje verksamhet även i vanliga fall. Högst prioritet har vattenförsörjningen och reningsverket. Annan prioriterad verksamhet är den myndighetsutövning som förvaltningen är lagstadgad att utföra. 10.4 Kommunledningskontoret De främsta svagheterna inom kommunledningskontoret är att det inte finns utsedda ersättare, med rätt kompetens/kunskap, för alla de befattningar som utgör kansliet. Funktioner som absolut inte får stå still är informationsenheten, it-enheten, receptionen, diarieföringen, löneutbetalningar, fakturahanteringen, kostverksamheten samt flyktingmottagningens utbetalning av introduktionsersättningar.

10 Bilaga 1 Åtgärdskalender vid pandemi 1. Ta reda på information om den uppkomna situationen och analysera trolig utveckling. Kalla in eller kontakta Smittskyddsläkare, Landstinget, Socialstyrelsen eller andra inom området kompetenta personer/myndigheter 2. Läs igenom förvaltningarnas och bolagens planer för hantering av pandemi (finns samlat hos kommunens säkerhetssamordnare). Respektive förvaltning/bolag ansvarar för sin egen planering. 3. Inventera personella och materiella resurser som kan tänkas vara till nytta i den uppkomna situationen och planera för eventuell omfördelning av resurser och personal. 4. Starta krisinformationsorganisationen och förbered information till radio, tv, tidningar, information till allmänheten samt interninformation (se Informationsplan ). Se över möjligheten att samordna information med övriga myndigheter och organisationer. 5. Följ pandemins utveckling och vidarebefordra nationell och regional information lokalt. 6. Aktivera och/eller förbered: barnpassning till personal eller behövande (kvällar, helger, nätter). ev. ordna med logiverksamhet och extra vårdplatser. 7. Diskutera vilka verksamheter och uppgifter som måste upprätthållas, samt vilka som bör prioriteras. 8. Vilka eventuella förändringar i kommunens åtaganden, service och prioriteringar måste genomföras. 9. Planlägg så att avlösning kan ske till arbetande personal. 10. Ta reda på om det finns föreskrifter och rekommendationer till kommuner när det gäller hygien och annan hantering för att minska smittspridningen. 11. Ta reda på tillgängligt och möjlighet till vaccin. 12. Ta fram beslutsunderlag inför beslut som måste fattas i Krisledningsnämnden. 13. Diskutera hur ledningsfunktionen ska kunna upprätthållas och utse ersättare.