2018-01-11 1 (10) Plats och tid: Beslutande: Församlingsgården, Övertorneå Torsdagen den 11 januari, 2018, kl 13.00-16.00 Roland Hedlund (s) Monika Simu (c) Malin Kondor (s) tjg. ersättare Vega Kihlström (s) Stig Lampinen (t) Bengt Ersson (t) Ove Kohkoinen (t) Sandra Lehto (t) tjg. ersättare Simo Rundgren, kyrkoherde Övriga: Bror Noppa (c) ersättare Utses att justera: Stig Lampinen Justeringens tid och plats: 2018 01-17 Övertorneå Församlingsexp: 01-14 Underskrifter: Sekreterare Ordförande: Justerare:.. Vega Kihlström. Roland Hedlund. Stig Lampinen BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Övertorneå Församling, Kyrkorådet Sammanträdesdatum: 2018-01-11 för för anslags uppsättande: 2018-01-17 anslags nedtagande: 2018-02-08 Förvaringsplats för protokoll: Underskrift: Övertorneå församlings kyrkoarkiv.. Förv.ass Göta Persson
2018-01-11 2 (10) KR 1 Inledning öppnande Ordförande Roland Hedlund hälsar alla välkomna till mandatperiodens första sammanträde. Uppropet sker genom att ledamötena ger en kort presentation av sig varefter ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. Kyrkoherde Simo Rundgren inleder med psalm och bön. KR 2 Val av protokollsjusterare samt fastställande av ärendelista att utse Stig Lampinen att jämte ordföranden justera dagens protokoll. att fastställa ärendelistan med följande tillägg 1. Val av firmatecknare förs in som punkt 7 varefter nedanstående paragrafer förskjuts ett steg ned. 2. Övriga personalärenden förs in under 9 KR 3 Kyrkvärdar Kyrkoråd beslutar att utse Monika Simu som kyrkvärd till Övertorneå kyrka. att kyrkoherden tillsammans med kyrkorådet fortsätter arbetet med att få fler församlingsbor att ikläda sig rollen som kyrkvärd. att det nuvarande ekiperingsbidraget för en mandatperiod höjs till tvåtusen kronor (2.000:-) vilket belastar kontot 1100 Gudstjänster och kyrkliga handlingar. Övertorneå församling har ett behov av att ersätta avgående kyrkvärdar med nya. Behovet är två nya kyrkvärdar till Svansteins kyrka, en till Övertorneå och en till Hietaniemi kyrka. En aktuell förteckning över kyrkovärdar delges kyrkorådet. Ekiperingsbidraget har under en lång tid varit tusen kronor (1000 :-) som bör justeras till ett högre belopp.
2018-01-11 3 (10) Kyrkoordningen 4 kap 19. Församlingens kyrkoråd eller, om församlingen ingår i ett pastorat, församlingsrådet väljer kyrkvärdar för mandatperioden. Till kyrkvärd får den väljas som 1. tillhör Svenska kyrkan, 2. är döpt, och 3. har fyllt 16 år. Minst två av kyrkvärdarna ska alltid vara ledamöter eller ersättare i församlingens kyrkoråd eller i församlingsrådet. Ingen får vara kyrkvärd i mer än en församling samtidigt. Historik Det finns en lång historisk tradition av att församlingsmedlemmar deltagit i och haft särskilt ansvar för olika delar av församlingens praktiska angelägenheter och arbetet kring gudstjänsterna. Redan på 400-talet i Rom finns det dokumenterat hur lekmän hade ansvar för praktiska angelägenheter kring församling och gudstjänstliv. Fortfarande är uppdraget som kyrkvärd i mångas ögon ett hedersuppdrag. Kyrkorådet utser kyrkvärd på förslag av Kyrkoherden som sedan utövar tillsyn över Kyrkvärdarnas verksamhet. Kyrkvärdens funktion i gudstjänsten Uppgiften att vara kyrkvärd innebär ett särskilt ansvar i gudstjänsten. Kyrkvärdskapet är en del av det liturgiska ämbetet. I många församlingar använder man sig i stället av begreppet gudstjänstvärd vilket säger något om uppgiftens art. Man är värd i Guds tjänst och har som sin främsta uppgift att skapa delaktighet och hemkänsla för gudstjänstdeltagarna. Alla som kommer till kyrkan ska känna att de har ett utrymme där, att de är inkluderade och att de tillsammans med dem som tjänstgör blir en del av ett sammanhang. Kyrkvärden är aktiv i de moment som ingår i gudstjänsten, såväl i förberedelserna som i genomförandet. Finns vid entrén inför gudstjänsten Det ger en trygghet om kyrkvärden finns vid dörren när kyrkobesökaren kommer in. Att få bli mött av någon, att få växla ett ord, eller få ställa en fråga är en god början till gudstjänsten. Gud är relation, och vi är med och skapar goda gudsrelationer när vi möter människor. Välkomsthälsning Innan klockringningen får gärna tjänstgörande kyrkvärd önska välkommen till gudstjänsten. Information kan ges om söndagens namn och tema, göra pålysningar om kollektändamål, vilken musik som framförs i gudstjänsten, om aktiviteter i församlingen under kommande vecka. Om bön inför gudstjänsten sker tillsammans med församlingen kan välkomsthälsningen avslutas med denna bön.
2018-01-11 4 (10) Textläsning Kyrkvärdar läser dagens texter i överenskommelse med tjänstgörande präst. Oftast handlar det om gammaltestamentlig- och episteltext. Kollekt Under psalm efter predikan tas dagens kollekt upp. Efter insamlandet går man till altaret där prästen ber om Guds välsignelse över gåvorna. Förbön Kyrkvärden har möjligheten att själv vara med om att utforma de ord som sägs i gudstjänsten genom att själv skriva förbönen som enligt kyrkohandboken ska vara förberedd av präst eller lekman och också vara lokalt förankrad. Nattvard Ofta ställer kyrkvärden i ordning nattvardskärlen ute i sakristian. Kärlen bärs sedan antingen in i kyrkan under procession eller så låter man dem stå på altaret vid mässans början enligt prästens avgörande. Mässfirande Kyrkvärden kan och får gärna vara delaktig i utdelandet av nattvarden. Vanligt är att präst delar bröd, medan kyrkvärd delar vinet. Tackbön Kyrkvärd får gärna läsa tackbönen. Recession Under slutpsalmen bär präst och kyrkvärd ut nattvardskärlen. Efter gudstjänsten Efter gudstjänsten gör kyrkvärden i ordning efter måltiden, räknar kollekt och har även att i första hand se till människors behov genom att finnas i kyrkan. I samband med konserter Kyrkvärden, tillsammans med tjänstgörande vaktmästare, anvisar sittplatser i kyrkan, hälsar sedan välkommen och presenterar dagens konsert. Efter avslutad konsert tackar kyrkvärden de medverkande, delar ut blommor till solister, musiker och dirigent och passar på att informera om eventuellt kommande konserttillfälle. Kyrkvärden tar in de kollektmedel som efter konserten lagts i den i vapenhuset framställda kollektstocken. källa Svenska kyrkan
2018-01-11 5 (10) KR 4 Fastställande av mötesdagar att fastställa mötesdagarna enl. förslaget. Bengt Ersson (t) anser att sammanträden bör ske vid fler tillfällen då församlingen står inför stora utmaningar och att diskussioner om framtida verksamhet och organisation bör vara återkommande punkter på kyrkorådsmötena. Ordf. framför att sammanträdena kan bli fler än de planerade sex för verksamhetsåret. Föreligger ett förslag om att mötesdagarna fastställs enl. följande: 11/1-18, 22/2-18 och den 19/4 2018 KR 5 Ekonomirapport att kyrkorådet vid kommande sammanträde kommer att göra en grundlig analys av rapporten. Förhoppningsvis tillsammans med serviceenheten i Luleå stift. Kyrkorådet informeras om det ekonomiska läget för församlingen. Rapporten avser verksamhetsår 2017 och är en preliminär rapport då ekonomienheten rapporterar att ett flertal fakturor ej är medtagna i denna rapport. KR 6 Firmatecknare för Övertorneå församling att utse Roland Hedlund och Monika Simu att i förening företräda församlingen som firmatecknare och som ersättare utse Simo Rundgren och Göta Persson. Kyrkorådet har att utse firmatecknare för mandatperioden 2018-2021 vilket ska inrapporteras till Kyrksam.
2018-01-11 6 (10) KR 7 Planering av årsbokslut att fastställa planeringen enl. redovisat förslag Kyrkorådet är skyldiga enl. ÅRL, 2 kap 7 att för den 30 april 2018 upprätta och underteckna en Förvaltningsberättelse. Före den 30 april 2018 ska en årsredovisning sändas till SCB Fullmäktige fastställer årsredovisningen före den 29 juni 2018 Inkomstdeklarationerna inlämnas av Servicebyrån för den 29 juni 2018 som undertecknas av firmatecknaren. ÅRL Årsredovisningslagen SCB - Statistiska centralbyrån KR 8 Arbetsutskott att utse ordf, v ordf och Bengt Ersson som ledamöten till arbetsutskottet (AU) Nödvändigheten av att AU sammanträder inför kyrkorådsmötena diskuterades. Kontentan av diskussionerna var att AU sammanträder endast vid specifika händelser eller uppgifter i församlingen. Enligt kyrkoordningen är Kyrkorådet ej skyldiga att inrätta ett arbetsutskott. Ett behov av ett utskott föreligger då större projekt ska genomföras och då ekonomiska redovisningar ska framtas. Kyrkorådet kan besluta om att inrätta arbetsutskott för specifika områden t.ex årsbokslut Arbetsutskottets arbetsordning ska vara reglerad i kyrkorådets arbetsordning.
2018-01-11 7 (10) KR 9 Församlingsinstruktion att under sammanträdet den 22 februari revidera inledningen, slutsatser omvärldsanalys samt slutsatser barnkonsekvensanalys. Församlingsinstruktion 6 För varje församling ska det finnas en församlingsinstruktion som anger hur församlingen fullgör sin grundläggande uppgift. När flera församlingar samverkar i ett pastorat har de en gemensam församlingsinstruktion. Närmare bestämmelser om församlingsinstruktionen finns i 57 kap. FÖRSAMLINGSINSTRUKTION Församlingsinstruktionens innehåll 5 För varje församling ska det finnas en församlingsinstruktion. Församlingar som ingår i ett pastorat ska ha en gemensam församlingsinstruktion. Förslag till församlingsinstruktion ska utarbetas av kyrkoherden och kyrkorådet i samråd med domkapitlet. När det gäller en gemensam församlingsinstruktion ska kyrkorådet även samråda med församlingsråden inom pastoratet. Instruktionen ska innehålla 1. de regler för församlingen och församlingens verksamhet som domkapitlet får besluta enligt bestämmelser i denna kyrkoordning, 2. ett pastoralt program för församlingens grundläggande uppgift att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission. I det pastorala programmet ska även behandlas dels församlingens verksamhet på de andra språk än svenska som behöver användas för att församlingen ska kunna fullgöra sin grundläggande uppgift dels barnets perspektiv utifrån en barnkonsekvensanalys. Utöver vad som sägs i första stycket ska i en gemensam församlingsinstruktion för församlingarna i ett pastorat även redovisas hur ansvaret för församlingens grundläggande uppgift är fördelat mellan församlingarna och pastoratet. Där ska också redovisas hur de befattningar som präst som ska finnas inrättade enligt 37 kap. 19 i huvudsak disponeras. (SvKB 2009:4, 2010:6, 2012:5, 2012:14, 2015:9)
2018-01-11 8 (10) Utfärdande och ändring av en församlingsinstruktion 6 Församlingsinstruktionen får utfärdas av domkapitlet efter godkännande av kyrkofullmäktige och kyrkoherde var för sig. Den är därefter bindande för församlingen och, när det är fråga om en gemensam församlingsinstruktion, för pastoratet och dess församlingar. Fråga om ändring av församlingsinstruktionen får väckas av kyrkofullmäktige, kyrkorådet, ett församlingsråd, kyrkoherden eller domkapitlet. Ändringen godkänns och utfärdas på samma sätt som instruktionen. Kyrkorådet ska minst vart fjärde år pröva om det ska ske en ändring av församlingsinstruktionen. Om inget förslag till ändring utarbetas ska skälen för detta anmälas till kyrkofullmäktige och domkapitlet. (SvKB 2009:4, 2012:14) 7 Domkapitlet får, om det finns särskilda skäl, utan godkännande av kyrkofullmäktige och kyrkoherde, utfärda församlingsinstruktion samt besluta att ändra de delar av församlingsinstruktionen som avser regler enligt 5 1. Den utfärdade eller ändrade församlingsinstruktionen gäller för församlingen eller pastoratet och dess församlingar först efter det att kyrkofullmäktige och kyrkoherden har underrättats om beslutet. För församlingar inom Svenska kyrkan i utlandet gäller det som sägs i första stycket om kyrkofullmäktige istället kyrkorådet. (SvKB 2010:6, 2012:14) KR 10 Verksamhetsledning 2018 Kyrkoherden informerar kyrkorådet om att en nuvarande verksamhetschef återlämnat den delegation han utfärdat den 2016-12-31 och återgått till den tidigare anställningen. Vilket betyder att ledningen för församlingen, i fortsättningen följer kyrkoordningens riktlinjer och regelverk. Kyrkoherden rapporterar vidare att en förlängning av diakoniass. 0,75 tjänst är förlängd till den 31 mars 2018. Samt att vikarieanställning inom kyrkogårdsvaktmästeri har gjorts på grund av sjukskrivning. att i kommande sammanträde besluta om organisationen ska omfatta en verksamhetschef eller om tjänsten ska bedömmas som vakant.
2018-01-11 9 (10) 5 kap. Kyrkoherden 1 Av 2 kap. 9 framgår att det i en församling och i ett pastorat ska finnas en kyrkoherde som leder verksamheten. 2 Kyrkoherden ska utifrån avgivna vigningslöften och på eget ansvar fullgöra de uppgifter som anges i kyrkoordningen. Kyrkoherden har gemensamt med kyrkorådet ansvar för att församlingens grundläggande uppgift blir utförd. Kyrkoherden har ansvar för tillsyn över all verksamhet utifrån Svenska kyrkans tro, bekännelse och lära. Kyrkorådet har tidigare beslutat att inrätta en tjänst som verksamhetsledare där diakoni och kyrkomusik har ingått. Kap 2 9 Kyrkoherden leder all verksamhet i församlingar och pastorat. Det finns närmare bestämmelser om kyrkoherden i 5 kap och i 34 kap. 1, 2 och 9.. KR 11 Delegationsordning, regler för attest- och utanordning samt beslutsattestanter. att nuvarande delegationsordning anpassas på sätt som överensstämmer med aktuell organisation. att godkänna förändringarna enligt bilaga 1. att godkänna attestförteckningen enl. bilaga 2 att godkänna förteckning över beslutsattestanter och kontrollattestanter enl. bilaga 3 Kyrkorådet har att ta beslut om delegationer till kyrkoherde, enskild tjänsteman eller enskild kyrkorådsledamot. Principerna för delegation har bifogats kallelsen.
2018-01-11 10 (10) KR 12 Kollekter att kollekten den 4 februari tillfaller Fredens kyrka att kollekten den 30 mars tillfaller församlingens ungdomsarbete. att vid sammanträdet den 22 februari 2018 ta beslut om en grupp ska bildas för att bereda framtida församlingskollekter. En Kollektlista för första kvartalet 2018 har bifogats kallelsen. Följande kollekter är församlingskollekter som kyrkorådet har att besluta över. 1. 1 januari 2018 2. 7 januari 2018 3. 4 februari 2018 4. 30 mars 2018 Kollektansökan har inkommit från BRIS och Lepramissionen KR 13 Övriga frågor Inga övriga frågor inlämnades. KR 14 Mötets avslutande Ordförande tackar ledamöterna och kyrkoherden för ett givande sammanträde och förklarar därmed mötet avslutad.