Xmentor Management DIGITALA VÄRMLAND Offentlig chef 18 januari 2018 Inge Hansson, managementkonsult
Om Xmentor Management AB är ett värmländskt företag som grundades 1999. Xmentor skapar lösningar för att operativt leda, stötta och driva förändringar. Vi analyserar behov och föreslår lösningar för förändringsarbete baserat på vår erfarenhet av hur man säkerställer ett effektivt genomförande och samtidigt en långsiktig effekt av förändringen. Vi är 30 konsulter med kontor i Karlstad och i Stockholm.
Mission Vår mission är att bidra till utveckling genom att få förändringar att hända. Ett lyckat genomförande av förändringsarbete skapar Effektivitet, lönsamhet och utveckling. Personliga framsteg. Välmående framtida samhälle.
Strategi Vi tar helhetsansvar för ledningsprocessen vid förändringsarbete. Vårt fokus är ledarskapet och att möjliggöra framdrift. Våra kunder kan istället fokusera på att utvecklas.
Gemensamma drifts- och servicenämnden
Gemensamma drifts- och servicenämnden Bildades 14 april 2010 Alla Värmlands 16 kommuner ingår Juridiskt Karlstads kommun Betydelse för Värmlands utveckling Gemensam drift av enskilda lösningar Ekonomiska resurser används mer effektivt Möjligheterna att följa utvecklingen förbättras
Gemensamma drifts- och servicenämnden ÖVERGRIPANDE MÅL Lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt Ekonomiska resurser används mer effektivt Bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan Genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt I framtiden kan samverkan utökas till andra verksamhetsområden
Gemensamt e-samhälle Värmland Gemensam Drift och Servicenämnd Politiker/ Kommunchefer IT-chefer Värmland Cesam Värmland DSN adm/ e-kontoret Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Hammarö Storfors, Sunne, Säffle, Torsby, Årjäng
Gemensamma drifts- och servicenämnden STYRDOKUMENT Samverkansavtal Reglemente Strategi för esamhället (SKL) Nationell e-hälsa Regional digital agenda för Värmland Strategiska planer
Samverkan i Värmland VAD HAR VI GJORT? Quadracom, kommunsammanbindande nät Bredbandsutbyggnad, ADSL Upphandlingar, WebSense, Telefoni, Gemensam projektplats Gemensam e-tjänsteplattform Interaktiv säkerhetsutbildning Elektronisk fakturahantering Gemensamt medlemskap i Sambruk E-hälsa Värmland Print Klient
Lösning EID Mina Sidor
Ekonomi
Modell för driftsåttagande i nämnden: Beredning av driftsuppdrag Färdigt driftsavtal Innehåll Partners Ansvarig Finansiering Beslut i nämnden
KOSTNAD FÖR GEMENSAM E-PLATTFORM Kommun Invånare Driftskostnad/år Karlstad 86 444 194 009 Arvika 25 876 58 074 Kristinehamn 23 554 52 863 Säffle 15 397 34 556 Hammarö 15 039 33 752 Sunne 13 159 29 533 Torsby 12 282 27 565 Kil 11 674 26 200 Forshaga 11 311 25 386 Filipstad 10 509 23 586 Årjäng 9 835 22 073 Grums 8 985 20 165 Eda 8 504 19 086 Storfors 4 400 9 875 Munkfors 3 688 8 277 260 657 Årlig driftskostnad 585 000 ÅRLIG DRIFT OCH LICENSKOSTNADER E-tjänst typ I II III Etableringskostnad 1 400 2 100 4 500 Förvaltningskostnad/år 1 000 1 500 2 500 ETABLERING NYA E-TJÄNSTER OCH FÖRVALTNING
BESPARINGAR GEMENSAM DRIFT Kommun Totalt/år och kommun Drift i egen regi Besparing Procent Karlstad 229 009 430 000-200 991-46,7% Arvika 71 074 180 000-108 926-60,5% Kristinehamn 62 863 150 000-87 137-58,1% Säffle 48 556 200 000-151 444-75,7% Hammarö 41 752 150 000-108 248-72,2% Sunne 39 533 160 000-120 467-75,3% Torsby 43 565 210 000-166 435-79,3% Kil 41 200 200 000-158 800-79,4% Forshaga 40 386 200 000-159 614-79,8% Filipstad 33 586 140 000-106 414-76,0% Årjäng 32 073 100 000-67 927-67,9% Grums 29 165 150 000-120 835-80,6% Eda 27 086 150 000-122 914-81,9% Storfors 18 875 140 000-121 125-86,5% Munkfors 20 277 190 000-169 723-89,3% Årlig driftskostnad 779 000 2 750 000-1 971 000
Mobilt BankID
Stöd från Vinnova Stöd från Vinnove för att göra en förstudie kring Automatiserade e-tjänster. Automatiserade e-tjänster skulle innebära stora vinster för kommunerna och medborgarna i Värmlands län. Projektet är tänkt att fungera som en vägvisare för den fortsatta utvecklingen i Värmland.
Automatiserad e-tjänst (process) Nuvarande process på kommunen Medborgaren E-tjänsteplattform Back-end E-tjänsteplattform Halv automatiserad process på kommunen Automatiserade e-tjänster innebär att det administrativa arbetet för handläggarna automatiseras i så stor utsträckning som möjligt samt minimera handläggningstiden för medborgaren. Medborgaren E-tjänsteplattform Back-end Fullt automatiserad process på kommunen E-tjänsteplattform Att ta steget mot automatiserade e-tjänster kräver kompentensutveckling och utveckling som få kommuner idag har råd med. Medborgaren E-tjänsteplattform System B E-tjänsteplattform
Digitalisering = Förändring Digitization (datorisering och automatisering) Analoga arbetsflöden blir digitala Automatisering och effektivisering IT en fråga för IT-avd Digitalization (digitalisering) Verksamhet och arbetssätt förändras, ibland totalt IT och verksamhetsutveckling flyter ihop Vi har gått från IT till Digitalisering, från kablar och hårdvara till samhällsutveckling i bred mening. SOU 2016:89 Digitaliseringskommissionen
Förändring
Värdegrund Människan i fokus Vi tror på individens förmåga och att värdet skapas i relationer med våra medmänniskor. För oss är ledarskapet situationsberoende, bygger på självkännedom och att man vågar vara sig själv. Kraft att (genom)driva Vi anser att det är viktigt att våga testa gränserna och utmana sig själv för att utvecklas. Vår drivkraft är att möjliggöra framdrift; när våra kunder lyckas med hållbara förändringar och utvecklas, då har även vi lyckats. Lyssna För oss innebär varje uppgift en ny utmaning och att anpassa sig till nya förhållanden. I en komplex värld kan ingen ha alla svar. Därför tror vi på ett prestigelöst förhållningssätt och sätter kundens intressen framför våra egna. Samverka Vi anser att den starkaste kraften uppnås genom att få människor att samverka. Relationer är dörröppnare för ny kunskap och nya samarbeten. Att bygga relationer är en långsiktig process som bygger på tillit. Därför är det även centralt att vi vårdar våra och varandras relationer.
Förändringsledning Vi hjälper kunden att ta verksamheten från var den befinner sig i nuläget till önskat mål. Kunden sätter förutsättningarna för förändringen. Vi organiserar och leder förändringsarbetet som en helhetslösning eller som stöd i olika faser. Planering Våra förstudier och analyser utgår ifrån kundens behov och utmaningar. En förstudie resulterar i lämpliga förslag och beslutsunderlag för vidare arbete. Genomförande Våra projektledningsmodeller skapar en gemensam målbild och får alla berörda parter att aktivt delta i förändringsarbetet. Arbetet innebär verksamhetskunnande, lärande och engagemang från den egna personalen. Förvaltning För att förändringen ska få fäste behövs uppföljning, utvärdering och fortsatta justeringar. En plan för förvaltning resulterar i att förändringen blir en naturlig del av den rådande kulturen.
Vår förändringsmodell FÖRE FÖRÄNDRING UNDER FÖRÄNDRING EFTER FÖRÄNDRING Förändringstryck Förändringsverksamhet Förslag till förändring
Att tänka på för att lyckas med digitalisering! Säkerställ att organisationen är stabil och förberedd innan ett digitaliseringsprojekt startas Betrakta dagliga verksamheten och digitaliseringsprojektet som två olika saker Ta in extern hjälp för ledningen av förändringsprojekten FÖRE DIGITALISERING UNDER DIGITALISERING EFTER DIGITALISERING Digitaliseringsprojekt Daglig verksamhet
Tack för mig! Inge Hansson inge.hansson@xmentor.se 070-761 55 05