Styrelsen 01 2014 P R O T O K O L L 30.01.2014
Styrelsen 30.01.2014 s.2 FÖREDRAGNINGSLISTA 01/2014 Tid: 30.01.2014 kl. 15.30 Plats: Inveon, Lundagatan 8 ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT 4 DISKUSSIONSTILLFÄLLE FÖR SAMKOMMUNENS ÄGARES REPRESENTANTER 5 FÖRSLAG TILL DELGENERALPLAN, UTLÅTANDE 6 SAMKOMMUNENS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2013 7 DISPOSITIONSPLAN FÖR BUDGETEN FÖR ÅR 2013 8 UPPFÖLJNING AV EKONOMIN ÅR 2014 9 FASTSTÄLLANDE AV ARBETSDAGARNA FÖR LÄSÅRET 2014-2015 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE, ÄNDRINGSSÖKANDE OCH BESVÄRSANVISNING MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Ordförande
Styrelsen 30.01.2014 s.4 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört. 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 ) säger: Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg. Förslag: Nancy Lökfors och Petra Paakkanen utses till protokolljusterare. Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 31.01.2014 på samkommunens officiella anslagstavla vid Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 30.01.2014 på samma tavla. 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT Beslut har fattats av tjänsteinnehavare enligt förteckning i bilaga och sänts till styrelsen. Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas.
Styrelsen 30.01.2014 s.5 4 DISKUSSIONSTILLFÄLLE FÖR SAMKOMMUNENS ÄGARES REPRESENTANTER Samkommunstämman har beslutit att frågan om samkommunens verksamhetsförutsättningar diskuteras vid ett möte för ägarkommunernas representanter på samkommunens kallelse i januari 2014. Direktör Söderberg har träffat ägarkommunernas direktörer i samband med ett av deras möten med anledning av de pågående kommunstrukturutredningarna den 16 december 2013 i Sibbo. Kommundirektörernas diskussion utmynnade i beslutet att kommunerna först bör enas om helheten i fråga om lokaliteter innan man är beredd att fatta beslut om den svenska biten i denna komplicerade helhet. Kommundirektörsmötet meddelade att man informerar samkommunen om den optimala tidpunkten för samkommunens ägardiskussion. Inget meddelande har (trots förfrågan) erhållits per 22.1.2014 varför styrelsen enligt samkommunstämmans beslut bör sammankalla till mötet utan detta aviserade meddelande. Förslag till mötets kallelse, agenda och distribution av kallelsen bifogas föredragningslistan. Förslag: Styrelsens sammankallar ägarkommunernas fullmäktigeordförande, styrelseordförande och stads-/kommundirektörer till ett diskussionstillfälle den 18 mars 2014 kl. 16.00 enligt bilaga.
Styrelsen 30.01.2014 s.6 5 FÖRSLAG TILL DELGENERALPLAN, UTLÅTANDE Enligt bilaga utarbetar Borgå stad som bäst en delgeneralplan för Kungsporten och Estbacka. Planområdet är beläget vid korsningen av Mäntsälävägen (stamväg 55) och motorvägen (riksväg 7, E 18) och omfattar delar av Kungsporten och Estbacka. Området är ca 160 ha stort. Landskapsplanens lösningar har inte gjort det möjligt att planlägga stora handelsenheter i Kungsporten. Stadsfullmäktige fastställde år 2012 nya principer för utveckling av handeln i Borgå till följd av konsekvensbedömningen av handelns projekt och situationen med landskapsplanen. Utöver handelns lösningar undersöks i delgeneralplanen bl.a. områdesreserveringar för utbildningstjänster på lång sikt, andra lösningar i anslutning till markanvändning och trafik samt anslutning av området till markanvändningen och samhällsstrukturen i närområdena. Av utkastet till delgeneralplanen har utarbetats två alternativ (A och B) som skiljer sig från varandra endast i fråga om områden som har reserverats för utbildningstjänster. Utlåtandet ska lämnas per e-post till kirjaamo@porvoo.fi eller per brev till Borgå stad, Kompassen, PB 23, 06101 Borgå. Utlåtandet ska lämnas före 24.2.2014. Förslag: Samkommunen för yrkesutbildning östra Nyland konstaterar att frågan om lokalitetslösning för andra stadiet och speciellt för samkommunen är synnerligen brådskande. Samkommunen beklagar att Borgå stad inte kunnat omfatta etableringen av ett svenskt campus till det egentliga Kungsporten området. Av dessa två nu tillbudsstående alternativ förespråkar samkommunen alternativ B för att det verkar kunna ge möjlighet till bättre byggnadsmark och därmed förmånligare byggnadskostnader. Speciellt verkar det vara möjligt att placera de olika undervisningslokaliteterna som behövs för de aktuella utbildningsaktörerna på ett mer rationellt sätt än i alternativ A dock så att tanken på ett campus(område) kan förverkligas med möjlighet till rationella och ekonomiska lösningar. Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland understryker betydelsen av en snabb tidtabell. Ett val av alternativ på basen av den tid planelösningarna kan beräknas ta i anspråk kan också motivera valet av alternativ A..
Styrelsen 30.01.2014 s.7 6 SAMKOMMUNENS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2013 Bokslutet för år 2013 har sammanställts och visar trots vikande antal studerande ett gott resultat i relation till fastställd budget. Minskningen i studerandeantalet från över 400 till i medeltal 372 under år 2013 har sänkt samkommunens enhetsprisenliga statsandelsfinansiering från 4,7 M till 4,36 M och tack vare stor kostnadsmedvetenhet, ökad effektivitet och produktivitet samt vissa yttre omständigheter har samkommunen under året lyckats vända ett aviserat negativt årsbidrag till ett positivt årsbidrag uppgående till 388 511. Det ökade avskrivingsunderlaget enligt samkommunstämmans beslut gör räkenskapsperiodens resultat negativt. Resultatet är dock endast 170 493 jämfört med det budgeterade resultatet 391 385. För denna resultatförbättring riktas ett stort tack till förmän för resultatområden och -enheter. Samkommunens ekonomiska resultat är således över förväntan. Då samkommunen därtill i den resultatbaserade finansieringen ytterligare befäst sin position som en av Finlands bästa utbildningsanordnare finns i alla fall ingen intern orsak till åtgärder som aviserats av statliga och kommunala myndigheter. Det är dock klart att det goda resultatet och tidigare års ackumulerade vinstmedel till stor del utgörs av underhållsskuld i skolans fastigheter. Dessa i flera års tid uppskjutna reparationer i väntan på slutligt besked gällande yrkesutbildningens lokalitetslösning i regionen gör situationen inom yrkesinstitutets väggar synnerligen utmanande. De återkommande goda resultaten gör att samkommunen fortsättningsvis har vilja och förmåga att medverka i en lokalitetslösning som skulle ge den svenska yrkesutbildningen tidsenliga lokaliteter. Orsakerna till det goda ekonomiska resultatet utreds i en bilaga till föredragningslistan. Samkommunens studerandeantal kommer ytterligare att minska under år 2014, dels på grund av årsklassens storlek dels på grund av de effekter på dragningskraften lokaliteterna medför. Utbudet har begränsats år 2014 och anpassningsåtgärder utred för att bevara ekonomin stabil, draghjälp av en lokalitetslösning är dock nödvändig nu. Samkommunens kassamedel har är så gott som intakta och alla nyckeltal visar att samkommunens ekonomi fortfarande kännetecknas av god likviditet och god soliditet. Samkommunen har ej längre långfristiga skulder per 31.12.2013. Likaså bör konstateras att samkommunens passivenergihus vilket tyvärr ännu inte har kunnat säljas representerar är en kassareserv. Försäljningen medför eventuellt en inte budgeterad utgift under försäljningsåret. Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att 170 493,35 det vill säga räkenskapsperiodens underskott läggs till balansen till kontot tidigare års över-/underskott. Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år 2013. Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstämman valt (Audiator). Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssammanslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstämman också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.
Styrelsen 30.01.2014 s.8 Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att 170 493,35 det vill säga räkenskapsperiodens underskott läggs till balansen till kontot tidigare års över-/underskott. Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år 2013. Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstämman valt (Audiator). Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssammanslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstämman också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.
Styrelsen 30.01.2014 s.9 7 DISPOSITIONSPLAN FÖR BUDGETEN FÖR ÅR 2013 Då samkommunstämman fastställde Ekonomiplanen för åren 2014-2016 konstaterades att godkännandet kräver en uppföljning och rapportering hur sparmålen uppfylls under år 2014. Styrelsen har konstaterat att uppföljningsrapporterna görs månatligen under år 2014 och att dispositionsplanen för år 2014 fastställs först efter 20.1.2014 då antalet studerande fastställts för vårterminens del. Antalet studerande som anmäls som berättigade till statsfinansiering enligt situationen 20.1.2014 är 336 och antalet studerande inkommande höst är enligt en pessimistisk-realistisk bedömning 315. Då dispositionsplanen fastställs är det sannolika antalet studerande samkommunen får finansiering för därmed ca 326 studerande. Enligt beslut om enhetspriserna för år 2014 är finansieringen för 345 studerande fastställd till 4 177 565. Summan är högre än beräknat då den resultatbaserade finansieringens tillskott är så pass högt som 361 000. För 326 studerande kan samkommunens således räkna med en statsfinansiering uppgående till 3 947 208 euro vilket överskrider uppskattningen i budgeten med 147 000 euro, i praktiken den summa som resultatbaserade finansieringen överskridit budgetens beräkningar. Beslutet innebär att dispositionsplanen kan fastställas enligt de beräkningar som låg till grund för ekonomiplanen. Förslag: Styrelsens fastställer dispositionsplan enligt bilaga. Styrelsen konstaterar att vikariestopp, tillståndsförfarande för anskaffningar med flera åtgärder inte är aktuella under vårterminen på basen av de uppgifter som nu föreligger. Styrelsen återkommer till dispositionsplanen om den månatliga uppföljningen av samkommunens ekonomi tyder på utgiftsökningar utöver de beräknade eller inkomstbortfall som inte kunnat beaktas.
Styrelsen 30.01.2014 s.10 8 UPPFÖLJNING AV EKONOMIN ÅR 2014 Som tidigare konstaterats är avsikten att månatligen följa upp samkommunens ekonomi mer systematiskt än tidigare. Orsaken är samkommunstämmans beslut gällande rapportering av hur ekonomiplanen och budgeten förverkligas. Den preliminära uppföljningen för januari månad 2014 presenteras vid sammanträdet. Tanken är att utveckla de grafer som bifogas detta ärende med verbala bedömningar av de viktigaste avvikande trenderna, om sådana förekommer. Förslag: Styrelsen antecknar principerna för uppföljningen och uppgifterna för januari för kännedom. Styrelsen önskar utredning om samkommunens personal, uppgifter och respektive löneutgifter. Styrelsen önskar en utredning av samkommunens statsandelar och deras inverkan på kommunernas finansiering.
Styrelsen 30.01.2014 s.11 9 FASTSTÄLLANDE AV ARBETSDAGARNA FÖR LÄSÅRET 2014-2015 Ett förslag till arbetsdagar har färdigställts och skickats till elevkåren och samarbetsorganet för ställningstagande. Elevkåren har svarat på förfrågningen och den bilaga som ingår i styrelsens lista är i enlighet med elevkårens förslag. Samarbetsorganet behandlade förslaget vid sitt möte 27.1.2014 och dess förslag finns till styrelsens förfogande då den sammanträder. Samarbetsorganets beslut: Samarbetsorganet godkände förslaget där läsåret inleds måndagen 11.8. Höstterminen avslutas fredag 19.12. Läsåret avslutas fredag 29.5.2015. Samarbetsorganet diskuterade om skoldagen skall inledas kl 8.15 eller 9.15 på måndag nästa läsår. Åsikten inte enhällig. Start kl 8.15 förespråkas främst av lärarrepresentanterna. Principerna i arbetsdagarna är följande: 190 arbetsdagar skolstart på en måndag 1 dag höstlov den 26 september för att möjliggöra lärarnas deltagande i FISYLkongressen viktigt att kunna ha avslutning den 29 maj och undvika kollision med gymnasiernas och grundskolornas avslutningar Lärarkåren diskuterade de föreslagna arbetsdagarna vid sitt möte 28.1.2014 och omfattade, efter omröstning, samarbetsorganets förslag. Utöver vad styrelsen beslutar om arbetsdagarna föreslås också att styrelsen fattar beslut om en schemaläggningsfråga. Med tanke på lugnet och säkerheten i studerandeboendet är det eftersträvansvärt att så få studerande som möjligt kommer till Haiko redan på söndag kväll. Detta i sin tur skulle underlättas av att måndagarnas arbete inleds tidigast kl. 9.15. Lärarkåren och samarbetsorganet har ansett att skoldagen skall börja kl. 8.15 med möjlighet till kortare skoldag på fredagar i stället. Arbetsåret 2013-2014 visar att det går åt orimligt mycket arbetstid för framför allt rektor, studerandevården och övervakarna att hantera det missnöje som vårdnadshavare och studerande framför då ankomst på söndag kväll inte tillåts och studerande måste hinna till skolan hemifrån till kl. 8.15. SM Förslag: Arbetsdagarna för läsåret 2014-2015 fastställs enligt den bilaga som delas ut vid sammanträdet. Skoldagen börjar på måndagarna läsåret 2014-2015 tidigast kl. 9.15.
Styrelsen 30.01.2014 s.12 Anvisning för rättelseyrkande, ändringssökande och besvärs anvisning Datum för sammanträdet 30.01.2014 Styrelsen BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragraferna 1-4 Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 89 i mom. kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragraferna 6-9 Enligt 5 förvaltningsprocesslagen / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. Anvisning för RÄTTELSEYRKANDE Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Paragraferna 6-9 Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress: Styrelsen för samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland c/o Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Edelfeltsstigen 1, 06400 Borgå Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid Besvärsmyndighet, adress och postadress I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors Kommunalbesvär, Paragraf - Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär Paragraf - Besvärstid 30 dagar Besvär över beslut som gäller skriftlig varning Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet
Styrelsen 30.01.2014 s.13 Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 90 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen.