Organisation FIS World Cup 2017-2018 Styrelsen VD Ledningsgrupp Referensgrupp Organisationskommittén 1. Arenasektion 2. Publik / Funktionär 3. Försäljningssektion 4. Infrastruktursektion 5. Information/ Marknadsföringssektion 6. Kanslisektion 7. Kringarrangemangsektion 8. Mediasektionen 9. Säkerhetssektionen 10. Trafiksektionen 11. Tävling backsektionen 12. Tävling längdsektionen
Ledningsgrupp (6st): Med ansvarsområden VD, Ekonomi, Försäljning(spons), Tävling, Arena, Media/Information/Marknadsföring fokus på strategiska frågor, inriktnings och vägledningsbeslut. Ledningsgruppen leds av VD. Uppskattningsvis ca 3-4 möten per år. Referensgrupp: En fristående entreprenadgrupp som handplockas. Viktigt med hjärta för skidspelen & Falun. Fokus att omvärldsspana och kläcka idéer åt varandra dock fokus Skidspelen. Har ingen beslutade rätt men viktig för att få specialkunskap och information från betraktarens sida, hur uppfattas skidspelen utifrån? Allt för att ledningsgruppen skall ha underlag/få kunskap för att kunna fatta beslut. Leds av VD och samlas ca 3-4 ggr per år. Organisationskommittén (med sektionerna(12st)) Fokus för OC ligger på att lösa övergripande frågor över/mellan sektioner och funktioner. Organisationskommittén leds av VD. Uppskattningsvis 6-8 möten per år, vanligtvis kl 17.30-19.00 1. Arean TV-support Vinterstudion Baninramning(hantering, ej införsäljning) Banstaketering Reklam FIS-Mag Reklam Egen såld Bygg (ink skyltning, ej trafik) Materialhantering/vård/godsmottagning (Hälla, Ladan, Container) Transport(internt) Skoter 4-hjulningar Hjullastare Kranbil Arenaproduktion Speaker Producent Storbild Kamerapersoner
Ljudansvarig Flagg och renhållning Flagghissning Plocka skräp Sopkärl Sopcontainer Toalett skötsel ink städning Lokal städning 2. Publik och Funktionär Publikservice (intern facebook sida +dokument bank) Utspisning Rekrytering/Utbildning/Information 3. Försäljning Biljetter Kiosker Souvenirer Sponsorer/Partner 4. Infrastruktur El Fiber, WiFi nät Datasystem Teknik, komradio 5. Information/Marknadsföring Hemsida Team info Publik info Sociala medier (Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat) Nyhetsbrev Publik Funktionärer/Volontärer Sponsorer/Partners Annonsering, affischering, kampanjer 6. Kansli Ackrediteringar funktionärer/volontärer + lev, FIS mm. Intern dokumentation Materialbeställningar Ekonomi Budget, Utfall, Prognos Prispengar Kassahantering Logi VIP
7. Kringarrangemang Företagsstafetten Utställare Bubo Buboland Skidspelslördagar Snowkidz längd Snowkidz backhoppning Falujungfru Stjärna på skidor Prisceremonier 8. Media Ackrediteringar Presskonferenser Mediacenter Fotocenter Mixade zon Sociala medier 9. Säkerhet Sjukvård Checkpoint Kris Bevakning 10. Trafik Trafikskyltning Parkering Buss 11. Tävling- backe Tävlingsledare Tävlingssekreterare Backen(hela) Dataservice Team Service Nationsbyn Race Office Transport
12. Tävling- längd Tävlingsledare Tävlingssekreterare Stadion Banor Tidtagning Doping Team Service Attaché Athlete Lounge Babyroom Nationsbyn Race Office Transport(kunder) Funktionsnivån: Fokus på de olika sektionerna ligger på att lösa detaljfrågorna inom respektive funktion. Sektionschef ansvarar för att styra och följa upp sektionens underfunktioner och rapportera till OC och VD. Uppskattningsvis 6-8 möten per år, vanligtvis kl 19.00-20.30. Morgonmöten: Sista perioden, ca 1 månad innan genomförandet genomförs morgonmöten till en början en gång per vecka, de sista 8-10 dagarna blir det ett dagligt möte kl 8-9. Mötet är öppet för samtliga funktionärer/volontärer, leverantörer, mm. Dagordningen styrs av frågor som respektive funktion, sektion, område eller leverantör har. Gemensamma Verktyg(mallar) som hela organisationen använder sig av vid planering, genomförande, avveckling samt avstämningar på OC möten: Ackreditering Beställning Brev Checklista Körschema Lärgrupp SISU Produktion Pärmetikett Riskanalys Statusrapport Tidsplan