STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 8:30: - 11:30 Ajournering 08:40-08:50 Plats Kommunhuset, Rodret Ledamöter Kent Sylvan (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Lillemor Arvidsson (M) Anne-Marie Farkas Andersson (MP) Erik Söderberg (FP), 41-48 Jan Alexandersson (V) Arne Olsson (C) Övriga Lars-Göran Berg kommundirektör Anette Oscarsson administrativ chef Erika Bjärsved ekonomichef Ann-Christine Larsson personalchef 37-41 Agneta Dejenfelt kommunsekreterare 36-38 Anna Hedlin sekreterare Justeringsdag 2012-03-22 Paragrafer: 33-48 Anna Hedlin Kent Sylvan Bo Pettersson sekreterare ordförande justeringsperson BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m 2012-03-23 t o m 2012-04-13 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar
Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 Samverkan Södra Bohusläns Turism AB... 5 Remiss - West Sweden framtida inriktning och organisation... 6 Granskning av riskhantering och intern kontroll... 8 Granskning av riskhantering och intern kontroll... Fel! Bokmärket är inte definierat. Översyn av ansvar för "Diverse bidrag" samt storlek på avsatta medel för "Diverse bidrag" budget 2013... 9 Passage i kommunhuset... 10 Aktuell information från Personal, 2012... 12 Översyn personalpolicyn - Arbetsgivarpolitiskt program... 13 Aktuell information från Ekonomi 2012... 14 Förslag till hur över/underskott som skall medföras från 2011... 15 Politisk verksamhet... 15 Förslag till ombudgetering av investeringsanslag från 2011, samt ombudgetering av investeringsbudget 2012... 19 Löpande Granskning 2011, Stenungsunds kommun... 20 Omvärldsbevakning... 21 Regional information... 22 Inkomna skrivelser m.m.... 23 Justeras 2
33 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Bo Pettersson (S) till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3
34 Diarienummer Fastställande av dagordningen Inga förändringar av dagordningen. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att fastställa dagordningen. Justeras 4
35 Diarienummer 0509/11 Samverkan Södra Bohusläns Turism AB Vd för Södra Bohuslän Tursim presenterade verksamheten och förslag till nytt avtal med kommunen. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen samt att uppdra åt administrativ chef att återkomma med information till utskottet under den fortsatta handläggningen. Justeras 5
36 Diarienummer 0187/12 Remiss - West Sweden framtida inriktning och organisation West Swedens styrelse har efter en intern process samt dialogmöten med kommunalförbund och regioner, sänt ut ett förslag till ändringar av organisation och arbetssätt till medlemskommunerna för synpunkter. Förslaget berör tre områden; projektverksamheten, Brysselverksamheten samt medlemsavgiften. Synpunkter ska lämnas senast den 29 mars 2012. Projektverksamheten West Swedens styrelse föreslår att den är oförändrad men har för avsikt att förbättra rapportering, analys och uppföljning av projektverksamheten. Brysselverksamheten styrelsen föreslår att VD:s stationeringsort ska vara Göteborg. Nuvarande inriktning på dels projektverksamhet, dels planering och genomförande av evenemang, studiebesök, vägledning för grupper och enskilda mm ändras. Projektverksamheten behålls och utvecklas för att stödja Göteborgskontoret. Däremot försvinner det traditionella representationskontoret och dess funktioner. Istället vill man erbjuda en gemensam plattform för samverkan och samarbete mellan olika organisationer, ett Västsveriges Hus. Här ska varje medlem själv kunna välja att ha egen representation, använda kontorsrum, använda West Sweden som vägledning och dörröppnare. Göteborgskontoret ansvarar för utbildningsverksamheten. Medlemsavgiften föreslås vara oförändrad, 5 kr/invånare och år för kommuner. Förvaltningen konstaterar att en förändring av innehåll och fokus i West Swedens arbete har varit nödvändig länge. Flertalet medlemskommuner inom West Sweden har sedan 1992 utvecklat betydande erfarenheter och kunskap om EU och transnationellt samarbete. Många kommuner är numera också medlemmar i olika europeiska nätverk. West Sweden har haft en viktig roll i den processen, men vi uppfattar att organisationen inte ställt om sitt arbete i tillräcklig omfattning för att matcha de nya förutsättningarna hos medlemmarna. Stenungsunds kommun har inte aktivt använt West Sweden och anser därför att det inte är möjligt att lämna ett detaljerat yttrande gällande West Swedens organisation och arbete. Om ett reviderat och omstrukturerat West Sweden ska vara kommunens framtida samarbetspartner i de här frågorna återstår att se. Beslutsförslag Lisbeth Svensson (FP) yrkar: Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att besluta att förvaltningens tjänsteskrivelse utgör kommunens svar på remissen från West Sweden med undantag från sista stycket under rubriken Medlemsavgift i sammanfattningen. Denna ska ersättas av följande: Stenungsunds kommun har inte aktivt använt West Sweden och anser därför att det inte är möjligt att lämna ett detaljerat yttrande gällande West Swedens organisation och arbete. Om ett reviderat och omstrukturerat West Sweden ska vara kommunens framtida samarbetspartner i de här frågorna återstår att se. Bo Pettersson (S) yrkar: Personal- och ekonomiutskottet beslutar att förslå kommunstyrelsen att besluta att ställa sig positiva till förändringen av West Sweden. Stenungsunds kommun har Justeras 6
inte aktivt sökt stöd från West Sweden under de senaste åren, därför avstår kommunen från detaljsvar. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på yrkandens och finner att utskottet beslutar i enlighet med Lisbeth Svenssons förslag. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att besluta att förvaltningens tjänsteskrivelse utgör kommunens svar på remissen från West Sweden med undantag från sista stycket under rubriken Medlemsavgift i sammanfattningen. Denna ska ersättas av följande: Stenungsunds kommun har inte aktivt använt West Sweden och anser därför att det inte är möjligt att lämna ett detaljerat yttrande gällande West Swedens organisation och arbete. Om ett reviderat och omstrukturerat West Sweden ska vara kommunens framtida samarbetspartner i de här frågorna återstår att se. Reservation Bo Pettersson (S) och Carola Granell (S) reserverar sig till förmån för Bo Petterssons förslag. Paragrafen justeras omedelbart. Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdatum: Kent Sylvan (M) Ordförande kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott Bo Pettersson (S) Justeringsperson Justeras 7
37 Diarienummer 0096/12 Granskning av riskhantering och intern kontroll Med anledning av den granskning av riskhantering och intern kontroll som Ernst & Young AB har utfört på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Stenungsunds kommun har handlingsplan för arbetet med intern kontroll tagits fram. Handlingsplanen grundar sig på de rekommendationer som finns i revisorernas rapport från 2012-01-23. Handlingsplanen kan indelas i följande områden i prioritetsordning: 1. Upprätta gemensamma riktlinjer för intern kontroll Riktlinjerna ska ange hur kommunens reglemente avseende organisation och uppföljning av intern kontroll ska tillämpas i praktiken. 2. Upprätta kommunikationsplan gällande intern kontroll Revisionsrapporten påtalar att det finns vissa brister i kunskapsspridningen gällande de regelverk som finns idag. Det är prioriterat att dessa blir kända. Av yttersta vikt för genomslag i organisationen är att information gällande kommunens system för intern kontroll förmedlas av kommunens högsta ledning. 3. Interna kontrollplaner samt risk- och västenlighetsanalys För varje Verksamhet ska interna kontrollplaner som baseras på risk- och väsentlighetsanalys upprättas. 4. Arbetet framåt samt tidsplan Högsta ledningen kommer att aktivt sprida kunskap om och värdet av den interna kontrollen. Arbetet med att ta fram riktlinjer för interna kontrollen kommer att bedrivas av projektgrupp bestående av tjänstemän från olika centrala enheter med delaktighet av tjänstemän från övriga verksamheter. Arbetet beräknas kunna slutföras i slutet av 2012. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att lämna förvaltningens handlingsplan, men utan specificering av metod för risk- och väsentlighetsanalys, som svar till revisionen. Paragrafen justeras omedelbart. Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdatum: Kent Sylvan (M) Ordförande kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott Bo Pettersson (S) Justeringsperson Justeras 8
38 Diarienummer 0181/12 Översyn av ansvar för "Diverse bidrag" samt storlek på avsatta medel för "Diverse bidrag" budget 2013 Kommunstyrelsen beslutade 2012-01-23 att ge personal- och ekonomiutskottet i uppdrag att i budgetarbetet för 2013: 1. Se över vilka eller vilka utskott som skall ansvara för Diverse bidrag under Kommunövergripande. Skall pengarna och ansvaret för beslut/avslag delas upp mellan bildningsutskottet och sociala utskottet? 2. Se över storleken på avsatta medel under Kommunövergripande - Diverse bidrag Administrativ chef fick i uppdrag att se över den organisatoriska tillhörigheten för handläggning av bidrag till föreningar och organisationer som ej är kommunanknutna eller inte direkt hör hemma hos Fritid eller Kultur. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-02-24 Kommunstyrelsen 2012-01-23, 25 Tjänsteskrivelse 2012-01-12 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att till sociala utskottet och bildningsutskottet delegera rätten att inom budgeterad ram besluta om Diverse bidrag till föreningar och organisationer som ej är kommunanknutna och/eller inte direkt hör hemma hos Individ- och familjeomsorg, Fritid eller Kultur. Personal- och ekonomiutskottet föreslår dessutom kommunstyrelsen besluta att handläggningen av bidragen hanteras av Individ- och familjeomsorg, Fritid eller Kultur beroende på vilken förening/organisation som söker bidraget. Personal- och ekonomiutskottet beslutar för egen del att i budgetberedningen för budget 2013 avsätta medel under Kommunövergripande för Diverse bidrag, varav en del administreras av sociala utskottet och en del administreras av bildningsutskottet. Justeras 9
39 Diarienummer 0220/12 Passage i kommunhuset Idag är kommunkontoret ett öppet hus där besökande kan komma och gå. I entrén finns orienteringsskyltar som anger vart olika enheter/funktioner finns. Detta informationssystem förutsätter att besökaren vet vad kommunen kallar den enhet/funktion som skall besökas. Receptionen finns också att tillgå med det förutsätter ett initiativ från besökaren. Av flera skäl föreslås att låsning av dörrar till olika enheter införs. Skälen är säkerhetsmässiga, effektivitetsmässiga och för att underlätta för besökaren. Flera av kommunerna i Västsverige har infört någon form av passageregistrering. Denna registrering har flera uppgifter. Underlätta för besökaren. Genom att besökaren anmäler sin närvaro så blir man även hjälpt med att komma i kontakt med aktuell handläggare. Receptionen ringer upp handläggaren som kommer till receptionen och hämtar besökaren. Effektivitet för personalen. De enheter/funktioner i kommunen som har mest besök får en bättre struktur och kan få mer effektiv arbetstid då man inte blir avbruten av diverse spontanbesökare. Genom kontakten med receptionen har besökaren blivit observerad vilket ur säkerhetsperspektiv är positivt. De kortläsare som finns idag behöver kompletteras med ytterligare 4 ställen. Dessa är: Måltid på plan 2 Vaktmästeriet plan 1 Skola/Förskola korridor plan 1 Kanslikorridor plan 1 Kostnaden för detta är cirka 15 000 kronor/dörr, således 60 000 kronor, vilket finansieras inom ram. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-03-06 Beslutsförslag Kent Sylvan (M) föreslår att utskottet ska besluta att det i kommunhuset ska införas passageregistrering. Carola Granell (S) föreslår att utskottet ska besluta att inte införa passageregistrering. Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet bifaller Kent Sylvans förslag. Justeras 10
Personal- och ekonomiutskottet beslutar att det i kommunhuset ska införas passageregistrering. Reservation Carola Granell (S) reserverar sig till förmån för eget förslag. Justeras 11
40 Diarienummer 0061/12 Aktuell information från Personal Personalchefen lämnade information om: Personalredovisning Upphandlar gemensam pensionsadministration tillsammans med Göteborgs Regionens kommunalförbund (GR) Begäran om förhandling gällande brott mot diskrimineringslagen Möjlighet för medlemmar i Vision (tidigare SKTF) att växla semesterdagstillägget mot semesterdagar Allmänna rekryteringsbehovet Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 12
41 Diarienummer 0491/11 Översyn personalpolicyn - Arbetsgivarpolitiskt program Personalchefen har haft uppdraget, kommunstyrelsen 2011-04-18 114, att ta fram förslag på revidering av kommunens personalpolicy. Utgångspunkten i arbetet har varit att skapa tydlighet i det övergripande styrdokumentet avseende arbetsgivarpolitik. De förtroendevalda är ytterst arbetsgivare och ansvariga för verksamheten med möjlighet att påverka och skapa förutsättningar för god medborgarservice. Medarbetarna är en förutsättning för att klara det politiska uppdraget. En väl utformad arbetsgivarpolitik anger vilka värderingar som gäller i organisationen och skapar förutsättningar för att vara en attraktiv arbetsgivare som kan rekrytera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare och ledare. I arbetet med att revidera personalpolicyn har en arbetsgrupp bestående av personalchef, tre verksamhetschefer och personalkonsulter deltagit. Ledamöterna i personal- och ekonomiutskottet deltog under en halvdag den 16 januari i samtal kring utformning av ett nytt arbetsgivarpolitiskt program. De förslag som framkom under denna halvdag har sedan beaktats i det slutgiltiga förslaget. Samtal och synpunkter från arbetsgruppen har kontinuerligt stämts av med ledamöterna i personal- och ekonomiutskottet, med samtliga verksamhetschefer och med den centrala samverkansgruppen. Det slutgiltiga förslaget har även presenterats för samtliga chefer i kommunen vid ledardag i slutet av februari. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-03-08 Förslag till arbetsgivarpolitiskt program Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att anta förslag till revidering av personalpolicy. Justeras 13
42 Diarienummer 0026/12 Aktuell information från Ekonomi 2012 Ärendet utgick. Justeras 14
43 Diarienummer 0165/12 Förslag till hur över/underskott som skall medföras från 2011 Utdrag ur Ekonomiska styrprinciper Resultatutjämning mellan olika redovisningsår Syftet med reglerna för över- och underskott är att verksamhetsområdena skall ta ekonomiskt ansvar, stimulera till ekonomiska överskott och undvika underskott. Kommunfullmäktige fattar beslut om huruvida över- eller underskott kan föras med till nästa år. Huvudprincipen är att över- och underskott i sin helhet skall föras med. Vid eventuella avsteg från huvudprincipen kan verksamhetens möjlighet att påverka det uppkomna överunderskottet vägas in. En annan faktor som kan vägas in är om verksamheten nått uppsatta mål och om man aktivt arbetat med att försöka eliminera sitt underskott. Verksamhetsområdena redovisar över- respektive underskott, och vad som orsakat dem, till Kommundirektör som förelägger Kommunstyrelsen ett beslutsförslag som fastställs i fullmäktige. Användande av över- och underskott I uppföljningen för mars skall verksamhetschefen skriftligen redovisa hur och när eventuella underskott från föregående år skall justeras. Ett underskott skall vara täckt, senast inom två år efter det år då underskottet uppkommit. Överskott skall användas på ett ansvarsfullt sätt och inte vara kostnadsdrivande. Exempelvis kan de användas till riktade satsningar av engångskaraktär. Ambitionen med överskottets användning redovisas i respektive utskott. Ekonomi och personalutskottet Politisk verksamhet -812-120 120 0 Kommunövergripande 1 553 0 6 400 0 Stöd och service -172-172 1 916 1 744 Underskottet täcks med tidigare års överskott Sociala utskottet Justeras 15
Individ- och familjeomsorg -3 843-918 -260-1 178 Kompensation sker för försörjningsstöd och placeringar för att komma upp på utfallsnivå från 2010. Idag finns en eftersläpning på båda dessa poster som följer med från år till år. Sammantaget uppgår dessa belopp till 1 925 tkr. Vård och äldreomsorg -6 112-1 012-641 -1 653 Verksamheten har haft extra kostnader i samband med verksamhetschefs avslut samt kostnader för konsult i samband med översyn av hemtjänsten uppgående till 1 400 tkr. Sanktionsavgifter för ej verkställda beslut uppgår till 200 tkr. Extrabemanning till följd av parboende, 300 tkr. Dessa kostnader kan i det läget vård och äldreomsorg befinner sig i, vara rimliga att få täckt. Samhällsbyggnadsutskottet Måltid -906-906 2 269 1 363 Underskottet täcks med tidigare års överskott. Räddningstjänst -692-692 1 344 652 Underskottet är planerat och täcks med tidigare års överskott. Samhällsbyggnad 1 087 387 1 626 2 013 Fastighet 2 898 2 898 1 402 4 300 Fastighet har för avsikt att resultatreglera överskottet för att använda till ökat underhåll framöver. Bildningsutskottet Barn och Utbildning Justeras 16
-2 817-2 817 6 962 4 145 Årets underskott hanteras genom ianspråktagande av tidigare års överskott. 1 000 tkr är sedan tidigare beviljat för det trådlösa nätverket. Fritid -143-143 274 131 Underskottet täcks med tidigare års överskott Kompetens och utveckling 1 763 1 763 4 031 5 794 Överskottet föreslås tas med för att möta kommande års neddragningar från regeringen. Kultur -41-41 211 170 Årets underskott hanteras genom ianspråktagande av tidigare års överskott. Nösnäsgymnasiet -390-390 0-390 OBS Viktigt att notera! Den totala summan av överförda under/överskott blir drygt 14 Mkr. Detta belopp är inga pengar som ligger på något konto någonstans utan är skillnaden mellan en tänkt budget och ett verkligt resultat. Om dessa skall användas påverkas resultatet det år de används. Enheter som ej resultatregleras enligt ovanstående princip De ramar som budgeterats för områdena Politisk verksamhet, Färdtjänst/Kollektivtrafik och Bostadsanpassning omfattas inte av detta beslut. Vatten och Avlopp, Renhållning och Uppdragsutbildning är avgiftsfinansierad verksamhet enligt självkostnadsprincipen. Över- och underskott ackumuleras och noteras i det egna kapitalet. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslaget från den 19 mars men med ändringar för Individ- och familjeomsorg: Förslag att medföra från 2011: -918 tkr och Nytt ackumulerat Justeras 17
resultat: -1.178 tkr och för Vård och Äldreomsorg: Förslag att medföra från 2011: -1.012 tkr Nytt ackumulerat resultat: -1.653 tkr på hur över- och underskott skall föras med från 2011. Paragrafen justeras omedelbart. Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdatum: Kent Sylvan (M) Ordförande kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott Bo Pettersson (S) Justeringsperson Justeras 18
44 Diarienummer 0166/12 Förslag till ombudgetering av investeringsanslag från 2011, samt ombudgetering av investeringsbudget 2012 Varje år ombudgeteras de investeringsanslag som av någon anledning behöver tas med in i nästa års budget. Dessutom kan verksamheterna redan nu konstatera att en del av investeringar som ligger i budget 2012 inte kommer att hinnas med under året och föreslås skjutas framåt i tiden och en del är justerade till belopp. Beslutsförslag Ordförande föreslår att besluta i enlighet med förslag som lämnats från Ekonomi. Bo Pettersson (S) föreslår att totala investeringsbudgeten för 2012 ska uppgå till 105.300 tkr. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på förslagen och finner att utskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag. Personal- och ekonomiutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige - att godkänna ombudgetering från 2011 på 46 752 tkr till 2012 enligt sammanställning daterad 2012-03-16. - att justera investeringsbudget 2012 från 171 830 tkr till 109 780 tkr enligt sammanställning daterad 2012-03-16. Total investeringsbudget för 2012 blir 156 532 tkr. Paragrafen justeras omedelbart. Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdatum: Kent Sylvan (M) Ordförande kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott Bo Pettersson (S) Justeringsperson Justeras 19
45 Diarienummer 0097/12 Löpande Granskning 2011, Stenungsunds kommun Kommunfullmäktige beslutade 2012-02-13 6 att överlämna revisionsrapport löpande granskning 2011 till kommunstyrelsen för kännedom och eventuell åtgärd. I sin rapport redovisar Ernst & Young iakttagelser och förslag till eventuella förbättringar inom bokslutsprocessen, löneprocessen inkl. pensioner och arvoden, inköpsprocessen, faktureringsprocessen, investeringsprocessen och exploateringsprocessen. Stöd och service kommer att arbeta med att förbättra processerna under 2012 och i det arbetet kommer revisionens synpunkter att beaktas. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå att kommunstyrelsen beslutar att notera att Ekonomi beaktar revisorernas synpunkter och att man 2012 arbetar med att förbättra de processer som Ernst & Young i sin Löpande granskning 2011 haft synpunkter på. Paragrafen justeras omedelbart. Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdatum: Kent Sylvan (M) Ordförande kommunstyrelsens personal- och ekonomiutskott Bo Pettersson (S) Justeringsperson Justeras 20
46 Diarienummer 0938/11 Omvärldsbevakning Kommundirektören lämnade information om följande: Jubileum Fregatten Avtal SIF Bostadsbyggande Granskning av Socialstyrelsens tillsynsverksamhet Minskning gymnasieelever Krav på lärarleg förskjuts Arbetslöshetsstatistik 16-64 år Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 21
47 Diarienummer 0939/11 Regional information Personal- och ekonomiutskottet beslutar att ärendet utgår på grund av tidsbrist och att eventuell information istället lämnas på kommunstyrelsen. Justeras 22
48 Diarienummer 0060/12 Inkomna skrivelser m.m. Inga skrivelser m.m. för kännedom. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 23