TJÄNSTEUTLÅTANDE Stabsavdelningen Dnr KS/2017:41-032 2017-05-12 1/2 Handläggare Tobias Rundström Tel. 0152-29252 Svar på revisionsskrivelse gällande granskning av grundskolans ledningsfunktion Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. anta nedanstående text som svar till kommunrevisionen på skrivelse om granskning av grundskolans ledningsfunktion. Beskrivning av ärendet Kommunrevisorerna har låtit den upphandlade revisionsbyrån granska grundskolans ledningsfunktion. Kommunrevisionen önskar svar från barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen avseende de åtgärder som planeras med anledning av skrivelsen och rapporten. Dessa frågor ligger under barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde. Kommunstyrelsen hänvisar därför till det svar som barn- och utbildningsnämnden lämnat i ärende BUN/2017:21-007. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över samtliga nämnder och konstaterar att de synpunkter som kommunrevisionen lämnar är viktiga och värdefulla. Kommunstyrelsen beaktar dessa i sitt uppsiktsarbete gentemot nämnden. Kommunstyrelsen har tagit del av barn- och utbildningsnämndens svar på revisionsskrivelsen och stöttar deras arbete. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Protokollsutdrag, barn- och utbildningsnämnden 65, 2017-04-25 Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
2/2 Rapport, Granskning av grundskolans ledningsfunktion, 2017-01-19 Skrivelse, Granskning av grundskolans ledningsfunktion, 2017-01-19 Beslutet skickas till Kommunrevisionen Kommunfullmäktige, för kännedom Josefin Winnfors Tf kommunchef Tobias Rundström Kommunsekreterare
PROTOKOLLSUTDRAG Barn- och utbildningsnämnden BUN 65 Sammanträdesdatum 2017-04-25 1/5 Dnr BUN/2017:21-007 Granskning av grundskolans ledningsfunktion, revisionssvar Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att 1. avge svar till kommunrevisionen avseende granskningsrapport, grundskolans ledningsfunktion. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet Kommunrevisorerna har låtit den upphandlade revisionsbyrån granska grundskolans ledningsfunktion. Kommunrevisorerna begär in yttrande från barn- och utbildningsnämnden angående tidsplan och vilka åtgärder barn- och utbildningsnämnden ämnar vidta så: 1. att utbildningen genomförs i enlighet med skollagen på så sätt att rektor leder det pedagogiska arbetet vid skolenheten och verkar för att utbildningen utvecklas, 2. att rektors titel används i enlighet med skollagen, 3. att det systematiska kvalitetsarbetet, både vad gäller system och innehåll för att öka effektiviteten i arbetet, utvecklas och fokuserar på rätt saker och ligger till grund för nämndens beslutsfattande med fokus på en verksamhet i enlighet med författningar och hög måluppfyllelse, 4. att styrkedjan kommer att fungera, 5. att skolledarna ges möjlighet till den kompetensutveckling som krävs för att de ska kunna leda det pedagogiska arbetet och utveckla utbildningen, Nämnden har även att senast den 30 april 2017 redovisa de åtgärder som nämnden kommer att vidta med anledning av rapportens övriga slutsatser. Revisionssvar Styrningen av svensk skola är tre-delad. Staten sätter målen, huvudmannen, formellt kommunfullmäktige (KF), ger förutsättningar att nå målen och rektor leder verksamheten utifrån givna förutsättningar mot målen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
PROTOKOLLSUTDRAG Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2017-04-25 2/5 Barn- och utbildningsnämnden (BUN) har på uppdrag från KF att agera skolhuvudman och följer som sådan de nationella styrdokument som gäller för skolsystemet. BUN har också att följa de styrdokument som kommunfullmäktige beslutat om, samt påverkas också av de beslut som kommunchef, i egenskap av förvaltningschef, fattar. 1 Ledningsorganisation - ansvar och befogenheter Revisorernas bedömning är att: a) organisationen är ändamålsenlig utifrån gällande förutsättningar med många små skolenheter b) barn- och utbildningsnämnden ska tillse att rektors titel används i enlighet med skollagen. Rektors titel enligt 2 kap. 9 2 st. skollagen är förbehållet den person som har anställning som rektor, det vill säga den som leder och samordnar arbetet vid en skolenhet. Barn- och utbildningsnämndens yttrande om punkt 1 Punkt 1b Av förarbetena till skollagen framgår att regeringen menar att det är av yttersta vikt att det i skollagen tydligt slås fast vem som har ledningsansvaret för de verksamheter som regleras i skollag, läroplaner och övriga författningar. För skolans del ska ledningsansvaret åvila en rektor. Man skriver vidare ledningsansvaret får inte delas av flera rektorn får delegera enskilda ledningsuppgifter och beslutanderätt i vissa frågor rektor får vidgade möjligheter att delegera den dagliga pedagogiska ledningen och samordningen. Vidare framgår det att andra benämningar inte får användas som beteckning på den som upprätthåller funktionen som rektor i skollagens mening. Andra benämningar kan dock givetvis användas för andra typer av befattningar. Det framgår också att någon annan än den som är anställd för att leda verksamheten, inte får benämnas rektor respektive förskolechef. Barn- och utbildningsnämnden har ingen annan benämning på den som har ledningsansvaret för en skolenhet, än rektor. Rektor väljer sedan, utifrån sin rätt att organisera sin inre verksamhet och att delegera ledningsuppgifter, att anställa och nyttja biträdande rektorer för ledningsuppgifter på skolenheten. Nämnden kan inte se att det strider mot skollagens intention att det ska vara tydligt vem som har ledningsansvaret, till skillnad från vilka som har ledningsuppgifter på skolenheten. Regeringen och staten driver själva den ordningen vid sina utbildningsinstitutioner, universiteten. Vid KTH beskrivs detta som, rektor är myndighetschef och har under universitetsstyrelsen det övergripande ansvaret för KTH:s verksamhet. Rektor förordnas av regeringen för högst sex år efter förslag av KTH:s universitetsstyrelse. Prorektor utses av KTH:s universitetsstyrelse och är rektors ställföreträdare. Vicerektorer utses av rektor för speciella uppdrag. Vid utbildningskontoret finns en administrativ rektor, som bistår rektorsgruppen med administrativt stöd och vid rektors frånfälle kan överta rektors befogenheter Justerandes sign Utdragsbestyrkande
PROTOKOLLSUTDRAG Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2017-04-25 3/5 som ställföreträdande rektor. När den rollen går in i ledningsansvar är titeln ställföreträdande rektor, i linje med skollagens skrivning. Att den rollen benämns administrativ rektor är inte i strid mot lagen, då lagen avser befattningar på skolenheten. 2 Rektors organisatoriska förutsättningar Revisionen lämnar ingen kommentar eller bedömning under denna punkt. 3 Styrning och administrativa processer Revisorernas bedömning är att barn- och utbildningsnämnden bör: a) säkerställa att styrkedjan fungerar från nämnd till klassrum b) göra en översyn av rektorernas organisatoriska förutsättningar och förvaltningens och utbildningskontorets administrativa processer för att effektivisera arbetet och ge rektor förutsättningar att arbeta för hög måluppfyllelse i enlighet med skollagens skrivningar. I detta arbete bör nämnden involvera rektorerna. c) utveckla det systematiska kvalitetsarbete både vad gäller system och innehåll, till exempel besluta om vilka områden som särskilt behöver belysas. Barn- och utbildningsnämndens yttrande om punkt 3 Punkt 3a Nämnden arbetar med att införa och integrera det styrsystem som gäller i Strängnäs kommun fr o m verksamhetsår 2016, med den statliga styrningen i form av skollag, skolförordningar och läroplaner. Inför 2017 års verksamhetsplan har ytterligare steg tagits i denna process. Styrkedja i kommunen startar med KF mål, vilka omsätts i nämndens mål, utbildningskontorets arbetsplan och enheternas arbetsplaner. Detta tas sedan vidare via medarbetarsamtal där mer individuella mål kan fastslås. Utvärderingskedjan startar i att granska prestation och åstadkommande längst ute i verksamheten och sedan på enhet, utbildningskontor och avslutningsvis på nämndnivå. Frekvensen på uppföljning ökar ju längre ut i organisationen man kommer, då mål är mer operativa än på nämndnivå. Prestationer och åstadkommande analyseras, slutsatser dras och dessa leder till nya mål och/eller aktiviteter. Varje nivå ansvarar för att dokumentera och kommunicera resultat, analys och slutsatser. Då processen är relativt ny och chefer är relativt nyanställda kommer processen förbättras naturligt över tid. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
PROTOKOLLSUTDRAG Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2017-04-25 4/5 Punkt 3b Utbildningskontoret har i uppdrag att definiera en standardskola i Strängnäs, i vilket stöd till rektor för både administration, lokalfrågor och elevhälsoarbetet ingår. Utbildningskontorets kartläggning av nuläget visar att det saknas förutsättningar för att ge rektor administrativ avlastning, vilket också gäller för elevhälsoarbetet. Detta stöds också i PWC nulägesrapport. Detta är en del i arbetet med nämndens ramar för 2018. Det är inte barn- och utbildningsnämnden eller utbildningskontoret som bestämmer över förvaltningens processer. Kommunchefen är förvaltningschef och kommunstyrelsen beslutande politiskt organ. Barn- och utbildningsnämnden beslutar om rektors organisatoriska förutsättningar inom de ramar som kommunfullmäktige ger och där har arbetet påbörjats med att definiera en normerande ledningsmiljö. Punkt 3c Det systematiska kvalitetsarbetet utgår från läroplanens olika delar och fokus läggs på områden som lyft utifrån analys av tillgängliga data. BUN och UK arbetar för att kvalitetssystemets olika nivåer ska harmoniera bättre genom att införa digitala verktyg som bättre standardiserar arbetet och ökar tillgängligheten på data att analysera. 4 Rektors pedagogiska ledning och stöd Revisorernas bedömning är att: a) rektor inte har förutsättningar att leda det pedagogiska arbetet vid skolenheten eller utveckla utbildningen. Nämnden bör se mycket allvarligt på detta och vidta åtgärder. Orsakerna till bristerna kan vara flera, inte minst bristande administrativt stöd och ineffektiva administrativa processer. b) Nämnden ska se till att utbildningen genomförs i enlighet med skollagen, vilket bland annat innebär att rektor ska leda det pedagogiska arbetet vid skolenheten och verka för att utbildningen utvecklas. (2 kap. 8 och 2 kap. 9 1 st. SkolL) Barn- och utbildningsnämndens yttrande om punkt 4 Punkt 4a Barn- och utbildningsnämnden beslutade i december 2016 om skolutvecklingsprogram 2023. Programmet avser att lösa elevers lärmiljö, medarbetares arbetsmiljö och chefers ledningsmiljö. En del i detta är att titta på vilka förutsättningar som behövs för att leva upp till skollagens och timplanens krav och räkna på vilken tjänstefördelning och stödbehov detta kräver. Utbildningskontorets bedömning är att den standardskola som tagits fram innebär att elevpengen behöver förstärkas med 45 miljoner kronor, varav 25 miljoner redan nästa år. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
PROTOKOLLSUTDRAG Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2017-04-25 5/5 Punkt 4b I och med detta kommer rektor ha mindre ansvarsområden alternativt ökat stöd för att kunna fördela arbetsuppgifter, så att det pedagogiska ledarskapet kan prioriteras. 5 Ledarskapsutveckling för rektorerna Revisorernas bedömning är att: a) nämnden bör upprätta en kompetensutvecklingsplan för skolledarna. Planen bör vara flerårig, bygga på analyser av kompetensbehov på enskild och kollektiv nivå samt ge en tydlig struktur åt skolledarnas ledarskapsutveckling. Barn- och utbildningsnämndens yttrande om punkt 5 Skolutvecklingsprogram 2023 innebär förutom att stärka rektors förutsättningar också att utveckla rektors ledarskap. Förmågan att leda lärares arbete och lärande är en nyckelkompetens i det kollegiala lärande som är basen i att utveckla de tre miljöerna. För det ändamålet deltar alla rektorer i ett kollegialt lärande runt pedagogiskt ledarskap. Varje rektor har dialog i medarbetarsamtal med sin chef om sina förutsättningar ur ett kompetensperspektiv och utifrån det kan individuella insatser göras. Treårig kompetensutvecklingsplan för rektorsgruppen finns upprättad. Ekonomiska konsekvenser för kommunen För budgetåret 2017 finns inga medel avsatt för denna förändring. Utan ett ekonomsikt tillskott under innevarande år kommer åtgärder därför inte att kunna påbörjas förrän 2018. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Beslutet kommer att följas upp inom ramen för beredningsarbetet inför barn- och utbildningsnämndens verksamhetsplan för 2018. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, 2017-03-31 Missiv, Granskning av grundskolan ledningsfunktion, 2017-01-18 Granskningsrapport, Grundskolans ledningsfunktion, 2016-12-06 Beslutet skickas till Kommunrevisionen Kommunfullmäktige, för kännedom Justerandes sign Utdragsbestyrkande