Lantmäterinämnden Lantmäterinämnden 30 januari 2013 Sid Justering... 3 1 Bokslut 2012 - Lantmäterinämnden... 4 2 Överföring av resultat - lantmäterinämnden... 5 3 Svar på remiss angående revidering av lantmäterinämndens reglemente avseende intern kontroll... 6 4 Information från lantmäterikontoret... 9 5 Övrigt... 10
Lantmäterinämnden 2013-01-30 1 Tid Kl. 15:20-15:30 Plats Kommunhuset, mötesrum 434 Beslutande Erland Solander (M) Sture Norlin (MP) Leif Carlsson (FP) Leif Nilsson (S) Tjänstgörande ersättare Annika Kallin (S) Ersätter Arianne Sundman (S) Ersättare Miriam Monsell (KD) Tjänstemän Anneli Wikner Förvaltningschef Kristine Jonsson Stabschef/controller Lena Hugosson Bitr lantmäterichef Markus Juth Förvaltningssekreterare Eva Sjöstedt Förvaltningssekreterare
Lantmäterinämnden 2013-01-30 2 Protokollet omfattar 1-5 Justeras Erland Solander Ordförande Eva Sjöstedt Sekreterare Annika Kallin Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Lantmäterinämnden Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum 2013-01-30 2013-02-01 2013-02-01 Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos Stadsbyggnadskontoret Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2013-02-22 Eva Sjöstedt
Lantmäterinämnden 2013-01-30 3 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Annika Kallin (S) med Peter Björklund (S) som ersättare.
Lantmäterinämnden 2013-01-30 4 1 Bokslut 2012 - Lantmäterinämnden (LMN-2012-00519-1) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att godkänna bokslut 2012 för lantmäterinämnden. Ärendet Lantmäterinämnden redovisar ett resultat på -0,1 mkr för året. Förvaltningen har inte lyckats komma upp i budgeterad nivå på intäkterna och det beror till största delen på att man haft begränsade resurser till förfogande under året, bl.a. sjukskrivning och vakanta tjänster. Det är också anledningen till att personalkostnaden är lägre än budget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2013-01-13 Bokslut 2012 - Lantmäterinämnden Bilaga Bokslut 2012 - lantmäterinämnden, bilaga 1 Bilaga Uppföljning Verksamhetsplanen 2012, bilaga 2
Lantmäterinämnden 2013-01-30 5 2 Överföring av resultat - lantmäterinämnden (LMN-2012-00520-1) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att godkänna förslag till överföring av resultat med 4 tkr, att överlämna ärendet för fortsatt handläggning till koncernstaben. Ärendet Koncernstaben har begärt att få in förslag till överföring över/underskott från lantmäterikontoret. Lantmäterinämnden redovisar ett underskott på 135 tkr. Nämnden har inte lyckats komma upp i budgeterad nivå på intäkterna och det beror till största delen på att man haft begränsade resurser till förfogande under året, bl.a. sjukskrivning och vakanta tjänster. Det är också anledningen till att personalkostnaden är lägre än budget. Förslag till kompensation (kr) sammanfattning: Kapitalkostnad exkl.internlån 0 0 Summa kompensation Förändring Eget kapital LMN Ingående balans eget kapital 120101 139 000 Resultat år 2012-135 000 Förslag till kompensation 0 Utgående balans eget kapital 121231 4 000 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2013-01-28 Överföring av resultat - lantmäterinämnden
Lantmäterinämnden 2013-01-30 6 3 Svar på remiss angående revidering av lantmäterinämndens reglemente avseende intern kontroll (LMN-2012-00497-2) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att tillstyrka koncernstabens utredningsförslag till ny paragraf om intern kontroll i lantmäterinämndens reglemente, samt att översända svaret till koncernstaben. Ärendet Koncernstaben har utrett frågan om ny paragraf om intern kontroll i nämndernas reglementen. Lantmäterinämnden bereds möjlighet att yttra sig över förslaget. Bakgrund Kommunstyrelsen behandlade ärendet Intern kontroll 2011 avseende risker med mutor och bestickning 30 maj 2011 (KS 239) och i samband med det fastställde kommunstyrelsen en handlingsplan mot korruption. I handlingsplanen ingick utbildning inom ledarakademien angående givande och tagande som erbjudits kommunens chefer. Kommunstyrelsen beslutade också att samtliga nämnder skulle genomföra riskanalyser och rapportera vilka åtgärder nämnderna vidtagit för att säkerställa att verksamheten har ett gott skydd mot korruption. Lantmäterikontoret har genomfört en kartläggning av riskerna för mutor och bestickning som lantmäterinämnden beslutade den 16 november 2011 ( 19). Slutligen fick koncernstaben i uppdrag att genomföra en översyn av nämndernas reglementen. Förvaltningens överväganden Kommunen har ett reglemente för intern kontroll (KF 25 oktober 2010, 289) som alla nämnder ska följa. För att tydliggöra nämndernas ansvar att skydda verksamheten mot korruption, anser koncernstaben att fullmäktige bör införa nedanstående paragraf i
Lantmäterinämnden 2013-01-30 7 respektive nämnds reglemente, under rubriken Ansvar och rapporteringsskyldighet, som återspeglar reglementet för intern kontroll: Intern kontroll X Nämnden ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet (mål) - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten (rapportering) - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och andra rättsregler, riktlinjer samt styrande dokument i övrigt (regler) Nämnden ska se till att dess organisation inrättas på sätt som stöder den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnden ska vid behov anta egna regler och anvisningar för den interna kontrollen. Nämnden ska styra, löpande följa upp och utvärdera det interna kontrollsystemet. I arbetet ingår bland annat att varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnden ska årligen rapportera till kommunstyrelsen om det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska därutöver rapportera upptäckta brister i den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Avvikelser som rapporteras till externa tillsynsmyndigheter, ska i aggregerad form även rapporteras till kommunstyrelsen. Stycke 1 3 i förslaget motsvarar hela eller delar av 3, 5, 9, 10 och 12 i reglementet för intern kontroll. Stycke 4 är en kombination av 13 reglementet för intern kontroll samt kommunstyrelsens beslut om rapportering i aggregerad form i vissa fall. Lantmäterikontoret anser att förslaget är rimligt och förtydligar det arbetssätt som redan tillämpas på förvaltningen. Under 2012 har cheferna på stadsbyggnadskontoret och lantmäterikontoret deltagit i utbildning angående givande eller tagande av mutor och riskanalys. Genomgång av kommunens riktlinjer har sedan gjorts på respektive avdelning.
Lantmäterinämnden 2013-01-30 8 Lantmäterikontorets förslag är att lantmäterinämnden bör tillstyrka förslag till ändrat reglemente och överlämna yttrandet till koncernstaben. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2013-01-21 Svar på remiss angående revidering av lantmäterinämndens reglemente avseende intern kontroll Bilaga Koncernstabens remiss avs intern kontroll i reglementet Bilaga Reglemente för intern kontroll Uppföljning av beslut Ingen uppföljning.
Lantmäterinämnden 2013-01-30 9 4 Information från lantmäterikontoret Rekrytering av lantmätare pågår Ärendebalansen är f n 429 ärenden.
Lantmäterinämnden 2013-01-30 10 5 Övrigt Inget övrigt att rapportera.