Manual för genomförande av Hälsosamtal inom Region Östergötland Handläggare: Katarina Åsberg Verksamhet: Centrum för verksamhetsstöd och utveckling (CVU) Uppdaterad: 21 juni 2017 www.regionostergotland.se/halsosamtal
Kontakt Det strategiska utvecklingsarbetet och koordineringen av arbetet med Hälsosamtal inom Region Östergötland sker på Centrum för verksamhetsstöd och utveckling (CVU), Verksamhetsområde vård och hälsa (VVH). Kontakta oss i första hand via funktionsbrevlådan för Hälsosamtal: halsosamtal@regionostergotland.se Du kan även kontakta: Katarina Åsberg Telefon: 010-103 08 84 E-post: katarina.asberg@regionostergotland.se Du hittar även information om Hälsosamtal på webben: www.regionostergotland.se/halsosamtal www.regionostergotland.se/halsosamtal
1. Bakgrund Ett viktigt utvecklingsområde för folkhälsoarbetet i Region Östergötland är att arbeta för en bättre och mer jämlik hälsa. Genomförandet av Hälsosamtal är ett sätt att arbeta mot detta mål. Hälsosamtal utförs i primärvården som en satsning för att främja hälsa och förebygga sjukdom i befolkningen, framförallt hjärt- och kärlsjukdom. Utöver det har hälsosamtalen unika fördelar genom att hälsoundersökningarna ger kunskap om individernas faktiska mätvärden, så som vikt och blodtryck, samt ger möjlighet att följa individer och studera effekterna av förebyggande (och behandlande) insatser på sjukdom och hälsa. Hälsosamtalen ger även stöd till verksamhetsutveckling på vårdcentralen vad gäller hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser, till exempel implementering av nationella riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder. Från år 2016 erbjuds hälsoundersökningar och hälsosamtal till åldersgrupperna 40, 50, 60 och 70 år under namnet Hälsosamtal. Möjligheten att arbeta med Hälsosamtal har alltid varit ett frivilligt åtagande för vårdcentralerna, som bjudit in deltagare utifrån kapacitet. Vårdcentralerna har beslutat om eventuell medverkan från år till år och ekonomisk ersättning har erhållits för utfört arbete. Från år 2016 ersätts vårdcentralerna med 900 kronor per genomfört samtal. Patientavgiften är 200 kronor (om inte frikort finns). Antalet medverkande vårdcentraler har varierat över tid, mellan 23 och 30 vårdcentraler per år. Antalet genomförda hälsosamtal har också varierat över tid: 543 hälsosamtal september-december år 2012 1 991 hälsosamtal år 2013 1 953 hälsosamtal år 2014 1 234 hälsosamtal år 2015 1 929 hälsosamtal år 2016 1 132 hälsosamtal januari-maj 2017 2. Metod och material 2.1 Åldersgrupper Hälsosamtal erbjuds till åldersgrupperna 40, 50, 60 och 70 år. 2.2 Urval och checklistor Centrum för verksamhetsstöd och utveckling (CVU) tar fram en så kallad checklista (i form av en Excelfil) till de vårdcentraler som vill arbeta med Hälsosamtal. Checklistan innehåller namn och personnummer på samtliga listade individer i åldrarna 40, 50, 60 och 70 år på respektive vårdcentral. På checklistan står individerna angivna i ordningen en 70-åring, en 60-åring, en 50-åring, en 40-åring och så vidare. Inbjudningarna ska skickas till individerna utifrån listans ordning. Varje vårdcentral bjuder in så många som de har kapacitet till, även om det är önskvärt att alla på listan bjuds in. Checklistan innehåller plats för att dokumentera utförda moment allteftersom de genomförs. Obligatoriska rubriker att notera i checklistan är inbjudan skickad och Hälsosamtal genomfört då dessa är underlag för statistisk uppföljning. Den ifyllda checklistan ska vid årsslutet returneras ifylld (digitalt) via e-post till CVU (läs mer under rubrik 5.4). 3
2.3 Exklusionskriterier vid inbjudan Generellt gäller att vårdcentralen inte bör avstå från att bjuda in individer på grund av exempelvis känd sjukdom. Psykisk eller fysisk sjukdom som förhindrar deltagande, till exempel svår demens eller terminal cancersjukdom gäller dock som exklusionskriterier. Sjukdom såsom hjärtinfarkt eller stroke ger skäl för att senarelägga hälsosamtalet, men förhindrar inte deltagande. Vid akut infektion med feber läggs provtagning minst en vecka efter att deltagaren är fri från infektion. 2.4 Material för att genomföra hälsosamtal Vid genomförandet av Hälsosamtal i Region Östergötland ska följande, särskilt framtagna material användas: Inbjudningsbrev Svarsbrev Kuvert för inbjudningar (C4) Svarskuvert (C5) Klisteretiketter (till inbjudnings- och svarskuvert) med adresser till deltagare respektive vårdcentralen Enkät Frågor inför hälsosamtalet Enkät 20 frågor om dina matvanor Enkät Frågor om din fysiska aktivitet Hälsokurvor CVU tillhandahåller allt ovanstående material och beställning av material görs enligt nedan (rubrik 2.5). För att öka kännedomen om vad Hälsosamtal är har ett informationsblad på sex olika språk tagits fram i samarbete med hälsokommunikatörerna i Region Östergötland. Informationsbladet finns översatt till arabiska, engelska, franska, persiska, somaliska och tigrinja. De finns att ladda ner via hemsidan om Hälsosamtal. 2.5 Beställning av material Allt material beställs från CVU via funktionsbrevlådan för Hälsosamtal: halsosamtal@regionostergotland.se Beställ gärna allt material, som uppskattas gå åt under året, vid ett och samma tillfälle. Tänk på att: beställa material i god tid innan materialet är slut hos er, eftersom CVU inte alltid har material på lager och kan behöva lägga in en beställning till tryckeriet, ange hur mycket av varje material du/ni önskar, inte använda gamla versioner av enkäten Frågor inför hälsosamtalet (titta efter märkning med år 2016 i vänstra hörnet). Äldre versioner av enkäten kan innehålla inaktuella uppgifter och försvårar vid skanningsarbetet samt vid analys av data. 4
3. Inbjudan och svarsbrev Nedan presenteras det praktiska genomförandet av hälsosamtal steg för steg. Deltagaren får inbjudan via post hem i brevlådan Deltagaren tackar ja genom att returnera svarsbrev till vc Alternativt bokning via webbtidbok Besök 1 på vårdcentralen - Blodprovtagning på lab - Enkät Frågor inför hälsosamtalet delas ut Deltagaren besvarar enkäten Frågor inför hälsosamtalet hemma Besök 2 på vårdcentralen - Deltagaren lämnar ifylld enkät - Medarbetare överför data från enkät till Hälsokurvan Besök 2 på vårdcentralen forts - Mätning av blodtryck, längd, vikt, midja och stussmått - Enkät om matvanor - Resultat överförs till Hälsokurvan - Hälsosamtal 60 min utifrån resultatet av Hälsokurvan Medarbetare dokumenterar utfört arbete i Cosmic, Hälsobladet och i en digital checklista 3.1 Inbjudningsförfarande Skicka inbjudan, svarsbrev och svarskuvert (märkt med klisteretikett med vårdcentralens adress) i det stora vita kuvertet (C4). På kuvertet klistras den förtryckta etiketten med individens namn och adress. OBS! Stäm alltid av mot patientkortet i Cosmic att individen lever och fortfarande är listad på vårdcentralen. På inbjudningsbrevet kan vårdcentralen välja att erbjuda en förbokad tid eller att komma överens med deltagaren om en tid per telefon. Det är även möjligt att erbjuda webbtidbokning. Läs mer om webbtidbokning på http://lisa.lio.se/startsida/verksamheter/centrum-for-medicinsk-teknik-och- IT/Anvandarstod-och-tjanster/Patientjournalen/Pagaende-piloter-och-breddinforande/Webbtidbok-i- Cosmic/ Ange i inbjudningsbrevet ett datum för när svar senast önskas, förslagsvis inom två veckor från att inbjudan skickas. I svarsbrevet har deltagaren möjlighet att lämna information om eventuellt behov av tolk. 3.2 Påminnelse Det är upp till respektive vårdcentral att välja om de vill ringa och påminna om utskickade inbjudningar eller inte. Om inget svar har erhållits vid det på inbjudan angivna datumet kan nästa individ i listan bjudas in. Om individen hör av sig efter utsatt datum får vårdcentralen komma överens med personen ifråga om och när det finns möjlighet att ta emot denne. 3.3 Beställning av prover När en deltagare har skickat in sitt svarsbrev och tackat ja till erbjudandet om hälsosamtal ska en beställning av blodprover läggas i Cosmic. Det finns ett globalt beställningspaket som heter Hälsosamtal som innehåller fp-lipidstatus och fp-glukos. Skriv i meddelanderutan för beställning att det avser ett hälsosamtal och att en enkät ska lämnas ut, så att medarbetarna på laboratoriet får information om detta. 5
4. Besöken på vårdcentralen 4.1 Besök 1 - blodprovtagning och utdelning av enkät via laboratoriet Före provtagning checkar BMA att deltagaren är fastande och inte har ätit efter midnatt, samt inte har akut infektion med feber. Om något av detta har inträffat bokas ett nytt besök för provtagning. Om det innebär att provsvar inte är klara till planerat besök, meddelas medarbetaren som bokat in hälsosamtalet. Enkäten Frågor inför hälsosamtalet lämnas ut av medarbetarna på laboratoriet när deltagaren tar sina blodprover. Den som har bokat in deltagaren ansvarar för att det finns enkäter på laboratoriet. 4.2 Besök 2 - Genomförande av hälsosamtalet Hälsosamtalet tar cirka 60-90 minuter. Vid besöket ska följande moment genomföras: mätning av kroppsmått (längd, vikt, midje- och stussmått) mätning av blodtryck överföring av mätvärden (kroppsmått och blodtryck) till Hälsokurvan överföring av svar från enkäter till Hälsokurvan ifyllning av uppgifter på framsidan av enkäten Frågor inför hälsosamtalet (se punkt 4.4) genomförande av ett hälsosamtal/dialog med motiverande samtalsteknik utifrån Hälsokurvan ev. utdelning av en utvärderingsenkät efter besöket, med erbjudande om anonym inlämning av svaret (läs mer under rubriken 5.3 Utvärdering) dokumentering i Cosmic (se bilaga 1) samt i checklistan OBS! Utföraren av hälsosamtal ansvarar för att allt material, såsom checklista, svarsbrev och ifyllda enkäter förvaras under sekretess. Mer information om hur hälsosamtalet genomförs finns i den metodpärm för Hälsokurvan som erhålls i samband med grundutbildningen i Jönköping. Metodpärmen har tidigare delats ut till de vårdcentraler som arbetat med Hälsolyftet. Den som har gått utbildningen tidigare och vill uppdatera sin pärm kan beställa en ny för 300 kronor genom att mejla till Lisbeth Johansson, Region Jönköpings län: lisbeth.m.johansson@rjl.se 4.3 Förslag till arbetsflöde under hälsosamtalet Börja med att kontrollera att prover är tagna och överför provsvaren till Hälsokurvan innan deltagaren kommer. 1. Hälsa välkommen och berätta vad besöket kommer att innehålla. 2. Mät vikt, längd, midja och stuss. 3. Ta emot enkäten Frågor inför hälsosamtalet. 4. Låt deltagaren fylla i matenkäten medan du för över uppgifter från enkäten Frågor inför hälsosamtalet till Hälsokurvan (t.ex. tobak, alkohol, ärftlighet och livssituation) samt räknar ut och fyller i BMI och midja-stusskvot. 5. Fyll eventuellt i kompletterande frågor kring fysisk aktivitet tillsammans med deltagaren. 6. Låt deltagaren vila (sittande) 5 minuter inför blodtrycksmätning. Under tiden fortsätter du att fylla i och föra över uppgifter/svar från enkät till Hälsokurvan. Räkna ut matpoäng och poäng för fysisk aktivitet och för över dessa till kurvan. 7. Genomför blodtrycksmätning och fyll i resultatet på Hälsokurvan. 8. Fyll i det som eventuellt återstår på Hälsokurvan. 9. Visa deltagaren Hälsokurvan och öppna upp för dialog med att t.ex. fråga Vad tänker du när du ser den här? 10. Gå eventuellt igenom matformuläret och/eller fysisk aktivitetsformuläret tillsammans. 11. När samtalet börjar närma sig slutet kan du fråga: Har vi pratat om det du förväntade dig? Är det något mer du vill att vi ska prata om? 12. Notera i checklistan att hälsosamtalet är genomfört. 13. Dokumentera i Cosmic (besöksmall och Hälsoblad). Glöm inte att diagnos- och KVÅ-koda besöket (se bilaga 1). 14. Fyll i framsidan av enkäten Frågor inför hälsosamtalet (se nästa rubrik, 4.4). 6
4.4 Enkäter och Hälsokurvan Framsidan av enkäten Frågor inför hälsosamtalet ska fyllas i av den som genomför hälsosamtalet. Följande uppgifter ska fyllas i: Personnummer (högst upp på enkäten). Eftersom det är en ruta för mycket fylls personnumret enklast igenom att lämna den första rutan tom och sedan fyll i personnumret enligt ÅÅMMDD XXXX Datum för samtalet Vårdcentralsnummer (se bilaga 2) Deltagarens kön och ålder Kostpoäng (från enkäten om matvanor) Motionspoäng (från enkäten om fysisk aktivitet eller Hälsokurvan) Kroppsmått (vikt, längd, midja, stuss) Blodtryck, fp-glukos (inte P-Glukos), kolesterol, LDL, HDL och triglycerider (anges med en decimals noggrannhet) OBS! Rutorna där det står [K], [BHV] och [Övriga] lämnas tomma. 5. Efter hälsosamtalet 5.1 Vilket material sparas? Ge deltagaren en kopia av Hälsokurvan samt den del av matenkäten som har kostråd på baksidan (den tjockare delen). Se till att alla uppgifter på framsidan av enkäten Frågor inför hälsosamtalet är ifyllda och spara den på lämpligt sätt. OBS! Gör inte hål i enkäten om den förvaras i pärm, eftersom det försvårar vid skanningen - använd plastfickor! Hälsokurvan, matenkäten samt enkäten om fysisk aktivitet behöver inte sparas eftersom alla uppgifter som behövs för analys finns på framsidan av enkäten Frågor inför hälsosamtalet. 5.2 Dokumentation i Cosmic Dokumentera genomfört besök, dess resultat och rådgivning i Cosmic, se bilaga 1. Dokumentera även genomfört arbete i den digitala checklistan. 5.3 Utvärdering Utvärderingsenkäten används endast under valda tidsperioder. CVU kommer att skicka ut information till berörda vårdcentraler i god tid innan det är dags att använda utvärderingen. 5.4 Insamling av enkätmaterial och checklistor Det enkätmaterial som samlas ihop under året ska skickas till CVU med internpost (i ett förslutet kuvert) i slutet av innevarande år/början på nästkommande år. I samband med det ska den ifyllda digitala checklistan skickas med e-post till funktionsbrevlådan för hälsosamtal. Mer information om materialinsamlingen kommer att skickas ut i god tid via e-post till berörda vårdcentraler. 5.5 Återkoppling av resultat Återkoppling av respektive vårdcentrals arbete med Hälsosamtal sker en gång per år via så kallade Vårdcentralsprofiler. Ett nyhetsbrev med information som berör vårdcentralernas arbete med Hälsosamtal utkommer fyra gånger per år och skickas via e-post till medverkande vårdcentraler. Det senaste nyhetsbrevet finns även publicerat på hemsidan om Hälsosamtal. 7
Bilaga 1 Dokumentation i Cosmic 1. Besöksmall Dokumentation i Cosmic, yrkesspecifik besöksmall: Under sökordet Hälsosamtal, fritext: Genomfört hälsosamtal Fyll även i blodtryck, puls, längd och vikt samt eventuell annan aktuell information som kommer fram under samtalet 2. Hälsobladet levnadsvanor Dokumentation i Cosmic, Hälsobladet: Dokumentera ev. bruk, ev. remiss och ev. rådgivning gällande tobak, alkohol, fysisk aktivitet och mat Hälsobladet finns som en dynamisk mall i de allra flesta besöksmallar. Klicka på sökordet levnadsvanor, under välj i rullisten, markera kolontecknet och tabba 2 gånger så öppnas hälsobladet upp Manual för dokumentation i Hälsobladet: http://lisa.lio.se/startsida/verksamheter/halso--ochvardutvecklingscentrum/verksamhetsutveckling-vard-och-halsa/halsoframjande/halsobladet 3. Diagnoskod och åtgärdskod (KVÅ-kod) Dokumentation i Cosmic (terminologi ICD10), diagnoskod och åtgärdskod: Diagnoskod: Z139 Riktad hälsokontroll, ospecificerad Åtgärdskoder: DV030 Hälsosamtal, AV003 Hälsoundersökning Om Hälsosamtalsmedarbetaren vid hälsosamtalet identifierar någon ohälsosam levnadsvana hos deltagaren som de samtidigt ger råd kring används nedanstående KVÅ-koder som komplement: DV111 - Enkla råd om tobaksbruk DV112 - Rådgivande samtal om tobaksbruk DV113 Kvalificerat rådgivande samtal om tobaksbruk DV121 - Enkla råd om alkoholvanor DV122 - Rådgivande samtal om alkoholvanor DV123- Kvalificerat rådgivande samtal om alkoholvanor DV131 - Enkla råd om fysisk aktivitet DV132 - Rådgivande samtal om fysisk aktivitet DV133- Kvalificerat rådgivande samtal om fysisk aktivitet DV141 - Enkla råd om matvanor DV142 - Rådgivande samtal om matvanor DV143- Kvalificerat rådgivande samtal om matvanor DV200 - Utfärdande av recept på fysisk aktivitet Exempelvis: Deltagare med riskbruk av alkohol: Diagonsokod Z13.9, KVÅ-kod DV030 + AV003 + DV122. KVÅ-koderna ska alltid användas för att synliggöra form av rådgivningsnivå då en ohälsosam levnadsvana har identifierats. KVÅ-koderna är framtagna av Socialstyrelsen i samband med att Riktlinjerna för sjukdomsförebyggande metoder arbetades fram. Dessa åtgärdskoder används även vid andra samtal/kontakter och inte bara vid Hälsosamtalen. Läs mer här: http://www.socialstyrelsen.se/nationellariktlinjerforsjukdomsforebyggandemetoder http://www.socialstyrelsen.se/klassificeringochkoder 8
Bilaga 2 Vårdcentralsnummer 103 Cityhälsan Norr 104 Cityhälsan Centrum 105 Cityhälsan Söder 106 Vårdcentralen Skärblacka 107 Vårdcentralen Åby 108 Vårdcentralen Kolmården 109 Vårdcentralen Vikbolandet 114 Vårdcentralen Valdemarsvik 123 Vårdcentralen Marieberg 124 Vårdcentralen Lyckorna 125 Vårdcentralen Brinken 126 Vårdcentralen Borensberg 127 Vårdcentralen Vadstena 128 Vårdcentralen Mjölby 129 Vårdcentralen Skänninge 130 Vårdcentralen Boxholm 131 Vårdcentralen Mantorp 132 Vårdcentralen Ödeshög 134 Vårdcentralen Finspång 172 Vårdcentralen Ljungsbro 173 Vårdcentralen Skäggetorp 174 Vårdcentralen Kärna 175 Vårdcentralen Ryd 176 Vårdcentralen Lambohov 177 Vårdcentralen Kungsgatan Linköping 178 Vårdcentralen Valla 179 Vårdcentralen Tannefors 180 Vårdcentralen Linghem 181 Capio Vårdcentral Berga 183 Vårdcentralen Ekholmen 184 Vårdcentralen Nygatan 185 Vårdcentralen Åtvidaberg 186 Vårdcentralen Kisa 187 Vårdcentralen Österbymo 703 Helsa vårdcentral Kneippen 704 Helsa vårdcentral Vilbergen 705 Helsa vårdcentral Skarptorp 707 Helsa vårdcentral Östertull 708 Johannelunds vårdcentral AB 709 Helsa vårdcentral Spiran 710 Trädgårdstorgets vårdcentral 712 Geria vårdcentral Söderköping 9