1 (21) Plats och tid Kommunkontoret, sammanträdesrummet Karpen, 14.00 15.00, 15.15-15.45. Beslutande Arnold Andréasson (C), ordförande Bo Dahlqvist (PF), vice ordförande Lars Svensson (S), 2:e vice ordförande Gerrit Fokkema (MP), tjänstegörande ersättare Thim Borg (S), ledamot Sven-Erik Sjöstrand (V), ledamot Håkan Abrahamsson (M), ledamot Patrik Ströbeck (M), ledamot Ulla-Britt Brandin (KD), tjänstegörande ersättare Övriga deltagande Martin Nilsson (FP), ej tjänstegörande ersättare Pehr Magnusson (M), ej tjänstegörande ersättare Hans Stifors (FP), ej tjänstegörande ersättare Anders Ottosson, ekonomichef 42-49 Per Almström, kommunchef Stefan Didrik, sekreterare Utses justera Thim Borg Justeringens plats och tid Kommunkontoret 2013-05-02 Underskrifter Sekreterare Stefan Didrik Paragrafer 42-56 Ordförande Arnold Andréasson Justerande Thim Borg Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum för anslags uppsättande 2013-05-03 Datum för anslags nedtagande 2013-05-24 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Stefan Didrik
42 2 (21) Ekonomisk rapport. Dnr 2013.11 Ekonomichefen redogör muntligen och skriftligen för ekonomin under mars månad. beslutar, tacka för informationen och lägga denna till handlingarna.
43 3 (21) Motion frånvaro SMS i skolan. Dnr 2012.378 (KF). Motionen är ställd av Jimmy Nilsson (SD). skickade motionen på remiss till Barn- och utbildningsnämnden 130130. Motionären efterfrågar ett system för skolorna i Perstorp där vårdnadshavaren omedelbart blir informerad om barnens frånvaro i skolan genom det skickas ett SMS. beslutar, hemställa fullmäktige anser motionen avslagen.
44 4 (21) Plan för miljöstrategiska verksamheten 2013. Dnr 2013.72 (KF). Ifrån Söderåsens miljöförbund föreligger plan för den miljöstrategiska verksamheten 2013. beslutar, hemställa hos kommunfullmäktige godkänna plan för den miljöstrategiska verksamheten 2013.
45 5 (21) Driftsbidrag till Perstorps bowlingförening (KF). Dnr 2013.83 Perstorps bowlingförening äskar genom skrivelse 130327 ett löpande driftsbidrag på 10,000 kr/månad ifrån kommunen utöver ett engångsbidrag på 140,000 kr. Bowlingföreningen har idag tillgång till lokaler i kommunhusets källare på torget. Dessa lokaler hyr kommunen tillsammans med övriga kontorsutrymmen i huset. Kostnaderna för denna hyra, inklusive löpande kostnader för ven, el etc. Står kommunen idag helt för. Ingen efterdebitering till bowlingföreningen sker. Således bor föreningen gratis i kommunhuset. Alla intäkter som bowlingföreningen har genom kioskverksamhet, banavgifter etc. tillfaller klubben. Vidare lyfter klubben idag föreningsbidrag av kommunen enligt gällande regler. beslutar, hemställa hos kommunfullmäktige äskandet avslås med hänvisning till pengarna saknas i budgeten för år 2013.
46 6 (21) Rapport av granskning av interna kontrollplaner år 2012 - samtliga nämnder och styrelser (KF). Dnr 2013.90 Enligt det av kommunfullmäktige beslutade reglemente för intern kontroll, ska intern kontrollplan årligen godkännas av respektive nämnd/styrelse. Den ska minst innehålla; - vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp, - omfningen på uppföljningen (frekvensen) - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske - genomförd riskbedömning Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfning som fastställts i den interna kontrollplanen. Genomförd uppföljning rapporteras till nämnder/styrelsen eller motsvarande oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för förbättra kontrollen. Nämnden/styrelsen ska varje år rapportera till kommunstyrelsen, resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Anmälda brister och åtgärder Relations- och åtkomsthantering till och mellan servrar Granskning av åtkomst till samtliga servrar i kommunens serverpark. Anmälda brister Analysen visar det finns mycket liten risk kunna få tillkomst till en server via en annan server. Åtgärd Kommunen kommer migrera från Novell till Microsoft under 2013/14. Nätverkets struktur kommer förändras med hjälp av VLAN, vilket innebär vi får tydligare gränser mellan användare och tjänster och därigenom höjer säkerheten och minskar ackytan.
7 (21) Räddningsnämnden LSO (Lag om Skydd mot Olyckor) LBE (Lag om Brandfarliga och Explosiva varor) Rätt ifylld insatsrapport, brand- och olycksutredning görs Anmälda brister Alla fyller inte i rapporten på samma sätt, vilket ger avvikelser. Avvikelserna är framförallt inom fri text där en händelse kan beskrivas. Åtgärd Information och utbildning av personal sker kontinuerligt. Barn- och utbildningsnämnden Kontroll av personaladministration/lönehantering Kontroll rätt lön har betalats ut. Anmälda brister I enstaka fall har felutbetalda löner funnits där kvalificerad övertid betalats ut i stället för normal övertid. Vissa systemsvårigheter med beviljande av ledigheter har gjort avdrag släpar. Åtgärd Felutbetald kavalificerad övertid korrigerades vid kommande löneutbetalning. För icke avdragen tjänstledighet är korrigering gjord vid senare löneutbetalning. Kontroll av folkbokföringskommun för interkommunala /friskoleplacerade barn/elever och in- och utflyttningar. Kontroll av folkbokföringskommun. Anmälda brister På enstaka fakturor har elever redovisats som inte varit folkbokförda i Perstorps kommun. Åtgärd De elever som inte varit folkbokförda i Perstorps kommun och som vi blivit felaktigt fakturerade för, har korrigerats genom kreditfaktura, reducerat belopp eller avdrag på nästa månads elevfaktura. I varje avvikande fall har kontakts tagits med fakturerande part. Socialnämnden Semesteruttag Granskning av uppgifter i Personec gentemot planerad semesterlista.
Anmälda brister Det har i något fall förekommit personal ej tagit ut 20 semesterdagar under året. 8 (21) Åtgärd Information till samtliga chefer om vikten av minst 20 semesterdagar tas ut per anställd och år. Personaluppföljning Granskning av förvaltningens uppföljningsrutiner som säkerställer en korrekt lönehantering. Anmälda brister I enstaka fall har anställningsbeviset saknat vissa uppgifter eller korrigeringar gjorts manuellt. Åtgärd Information till samtliga chefer om vikten av korrekta uppgifter i underlagen. Försörjningsstöd Granskning av checklista, befolkningsregister, ester, beloppsgränser, ärenden och kostnadsuppföljning. Anmälda brister Två fall av misstänkta socialbidragsbedrägerier/bidragsbrott har polisanmälts av socialnämnden. Båda fallen avser mindre belopp och de synes ej ha uppstått till följd av brister i den interna kontrollen. Åtgärd Genomgång av ärendeflöde, införande av nya kontrollmoment och rutiner samt löpande uppföljning. Kultur- och fritidsnämnden Kontroll av lönehantering. Kontroll rätt lön har betalts ut. Anmälda brister I enstaka fall har felutbetalda löner upptäckts. Åtgärd Felutbetalda löner är korrigerade vid kommande löneutbetalningar. Kontroll av nämndsbeslut Kontroll nämndens beslut verkställts. Anmälda brister
Två beslut från sammanträdet i december 2012 är ännu inte verkställda. Ett beslut har inte verkställts på grund av ändrade förutsättningar. I övrigt har alla beslut verkställts. 9 (21) Åtgärd Beslut som ännu inte verkställts kommer verkställas snarast. Förslag till beslut beslutar, den interna kontrollen inom nämnder och styrelser varit tillräcklig, samt med godkännande överlämna rapporten till kommunfullmäktige och kommunrevisionen. Anders Ottosson Ekonomichef beslutar, den interna kontrollen inom nämnder och styrelser varit tillräcklig samt, med godkännande överlämna rapporten till kommunfullmäktige och kommunrevisionen.
47 10 (21) Interna kontrollplaner 2013 - samtliga nämnder och styrelser (KF). Dnr 2013.91 Enligt den av kommunfullmäktige beslutade reglemente för intern kontroll, ska intern kontrollplan årligen antagas av respektive nämnd/styrelse. Den ska minst innehålla; - vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp, - omfningen på uppföljningen (frekvensen) - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske - genomförd riskbedömning Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfning som fastställts i den interna kontrollplanen. Genomförd uppföljning rapporteras till nämnder/styrelsen eller motsvarande oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för förbättra kontrollen. Nämnden/styrelsen ska varje år rapportera till kommunstyrelsen, resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Förslag till beslut beslutar, med godkännande överlämna sammanställningen av interna kontrollplaner år 2013 till kommunfullmäktige och kommunrevisionen. Anders Ottosson Ekonomichef
11 (21) beslutar, med godkännande överlämna sammanställningen av interna kontrollplaner år 2013 till kommunfullmäktige och kommunrevisionen.
48 12 (21) Årsredovisning för år 2012 (KF). Dnr 2013.92 Förslag till beslut beslutar överlämna årsredovisningen för år 2012 till kommunrevisionen, samt föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga årsredovisningen för år 2012 till handlingarna. Anders Ottosson Ekonomichef beslutar, överlämna årsredovisningen för år 2012 till kommunrevisionen samt, föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga årsredovisningen för år 2012 till handlingarna.
49 13 (21) Hantering av över- och underskott i 2012 års drifts- och investeringsbudget (KF). Dnr 2013.93 Hantering av över- och underskott i 2012 års drifts- och investeringsbudget Följande resultat i bokslut år 2012 (exkl. omdisponerat underskott och tilläggsanslag) redovisas enligt nedan; Resultat budget 2012 tkr Kommunfullmäktige, revision 68-61 Räddningsnämnden 53 Byggnadsnämnden 261 Barn- och utbildningsnämnden -3 314 Kultur- och fritidsnämnden -154 Socialnämnden 5 068 Summa 1 921 Förslag till beslut föreslår kommunfullmäktige besluta, till år 2013 överföra följande belopp som tilläggsanslag beträffande respektive nämnd och styrelse enligt följande; Byggnadsnämnden Socialnämnden 200 000 kronor 1 700 000 kronor förstärkningarna inte leder till en permanent högre kostnadsnivå inför år 2014 eller senare, avskriva övriga över- och underskott i 2012 års bokslut, samt beträffande investeringsplanen godkänna överföring till år 2013 enligt bilaga. Arnold Andréasson s ordförande Anders Ottosson Ekonomichef
14 (21) Arbetsutskottet beslutar, Att föreslå kommunstyrelsen hemställer hos kommunfullmäktige till år 2013 överföra följande belopp som tilläggsanslag beträffande respektive nämnd och styrelse enligt följande; Byggnadsnämnden Socialnämnden 200 000 kronor 1 700 000 kronor förstärkningarna inte leder till en permanent högre kostnadsnivå inför år 2014 eller senare, avskriva övriga över- och underskott i 2012 års bokslut samt, beträffande investeringsplanen godkänna överföring till år 2013 enligt bilaga. beslutar, hemställa hos kommunfullmäktige till år 2013 överföra följande belopp som tilläggsanslag beträffande respektive nämnd och styrelse enligt följande; Byggnadsnämnden Socialnämnden 200 000 kronor 1 700 000 kronor förstärkningarna inte leder till en permanent högre kostnadsnivå inför år 2014 eller senare, avskriva övriga över- och underskott i 2012 års bokslut samt, beträffande investeringsplanen godkänna överföring till år 2013 enligt bilaga.
50 15 (21) Lönesamverkan med Skåne Nordväst. Dnr 2013.80 Samarbetsorganisationen Skåne Nordväst har formellt tillskrivit kommunen och efterfrågat besked om huruvida Perstorps kommun vill delta i det gemensamma samarbetet med löne- och pensionsadministration som planeras mellan medlemskommunerna. I skrivelsen finns även en utredning om en formell samverkan. beslutar, avböja erbjudandet med hänvisning till Perstorps kommuns återtagande av lönekontoret ifrån Åstorps kommun redan är påbörjat. Delgivning: Skåne nordväst
51 16 (21) Gemensam upphandlingsorganisation med Klippan och Åstorps kommuner. Dnr 2013.12 Ifrån Klippans kommun har inkommit ett förslag till samarbetsavtal för en gemensam upphandlingsenhet Perstorp/Klippan/Åstorp. För Perstorps del innebär förslaget en kostnad om 220,000 kr/år. Vilket ger tillgång till 2.0 helårstjänster som konkret fördelas i Perstorp 4h/vecka förfogar över en handläggare på plats som kan hjälpa organisationen med dessa frågor. En helpdesk kommer även öppnas. beslutar, godkänna avtalet mellan Perstorps kommun, Klippans kommun och Åstorps kommun angående gemensam upphandlingsenhet. Delgivning: Klippans kommun Åstorps kommun
52 17 (21) Samarbetsavtal mellan Perstorps kommun och polisen. Dnr 2013.79 Ifrån säkerhetssamordnaren och polisen föreligger förslag till överenskommelse angående samverkan under år 2013. Ärendet har varit på remiss hos Rådet för trygghet- och hälsa som inte hade något erinra mot liggande förslag. beslutar, ge ordföranden i uppdrag underteckna avtalet. Delgivning: Polisen Säkerhetssamordnare
53 18 (21) Miljöbokslut för år 2012 (KF). Dnr 2013.97 Ifrån Söderåsens miljöförbund föreligger miljöbokslut för år 2012. Förslag till beslut beslutar, överlämna miljöbokslutet för år 2012 till kommunrevisionen, samt föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga miljöbokslutet för år 2012 till handlingarna. Anders Ottosson Ekonomichef beslutar, överlämna miljöbokslutet för år 2012 till kommunrevisionen samt, föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga miljöbokslutet för år 2012 till handlingarna.
54 19 (21) Kommunchefen informerar - Perstorp prevent nya vänorter i Polen och Baltikum. - Internat för Skåne Nordvästs medlemskommuner angående gemensam översiktsplan. - Verksamhetsplan för Skåne Nordväst. beslutar, tacka för informationen och lägga denna till handlingarna.
55 20 (21) Interkommunal samverkan - Sven-Erik Sjöstrand om senaste nytt ifrån kommunförbundet Skåne. Bland annat diskuterades en gemensam kommunjurist. beslutar, tacka för informationen och lägga denna till handlingarna.
56 Meddelanden 21 (21) KFN protokoll 130212 10 Protokoll Stambanan.com KFSK: Resurs i Bryssel Pågatåg Nordost minnesanteckningar 130228 Klimatsamverkan Skåne nyhetsbrev 6K protokoll 130228 Revisorernas granskning av demensvården Söderåsens miljöförbund protokoll 130312 BUN protokoll 130319 33 BUN protokoll 130319 32 SN protokoll 130319 47 Länsstyrelsen miljöprövning förbränningsanläggning Skrivelse Frank Gray Serviceresors nyhetsbrev #1 2013 Information om Leader i nästa landsbygdsprogram Perstorps bostäder protokoll 130321 Årsredovisning Perstorps bostäder AB Årsredovisning Söderåsens miljöförbund beslutar lägga informationen till handlingarna.