Arnold Andréasson (C), ordförande Bo Dahlqvist (PF), 1:e vice ordförande Lars Svensson (S), 2:e vice ordförande

Transkript

1 Kommunkontoret, sammanträdesrummet Karpen kl , (23) Beslutande Arnold Andréasson (C), ordförande Bo Dahlqvist (PF), 1:e vice ordförande Lars Svensson (S), 2:e vice ordförande Övriga deltagande Stefan Didrik, sekreterare Per Almström, kommunchef Susanne Burström, säkerhetssamordnare 118 Christer Wellinder, polisen 118 Utses justera Lars svensson Justeringens plats och tid Kommunkontoret Underskrifter Sekreterare Stefan Didrik Paragrafer Ordförande Arnold Andréasson Justerare Lars Svensson Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Stefan Didrik

2 107 2 (23) Driftsbidrag till Perstorps bowlingförening (KF). Dnr Perstorps bowlingförening äskar genom skrivelse ett löpande driftsbidrag på 10,000 kr/månad ifrån kommunen utöver ett engångsbidrag på 140,000 kr. Bowlingföreningen har idag tillgång till lokaler i kommunhusets källare på torget. Dessa lokaler hyr kommunen tillsammans med övriga kontorsutrymmen i huset. Kostnaderna för denna hyra, inklusive löpande kostnader för ven, el etc. Står kommunen idag helt för. Ingen efterdebitering till bowlingföreningen sker. Således bor föreningen gratis i kommunhuset. Alla intäkter som bowlingföreningen har genom kioskverksamhet, banavgifter etc. tillfaller klubben. Vidare lyfter klubben idag föreningsbidrag av kommunen enligt gällande regler. föreslå kommunstyrelsen hemställer hos kommunfullmäktige äskandet avslås med hänvisning till pengarna saknas i budgeten för år 2013.

3 108 3 (23) Ansökan om bidrag FK Boken. Dnr FK Boken ansöker om ett bidrag om kronor för arrangerandet av USM i orientering den september Efter beslut i kommunfullmäktige den 28 november 2012, avses kronor i kommunstyrelsens budget för år 2013, för nämnda ändamål. Förslag till beslut beslutar, bevilja FK Boken ett bidrag på kronor för arrangerandet av USM i orientering den september Anders Ottosson Ekonomichef bevilja FK Boken ett bidrag på kronor, enligt budgetbeslutet för år 2013, för arrangerandet av USM i orientering den september 2013 Delgivning: Ekonomichefen FK Boken

4 109 4 (23) Rapport av granskning av interna kontrollplaner år samtliga nämnder och styrelser (KF). Dnr Enligt det av kommunfullmäktige beslutade reglemente för intern kontroll, ska intern kontrollplan årligen godkännas av respektive nämnd/styrelse. Den ska minst innehålla; - vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp, - omfningen på uppföljningen (frekvensen) - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske - genomförd riskbedömning Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfning som fastställts i den interna kontrollplanen. Genomförd uppföljning rapporteras till nämnder/styrelsen eller motsvarande oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för förbättra kontrollen. Nämnden/styrelsen ska varje år rapportera till kommunstyrelsen, resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Anmälda brister och åtgärder Kommunstyrelsen Relations- och åtkomsthantering till och mellan servrar Granskning av åtkomst till samtliga servrar i kommunens serverpark. Anmälda brister Analysen visar det finns mycket liten risk kunna få tillkomst till en server via en annan server. Åtgärd Kommunen kommer migrera från Novell till Microsoft under 2013/14. Nätverkets struktur kommer förändras med hjälp av VLAN, vilket innebär vi får tydligare gränser mellan användare och tjänster och därigenom höjer säkerheten och minskar ackytan.

5 5 (23) Räddningsnämnden LSO (Lag om Skydd mot Olyckor) LBE (Lag om Brandfarliga och Explosiva varor) Rätt ifylld insatsrapport, brand- och olycksutredning görs Anmälda brister Alla fyller inte i rapporten på samma sätt, vilket ger avvikelser. Avvikelserna är framförallt inom fri text där en händelse kan beskrivas. Åtgärd Information och utbildning av personal sker kontinuerligt. Barn- och utbildningsnämnden Kontroll av personaladministration/lönehantering Kontroll rätt lön har betalats ut. Anmälda brister I enstaka fall har felutbetalda löner funnits där kvalificerad övertid betalats ut i stället för normal övertid. Vissa systemsvårigheter med beviljande av ledigheter har gjort avdrag släpar. Åtgärd Felutbetald kavalificerad övertid korrigerades vid kommande löneutbetalning. För icke avdragen tjänstledighet är korrigering gjord vid senare löneutbetalning. Kontroll av folkbokföringskommun för interkommunala /friskoleplacerade barn/elever och in- och utflyttningar. Kontroll av folkbokföringskommun. Anmälda brister På enstaka fakturor har elever redovisats som inte varit folkbokförda i Perstorps kommun. Åtgärd De elever som inte varit folkbokförda i Perstorps kommun och som vi blivit felaktigt fakturerade för, har korrigerats genom kreditfaktura, reducerat belopp eller avdrag på nästa månads elevfaktura. I varje avvikande fall har kontakts tagits med fakturerande part. Socialnämnden Semesteruttag Granskning av uppgifter i Personec gentemot planerad semesterlista.

6 Anmälda brister Det har i något fall förekommit personal ej tagit ut 20 semesterdagar under året. 6 (23) Åtgärd Information till samtliga chefer om vikten av minst 20 semesterdagar tas ut per anställd och år. Personaluppföljning Granskning av förvaltningens uppföljningsrutiner som säkerställer en korrekt lönehantering. Anmälda brister I enstaka fall har anställningsbeviset saknat vissa uppgifter eller korrigeringar gjorts manuellt. Åtgärd Information till samtliga chefer om vikten av korrekta uppgifter i underlagen. Försörjningsstöd Granskning av checklista, befolkningsregister, ester, beloppsgränser, ärenden och kostnadsuppföljning. Anmälda brister Två fall av misstänkta socialbidragsbedrägerier/bidragsbrott har polisanmälts av socialnämnden. Båda fallen avser mindre belopp och de synes ej ha uppstått till följd av brister i den interna kontrollen. Åtgärd Genomgång av ärendeflöde, införande av nya kontrollmoment och rutiner samt löpande uppföljning. Kultur- och fritidsnämnden Kontroll av lönehantering. Kontroll rätt lön har betalts ut. Anmälda brister I enstaka fall har felutbetalda löner upptäckts. Åtgärd Felutbetalda löner är korrigerade vid kommande löneutbetalningar. Kontroll av nämndsbeslut Kontroll nämndens beslut verkställts. Anmälda brister

7 Två beslut från sammanträdet i december 2012 är ännu inte verkställda. Ett beslut har inte verkställts på grund av ändrade förutsättningar. I övrigt har alla beslut verkställts. 7 (23) Åtgärd Beslut som ännu inte verkställts kommer verkställas snarast. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar, den interna kontrollen inom nämnder och styrelser varit tillräcklig, samt med godkännande överlämna rapporten till kommunfullmäktige och kommunrevisionen. Anders Ottosson Ekonomichef föreslå kommunstyrelsen anser den interna kontrollen inom nämnder och styrelser varit tillräcklig, samt med godkännande överlämna rapporten till kommunfullmäktige och kommunrevisionen.

8 110 8 (23) Interna kontrollplaner samtliga nämnder och styrelser (KF). Dnr Enligt den av kommunfullmäktige beslutade reglemente för intern kontroll, ska intern kontrollplan årligen antagas av respektive nämnd/styrelse. Den ska minst innehålla; - vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp, - omfningen på uppföljningen (frekvensen) - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske - genomförd riskbedömning Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfning som fastställts i den interna kontrollplanen. Genomförd uppföljning rapporteras till nämnder/styrelsen eller motsvarande oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för förbättra kontrollen. Nämnden/styrelsen ska varje år rapportera till kommunstyrelsen, resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar, med godkännande överlämna sammanställningen av interna kontrollplaner år 2013 till kommunfullmäktige och kommunrevisionen. Anders Ottosson Ekonomichef med godkännande överlämna sammanställningen av interna kontrollplaner år 2013 till kommunfullmäktige och kommunrevisionen.

9 111 9 (23) Årsredovisning för år 2012 (KF). Dnr Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar överlämna årsredovisningen för år 2012 till kommunrevisionen, samt föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga årsredovisningen för år 2012 till handlingarna. Anders Ottosson Ekonomichef föreslå kommunstyrelsen hemställer kommunfullmäktige överlämnar årsredovisningen för år 2012 till kommunrevisionen samt, föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga årsredovisningen för år 2012 till handlingarna.

10 (23) Hantering av över- och underskott i 2012 års drifts- och investeringsbudget (KF). Dnr Hantering av över- och underskott i 2012 års drifts- och investeringsbudget Följande resultat i bokslut år 2012 (exkl. omdisponerat underskott och tilläggsanslag) redovisas enligt nedan; Resultat budget 2012 tkr Kommunfullmäktige, revision 68 Kommunstyrelsen -61 Räddningsnämnden 53 Byggnadsnämnden 261 Barn- och utbildningsnämnden Kultur- och fritidsnämnden -154 Socialnämnden Summa Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta, till år 2013 överföra följande belopp som tilläggsanslag beträffande respektive nämnd och styrelse enligt följande; Byggnadsnämnden Socialnämnden kronor kronor förstärkningarna inte leder till en permanent högre kostnadsnivå inför år 2014 eller senare, avskriva övriga över- och underskott i 2012 års bokslut, samt beträffande investeringsplanen godkänna överföring till år 2013 enligt bilaga. Arnold Andréasson Kommunstyrelsens ordförande Anders Ottosson Ekonomichef

11 11 (23) föreslå kommunstyrelsen hemställer hos kommunfullmäktige till år 2013 överföra följande belopp som tilläggsanslag beträffande respektive nämnd och styrelse enligt följande; Byggnadsnämnden Socialnämnden kronor kronor förstärkningarna inte leder till en permanent högre kostnadsnivå inför år 2014 eller senare, avskriva övriga över- och underskott i 2012 års bokslut samt, beträffande investeringsplanen godkänna överföring till år 2013 enligt bilaga.

12 (23) Lönesamverkan med Skåne Nordväst (KS). Dnr Samarbetsorganisationen Skåne Nordväst har formellt tillskrivit kommunen och efterfrågat besked om huruvida Perstorps kommun vill delta i det gemensamma samarbetet med löne- och pensionsadministration som planeras mellan medlemskommunerna. I skrivelsen finns även en utredning om en formell samverkan. föreslå kommunstyrelsen i dagsläget avböjer erbjudandet med hänvisning till Perstorps kommuns återtagande av lönekontoret ifrån Åstorps kommun redan är påbörjat.

13 (23) Utökad 50km/h sträcka utanför Oderljunga. Dnr Eftersom det byggts en ny påfartsväg på väg 108 utanför Oderljunga för tunga lastbilar föreslår ordföranden man ser över hastigheten på sträckan. Idag är det 70km/h men med anledning av tunga fordon kommer svänga ut genom nya påfartsvägen föreslås man ser över en fartbegränsning till 50km/h. ge samhällsbyggnadschefen i uppdrag utreda en sänkning av hastigheten till 50 km/h på den aktuella sträckan i samråd med Trafikverket. Delgivning: Samhällsbyggnadschefen

14 (23) Motion jämlik kommunal sponsring. Dnr Motionen har ställts av Vänsterpartiet i Perstorp och handlar om hur kommunen hanterar fördelningen av sponsring/bidrag till idrottsverksamheten. skicka ärendet på remiss till Kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Delgivning: KFN

15 (23) Ekonomisk redovisning omklädningsrum Ybbarsplanen och Solparken. Dnr Vice ordförande Bo Dahlqvist (PF) har efterfrågat den ekonomiska redovisningen för bygget av Ybbarsplanen samt Solparkens förskola. ge ekonomichefen i uppdrag återkomma till arbetsutskottet med en redovisning av kostnaderna för Ybbarpsplanen och Solparkens förskola. Delgivning: Ekonomichefen

16 (23) Gemensam upphandlingsorganisation med Klippan och Åstorps kommuner (KS). Dnr Ifrån Klippans kommun har inkommit ett förslag till samarbetsavtal för en gemensam upphandlingsenhet Perstorp/Klippan/Åstorp. För Perstorps del innebär förslaget en kostnad om 220,000 kr/år. Vilket ger tillgång till 2.0 helårstjänster som konkret fördelas i Perstorp 4h/vecka förfogar över en handläggare på plats som kan hjälpa organisationen med dessa frågor. En helpdesk kommer även öppnas. föreslå kommunstyrelsen godkänner avtalet mellan Perstorps kommun, Klippans kommun och Åstorps kommun angående gemensam upphandlingsenhet.

17 (23) Samarbetsavtal mellan Perstorps kommun och polisen (KS). Dnr Ifrån säkerhetssamordnaren och polisen föreligger förslag till överenskommelse angående samverkan under år föreslå kommunstyrelsen ger ordföranden i uppdrag underteckna avtalet.

18 (23) Kommunchefen informerar - Om bänkarna vid Ica:s entré och personerna som vistas där. tacka för informationen och lägga denna till handlingarna.

19 120 Inbjudningar 19 (23) Medelpunkten: Överläggningar/samråd den 26 april i Klippan Lars Svensson (S) deltar på mötet med Medelpunkten.

20 121 Meddelanden 20 (23) Söderåsens miljöförbund protokoll BUN protokoll BUN protokoll SN protokoll Länsstyrelsen miljöprövning förbränningsanläggning Skrivelse Frank Gray Serviceresors nyhetsbrev # Information om Leader i nästa landsbygdsprogram Perstorps bostäder protokoll Årsredovisning Perstorps bostäder AB Årsredovisning Söderåsens miljöförbund Kommuninvest Föreningsstämma 2013 (endast digitalt) lägga informationen till handlingarna.

21 (23) Detaljplan Bälingebadet. Dnr Ordföranden föreslår arbetsutskottet ger byggnadsnämnden i uppdrag se över detaljplanen för Bälingebadet. ge Byggnadsnämnden i uppdrag ta fram en ny detaljplan för Bälingebadet. Delgivning: BN

22 (23) Examensarbete Andréassons äng. Dnr Söderåsens miljöförbund har en student som är intresserad av göra sitt examensarbete om Andréassons äng. Miljöförbundet föreslår nu kommunen tar resekostnaden som uppstår i samband med examensprojektet. godkänna kommunen tar resekostnaden för examensarbetet. Delgivning: BUN Naturskyddsföreningen Perstorp Tord Andersson, SMFO

23 (23) Miljöbokslut för år 2012 (KF). Dnr Ifrån Söderåsens miljöförbund föreligger miljöbokslut för år Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar, överlämna miljöbokslutet för år 2012 till kommunrevisionen, samt föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga miljöbokslutet för år 2012 till handlingarna. Anders Ottosson Ekonomichef föreslå kommunstyrelsen hemställer hos kommunfullmäktige överlämna miljöbokslutet för år 2012 till kommunrevisionen samt, föreslå kommunfullmäktige med godkännande lägga miljöbokslutet för år 2012 till handlingarna.