1(2) Plats och tid Kommunledningskontoret 16:00-16:40 Beslutande Agnetha Wallander (M), ordf. Anna-Maja Roos (C) Carola von Walter (MP) Kaisa Anjou (V) Ersättare och övriga närvarande Terese Renbro, kommunsekreterare Justerare Carola von Walter (MP) Justeringens plats och tid kommunledningskontoret 2018-06-29 kl. 13:15 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 18-27 Terese Renbro Ordförande Agnetha Wallander Justerare Carola von Walter ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Beslutsinstans Datum då anslaget sätts upp 2018-06-29 Datum då anslaget tas ned 2018-07-21 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift Terese Renbro 1
2(2) Innehållsförteckning Ärende 18 Dataskyddsombud 2018/460 3-5 03 19 Ambulerande röstmottagare VAL 2018, revidering 2018/330 6 20 Förtidsröstningslokaler och dess öppettider, 2018/328 7 revidering 21 Fullmakter - valnämnd, revidering 2017/737 8 22 Delegationer 2018 valnämnd, revidering 2017/736 9 23 Ordföranden och vice ordföranden i Rättviks 2018/324 10 kommuns valdistrikt, uppdatering 24 Information - Säkerhet inför, under och efter VAL 2018/340 2018 25 Information - propaganda utanför vallokal på 12 valdagen 26 Information - förvaring av förtidsröster 13 27 Extraärende - Påfyllnad av valsedlar i valsedelställ 2018/615 14 Justerandes sign 2 Utdragsbestyrkande
1(3) VN 18 Dnr 2018/460 03 Dataskyddsombud Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. GDPR ersätter personuppgiftslagen (PuL). Förordningen kommer att innebära en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. En övergripande tanke med de nya reglerna är att tydligare betona att de företag, myndighet eller annan organisation som behandlar personuppgifter aktivt måste ta ansvar för att se till att förordningens regler följs och kunna visa det (ansvarsskyldighet). Mycket i GDPR liknar de regler som finns i PuL. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få informationen om den personuppgiftsbehandling som sker och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Dataskyddsförordningen innehåller några viktigare nyheter så som: - När uppgifter behandlas med stöd av samtycke eller för att uppfylla ett avtal, ska den registrerade ha rätt att få ut de uppgifter man själv lämnat för att föra över dem till en annan tjänst, det kallas dataportabilitet. - Innan man planerar en ny personuppgiftsbehandling som innebär särskilda risker för de registrerade ska man göra en bedömning av vilka konsekvenser behandlingen kan få och vilka åtgärder som behövs för att minska riskerna (konsekvensbedömning) - Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste man anmäla det till Datainspektionen inom 72 timmar. Man kan också behöva informera de registrerade (anmälan om personuppgiftsincident) - Vissa organisationer; myndigheter, de som behandlar känsliga uppgifter eller uppgifter som innebär kartläggning av enskildas beteende måste utse en person i organisationen som har till särskild uppgift att bevaka dataskyddsfrågor, ett dataskyddsombud. - Datainspektionen kan komma att utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. Avgiften ska bedömas utifrån hur allvarlig överträdelsen är, om det skett avsiktligt eller inte, vilka åtgärder man har vidtagit för att minska skadan, om man tjänat ekonomiskt på överträdelsen och andra försvårande eller förmildrande omständigheter. - I personuppgiftslagen finns en förenklad regel för behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor, missbruksregeln. Den 3
2(3) innebär kort och gott att man får behandla uppgifter i vissa situationer så länge det inte är kränkande för någon. Denna missbruksregel försvinner när dataskyddsförordningen träder i kraft. Sådan behandling måste alltså följa förordningens regler. Dataskyddsombudets roll och uppdrag Kommuner och deras självständiga nämnder är myndigheter och måste utse dataskyddsombud. Det är varje självständig nämnd som är personuppgiftsansvarig för behandlingar inom sitt verksamhetsområde och som ansvarar för att utse ett ombud. Personuppgiftsansvarig nämnd ansvarar för att GDPR-regler följs. Det är alltså inte ombudet som ansvarar för att reglerna följs, utan organisationen och ytterst varje nämnd. Därför måste organisationen ha rutiner och arbeta på ett sådant sätt att nödvändiga krav efterföljs. Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Men ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fingera som kontaktperson för Datainspektionen. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslagen. En av de största förändringarna med de nya reglerna är att ombudets kontrollerande och rådgivande funktion för organisationen renodlas. Det innebär samtidigt att organisationen självständigt måste bedriva ett aktivt dataskyddsarbete som inte leds av dataskyddsombudet. Organisationens arbete ska följas upp av ombudet. Dataskyddsombudet ska: - Vara ett kunskapsstöd gällande dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. - Övervaka den interna efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. - Rapportera till organisationens ledning om dataskyddsfrågor och organisationens brister och utvecklingsbehov. - Tillsammans med sakkunniga kravställa och arbeta för att införa säkerhetsskyddsåtgärder enligt lagstiftning inom dataskydd. Även ge råd och stöd avseende säkerhetsskyddsåtgärder. - Identifiera kompetensutvecklingsbehov, planera och genomföra utbildningar avseende dataskyddsförordningen och angränsande lagstiftning. Justerandes sign 4 Utdragsbestyrkande
3(3) - Övervaka den interna efterlevnaden av organisationens strategi för dataskydd. - Bistå i utredning av misstänkta dataintrång. - Ge råd vid genomförande av konsekvensbedömning av dataskydd och övervaka genomförandet av den, samt ställa krav på att konsekvensbedömningar genomförs. - Kontrollera genomförda konsekvensbedömningar av dataskydd - Omvärldsbevaka, nätverka och inhämta kunskap inom lagstiftningsområdet dataskydd. - Fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Datainspektionen och vid behov genomföra förhandssamråd. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Förvaltningens förslag till beslut - Utse Erik Linder som dataskyddsombud för valnämnden. Agnetha Wallander (M) yrkade bifall till förvaltningens förslag. Ordförande ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut - Utse Erik Linder till dataskyddsombud för valnämnden. DSO Kommunchef Justerandes sign 5 Utdragsbestyrkande
VN 19 Dnr 2018/330 Ambulerande röstmottagare VAL 2018 Vid valnämndens sammanträde 2018-04-16 9 punkt 2 beslutades om att Agnetha Wallander (M), Terese Renbro samt Anne Bälter ska vara ambulerande röstmottagare vid valet 2018. Då Anne Bälter valt att avsluta sin tjänst i Rättviks kommun behövs nytt beslut tas om vilka i kommunen som ska vara ambulerande röstmottagare. Förvaltningens förslag till beslut - Terese Renbro, Agnetha Wallander (M) och Gunnel Granlund utses att vara ambulerande röstmottagare vid valet 2018. Agnetha Wallander (M) yrkade bifall till förvaltningens förslag. Ordföranden ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut - Terese Renbro, Agnetha Wallander (M) och Gunnel Granlund utses att vara ambulerande röstmottagare vid valet 2018. A Bälter G Granlund 6
VN 20 Dnr 2018/328 Förtidsröstningslokaler och dess öppettider Vid valnämndens sammanträde 2018-04-16 8 beslutades om vilka tider förtidsröstningslokalerna ska ha öppet under förtidsröstningen. Det har blivit förändringar med öppettiderna på Ore bibliotek. De kommer endast att ha öppet under onsdagar mellan kl. 10-12 och kl. 15-17. Skulle det visa sig att öppettiderna ändras ytterligare för Ore bibliotek, eller någon annan förtidsröstningslokal, föreslås att de personer som har fått på delegation att besluta i ärenden av brådskande karaktär beslutar om öppettiderna. Förvaltningens förslag till beslut 1. Besluta att förtidsröstningslokalen Ore bibliotek har öppettiderna Onsdagar kl. 10:00-12:00 och 15:00-17:00. Övriga tider hänvisas medborgarna till någon annan förtidsröstningslokal i kommunen. 2. Om öppettiderna ändras ytterligare för Ore bibliotek, eller någon annan förtidsröstningslokal, får de personerna som har fått på delegation att besluta i ärenden av brådskande karaktär besluta om öppettiderna. Agnetha Wallander (M) yrkade bifall till förvaltningens förslag. Ordförande ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut 1. Besluta att förtidsröstningslokalen Ore bibliotek har öppettiderna Onsdagar kl. 10:00-12:00 och 15:00-17:00. Övriga tider hänvisas medborgarna till någon annan förtidsröstningslokal i kommunen. 2. Om öppettiderna ändras ytterligare för Ore bibliotek, eller någon annan förtidsröstningslokal, får de personerna som har fått på delegation att besluta i ärenden av brådskande karaktär besluta om öppettiderna. Kulturhuset Kansliet 7
VN 21 Dnr 2017/737 Fullmakter - valnämnd Vid valnämndens sammanträde 2017-09-18 7 beslutades att Krister Westlund, Linda Gifting, Terese Renbro och Anne Bälter beviljades, var och en för sig, att kvittera ut handlingar/post för valnämndens räkning under valperioden 2018. Då Anne Bälter valt att avsluta sin tjänst i Rättviks kommun behövs nytt beslut tas gällande fullmakt att kvittera ut handlingar/post för valnämndens räkning. Förvaltningens förslag till beslut - Bevilja följande personer, var och en för sig, att kvittera ut handlingar/post för valnämndens räkning under valperioden 2018: Krister Westlund Linda Gifting Terese Renbro Gunnel Granlund Agnetha Wallander (M) yrkade bifall till förvaltningens förslag. Ordförande ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut - Följande personer beviljas, var och en för sig, att kvittera ut handlingar/post för valnämndens räkning under valperioden 2018: Krister Westlund Linda Gifting Terese Renbro Gunnel Granlund G Granlund 8
VN 22 Dnr 2017/736 Delegationer 2018 valnämnd Vid valnämndens sammanträde 2017-09-18 8 beslutades att Agnetha Wallander (M), Terese Renbro, Anne Bälter samt Gunnel Granlund fick på delegation att under valperioden 2018 beslut i ärenden av brådskande karaktär. Då Anne Bälter valt att avsluta sin tjänst i Rättviks kommun behövs nytt beslut tas gällande beslutanderätten på delegation. Förvaltningens förslag till beslut 1. Vid frågor vid brådskande natur under valperioden 2018 delegerar valnämnden beslutanderätten till två av följande personer tillsammans: Agnetha Wallander Terese Renbro Gunnel Granlund 2. Delegationsbesluten ska anmälas till valnämnden efter valet 2018. Agnetha Wallander (M) yrkade bifall till förvaltningens förslag. Ordföranden ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut 1. Vid frågor vid brådskande natur under valperioden 2018 delegerar valnämnden beslutanderätten till två av följande personer tillsammans: Agnetha Wallander Terese Renbro Gunnel Granlund 2. Delegationsbesluten ska anmälas till valnämnden efter valet 2018. G Granlund 9
VN 23 Dnr 2018/324 Ordföranden och vice ordföranden i Rättviks kommuns valdistrikt beslutade 2018-04-16 2 att utse ordföranden och vice ordföranden i valdistrikten för RLK-valet 2018. Vikarby valdistrikt hade då inte utsett några vice ordföranden och det beslutades att vid valnämnd 2018-06-18 ska beslut tas för det distriktet. Förvaltningens förslag till beslut - Välja Ingela Ploog och Mats Henriks som vice ordföranden för Vikarby valdistrikt. Agnetha Wallander (M) yrkande bifall till förvaltningens förslag. Ordförande ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut - Ingela Ploog och Mats Henriks väljs som vice ordföranden för Vikarby valdistrikt. I Ploog M Henriks 10
VN 24 Dnr 2018/340 Säkerhet inför, under och efter VAL 2018 Ordförande informerade valnämndens ledamöter om de träffar som några utvalda från kommunen varit på vid länsstyrelsen under våren. Det handlar om säkerheten inför, under och efter valet. Representanter från alla kommuner i länet har blivit inbjudna och tillsammans har en typ av handlingsplan arbetats fram för olika scenarios under valarbetet. Yttranden Kaisa Anjou (V), Anna-Maja Roos (C) och Agnetha Wallander (M) yttrade sig i ärendet. s beslut - Informationen läggs till handlingarna.
VN 25 Dnr 2018/6 Propaganda utanför vallokal på valdagen Enligt vallagen kap 8 3 får det inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. I vallagen kap 8 4 framgår det även att det är röstmottagarna som ansvarar för ordningen i och i anslutning till ett röstmottagningsställe. Yttranden Kaisa Anjou (V), Anna-Maja Roos (C) och Agnetha Wallander (C) yttrade sig i ärendet. Agnetha Wallander (M) yrkade att partier inte får sätta upp valaffischer i anslutning till ett röstmottagningsställe. Affischer eller annat kampanjmaterial som sitter inom ett avstånd av 15 meter från lokalens entré ska röstmottagaren plocka ner. Ordföranden ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut 1. Partier får inte sätta upp valaffischer i anslutning till ett röstmottagningsställe. 2. Affischer eller annat kampanjmaterial som sitter inom ett avstånd av 15 meter från lokalens entré ska röstmottagaren plocka ner. Valdistriktens ordföranden 12
VN 26 Dnr 2018/612 Förvaring av förtidsröster Valmyndigheten har gett ut en handbok till alla kommuner och landsting inför valet som heter Handbok, Kommunens uppgifter vid valen 2018. Val till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige. Under punkt 7.4 Säkerhet går följande att läsa: Det måste finnas möjlighet att förvara de förtidsröster som tagits emot på ett säkert sätt när lokalen inte är öppen för röstning. Det ställer krav på ett låsbart utrymme som endast röstmottagarna har tillgång till. Vid tidigare val har förtidsröster förvarats i kommunhusets mellanarkiv men då det är fler som har tillgång till utrymmet har andra alternativa utrymmen undersökts. Agnetha Wallander (M) yrkade att lokal/utrymme i kulturhusets byggnad används som förvaringsplats för kommunens förtidsröstningskort. Ordförande ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut - Lokal/utrymme i kulturhusets byggnad används som förvaringsplats för kommunens förtidsröstningskort. Kulturhuset 13
VN 27 Dnr 2018/615 Extraärende - Påfyllnad av valsedlar i valsedelställ Vallagen reglerar inte exakt hur valsedlarna ska ordnas men det är röstmottagarens uppgift att se till att det är ordning bland alla valsedlar, både de valsedlar som röstmottagaren är skyldig att lägga ut samt de valsedlar som partierna själva kommer med. Agnetha Wallander (M) yrkade att det ska vara röstmottagarna som ser till att det är ordning och reda i valsedelstället samt att det är röstmottagarna som fyller på valsedlar i valsedelställen. Ordförande ställde proposition på ovanstående yrkande och fann att s beslut 1. Det är röstmottagarna som ser till att det är ordning och reda i valsedelställen. 2. Det är röstmottagarna som sköter påfyllnaden av valsedlar i valsedelställen. Ordföranden i valdistrikten. 14