2017-09-22 1 (4) Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone Bakgrund I förfrågningsunderlaget för upphandling av hemtjänst enligt Lag om Valfrihetssystem, LOV och upprättade avtal med externa utförare finns grunden för hur beställning, rapportering och utförande av insatser och tid ska tillgå. Upprättade regler för externa utförare ska även användas av kommunens utförarenheter. Följande process tillämpas. Socialförvaltningen Administrationen Johan Magnusson Utredningssekreterare 0515-88 53 63 0706-74 50 26 johan.magnusson@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Besök: Stadshuset S:t Sigfridsgatan 9 Telefon 0515-88 50 00 Telefax 0515-156 89 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744
2 (4) Underlag Grunder enligt gällande avtal med utförare av hemtjänst enligt LOV. 5.4 Ersättning Ersättning till leverantör baseras på ett av kommunen bestämt timpris. I timpriset ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande. Med timersättning avses ersättning för den insats som beviljats brukaren och tid som beställts av kommunen för utförande av leverantören hos brukaren. Ersättning betalas för av kommunen beställd insats och tid. I den av kommunen beställda tiden ingår samtlig ersättning för personal, administration och kringtid. Den av kommunen beställda insatsen och tiden ska ses som maxtid för vad som ersätts. Någon annan ersättning än timersättning medges inte. Det är två olika ersättningsnivåer. Som tätort räknas Falköping, Floby och Stenstorp. Avgränsningen följer SCB:s nyckelkodsområden. Övriga delar av kommunen räknas som landsbygd. Se karta med indelning i bilaga 9 i förfrågningsunderlaget. 5.4.5 Utbetalning av ersättning Leverantören ska följa de rutiner som finns gällande mottagande och utförande av de av kommunen beställda insatserna. Se rutin i bilaga 13 i förfrågningsunderlaget. Inom fem (5) dagar från varje månadsskifte sammanställer kommunen två underlag över samtliga brukare där beställda insatser och timmar mottagits och verkställts av leverantören för utförande under föregående kalender-månad. Ett underlag avser brukare med beslut och beställning av hemtjänst enligt socialtjänstlagen och ett underlag avser brukare med beställning av HSL-uppdrag enligt hälso- och sjukvårdslagen. Till verkställda timmar görs tillägg för insatser där utföranderegistrering görs, så som avlösning, ledsagning och rambeslutade serviceinsatser, samt uppstartsersättning och avdrag för registrerad frånvaro. Leverantören ska fortlöpande registrera den utförda tiden i samband med besök hos brukare i av kommunen anvisat elektroniskt mätsystem, för närvarande IntraPhone integrerat med ProCapita. Leverantören ska vid varje månadsskifte redovisa och därefter senast inom fem (5) dagar godkänna den utförda tiden hos respektive brukare för vilken leverantören fått beställning från kommunen. Den utförda tiden används för underlag till debitering av brukarens avgifter och tilläggsersättning för vissa insatser, samt för uppföljning av den beviljade och beställda tiden. Handhavanderutiner framgår av bilaga 14 i förfrågningsunderlaget. Kommunen delger leverantören/utföraren sammanställningarna över den beställda tiden, med gjorda tillägg och avdrag. Vid eventuella oklarheter mellan beställd och verkställd tid kan kommunens beställare (biståndshandläggare eller legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal) kontakta utförare/leverantör för att säkerställa att det finns överensstämmelse mellan beställning och verkställighet, inklusive eventuell frånvaro. Efter eventuella justeringar ska sammanställningarna godkännas av leverantören/utföraren. Av sammanställningarna framgår vilken timersättning varje brukare genererar. Utifrån sammanställningarna fakturerar leverantören/utföraren kommunen i efterföljande månad. Fakturan ska vara kommunen tillhanda senast den 10:e i varje månad. Kommunen betalar fakturan senast den sista bankdagen i varje månad. Se fakturamall i bilaga 15 i förfrågningsunderlaget. Eventuell felaktig rapportering kan komma att regleras i efterhand om den upptäcks inom sex månader efter att den inträffat.
3 (4) Regler för inrapportering i IntraPhone Falköpings kommun använder IntraPhone som ett kvalitetssäkringssystem av hemtjänsten och för underlag till debitering av brukarens avgift. För att rapporterna i IntraPhone ska vara rätt och följa gällande avtal och överenskommelser är det viktigt att nedanstående regler och rutiner följs. Syftet är att utförarna av hemtjänsten på ett enkelt sätt skall kunna garantera att de utför de insatser som kommunen beställt och som brukaren är berättigad till. Brukaren registreras i Procapita och kommer över till IntraPhone när beställningen verkställts. Arbetsledare och verksamhetschefer har också möjlighet att registrera brukaren direkt i IntraPhone om beställning inte kommit till utföraren via Procapita. Det som registreras direkt i IntraPhone skrivs över med uppgifterna från Procapita när beställningen verkställs. Alla brukarbesök ska ha en STARTTID och en STOPPTID samt innehålla en eller flera INSATSER i enlighet med beställningen. Loggning av besökstider, tidsangivelser för utförda insatser kan göras på olika sätt beroende på vilket registreringssystem utföraren/leverantören har tillgång till. Utföraren/leverantören ska innan besöken hos brukaren inleds sätta upp en så kallad QR-tagg (ser ut som ett frimärke) eller RFID-tagg på lämplig plats i brukarens bostad, så att loggning sker via mobiltelefon (smartphone). Brukares QR-tagg/RFID-tagg får endast finnas uppsatt i brukares bostad. Att förvara på brukare aktiverad QR-tagg/RFID-tagg på annan plats än i brukares bostad är inte tillåtet. Vid ankomst till brukarens bostad När personalen kommer hem till brukaren använder de i första hand sin mobiltelefon med vilken de läser av QR-tagg/RFID-tagg i brukarens bostad. Detta för att tala om för systemet att de är hemma hos brukaren. Om QR-tagg/ RFID-tagg inte fungerar kan efterloggning göras. Vid lämnande av brukarens bostad När personalen har utfört sina arbetsuppgifter använder de mobiltelefonen för att läsa av QR-tagg/RFID-tagg, och anger vilka insatser som de har utfört. De kan även lämna meddelanden till sina kollegor innan de loggar ut. Därmed är dessa insatser inrapporterade. Det finns nu ett kvitto på vilka insatser, utav vem och under vilken tid som de har utförts hemma hos brukaren. För att vara säker på att systemet fungerar ska utförarens personal i hemtjänsten vid de första besöken hos brukaren kontrollera placering och funktion av QR-tagg/RFIDtagg och om så behövs att telefon och telefonuppkoppling fungerar. Följande brukarinsatser ska tidsanges, då tiden är underlag för brukarens avgift och uppföljning av utförd tid, samt mätning av kontinuitet och andra kvalitetsfaktorer. 212 Städ 214 Tvätt 216 Serviceinsats
4 (4) 281 Fönsterputs 311 Ledsagning 312 Promenad 510 Delegerad HSL 610 Avlösning 611 Avgiftsfri avlösning 710 Avböjt besök kort varsel 817 Uppstartsersättning XXX = tid som underlag för ersättning till utföraren Besöken måste efter utförandet vara GODKÄNDA i datorn av både den anställde som utfört insatsen och utförarens/leverantörens arbetsledare/verksamhetschef. De besök som saknar insats eller inte är godkända av verksamhetsansvariga kommer inte godkännas då de kan påverka brukarens avgift. I första hand ska samtlig loggning av besökstid loggas i brukarens bostad och detta ska framgå av insatsrapporteringen i IntraPhone. Det innebär att loggning av besökstid på annan plats än i brukaren bostad, t.ex. via mobiltelefonen/efterrapportering eller via datorns webbverktyg ska undvikas och får endast ske i undantagsfall (max 10% av totaltiden/månad och enhet) och för insatskategorier där detta ska tillämpas. Följande brukarinsatser kan loggas i webbverktyget/efterrapportering,, vid saminköp till flera brukare på landsbygd, 214 Tvätt, Loggas med hjälp av efterrapportering på brukaren, 216 Matdistribution, 218 Fönsterputs. Följande verksamhetsinsatser loggas i webbverktyget/efterrapportering, 817 Uppstartsersättning 710 Avböjt besök kort varsel För brukare med anhöriganställning/pan-anställning (enbart i kommunal regi) Om tid som rapporterats in via telefonen ändras i datorn ska en notering göras om VAD som ändrats och om ORSAKEN till ändringen. Det räcker inte med att personalen enbart skriver sina initialer. Omfattande loggning, mer än 10% av totaltiden per månad och enhet, av besökstid på annan plats än hos brukaren eller via efterrapportering i mobiltelefon/webbverktyg medges inte och kan föranleda att sådan loggning inte ersätts. Om det skulle uppstå något fel och det inte fungerar att logga/ringa från kunden eller det inte fungerar att skriva i datorn noteras besöket på papper och rapporteras in senare i datorn. Detta ska ske undantagsvis och rättas till snarast. Personal kan alltid ringa IntraPhones support 0200-44 30 00 på vardagar kl. 8-17 och/eller få hjälp av arbetsledare/verksamhetschef. Bilägges Lista över koder med regler om loggning, 2017-10-01.
Insatsloggning i IntraPhone 20171001 117 Personlig vård Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. 117 Personlig vård Dubbelbemanning Loggas som dubbelbemanning hos brukaren. 117 Personlig vård Dubbelbistånd - Två brukare på samma adress som har hjälp båda två Hos de brukare som bor i tätort med livsmedelsbutik Hos de brukare som bor på landsbygd Då brukaren följer med till affären Dubbelbistånd 212 Städ Uppsnyggning ingår i städ 212 Städ Dubbelbistånd Uppsnyggning ingår i städ Loggas med hjälp av efterrapportering hos brukaren. Tid och insats fördelas då mellan brukarna. Registrering sker i 1:a hand hemma hos brukaren med vanlig in och utloggning. Sker inköp åt flera brukare samtidigt tas den totala tiden och delas mellan de brukare som fått inköp. Rapporten görs i webbverktyget. Schablontid på 1 timma används. Loggas med hjälp av vanlig in och ut-loggning hos brukaren. Loggas med hjälp av efterrapportering hos brukaren. Tiden fördelas då lika mellan båda brukarna. En personal: Loggas med hjälp av vanlig in och ut-loggning hos brukaren. Två personal (enligt arbetsplan): Loggas som två separata rapporter hemma hos brukaren. Båda anger insats. En personal: Loggas med hjälp av efterrapportering hos brukaren. Tiden fördelas då lika mellan båda brukarna. Två personal (enligt arbetsplan): Personal 1 loggar in på brukare 1 Personal 2 loggar in på brukare 2 med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukare. 214 Tvätt Loggas med hjälp av efterrapportering hos brukaren. Ange den tid som finns i beställningen om det uppenbart inte rör sig om plus eller minustid. Loggas av den personal som rör sist vid tvätten. 214 Tvätt Dubbelbistånd Se ovan: Städ dubbelbistånd en personal. Loggas av den personal som rör sist vid tvätten. 215 Praktisk handräckning Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos. 216 Matdistribution (Vid loggning får brukare betala för en måltidsavgift) 216 Matdistribution Dubbelbistånd (när båda tar var sin matportion) Loggas med hjälp av brukargrupperingar i webbverktyget. Ang tid 10 min/tillfälle vid loggning. HSL eller andra insatser som utförs i samband med matdistribution loggas hemma hos brukaren med hjälp av vanlig in och utloggning. Det bör inte ingå andra arbetsuppgifter i samband med matdistribution än att leverera maten, allt för att säkerställa rätt temperatur. Båda brukarna ska ha en rapport vardera med insatsen matdistribution. Tid anges enligt beställningen. (Tid delas mellan brukarna)
217 Service insats Så länge det finns beställning. Max 8 timmar per månad och brukare för ensamstående och 6 timmar/sambo. Loggas med hjälp av vanlig in och utloggning hos brukaren. 217 anges som insats. (Insatser som ingår i serviceinsats: Städ, tvätt, inköp, ärenden, promenad och ledsagning) 218 Fönsterputs, 1 pers 2 r.o.k. Loggas med hjälp av webbverktyget. Schablontid en timma används. Maxialmalt 60 minuter per tillfälle. 218 Fönsterputs, 2 pers 3 r.o.k. Dubbelbistånd Loggas med hjälp av webbverktyget. Schablontid två timmar används. Maxmalt 1 tim 20 min eller 40 minuter per brukare. 311 Ledsagning Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. 312 Promenad Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. 410 Motivering/planering (socialt stöd) Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. 510 Delegerad HSL Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. Sker HSL tillsammans med annan insats anges den faktiska tiden för HSL insatsen. 610 Avlösning Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. 611 Avgiftsfri Avlösning Loggas med hjälp av vanlig in och ut- loggning hos brukaren. 710 Avböjt besök- kort varsel Anges i rapporten då brukaren avböjt insatsen med kort varsel. Rapporten skapas med hjälp av efterrapport från arbetsmobil eller i webbverktyget, ange insats 710 och den planerade tiden, upp till maximalt 60 minuter per tillfälle. Dokumentation sker i Procapita enligt rutin. 817 Uppstartsersättning Loggas med hjälp av webbverktyget. Schablontid två timmar används. Vid dubbelbistånd delas tiden på 1 timma per person. Loggas i samband med att insatsen inleds Extra insats Om personalen utför någon insats som inte finns med på beställningen anges den insats som man utfört. T.ex: Brukaren har enbart hjälp med städ men fått feber och ber om att personalen ska handla en gång. Rapporten skapas med hjälp av vanlig in och utloggning hos kund och 210 inköp/varor/tjänster anges som insats. xxx = Anger att insatsen ska tidsättas för underlag till brukares avgift och ibland utförares ersättning