Verksamhetsplan Institutionen för fysiologi och farmakologi Verksamhetsåren 2016-2018 1
2
Institutionen för fysiologi och farmakologi Prefekt: Stefan Eriksson Administrativ chef: Eva Gipperth INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 Vision och verksamheten... 1 3 Risker med tillhörande kontrollåtgärder... 4 4 Medarbetare vi söker de bästa... 4 5 Infrastruktur- för ett modernt KI... 6 6 Samverkan för gemensamma strategier... 8 7 Finansiering för våra satsningar... 9 8 Budget och resursfördelning 2016-2018... 10 9 Aktivitetsplan... 10 Bilaga 1 Budget 2016-2018 Bilaga 2 Aktivitetsplan 2016 Bilaga 3 Mål och strategier för administration och service i Biomedicum Utgivare: Karolinska Institutet 3
1 Inledning Denna verksamhetsplan redogör för institutionens planerade verksamhet 2016-2018. Institutionen är en av de fem institutioner som ska flytta in i Biomedicum 2018 och därför fokuserar verksamhetsplanen till stor del på den gemensamma planeringen inför Biomedicum. 2 Vision och verksamheten Institutionen delar den gemensamma vision som formulerats för Biomedicum, d.v.s. att utgöra: En katalysator för nydanande biomedicinsk forskning med syfte att förbättra människors hälsa. Visionen vilar på tre grundpelare: Ett forskningscentrum i världsklass som utnyttjar spetsteknologi i syfte att lösa fundamentala biomedicinska frågor och förbättra människors hälsa En plattform som främjar interaktion, samverkan och utbyte av erfarenheter, idéer och teknologier över vetenskapliga gränser En innehållsrik och dynamisk vetenskaplig miljö med en flexibel organisation och kostnadseffektiv administration Målen för verksamheten är: Att bedriva banbrytande forskning som leder till vetenskapliga genombrott och förbättrad mänsklig hälsa Att vara ett globalt inspirerande landmärke för forskning och en plattform för internationell rekrytering av juniora och seniora elitforskare Att stärka samarbetet mellan basvetenskapliga och kliniska forskare för att understödja omvandlingen av biomedicinsk forskning till kliniska studier Att vara ett referenscentrum för utbildning på grund-, doktorand- och forskarnivå Att omvandla vetenskapliga rön till praktiska tillämpningar och innovationer som bidrar till ekonomisk tillväxt Att stärka Karolinska Institutet och Sverige som en internationellt ledande kraft inom hälsa, medicinsk vetenskap och utbildning Förutom dessa gemensamma visioner och mål, är det institutionens målsättning att vara en av de ledande inom fysiologi, farmakologi och anestesiologi/intensivvård i Europa, genom en verksamhet som bygger på värderingarna kvalitet, kreativitet och respekt. 1
De institutionsspecifika målen och värderingarna kan sammanfattas enligt följande: 1. Institutionen ska bedriva internationellt ledande forskning och utbildning inom sina ämnesområden med fokusering på stora folksjukdomar. 2. Institutionen ska ha en forskningsmiljö som uppmuntrar till interaktion mellan forskargrupperna för att skapa ett kreativt klimat och som använder våra resurser på bästa sätt. 3. Institutionens forskningsresultat och ämneskompetens ska förmedlas utanför organisationen genom utbildning och information. 4. Institutionen ska ha en god ekonomi, där personal-, IT- och kommunikationsfrågor bedrivs på ett för verksamheten effektivt sätt. 5. Institutionen ska ha forskargruppsledare som tar ansvar för att skapa en god arbetsmiljö där medarbetarna får utvecklas och känner sig delaktiga. 2
Beskrivning av institutionen för fysiologi och farmakologi: På institutionen för fysiologi och farmakologi forskar och undervisar vi inom farmakologi, fysiologi, anestesiologi och intensivvård. Här finns cirka 400 medarbetare, runt 30 forskargrupper och cirka 90 doktorander. Organisationsplan: Ekonomiska nyckeltal Årlig omsättning: 210 Mkr Extern finansiering av total finansiering: 47,2 % Personalkostnad av total kostnad: 50,7 % Andel forskning: 86,5 % Andel grundutbildning: 13,5 % Budgeterad omsättning för 2016: 210 Mkr 3
3 Risker med tillhörande kontrollåtgärder Risk Risk för underfinansierad forskning och utbildning Kontrollåtgärd Kvartalsuppföljningar av kostnadsutvecklingen, samt separat budget för utbildning på programnivå Risk för begränsade möjligheter till klinisk forskning och utbildning Risk för ofinansierade migrationskostnader i samband med flytt till Biomedicum Risk för att forskargruppers overhead kostnader inte kan finansieras Risk för bristande rekryteringsunderlag till kärnverksamheten Hanteras i gemensamma organ via KI/SLL Risken för oförutsedda merkostnader är störst när det gäller flytten av djurverksamheten till KMB. Därför kommer det att göras en identifiering av vilka stammar som skall rederiveras och migreras. Därefter ska en noggrann planering av migrationen göras. Utrustning: identifiering av utrustning som skall flyttas till KMB och därtill hörande saneringskostnader. Noggranna analyser ifall anslaget kan accepteras och gruppens ekonomi kan täcka kostnaderna innan ansökningar skrivs under av prefekt. Här skall framförallt rekryteringen för vårt utbildningsuppdrag vara i fokus. En långsiktig plan för rekryteringsbehov av lärare i fysiologi och farmakologi. 4 Medarbetare vi söker de bästa Anpassning av antalet professorer till befintliga resurser Institutionen har under de närmsta åren flera professorer som uppnår pensionsålder. Detta kommer ge en naturlig minskning av antalet professorer på institutionen. Institutionen finansierar idag alla löner för lektorer och professorer från statsanslag. Stärkt akademiskt ledarskap En kartläggning över vilka ledarskapsutbildningar chefer på forskargruppsledarnivå har gått ska vara klar 2018. Alla som är ledare inom institutionen ska ha gått KIs grundläggande ledarskapsprogram Alla som är ledare på institutionen ska ha gått arbetsmiljöutbildning. Administrativa stödprocesser Flytten till Biomedicum medför såväl utmaningar som möjligheter. Interaktionerna mellan forskargrupper och institutioner förenklas och ger möjligheter till en dynamisk och föränderlig miljö. Biomedicum ger också utrymme för rekrytering av både yngre och seniora forskare. För att uppnå Biomedicums övergripande mål behövs medarbetarnas initiativ, engagemang och vilja till samarbete och förändring. I det förarbete som pågår inför flytten, sker också en utveckling av de administrativa stödprocesserna. De övergripande målet med detta är att: Utveckla en sammanhängande administration som ska serva hela huset Leverera effektiva och högkvalitativa tjänster Bygga en administration där forskarens behov är i centrum 4
I det pågående arbetet med att nå målen har det tagits fram ett mål och strategidokument som ska gälla i Biomedicum, se Bilaga 3. 4.1 Arbetsmiljö Målet för KI är att skapa en trygg och säker arbetsmiljö som minst uppfyller kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljö- och hälsoarbetet ska präglas av en helhetssyn där både fysiska och psykosociala faktorer hanteras. Arbetet ska också bygga på delaktighet, respekt och samverkan mellan chefer, ledare, medarbetare och studenter samt skyddsombud/fackliga företrädare. Se Riktlinjer för arbetsmiljö och hälsa 2018 ska institutionerna som flyttar in i Biomedicum ha en gemensam arbetsmiljöorganisation, där gemensamma rutiner och processer inom arbetsmiljöområdet används. För att nå detta mål har det bildats en arbetsgrupp som har till uppgift att arbeta för detta. För att nå Biomedicums mål och visioner ska förändringsarbetet som sker 2016-2018 präglas av transparens och delaktighet. Detta uppnås genom att ett stort antal medarbetare blir involverade i Biomedicumprojektet och att information om projektet sprids kontinuerligt. Forskargruppsledarna ska driva förändringen i sina grupper, som därmed bidrar till en smidig flyttprocess med minsta mjöliga avbrott i forskningsverksamheten. På institutionen kommer en omfattande inventering och utrensning av kemikalier genomföras inför flytten till Biomedicum. Huvudsyftet är att minska antalet potentiellt farliga substanser i arbetsmiljön och vid behov kommer det erbjudas professionell hjälp med detta. Ett annat institutionsspecifikt mål som, följer KI:s riktlinjer, är att ledarskap ständigt måste anpassas beroende på hur verksamheten och situationer förändras. För att stärka ledarskapet inom institutionen, samt anpassa ledarskapet i det pågående förändringsarbetet, ska alla chefer och ledare bredda sina kunskaper inom strategiskt, operativt och personligt ledarskap. En planerad åtgärd för att uppnå detta är att institutionens ledare skall erbjudas möjligheter till individuellt anpassade vidareutbildningar inom det strategiska, operativa och personliga ledarskapet. I vidareutbildningen skall ledarskap i ett förändringsarbete särskilt lyftas fram. Ett annat prioriterat mål är att inkludera personalkategorier som idag inte är delaktiga i förändringsarbetet inför Biomedicum. Alla medarbetare skall uppfatta sig själva som betydelsefulla för det gemensamma arbetet och att var och en bidrar till KI:s mål. Därför planerar institutionen bland annat att anordna en Arbetsmiljödag med fokus på ledarskap och medarbetarskap. Dagen skall baseras på erfarenheter från KI:s Arbetsmiljödag men anpassas till institutionen och förändringsarbetet inför Biomedicum. 4.2 Lika villkor - institutionsvis KI:s likabehandlingsarbete utgår från diskrimineringslagen som ska främja lika rättigheter och möjligheter för anställda och studenter samt motverka diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. 5
Inom institutionen är arbetet med lika villkor pågående inom alla områden och ska vara en naturlig del av beslut som fattas på institutionen. Personalchefen är ombud för dessa frågor. I resultatet från medarbetarundersökningen uppmärksammas dessa frågor särskilt. Baserat på analys av nuläget, kommer institutionen att fokusera på två av de mål som beskrivs i KI:s Handlingsplan för lika villkor: Mål 1: det skall råda jämn könsfördelning, d.v.s. inom intervallet 40 60 procent i alla beredande, rådgivande och beslutande organ inom institutionen. För att uppnå detta ska beslutsprocesserna som föregår tillsättningarna och val till dessa funktioner ändras så att hänsyn tas till könsfördelningen Mål 2: Alla medarbetare skall ha kännedom om rättigheter och skyldigheter som råder utifrån gällande lagstiftning och vart de skall vända sig om de vill påtala trakasserier eller diskriminering. Planerade åtgärder: Gällande lagstiftning skall inkluderas i institutionens introduktionsprogram för nya medarbetare. Alla medarbetare skall vara medvetna om vilka personer på institutionen man vänder sig till och kontaktuppgifter delges även via institutionens intranät. 4.3 Miljö och hållbar utveckling Enligt högskolelagen ska högskolorna i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa. KI:s utbildning och forskning ska kännetecknas av ett starkt samhällsansvar och därmed bidra till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling. En målsättning i KI:s miljö- och hållbarhetsarbete är att stärka och synliggöra KI:s forskning och utbildning inom hälsa och hållbar utveckling, se KI:s handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Produkter som bidrar till en sämre miljö ska i möjligaste mån inte användas i forskningen. Om sådana produkter används ska det ske med en säker hantering och avfallet ska hanteras separat enligt gällande regler. Inom institutionen säkerställs detta genom riskbedömningar, god avfallshantering och särskilda ombud, som har till uppgift att introducera nyanställda och produkter i laboratoriemiljön. Undervisningen inom institutionen ska ge kunskap om hur studenter i sitt kommande arbetsliv kan arbeta inom sitt område för bättre miljö och hållbar utveckling. Detta sker bl.a. genom att studenter informeras om läkemedlens och kemikaliernas miljö- och hälsopåverkan samt introduktion av riskbedömningar. 5 Infrastruktur- för ett modernt KI De storskaliga forskningsmiljöerna ger möjligheter att förändra innehållet i verksamheten och därmed skapa bättre förutsättningar för samarbeten över forskargrupps- institutions- och forskningsområdesgränser. Attraktiva lärandemiljöer är viktiga för att kunna rekrytera och behålla de bästa studenterna. Biomedicum planeras gemensamt och utrustas med gemensam infrastruktur som innebär att avancerade teknologiplattformar och dyrbar utrustning kan utnyttjas av fler, och att forskargrupper kommer att samverka för att nå nya resultat. Harmonisering av nuvarande arbetssätt och utvecklandet av nya samarbetsformer har redan påbörjats och kommer att intensifieras. Investeringar i ny teknologi kommer att genomföras. Samarbete över institutionsgränser kommer att bli en självklarhet och en förutsättning för att målen nås. Prefekterna för de fem institutionerna har ett, från rektor, delegerat 6
ansvar att driva Biomedicum projektet. Ordförandeskapet roterar mellan institutionerna och utgör därmed grunden för ett delägande av såväl mål som aktiviteter och resultat. Mål: Institutionerna ska vara redo för inflyttning i Biomedicum kvartal 2, 2018 Att de av institutionens utsedda medarbetare agerar som såväl kravställare som bidragsgivare gentemot Fastighetsavdelningen och Akademiska hus så att byggnaden uppfyller dels forskarnas behov och dels håller sig inom projektets ramar (tid, kostnad) Att säkerställa finansiering av ny avancerad teknologi För att nå de uppsatta målen ska institutionen: Bidra med material till KIs fundraising kampanj Tydliggöra de ekonomiska förutsättningarna för forskargrupperna i den nya infrastrukturella miljön Upprätthålla en adekvat och effektiv projektorganisation 5.1 Administration och service Strategi 2018 pekar på viktiga områden att utveckla inom KI:s administration för att stödja kärnverksamheten. I det arbete som pågår med att bygga en administration och service i Biomedicum läggs särskilt vikt vid att utveckla stödfunktionerna på ett sätt där forskarnas behov är i centrum och ska underlätta deras arbete. Ledord för administrationen och service i Biomedicum är bl.a.: 1. Större rörlighet ut i organisationen och närhet till verksamheten 2. Större nåbarhet av stödpersonal och kompetenser 3. Större interaktion mellan olika administrativa professioner Arbete pågår med att bygga en verksamhetsfunktionell logistik och effektiva flöden med en infrastruktur som på ett modernt sätt tillgodoser verksamhetens behov. Utöver detta kommer en digitalisering att genomföras av ett antal stödprocesser för att skapa harmonisering av rutiner, kvalitativ uppföljning och effektivisering. 5.2 Miljö och hållbar utveckling KI ska, som studie- och arbetsplats, präglas av omsorg om människors hälsa och den yttre miljön, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling och KI:s handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Miljö- och hållbarhetsarbetet bedrivs inom ramen för ett miljöledningssystem som byggs upp enligt den internationella standarden ISO Var. Riskbedömningar ska finnas för samtliga kemikalier inom institutionen. Konkreta åtgärder som planeras 2016-2018 inkluderar: Inventeringen och utrensningen av kemikalier och utrustning, som genomförs inför flytten till Biomedicum. Denna kommer att resultera i en säkrare laboratoriemiljö med färre farliga kemikalier, underlätta riskbedömningar, och minska energiåtgången. Med hjälp av information från Akademiska hus, kommer institutionen att följa upp energiförbrukningen. Åtgärder kommer också att genomföras för att öka andelen återvunnet avfall (för detaljer, se Aktivitetsplanen). 7
6 Samverkan för gemensamma strategier Den avancerade forskningsmiljön och den experimentella forskningen som samlas i Biomedicum med nära anknytning till Karolinska sjukhuset kommer att ge utmärkta förutsättningar för samarbete över vetenskapliga gränser och bidra till att forskningsresultat omvandlas till värde förbl.a. patienter. Detta är i linje med målet att betydligt stärka och utveckla samarbetet med Karolinska Universitetssjukhuset och försättningarna för translationell forskning och därmed stärka Karolinska Institutet och Sverige som en internationellt ledande kraft inom hälsa, medicinsk vetenskap och utbildning. Planeringen inför flytten till Biomedicum förutsätter ett mycket nära samarbete mellan de fem institutionerna, men också med Komparativ Medicin och flera avdelningar inom Universitetsförvaltningen. Målet är även att inom Biomedicum-projektet aktivt samarbeta med andra institutioner på KI. Ett långtgående samarbete med ett flertal projekt pågår idag på institutionen mellan anestesiklinikerna vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna och Astrid Lindgrens barnsjukhus, samt anestesikliniken i Kalmar med VR-stött projekt liksom med andra vårdenheter inom hälso- och sjukvården. Ett samarbete pågår med ortopedkliniken på Huddinge sjukhus och institutionen CLINTEC kring artroser. I ett flertal projekt finns samarbete med KTH och Chalmers med utveckling av ny teknologi. Den laborativa personalen inom institutionens forskargrupper samverkar när det gäller metodologi och utrustning. Detta främjar hela institutionen och gynnar användning av tillgänglig utrustning på ett kostnadseffektivt sätt. Samverkan sker även mellan olika institutionerna inom KI. Samarbete sker med olika externa intressenter, såsom läkemedelsföretagen Astrazeneca, Lundbeck, Sanofi-Aventis med flera, och ett antal universitet nationellt och internationellt. Institutionen anordnar utbildningar som riktar sig särskilt till vissa yrkeskategorier som önskar öka sin kompetens inom fysiologi och farmakologi, exempelvis sjukvårdspersonal genom uppdragsutbildning och SK-kurser. Ett VR och SIDA-finansierat projekt i Vietnam pågår om FAR (fysisk aktivitet på recept). Institutionen deltar i ett flertal EU-projekt, i vissa fall även som koordinator. Fortsatt finns ambitionen att stärka smärt- och muskelområdet genom externa rekryteringar om institutionens finansiella läge tillåter detta. 6.1 Internationalisering Inom institutionen förekommer en mängd gemensamma forskningsprojekt med EU, USA och övriga delar av världen. Under 2015 har vi haft en lärare på praktik från Turkiet och ett antal forskare som har tillbringat delar av året i främst USA. I de internationella samarbeten som finns delas även doktorander och post-docs mellan universitet. En specifik samarbetspartner är Mayo Clinic i USA, där ett antal forskningsprojekt sker med utbyte av både personal och kunskap. I arbetet med att skapa en stödorganisation inom Biomedicum, har ett kunskapsutbyte skett mellan administrativ chef och Sr. VP for Operations and Chief Financial Officer at Morehouse School of Medicine i Atlanta. Inför 2016-2018 planerar institutionen att dels bygga vidare på de internationella samarbeten på administrativ nivå som inletts 2015 (med amerikanska Mayo Clinic och Morehouse School of Medicine), och dels fortsätta utveckla det stöd som forskare och 8
lärare får för att starta och fullfölja internationella samarbeten. Förutom det stöd som erbjuds av Grants Office centralt, så ger institutionens grant administrator information om och hjälp med att söka anslag för internationella samarbeten och utbyten. Yngre forskare som planerar en postdoc utomlands får också rådgivning angående finansieringsmöjligheter och erbjuds seminarium om hur man skriver ansökningar. Ekonomiavdelningen ger forskare hjälp med att planera budget och redovisa internationella anslag, t.ex. från NIH, och även mindre praktikaliteter, såsom redovisning av resekostnader. Institutionens satsningar sammanfaller på ett flertal punkter med KI:s strategiska mål att integrera ett internationellt synsätt i hela universitetets verksamhet. Det globala hälsoperspektivet tas upp i undervisningen och nästan allt undervisningsmaterial för grundutbildningarna har översätts och finns tillgängligt på såväl svenska som engelska. Interna utbildningsseminarier för f.f.a. doktorander som ska undervisa hålls på engelska för att integrera dem i undervisningen. 6.2 Innovation KI ska stödja nyttiggörandet av forskningen för att bidra till människors bättre hälsa. Nyttiggörandet sker i huvudsak på två sätt; dels genom utveckling av nya diagnostiska metoder, behandlingsmetoder, system med mera inom den hälso- och sjukvård som KI verkar i, dels genom kommersialisering av upptäckter. Det senare kan ske genom samverkan med näringslivet eller via ett eget innovationssystem som utvecklar upptäckter till licensiering eller start up-bolag. Innovationsperspektivet och relationerna till näringslivet måste utgöra en naturlig del av verksamheten inom KI. Detta gäller forsknings- och utbildningsaktiviteterna på institutionsnivå men också ledningens aktiviteter. Forskare på institutionen får lokal administrativ hjälp för att teckna avtal med näringslivet och hjälp vid gemensamma ansökningar för forsknings- och innovationsanslag från t.ex. Vinnova. Ambitionen är att främja ett innovativt tankesätt, och att stärka beteenden och attityder som ökar innovation och samarbete. I Biomedicum ska representanter för KIs innovationssystem vara synliga och lättillgängliga. Mål: Att säkerställa att den support som forskarna behöver är tillgänglig och aktivt verksam i Biomedicum Att öka initiativkraft inom, och synlighet av, innovationsaktiviteter och näringslivssamarbeten 7 Finansiering för våra satsningar En god redovisning och uppföljning av ekonomin optimerar användningen av befintliga resurser. Institutionen följer upp forskargruppernas ekonomiska situation minst kvartalsvis. Vid behov görs ytterligare analyser och samtal förs om åtgärder för att i möjligaste mån undvika underskott i verksamheten. I institutionens budget sätts det av medel för strategiska satsningar, som används till bl.a. nyrekryteringar. För att underlätta sökning av anslag har institutionens administrativa enhet kompetens för budgetering, anslagssökning och marknadsföring. Institutionen kommer inte vidta speciella åtgärder för att minska myndighetskapitalet eftersom den ackumulerade kapitalförändringen 2015 motsvarar ca 7 % av den årliga omsättningen. 9
För att kunna möte de ökade kostnader som kommer i samband med flytten till Biomedicum kommer institutionen att göra en finansieringsanalys för de kommande tre åren. 8 Budget och resursfördelning 2016-2018 Se bilaga 1. 9 Aktivitetsplan Se bilaga 2. 10
Bilaga 1. Budget 2016-2018 BUDGET OCH UTFALL 2014-2018 Belopp i tkr Institution C3 Utfall Utfall Budget Budget Budget RESULTATRÄKNING 2014 2015 2016 2017 2018 Intäkter av anslag 72 940 84 531 86 480 89 074 91 747 Intäkter av avgifter 11 117 10 467 12 000 12 360 12 731 Intäkter av bidrag 83 507 86 685 89 500 92 185 94 951 Interna intäkter 29 542 23 959 20 000 20 600 21 218 Finansiella intäkter 133 61 50 52 53 SUMMA INTÄKTER 197 239 205 703 208 030 214 271 220 699 Personalkostnader -102 240-107 388-107 526-110 752-114 074 OH-faktura (ska budgeteras på egen rad) - 19 352-19 839-17 708-18 239-18 786 Lokalkostnader -35 225-38 151-39 500-40 685-41 906 Driftkostnader -38 450-39 217-36 000-37 080-38 192 Finansiella kostnader -71-208 -100-103 -106 Avskrivningar -7 582-6 866-6 924-7 132-7 346 SUMMA KOSTNADER -202920-211 669-207 758-213 991-220 410 Årets kapitalförändring -5 681-5 966 272 280 289 Balanserad kapitalförändring (UB) 21 155 15 190 15 462 15 742 16 031 Kapital i förhållande till omsättningen 10,7 % 7,4 % 7,4 % 7,4 % 7,3 % 11
Bilaga 2. Aktivitetsplan 2016 MÅL De fem högst värderade riskerna Risk för underfinansierad forskning och utbildning Risk för begränsade möjligheter till klinisk forskning och utbildning Risk för ofinansierade migrationskostnader i samband med flytt till Biomedicum Risk för att forskargruppers overhead kostnader inte kan finansieras Risk för bristande rekryteringsunderlag till kärnverksamheten AKTIVITET/ÅTGÄRD Kvartalsuppföljningar av kostnadsutvecklingen, samt separat budget för utbildning på programnivå Hanteras i gemensamma organ via KI/SLL Risken för oförutsedda mer kostnader är störst när det gäller flytten av djurverksamheten till KMB. Därför kommer identifiering av vilka stammar som skall rederiveras och migreras innan och därefter en noggrann planering av migrationen. Utrustning: identifiering av utrustning som skall flyttas till KMB och därtill hörande saneringskostnader Noggranna analyser om anslaget kan accepteras och gruppens ekonomi kan täcka kostnaderna innan ansökningar skrivs under av prefekt. Här skall framförallt rekryteringen för vårt utbildningsuppdrag vara i fokus. En långsiktig plan för rekryteringsbehov av lärare i fysiologi och farmakologi. Ekonomi 1 God ekonomisk redovisning Märka upp inköpt utrustning, skapa rutiner och inventera Skapa en struktur för gemensamma dokument Kompetensutveckla inom internationella anslag, EU, NIH/US Army, Marie Curie Skapar rutiner för kontinuerlig uppföljning Processinriktat HR enl Biomedicum Stöd till juniora forskare/postdocs och doktorander Gott ledarskap Effektiv löneadministration Nya/förändrade rutiner och där alla Biomedicum HR-funktioner arbetar enhetligt Karriärstöd från HR/Grant Admin. Institutionens ledare skall erbjudas möjligheter till individuellt anpassade vidareutbildningar inom det strategiska, operativa och personliga ledarskapet. I vidareutbildningen skall ledarskap i ett förändringsarbete särskilt lyftas fram. Decentralisering av löneadministrationen till FyFa 12
MÅL IT God IT struktur och support inför Biomedicum Effektiv IT support för institutionens anställda ÅTGÄRDER Tillsammans med övriga i Biomedicums IT-servicegrupp planeras och utförs behovsanalyser, kravspecifikationer, upphandlings- och aktivitetsplaner. Hjälp med rådgivning, inköp, konfigureringar, installationer o.s.v. för PC och Mac. Grant administration Ökad externfinansiering genom fler anslag sökta av yngre forskare och bättre karriärmöjligheter för FyFas yngre forskare. Forskare inom FyFa ska vara kända inom sina forskningsområden och ha god finansiering. Ökad externfinansiering Service Kostnadseffektiv labbshop Ökad trivsel på institutionen Seminarium/workshop om att skriva ansökningar Träna yngre forskare att skriva bra ansökningar Erbjudande om personliga möten för att gå igenom anslagsmöjligheter för FyFas forskare. Relevant och lättillgänglig information om finansieringsmöjligheter. Hjälp med guidelines, texter o.s.v.information till olika grupper genom utskick till alla eller specifika kategorier. Information på hemsidan och presentationer 2 ggr/år på forskargruppledarmöten Kontroll att avtal följs, se över priser, få fler att använda butiken, vara selektiv vid inköp av varor för att minimera svinn Uppfräschning av lunchrum Arbetsmiljö Förebygga och hantera anställdas oro kring Biomedicum flytten och deras plats i den nya organisationen Starta igång utrensning av kemikalier inför Biomedicum flytt Säkerställa säkert arbete vid skyddsventilerade arbetsplatser Regelbundna informationsmöten Tydlig delegering från leding, samordnade riktlinjer för alla institutioner, professionell hjälp vid behov Nya rutiner för kontroll av KIs kontroller, Kontroll av kapacitet, hanteringsinstruktioner vid alla ventilerade arbetsplatser Miljö och hållbar utveckling En ökning av andelen återvunnet avfall från 20 % till 25 % Större kärl för återvinning av plast, tydlig information om vad som ej får slängas i pappersåtervinningen Genom grundutbildningen bidra med kunskap kring miljö och hållbar utveckling Under grundutbildningen informera om de använda läkemedlens och kemikaliernas miljö- och hälsopåverkan samt introducera riskbedömningar 13
Bilaga 3. MÅL OCH STRATEGIER FÖR ADMINISTRATION OCH SERVICE I BIOMEDICUM Mål Strategier Framgångsfaktorer Kostnadseffektiv verksamhet Nöjda kunder Hög och jämn kvalitet Kontinuerlig utveckling av verksamheten Attraktiv arbetsplats Bidra till god ekonomi (ekonomi i balans) för hela Biomedicum Minimera finansiell risk för Biomedicum genom god ekonomisk kontroll Effektivt resursutnyttjande Hög kundnytta, värdeskapande verksamhet för forskare och studenter Utgå från kärnverksamhetens behov Flexibelt och lösningsorienterat förhållningssätt Likvärdig service till all verksamhet Hög tillgänglighet för kärnverksamheten Förebyggande förhållningssätt Faktabaserade beslut God lagefterlevnad Hög tillförlitlighet och leveransförmåga Effektiv verksamhet Ständiga förbättringar Vara föregångare för nya sätt att arbeta inom organisationen Verka för ett organisationsklimat som uppmuntrar feed-back och dialog En säker och trygg arbetsmiljö Kända och stabila ekonomiska ramar för verksamheten Finansiell modell/strategi för Biomedicum Systematisk uppföljning och budgetering per forskargrupp Optimalt nyttjande av beviljade forskningsmedel Ömsesidigt förtroende mellan kärn- och stödverksamhet Regelbundet mäta och följa upp behov och kundnöjdhet God samverkan internt och externt Arbetssätt som präglas av professionalism Tydliga och enkla kontaktvägar för kärnverksamheten (helpdesk, kontaktpersoner) Ej personbunden kunskap (flexibilitet, back-up, åtkomst till information) Kompetent och serviceinriktad personal Det ska vara lätt att göra rätt Processorienterade arbetssätt Digitalisering Stimulera nytänk, ny teknologi, nya system Bra uppföljning, inklusive systematisk avvikelserapportering och analyser Vara experthjälp för forskarna att skapa utveckling och mervärde Omvärldsanalyser, benchmarking Mätbara mål Möjligheter till personlig utveckling, karriärstege 14
Horisontella mål Hållbar utveckling God kommunikation Nöjda medarbetare Bra samarbete mellan olika professioner Delaktighet Proaktiv kompetensförsörjning Gott ledarskap och medarbetarskap Miljö- och hållbarhetstänk inom all verksamhet och alla processer God kommunikation på alla nivåer, internt och externt Tillåtande och lärande organisation God interaktion mellan TA och forskare/studenter Teamarbete och aktivitetsbaserade arbetssätt En arbetsplats som präglas av engagemang, motivation och arbetsglädje Kompetensutveckling utifrån verksamhetens behov Tydlig lönestruktur Hög kunskap och medvetenhet hos all personal Tydlig, transparent och effektiv kommunikation Användarvänligt och informativt intranät Digitala kommunikationssystem 15