DEMOKRATIBEREDNINGEN KALLELSE SIDA 1 (2) Kallelse till Demokratiberedningen Tid Fredag den 9 mars 2018, klockan 13:15 Plats A-salen Ärenden 0 Upprop och val av justerare 1 Godkännande av dagordning Informationsärenden 2 Information Våldsbejakande extremism Catarina Klockerud 3 Information Ungdomsdialoger Marcel Moritz Beslutsärenden 4 Handlingsplan för ökat valdeltagande Marcel Moritz KS-2018/77.121 5 System för e-förslag ersätter medborgarförslag svar på remiss Marcel Moritz KS-2018/275.109 Övrigt 6 Övriga frågor
DEMOKRATIBEREDNINGEN KALLELSE SIDA 2 (2) Huddinge den 1 mars 2018 Ingalill Söderberg Ordförande Ester Andréasson Sekreterare
TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum 2018-02-23 KS-2017/1931.119 1 (5) Handläggare Marcel Moritz 08-53531378 Marcel.Moritz@huddinge.se Demokratiberedningen Handlingsplan för att ökat valdeltagandet i Huddinge Förslag till beslut Demokratiberedningen har tagit del av Handlingsplan för att öka valdeltagandet i Huddinge, daterat den 16 februari 2018 och beslutar godkänna de punkter som faller inom demokratiberedningens ansvar. Sammanfattning I verksamhetsplan för demokratiberedningen 2018 finns uppdrag om att ta fram en handlingsplan med insatser för ökat valdeltagande och som ska genomföras i dialog med Valnämnden samt kommunikationsenheten. Som underlag för handlingsplanen material från en workshop den 27 okt 2017 med demokratiberedningen. 75 separata förslag och idéer framkom som berörde allt från utformning av informationsinsatser, tillgänglighet, valdebatter, röstmottagare och olika sätt att nå grupper samt delar av kommunen som röstar i lägre grad med mera. Beskrivning av ärendet I verksamhetsplan för demokratiberedningen 2018 finns uppdrag om att ta fram en handlingsplan med insatser för ökat valdeltagande och som ska genomföras i dialog med Valnämnden samt kommunikationsenheten. Som underlag för handlingsplanen material från en workshop den 27 okt 2017 med demokratiberedningen. 75 separata förslag och idéer framkom som berörde allt från utformning av informationsinsatser, tillgänglighet, valdebatter, röstmottagare och olika sätt att nå grupper samt delar av kommunen som röstar i lägre grad med mera. I Mål och Budget för 2018 framgår: Att det är de politiska partierna och deras förtroendevalda som utgör grunden i den representativa demokratin. De förtroendevalda ska ges goda förutsättningar för sitt arbete så att demokratin kan fungera. Att kommunens demokratiarbete ska vara framåtblickande och innovativt. Resurser måste riktas till att utveckla nya dialogformer med syftet att få ett så stort och brett deltagande som möjligt med särskilt fokus på att öka deltagandet där det idag är lågt i de traditionella demokratiska kanalerna. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 2 (5) Datum 2018-02-23 KS-2017/1931.119 Att skolan har ansvar för att ge eleverna en bred bild av det politiska systemet i Sverige, vilka partier som finns och vad de står för. Att bjuda in partier till skolor och vuxenutbildningen inför de allmänna valen är en bra metod för att ge en mångfacetterad bild av hur demokratin och vårt politiska system fungerar. Att under valåret 2018 genomförs informationskampanjer för att öka valdeltagandet, med fokus insatser riktade till förstagångsväljare. Uppdrag och syfte Uppdraget är att med utgångspunkt från befintliga resurser ta fram en handlingsplan med insatser för att öka valdeltagandet. Syftet är att öka valdeltagande i allmänhet men i synnerhet få fler att rösta bland förstagångsväljare samt i områden där valdeltagandet är lågt. Nuläge valdeltagande i Huddinge kommun Målsättningen enligt kommunens Mål och Budget och Hållbart Huddinge 2030 är att valdeltagandet ska öka till 85 procent i valet till kommunfullmäktige, från nuvarande 78 procent. I den första hållbarhetsrapporten På väg mot Huddinge 2030 från 2014, framgår att Huddingebornas valdeltagande i riksdagsvalet nådde sin högsta topp i 1976 års val med 92 procents valdeltagande och har därefter sjunkit successivt över tid för att nå sin bottennotering år 2002 med ett 80 procentigt deltagande. I de två nästkommande valen ökade sedan valdeltagandet till 84 procent 2010, för att till valet 2014 minska med cirka 0,2 procent. Kommunvalet i Huddinge visar också en negativ trend sedan 70-talet och har historiskt i Huddinge varit cirka 2-3 procent under riket. I en ranking med andra kommuner i länet hamnar Huddinge på plats 23 av 26 kommuner i 2014 års val. Valdeltagandet i Huddinge var 78 procent och i Danderyd 89 procent och högst på Södertörn var Nykvarn med 86 procent. Ökande ojämlikhet i valdeltagandet Valdeltagandet inom Huddinge skiljer sig åt mellan olika områden, i likhet med många andra svenska kommuner. Vårby och Flemingsberg sticker ut med betydligt lägre valdeltagande medan Stuvsta-Snättringe, Sjödalen-Fullersta samt Segeltorp märker ut sig med högre nivåer. Sedan valet 1988 hade Vårbys valdeltagande sjunkit med 12 procentenheter och Flemingsberg med 8 procentenheter. Skillnaden mellan kommundelen med högsta valdeltagandet och lägsta valdeltagandet har ökat. Skillnaderna blir än tydligare på valdistriktsnivå. Enligt SKL:s analys av valen 2010 och 2014 är Huddinge en av de kommuner i Sverige som har störst differens i valdeltagandet mellan det valdistrikt med lägst och det med högst valdeltagandet. Ska kommunens målsättning om ett valdeltagande på 85 procent uppnås är det avgörande att uppnå ett mer jämlikt valdeltagande.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 3 (5) Datum 2018-02-23 KS-2017/1931.119 Förstagångsväljare Förstagångsväljare är intressanta att följa bland annat då erfarenheter från det första valet tenderar att påverka benägenheten att rösta i kommande val. För demokratins utveckling är det vidare viktigt att intresset för och deltagandet i demokratin förs vidare från generation till generation. Sedan tidigare är det känt att valdeltagande (till riksdagsvalet) bland förstagångsväljare är lägre jämfört med övriga befolkningen. I 2014 års val till kommunfullmäktige var valdeltagandet 76 procent vilket jämfört med föregående års val är en ökning med cirka en procentenhet. Jämfört med valdeltagande i övriga befolkningen i Huddinge är valdeltagandet bland förstagångsväljarna nästan två procentenheter lägre. Ett ojämlikt valdeltagande mellan kommundelarna är lika tydligt bland förstagångsväljare där framförallt Vårby (55 procent) och Flemingsberg (62 procent) utmärker sig med ett betydligt lägre valdeltagande medan Stuvsta- Snättringe (84 procent) samt Segeltorp och Sjödalen-Fullersta (83 procent) har ett högre valdeltagande.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 4 (5) Datum 2018-02-23 KS-2017/1931.119 Forskning om valdeltagande Statsvetarna Sören Holmberg och Henrik Oscarsson menar att det finns tre huvudsakliga faktorer som påverkar valdeltagandet. 1. För det första påverkas valdeltagandet av institutionella faktorer, såsom valsystemets utformning. Valsystem med proportionella val brukar till exempel ge ett högre valdeltagande än majoritetsval. Därutöver påverkas valdeltagandet av tillgängligheten till röstningslokaler och av om röstningsförfarandet är enkelt. För insatser kring dessa faktorer ansvarar valnämnden och kansliet. 2. För det andra har kontextuella faktorer betydelse, till exempel om valet anses vara viktigt och spännande, om det finns tydliga politiska alternativ, om valkampanjen varit engagerande och om det i allmänhet finns en hög grad av motivation i individens närhet. För insatser kring dessa faktorer ansvarar partierna. 3. Den tredje förklaringsmodellen som nämns av Holmberg och Oscarsson är individuella faktorer. Med det avses sådant som tillgång till olika resurser, till exempel tid, pengar, medborgerliga färdigheter, men även resurser i form av intresse och motivation. Även sådant som konsumtion av politiska nyheter, graden av förtroende för politiker och det politiska systemet främjar sannolikheten att rösta. För insatser kring dessa faktorer ansvarar demokratiberedningen. Mikaela Järnberg och Regina Vilkénas, enheten för demokratistatistik på Statistiska centralbyrån (SCB), informerade den 21 april om valdeltagande för demokratiberedningen. Mikaela Järnberg och Regina Vilkénas pekade på att i arbetet med att öka valdeltagandet spelar tillgängligheten en stor roll. Att utöka antalet förtidsröstningslokaler med kvällsöppet har visat sig ha en positiv effekt på valdeltagandet. Informationskampanjer med personligt adresserade valundersökningar i nära anslutning till val har ökat benägenheten att rösta i själva valet, även fast personerna inte svarade på själva undersökningen som skickades ut innan valet. Insatser för att öka valdeltagande Huddinge kommun har en viktig roll när det gäller valets genomförande och de institutionella och kontextuella faktorerna. Som möjligheten till förtidsröstning och tillhandahålla tillräckligt många lättillgängliga vallokaler. Kommunen kan i högre grad även bidra till kunskap om det demokratiska systemet och dess processer, samt bidra till kunskap genom att sprida information på olika språk om var, hur och vilka som kan och får rösta. Ungdomar, utrikesfödda samt människor med funktionsnedsättningar behöver möjligheter till denna kunskapsinhämtning.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 5 (5) Datum 2018-02-23 KS-2017/1931.119 Den viktigaste av valets aktörer är de politiska partiernas och partiernas ansvar för att höja valdeltagandet behöver lyftas. För att öka förtroendet för politiker och partier kan kommunorganisationen skapa forum för dialog. Ett exempel på forum är demokratidagar och årligen återkommande dialoger mellan ungdomar, skolelever och förtroendevalda. För att öka kunskapen om de olika politiska partierna bär partierna det stora ansvaret, kommunens roll blir här att sprida opartisk information om var man hittar fakta om partierna. Medier har en viktig roll i att skapa intresse och engagemang. Kommunen kan bidra genom att organisera debatter och dialoger samt till dessa bjuda in medier. Med utvecklingen av den digitala tekniken finns också möjligheter att kommunen själv via till exempel filmer i sociala medier sprida debatter och information om valet. I arbetet med att ta fram en handlingsplan har dialog förts med Södertälje, Botkyrka och Falun. I arbetet har även inspiration kommit andra kommuners arbete med insatser för ökat valdeltagande. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning anser att Handlingsplanen för ökat valdeltagande ger förutsättningar att genomföra insatser för att öka valdeltagande bland förstagångsväljare samt i områden där valdeltagandet är lågt. Jenny Bejker Kvalitetschef Marcel Moritz Utvecklingsledare Bilagor Handlingsplan för ökat valdeltagande
KS-2018/77.121 Handlingsplan för ökat valdeltagande Kommunstyrelsens förvaltning 2018-02-12
Innehållsförteckning 1. Bakgrund...3 2. Uppdrag och syfte...3 3. Nuläge valdeltagande i Huddinge kommun...3 4. Faktorer som påverkar valdeltagandet...4 5. Insatser för att öka valdeltagande...5
3 (8) 1. Bakgrund I verksamhetsplan för demokratiberedningen 2018 finns uppdrag om att ta fram en handlingsplan med insatser för ökat valdeltagande och som ska genomföras i dialog med Valnämnden samt kommunikationsenheten. Som underlag för handlingsplanen material från en workshop den 27 okt 2017 med demokratiberedningen. 75 separata förslag och idéer framkom som berörde allt från utformning av informationsinsatser, tillgänglighet, valdebatter, röstmottagare och olika sätt att nå grupper samt delar av kommunen som röstar i lägre grad med mera. I Mål och Budget för 2018 framgår: Att det är de politiska partierna och deras förtroendevalda som utgör grunden i den representativa demokratin. De förtroendevalda ska ges goda förutsättningar för sitt arbete så att demokratin kan fungera. Att kommunens demokratiarbete ska vara framåtblickande och innovativt. Resurser måste riktas till att utveckla nya dialogformer med syftet att få ett så stort och brett deltagande som möjligt med särskilt fokus på att öka deltagandet där det idag är lågt i de traditionella demokratiska kanalerna. Att skolan har ansvar för att ge eleverna en bred bild av det politiska systemet i Sverige, vilka partier som finns och vad de står för. Att bjuda in partier till skolor och vuxenutbildningen inför de allmänna valen är en bra metod för att ge en mångfacetterad bild av hur demokratin och vårt politiska system fungerar. Att under valåret 2018 genomförs informationskampanjer för att öka valdeltagandet, med fokus insatser riktade till förstagångsväljare. 2. Uppdrag och syfte Uppdraget är att med utgångspunkt från befintliga resurser ta fram en handlingsplan med insatser för att öka valdeltagandet. Syftet är att öka valdeltagande i allmänhet men i synnerhet få fler att rösta bland förstagångsväljare samt i områden där valdeltagandet är lågt. 3. Nuläge valdeltagande i Huddinge kommun Målsättningen enligt kommunens Mål och Budget och Hållbart Huddinge 2030 är att valdeltagandet ska öka till 85 procent i valet till kommunfullmäktige, från nuvarande 78 procent. I den första hållbarhetsrapporten På väg mot Huddinge 2030 från 2014, framgår att Huddingebornas valdeltagande i riksdagsvalet nådde sin högsta topp i 1976 års val med 92 procents valdeltagande och har därefter sjunkit successivt över tid för att nå sin bottennotering år 2002 med ett 80 procentigt deltagande. I de två nästkommande valen ökade sedan valdeltagandet till 84 procent 2010, för att till valet 2014 minska med cirka 0,2 procent. Kommunvalet i Huddinge visar också en negativ trend sedan 70-talet och har historiskt i Huddinge varit cirka 2-3 procent under riket. I en ranking med andra Handlingsplan för ökat valdeltagande
4 (8) kommuner i länet hamnar Huddinge på plats 23 av 26 kommuner i 2014 års val. Valdeltagandet i Huddinge var 78 procent och i Danderyd 89 procent och högst på Södertörn var Nykvarn med 86 procent. Ökande ojämlikhet i valdeltagandet Valdeltagandet inom Huddinge skiljer sig åt mellan olika områden, i likhet med många andra svenska kommuner. Vårby och Flemingsberg sticker ut med betydligt lägre valdeltagande medan Stuvsta-Snättringe, Sjödalen-Fullersta samt Segeltorp märker ut sig med högre nivåer. Sedan valet 1988 hade Vårbys valdeltagande sjunkit med 12 procentenheter och Flemingsberg med 8 procentenheter. Skillnaden mellan kommundelen med högsta valdeltagandet och lägsta valdeltagandet har ökat. Skillnaderna blir än tydligare på valdistriktsnivå. Enligt SKL:s analys av valen 2010 och 2014 är Huddinge en av de kommuner i Sverige som har störst differens i valdeltagandet mellan det valdistrikt med lägst och det med högst valdeltagandet. Ska kommunens målsättning om ett valdeltagande på 85 procent uppnås är det avgörande att uppnå ett mer jämlikt valdeltagande. Förstagångsväljare Förstagångsväljare är intressanta att följa bland annat då erfarenheter från det första valet tenderar att påverka benägenheten att rösta i kommande val. För demokratins utveckling är det vidare viktigt att intresset för och deltagandet i demokratin förs vidare från generation till generation. Sedan tidigare är det känt att valdeltagande (till riksdagsvalet) bland förstagångsväljare är lägre jämfört med övriga befolkningen. I 2014 års val till kommunfullmäktige var valdeltagandet 76 procent vilket jämfört med föregående års val är en ökning med cirka en procentenhet. Jämfört med valdeltagande i övriga befolkningen i Huddinge är valdeltagandet bland förstagångsväljarna nästan två procentenheter lägre. Ett ojämlikt valdeltagande mellan kommundelarna är lika tydligt bland förstagångsväljare där framförallt Vårby (55 procent) och Flemingsberg (62 procent) utmärker sig med ett betydligt lägre valdeltagande medan Stuvsta-Snättringe (84 procent) samt Segeltorp och Sjödalen-Fullersta (83 procent) har ett högre valdeltagande. 4. Faktorer som påverkar valdeltagandet Statsvetarna Sören Holmberg och Henrik Oscarsson menar att det finns tre huvudsakliga faktorer som påverkar valdeltagandet. 1. För det första påverkas valdeltagandet av institutionella faktorer, såsom valsystemets utformning. Valsystem med proportionella val brukar till exempel ge ett högre valdeltagande än majoritetsval. Därutöver påverkas valdeltagandet av tillgängligheten till röstningslokaler och av om röstningsförfarandet är enkelt. För insatser kring dessa faktorer ansvarar valnämnden och kansliet. 2. För det andra har kontextuella faktorer betydelse, till exempel om valet anses vara viktigt och spännande, om det finns tydliga politiska alternativ, om valkampanjen varit engagerande och om det i allmänhet finns en hög grad av Handlingsplan för ökat valdeltagande
5 (8) motivation i individens närhet. För insatser kring dessa faktorer ansvarar partierna. 3. Den tredje förklaringsmodellen som nämns av Holmberg och Oscarsson är individuella faktorer. Med det avses sådant som tillgång till olika resurser, till exempel tid, pengar, medborgerliga färdigheter, men även resurser i form av intresse och motivation. Även sådant som konsumtion av politiska nyheter, graden av förtroende för politiker och det politiska systemet främjar sannolikheten att rösta. För insatser kring dessa faktorer ansvarar demokratiberedningen. Mikaela Järnberg och Regina Vilkénas, enheten för demokratistatistik på Statistiska centralbyrån (SCB), informerade den 21 april om valdeltagande för demokratiberedningen. Mikaela Järnberg och Regina Vilkénas pekade på att i arbetet med att öka valdeltagandet spelar tillgängligheten en stor roll. Att utöka antalet förtidsröstningslokaler med kvällsöppet har visat sig ha en positiv effekt på valdeltagandet. Informationskampanjer med personligt adresserade valundersökningar i nära anslutning till val har ökat benägenheten att rösta i själva valet, även fast personerna inte svarade på själva undersökningen som skickades ut innan valet. 5. Insatser för att öka valdeltagande Huddinge kommun har en viktig roll när det gäller valets genomförande och de institutionella och kontextuella faktorerna. Som möjligheten till förtidsröstning och tillhandahålla tillräckligt många lättillgängliga vallokaler. Kommunen kan i högre grad även bidra till kunskap om det demokratiska systemet och dess processer, samt bidra till kunskap genom att sprida information på olika språk om var, hur och vilka som kan och får rösta. Ungdomar, utrikesfödda samt människor med funktionsnedsättningar behöver möjligheter till denna kunskapsinhämtning. Den viktigaste av valets aktörer är de politiska partiernas och partiernas ansvar för att höja valdeltagandet behöver lyftas. För att öka förtroendet för politiker och partier kan kommunorganisationen skapa forum för dialog. Ett exempel på forum är demokratidagar och årligen återkommande dialoger mellan ungdomar, skolelever och förtroendevalda. För att öka kunskapen om de olika politiska partierna bär partierna det stora ansvaret, kommunens roll blir här att sprida opartisk information om var man hittar fakta om partierna. Medier har en viktig roll i att skapa intresse och engagemang. Kommunen kan bidra genom att organisera debatter och dialoger samt till dessa bjuda in medier. Med utvecklingen av den digitala tekniken finns också möjligheter att kommunen själv via till exempel filmer i sociala medier sprida debatter och information om valet. I framtagande av denna handlingsplan har dialog förts med Södertälje, Botkyrka och Falun. I arbetet med att ta fram handlingsplanen har även inspiration kommit från att ta del av andra kommuners arbete med insatser för ökat valdeltagande. Handlingsplan för ökat valdeltagande
6 (8) Insatser för ökat valdeltagande i Huddinge kommun Insats för ökat valdeltagande Skolvaldebatter Filma skolvaldebatter ev sända direkt och kunna visa senare. Syfte/förklaring Ökad kunskap hos elever på kommunens 4 gymnasier och vuxenskolan om partier i KF Ansvar Demokratiberedningen Kommunikation Korta nyhetsreportage från nån eller några debatter Youtube-kampanjer Teststart 15 dec 2017 Utöka antalet förtidsröstningslokaler med kvällsöppet (SCB) Information på flera språk Fokus partier och ökat valdeltagande i Vårt Huddinge. Intervjuer av alla partier i tidningen fram till valet. Event i områden med lågt valdeltagande där partier för dialog (Vårby, Flemingsberg och Skogås) Valdialog i Flemingsberg runt grillning och aktiviteter. Valdialog i Vårby i samarbete ABF. Valdialog i Skogås Bibliotek eller Kulturförenigen Lyktan Öka intresset för att rösta i kommunvalet Diskuteras på valnämnd i mars Material som skickas ut i maj från valmyndigheten Kansli/kommunikati on tar fram affischer mm Kommunikation/Lotta Kansliet, Sofie Wadström Kommunikation/Lotta Kommunikation/Lotta Demokratiberedningen Handlingsplan för ökat valdeltagande
7 (8) Dialogform för att prata MED varandra, inte OM varandra Lärolika http://www.larolika.se/ Beslutat att skapa 4 nya mindre valdistrikt till val 2018 Rekrytering av röstmottagare med språkkunskaper mm Info om förtidsröstning och lokalerna inför valet (vilka får rösta, var, hur och på flera språk. Flera kanaler mm?) PR pressmeddelanden, info till lokala media kring att Huddinge gör saker hela mandatperioden för att ökad delaktighet och kunskap om demokrati hos befolkningen. (med vinkel på att öka valdeltagande) Inventera själv eller ta in konsult för att inventera tillgänglighet till val- och röstningslokaler. Se över checklista från myndighet för delaktighet Ambulerande röstmottagare (Ambulerande får hjälpa till med att genomföra röstning och kommer hem till invånare. Om det är mindre än 15 personer på boende, institutioner mm så är ambulerande lämplig.) Ta fram nya skyltar till vallokaler, i vallokaler, förtidsrösningslokaler mm på flera språk. Valvärdar språkkunnig personal med ansvar för att hjälpa folk i vallokaler med Dialogform mellan invånare, politiker m fl Kombineras med valdialoger Se till att lokaler är tillgängliga. Diskuteras på valnämnd Demokratiberedningen Kansli (genomfört) Kansliet, Sofie Wadström Kommunikation/Lotta Ulrika/PR Kommunikation Kansliet/Sofie Kansliet/Sofie Kansliet Kansliet Handlingsplan för ökat valdeltagande
8 (8) köer mm. Stöd till röstmottagare. Sprida information på lätt svenska Utbildning av servicecenter för att ge service till personer som sällan har kontakt med kommunen. Valdeltagande kampanj på instagram, ev twitter, #JagskaRöstatiHuddinge Information till SFI Förbättra webbsändningar av fullmäktige och sprida information om val Mitt val studiecirklar för personer med funktionsnedsättning ABF valaktiviteter i Vårby och centrala Huddinge Se kampanj NBV #jag röstar2018 på instagram Nå de upphandlade SFI som Huddinge anlitar "Mitt val" som riktar sig till målgruppen personer med intellektuell funktionsnedsättning men kan även användas till personer som inte har svenskan som modersmål eller andra personer som behöver ha ett mer lättläst material. Mötesplats för dialog mellan invånare och politiker. Kommunikation/Lotta Kansliet Lotta, Kerstin kommunikation Kommunikation/Lotta Kommunikation/Lotta Vuxenskolan (ev samarbete) ABF (ev samarbete) Aktiviteter kring valet på biblioteken* KUF (ev samarbete) Unga för orten. Trygghets- och Feriepraktikanter och säkerhetssektionen teamledare bjuder in partier Victor Mazilu inför valen samt får information om hur demokratin och det politiska systemet fungerar. * Aktivitet på seniormässan april. Kurser om informationssökning på sociala medier på bilbloteken. Samarbete med Seniornet. Språkcafé i alla kommundelar, om att vara ny i Sverige. Programgrupp tar fram aktiviteter på konst och bibliotek. Förtidsröstningslokaler i biblioteken. Handlingsplan för ökat valdeltagande
TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum 2018-01-29 KS-2018/275 1 (5) Handläggare Marcel Moritz 08-53531378 Marcel.moritz@huddinge.se Demokratiberedningen System för e-förslag ersätter medborgarförslag svar på remiss Förslag till beslut Kommunstyrelens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 29 jan 2018, svar på remiss rörande Införande av system för e-förslag samt avvecklande av medborgarförslag, godkänns. Sammanfattning Demokratiberedningen har fått ärendet Införande av system för e-förslag samt avvecklande av medborgarförslag på remiss. I syfte att utveckla dialogen mellan väljare och valda har kommunstyrelsens förvaltning i verksamhetsplanen 2017 under målet Bra att leva och bo och delmålet Ökad delaktighet ett utvecklingsåtagande att ta fram förslag till metodik och lösning för att införa e-förslag. Utvecklingsåtagandet har under 2017 genomförts i projektform. Kommunstyrelsens förvaltning gör bedömningen att ett system för e-förslag är ett effektivt system för att ta del av synpunkter och förslag från kommunens medborgare. Därutöver underlättar ett system för e-förslag dialog mellan medborgare och förtroendevalda och har bra förutsättningar för att få fler människor delaktiga i samhällsutvecklingen. De kommuner som infört system för e-förslag, och som kommunstyrelsens förvaltning varit kontakt med, visar också på goda erfarenheter av e-förslag. Inriktningsfrågor rörande e-förslag har diskuterats i demokratiberedningen vid en workshop den 21 april 2017. Sedan har förslag till riktlinjer för e-förslag presenterats för demokratiberedningen den 27 okt 2017. Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att kommunen inför ett system för e-förslag. Huddinges system för e-förslag föreslås få beteckningen Huddingeförslag och styrs av Riktlinjer för Huddingeförslag, enligt bilaga. För att systemet för e-förslag ska bli ett effektivt demokratiskt verktyg som kan få fler människor delaktiga i samhällsutvecklingen är det viktigt att kommunens kommunikationsinsatser skapar ett brett deltagande och når grupper som i vanliga fall inte deltar. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 2 (5) Beskrivning av ärendet Datum 2018-01-29 KS-2018/275 Utvecklingsåtagande rörande e-förslag I syfte att utveckla dialogen mellan väljare och valda har kommunstyrelsens förvaltning i verksamhetsplanen 2017 under målet Bra att leva och bo och delmålet Ökad delaktighet ett utvecklingsåtagande att ta fram förslag till metodik och lösning för att införa e-förslag. Utvecklingsåtagandet har under 2017 genomförts i projektform. Inriktningsfrågor rörande e-förslag har diskuterats i demokratiberedningen vid en workshop den 21 april 2017. Sedan har förslag till riktlinjer för e-förslag presenterats för demokratiberedningen den 27 okt 2017. Dessutom har omvärldsbevakning gjorts för att se hur andra kommuner 1 utformat sina system för e-förslag. Ett studiebesök har även gjorts i Tyresö kommun. Erfarenheter från andra kommuner visar framförallt på vikten av att nå en lämplig nivå rörande antalet underskrifter som krävs för att kommunen ska ta vidare förslaget för beredning och beslut. En alltför låg gräns riskerar att leda till att en stor mängd förslag kommer in och att den administrativa börda som detta innebär leder till att systemet menligt påverkar möjligheten att stödja kommunens kärnverksamheter. En alltför hög gräns riskerar å andra sidan att leda till att få förslag kvalificerar sig för vidarebehandling och att systemet då blir verkningslöst. Tyresö är ett exempel på en kommun med en relativt låg gräns för antalet underskrifter. Tyresös gräns på 50 underskrifter per förslag har lett till att en ohanterlig mängd förslag inkommit till kommunen och till följd av det har man blivit tvungen att upphöra med alla informationsinsatser rörande e-förslag. System för e-förslag i Huddinge kommun föreslås få beteckningen Huddingeförslag. Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram Riktlinjer för Huddingeförslag som på en övergripande nivå beskriver hur systemet ska fungera i Huddinge kommun, samt det underliggande styrdokumentet Tillämpningsanvisningar för Huddingeförslag som mer konkret beskriver arbetssätt och processen för Huddingeförslag. Riktlinjer för Huddingeförslag redovisas i sin helhet i bilaga till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande. Riktlinjer för Huddingeförslag Syftet med Huddingeförslag är att stärka demokratin, öka delaktigheten och möjligheterna att engagera sig. Huddingeförslag innebär också en möjlighet för kommunens politiker att få kunskap om vilka frågor som allmänheten anser är viktiga. Ett Huddingeförslag kan handla om allt som ryms inom de verksamheter som kommunen ansvarar för. 1 Kommunstyrelsens förvaltning har bland annat varit i kontakt med Göteborgs stad, Karlstad kommun, Linköpings kommun och Västerås stad.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 3 (5) Datum 2018-01-29 KS-2018/275 Lämna och stödja Alla som bor i Huddinge kan lämna, stödja och kommentera Huddingeförslag. Ingen åldersbegränsning föreslås, vilket betyder att även barn och ungdomar kan engagera sig. Föreningar, organisationer eller sammanslutningar av annat slag föreslås inte kunna lämna förslag. Den som lämnar, stödjer eller kommenterar ett Huddingeförslag måste uppge föroch efternamn, adress, ålder, kön och adress dit det går att skicka återkoppling kring förslaget. Om detta missbrukas kan ID-kontroll i form av exempelvis BankId komma att införas. Att ställa krav på att ange person- och kontaktuppgifter underlättar uppföljning av vilka som lämnar förslag samtidigt som det försvårar att systemet missbrukas. Det finns inga skäl att i ett inledande skede införa BankId eftersom ett sådant system riskerar att begränsa deltagandet. Utifrån den omvärldsspaning som gjorts är det enbart Tyresö kommun som kräver legitimering via BankId. Tyresö tillämpar, till skillnad från många andra kommuner, även en åldersgräns på 16 år. Ett förslag föreslås samla underskrifter under 90 dagar. Servicecenter kommer vid behov bistå medborgare med hjälp att registrera, underteckna och kommentera förslag på webben. Publicering Alla förslag granskas av en moderator innan publicering. En anledning till att ett förslag inte publiceras kan vara att förslaget: - Bryter mot svensk lag, är diskriminerande eller på andra sätt olämpligt, - Berör en fråga som ligger utanför kommunens ansvarsområde, - Rör enskilda ärenden eller kan härledas till enskilda personer, - Innebär marknadsföring av produkt eller kommersiell verksamhet, - Har mer karaktär av en enkel fråga eller synpunkt, - Är mycket likt ett annat förslag som lämnats in under de senaste 12 månaderna, - Innehåller personuppgifter. Orsaken till att ett förslag inte publiceras ska återkopplas till förslagsställaren. Folkinitiativ om folkomröstning enligt 5 kap. 34 kommunallagen kan inte lämnas in via e-förslagsfunktionen. Synpunkter, frågor och förslag som inte bedöms vara ett Huddingeförlag diarieförs i ärende- och dokumenthanteringssystem i ett samlingsärende som skapas av kommunens registrator. Hantering av förslagen Förslag som under 90 dagar har fått minst 100 underskrifter lämnas över till ansvarig förvaltning eller nämnd för ställningstagande eller beslut. Kommunstyrelsens förvaltning anser att en gräns på 100 underskrifter utgör en
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 4 (5) Datum 2018-01-29 KS-2018/275 lämplig gräns i relation till Huddinge kommuns storlek. En gräns på 100 underskrifter anses också motiverad utifrån den jämförelse som gjorts med andra kommuner som infört system för e-förslag. Bland de kommuner som infört system för e-förslag skiljer sig antalet underskrifter åt avsevärt, där allt från inga underskrifter till 500 underskrifter förekommer som gräns för att ett förslaget ska tas vidare. Skulle det visa sig att 100 underskrifter utgör en alltför hög, alternativt alltför låg gräns, kan den komma att korrigeras i samband med att systemet ses över ett år efter dess införande. Införandet av e-förslag kan leda till att en förhållandevis stor mängd förslag inkommer. Det är således också viktigt att tillförsäkra att det inom kommunen finns resurser för kvalitativ hantering av förslagen. Skulle förslaget om folkmotion bli realitet innebär det att minst en procent av de folkbokförda i kommunen, det vill säga drygt 1 000 personer, måste skriva under motionen. Förslag som fått minst 100 underskrifter skickas i ett första skede till kommunstyrelsens kansli som avgör hur förslaget ska hanteras vidare. Förslaget skickas därefter vidare till ansvarig nämnd alternativt går på remiss till berörda nämnder. Huruvida ett förslag ska beslutas av nämnd eller om förvaltningen ska ta ställning till förslaget avgörs i enlighet med gällande delegationsordning, alternativt rutiner som beslutas av respektive nämnd. Förslag som är av kommunövergripande karaktär beslutas av kommunstyrelsen, alternativt besvaras av kommunstyrelsens förvaltning. Förslag som har fått färre än 100 underskrifter avslutas som huvudregel utan vidare åtgärd, men förtroendevalda har möjlighet att även ta vidare dessa förslag i kommunens utvecklingsarbete alternativt utforma en motion kring förslaget. Uppföljning Uppföljning av Huddingeförslag ska årligen redovisas i en rapport till kommunfullmäktige. Uppföljningen ska innehålla: - Statistik över totalt antal förslag, godkända/ej godkända förslag, förslag över 100 respektive under 100 underskrifter, samt förslagsställarens kön, ålder och område. - Hur många förslag som beslutats i nämnd respektive besvarats av förvaltningen samt hur många som ännu inte beslutats/besvarats. - Information om vad de Huddingeförslag som godkänts under året resulterat i. - Tidsåtgång för återkoppling och handläggning. Kostnader På sikt förväntas införandet av e-förslag och avvecklandet av medborgarförslag innebära kostnadsbesparingar samtidigt som dialogen mellan medborgare och förtroendevalda utvecklas.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 5 (5) Datum 2018-01-29 KS-2018/275 I en inledande fas medför dock systemet kostnader för införande och kommunikationsinsatser. Löpande kostnader för systemet uppgår till 5 500 kronor i form av en månatlig avgift. Kostnader för e-förslag hanteras inom befintlig budget. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning gör bedömningen att ett system för e-förslag är ett effektivt system för att ta del av synpunkter och förslag från kommunens medborgare. Därutöver underlättar ett system för e-förslag dialog mellan medborgare och förtroendevalda och har bra förutsättningar för att få fler människor delaktiga i samhällsutvecklingen. De kommuner som infört system för e-förslag, och som kommunstyrelsens förvaltning varit kontakt med, visar också på goda erfarenheter. I riktlinjer står det idag att Alla som bor i Huddinge kan lämna, stödja och kommentera Huddingeförslag. Riktlinjerna bör förtydligas med att stödja innebär att rösta på förslag. Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att kommunen skyndsamt inför system för e-förslag som ersätter möjligheten att lämna medborgarförslag. För att systemet för e-förslag ska bli ett effektivt verktyg som kan få fler människor delaktiga i samhällsutvecklingen är det viktigt att kommunens kommunikationsinsatser är av den bredd och omfattning som motsvarar intentionerna. Jenny Bejker Tf Kvalitetschef Marcel Moritz Utvecklingsledare Bilaga Riktlinjer för Huddingeförslag Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning
STYRDOKUMENT KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Gäller fr o m Klicka här för att ange text. KS-2017/293.118 Beslutad av Dokumentansvarig Senast reviderad Typ av styrdokument Kommunfullmäktige Kanslichef, KS kansli Klicka för att ange datum Riktlinjer 1 (3) Riktlinjer för Huddingeförslag
2 (3) Vad är Huddingeförslag? Huddingeförslag är en form av e-förslag bestående av en idé eller ett förslag till kommunen. Förslaget publiceras på kommunens hemsida och kan sedan stödjas av andra personer. Syftet med Huddingeförslag är att stärka dialogen, öka delaktigheten och möjligheterna att engagera sig. Huddingeförslag ökar också möjligheten för kommunens politiker att få kunskap om vilka frågor som allmänheten anser är viktiga. Ett Huddingeförslag kan handla om allt som ryms inom de verksamheter som kommunen ansvarar för. Lämna och stödja förslag Alla som bor i Huddinge kan lämna, stödja och kommentera Huddingeförslag. Det finns ingen åldersbegränsning, vilket betyder att även barn och ungdomar kan engagera sig. Föreningar, organisationer eller sammanslutningar av annat slag kan inte lämna Huddingeförslag. Den som lämnar, stödjer eller kommenterar ett Huddingeförslag måste uppge föroch efternamn, adress, ålder, kön och adress dit det går att skicka återkoppling kring förslaget. Ett förslag är aktivt och kan samla underskrifter under 90 dagar. En underskrift per person och förslag räknas. Förslagsställaren ansvarar själv för att marknadsföra sitt förslag. Publicering Ett Huddingeförslag ska ha en titel och en tydlig beskrivning av idén eller förslaget. Otydliga förslag kan skickas tillbaka till förslagsställaren för förtydligande. Alla förslag granskas av en moderator innan publicering. En anledning till att ett förslag inte publiceras kan vara att förslaget: - Bryter mot svensk lag, är diskriminerande eller på andra sätt olämpligt, - Berör en fråga som ligger utanför kommunens ansvarsområde, - Rör enskilda ärenden eller kan härledas till enskilda personer, - Innebär marknadsföring av produkt eller kommersiell verksamhet, - Har mer karaktär av en enkel fråga eller synpunkt, - Är mycket likt ett annat förslag som lämnats in under de senaste 12 månaderna, - Innehåller personuppgifter. Orsaken till att ett förslag inte publiceras ska återkopplas till förslagsställaren. Folkinitiativ om folkomröstning enligt 5 kap. 34 kommunallagen kan inte lämnas in via e-förslagsfunktionen.
3 (3) Hantering av förslagen Förslag som har fått minst 100 underskrifter lämnas över till ansvarig förvaltning eller nämnd för ställningstagande eller beslut. Förslag som är av kommunövergripande karaktär beslutas av kommunstyrelsen, alternativt besvaras av kommunstyrelsens förvaltning. Förslag som har fått färre än 100 underskrifter avslutas som huvudregel utan vidare åtgärd, men förtroendevalda har möjlighet att även ta vidare dessa förslag i kommunens utvecklingsarbete alternativt utforma en motion kring förslaget. Huruvida ett förslag ska beslutas av nämnd eller om förvaltningen ska ta ställning till förslaget avgörs i enlighet med gällande delegationsordning, alternativt rutiner som beslutas av respektive nämnd. De beslut eller ställningstaganden som fattats med anledning av förslaget ska tydligt redovisas i anslutning till varje förslag. Uppföljning och ansvar Uppföljning av Huddingeförslag ska årligen redovisas i en rapport till kommunfullmäktige. Uppföljningen ska innehålla: - Statistik över totalt antal lämnade förslag, godkända/ej godkända förslag, förslag över 100 respektive under 100 underskrifter, samt förslagsställarens kön, ålder och område. - Hur många förslag som beslutats i nämnd respektive besvarats av förvaltningen samt hur många som ännu inte beslutats/besvarats. - Information om vad de Huddingeförslag som godkänts under året resulterat i. - Tidsåtgång för återkoppling och handläggning.