2014-03-26 Dnr: 12174/13 Stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg Att: Ulla-Carin Olsson Box 47 107 402 58 Göteborg Miljödiplomering av stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg 2013 Stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg och de verksamheter som ingått i årets miljödiplomering har uppnått kraven för miljödiplomering då de obligatoriska kraven är uppnådda. I år har 52 stycken verksamheter miljödiplomerats och av dessa har 19 stycken som diplomerats tidigare och 33 stycken som diplomeras för första gången. Revisor för miljödiplomeringen har varit Nadia Kretschmann, miljöförvaltningen Göteborgs Stad. I denna rapport används begreppen verksamhet eller enhet och avser ett gruppboende, en förskola, en skola, ett äldreboende och så vidare. I begreppet elever ingår även barn i förskolan. Innehåll - Sammanfattning av hur kraven har uppfyllts, sidan 1 - Detta ska följas upp nästa år, sidan 2 - Resultat från intervju med ledningen, sidan 2 - Miljöenkäten, sidan 5 - Platsbesöken, sidan 6 - Fokusområde avfall, sidan 9 Sammanfattning av hur kraven har uppfyllts Miljöansvarig Nämnsekreteraren är processledare och kontaktperson för stadsdelsdiplomeringen. Enhetscheferna har ansvaret för miljöarbetet i verksamheterna. Uppföljning Alla som omdiplomeras i år har följt upp sina miljömål. Förvaltningen centralt har följt upp och redovisat hur miljömålen för förvaltningen har följts upp. Miljöpolicy En ny miljöpolicy antogs i Staden hösten 2013. Fyra av fem enheter som besöktes kände till den nya policyn och skulle ta upp det på nästa arbetsplatsträff. Miljöförvaltningen Box 7012 402 31 Göteborg miljoforvaltningen@miljo.goteborg.se www.goteborg.se/miljo Telefon 031-365 00 00 Telefax 031-368 37 10
Miljökartläggning Verksamheterna har gjort en miljökartläggning i syfte att ta fram sin största miljöpåverkan. Några har även fått fram förbrukningstal. Lagar Förvaltningsövergripande laglista finns på intranätet. Miljöplan Nämnden har mål för miljöarbetet som alla i förvaltningen ska arbeta med. Verksamheterna har även tagit fram egna miljömål samt åtgärder för hur man ska nå målen. Inköp Det finns lokala riktlinjer för inköp. Inköpsansvariga som gått beställarutbildning gör inköpen i verksamheterna. Kemikalier Verksamheterna har aktuella kemikalielistor. Avfall Alla verksamheter sorterar ut det mesta av det avfall som uppkommer i verksamheten. Resor Lokala riktlinjer för resor finns på intranätet. Utbildning De flest medarbetarna har gått grundläggande miljöutbildning. Detta ska följas upp nästa år Vad kan ni göra för att det inte ska bli så mycket matavfall från äldreboenden och från förskolor och skolor? Resultatet av det nya avfallsavtalet där transport och anteckningsskyldighet av det farliga avfallet ingår. Resultat från intervju med ledningen för stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg den 6 februari 2014 Ulla-Carin Olsson, stadsdelschef, Birgitta Larson, nämnsekreterare och processledare för miljödiplomering och Nadia Kretschmann, miljöförvaltningen Göteborgs Stad. Allmänt Detta är den andra revisionen av hela stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg. Ansvar Stadsdelsförvaltningen har utsett Birgitta Larson att ha det övergripande ansvaret för miljödiplomeringen. Ansvaret för miljöarbetet följer linjen. Enhetscheferna i verksamheterna är ansvariga och inte miljöombuden. Information På stadsdelsförvaltningens intranät finns miljöledningssystemets styrdokument tillgängligt för chefer och övriga medarbetare. 2
Lagar Ett viktigt krav vid miljödiplomering är att uppfylla miljölagstiftningen och andra relevanta lagar. Det finns också krav på att känna till vilka lagområden som man ska ha kunskap om. Laglista för stadsdelsförvaltningen finns på intranätet. Miljöpolicy En ny miljöpolicy för staden antogs i november 2013 och denna har man kommunicerat ut via intranätet och på miljöombudsträffarna. På kommande miljöombudsträff ska man ta upp miljöprogrammet, klimatprogrammet och kemikalieprogrammet som finns i staden. Miljömål I Rappet följs nämndens och fullmäktiges miljömål upp. Verksamheterna kan lägga in egna mål i Rappet om de vill, men dessa rapporteras inte vidare. Förvaltningens miljömål för 2013: Göteborg ska minska sin klimatpåverkan för att bli en klimatneutral stad För att kunna nå målet har man genomfört en del åtgärder som till exempel att låta berörda gå inköpsutbildning. Man planerar även att genomföra ytterligare åtgärder som till exempel att göra en avfallskartläggning, bilda en klimatgrupp, anställa mobilitetsansvarig, konkurrensutsätta avfallsavtalen. Resurshushållningen ska öka Man har påbörjat kartläggning av avfallet i förskolorna. För övriga verksamheter görs avfallskartläggningen i samband med miljödiplomeringens avfallsredovisning. Östra Göteborg samarbetar i ett projekt med kretslopp och vatten att öka möjligheten att sortera rätt i publika lokaler, till exempel på Forum. Stadsdelsförvaltningen har också ansökt om att samarbeta med Renova där syftet är att sortera ut matavfall och förpackningar i stadens verksamheter och erbjuda avfallsutbildning till nyckelpersoner. De verksamheter som inte har utrymme att sortera alla avfallsslag ansvarar själva för frågan men kan få stöd från fastighetsservice. Det hållbara resandet ska öka Uppfattningen är att resandet med egen bil i tjänsten har minskat. Färre har tagit ut ersättning än tidigare. Det är fastighetsenheten som har kunskap om i vilken omfattning bilpoolen används. Fastighetsenheten har idag ansvaret för förvaltningens bilar men det pågår rekrytering av en mobilitetsansvarig som ska vara klart till sommaren och som 3
kommer ta över detta ansvar. Mobilitetsansvarig kommer också ta fram rutiner för bilbokning och rutiner för utrustning för distansmöten. Samtliga verksamheter inom stadsdelsförvaltningen ska vara miljödiplomerade senast 2014 Under 2013 har det antalet verksamheter som man planerat genomfört miljödiplomeringen. Andelen ekologiska råvaror i egenproducerade liksom upphandlade måltider ska överstiga 40 procent under 2013 med målet att nå minska 50 procent under 2014 Östra Göteborg har redovisat 35 % ekologiska livsmedel. Det tar längre tid att nå målet än beräknat. Ekologiska livsmedel är dyrare och finns inte alltid att tillgå, som till exempel smörgåspålägg. Man arbetar med att servera vegetariskt fler dagar än vad man gör idag. Maten ska tillagas så nära serveringsstället som möjligt Målet kan vara svårt att nå då det beror på hur de befintliga köken är byggda. Vissa kök är till exempel byggda som mottagningskök vilket bidrar till att målet inte kan uppnås fullt ut. Alla nya förskolor byggs med tillagningskök. Detta mål följer man upp via Rappet vid nybyggen. Inköpsrutiner I inköpshandboken finns det lokala anvisningar för miljö och etik vid inköp. Beställaransvariga finns i organisationen. Kemikalier Under våren 2014 ska man pröva att använda Chemsoft som är ett verktyg i stadens kemikalieplan och där man ska registrera vilka kemikalier som verksamheterna använder. Under testperioden är det de kemikalier som används i förskolor och på äldreboende som man ska registrera. Utbildning Enhetscheferna ansvarar för att medarbetarna går den grundläggande miljöutbildningen som ledningen ordnar. Annat Det finns möjlighet för verksamheter att ansöka om lokala projektmedel för till exempel energiåtgärder och under året har det lett till att man tagit fram material för utomhuspedagogik, satt upp elstolpar för hemtjänsten och tagit fram en vandrande miljöutställning för brukare. Frågor från förra årets intervju HR-avdelningen arbetar med att ta fram information om miljödiplomeringen i introduktionsprogrammen till nya chefer och medarbetare. 4
Frågan om att få med miljölagar och miljöledningssystemet i internkontrollplanen har diskuterats men man har inte gått vidare då det är oklart om det hör hemma där. Miljöenkäten Miljöenkäten är det webbverktyg där verksamheterna redovisar sitt miljöarbete. Det är i första hand enhetscheferna som svarat på enkäten. I vissa fall har enhetschefen delegerat detta till ett miljöombud. Det är 52 stycken som svarat på enkäten och av dessa har 19 stycken diplomerats igen och 33 stycken för första gången. Miljökartläggning och miljömål Även i år känner så gott som alla till förvaltningens mål för miljöarbetet. Jättebra! För det är viktigt att känna till i verksamheterna vad politikerna vill med miljöarbetet. De svarande har bedömt att elförbrukning, avfall, miljöpedagogik och pappersanvändning är de fyra största områden där man har sin miljöpåverkan. Svaren är i stort sett samma som föregående år. Miljömålen man valt att arbeta med är att öka el-effektiviteten, förbättra avfallshanteringen, öka miljöpedagogiken och minska förbrukning av papper. Även detta resultat är i stort sett samma som förra årets enkätsvar. Miljöredovisning/uppföljning Alla som omdiplomeras i år har följt upp föregående års miljömål. Att nå målen och genomföra sina åtgärder är en viktig del i miljöarbetet och driver miljöarbetet framåt. Utbildning Över sjuttio procent (77,5 %) har svarat att man gått grundläggande miljöutbildning vilket är något bättre än förra året då cirka sjuttio procent svarade att man hade gått. Orsaken till varför alla medarbetare inte gått är att man inte hunnit, men de ska gå så fort de får tillfälle. Över hälften (62,5 %) har svarat att de har behov av vidareutbildning inom miljöpedagogik. Man har även svarat att man vill ha vidareutbildning inom avfall, energihushållning och inköp. Det är i stort sett inga förändringar sen förra året. De områden man vill ha mer kunskap om är de områden där man har sin största miljöpåverkan och satt upp mål för i verksamheten. Man har svarat att de ytterligare utbildningar inom miljöområdet som man deltagit i är till exempel om elförbrukning och avfall. 5
Fråga medarbetarna vad det är de vill veta inom miljöpedagogik, avfall, energihushållning och inköp för att kunna tillgodose deras önskemål om vidareutbildning. Avfall Även i år är det lite över en femtedel (22,5 %) som svarar att man inte har tillräckligt med utrymme att sortera avfallet och att det är matavfall och det icke brännbara som sorteras ut i mindre omfattning. Av förpackningar är det framförallt mjukplast, glas och metall som färre sorterar ut. Enkäten visar att de flesta verksamheter sorterar det som lagen kräver. Några fåtal 4 1 %) sorterar inte ut det farliga avfallet. Inköp På miljöombudsträffarna går man igenom styrande dokument, bland annat inköp. Beställaransvariga har fått inköpsutbildning där de även gått igenom hur de gröna alternativen ska väljas. Även i år har alla som svarat på enkäten blivit informerade om förvaltningens riktlinjer för miljöanpassade och etiska inköp och över åttio procent väljer alltid miljöanpassade alternativ. Varför man inte alltid väljer dessa varor svarar man precis som förra året, att det är för dyrt, ett begränsat utbud och svårt att hitta. För att undvika onödiga transporter planerar övervägande (75 %) leveranser till verksamheten. Transporter Nittio procent väljer miljöanpassade resor när det är möjligt och över sjuttio procent använder inte egen bil i tjänsten. Av dem som reser i tjänsten är åttio procent informerade om förvaltningens riktlinjer för resor. Kemikalier Nästan alla har en uppdaterad lista på verksamhetens kemikalier (95 %) och tillhörande säkerhetsdatablad (97,5 % ). Fler i år anger att de har säkerhetsdatablad än förra året. Platsbesöken Geråshallen Geråshallen är en friskvårdsanläggning med cirka tusen besökare per vecka som erbjuder gym, gympa, och café. Caféet serverar lunch och för att minska sin miljöpåverkan från livsmedel serverar man vegetarisk soppa en gång i veckan. Man har även gjort ett nytt avtal för avfallshanteringen. Vid platsbesöket diskuterades bland annat följande förbättringsförslag. 6
Låt instruktören på passen informera besökaren om viktiga frågor, till exempel miljöfrågor. Bestäm redan när ni planerar in arbetsplatsträffar vad ni ska diskutera för miljöfråga. Till exempel miljöpolicy vid ett tillfälle, miljökartläggning och inköpsrutin vid andra tillfällen. Ställ frågan till fastighetsägaren (IOFF) om det finns separat elmätare och om det går att få fram siffror på vattenförbrukningen. Se till att ni har säkerhetsdatablad till de kemikalier som finns i kemikalieförrådet Fråga idrott och föreningsförvaltningen vad ni ska göra med de gamla kemikalierna som finns i lokalerna och som inte är era. Ordna behållare för biologisktavfall och pantburkar i caféet. Informera besökarna i omklädningsrummet att pantburkar och biologiskt avfall (äppelskrottar, bananskal med mera) kan slängas i caféet när man går ut. Undersök om ni kan ha vatten på kanna istället för att sälja vatten i flaska. Marknadsför de ekologiska livsmedel ni har, till exempel att mjölken och brödet är ekologiskt. Försök att även få ekologisk frukt. Kom överens med Returhuset vilket basutbud av ekologiska varor ni ska ha. Gör en energikartläggning för att identifiera var eventuella energiåtgärder behöver göras. Energikartläggning kan man göra på www.energiradgivningen.se. Geråshus äldreboende Äldreboende Geråshus har arbetat med miljöfrågorna i många år. Bland annat har man deltagit i Lokalförvaltningens energisparprojekt. I projektet infördes många rutiner och förändringar till exempel bytte man till energisnålare lampor. Detta har lett till att miljöarbetet idag ingår som en naturlig del i det dagliga arbetet. Det blir stora mängder matavfall men det är svårt att i dagsläget veta vilka åtgärder som måste vidtas. Vid platsbesöket diskuterades bland annat följande förbättringsförslag: Säkerhetsdatablad fanns i alla förråd där kemikalier förvarades. Jättebra! För att förtydliga var säkerhetsdatabladen finns och undvika att de försvinner så kan ni lägga in dem i en pärm. Skriv in i handlingsplanen att ni ska följa upp att de rutiner ni redan har fungerar så som det är tänkt. Sekelbo äldreboende På äldreboendet har man haft regelbundna miljöträffar sedan 2001 då verksamheten startades. Äldreboendet består av fyra våningar med ett miljöombud från varje avdelning. Lunch och middag levereras från Fjällbo Park men frukost, kvällsmat och mellanmål lagar personalen på avdelningarna. Det blir mycket matavfall varje vecka och man har svårt att hitta åtgärder för att komma tillrätta med detta. Portionerna bedöms vara för stora för hyresgästerna. Tidigare har äldreboendet varit med i Lokalförvaltningens energisparprojekt. Avdelningarna sambeställer inte i dagsläget utan man har gått samman två och två avdelningar utifrån vilka behov hyresgästerna har. Vid platsbesöket diskuterades bland annat följande förbättringsförslag. 7
Ta fram ett bassortiment av ekologiska och etiskt märkta varor. Utöka efterhand. Undersök varför ni inte får ekologiskt och etiskt märkt kaffe när ni beställer från Servera. Ta upp frågan med Fjällbo Park hur ni kan göra för att minska matavfallet, det vill säga att det inte leveras mat som hyresgästerna inte äter upp. Gör en avfallskarta och ange vem som har ansvar för vad under avfallets väg genom äldreboendet. Till exempel vad åligger personalen på avdelningarna och vad ska vaktmästarna göra. Låt sedan cheferna ta upp detta med alla medarbetare så att alla vet vad som ingår i arbetsuppgifterna. Lista på era kemikalier och säkerhetsdatabladen ska finnas där kemikalierna förvaras och används. Lägg till i checklistan, som ni använder när ni har elever och vikarier, att informera om ert miljöarbete. Behövs det sköljmedel? På alla avdelningar? Diskutera frågan vidare. Solvändan Dagliga verksamhet Solvändan är en daglig verksamhet för personer med fysiska och psykiska handikapp. Verksamheten erbjuder bland annat upplevelserum, rum för skapande med mera. Maten beställs från Fjällbo Park men man gör sallad till lunchen och köper in frukt. Bassortimentet består i dagsläget av fem ekologiska produkter. Två gånger i veckan åker man med några arbetstagare på utflykt med bil som finns tillgänglig i verksamheten. Vid platsbesöket diskuterades bland annat följande förbättringsförslag: Arbeta för att minska antalet kemikalier. Öka bassortimentet av ekologiska och etiskt märkta livsmedel med en eller flera produkter årligen. Se till att ni gör rätt när ni kör ert farliga avfall. Lägg till transporter, papper och livsmedel i er kartläggning, då ni har en miljöpåverkan även inom dessa områden. Ungdomsmottagningen Ungdomsmottagningen vänder sig till ungdomar mellan 13-25 år som i första hand bor i de norra stadsdelarna. Man har kommit långt i sitt miljöarbete och jobbat med att minimera den miljöpåverkan som uppkommer. Miljöarbetet har blivit en del av den dagliga verksamheten. Uppgifter finns på hur mycket papper som förbrukas och framöver ska man mäta hur mycket plast som uppkommer i undersökningsrummet. Jättebra! Vid platsbesöket diskuterades bland annat följande förbättringsförslag: Följ upp resultatet av mätningen av plastavfallet från undersökningsrummet för att hålla koll på om ni minskat. Se över er avfallsmöbel så att den fungerar och inte fler lådor öppnas när ni öppnas en låda. Behöver ni tydligare instruktioner/bilder på lådorna på avfallsmöbeln? 8
Ta fram ett relevant nyckeltal så att ni kan se om ni minskat pappersförbrukningen efter ni genomfört era åtgärder oberoende hur många besökare ni har. Fokusområde - avfall Fokusområdet i år har varit området avfall. I de verksamheter som besöktes fungerar avfallshanteringen bra och i stort sett alla avfallsslagen sorteras ut även om två uttryckte att utrymmena inte var helt optimala. Miljöenkäten visar att några verksamheter inte sorterar alla avfallsslag som man har behov av på grund av utrymmesskäl. Stadsdelsförvaltningen är medveten om de förutsättningar som verksamheterna har men ansvaret av att ordna bättre avfallsutrymme ligger på verksamheterna. Alla avfallsavtalen är omförhandlade och enhetscheferna känner till att det är deras ansvar men anser inte att det ska åligga dem då de har för lite kunskap. En reflektion från ledningen är att det kanske är bäst om avtalen om avfall ligger på inköpsorganisationen framöver. I verksamheterna som besöktes fungerar rutinerna mellan de olika personalkategorierna så att varje medarbetare vet vad just den ska göra med avfallet så att det hamnar på rätt ställe i avfallsrummet. Till exempel att lägga avfallet på en vagn som sedan vaktmästaren kör till avfallsrummet. Man är i stort sett också nöjd med sorteringsinstruktionerna man har. Men på ett äldreboende visades det sig att det är lite oklart för alla medarbetare att till exempel förpackningarna ska vara sköljda innan de läggs på vagnen. Tips: Det kan ibland finnas behov av att göra skriftliga sorteringsinstruktioner. Framför allt i större verksamheter där flera personalkategorier är inblandade. Det är svårt att minska matsvinnet på äldreboenden. Personalen kan inte påverka storleken på portionerna. Cheferna som var med vid platsbesöken såg inga möjligheter för hur detta ska kunna lösas. Den senaste tiden har matsvinnet istället ökat då hyresgästerna har två rätter att välja mellan istället för en som det var tidigare. Hyresgästerna glömmer av när maten serveras vad det var de beställde och vill hellre ha den andra rätten som kanske en annan boende valt. För de besökta äldreboendena blev det cirka 240 och cirka 350 liter matavfall per vecka. Det är mycket resurser och pengar som går till spillo. Matavfallet är stort även från förskola och skola då rutinerna att meddela köken om hur många portioner som ska serveras kan bli bättre. I dag hämtar daglig verksamhet det farliga avfallet från förskolorna. Men i samband med ny konkurrensutsättning vill man i det nya antalet få med insamling av farligt avfall. Att avfallsleverantören hämtar det farliga avfallet från alla verksamheter för att undvika att medarbetare kör det farliga avfallet själva. 9
Serviceenheten har rutiner för anteckningsskyldigheten av det farliga avfall som de hanterar. Hanteringen av det farliga avfallet kommer säkerligen fungera bättre framöver. Ledningen har här tagit ett tydligt ansvar för att underlätta för verksamheterna att hanteringen fungerar på rätt sätt. Till sist Detta är andra året då jag som revisor gör miljödiplomeringsrevision i Östra Göteborg. Det är upplyftande att få ta del av det miljöengagemang som finns ute i flertalet verksamheter och de åtgärder och lösningar för att minska sin miljöpåverkan som man tagit fram. Ni har genom miljöarbetet bidragit och bidrar till ett mer hållbart samhälle och det finns goda förutsättningar för en positiv utveckling. Vi på miljöförvaltningen ser fram emot ett fortsatt gott samarbete! Vänliga hälsningar Nadia Kretschmann Miljöutredare E-post: nadia.kretschmann@miljo.goteborg.se Telefon: 031-368 38 52 10