Protokoll 1 (19) ande organ Plats och tid Linbanegatan 12, onsdagen den 25 april 2018, klockan 15.00 ande Ej tjänstgörande ersättare Sven Jansson, Ordförande (S) Monica Avås, Vice ordförande (M) Erik Boman (S) Håkan Odenring (NE) Mats Lundqvist (C), till och med paragraf 45 Maud Riesten (M) Anders Lindén (SD) Prudence Irakoze (S), tjänstgörande ersättare, till och med paragraf 47 Per-Anders Staav (NE), tjänstgörande ersättare Susanna Gerhard (C) Johan Sundbäck (M), till och med paragraf 42 Justeringens plats och tid Vuxenutbildningscentrum, Korsängsgatan 12, den 2 maj 2018 klockan 10.30. Avser paragrafer 38-48 Sekreterare Ordförande Justerande Pia-Lena Fromell Sven Jansson Monica Avås Bevis om anslag Protokollet är justerat och justeringen har meddelats genom anslag på kommunens anslagstavla som finns i kommunhusets entré, Kungsgatan 42. ande organ Anslaget sätts upp 2018-05-03 Anslaget tas ned 2018-05-25 Sista dag att överklaga 2018-05-24 Protokollet finns tillgängligt på www.enkoping.se/kommun och politik och hos det beslutande organet. Underskrift Pia-Lena Fromell
Protokoll 2 (19) Övriga närvarande Frank Stoor, förvaltningschef Pia-Lena Fromell, nämndsekreterare Monica Tägtström Bergman, verksamhetschef förskola Jessica Ekengren, ekonom, till och med paragraf 41 Petra Björklund, biträdande kostchef, till och med paragraf 40 Viktoria Grönholm, kostchef, till och med paragraf 40 Stina Alstergren, kock, till och med paragraf 40 Petra Nordvall Jansson, medicinskt ledningsansvarig skolsköterska, paragraf 42 Maja Geffen, kommunikationsstrateg
Protokoll 3 (19) Innehållsförteckning Ärende Sidnr Upprop och val av protokolljusterare... 4 Godkännande av föredragningslista... 5 Information: Utfall av fokusområde inköp av närproducerat och ekologisk mat... 6 Aktuell ekonomisk rapport... 7 Rapport: Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser inom grundskolan 2017... 8 särende: Utökning av mobil förskoleverksamhet... 9 särende: Internkontrollplan 2018... 13 Rapport: Redovisning av medarbetarenkät... 15 Information: Lägesrapport lokaler... 16 Information och övriga frågor... 17 Anmälan av beslut fattade på delegation... 18
Protokoll 4 (19) Paragraf 38 Upprop och val av protokolljusterare
Protokoll 5 (19) Paragraf 39 Godkännande av föredragningslista Föredragningslistan godkänns.
Protokoll 6 (19) Paragraf 40 Information: Utfall av fokusområde inköp av närproducerat och ekologisk mat tackar för informationen. Beskrivning av ärendet Viktoria Grönholm, kostchef och Petra Björklund, biträdande kostchef på samhällsbyggnadsförvaltningens måltidsservice, informerade om utfallet för 2017 avseende fokusområdet hållbar framtid som handlar om inköp av närproducerad och ekologisk mat. Stina Alstergren, kock på Fannalunds förskola berättade om hur hon arbetar med måltiderna på förskolan med närproducerad och ekologisk mat.
Protokoll 7 (19) Paragraf 41 Ärendenummer SKN2017/249 Aktuell ekonomisk rapport tackar för rapporten som läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Jessica Ekengren redovisar aktuell ekonomisk rapport för mars månad. s utfall till och med mars 2018 uppgår till en nettokostnad på 204,7 miljoner kronor. Budget för perioden är 199,2 miljoner kronor, vilket ger ett underskott för perioden med 5,5 miljoner kronor. Utfallet för perioden är inte rättvisande, då utfallet inte är korrigerat för justeringar av utbetald ersättning till fristående och kommunala verksamheter med anledning av att budgetbeslutet senarelades till mars. Justeringar av ersättningar för perioden januari mars 2018 kommer finnas med i april månads utfall. Helårsbudget för 2018 är 833,4 miljoner kronor. Helårsprognosen för 2018 är 875,9 miljoner kronor, vilket ger ett underskott med 42,5 miljoner kronor.
Protokoll 8 (19) Paragraf 42 Ärendenummer SKN2018/117 Rapport: Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser inom grundskolan 2017 1. tackar för rapporten som läggs till handlingarna. 2. ger förvaltningen i uppdrag att redovisa utvecklingsmöjligheter för bemanning och kvalitetssäkring av skolsköterskornas verksamhet. Uppdraget ska redovisas till skolnämndens sammanträde senast den 13 juni 2018. Beskrivning av ärendet Petra Nordvall Jansson, medicinskt ledningsansvarig skolsköterska, redogör för patientsäkerhetsberättelsen för elevhälsans medicinska insatser inom grundskolan i Enköpings kommun 2017.
Protokoll 9 (19) Paragraf 43 Ärendenummer SKN2018/94 särende: Utökning av mobil förskoleverksamhet 1. Utbildningsförvaltningen får i uppdrag att under hösten 2018 sälja den nuvarande förskolebussen som ägs av Enköpings kommun. 2. Utbildningsförvaltningen får i uppdrag att som ersättning för den gamla bussen upphandla en ny förskolebuss med leasingavtal. 3. Utbildningsförvaltningen får i uppdrag att upphandla ytterligare fem förskolebussar med leasingavtal under våren 2019. Beskrivning av ärendet Det har gått tio år sedan den första förskolebussen rullade in i svensk förskoleverksamhet. De mobila förskolorna är etablerade i flera svenska kommuner och intresset har ökat alltmer. I en undersökning av fenomenet, har man frågat samtliga kommuner i Sverige om de har mobil förskoleverksamhet. Undersökningen visar att det idag finns 44 förskolebussar på 14 orter. En kartläggning visar att det finns ett grundkoncept som många mobila förskolor följer med lite variationer. Bussen knyts oftast till en stationär förskola och fungerar som en egen avdelning. I några kommuner används mobil förskola som ett verktyg för integration och barns delaktighet i samhället. Verksamheten organiseras så att man med bussens hjälp kan ta ut barnen från de stadsdelar där de bor för att se och uppleva andra miljöer. Här lyfts också ofta den mobila verksamheten fram som särskilt lämpad för att stimulera språkutvecklingen hos barn som kommer från icke svenskspråkiga familjer och för att låta dem möta det svenska samhället Mobila förskolan har funnits i Enköpings kommun sedan 2012. Bussen som köptes in begagnad från Borlänge kommun, är nu tio år gammal och börjar bli sliten. Reparationerna för bussen är kostsamma. Ingår man ett leasingavtal för ny buss, läggs reparationer, besiktning, service, och liknande kostnader som förvaltningen har idag, i ett serviceavtal. Detta medför att man får ner de totala reparations- och servicekostnaderna för bussen och att ansvaret för service läggs på en extern aktör. Verksamheten i den mobila förskolan är ett mycket uppskattat komplement till den vanliga förskolan. Genom att skaffa fler bussar kan utbildningsförvaltningen snabbt erbjuda ytterligare 110 barn plats i förskola. Att med de möjligheter som
Protokoll 10 (19) förskolebussen ger, att kunna ta barnen till olika platser innebär att en ytterligare dimension läggs till förskolepedagogiken. Monica Tägtström Bergman, verksamhetschef förskola, redogör för ärendet. Utbildningsförvaltningens bedömning Med nuvarande befolkningsökning behöver Enköpings kommun en ny förskola med cirka 120 platser varje år. I jämförelse med att bygga en ny förskola bedömer förvaltningen det som mer kostnadseffektivt att komplettera permanenta förskolor med mobila förskolor. Byggnation av nästa permanenta förskola planeras till år 2021. Eftersom tiden från beställning i skolnämnden till en färdigproducerad förskola på plats är upp till fem år, är alternativet till att skapa fler förskoleplatser att hyra in förskolepaviljonger. Att hyra in paviljonger är ett dyrt alternativ. Vid beräkning av kostnader utifrån ett behov på 100 nya förskoleplatser blir alternativet att leasa bussar det mest kostnadseffektiva. Förutom att mobil förskola är ett billigare alternativ så är det även det snabbaste sättet att få fram nya platser. Därför föreslår förvaltningen att totalt sex bussar leasas under 2018/19. Förfrågningar gällande leasing av bussar har ställts till tre olika bolag. Gamla Uppsalabuss (GUB), Vinga Bus Partner AB, och Wetlandia. De jämförelsepriser som redovisas nedan för mobil förskola baseras på det billigaste alternativet. Det kan komma att sänkas ytterligare eftersom möjlighet till samarbete med andra kommuner i regionen finns om samtidig leasing av bussar för att kunna upphandla större volymer. Beräkningarna visar att kostnaderna per barn i mobil förskola är ungefär 75% av kostnaderna i en permanent förskola. Måltidskostnad med 10 560 kr per barn tillkommer oavsett lokal. För den mobila förskolan tillkommer en engångskostnad för busskörkort. Leasingkostnad per år avser ett 8- årigt avtal.
Protokoll 11 (19) Utbildningsförvaltningens förslag till skolnämnden föreslås besluta att utöka antalet mobila förskolor, från nuvarande en mobil förskola till totalt sex mobila förskolor från 2019. Förskolebussen som kommunen äger idag, bör avverkas. I stället för att äga bussen, föreslås att ingå ett leasingavtal redan till hösten 2018. För att bli en av de sex ovanstående. Efter arbetsutskottets sammanträde den 11 april 2018 fick förvaltningen i uppdrag att justera/tydliggöra formulering av beslutsmeningarna till skolnämndens sammanträde den 25 april. Förvaltningens förtydligande förslag till skolnämnden
Protokoll 12 (19) 1. Utbildningsförvaltningen får i uppdrag att under hösten 2018 sälja den nuvarande förskolebussen som ägs av Enköpings kommun. 2. Utbildningsförvaltningen får i uppdrag att som ersättning för den gamla bussen upphandla en ny förskolebuss med leasingavtal. 3. Utbildningsförvaltningen får i uppdrag att upphandla ytterligare fem förskolebussar med leasingavtal under våren 2019. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har berett ärendet den 11 april 2018 och lämnat förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till skolnämnden Arbetsutskottet ställer sig bakom förvaltningens förslag till beslut (enligt nedan) men förvaltningen fick i uppdrag att justera/tydliggöra formulering av beslutsmeningarna till skolnämndens sammanträde. 1. föreslås besluta att utöka antalet mobila förskolor, från nuvarande en mobil förskola till totalt sex mobila förskolor från 2019. 2. Förskolebussen som kommunen äger idag, bör avverkas. I stället för att äga bussen, föreslås att ingå ett leasingavtal redan till hösten 2018. För att bli en av de sex ovanstående.
Protokoll 13 (19) Paragraf 44 Ärendenummer SKN2018/18 särende: Internkontrollplan 2018 antar förvaltningens förslag till internkontrollplan 2018. Beskrivning av ärendet Den interna styrningen och kontrollen ska vara ett hjälpmedel och en naturlig del i verksamhetens vardagliga arbete och i det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunstyrelsen ansvarar för att upprätta den kommunövergripande kontrollen och fastställer de övergripande kontrollområdena för kommunen. Kommunstyrelsen kommer senare att besluta om gemensamma kontrollpunkter som ska gälla för alla kommunens nämnder. Förslaget till skolnämndens interkontrollplan 2018 innehåller de riskområden som identifierats av utbildningsförvaltningen efter uppföljningen av internkontrollplan 2017. Synpunkter har inhämtats från skolnämndens verksamheter genom verksamhetscheferna. Utbildningsförvaltningens bedömning I uppföljningen av internkontrollplan 2017 har varje kontrollområde granskats utifrån det resultat som åstadkommits under 2017. Därefter har ett förslag till hantering under 2018 föreslagits. Under 2017 har ett särskilt arbete lagts ner omkring kontrollpunkten som gäller statsbidrag. Ett system har införts där sökta statsbidrag noteras, följs upp och sammanställs tillsammans med en förklaring av resultatet. Varje statsbidrag har en ansvarig tjänsteman och för alla ansökningar ansvarar två tjänstemän. Från och med 1 januari 2018 finns en särskild tjänst inrättad centralt där det samordnande ansvaret för att söka och redovisa statsbidrag lagts. Nuvarande organisation, med anpassningar efter de nya regelverk och bidrag som införs 2018, kommer fortsatt att gälla så länge statsbidrag i denna form finns kvar. s arbetsutskott föreslår att kontrollpunkten ligger kvar också under 2018. Omkring de övriga kontrollpunkterna har arbeten av olika slag satts igång men inte kommit så långt att vi kan rekommendera att kontrollpunkterna utgår ur 2018 års internkontrollplan. Det faktum att arbetet ännu inte är slutfört visar att
Protokoll 14 (19) kontrollpunkterna är rätt valda och kritiska för hur verksamhetens resultat ska utvecklas. Utbildningsförvaltningens förslag till skolnämnden antar förvaltningens förslag till internkontrollplan 2018. Arbetsutskottets beredning Utskottet har berett ärendet den 11 april 2018 och lämnat förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till skolnämnden antar förvaltningens förslag till internkontrollplan 2018.
Protokoll 15 (19) Paragraf 45 Rapport: Redovisning av medarbetarenkät tackar för informationen. Beskrivning av ärendet Frank Stoor redovisar resultatet av den medarbetarenkät/medarbetarundersökning som genomfördes under hösten 2017.
Protokoll 16 (19) Paragraf 46 Information: Lägesrapport lokaler tackar för informationen. Beskrivning av ärendet Frank Stoor informerar om aktuell lägesrapport avseende lokaler i förskola och skola.
Protokoll 17 (19) Paragraf 47 Information och övriga frågor tackar för informationen. Beskrivning av ärendet Placeringsområden Maja Geffen, kommunikationsstrateg, informerar om den utredning som pågår om placeringsområden för grundskolorna i Enköpings kommun. kommer att få ytterligare information i ärendet på skolnämndens sammanträde den 16 maj 2018 inför beslut i ärendet som är planerat att fattas av skolnämnden den 13 juni 2018.
Protokoll 18 (19) Paragraf 48 Anmälan av beslut fattade på delegation anmäls och läggs till protokollet. Beskrivning av ärendet anderätten ligger på nämnden som med stöd i kommunallagen uppdragit åt annan (delegat) att fatta beslut på nämndens vägnar. Nämnden har beslutat vilka ärenden som förvaltningschef får delegera vidare. Följande beslut har fattats med stöd av skolnämndens delegationsordning. Nr Delegat Datum enligt delegationsordning Diarienr SKN K.13 Skolskjutshandläggare Skolskjuts med hänsyn till färdvägens längd eller trafikförhållanden 2018/42.7 D.1 Kommundirektör 180329 Tillförordnad förvaltningschef under semester 2018/42.6 A.5 Administrativ chef 180405 Anstånd med betalning av skuld upp till 3 veckor 323269/30011857 98 G.3 Handläggare, specialpedagog 180316 Förtur till placering på förskola 2018/87.1 K.7 Förvaltningschef 180323 B.1 Förvaltningschef 180320 Yttrande över ansökan om mottagande av elev i annan kommun 29018/93 Teckna avtal om särskild undervisning enligt skollagen 2017/326 A.13 A.13 s presidium 180416 s presidium 180416 Utdelning ur stiftelsen Anna och Rickards skoldonation (Litslena) 2017/294.7 Utdelning ur stiftelsen Anna och Rickards skoldonation (Hacksta) 2017/294.9 K.7 Förvaltningschef 180223 K.8 Förvaltningschef 180320 Yttrande över ansökan om mottagande av elev i annan kommun Mottagande i annan kommun på grund av särskilda skäl SKN2018/93 SKN2017/326
Protokoll 19 (19) K.8 Förvaltningschef 180409 J.5 Förvaltningschef 180424 Mottagande i annan kommun på grund av särskilda skäl Elevs placering i viss skola vid betydande organisatoriska och ekonomiska svårigheter för kommunen SKN2018/127 SKN2018/153 Förteckning över anställningsavtal, utbildningsförvaltningen (skolnämndens verksamheter), tillsvidareanställning 2018-03-01 2018-03-31. Rektors och förskolechefs anmälningar av ärenden gällande kränkande behandling på grundskola och förskola avseende februari och mars 2018. Protokoll från utbildningsförvaltningens samverkan 2018-03-14