Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Kravspecifikation Ny E-tjänst Nyps 2010-09-14 Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version 830-2010-2038 Magnus Lövgren 0.6 Kravspecifikation Ny E-tjänst för Nyps v0.6 Generella delar 1 (16)
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Versioner... 3 3 Tillgänglighet... 3 4 Översikt Nyps... 4 5 Moduler... 5 5.1 Inloggning... 5 5.2 Min sida... 5 5.2.1 Mina uppgifter... 6 5.2.2 Meddelanden... 6 5.2.3 Ny ansökan... 6 5.2.4 Frågor & svar... 6 5.2.5 Kontakt... 7 5.3 Ansökan om bidrag/stöd (Ny ansökan om bidrag/stöd)... 7 5.4 Flikar i ansökan om bidrag/stöd... 7 5.4.1 Fliken uppgifter om stödmottagare... 7 5.4.2 Fliken Fylla i ansökan om bidrag/stöd... 7 5.4.3 Fliken Sammanfattning... 7 5.4.4 Fliken Skicka in ansökan om bidrag/stöd... 8 5.5 Bilagor... 8 5.6 Sparad ansökan om bidrag/stöd - uppgifter i flikar... 8 5.7 Komplettering/Revidering av ansökan om bidrag/stöd... 9 5.8 Ansökan om utbetalning... 9 5.9 Flikar i ansökan om utbetalning... 9 5.9.1 Fliken uppgifter om stödmottagare... 10 5.9.2 Fliken fylla i ansökan om utbetalning... 10 5.9.3 Fliken sammanfattning... 10 5.9.4 Fliken skicka in ansökan om utbetalning... 10 5.10 Sparad ansökan om utbetalning/uppgifter i flikar... 11 5.11 Komplettering/revidering av ansökan om utbetalning... 11 6 Kopierafunktion... 12 6.1 Kopiera ansökan... 12 7 Övrigt... 12 7.1 Meddelandefunktion... 12 7.2 Utskrift av ansökan om bidrag/ ansökan om utbetalning... 12 7.3 Hjälptexter... 12 7.4 Teknisk nyckel... 13 7.5 Hämtning av befintliga ansökningar om bidrag/stöd samt ansökningar om utbetalning... 13 8 Administrativt Gränssnitt... 13 8.1 Allmänt... 13 8.2 Behörigheter... 13 8.2.1 Behörighet lokal nivå... 13 8.2.2 Behörighet Central Nivå... 14 8.2.3 Behörighet Utvecklarnivå... 14 9 Dokumentation... 14 10 Framtida önskemål... 15 10.1 Utvecklad meddelandefunktion... 15 10.2 Hämtning i realtid av vissa uppgifter... 15 10.3 Skicka ansökan till flera organisationer samtidigt... 15 10.4 Läges- och slutrapportering... 15 2 (16)
10.5 Ansökan om bidrag för stödtyp som inte finns i Nyps... 15 10.6 Projektidé... 15 10.7 Lägg till deltagare... 16 10.8 Hämtning av dokument... 16 1 Inledning Detta dokument gäller som kravspecifikation för utvecklandet av den nya e-tjänsten kopplad till Nyps ärendehanteringssystem. 2 Versioner Version Datum Författare Beskrivning 0.1 100518 ML Första utkast 0.2 100617 ML 0.3 100817 ML 0.4 100823 ML 0.4 100826 ML/DM 0.5 100826 ML Ny struktur 0.6 100914 ML 3 Tillgänglighet Som myndighet har Tillväxtverket att följa vägledningen för 24timmarswebben vid utvecklande av webbplatser. Till denna vägledning finns det riktlinjer kopplade som är framtagna av Web Content Accesebility Group. Dessa riktlinjer kallas WCAG 1.0. Riktlinjerna är omfattande och gäller inte bara för att underlätta för funktionshindrade utan även för alla medborgare då vägledningen tar upp standardiseringsfrågor. Det finns en senare version av WCAG som då heter WCAG 2.0 men dessa är för närvarande ett utkast. För denna e-tjänst gäller att så långt det är möjligt ska vägledningen och WCAG 2.0 följas. Vissa avsteg måste göras utifrån projektets resurser och målgruppen för projektet. Tydlig information måste finnas på e-tjänsten om de specifika delar som e-tjänsten inte kan stödja. Ett dokument som beskriver detta mer i detalj håller på att tas fram. 3 (16)
4 Översikt Nyps Nyps står för Nytt projekt och stödärendehanteringssystem och är det system som används av Tillväxtverket, länsstyrelserna och regionförbunden m.m. för att hantera de olika stöd som dessa organisationer förmedlar. Nyps hanterar ansökningar, ansökan om utbetalning och förhandsbesked som är möjliga att söka. För närvarande finns det 37 olika stödtyper och till vissa av dessa finns det detaljerade stödtyper. Dessa detaljerade stödtyper utgörs till största delen av program inom respektive stödtyp. Ansökan Med ansökan menas att det inkommer en ansökan från en juridisk- eller fysisk person till någon av de myndigheter som använder Nyps för handläggning av sådana ärenden. Ansökan kommer in automatisk via nuvarande lösning för webbansökan eller via blankett som en administratör eller handläggare på respektive myndighet registrerar i Nyps. Efter registrering eller att webbansökan inkommit inträffar beredningsperioden vilket innebär att uppgifterna i ansökan gås igenom för att säkerställa att de uppfyller de krav som måste uppfyllas för att stöd ska kunna beviljas. När beredningen är genomförd skickas ansökan till en beslutsfattare för beslut( i vissa fall passerar ansökan en beslutsdeltagare innan den hamnar hos beslutsfattaren). Beslutsfattaren tar beslut på ärendet och skickar tillbaka till Handläggaren som berett ärendet för expediering av beslutet. Ansökan om utbetalning Har en ansökan beviljats kan så stödmottagaren ansökan om utbetalning. För de flesta stödtyper kan utbetalning av beviljade medel ske i flera omgångar till hela det beviljade beloppet har betalats ut till stödmottagaren. Vissa stödtyper har dock så kallad direktutbetalning vilket innebär att hela det beviljade beloppet betalas ut på en gång i samband med ett positivt beslut på ärendet. Ansökan om förhandsbesked För ett fåtal stödtyper finns det möjlighet att ansöka om förhandsbesked. Detta innebär helt enkelt att en granskning av organisationen sker för att säkerställa att de uppfyller de krav som finns för den särskilda stödtyp de ansöker om förhandsbesked för. Har förutsättningarna för stödet ändrats genom en författningsändring, som trätt ikraft sedan beskedet getts, gäller förhandsbeskedet dock inte. Roller Kopplat till Nyps finns ett antal roller identifierade som är värda att ha i minnet. De mest framträdande när det gäller kopplingen till e-tjänsten är följande: Ansökaren (Den som gör själva ansökan) Handläggaren( Den som bereder ärendet och har kontakt med användaren) Beslutsfattaren ( den som fattar beslutet i Nyps-klienten. Kan i vissa fall ha kontakt med användaren. Ansökaren Användaren är den person som skapar ett konto på min sida och fyller i ansökan om bidrag/stöd och ansökan om utbetalning. Användaren är också i de flesta fall den person som har kontakt med respektive myndighet i frågor rörande nämnda asnökningar. Handläggaren 4 (16)
Handläggaren är den person på myndigheten som ansvarar för att genomföra beredningen av användarens ansökan om bidrag/stöd eller ansökan om utbetalning. För vissa stödtyper är de personer som genomför beredningen av ansökan om bidrag/stöd och ansökan om utbetalning olika personer. Beredningen innefattar en hel del steg där kommunikation med användaren sker när så krävs. Det kan gälla allt från bankgironummer till utförligare beskrivning av projektmål. Beslutsfattaren Beslutsfattaren är den person som tar beslut om de olika ansökningarna om bidrag/stöd eller ansökning om utbetalning. Beslutsfattaren har betydligt mindre kontakt med användaren men det händer från fall till fall att användaren och beslutsfattaren har kontakt. 5 Moduler E-tjänsten ska bygga på moduler dvs. fristående delar som kan fyllas i var för sig. En användare ska inte behöva fylla i uppgifterna i en särskild ordning. Nedan anges vilka dessa moduler är. 5.1 Inloggning Det ska vara möjligt att använda sig av e-legitimation från Telia, Nordea och BankID för att kunna logga in på denna E-tjänst. (Alternativt kan det vara lämpligt med en lösning där användaren skapar ett konto med hjälp av e-postadress och själv får välja ett lösenord och användandet av e-legitimation sker först när ansökan om bidrag ska skickas in ex. Telias mina sidor ). Funktioner: Skapa konto Logga in Inloggningen ska även innehålla följande information: Vanliga frågor Driftinformation (Information om underhåll av systemet, Om systemet ligger nere av en eller annan anledning). Information om e-legitimation Information om denna e-tjänst Kontaktuppgifter Information om webbplatsen Flödet är följande: Ansökaren följer en länk från den organisation den är inne på för tillfället. Länken leder till inloggningssidan för e-tjänsten. På inloggningssidan väljer ansökaren att skapa ett nytt konto(om de tär första gången) eller väljer att logga in på sitt konto. 5.2 Min sida När ansökaren har skapat sitt konto kommer ansökaren in på min sida. min sida ska ge en bra överblicksbild över ansökningar, både påbörjade och sådana som är inskickade. På min sida ska ansökaren också kunna: 5 (16)
Ta bort ansökan om bidrag/stöd eller ansökan om utbetalning Dela med sig av ansökan om bidrag/stöd eller ansökan om utbetalning Kopiera ansökan om bidrag/stöd eller ansökan om utbetalning Information om olika saker finns uppdelade på flikar. Dessa flikar presenteras nedan: 5.2.1 Mina uppgifter På mina uppgifter har ansökaren möjlighet att lägga in uppgifter om den organisation som kommer att stå som stödmottagare vid olika ansökningar. Hämtning av uppgifter: Org.nr och Cfar-nr fylls i och då ska det vara möjligt att hämta dessa uppgifter om de sedan tidigare sökt bidrag/stöd som hanterats i Nyps. Finns uppgifter registrerat på en matchande kombination av org.nr och CFAR-nr i Nyps ska dessa automatiskt fyllas i, när det är klart ska ansökaren via ett meddelande ombedjas kontrollera uppgifterna. Skulle någon uppgift behöva ändras ska detta kunna göras och sedan sparas. Manuell ifyllnad av mina uppgifter: Finns inga uppgifter som matchar angivna värden ska användaren uppmanas att fylla i obligatoriska uppgifter. Användaren ska aldrig under denna process behöva lämna sidan. Följande uppgifter måste anges i mina uppgifter: Organisationsnamn (obligatorisk uppgift) Juridisk form (obligatorisk uppgift) Postnummer (obligatorisk uppgift) Postort (obligatorisk uppgift) Land (obligatorisk uppgift) Telefonnummer (obligatorisk uppgift) E-postadress (obligatorisk uppgift) Uppgifter ska även finnas om följande men ska inte hämtas från servern: Firmatecknare(obligatorisk uppgift) Kontaktperson(obligatorisk uppgift) Telefonnummer kontaktperson (obligatorisk uppgift) 5.2.2 Meddelanden På denna flik kan ansökaren se olika meddelanden som inkommit angående olika ansökningar eller frågor från handläggaren av det specifika ärendet. 5.2.3 Ny ansökan Från fliken ny ansökan kan ansökaren välja att gå vidare och göra en ny ansökan. Oavsett om det gäller en ansökan om bidrag/stöd eller en ansökan om utbetalning. 5.2.4 Frågor & svar På fliken frågor och svar finns uppgifter om de vanligaste frågorna och svaren på dessa. 6 (16)
5.2.5 Kontakt På fliken kontakt finns uppgifter om hur man går tillväga för att kontakta någon som kan svara på frågor om e-tjänsten. 5.3 Ansökan om bidrag/stöd (Ny ansökan om bidrag/stöd) När Ny ansökan om bidrag/stöd har valts via alternativet Ny ansökan om bidrag/stöd på min sida skall ansökaren slussas vidare till en samlingssida som visar alla de stödtyper som det går söka medel från. Dessa stödtyper skall kunna presenteras via filtreringsfunktion. Det ska gå att filtrera på organisation, stödtyp, detaljerad stödtyp och geografiskt område. När ansökaren har hittat sitt val ska det vara möjligt att klicka på valet och då komma till ansökan om bidrag/stöd. Filtreringsfunktionen måste konfigureras på så sätt att det relativt enkelt kan administreras. 5.4 Flikar i ansökan om bidrag/stöd Ansökan om bidrag/stöd ska vara uppbyggd på flikar/moduler. Dessa flikar skall kunna fyllas i oberoende av varandra. Däremot måste alla obligatoriska uppgifter i de olika flikarna vara ifyllda för att ansökan om bidrag/stöd ska kunna skickas in. De olika flikarna beskrivs nedan: 5.4.1 Fliken uppgifter om stödmottagare När ansökaren valt ny ansökan om bidrag/stöd från Min sida och sedan valt vad de vill söka hamnar de i överfliken uppgifter om stödmottagare och där kan de välja att hämta uppgifter om stödmottagare och då sker en kolla mot mina uppgifter som angetts på min sida. Det ska även vara möjligt att ange uppgifterna manuellt om fallet är att uppgifter inte lämnats på min sida eller att ansökaren vill ange annan stödmottagare. När ansökaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.4.2 Fliken Fylla i ansökan om bidrag/stöd Fliken fylla i ansökan om bidrag/stöd är en överflik och kopplat till denna överflik finns ett antal underflikar. Dessa underflikar skall variera beroende på stödtyp. De underflikar som skall finnas på de olika stödtyperna beskrivs i särskilt dokument. Underflikerna ska kunna ge information om de obligatoriska uppgifterna i just den fliken är alla ifyllda och sparade. När ansökaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.4.3 Fliken Sammanfattning På fliken sammanfattning ska det visas en sammanfattning av de uppgifter som fyllts i och sparats. För de underflikar där inga uppgifter fyllts i skall ändå rubrikerna från 7 (16)
dessa underflikar visas. Fliken sammanfattning ska ha en funktion att skriva ut i utskriftsvänligt format. Sammanfattningen av ansökan om bidrag/stöd skall vara möjligt att skicka som PDF via e-post. När ansökaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.4.4 Fliken Skicka in ansökan om bidrag/stöd Fliken skicka in ansökan om bidrag/stöd ska ansökaren inte kunna komma åt om inte alla obligatoriska uppgifter i ansökan om bidrag/stöd är ifyllda. På denna flik skall användaren få frågan om de vill skicka in ansökan om bidrag/stöd eller inte. De valbara alternativen ska vara skicka in eller avbryt. Vid val skicka in skall funktionen för signering genereras. Signeringen av ansökan om bidrag/stöd ska ske genom e-legitimation från Nordea, Telia och Bank-id samt sk. DTScertifikat från chambersign( Så länge vi har dessa certifikat). När signeringen är klar skall ansökaren få en kvittens på att ansökan om bidrag/stöd är inskickad jmf dagens lösning med SHS-nummer. Tillsammans med kvittensen ska en sammanfattning av ansökan om bidrag/stöd visas på skärmen och detta ska vara möjligt att skriva ut i utskriftsvänligt format. Från kvittensen ska man kunna stänga fönstret som kvittensen visas i och då ska ansökaren skickas tillbaka till min sida. Status på ansökan om bidrag/stöd ska ändras från påbörjad till Ansökan om bidrag/stöd inlämnad. Vid val avbryt ska ansökan om bidrag/stöd sparas och ansökaren ska skickas till min sida. Status på ansökan om bidrag/stöd ska ändras till Ansökan om bidrag/stöd komplett. 5.5 Bilagor Vilka intyg och bilagor som ska skickas med ansökan om bidrag/stöd måste vara konfigurerbart utifrån stödtyp(om möjligt kunna konfigureras lokalt). Information måste också finnas avseende vilka filtyper som är godkända. Bilagorna ska kunna kopplas direkt där informationen efterfrågas och inte på särskild sida. Vidare ska bilagorna visas i sammanställning i en av underflikarna till överfliken fyll i ansökan om bidrag/stöd och fyll i ansökan om utbetalning. När ansökaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.6 Sparad ansökan om bidrag/stöd - uppgifter i flikar Ansökan om bidrag/stöd och/eller uppgifterna i flikarna tillhörande ansökan om bidrag/stöd ska vara möjliga att spara utan att sökanden blir utloggad ur e-tjänsten. En ansökan om bidrag/stöd som är påbörjad och sparad ska ansökaren kunna komma åt genom att redigera via Min sida. När redigera är valt ska användaren få fram sin ansökan om bidrag/stöd och det ska finnas information om vilka av flikarna har blivit ifyllda sen tidigare och sparats. 8 (16)
Förslagsvis med en grön bock till höger om flikrubriken, kompletteras med tooltip som säger att denna bock indikerar att alla obligatoriska uppgifter i denna flik är ifyllda och sparade. Valet redigera ska synas så länge ansökan om bidrag/stöd inte är inskickad. 5.7 Komplettering/Revidering av ansökan om bidrag/stöd Ansökan om bidrag/stöd ska gå att komplettera via e-tjänsten så att ansökaren inte behöver skicka in uppgifter vid sidan om dvs. via sin egen e-post. Kompletteringen/revideringen går som ett dokument till handläggaren som i sin tur lägger in det på ärendet. Komplettering/revidering ska finnas som valbart alternativ från min sida. När ansökaren väljer att komplettera en ansökan om bidrag/stöd visas en sammanställning av ansökan om bidrag/stöd. Från denna sammanställning ska det gå att välja ändra. När ansökaren valt ändra så ska fälten göras möjliga att redigera. När ansökaren är klar med ändringen skall det vara möjligt att spara ändringen. När ändringen är sparad skall ansökaren uppmanas att skicka in kompletteringen/revideringen eller att avbryta. Vid val skicka in komplettering/revidering ska en pdf av den ändrade ansökan om bidrag/stöd genereras som ska gå att skicka via e-post till handläggaren. Kompletteringsknappen ska inte vara aktiv förrän en handläggare har utsetts. Detta måste framgå. Vid val avbryt skall ansökaren skickas tillbaka till min sida Valet komplettera/revidera ska vara aktiv från det att ansökan om bidrag/stöd skickats in tills det att beslut tagits i ärendet. Är det möjligt att skapa skuggansökningar? Ansökan originalversion - Ansökan reviderad v.1.2 - Ansökan reviderad v.1.3 5.8 Ansökan om utbetalning Ansökan om utbetalning ska kunna nås från min sida via en knapp som heter ansökan om utbetalning och då ska de ärenden som har rätt status visas. Endast ärenden som ligger i statusen inväntar redovisning ska det gå att ansöka om utbetalning för. Detta gäller endast ärenden som inte har direktutbetalning. Ansökan om utbetalning har två delar, Ansökan om delutbetalning och ansökan om slututbetalning. I samband med att ansökaren väljer ansök om utbetalning måste de också ange om det är en delutbetalning eller slututbetalning. I övrigt måste det följa de uppgifter som varje stödtyp måste ha in för att ansökan om utbetalning ska anses komplett. Här måste kommunikation med Nyps ske för att få fram de uppgifter som behövs tex. Godkänt belopp för ärendet, tidigare utbetalt m.m. Specificering av vilka uppgifter som måste finnas i ansökan om utbetalning specificeras i särskilt dokument. Generella uppgifter på ansökan om utbetalning är aktörsuppgifter. Bilagor ska kunna kopplas direkt i den modul där informationen efterfrågas. 5.9 Flikar i ansökan om utbetalning 9 (16)
Ansökan om utbetalning ska vara uppbyggd på flikar/moduler. Dessa flikar skall kunna fyllas i oberoende av varandra. Däremot måste alla obligatoriska uppgifter i de olika flikarna vara ifyllda för att ansökan om utbetalning ska kunna skickas in. De olika flikarna beskrivs nedan: 5.9.1 Fliken uppgifter om stödmottagare När ansökaren valt ansökan om utbetalning från Min sida och sedan valt vad de vill söka hamnar de i överfliken uppgifter om stödmottagare och där kan de välja att hämta uppgifter om stödmottagare och då sker en kolla mot mina uppgifter som angetts på min sida. Det ska även vara möjligt att ange uppgifterna manuellt om fallet är att uppgifter inte lämnats på min sida eller att ansökaren vill ange annan stödmottagare. När ansökaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.9.2 Fliken fylla i ansökan om utbetalning Fliken fylla i ansökan om utbetalning är en överflik och kopplat till denna överflik finns ett antal underflikar. Dessa underflikar skall variera beroende på stödtyp. De underflikar som skall finnas på de olika stödtyperna beskrivs i särskilt dokument. Underflikerna ska kunna ge information om de obligatoriska uppgifterna i just den fliken är alla ifyllda och sparade. När ansökaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.9.3 Fliken sammanfattning På fliken sammanfattning ska det visas en sammanfattning av de uppgifter som fyllts i och sparats. För de underflikar där inga uppgifter fyllts i skall ändå rubrikerna från dessa underflikar visas. Fliken sammanfattning ska ha en funktion att skriva ut i utskriftsvänligt format. Sammanfattningen av ansökan om utbetalning skall vara möjligt att skicka som PDF via e-post. När användaren lämnar fliken skall uppmaning ges om att spara ifyllda uppgifter eller inte. 5.9.4 Fliken skicka in ansökan om utbetalning Fliken skicka in ansökan om utbetalning ska ansökaren inte kunna komma åt om inte alla obligatoriska uppgifter i ansökan om utbetalning är ifyllda. På denna flik skall ansökaren få frågan om de vill skicka in ansökan om utbetalning eller inte. De valbara alternativen ska vara skicka in eller avbryt. Vid val skicka in skall funktionen för signering genereras. Signeringen av ansökan om utbetalning ska ske genom e-legitimation från Nordea, Telia och Bank-id samt sk. DTScertifikat från chambersign( Så länge vi har dessa certifikat). När signeringen är klar skall användaren få en kvittens på att ansökan om utbetalning är inskickad jmf dagens lösning med SHS-nummer. Tillsammans med kvittensen ska 10 (16)
en sammanfattning av ansökan om utbetalning visas på skärmen och detta ska vara möjligt att skriva ut i utskriftsvänligt format. Från kvittensen ska ansökaren kunna stänga fönstret kvittensen visas i och då ska ansökaren skickas tillbaka till min sida. Status på ansökan om utbetalning ska ändras från påbörjad till Ansökan om utbetalning inlämnad. Vid val avbryt ska ansökan om utbetalning sparas och användaren ska skickas till min sida. Status på ansökan ska ändras till Ansökan om utbetalning komplett. 5.10 Sparad ansökan om utbetalning/uppgifter i flikar Ansökan om utbetalning och/eller uppgifterna i flikarna tillhörande ansökan om utbetalning ska vara möjliga att spara utan att sökanden blir utloggad ur e-tjänsten. En ansökan om utbetalning som är påbörjad och sparad ska ansökaren kunna komma åt att redigera via Min sida. När redigera är valt ska ansökaren få fram sin ansökan om utbetalning och det ska finnas information om vilka av flikarna har blivit ifyllda sen tidigare och sparats. Förslagsvis med en grön bock till höger om flikrubriken, kompletteras med tooltip som säger att denna bock indikerar att alla obligatoriska uppgifter i denna flik är ifyllda och sparade. Valet redigera ska synas så länge ansökan om utbetalning inte är inskickad. 5.11 Komplettering/revidering av ansökan om utbetalning Ansökan om utbetalning ska gå att komplettera via e-tjänsten så att ansökaren inte behöver skicka in uppgifter vid sidan om dvs. via sin egen e-post. Kompletteringen/revideringen går som ett dokument till handläggaren som i sin tur lägger in det på ärendet. Komplettering/revidering ska finnas som valbart alternativ från min sida. När ansökaren väljer att komplettera en ansökan om bidrag/stöd visas en sammanställning av ansökan om bidrag/stöd. Från denna sammanställning ska det gå att välja ändra. När ansökaren valt ändra så ska fälten göras möjliga att redigera. När ansökaren är klar med ändringen skall det vara möjligt att spara ändringen. När ändringen är sparad skall ansökaren uppmanas att skicka in kompletteringen/revideringen eller att avbryta. Vid val skicka in komplettering/revidering ska en pdf av den ändrade ansökan om bidrag/stöd genereras som ska gå att skicka via e-post till handläggaren. Valet komplettering/revidering ska inte vara aktiv förrän en handläggare har utsetts. Detta måste framgå. Vid val avbryt skall ansökaren skickas tillbaka till min sida Valet komplettera/revidera ska vara aktiv från det att ansökan om bidrag/stöd skickats in tills det att beslut tagits i ärendet. Är det möjligt att skapa skuggansökningar? Ansökan originalversion - Ansökan reviderad v.1.2 11 (16)
- Ansökan reviderad v.1.3 6 Kopierafunktion 6.1 Kopiera ansökan För att underlätta för de användare som vill skicka in ansökningar till flera olika organisationer eller återanvända en ansökan finns behov av en funktion som gör att hela ansökningar eller delar av ansökan kan kopieras. Åtkomst till denna funktion ges via knappen kopiera som finns som valbart alternativ på mina sidor. Vidare ska funktionen finnas på samlingssidan för stödtyperna det är möjligt att söka bidrag för. Kopiera från min sida När ansökaren väljer alternativet kopiera öppnas en dialog där ansökaren får ange till vilken organisation ansökan ska skickas. Den organisation som kan väljas kan endast vara en organisation som har den stödtyp som användaren valt att kopiera ansökan från. Den kopierade ansökan läggs då upp som en ny ansökan i min sida. Ex. En projektmedelsansökan kan endast kopieras, ev. kompletteras och skickas till andra organisationer som också har projektmedel. Kopiera från samlingssidan Efter val av organisation och stödtyp ska alternativet kopiera från befintlig ansökan vara möjlig. Det måste givetvis finnas en ansökan av samma stödtyp att kopiera uppgifter från. Finns ingen ansökan att kopiera från ska alternativet inte visas. 7 Övrigt 7.1 Meddelandefunktion Meddelandefunktionen på min sida ska vara en tvåvägskommunikation så att sökanden och handläggare kan prata med varandra via e-tjänsten. Helt enkelt en e-postfunktion. 7.2 Utskrift av ansökan om bidrag/ ansökan om utbetalning Ansökan, oavsett om den är sparad eller inskickad till myndigheten, måste gå att skriva ut. Utskriftsfunktion bör finnas på varje modul samt att det finns att välja på Mina sidor. 7.3 Hjälptexter Hjälptexter bör finnas vid varje fält där det så erfordras, lämpligtvis sk. twisties. Dessa hjälptexter bör kunna administreras av lokal admin. 12 (16)
7.4 Teknisk nyckel Någon form av teknisk nyckel behövs för att koppla samman inskickade ansökningar med det användarkonto som skickat in ansökan. Det får inte ske att ärenden är kopplade till org.nr och CFAR-nr. Detta kan göra att flera användare kan se samma ärende ev. ansöka om utbetalning på samma ärende. 7.5 Hämtning av befintliga ansökningar om bidrag/stöd samt ansökningar om utbetalning. De ansökare som skickat in ansökan om bidrag/stöd eller vill göra ansökan om utbetalning måste kunna hämta dessa befintliga ansökningar till min sida så att det är möjligt att ansökan om utbetalningar eller komplettera något på befintliga ansökningar. Det är möjligt att via nuvarande lösning för ansökan om utbetalning hämta upp denna med att logga in med certifikat eller e-legitimation. Ansökan om utbetalning är däremot kopplad till org.nr och CFAR-nr. Detta möjliggör en liknande lösning i den nya e-tjänsten. Hämtning av ansökan ska ske genom att användaren får ange Nypsid på den ansökan de vill hämta. Skulle någon ha hämtat ut ärendet redan skall information om detta ges i felmeddelande samt instruktion om att kontakta supporten. 8 Administrativt Gränssnitt 8.1 Allmänt Det administrativa gränssnittet bör vara av content managertyp för att underlätta för lokal admin om så är möjligt. 8.2 Behörigheter Flera organisationer använder sig av samma stödtyp men det finns skillnader i vilka uppgifter de vill ha in.de uppgifter som varje stödtyp anser måste kunna lämnas bör så långt det är möjligt kunna konfigureras specifikt för stödtypen och administreras på lokal nivå. Dvs. en lokal person på ex. länsstyrelsen Jämtland bör ha behörighet att kunna ändra en viss rubrik i e-tjänsten. Detta måste dock ställas i relation till de uppgifter som måste administreras på central nivå för att kunna möjliggöra aggregerad uppföljning eller där uppgiften är av sådan karaktär att den bör vara gemensam för alla medverkande organisationer. 8.2.1 Behörighet lokal nivå På lokal nivå(dvs. ute på de organisationer som använder e-tjänsten) ska det vara möjligt att konfigurera vissa uppgifter. Detta gäller främst de stödtypsspecifika uppgifterna som ska finnas på följande ställen: Ny ansökan Fliken fylla i ansökan 13 (16)
Ansökan om utbetalning Fylla i ansökan om utbetalning Under stödtypen projektmedel finns det ett antal detaljerade stödtyper(understödtyper) där det finns olika behov på uppgifter som ska uppges. Detta leder till att det ska vara möjligt att för varje detaljerad stödtyp och organisation bestämma vilka uppgifter som ska finnas med. Dessa uppgifter ska kunna relativt enkelt administeras över tiden. Exempel: Detaljerad stödtyp A vill ha följande uppgifter: Aktörsuppgifter Projektbeskrivning Kostnadsbudget Finansieringsbudget Detaljerad stödtyp B vill ha följande uppgifter: Aktörsuppgifter Projektbeskrivning Kostnadsbudget 3 av uppgifterna är desamma men stödtyp A vill ha en fjärde uppgift. 8.2.2 Behörighet Central Nivå För varje stödtyp finns ett minimiantal av uppgifter som måste finnas för att en ansökan och ansökan om utbetalning ska kunna skapas i Nyps. Dessa uppgifter ska endast kunna konfigureras på central nivå dvs. av den förvaltande organisationen. Den centrala nivån ska givetvis också ha behörighet att konfigurera det som den lokala nivån kan konfigurera. Vilka dessa uppgifter är specificeras för varje stödtyp i särskilt dokument. På central nivå ska det vara mjöligt att lägga upp adminkonton. 8.2.3 Behörighet Utvecklarnivå De delar som styr trafik till och från broker, mellanlagring av data och hämtning av data från Nypsservern m.m bör endast ett fåtal personer ha behörighet att konfigurera. Dvs de personer som är insatta i den tekniska uppbyggnaden av e-tjänsten. 9 Dokumentation Dokumentation ska ske fortlöpande så att vi inte hamnar i ett läge där dokumentationen ska ske i efterhand när systemet är i drift. Dokumentationen ska innehålla uppgifter som beskriver funktionen, var data hämtas ifrån, hur den administreras m.m. 14 (16)
10 Framtida önskemål I utvecklingen av denna nya e-tjänst kopplad till Nyps är det inte möjligt att få med alla önskemål som finns från deltagande organisationer och användare av Nuvarande varande webbansökan och potentiella framtida användare av den nya e-tjänsten. Dessa önskemål kommer dock inte att bortses ifrån utan kommer att sparas som underlag för framtida utveckling av e-tjänsten. Det finns viss poäng med att presentera dessa här så att de ev. kan tas hänsyn till i denna utveckling för att underlätta framtida utveckling. 10.1 Utvecklad meddelandefunktion Utveckling av meddelandefunktionen så att det bland annat är möjligt med automatiska meddelanden mellan handläggare och användare när någon uppgift uppdateras på min sida. Denna funktion bör dock vara av sådan typ att det är möjligt för antingen handläggaren eller användaren att stänga av funktionen så de inte blir överrösta av meddelanden. 10.2 Hämtning i realtid av vissa uppgifter Vissa uppgifter, Särskilt när det gäller aktören, finns registrerade på andra platser som det bör gå att hämta uppgifterna från. Exempel på dessa kan vara: Organisationsnummer SNI-kod (branschtillhörighet) Plusgiro och bankgiro Postnummer Juridisk form Postadress m.m Nyttja tjänster som möjliggjorts via PSI-direktivet. 10.3 Skicka ansökan till flera organisationer samtidigt En funktion som möjliggör att skicka samma ansökan om bidrag till flera organisationer utan att först kopiera ansökan och välja en ny organisation att skicka ansökan om bidrag till. 10.4 Läges- och slutrapportering Möjlighet att fylla i lägesrapporter och slutrapporter på samma sätt som det är möjligt att fylla i och skicka in ansökan om bidrag/stöd och ansökan om utbetalning. 10.5 Ansökan om bidrag för stödtyp som inte finns i Nyps Vissa organisationer har möjlighet att ge bidrag/stöd för annat än de stödtyper som hanteras i Nyps. En generell modul som ger användaren möjlighet att skriva sin ansökan och sedan skicka som PDF och/eller XML eller motsvarande via e-post in till vald organisation. 10.6 Projektidé 15 (16)
Många ansökningar om bidrag startar som en projektidé innan det blir en ansökan. Stöd för användaren att formulera sin projektidé och sedan kunna skicka in den till berörd myndighet för dialog. 10.7 Lägg till deltagare Det ska vara möjligt för användaren att lägga till en deltagare. Dvs. bjuda in en person som får åtkomst till en specifik ansökan om bidrag/stöd eller ansökan om utbetalning. 10.8 Hämtning av dokument Möjligt för användaren att spara bifogade filer på min sida. Med bifogade filer menas de filer som användaren mottar från handläggaren via meddelandefunktionen. 16 (16)