Checklista ny på jobbet För en tid sedan delade vi i Chefsverkstaden med oss av en checklista som vänder sig till alla som ska introducera nya medarbetare på arbetsplatsen. Den blev uppskattad av många vilket förstås gläder oss. Men, tänker vi nu, den som är ny har väl också en del av ansvaret för att introduktionen blir bra? Ja, visst är det så och därför presenterar vi nu två nya checklistor: Checklista ny på jobbet vänder sig till alla som ska börja ett nytt jobb eller som ska återvända till jobbet efter en ledighet eller frånvaro. Den kan även användas av konsulter, anställda på bemanningsföretag, visstidsanställda och praktikanter. Checklista ny på jobbet för chefer är ett kompletterande material som riktar sig till den som ska börja ett nytt jobb som innehåller ett chefsansvar. Alla blivande chefer bör alltså ta del av båda materialen. Du hittar checklistan och andra verktyg från Chefsverkstaden här: https://www.chefsverkstaden.se/veckans-verktyg/ Behoven av förberedelser innan första arbetsdagen och av aktiviteter när du väl är på plats kan förstås variera beroende på typ av organisation och befattning. Använd checklistan som ett förslag och anpassa den till dina specifika behov. Den fungerar för alla slags befattningar men du kan behöva lägga till eller dra ifrån saker som gäller för just ditt nya jobb. Grundförutsättningar Alla har varit nya på jobbet någon gång och vet att det kan vara både roligt, spännande och lite nervöst den första tiden. Tänk gärna på det du är inte ensam om att känna det så. Hur lång tid det tar från det att du har börjat ditt nya arbete tills du är fullärd beror på en mängd olika faktorer som till exempel din tidigare erfarenhet från liknande jobb, arbetsuppgifternas komplexitet och vilket stöd du får från arbetsgivaren under din introduktionsperiod. Det går därför inte att säga exakt hur lång din introduktionsperiod behöver vara men du kan antagligen räkna med att den kommer att pågå flera månader, kanske upp till ett år. Observera gärna att introduktion av nya medarbetare omfattas av svensk lagstiftning genom Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 (Systematiskt arbetsmiljöarbete). Där framgår bland annat av 7 att Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att olycksfall ska förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Du kan läsa hela föreskriften hos Arbetsmiljöverket (www.av.se). 1
Det är alltså arbetsgivarens ansvar att se till att du får den introduktion som du behöver för att du inte ska utsättas för risker och för att du ska kunna bidra till en god arbetsmiljö. Dessutom ligger det i arbetsgivarens intresse att även inom andra områden ge dig en så god introduktion som möjligt. Genom att göra det får de en medarbetare som så snabbt som möjligt kan komma igång med att utföra sin arbetsuppgifter. Tyvärr händer det dock ibland att detta inte fungerar perfekt. Saker kanske glöms bort, en person som ska introducera dig blir sjuk eller slutar på jobbet eller det är helt enkelt så mycket att göra att du mer eller mindre kastas in i jobbet. Om du råkar ut för det kanske du måste acceptera läget på kort sikt men i ett längre perspektiv bör du ändå försöka att få den introduktion som du behöver för att kunna trivas på arbetsplatsen och göra ett bra jobb. Innan första dagen Antagligen har du redan koll på det viktigaste när det gäller din nya arbetsplats. Du har troligen tagit reda på en del i samband med att du sökte jobbet eller uppdraget och en klok arbetsgivare ser också till att du har fått den information du behöver innan du ska börja. Men för säkerhets skull kan det ändå vara bra att tänka på följande innan du går iväg till din första arbetsdag. Var finns arbetsplatsen geografiskt och hur tar du dig lämpligast dit? Att komma för sent är förstås aldrig bra men särskilt dåligt är det att göra det den allra första dagen. Rekognosera alltså din resväg, välj ett transportalternativ som känns pålitligt och åk gärna en kvart tidigare än du egentligen tror att du behöver. Planera din klädsel. Även om många arbetsplatser numera är vidsynta när det gäller medarbetarnas utseende kan det ändå vara klokt att tänka efter en extra gång, du vill antagligen inte känna dig felklädd det vill säga varken för fint eller för slarvigt klädd. Dessutom kan vissa miljöer ställa särskilda krav. Om du till exempel ska stå och gå hela dagen är det kanske bättre med fotriktiga skor än högklackade, om du ska vistas utomhus behöver du varma och vädertåliga kläder eller om du ska jobba i en simhall så, ja du förstår säkert. Om du kommer att behöva särskilda kläder, till exempel av säkerhetsskäl, ska arbetsgivaren informera om det och ibland tillhandahålla sådana. Ta fram och ta med dig kontaktuppgifter till den/de personer du ska söka upp när du kommit fram. Då kan du enkelt ringa till dem om du trots alla planeringsåtgärder blir försenad. Busshaverier, trafikstörningar och tunnelbaneförseningar kan ju faktiskt drabba vem som helst. Dessutom behöver du inte stå vid receptionen och känna dig pinsam för att du inte minns namnet på din nya chef eller någon annan person som du ska träffa den första dagen. Fräscha upp dina kunskaper om din nya arbetsgivare/uppdragsgivare. Ibland kan det gå flera månader mellan den dag ett anställningsavtal skrivs under och den då det är dags att börja på det nya jobbet. Då kan det vara klokt att se till att vara uppdaterad om det senaste som har hänt och/eller händer där. Försök att vara utvilad. Det spelar nästan ingen roll vem du är och vilken typ av jobb det är du ska börja på det kommer med 99% sannolikt att vara lite extra jobbigt den första tiden och kanske särskilt den första arbetsdagen. Då kan det vara bra att ha lite marginaler att ta av. Av samma anledning är det klokt att inte boka in för många privata aktiviteter under den första tiden på ditt nya jobb. Det betyder inte att du ska sluta träna eller träffa vänner men kanske kan mer krävande saker skjutas upp lite? Det ger dig bättre förutsättningar för 2
återhämtning och reflektion och förbättrar dina chanser att din första tid på det nya jobbet blir lyckosam. Ta gärna kontakt med din blivande arbetsgivare och fråga om det kommer att finnas något särskilt introduktionsprogram som du ska delta i. Ibland innehåller de utbildningar eller studiebesök som kan medföra övernattningar och resor. Då kan det vara bra att veta det i god tid så att du kan planera ditt privat- och familjeliv. Om du vill vara med i ett fackförbund (det rekommenderar vi i Chefsverkstaden) kanske du behöver överväga om du ska stanna i det förbund där du redan är medlem eller om du behöver byta. Ta gärna kontakt med ditt nuvarande fack och alternativa fackförbund och informera dig om hur ett byte går till. Om du även är med i a-kassan (det rekommenderar vi också) är det till exempel viktigt att du inte får något glapp i ditt medlemskap. Det är ganska vanligt att den som är ny ombeds lämna en del uppgifter den första dagen på jobbet. Till exempel kan du behöva uppge vilken bank du använder för att arbetsgivaren ska kunna betala ut lön till dig och ibland efterfrågas också information om vem som är din närmsta anhöriga. Förbered dig gärna inför det. Första dagen på jobbet Såvida du inte väntar något mycket, mycket, viktigt samtal bör du sätta din privata telefon i ljudlöst läge. Du ska heller inte kolla dina mail eller sociala medier. Det här rådet gäller inte bara den första dagen utan varje dag till dess du har kunnat bedöma vilket beteende som är accepterat och tillåtet på din nya arbetsplats. Var beredd på att du kommer att träffa många nya människor och räkna med att några kommer att fråga vem du är och vad du ska jobba med. Du behöver inte lämna långa svar men en kort presentation bör du vara förberedd på. Begär inte av dig själv att du ska minnas allas namn men gör så gott du kan för att ändå lära dig de viktigaste. Ett tips är att koppla ihop namn med något annat/någon annan. Kanske har Annika samma frisyr som din kompis Annika, James ser lite ut som James Bond eller Elvira påminner om Elvis Presley? För att du så snabbt som möjligt ska komma in i dina nya arbetsuppgifter och lära känna organisationen, arbetskamraterna och kanske kunder eller brukare är det en god idé att ställa frågor och lyssna mycket. Du behöver inte känna dig dum det är bättre att fråga än att göra onödiga fel och du kan börja ställa frågor redan den första dagen. Som vi har nämnt ovan har arbetsgivaren ansvar för att ge dig den information du behöver för att du inte ska utsättas för risker i arbetsmiljön. Vilken information det är beror på vilken typ av arbetsplats du ska arbeta på och en del miljöer är förstås mer riskfyllda än andra. Om du känner att du inte får den information du vill ha när det gäller sådant som till exempel säkerhet, brandskydd och utrymningsvägar kan du fråga om det redan nu. Om den person som ska introducera dig missar något som känns viktigt för dig det kan handla om sådant som raster, arbetstider, teknisk utrustning eller var fikarummet finns så passa på att fråga om det också. Undersök gärna vem/vilka som i första hand ska vara dina kontaktpersoner under din första tid på det nya jobbet. Då vet du vem du kan vända dig till när det dyker upp nya frågor. 3
Första veckan Det händer att den som är nyanställd får ett färdigorganiserat introduktionsprogram som ska följas den första tiden. Det kan innehålla många olika saker som till exempel utbildningar, studiebesök, möten och instruktionspass. Fråga gärna om något sådant finns för dig. Om du ska genomgå en organiserad introduktion är det bra för dig att veta vilka tider och platser som är bokade. Om ett sådant program saknas kan du själv föreslå och ta initiativ till aktiviteter som du bedömer vore bra för att du snabbt ska komma in i jobbet. Om du direkt får arbetsuppgifter som ska utföras är det jättebra eftersom det hjälper dig att komma igång. I så fall ska du försöka utföra dem så bra som möjligt men vara beredd på att be om stöd om du är osäker på något. Försök att vara öppen för nya situationer och nya människor. Om du blir ombedd att hänga med på lunch så tacka ja och gör samma sak om du blir inbjuden till kommande aktiviteter av något slag. Observera dock att du ska behålla din integritet. Om du inte gillar pizza ska du inte känna dig tvungen att gå med till pizzerian och om du är allergisk mot hästar ska du förstås inte följa med på nästa veckas turridning. Det här kan vara en knepig balansgång men tänk gärna på att om du inte talar sanning om vem du är finns det en risk att du kommer att känna dig tvungen att äta pizza igen och igen Ansträng dig för att försöka förstå kulturen på din nya arbetsplats. Även om det finns formella regler för saker och ting brukar det alltid existera outtalade regler och förväntningar som du kan behöva ha koll på. Hur länge fikar man? Är det okej att komma för sent till möten? Hur dags ska man äta lunch? Ju snabbare du förstår kulturen desto lättare blir det för dig att komma in i gänget. Det är en god idé att den första tiden på jobbet undvika att ta beslut som kan vänta ett tag till. Det kan förstås vara frestande att tacka ja till allt och ibland är det också nödvändigt men om du kan avvakta lite innan du lovar saker och ting kan det ge dig bättre förutsättningar att lyckas med ditt nya jobb. Gör inga förhastade bedömningar. Det är lätt hänt att tro att den som verkar lite distanserad är ointresserad av dig men hen kanske bara är blyg. Och den som du uppfattar som skrytig kan egentligen vara rädd för att du ska konkurrera med hen. Så bestäm dig inte för snabbt när det gäller vilka du gillar mycket och mindre bra. Du kommer att upptäcka fler sidor av dina arbetskamrater när du har jobbat ett tag. Ta tacksamt emot, samla och spara all information, både skriftlig och muntlig, som du får. Även om du inte förstår allt just nu kan du komma att ha stor nytta av den längre fram. Om du saknar information som känns viktig för dig, det kan gälla till exempel sådant som hur du ska sköta tidrapporteringen, ansöka om ledighet eller sjukanmäla dig så kan du passa på att ta reda på det. 4
Första månaden Fortsätt ställa frågor om sådant du undrar över. Var inte rädd för att ställa om frågor du redan har tagit upp det är mycket nytt i början och lätt hänt att glömma bort svar man har fått. Fundera över om du ser och upptäcker saker som du tror kan göras bättre och där du har något att bidra med i jobbet och på arbetsplatsen. I de bästa av alla världar kommer din arbetsgivare och dina arbetskamrater att fråga dig om sådant eftersom den som är ny ser med verksamheten med andra ögon än de som har varit där ett tag. Då är det bra att vara förberedd. Men om ingen efterfrågar dina idéer kan du överväga hur och när du själv kan ta upp dem. Kanske är det lämpligt vid nästa uppföljningssamtal med din chef? Eller så kan du testa dina tankar med någon kollega som du har förtroende för? Tänk dock på att det inte är samma sak att ha rätt som att få rätt. Det kan ibland vara så att ett problem är väl känt och att man har försökt lösa det men att det inte har varit möjligt till exempel på grund av att det är känsligt eller därför att det finns starka motsättningar. Var därför varsam med hur du framför dina förslag. Se till att sätta dig in i hur planeringen för den verksamhet där du arbetar ser ut. Vad kommer att hända på kort och på lite längre sikt? Vad innebär det för dig? Bemöda dig om att vara en god arbetskamrat. I det ingår bland annat att dela med dig av din kunskap, att erbjuda hjälp till den som behöver det och att påtala saker som kanske inte fungerar som de ska. Sök aktivt återkoppling. Det innebär att du frågar din chef, den som har till uppgift att stötta dig under introduktionen och/eller kollegor om hur de uppfattar ditt beteende och ditt sätt att sköta arbetet. Om du får förbättringstips kan du, om du vill, välja att följa dem och därmed utvecklas som person och i jobbet. Särskilt viktigt är det att be om och få återkoppling om du är provanställd eller har någon annan form av lös anknytning till arbetsgivaren. Genom återkopplingen kan du öka dina chanser att, om du är intresserad av det, få fortsatt anställning. På de flesta arbetsplatser genomförs regelbundet någon form av utvecklingssamtal eller medarbetardialog mellan chef och medarbetare. Om du blir inbjuden till ett sådant ska du se till att vara så förberedd som möjligt. Till exempel innebär det att ta reda på syftet med samtalet och vilka frågor som ska diskuteras. Om din chef inte tar något sådant initiativ kan du själv göra det. Första året Fortsätt ställa frågor och försök att lära dig nya saker hela tiden. Fortsätt att be om återkoppling så att du får veta hur andra ser på dig och det arbete du utför. Gläds över positiv återkoppling och se eventuell negativ återkoppling som hjälp för att du ska kunna utvecklas. Fortsätt att bidra med förbättringsförslag och idéer. 5
Gör gärna en egen utvärdering efter en tid. Är jobbet som du trodde att det skulle vara? Om inte, vad är annorlunda? Finns det saker du vill förändra i din situation, i din arbetsvardag eller i din yrkesroll? Har du tillräckliga utvecklingsmöjligheter? Är du nöjd med din arbetsmiljö? Ta gärna upp saker som du vill förändra med din chef och se om ni tillsammans kan göra något åt dem. Borde checklistan innehålla något mer? Om du har tips på fler saker som borde finnas med i en checklista för den som är ny på jobbet är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Maila dina synpunkter till pia.juhlin@chefsverkstaden.se så tar vi med dem när det är dags att uppdatera materialet. 6