Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på forskarutbildning Processgrupp 3.2 Version: 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1989/2017 Dnr för föregående version: 1255/2017 Beslutsdatum: 20171206 Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.5 Giltighetstid: Tillsvidare
Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning Process: 3.2.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Process: 3.2.2 Hantera antagning till forskarutbildning Process: 3.2.3 Planera och genomföra forskarutbildning Process: 3.2.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Process: 3.2.5 Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Process: 3.2.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå 3.2.1 Ansökan från KI om anslag till forskarutbildningskurser UF, se anmärkning Gallras efter 1 år, se anmärkning UF:s arkiv Gallras efter 1 år under förutsättning att en lista på ansökningar och beslut diarieförs och bevaras. 3.2.1 Bedömning av projekt Bedömning av projekt UF Bevaras UF:s arkiv Gemensam utbildning på forskarnivå KIKTH 3.2.1 Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv 3.2.1 Kursplaner Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna arkiveras med ordförandebesluten. RAFS 1991:6, Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Process: 3.2.2 Hantera antagning till forskarutbildning 3.2.2 Ansökan om antagning inkl bilagor: Handledar CV Grönt ljus Intyg om handledarutb. Finansieringsplan Sökandes CV Grundläggande behörighet Utkast ISP Institution Bevaras Ansökan för antagen doktorand läggs i doktorandakten. Ansökan för dem som inte blir antagna bevaras bland de diarieförda handlingarna. Beslutet antecknas på ansökan. Om protokoll förs vid antagningsseminarium kan de läggas i doktorandakten alternativt gallras efter 2 år.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.2 Ansökan om antagning till gemensam utbildning på forskarnivå KIKTH Ansökan Bilagor Institution Bevaras Doktorandakt, Doktoranden är antagen till två universitet samtidigt och det ska därför finnas två original. Bilagor: Individuell studieplan, bedömd behörighet, Bedömning av projekt. 3.2.2 Ansökan om bedömning av behörighet till utbildning på forskarnivå Ansökan Beslut UF Bevaras Doktorandakt, Beslutet antecknas på själva ansökan, men en särskild excellista förs över de som sökt och den listan diarieförs centralt. Beslutet tar doktoranden med sig till en där ansökan läggs i doktorandakten. 3.2.2 Ansökan om bedömning av behörighet till utbildning på forskarnivå Bilagor till ansökan Gallras efter 2 år RAFS 2008:3 3.2.2 Ansökan till forskarskolor Ansökan Bilagor UF Bevaras/Gallras efter 2 år UF Avser forskarskolor inom forskarutbildningen. Nationella forskarskolorna samt forskarskolorna för kliniker i samarbete med SLL. Beviljade ansökningar bevaras, ej beviljade gallras efter 2 år. RAFS 2008:3 3.2.2 Ansökan till forskarutbildningskurser Gallras efter 2 år Ansökan till forskarutbildningskurser via KIWAS. Ansökan till forskarutbildningskurser direkt på. Svarsblankett skrivs under av doktorand och handledare. RAFS 2008:3
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.2 Grönt ljus godkännande av handledare 3.2.2 Grönt ljus godkännande av handledare 3.2.2 Registrering av tillfälligt inresande doktorander Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Process: 3.2.3 Planera och genomföra forskarutbildning 3.2.3 Aktivitets och försörjningsuppgifter för doktorander Beviljad ansökan Bevaras som bilaga i annat ärende. Ej beviljad ansökan Institution Bevaras Institution Gallras efter 1 år Institution Bevaras Doktorandakt, Beviljad Grönt ljus är en obligatorisk bilaga till ansökan om antagning till forskarutbildning och bevaras i det ärendet. Får endast gallras om informationen förts in i Ladok. RAFS 1991:6, ändrad 1997:6, 2012:2 3.2.3 Allmän studieplan UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs av Styrelsen för forskarutbildning 3.2.3 Avhandlingar Bevaras UF:s arkiv Levereras årligen till UF från KIB. (doktorsavhandling samt licentiatavhandling) 3.2.3 Betygsgrundande underlag Gallras efter 2 år RAFS 2007:1, ändrad 2008:3 3.2.3 Halvtidskontroll Ansökan Bilagor Gallras när halvtidskontrollen är godkänd. Kan gallras alternativt läggs i doktorandakten. 3.2.3 Halvtidskontroll Protokoll Institution Bevaras Doktorandakt, I de fall en ansökan görs. Särskild blankett för gemensam utbildning KIKTH.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.3 Individuell studieplan ISP samt årlig uppföljning Inkl bilagor: Forskningsplan Övriga åtagande Etiska tillstånd Bevaras Doktorandakt, Särskild blankett för gemensam utbildning KIKTH. 3.2.3 Kursbeskrivning/ Utdrag ur kurskatalog Bevaras Kursakt, vid kursgivande Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Det är alltid den kursgivande en som ska arkivera utbildningshandlingarna oavsett vilken som står som ansvarig på kursplanen. 3.2.3 Kursplan, kopia Gallras vid inaktualitet 3.2.3 Kursutvärdering Svar Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats 3.2.3 Kursutvärdering Mall Bevaras Kursakt, vid 3.2.3 Kursutvärdering Sammanställning Bevaras Kursakt, vid 3.2.3 Litteraturförteckning Bevaras Kursakt, vid Kursplaner arkiveras vid UF, men arkivera gärna en kopia i kursakten. Vidimerat av. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.3 Lokalscheman och lokalbeskrivningar Gallras när kursen är avslutad 3.2.3 Närvarorapporter Bevaras Kursakt, vid Bevaras i mån av förekomst. 3.2.3 Publicerade artiklar Institution 3.2.3 Scheman Bevaras Kursakt, vid 3.2.3 Studieintyg Ladok Gallras vid inaktualitet Avser information som går att återskapa vid behov. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, 3.2.3 Studiematerial utdelat Gallras när kursen är avslutad ), se anmärkning Kursakt, vid Studiematerial med texter som endast med stor möda kan fås tag på ska bevaras i kursakten. RAFS 1991:6, 3.2.3 Tentamensformulär Bevaras Kursakt, vid För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.3 Tentor/skriftliga provsvar Gallras 2 år efter betygsättning, se anmärkning Institution Skriftliga provsvar får återlämnas till RAFS 2007:1, student efter betygsättning. Då en student ändrad kan begära omprövning av ett betyg enligt 2008:3, 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de 2011:2 och underkända tentorna kopieras alternativt 2013:15 skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VGU; A F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. 3.2.3 Underlag för inrapportering i Ladok Gallras vid inaktualitet Tex resultatlistan RAFS 1991:6, 3.2.3 Uppropslista Bevaras Kursakt, vid Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Process: 3.2.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå 3.2.4 Begäran om att återfå Ansökan till rektor UF Bevaras UF Kopplas till indragningsärendet. resurser för doktorand Beslut 3.2.4 Beslut om avskiljande från utbildningen Institution Bevaras Doktorandakt, 3.2.4 Byte av ämne/ Ansökan Beslut Bevaras Doktorandakt, Beslutet antecknas på ansökan. 3.2.4 Definitivt studieavbrott Ja Bevaras Doktorandakt,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.4 Handlingar rörande uppehållstillstånd, boende och övriga studiesociala frågor 3.2.4 Indragning av resurser för doktorand 3.2.4 Inrapportering av poänggivande utbildningsmoment Anmälan till rektor Beslut Ansökan Underlag/Bilagor Beslut RS90 3.2.4 Tillgodoräknande Ansökan Underlag/Bilagor Beslut Gallras vid inaktualitet UF Bevaras UF Bevaras Doktorandakt, Institution Bevaras Doktorandakt, Institution RAFS 1991:6, 3.2.4 Ändring av handledarkonstellation Beslut Bevaras Doktorandakt, Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Process: 3.2.5 Utfärda examen på forskarutbildningsnivå 3.2.5 Ansökan om disputation Ansökan Ändring i godkänd disputationsansökan Byte av betygsnämndsledamot eller opponent Betygsnämndens förhandgranskning Protokoll vid disputation UF Bevaras UF:s arkiv 3.2.5 Ansökan om examensbevis Ansökan Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats UFS:s närarkiv
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.2.5 Ansökan om licentiatseminarium Ansökan Ändring i godkänd lic.ansökan Byte av betygsnämndsledamot eller opponent Betygsnämndens förhandsgranskning Protokoll vid licentiatseminarium UF Bevaras UF:s arkiv 3.2.5 Disputationskommittén Protokoll UF Bevaras UF:s arkiv, egen serie RAFS 2007:1, ändrad 2008:3 3.2.5 Examensbevis Bevaras UF Från och med införandet av nya Ladok ht 2016 finns examensbevisen endast arkiverat som PDF.