Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2016-06-21 151 Svar på kommunrevisionens granskning av strategisk kompetensförsörjning av chefer KS/2016:242 1.1.7 Beslut Kommunstyrelsen överlämnar tjänsteskrivelse, 2016-05-19, till kommunrevisionen som svar på Revisionsrapport granskning av strategisk kompetensförsörjning av chefer. Sammanfattning Kommunrevisionen har granskat om kommunstyrelsen har utarbetat ändamålsenliga åtgärder och strategier för att säkerställa chefsförsörjningen i kommunen, enligt revisionsrapport 2016-02-22. Under granskningen har vissa förbättringsområden identifierats och rekommendationen till kommunstyrelsen är att; se över och utveckla de mätetal som används för uppföljning av fullmäktigemålet om att Kungsbacka ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats. se över hur kommunens ledarförsörjningspolicy implementeras i verksamheterna samt hur policyn ska följas upp. säkerställa systematisk kartläggning och analys av befintlig chefskompetens och framtida chefsbehov. säkerställa uppföljning av de initiativ som genomförs för att rekrytera, behålla och kompetensutveckla chefer. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2016-06-07, 167 Tjänsteskrivelse, 2016-05-19 Revisionsrapport Granskning av strategisk kompetensförsörjning av chefer, februari 2016 Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner det bifallet. Beslutet skickas till Expedierat/bestyrkt
Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2016-06-21 Kommunrevisionen Expedierat/bestyrkt
TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2016-05-19 Diarienummer KS/2016:242 Svar på kommunrevisionens granskning av strategisk kompetensförsörjning av chefer Förslag till beslut Kommunstyrelsen överlämnar tjänsteskrivelse, 2016-05-19 som svar på Revisionsrapport granskning av strategisk kompetensförsörjning av chefer. Sammanfattning Kommunrevisionen har granskat om Kommunstyrelsen har utarbetat ändamålsenliga åtgärder och strategier för att säkerställa chefsförsörjningen i kommunen, 2016-02-22. Under granskningen har vissa förbättringsområden identifierats och rekommendationen till Kommunstyrelsen är att; Se över och utveckla de mätetal som används för uppföljning av fullmäktigemålet om att Kungsbacka ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats. Se över hur kommunens ledarförsörjningspolicy implementeras i verksamheterna samt hur policyn ska följas upp. Säkerställa systematisk kartläggning och analys av befintlig chefskompetens och framtida chefsbehov. Säkerställa uppföljning av de initiativ som genomförs för att rekrytera, behålla och kompetensutveckla chefer. Revisionen önskar skriftligt svar senast den 30 juni. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2016-05-19 Kommunrevisionen, Granskning av strategisk kompetensförsörjning av chefer, februari 2016. Kommunledningskontoret Camilla Rehnman 0300 834280 camilla.rehnman@kungsbacka.se 1 (4) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se
2 (4) Beslutet skickas till Kommunrevisionen Beskrivning av ärendet Se över och utveckla de mätetal som används för uppföljning av fullmäktigemålet om att Kungsbacka ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats Kungsbacka kommun behöver säkerställa en hög kvalité på chefsförsörjningen, samt strategier för att styra i riktningen mot KFs mål - Kungsbacka ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats. Vi behöver hållbara processer för att attrahera & rekrytera, utveckla & behålla samt utvärdera & avsluta chefsuppdrag. Medarbetarenkät (MAE) har reviderats och har från och med 2016 fokus på följande områden; Helhetsattityd, Hållbart arbetsliv, Ledarskap och Hållbart Medarbetaengagemang (HME = Motivation, Styrning, Ledarskap). HME ger ett nationellt jämförelseindex inom SKL. Hållbart arbetsliv (Arbetsmiljö) innebär ett nytt index för 2016, detta gäller även Ledarskap medan Helhetsattityd och HME, hållbart medarbetar engagemang har ett oförändrat index. Hållbart arbetsliv i MAE 2016 ger ett chefsnyckeltal för ett hållbart ledarskap utifrån om uppdraget är rimligt, vilket påverkar attraktiviteten på ett chefsuppdrag men även personalomsättningen. Resultatet från medarbetarenkäten kan sammanställas utifrån olika målgrupper. Vi kan exempelvis få fram rapporter och mätetal för chefer och medarbetare separat. Det ger oss möjlighet att definiera nyckeltal på hur våra medarbetare upplever ledarskapet och hur väl ledarskapet lever upp till ett utvecklande ledarskap som är grunden i vår ledarfilosofi och våra ledarkriterier. Det ger oss också en möjlighet att följa upp hur våra chefer i organisationen upplever sina förutsättningar att vara chef och ledare vilket påverkar attraktiviteten i att vara chef. Se över hur kommunens ledarförsörjningspolicy implementeras i verksamheterna samt hur policyn ska följas upp Vi har tagit fram ledarplattform, ledarkriterier och utvecklingsprogrammet Leda i utveckling som stöd för den strategiska kompetensförsörjningen. Arbete pågår med att ta fram en HR policy där syftet är att kunna samla flertalet av nuvarande och tidigare policys inom personalområdet i en och samma riktlinje som tydliggör Kungsbacka kommuns personalpolitik och hur vi vill förhålla oss till ledarskap och medarbetarskap. Planen är att den nya HR policyn ska beslutas i Kommunfullmäktige och implementeras under hösten 2016. Hur implementering och uppföljning sker presenteras vid lanseringen. Förslagsvis sker uppföljningen i samband med delårsrapportering och årsbokslut. Vi behöver identifiera vilka mätetal som indikerar hur väl HR-policyn efterlevs.
3 (4) Säkerställa systematisk kartläggning och analys av befintlig chefskompetens och framtida chefsbehov HR-planen är en del i Kungsbackas styrmodell och stödjer förvaltningarna i deras arbete med sätta och följa upp mål i nämndbudgeten. I HR planen beskriver förvaltningarna sitt behov av kompetensförsörjningen i stort där chefsförsörjningen är en del utifrån ett antal faktorer såsom konkurrens om arbetskraft, lagar/avtal, behov av ny kompetens, arbetsmiljö, ändrade arbetssätt, nya målgrupper, sysselsättningsgrad. Kungsbackas sammantagna HR plan ger underlag för en beskrivning av kommunens strategiska behov som arbetsgivare. HR planen tillsammans med resultatet från Medarbetarenkäten (MAE) ger en övergripande uppföljning av ledarskapet och vad för aktiviteter som behövs för att ytterligare säkra vår ledarutveckling och ledarförsörjning. Utifrån analysen i HR-planen kommer HR på Kommunledningskontoret kontinuerligt att inventera behovet på mer detaljerad nivå genom strukturerade intervjuer med förvaltningarnas verksamhetsnära stöd. Vårt kommungemensamma ledarutvecklingsprogram baseras på konceptet Utvecklande ledarskap (UL). Vi använder där en 360-graders-metod som benämns ULL, Utvecklande Ledarskaps Ledarbedömning och användas vid utvärdering av ledarskapet hos våra chefer. Här får chefen, den överordnade chefen, kollegor samt medarbetare bedöma chefens ledarskap kring vilka styrkor och utvecklingsbehov som chefen har. Genom att regelbundet följa upp ledarskapet i uppföljningssamtal och erbjuda en förnyad 360, kan det ge ett underlag för utvärdering och uppföljning av det ledarskap och förhållningssätt Kungsbacka vill ha. Samtliga medarbetare som genomgått Leda i utveckling kommer från och med i höst erbjudas en förnyad ULL. Genom sex Ledarskapsfrågor i Medarbetarenkäten MAE får vi fram ett ledarindex som följer upp i vilken utsträckning närmaste chefen tillämpar ett utvecklande ledarskap. Säkerställa uppföljning av de initiativ som genomförs för att rekrytera, behålla och kompetensutveckla chefer En ändamålsenlig rekryteringsprocess tillsammans med externa aktiviteter för att öka kunskapen om och attraktionen för oss som arbetsgivare, innebär att vi får fler kandidater, rekryterar rätt personer som överensstämmer med Kungsbackas värderingar och önskade förhållningssätt. Med stödjande processer skapar vi förutsättningar för fler interna karriärvägar, ökad intern rörlighet och fler interna chefskandidater. Vi kommer under 2016 att revidera rekryteringsprocessen för chefer. Den är kompetensbaserad, men saknar en tydlig koppling till utvärdering och bedömning av våra ledarkriterier. 50 procent av våra chefer har de senaste åren rekryterats internt och 50 procent externt. Genom att definiera högre måltal för andelen chefer som ska rekryteras internt, kommer aktiviteter och insatser som gagnar den interna utvecklingen och rörligheten att stärkas.
4 (4) Vi behöver utveckla en process för identifiering av blivande ledare internt. Det kan gälla potential för chefsuppdrag och /eller annan ledar- /specialistroll. Till en början kommer denna identifiering ske via strukturerade intervjuer med det verksamhetsnära stödet för HR. Urvalsprocessen inför vårt interna orienteringsprogram Jag vill bli chef i Kungsbacka ska kompletteras med en urvalsprocess där Kungsbackas interna rekryteringscentrum blir involverade i att bedöma chefspotentialen hos kandidaterna. Camilla Rehnman Specialist HR ledarutveckling