Revisionsrapport Sponsring Halmstads kommun mars 2010 Bo Thörn, certifierad kommunal revisor
Sammanfattning Kommunfullmäktige antog i oktober 2008 riktlinjer för sponsring som gäller samtliga nämnder och bolag i Halmstads kommun. De förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag till Komrev inom PricewaterhouseCoopers att granska om nämnder och bolag följer riktlinjerna. Omfattning av sponsring för kommunens förvaltningar är begränsad och är nära knuten till de egna verksamheterna. Halmstads Energi & Miljö AB och Halmstads Fastighets AB har i huvudsak en lokalt inriktad marknadsföring och sponsring. De övriga bolagen har en mer utpräglad externt inriktat sponsring som marknadsför Halmstads kommun som etablerings- och destinationsort. Denna senare sponsring uppgår till omkring 0.5 miljoner kronor per år. Vår bedömning är att nämnder och bolag i huvudsak följer kommunfullmäktiges riktlinjer för sponsring. Avtal upprättas, ansvaret för avtalen är tydliga och samordning av sponsringen sker. Enligt vår bedömning bör samtliga bolag anta vägledande och styrande policy för inriktningen av sin sponsring och reglera uppföljningen av sponsring i avtalen. Vi har också noterat att samordningen mellan bolagen kan utvecklas för att försäkra sig om att den sammantagna effekten av kommunens sponsring blir optimal. Samordningen avser den sponsring som marknadsför Halmstads kommun som etablerings- och destinationsort.
Innehållsförteckning 1 BAKGRUND 1 1.1 UPPDRAG 1 1.2 GENOMFÖRANDE 1 2 RESULTAT 1 2.1 RIKTLINJER FÖR SPONSRING 1 2.2 FÖREKOMSTEN AV SPONSRING 2 2.3 RUTINER, ANSVAR OCH AVTAL 4 2.4 SAMORDNING 5 3 REVISIONELL BEDÖMNING 5
1 1 Bakgrund 1.1 Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag till Komrev inom PricewaterhouseCoopers att granska kommunens sponsring. Revisionsfrågan för denna granskning: följer nämnder och bolag kommunens riktlinjer vid sponsring. Granskningen inriktas på följande kontrollområden. Har nämnden/bolaget upprättat rutiner för sponsring Har nämnden/bolaget beslutat om ansvarfördelning Upprättar nämnd/bolag skriftliga avtal Sker någon samordning mellan nämnder/bolag 1.2 Genomförande Granskningen omfattar en översikt av förekomsten av sponsring hos samtliga nämnder och bolag. I granskningen har vi tagit del av kommunens riktlinjer, nämndernas beslut och rutiner om sponsring och ansvarfördelning samt eventuella avtal med sponsorer. Intervjuer genomförs av förvaltningschefer och VD i de förvaltningar och bolag där sponsring förekommer. 2 Resultat 2.1 Riktlinjer för sponsring Kommunfullmäktige antog i oktober 2008 riktlinjer för sponsring som gäller samtliga nämnder och bolag i Halmstads kommun. Riktlinjerna omfattar såväl den sponsring som innebär att Halmstads kommun ger stöd till annan verksamhet utanför kommunen som att en verksamhet inom kommun tar emot ekonomiskt stöd. Av riktlinjerna framgår att sponsring ses som en av många åtgärder för att marknadsföra kommunen och att värdet av sponsring ska bedömas utifrån de mål som finns för marknadsföring av kommunen. Sponsring får inte förknippas med villkor som påverkar verksamhetens mål, inriktning och omfattning och får inte medföra att beroendeförhållande uppstår. De kriterier som anges för sponsring är bland annat att värdet av sponsring ska stå i rimlig proportion till vad kommunen får tillbaka i marknadsföring och PR samt att förvaltningar och bolag ska samordna sina åtaganden.
Varje sponsring ska regleras genom att skriftliga avtal upprättas där det framgår åtagandet, motprestation och uppföljning. Respektive nämnd och bolag beslutar om rutiner och ansvarsfördelning för sponsring Riktlinjer för sponsring omfattas inte av föreningsbidrag, kulturstöd eller gåvor och donationer. 2.2 Förekomsten av sponsring I sammanställningen nedan framgår förvaltningar och bolag som antingen sponsrar eller tar emot sponsring. Samtliga bolag har någon form av sponsring medan ett fåtal av förvaltningarna medverkar i sponsring. Förvaltningarnas sponsring är i mindre omfattning. Sponsring - förvaltningar Kulturnämnd Teknik- och fritidsnämnd Utbildningsnämnd Räddningsnämnd Sponsring Bolag Halmstad & Co AB Halmstads Hamn och Stuveri AB Halmstads Energi & Miljö AB HFAB Halmstads Näringslivs AB Halmstads Flygplats AB AB Industristaden Ej sponsoring förvaltningar Arbetslivsnämnd Barn- och ungdomsnämnd Byggnadsnämnd Fastighetsnämnd Hemvårdsnämnd Kommunstyrelsen Miljö- och hälsoskydd Servicenämnd Socialnämnd Förvaltningar Inom Barn- och ungdomsnämnden förekommer ingen sponsring. KomTek får ibland gåvor från föräldrar eller företag. Mängden är liten och består av överblivet material som sedan används i undervisningen. Företagen kräver ingen motprestation från KomTek. Ansvarig för KomTek har fört en diskussion med nämnden om hur man ställer sig om kontakterna med branschorganisationen Teknikföretagen skulle ge möjlighet till mer omfattande stöd. I de fall sponsring blir aktuell kommer frågan att behandlas av nämnden. Räddningstjänsten lämnar bidrag till externa föreningar. Dessa är civilförsvarsföreningen och Ungdomsbrandkåren. När det gäller civilförsvarsföreningen har, enligt intervjuer, beslutet fattats av Kommunstyrelsen. Bidraget till föreningen som svarar för Ungdomsbrandkåren består av ett ekonomiskt bidrag per år samt av utgånget material. Motprestation består av hjälp med att sprida informationsblad från räddningstjänsten. Från Räddningstjänsten ses bidraget och verksamheten som en del i den långsiktiga rekryteringen av personal. 2
Kulturnämnden stöder inte annan verksamhet genom sponsring. Nämndens verksamhet vid Mjellby konstgård får ekonomiskt stöd. Under år 2009 fick Mjellby konstgård stöd från HFAB, HEM och Swedbank som avsåg profilering och marknadsföring av konstgården och Halmstadgruppen. För år 2010 förs diskussioner med Länsförsäkringar om stöd för profilering av Barnens Mjellby. Avtal upprättas med de sponsrade parterna. Utbildningsnämnden har fram till och med vårterminen 2009 ersatt idrottsföreningar för att dessa ska ta emot elever som annars skulle ha gått en gymnasieutbildning med riksintag på annan ort. Nämnden bidrar tillsammans med det lokala näringslivet till priser för elever på yrkesprogrammen. Kommunen har ett samarbetsavtal med TEK (Teknik och Kompetenscentrum). TEK får viss tillgång till lokaler och verktyg på gymnasiet och gymnasieelever får tillgång till modern tekniskt utrustning som TEK äger. Avtalen förnyas varje år. Överenskommelsen gör det möjligt för gymnasieskolan att kunna ha ett industriprogram med god kvalitet. Teknik & Fritid köper då och då annonsplatser i tidningar och programblad kopplad till ideell verksamhet. Fotbollsföreningar, Svenska fotbollsförbundet och Stena Fastigheter bidrar med medel för att Park och natur ska förbättra utemiljön genom att utöka insatserna på de anläggningar som Teknik & Fritid sköter. Bolag Halmstads Näringsliv AB har avtal med Hallands Travsällskap (Halmstadtravet). Kostnaden fördelas lika mellan Halmstads Näringsliv AB och Halmstad & Co. Bolaget har också avtal med Halmstads Golfklubb Tylösand. Dessa avtal innebär att Halmstads kommun exponeras på anläggningarna och ger tillgång till kontakter i de nätverk som omfattas av avtalet. AB Industristaden har inte ingått något avtal för sponsring men har tidigare medverkat i finansiering av sponsring. Halmstads Flygplats AB har avtal om reklampaket med Ringenäs Golf AB. Halmstad & Co har avtal med HK Drott Halmstad. Kostnaderna fördelas lika mellan Halmstad & Co, Halmstads Näringsliv AB, Halmstads Fastighets AB samt Halmstads Energi och Miljö AB. De vanligaste tillfällen där sponsring förekommer är vid enstaka evenemang som marinfestivalen, gymnastik SM och bordtennis SM. Vid dessa tillfällen ingår bolaget samarbetsavtal med externa parter. Bolaget stöder dem ekonomiskt och motprestationen består i att göra Halmstads kommun synlig i marknadsföringen. Inom bolaget pågår en diskussion om vilken marknadsföring/sponsring som bäst kan synliggöra orten Halmstad. Marknadsföringen sker oftast i samarbete med näringslivet. Halmstads Energi & miljö AB stöder Tylösands golfklubb och IS Halmia. Stödet sker genom att bolaget betalar en årlig avgift som innebär ett medlemskap i deras nätverk och möjlighet att delta på frukostmöten, föreläsningar och andra aktiviteter. HEM exponeras på IS Halmias hemsida och på annonsplatser. Bolaget har också ett avtal med HFAB som innebär att HEM betalar för annonser i föreningarnas programblad. Avtalet förnyas varje 3
år. HEM har under 2009 lämnat stöd till Mjellby konstgård. Under 2008 sponsrade bolaget Sopoperan tillsammans med Ragnsells och Stena. Halmstads Fastighets AB stöder ett 30-tal föreningar, de flesta idrottsföreningar, med mindre belopp per förening. Motprestationen består bland annat av annonser i programblad, reklamskyltar och logotype på föreningarnas träningskläder och hemsidor. Halmstads Fastighets AB stöder också idrottsföreningar där motprestationen består av aktiviteter som riktar sig till barn och ungdomar i bostadsområdena samt allmänna aktivitet i bostadsområdena som Vallåsdagen och Andersbergsfestivalen. För Andersberg ingår bolagets engagemang i det Lokala utvecklingsavtalet Avtalen förnyas och omprövas varje år. Halmstads Hamn och Stuveri AB stöder Halmstads Bollklubb. Motprestationen består bland annat av reklamplats på arenan och möjligheter till kund- och personalaktiviteter. 2.3 Rutiner, ansvar och avtal Samtliga förvaltningar och bolag som har sponsring utgår och följer fullmäktiges riktlinjer. Ingen av nämnderna har antagit egna riktlinjer för sponsring. För bolaget är det vanligast att VD:n har ansvar för och uppgiften att teckna avtal med externa aktörer. Avtalen som ingås är skriftliga. Styrelserna får i dessa fall information om tecknade avtal. Inom HEM har affärssamordnaren ett ansvar för hanteringen av sponsring inom bolaget. För närvarande pågår en diskussion om utvecklingen av sponsring. Ett förslag till policy har utarbetats som ska ha fokus på och bättre stå i samklang med bolagets värden. Uppföljningen av sponsringen sker dels genom de egna utvärderingarna av medverkan i olika events dels genom mätningar av nöjda kunder. Styrelsen i HFAB har antagit en vägledande policy (informations- och kommunikationspolicy) och riktlinjer som också omfattar sponsring. HFAB följer upp avtalen i samband med att de förnyas. Vid större events i bostadsområdena medverkar bolaget med egen personal och delar bland annat ut priser. Bolagets affärsutvecklingschef svarar för bolagets arbete med sponsring. I kommunens riktlinjer framgår att uppföljningar av sponsringen ska regleras i avtalen och att respektive nämnd/bolag har ansvar för att följa upp effekterna av sponsringen. I ett avtal, med HK Drott, har vi funnit att uppföljningen har reglerats. Den uppföljning som görs av den mer utåtriktade marknadsföringen av Halmstads kommun som destinationsort och etableringsort, främst vad gäller avtal med Tylösands golfklubb, HK Drott och Hallands Travsällskap, består av återföring av erfarenheter. Dels följer man upp deltagande i aktiviteter på samma sätt som annan representation dels diskuterar man värdet av synliggöra kommunen och att medverkan i de nätverk som sponsringsavtalen ger möjlighet till. 4
2.4 Samordning Sponsringen hos de fyra förvaltningar som har någon form av sponsring är lokalt inriktad och i princip avgränsad till samverkan i den egna verksamheten. Sponsringen hos bolagen vänder sig i större utsträckning utåt med syfte att marknadsföring Halmstads kommun som destinationsort och etableringsort. Följande sammanställning visar bolagens avtal om sponsring för avtal som varit aktuella under 2009 och 2010. Sammanställningen avser den mer externt riktade sponsringen. Mjellby Drott Travet Tylösand Ringenäs HBK Halmia Bolag HNAB X X X H & CO X X Hem X X X X HFAB X X City Airport X Hamnen X Vissa av bolagen samordnar sin sponsring där ett av bolagen är undertecknad part för avtalet med extern part. Detta är markerat med fet stil för avtal med Drott och Travet. Övriga bolag medverkar genom att underavtal (samarbets- och utvecklingsavtal) tecknas av de kommunala bolagen. I dessa avtal framgår vilket bolag som tecknat huvudavtal och som är sammanhållande och är ansvarig för samarbetet och informationshantering mellan bolagen. Den årliga utgiften för sponsringen i sammanställning är tillsammans omkring 0,5 miljoner kronor. När kommunen genomför större evenemang, till exempel Marinfestival, Kulturnatt och Volleybollturnering, skriver kommunen avtal med externa eventbolag. För att genomföra sådana evenemang behöver flera kommunala verksamheter medverka och samverka. I dess sammanhang är det inte alltid klargjort vilken medverkan som verksamheterna ska svara för och vem som ska finansiera medverkan. HFAB har kommunens ansvar att leda arbetet med genomförandet av det Lokala utvecklingsavtalet på Andersberg. 3 Revisionell bedömning Revisionsfrågan som ska besvaras är om nämnder och bolag följer kommunens riktlinjer för sponsring. Omfattningen av sponsring för kommunens förvaltning är begränsad och är nära knuten till de egna verksamheterna. Halmstad Energi & Miljö AB och Halmstads Fastighets AB 5
har i huvudsak en lokalt inriktad marknadsföring och sponsring. Övriga bolag har en mer utpräglad extern inriktning som marknadsför Halmstads kommun som etablerings- och destinationsort. Förutom Halmstads Fastighets AB och Halmstads Energi & Miljö är det relativt få tillfällen per år som bolagen ingår avtal om sponsring. Har nämnden/bolaget upprättat rutiner för sponsring? De förvaltningar och bolag som genomför någon form av sponsring följer rutiner även om dessa inte finns dokumenterade eller antagna av nämnd eller styrelse. Styrelsen för Halmstads Fastighets AB har antagit policy och riktlinjer för sponsring och inom Halmstads Energi & Miljö AB finns ett förslag som kommer att behandlas av styrelsen. Enligt vår bedömning bör samtliga styrelser anta vägledande eller styrande policy för bolagets inriktning av sin sponsring. Har nämnden/bolaget beslutat om ansvarfördelning I de större bolagen finns ett ansvar inom förvaltningen för hanteringen av sponsringen och i de mindre bolagen ingår detta i VD:s ansvar. Enligt vår bedömning är ansvarsfördelningen tydlig. Upprättar nämnd/bolag skriftliga avtal I samliga fall upprättas avtal om sponsring. Uppföljningen av avtalen sker främst genom återföring av erfarenheter genom deltagande i aktiviteter och evenemang. Enligt vår bedömning bör uppföljningen av sponsring reglas i avtalen. De bolag som har gemensamma avtal bör genomföra en samlad uppföljning av samtliga avtal för att ta tillvara kunskaper och erfarenheter av sponsring. Sker någon samordning mellan nämnder/bolag Bolagen samordnar sponsring i de sponsringsavtal som kan ge Halmstads kommun en mer betydande marknadsföring som destinationsort och etableringsort. Resultatet från granskningen ger intryck av att samordningen mellan bolagen för denna sponsring kan utvecklas. En gemensam bedömning och avvägning av de medel som kommunen, genom bolagen, avsätter för sponsring kan förbättra exponeringen. Enligt vår bedömning bör samordningen mellan bolagen utvecklas för att försäkra sig om att den sammantagna effekten av sponsringen och marknadsföringen av kommunen är optimal. 6