Riktlinjer för registrering och arkivering av handlingar Dessa riktlinjer är avsedda att vara ett stöd för institutioner och fakultetskanslier kring vilka handlingar/ärenden som ska diarieföras i Gudok eller registreras i andra verksamhetssystem. Alla dessa handlingar förekommer inte på alla enheter. Det är inte heller en heltäckande förteckning över handlingar/ärenden som ska diarieföras, utan det kan förekomma handlingar som inte nämns här. Generellt sätt ska alla dokumenterade beslut samt överklagade beslut diarieföras i Gudok under förutsättning att de inte registreras i andra verksamhetssystem. Till dessa ärenden ska också registreras underlag för beslut (PM) samt viktigare korrespondens och skrivelser. Även protokollsutdrag för beslutspunkter i protokoll ska diarieföras i Gudok. Protokoll skrivs tills vidare ut på papper och bevaras i respektive närarkiv. Mötesanteckningar hålls systematiskt ordnade. Om innehållet rör beredning av beslutsärenden och strategiska frågor ska mötesanteckningarna bevaras på samma sätt som protokoll. Om innehållet är av tillfällig och ringa betydelse (t.ex. arbetsplanering) gallras mötesanteckningarna vid inaktualitet. Andra handlingar som hålls systematiskt ordnade är uppsatser, avhandlingar, kursdokumentation och primärmaterial inom forskningsprojekt. Dessa handlingar bevaras och arkiveras på respektive institution. Vad gäller e-post så räknas dessa i flertalet fall som av tillfällig och ringa betydelse (korrespondens som har karaktären av frågor och svar) och får gallras vid inaktualitet. Vad som ska diarieföras är sådan e-post som ingår i ett befintligt ärende eller kan tänkas bli ett ärende i framtiden. I och med att det i många fall kan vara oklart om ett e-postmeddelande kan tänkas bli ett ärende i framtiden så bör e-post som kan komma att bli ett ärende bevaras i e-postsystemet några år.
Styrning, verksamhetsstöd och ekonomi Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Styrdokument (mål, strategier, policys, regler, handlingsplaner) Utformning och bemanning av organisation Verksamhetsförändring Beslut om uppdrag (t.ex. dekan, prefekt, studierektor mm) Nominering och utseende av ledamöter i beslutande organ (val) Nominering och utseende av ledamöter i arbetsgrupper och kommittéer Delegationer (ej ekonomiadministrativa system) Kvalitetsarbete, uppföljningar och utvärderingar av utbildning mm (ej kursutvärderingar) Remisser Arbetsgivarpolitik, löneavtal (RALS) och MBL Beslut (t.ex. prefektbeslut och dekanbeslut) Verksamhetsplan och handlingsplan (HP/VP) Verksamhetsberättelse Budgethandlingar (anvisningar, anslagsfördelning, beslutad budget och kompletteringar) Bokslut Avtal (som ej registreras i EKO) Avropsavtal, leveransavtal, direktupphandlingsavtal/offerter Uppdragsutbildning/uppdragsforskning (som ej registreras i EKO) Samverkansavtal Stipendier (utlysning, beslut och förteckning över sökande) Internt utlysta medel (utlysning, beslut och förteckning över sökande) Priser och nomineringar till utmärkelser Gåvor, donationer Testamenten Likabehandling, anmälan om diskriminering och trakasserier Systematiskt arbetsmiljöarbete (rutiner, riskbedömningar, handlingsplaner, utredning och delegationer)
Polisanmälningar (även i Guria) Riskbedömningar Hyresavtal Lokalplaner Avtal gällande IT/SLA (service level agreement) Universitetsgemensamma utvecklingsprojekt (projektplan och protokoll från styrgruppsmöten) Handlingar/ärenden som ska registreras i EKO Externa medel - Ansökan, kalkylunderlag, viktigare mailkorrespondens, kontrakt och redovisning till finansiär (bidrag) - Ansökan, offert, beslut, kontrakt och redovisning (uppdrag) Undertecknade kontrakt ska även bevaras på papper i de lokala arkiven Handlingar/ärenden som ska registreras i Tendsign (centralt upphandlingssystem) - Upphandlingar (ej direktupphandling/avrop) - Upphandlingsavtal Handlingar/ärenden som ska registreras i Guria Rapportering av avvikelser rörande arbetsmiljö, säkerhet och miljö Handlingar som hålls systematiskt ordnade Protokoll (bevaras på papper) Mötesanteckningar från organ som bereder ärenden och behandlar strategiska frågor bevaras på papper, övriga mötesanteckningar t.ex. rörande arbetsplanering gallras efter 2 år Kontrakt, undertecknade (bevaras på papper) Övrig ekonomiredovisning, t.ex. fakturor, gallras efter 17 år. Skannade pappersfakturor gallas efter 3 år, under förutsättning att de bevaras digitalt ovan angiven tid (17 år). Gallringsfristen tillämpas även retroaktivt på befintliga pappershandlingar.
Videoupptagningar Videoupptagningar som rör rekrytering och marknadsföring, t.ex. rekryteringsmaterial för sociala medier och forskningsreportage bevaras Videoupptagningar från interna möten, gallras 2 år efter mötestillfället
Personal Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Anställningar som inte hanteras i ReachMee, t.ex. doktorandförlängningar, intermittenta anställningar och anställning på grund av särskilda skäl m.m. Kallelse av professor Affiliering av lärare/forskare Överklagande av anställningsbeslut Anställningsavtal som rör tjänster i ReachMee hanteras i detta system, annars registreras handlingarna i Gudok. Anställningsbevis Förtroendearbetstid Distansarbete Utlandstjänstgöring (URA) Överenskommelse om tjänstgöring (intern överenskommelse om utlåning av personal) Uppdrag/lönetillägg Emeritusavtal Befordran Docentur Excellent lärare Prövning av högskolepedagogiska meriter Dispens avseende meriter för handledning av doktorand Omställningstid för forskning efter avslutat uppdrag Särskilda överenskommelser Delpension Besked om att din anställning upphör på grund av uppnådd pensionsålder (när anställd arbetar fram till 67 år) Besked om att din anställning upphör (på grund av sjukpension) Omplacering Arbetsbrist/verksamhetsförändring Ändrad organisatorisk hemvist Erinran Uppsägning av arbetsgivaren Varsel (tidsbegränsad anställning) Anmälan till trygghetsstiftelsen Avsked
Ärenden till personalansvarsnämnden Oredlighet i forskning Personalpolicyhandlingar Jämställdhetsplaner/likabehandlingsplaner Viktigare handlingar rörande kompetenssatsningar på personal, t.ex. beslut om medel eller tid Arbetstvist Klagomål från anställd (allvarligare klagomål som föranleder åtgärd/utredning) Diskriminering/trakasserier Handlingar rörande förebyggande hälsovård (friskvårdssatsningar) Hälsobokslut (resultat av friskvårdssatsningar) Systematiskt arbetsmiljöarbete, styrande dokument och beslut Ronder, rapporter och utredningar rörande arbetsmiljö Arbetsplatsolyckor RALS (avtal, förhandlingsprotokoll mm) Förhandlingsframställan från fackliga organisationer MBL-handlingar Handlingar/ärenden som ska registreras i ReachMee Utlysta rekryteringar med tillhörande handlingar Anställningsavtal (som rör tjänster i ReachMee hanteras i detta system, annars registreras handlingarna i Gudok) Beslut/tillkännagivande Ansökan om befordran Ansökan/beslut utnämning docent Handlingar/ärenden som ska registreras i Primula Nedanstående ärenden/handlingar registreras och hanteras i Primula. Om kursiverade handlingar/ärenden förekommer på papper ska de registreras i Gudok* Beslut om förändring av anställning* Bisyssla, lärare och övriga Ledighetsansökan kortare en 6 månader Entledigande, egen uppsägning* Ansökan/beslut om pension Läkemedel och sjukvård Friskvård Resor och utlägg Löneväxling Övertid/OB Beredskap Sjuk/friskanmälan Begära arbetsgivarintyg
Skatt och jämkning Föräldrapenning Kostförmån Handlingar/ärenden som ska registreras i Sembok Kompetensutvecklingsaktiviteter Deltagarlistor (Kursvärderingar hålls systematiskt ordnade i Sunet Survey) Handlingar/ärenden som ska registreras i Guria Följande handlingar/ärenden hanteras i Guria men ska tills vidare även registreras i Gudok (förbättringsförslag undantaget): Arbetsskador Arbetsförhållanden Tillbud Avvikelser från rutiner Säkerhetsincidenter Miljöavvikelser Förbättringsförslag inom arbetsmiljö, säkerhet och miljö Handlingar till personalakt (bevaras på papper) Tjänsteanteckningar rörande korrigerande samtal m.m. Tjänstgöringsbetyg Övriga handlingar i samband med pensionsutredning t.ex. tjänstematrikel Handlingar som hålls systematiskt ordnade (bevaras tills vidare på gemensamma förvaltningens områdeskanslier, fakultetskanslier och institutioner Kvitton rörande läkevårds- och läkemedelsersättningar, gallringsfrist 10 år Kvitton rörande friskvård, gallringsfrist 10 år Reseräkningar med bilagor, gallringsfrist 10 år Turordningsförfrågningar och svar, gallras vid inaktualitet. Övriga handlingar rörande turordningsärenden registreras i Gudok.
Utbildning på grund och avancerad nivå Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Lokal antagning (förteckning över sökande samt antagna, ansökningshandlingarna hålls ordnade och gallras efter 2 år) Överklagande av olika antagningar (då även ansökan och beslut) Tillgodoräknande (ansökan, underlag och beslut samt eventuellt överklagande) Studieuppehåll (ansökan, underlag och beslut) Överklagande av avslag att återuppta studier efter studieuppehåll (då även ansökan och beslut) Dispens/undantag Klagomål från student Anmälan om vilseledande i samband med examination Anmälan om diskriminering Individuell studieplan (fastställd plan för enskild student) Examinatorslista Byte av examinator Beslut om juridisk person i undervisningen Beslut om inrättande och inställande av kurs Beslut om fastställande och revidering av kursplan Beslut om inrättande av utbildning Beslut om fastställande och revidering av utbildningsplan Lokal examensbeskrivning Övergripande avtal och beslut om praktikplats (VFU, ej individnivå) Stipendier (utlysning, beslut och förteckning över sökande) Internt utlysta medel (utlysning, beslut och förteckning över sökande) Områdesakansliet för administrativt stöd/arkivfunktionen 2018-04-05
Handlingar/ärenden som ska registreras i Gubas Utbildningsplaner Kursplaner Litteraturlistor Handlingar/ärenden som ska registreras i Ladok När institutionerna succesivt ansluter till Ladok 3 Resultat så upphör bevarande på papper. Då räcker det att uppgifterna bevaras digitalt i systemet. Undertecknad arkivlista för resultat på prov Undertecknad arkivlista för resultat på hel kurs Undertecknad arkivlista för tillgodoräknande av prov/moment och hel kurs Deltagarförteckning/registrerade på kurs Handlingar som hålls systematiskt ordnade, bevaras på papper Uppsatser för 60 hp som har särskilt värde eller utgör högsta examinationsnivå ska bevaras. Övriga uppsatser för 60 hp eller motsvarande nivå får gallras 5 år efter betygsdatum, under förutsättning att betyg registrerats i Ladok. Uppsatser på kandidat- och masternivå Studenternas kursvärderingar får gallras 2 år efter sammanställning upprättats. Sammanställningen bevaras. Scheman och provformulär Kompendier, egenproducerat material som inte kan hittas i andra skrifter, samt annat unikt kursmaterial. Handlingar som hålls systematiskt ordnade, gallras Antagning till senare del av program (inkl. byte av studieort/inriktning), gallringsfrist 2 år Studieavbrott, gallringsfrist 2 år Ansökan om att återuppta studier efter studieuppehåll, gallringsfrist 2 år Studenters inlämnade examinationsuppgifter (inkl. handledarrapporter och praktikrapporter inom VFU) kan återlämnas till studenten efter betygssättning under förutsättning att resultat förts in i Ladok, provsvar som inte återlämnats gallras 2 år efter betygssättning. Provformulär hålls systematiskt ordnade och bevaras. Rutinmässig korrenspondens med student, gallras vid inaktualitet. Områdeskansliet för administrativt stöd/arkivfuktionen 2018-04-05
Videoupptagningar Videoupptagningar från undervisningstillfällen/motsv., bevaras genom typurval som belyser både det rutinmässiga och det unika inom respektive ämnesområde. Bevarande sker från lärplattformen GUL. Får i övrigt gallras efter 2 år. Videoupptagningar från examinationer, får gallras 2 år efter examinationen. Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats. Videoupptagningar som utgör stöd för utbildning och forskning, t.ex. videomoduler för nätkurser och instruktionsfilmer bevaras. Områdeskansliet för administrativt stöd/arkivfuktionen 2018-04-05
Utbildning på forskarnivå Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Inrättande av doktorandprojekt Enskild antagning till forskarutbildningen (ej anställning) Antagning till senare del av forskarutbildningen Beslut att dra in resurser för en doktorands utbildning Beslut att doktorand inte ska få tillbaka resurser för sin utbildning Förlängning av utbildningstid för forskarstuderande Förlängning av doktorandanställning Medel för kompetensutveckling Beslut om huvudhandledare, biträdande handledare Byte av huvudhandledare, biträdande handledare Beslut/utseende av examinator Byte av examinator Tillgodoräknande Studieuppehåll eller studieavbrott i forskarutbildningen Dispens från behörighetsvillkor (högskolepedagogiska meriter) Dispens gällande meriter för handledning av doktorander Dispenser under studiegången Överklagande av beslut om avslag gällande doktorandärende Klagomål från doktorand (allvarligare klagomål som föranleder åtgärd/utredning) Disciplinärende Anmälan om diskriminering Allmän studieplan Byte av ämnesinriktningen inom forskarutbildningen Fastställande av kursutbud Beslut om inrättande och inställande av kurs Inrättande av forskarutbildningsämne Beslut om förändringar av forskarutbildningsämne
Licentiat (anmälan samt beslut i ärendet) Disputation (anmälan, utseende av betygsnämnd, betygsnämndens protokoll mm) Seminarium, utseende av seminarieledare Handlingar/ärenden som ska registreras i ReachMee Rekrytering av doktorand Handlingar/ärenden som registreras i FUBAS Beslut om fastställande av kursplan Kursplan Litteraturlista Handlingar/ärenden som ska registreras i ISP-systemet Individuell studieplan med revideringar Handlingar/ärenden som ska registreras i Ladok När institutionerna succesivt ansluter sig till Ladok 3 Resultat så upphör bevarande på papper. Då räcker det att uppgifterna bevaras i systemet. Undertecknad arkivlista för resultat på prov bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på hel kurs bevaras. Undertecknad arkivlista för tillgodoräknande av prov/moment och hel kurs bevaras. Deltagarförteckning/registrerade på kurs Handlingar som hålls systematiskt ordnade Scheman, provfrågor och examinationsuppgifter (bevaras på papper) Kompendier, egenproducerat material som inte kan hittas i andra skrifter samt annat unikt kursmaterial (bevaras på papper) Kursvärderingar får gallras 2 år efter att sammanställning upprättats Sammanställd kursvärdering (bevaras på papper) Avhandlingar och rapporter (bevaras på papper) Rutinmässig korrenspondens med doktorand (gallras vid inaktualitet)
Videoupptagningar Videoupptagningar från undervisningstillfällen/motsv., bevaras genom typurval som belyser både det rutinmässiga och det unika inom respektive ämnesområde. Bevarande sker från lärplattformen GUL. Får i övrigt gallras efter 2 år. Videoupptagningar från examinationer, får gallras 2 år efter examinationen. Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats. Videoupptagningar som utgör stöd för utbildning och forskning, t.ex. videomoduler för nätkurser och instruktionsfilmer bevaras.
Forskning Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Tillstånd att bedriva forskning, t.ex. etikprövning Beslut om gallring av forskningsmaterial eller överföring av forskningsmaterial till annat lärosäte Inbjudan till forskningsvistelse Beslut/avtal om publicering av forskningsmaterial Avtal om personuppgiftsbiträde inom forskning Samarbetsavtal (som ej registreras i EKO) Återbetalning av externa forskningsmedel Indragande av forskningsmedel Oredlighet i forskning Handlingar/ärenden som ska registreras i EKO Externa medel - Ansökan, kalkylunderlag, viktigare mailkorrespondens, kontrakt och redovisning till finansiär (bidrag) - Ansökan, offert, beslut, kontrakt och redovisning (uppdrag) Undertecknade kontrakt ska bevaras på papper i de lokala arkiven. Handlingar som hålls systematiskt ordnade Forskningsmaterial (primär- och bearbetningsmaterial) ska generellt bevaras. Om ett forskningsmaterial inte bedöms ha något framtida värde får det gallras 10 år efter slutredovisning till finansiär, 15 år gäller för läkemedelsprövningar. Beslut om gallring ska diarieföras i Gudok. Avhandlingar och rapporter (bevaras)
Videoupptagningar Videoupptagningar från möten med externa aktörer (konferenser, seminarier och nätverksträffar), ska bevaras om videoupptagningarna bedöms ha värde för forskningen eller rönt stor uppmärksamhet. Att så sker ansvarar mötesansvarig för, t.ex. arrangör av konferens. Medieteknik kan bevara videoupptagningar (för möten som filmas av medieteknik) om mötesansvarig meddelar detta behov. Får i övrigt gallras 2 år efter mötestillfället.