STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 08:30: - 12:00 Plats Kommunhuset, Rodret Ledamöter Kent Sylvan (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Lillemor Arvidsson (M) Erik Söderberg (FP) Arne Olsson (C) Övriga Anette Oscarsson t.f. kommundirektör Erica Bjärsved ekonomichef Ann-Christine Larsson personalchef 106-109 Sören Andersson IT 100-102 Maria Sigroth samhällsbyggnadschef 109 Maria Hägerdahl Citycon AB 109 Johan Elfstadius Citycon AB 109 Helena Lundberg Citycon AB 109 Anna Hedlin sekreterare Justeringsdag 2012-10-03 Paragrafer: 100-109 Anna Hedlin Kent Sylvan Bo Pettersson sekreterare ordförande justeringsperson BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m 2012-10-04 t o m 2012-10-25 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar
Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 Finansiering av programvarulicenser... 5 Ekonomisk uppföljning 2012-08-31 - Stöd och service... 6 Verksamhetsplan för Stöd och Service 2013 - Mål och budget... 7 Motion - Översyn av vänortspolicy och vänortskontakter... 8 Aktuell information från Ekonomi 2012... 10 Budget 2014, plan 2015-2016... 11 Aktuell information från Personal, 2012... 12 Omvärldsbevakning - Information från Citycon... 13 Justeras 2
100 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Bo Pettersson (S) till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3
101 Fastställande av dagordningen Personal- och ekonomiutskottet beslutar att fastställa dagordningen utan ändringar. Justeras 4
102 Diarienummer 0740/12 Finansiering av programvarulicenser Den 30 maj beslutades att beställa Microsoft Enterpriseavtal för administration efter påpekande från Microsoft om underlicensiering. Historiskt har kommunen haft ett s.k. Selectavtal från Microsoft vilket innebär att man köper varje licens och blir ägare till licensen utan rätt till uppgradering. Detta har inneburit att kommunen de senaste åren har haft låga kostnader för Microsoft licenser. Idag har kommunen en gammal Office version utan rätt att uppgradera och behovet är stort från verksamheten av en uppgradering, vilket nuvarande licensform inte medger. Användningen av tekniken har under de senaste åren förändrats, användaren har idag flera enheter som sitt arbetsredskap, ex: smartphone, läsplatta, laptop. Detta innebär också en annan form av licensiering. Detta sammantaget samt att kommunen har fått påpekande från Microsoft om underlicensiering har resulterat i beslut om att ansluta till Microsoft Enterpriseavtal för administration. Detta avtal är det bästa för Stenungsund, både ur ett ekonomiskt, funktionsmässigt och administrativt perspektiv. Kostnadsmässigt innebär detta nya avtal ökade licenskostnader de kommande åren. 2012: 2 658 056 kr (Detta belopp är baserat på 1097 anv) 2013: 2 688 533 kr Finansieras inom verksamhetens egna ramar. 2014: 2 688 533 kr Beaktas inom budgetarbetet 2014. År 4 och framåt 40 % av 2014 års belopp. Avtalet innehåller också möjligheten att erhålla en hel del kostnadsfria Microsofttjänster. Kostnaden för varje användare blir 2 658 056 kr/ 1097 anv: 2 423 kr per år/anv. Denna kostnad är en oförutsedd kostnad och är inte med i budget 2012 eller 2013. Tjänsteskrivelse 2012-09-19 Personal och ekonomi utskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta att kostnaden för programvarulicenser, 2 658 056 kr, finansieras med engångsintäkter från AFA försäkring samt att kostnaden ska fördelas ut på respektive verksamhet. Personal- och ekonomiutskottet noterar att beslutet inte ska påverkar kommunens budgeterade resultat. Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 5
103 Diarienummer 0334/12 Ekonomisk uppföljning 2012-08-31 - Stöd och service Delårsresultatet uppgår till 2 667 tkr. Prognosen för helår är +/- 0 tkr. Viss osäkerhet råder kring personalkostnader, då verksamheten påverkats av bland annat vakanser. Liksom tidigare råder osäkerhet kring kommunens helhetslösning gällande telefonin vilket kan påverka verksamheten. I delårsresultatet ingår en kostnad om 2 605 tkr vilken avser kommungemensamma programvarulicenser. Denna kostnad kommer att fördelas ut på respektive verksamhet. Ett ärende är initierat där förslaget är att kostnaden täcks gentemot engångsintäkter från AFAförsäkring. Det råder även en viss osäkerhet kring hur stora kostnaderna blir för arvoden till gode män och förvaltare. Tjänsteskrivelse 2012-09-05 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att lägga ärendet till handlingarna. Justeras 6
104 Diarienummer 0479/12 Verksamhetsplan för Stöd och Service 2013 - Mål och budget Förslag till verksamhetsplan diskuterades på sammanträdet den 3 september och har reviderats i enlighet med de synpunkter som då lämnades. Kommunstyrelsen kommer att besluta om alla verksamhetsplanerna den 22 oktober. Enligt den budgetprocess som kommunfullmäktige beslutade om i december 2011 ska kommunstyrelsen besluta om verksamhetsplaner för budgetåret, som verksamheterna i samarbete med respektive utskott arbetar fram. I verksamhetsplanerna konkretiserar utskotten kommunfullmäktiges beslutade inriktningsmål genom att ta fram förslag på verksamhetsmål. Verksamhetsplanen är, förutom ett planeringsverktyg för verksamheterna, en återrapportering för hur man avser att uppnå kommunfullmäktiges uppdrag. Respektive utskott ger i verksamhetsplanen även förslag på en verksamhetsbudget utifrån den strategiska plan och budget som kommunfullmäktigebeslutat om i juni. Verksamhetsplanen består av två delar. En övergripande del som är gemensam för alla verksamheter och en verksamhetsspecifik del. Beslutsförslag på sammanträdet Ordförande föreslår att personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om Verksamhetsplan för Stöd och service 2013 Mål och budget. Bo Pettersson (S) föreslår att i Verksamhetsplanen för Stöd och Service 2013 ange att man 2013 ska se över lönekriterier och göra kompletteringar med kriterier för de grupper som det idag saknas kriterier för. Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag. Tjänsteskrivelse 2012-09-13 Förslag Verksamhetsplan Stöd och service 2013 Mål och budget Personal- och ekonomiutskottet 2012-09-03, 94 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om Verksamhetsplan för Stöd och service 2013 Mål och budget. Bo Pettersson (S) och Carola Granell (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för Bo Petterssons förslag. Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 7
105 Diarienummer 0085/12 Motion - Översyn av vänortspolicy och vänortskontakter Lillemor Arvidsson (M) föreslog i motion 2012-01-17 att vänortspolicy och vänortskontakter ska ses över. Motionären lämnade följande förslag/frågor: 1. Kan nuvarande vänortskontakter avslutas? 2. En tillfällig beredning tillsätts som arbetar fram ett förslag på orter i Norden som kan vara lämpliga när det gäller storlek, struktur, språk etc. 3. Vänortspolicyn från 2002 ses över. Motionären tycker det är viktigt att det finns ett samarbete med de nordiska grannländerna, inte minst när det gäller skolan och deras arbete med de nordiska språken. Motionären framhåller också att man inom kulturområdet kan ha givande utbyten beträffande exempelvis konstutställningar. Kommunfullmäktige beslutade 2012-03-12 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram ett förslag till svar på motionen om översyn av vänortspolicy och vänortskontakter. Kommunstyrelsen beslutade 2012-03-19 att ge kansliet i uppdrag att bereda motionen. Stenungsunds kommuns policy för vänortssamarbete används inte längre och det förekommer inget vänortssamarbete. Det finns ingen som är politiskt ansvarig och inte heller någon tjänsteman som har ansvar för samarbetet. Det avsätts inte några ekonomiska resurser för vänortsarbetet. Om man vill behålla vänorterna och utveckla vänvänortsarbetet måste någon politiskt ansvarig utses samtidigt som personella resurser avsätts tillsammans med finansiering. Skulle detta bli aktuellt måste också vänortspolicyn ses över. Avsaknad av intresse för vänortsarbete innebär inte att kommunens internationella engagemang minskat. Stenungsunds kommun är sedan några år tillbaka med i ett kommunalt partnerskap som är en Sidafinansierad samarbetsform mellan lokala och regionala myndigheter i Sverige och prioriterade samarbetsländer utanför EU. Syftet med partnerskap är att genom resultatinriktade projekt bidra till utvecklingen av väl fungerande och demokratiska institutioner hos båda parter. Stenungsunds kommun deltar dessutom i en mängd EU-projekt på internationell nivå. Det innebär många gånger både ekonomiskt bidrag och internationella kontakter. Frågan drivs inte centralt utan det är många gånger enskilda initiativ ute på verksamheterna som möjliggör dessa projekt. Under senare tid har frågan om policy för internationella kontakter väckts, från såväl Nösnäsgymnasiet och Samhällsbyggnad som från politiker. Man ser gärna att kommunen har en policy som håller ihop den politiska intentionen och viljeinriktningen med detta arbete. Tjänsteskrivelse/yttrande 2012-09-11 samt bilaga Kommunstyrelsen 2012-03-19, 84 Befintlig policy Motion Justeras 8
Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att vänortssamarbetet med Odda i Norge och Huittinen i Finland upphör och att vänortspolicyn av 2002-09-16 upphävs. Konstateras att Frederiksvaerk i Danmark inte längre finns kvar som kommun och vänort. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge beredningen Barn och Ungdom i uppdrag utreda förutsättningarna för en internationaliseringspolicy och om förutsättningarna finns ta fram ett förslag till internationaliseringspolicy. Ärendet redovisas på kommunfullmäktige i juni 2013. Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 9
106 Diarienummer 0026/12 Aktuell information från Ekonomi Ekonomichefen informerade om: Budgetpropositionen 2013 Sociala investeringar, utjämning mellan år och relation till redovisningen Budget 2013 och ny skatteprognos Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 10
107 Diarienummer 0743/12 Budget 2014, plan 2015-2016 Ekonomichefen lämnade information under följande punkter: Tidplan Tidplan redovisades, information kommer att komma ut till ledamöterna i samband med nästa sammanträde. Målen Förslag är en målkväll för alliansen respektive oppositionen i oktober 2012. Inget separat beslut om målen utan ingår i beslut om strategisk plan. Investeringar Bilda investeringsgrupp på tjänstemannaplanet. Lönepolitiken Övrigt Förbättrad förankringsprocessen Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 11
108 Diarienummer 0061/12 Aktuell information från Personal, 2012 Personalchefen informerade om följande: Lärarnas avtal Muntlig information Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera information. Justeras 12
109 Diarienummer 0938/11 Omvärldsbevakning - Information från Citycon AB Representanter från Citycon AB deltog vid sammanträdet där följande informerades om och diskuterades: Inledande beskrivning Nytt stadsbyggnadsparadigm inom handeln referat av föredrag Undersökning om vad man vill ha på Stenungstorg; trivsel, väderskyddat och större utbud av stora kedjor Hur går Stenungstorg? Utveckling av Stora Högamotet handelskonsekvensanalys HUI Projekt Stenungstorg Resecentrum Infartsparkering Gästhamnen Kulturhusparken Muntlig presentation och diskussion. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 13