Systematisk egendeklaration av Socialt ansvarstagande 2017-01-31
Innehåll Bakgrund... 3 Avgränsning... 4 Ledningens åtagande... 4 Verksamhetsstyrning... 5 Identifiering och involvering av intressenter... 6 Identifiering och prioritering av områden och principer i SS-ISO 26000... 13 Integration av socialt ansvarstagande... 20 Förbättringsarbete... 26 2
Bakgrund Denna egendeklaration innehåller Vatten- och avfallskompetens i Norr AB:s svar på de 77 frågor som framgår av SIS-SP 2:2015 - Systematisk egendeklaration Socialt ansvarstagande och är ett sätt att beskriva vårt arbete med ISO 26000. ISO 26000 omfattar ett brett omfång av hållbarhetsfrågor såsom miljö, konsument, samhälle, arbetsförhållanden och ekonomi. Det är ett positivt led i utvecklingen av ert befintliga ledningssystem för t.ex miljö, arbetsmiljö och kvalitet. 3
Avgränsning 1. Vilka delar av organisationen, enheter eller grupp av människor omfattas av egendeklarationen och varför har eventuella avgränsningar gjorts? Egendeklarationen omfattar hela organisationen. Verksamheten bedrivs inom avdelningarna, Vatten & Avlopp samt Avfall & Återvinning. Bolaget UMEVA (Umeå Vatten och Avfall AB) bildades 1 januari år 2000. Den 1 januari 2016 ändrades ägarbilden och Vakin (Vatten- och Avfallskompetens i Norr AB) bildades. Inom Vakin arbetar 125 personer med ansvar för drift och underhåll av vatten- och avfallsverksamheten i Vindelns och Umeå kommun. Utöver detta är vi verksamma i några olika internationella projekt, t ex i Kina och Kenya med syfte att stödja deras hållbara utveckling inom avfalloch vattenverksamheterna. 2014 var omsättningen 284 miljoner kronor. Verksamheten är taxefinansierad och taxorna är enligt lag baserade på självkostnadsprincipen. Ledningens åtagande 2. Hur och var beskriver organisationen sitt övergripande ställningstagande för socialt ansvarstagande i förhållande till vision/policy, affärsidé/ verksamhetsidé, strategier, mål och organisationskultur (etik, värderingar) i syfte att maximera bidraget till hållbar utveckling? Vakin står för affärsmässig, hållbar samhällsnytta. Detta uttrycks i Affärsplanen. Vakins verksamhet utgår från tre hållbarhetsdimensioner: miljömässigt, socialt och ekonomiskt. Vi är certifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001 samt arbetar enligt ISO 26000, följer samtliga våra tillstånd och är delaktiga i arbetet med lokala och regionala miljömål. Vi arbetar aktivt i den kommunala samhällsplaneringen och bidrar även till en hållbar samhällsutveckling i stort. Affärsplan för Vakin (fastställd av styrelsen 22 juni 2016). 3. När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställt? 4
Beslutet att påbörja arbetet med att integrera ISO 26000 i verksamheten togs under 2013 av VD. Uppdraget gick till personalschefen att klarlägga förutsättningar och förbereda det fortsatta arbetet med att ansluta till standarden. Formellt beslut togs 2015-09-02 i samband med styrelsemöte i dåvarande UMEVA (Umeå vatten och avfall AB). Samtidigt bestämdes vilka ansvarsområden som skulle prioriteras samt en tidplan för det fortsatta arbetet. Följande beslut togs Att följande prioriterade ansvarsfrågor utifrån ISO 26000 integreras i verksamhetsplanen för 2016: 2.0 Verksamhetsstyrning 4.5 Personlig utveckling och utbildning 5.1 Förebyggande av förorening 5.2 Hållbar resursanvändning 7.3 Hållbar konsumtion 8.4 Utveckling av och tillgång till teknik Att de valda ansvarsfrågorna utvecklas med affärsrelaterade mål och indikatorer, med en konkret handlingsplan samt budget inför presentation och diskussion i styrelsen kring verksamhetsplan 2016; Att övriga prioriterade delområden integreras i specifik handlingsplan för hållbarhet och tidssätts 2017-2018. Fortsatt arbete under hösten gällande ISO 26000 omfattade - Integreringen i verksamhetsplanering - Integrering i policys - Handlingsplan med aktiviteter och initiativ kring affärsmål - Identifiering av indikatorer nyckeltal - Intressentavstämning för att validera materialitetsanalys 4. Hur har de sju principerna för socialt ansvarstagande integrerats i organisationens styrdokument? De sju principerna återfinns i Affärsplanen samt i vår Uppförandekod. Vi har även andra policydokument som, var för sig, anspelar mot vissa av principerna; inköps-, jämställdhets-, miljö-, arbetsmiljö-, informationssäkerhets-, kvalitets-, alkohol- och drogpolicy samt kompetensutvecklingspolicy. Vi är ett kommunalt bolag och lyder under offentlighetsprincipen, vilket innebär att vi enligt lag måste vara transparenta. Verksamhetsstyrning 5. Hur säkerställs att nödvändiga resurser, finansiella och personella, är tillgängliga för att driva arbetet med socialt ansvarstagande? Arbetet med socialt ansvartagande har getts högsta prioritering av Bolagsledningen. Därför finns tid avsatt för utsedda personella resurser för att jobba med detta samt att ekonomiska medel avsatts i kommande budget för att bekosta studiebesök, inköp av litteratur, genomförande av workshops i samarbete med extern konsult m.m. 5
6. Hur delegeras och kommuniceras ansvar och befogenheter inom organisationen? Fördelning av ansvar och befogenheter sker enligt fastställd beslutsordning, individuella befattningsbeskrivningar och rutinbeskrivningar. Uppgifter och ansvar för arbetsmiljö och yttre miljö sker genom skriftlig delegering från VD via avdelningschefer till sektionschefer och lokal arbetsledning. Ansvar och befogenheter kommuniceras direkt till berörda via introduktion (nya medarbetare) och ses över löpande genom årliga medarbetarsamtal/dialoger. All dokumentation i detta avseende finns tillgängligt via intranät (verksamhetssystemet). 7. Vilka processer och rutiner används för att säkerställa att organisationen uppnår avsedda resultat? För att uppnå planerade resultat i arbetet med ISO 26000 så läggs mål och aktiviteter upp i enlighet med vår styrmodell, se rutiner 1.3.1 och 1.3.2. Detta innebär att mål och aktiviteter formuleras och tidsätts samt att ansvariga utses. 8. Hur har behovet av kompetensutveckling inom organisationen identifierats och dokumenterats? Behovet av kompetensutveckling identifieras genom att jämföra aktuell kompetensnivå hos den anställda med den kompetenskravsprofil som fasställts för befattningen i fråga. Detta sker systematiskt i samband med rekrytering och årliga medarbetarsamtal. Personalen erbjuds t ex vidareutbildning via branschorganisationerna Svenskt Vatten och Avfall Sverige. För att integrera ISO 26000 i organisationen har ett antal insatser identifierats. Samtliga medarbetare ska känna till varför och på vilket sätt vi arbetar med frågorna kopplat till socialt ansvartagande. Utpekade nyckelpersoner ges fördjupad kunskap i standardens krav. Identifiering och involvering av intressenter 9. På vilken nivå i organisationen har identifiering av intressenter genomförts? Identifiering av intressenter har gjorts av en arbetsgrupp bestående av representanter från alla delar och nivåer i bolaget; Bolagsledning, Gruppledare, Hållbarhetschef, HR-chef, Kommunikatör och drifttekniker. 10. Hur har identifieringsprocessen sett ut för att identifiera intressenter? Vi har som del i vårt arbete med bl.a. ISO 9001 och Kommunikationsstrategin tagit fram listor över viktiga intressenter och som visar krav, behov och beteenden kopplade till dessa, samt hur vi bemöter dem. Vår modell för intressentanalysen har i och med arbetet med ISO 26000 setts över och förfinats. 6
11. Hur har identifieringsprocessen tagit hänsyn till värdekedjan i samband med identifiering av intressenter? Vi har utgått från vår huvudprocesskarta och identifierat intressenterna för våra lednings-, stöd- och kärnprocesser. 12. Vilka relevanta intressenter har organisationen identifierat? Varje intressent har tilldelats poäng för deras påverkan på Vakin och vår påverkan på intressenten, med en skala från 1 p för liten påverkan, 3 p för måttligt och 5 p för betydande påverkan. På samma sätt har varje intressent tilldelats poäng för deras intresse av Vakin samt vårt intresse av intressenten. Betydelsen av intressenten baseras på summan av dessa poäng (0-20), där ett resultat 15 poäng motsvarar en betydande intressent. Genom denna poängsättning har följande intressentgrupper identifierats som betydande intressenter för Vakin: Ägare och ledning Tillsyns- och tillståndsmyndigheter Medarbetare Kunder (såväl betalande som allmänhet) Media Våra branschorganisationer Svenskt Vatten och Avfall Sverige Intressentgrupp Intressent Beskrivning av intressent Varför är det en intressent? Lagstiftare Ägare och ledning Umeå kommun EU Riksdag, Regering Statliga myndigheter och verk Kommunfullmäktige + kommunstyrelsen Umeå kommun Kommunfullmäktige + kommunstyrelsen Vindelns kommun Umeå kommunföretag (UKF) Styrelse VAKIN + anläggningsbolag Politiska nämnder (t.ex. tekniska nämnden, fritidsnämnden) Gator & Parker Miljökontoret Beslutar om lagar och krav som gäller för medlemsländer inom EU (EU-direktiv) Beslutar om lagstiftning som gäller i Sverige. Införlivar EU-direktiv i Svensk lagstiftning. Tar fram föreskrifter och råd inom sina ansvarsområden. Ägare VAKIN (95%) och ägare UMEVA Ägare VAKIN (5%) och ägare VINVA Ägarrepresentant. Vakin ingår i UKF tillsammans med övriga kommunala bolag Bolagsstyrning och inriktningsbeslut Tar beslut som kan påverka vår verksamhet Gemensamma infrastrukturprojekt Samverkansprojekt 7
Vindelns kommun Medarbetare Mark & Exploatering Stadsplanering Fritidskontoret Upphandlingsbyrån Kommunala bolag (Umeå Energi, Dåva DAC, Bostaden, UPAB, Umeå Hamn) Politiker i nämnder (t.ex. tekniska nämnden, fritidsnämnden) Tekniska kontoret, planering Tillsvidare anställda, visstidsanställda, timanställda Fackliga organisationer Boende i villa och radhus Fastighetsägare/förvaltare av flerbostadshus Försäljning av kommunal mark för exploateringsändamål (nya bostäder, industriområden m.m.) Upprättar översikts- och detaljplaner där VA- och avfallslösningar är en viktig fråga Ansvarar för fritidsanläggningar, t.ex. simhallar, idrottsanläggningar Koordinerar och verkställer kommunens/regionens ramavtalsupphandlingar Ingår i samma koncern. Vi har gemensamma samarbetsprojekt, de är våra kunder och några av dem utgör mottagningsanläggningar för avfall. Tar beslut som kan påverka vår verksamhet Upprättar planer, skickar remisser m.m. God hälsa, kunskap och trivsel är viktigt för individen och leder till engagemang, friska medarbetare samt bra resultat. Medbestämmanderätt Har avtal med och betalar till oss. Använder våra varor och tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Har avtal med och betalar till oss. Använder våra varor och tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Företagskunder (industrikunder, transportkunder, handelskunder, byggbolag m.fl.) Har avtal med och betalar till oss. Använder våra varor och tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Kunder Särskilt sårbara intressenter Myndigheter och landsting Kommunala verksamheter (skolor, omsorg, fritidsanläggningar m.fl.) Boende i hyres-/bostadsrätt Kund allmänhet (brukare) Närboende Sjukhus, äldreboenden, jordbruk m.fl. Ursprungsbefolkning Har avtal med och betalar till oss. Använder våra varor och tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Har avtal med och betalar till oss. Använder våra varor och tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Betalar för våra tjänster via fastighetsägaren. Använder våra tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Använder våra tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Risk för störningar Mycket stort behov av vatten och avfallshantering. Umeå/Vindeln VoA äger fastigheter inom renbetesområden 8
Tillsyns- och tillståndsmyndigheter Statliga myndigheter Leverantörer Konsulter Media Funktionshindrade Arbetslösa Utrikesfödda, nyanlända och hemlösa Miljö- och hälsoskyddsnämnden Länsstyrelsen Västerbotten Övriga tillsynsmyndigheter (t.ex. Arbetsmiljöverket, Skatteverket, Konkurrensverket) Räddningstjänst och polis Kemikalieinspektionen, MSB, Naturvårdsverket, Arbetsmiljöverket, Skatteverket, Konkurrensverket Bygg- och anläggningsentreprenörer Driftentreprenörer för hämtning och transport av avfall Mottagningsanläggningar för avfall Leverantörer av varor och tjänster Lång- och korttidstidskonsulter Dags-/veckopress, tv, radio Nyttjar våra VA- och avfallslösningar "Personer långt ifrån arbetsmarknaden" (t.ex funktionshindrade, utsatta ungdomar, sjukskrivna och utrikesfödda) Använder våra tjänster samt påverkar vår möjlighet till att nå våra verksamhetsmål. Svårare att ta till sig information, brist på kunskap om normer och funktioner i vårt samhälle och hushållet Tillsynsmyndighet Tillståndsmyndighet, samråd vid påverkan av naturmiljön Utöver tillsyn Kan hindra och begränsa skador på människor, egendom och miljö Upprättar föreskrifter Förnyelse och nybyggande av anläggningar (VAledningar, vatten- och avloppsanläggningar, Återvinningscentraler, kontor m.m.) på uppdrag av oss. Utför tjänster på uppdrag av oss. Uppfattas många gånger som Vakin-anställda. Vårt ansikte utåt vid t ex gatuarbeten, ÅVC, sophämtning. Länk eller slutdestination för resurser som vi har ansvar för. Säkerställa att våra inköp av varor och tjänster har en hållbar produktion. Planerar o beräknar olika uppdrag och kan påverka val av metoder samt entreprenörer. Rapporterar om nyheter, händelser för medborgare lokalt, regionalt och nationellt. Kan förhållandevis lätt såväl lyfta som stjälpa vår renommé. Intresseorganisationer Nationella kontakter/ samarbetspartners Sveriges kommuner & landsting, Svenskt näringsliv Branschorganisationer: Svenskt vatten, Avfall Sverige Ideella organisationer Andra kommunala VA- /avfallsbolag Remissinstanser, samarbeten. Möjlighet till påverkan och spridning av vårt tänk. Möjlighet till påverkan av branshkollegor, erfarenhetsutbyte och sprida vårt tänk. Remissinstanser, samarbeten Bedriver liknande verksamhet inom Sverige. Internationella Internationella kontakter Bedriver liknande verksamhet utanför Sverige. 9
kontakter/ samarbetspartners Skolor och universitet Finansiärer av utlandsprojekt t.ex. ICLD Elever i grundskola och gymnasium Studenter på högskola/universitet Forskare Beviljar finansiering till utlandsprojekt Behov av kunskap om resursernas kretslopp och samhällets integrerade miljösystem. Ingår i undervisningen i samhällskunskap. Framtidens arbetskraft - potentiella medarbetare. Öka chansen till att de prioriterar hållbarhet. Utvecklingsprojekt där vi medverkar eller har ett intresse av resultatet. 13. Vilka faktorer har legat till grund för att intressenterna har identifierats? Med intressenter avses alla som på ett eller annat sätt är beroende av oss och våra tjänster eller som på annat sätt berörs av vår verksamhet. Intressenterna har även identifierats utifrån om de kan utöva påverkan på vår verksamhet och om vi kan/vill påverka dem. Vi har en direkt påverkan på många genom våra kärnverksamheter; dricksvattenförsörjning, avloppshantering, hämtning och hantering av avfall från hushåll. Fakturamottagare/givare. Ägare (styrelse och kommunfullmäktige). Indirekt påverkan; Kommunal planering, miljömålsarbete, lagstiftning. Nyttjande av upprättade kommunikationskanaler med de som vi redan tidigare identifierat som viktiga. 14. Vilken hänsyn tas till intressegrupper som kan ha svårt att göra sig hörda och därför kan kräva särskilt beaktande? De intressenter som bedöms ha svårt att göra sig hörda är t ex: - Närboende till anläggningar med lukt eller till byggnadsprojekt. Vi informerar via sms, informationsblad, möten för att erbjuda alla möjlighet till upplysning och ev dialog. - Invandrare (ffa nyanlända). Riktad information genom samarbete med t ex SFI, samt information på vår externa webb sker på flera språk. Studiebesök och föreläsningar. - Hemlösa. Samarbete med kommunens olika enheter (Socialtjänst, Gator & Parker, Fritid) och frivilligorganisationer är bästa sätten att säkerställa dialog med denna grupp. 15. Vilka intressentgrupper representerar samhället och miljön? Merparten av våra intressenter representerar samhället på något sätt, t ex politiker, intresseorganisationer, kunder, medborgare, media och skolbarn. Miljön representeras av lagstiftare, tillsynsmyndigheter, intresseorganisationer och allmänheten. 16. Hur påverkas organisationens större samarbeten och partnerskap av arbetet med socialt ansvarstagande? I första hand påverkar detta hur vi kravställer ut mot leverantörer och i synnerhet våra strategiska dvs viktigaste leverantörerna. Syftet är att främja ett socialt ansvartagande i hela leveranskedjan. För att se till att våra ambitioner och mål, kopplade till vårt arbete med socialt ansvarstagande, även tillgodoses av våra leverantörer så omsätts våra policys i detta avseende, (se fråga 30) till kravformuleringar i upphandlingen. Våra ambitioner/utfästelser kring socialt ansvartagande banar väg för ett aktivt deltagande även i internationella samarbetsprojekt för hållbar samhällsbyggnad. 10
17. Hur identifieras nya intressenter i en nyuppkommen situation (ex. i en kris) eller i ett nytt projekt? I händelse av en vattenläcka, stop i avloppet, utebliven sophämtning eller andra akuta störningar kan vi snabbt ta reda vilka som är berörda och meddela dessa via SMS-utskick. Även när det gäller planerade insatser kan vi informera berörda i god tid genom t.ex. informationsmöten, brev och utskick. Vid större kriser nyttjas samhällets kris-informationskanaler ex. VMA och Rakel. 18. Vilka är organisationens prioriterade intressenter och vad ligger till grund för denna prioritering? Genom värdering i vår intressentmatris har följande intressentgrupper identifierats som betydande för Vakin. Dessa har valts ut utifrån vilken påverkan som de har på vår verksamhet och vi på dem. Ägare och ledning Tillsyns- och tillståndsmyndigheter Medarbetare Kunder (såväl betalande som allmänhet) Media Våra branschorganisationer Svenskt Vatten och Avfall Sverige 19. Hur och när inhämtas intressenternas förväntningar och krav på organisationen? Utifrån vilken intressentgrupp som avses sker detta på olika sätt. - Ägare: styrelsemöten, politiska forum - Kunder: årliga kundundersökningar i form av enkäter och intervjuer. Registrering av kundsynpunkter via mail och telefon, informationsträffar med stora och små kunder, studiebesök, föreläsningar och entreprenörsträffar. - Myndigheter (tillsynsmyndigheter): I samband med tillståndsärenden (tillsynspliktig verksamhet) och anmälningsärenden (anmälningspliktig verksamhet). Sker i form av dialog i samband med ansökan och förnyelse av tillstånd, vid tillsynsbesök och samråd. - Övriga intressenter: Kundundersökningar, medarbetarundersökningar, nätverksgrupper, omvärldsbevakning, utbildning. 20. Hur går organisationen till väga för att inhämta synpunkter från intressenter som inte är organiserade eller har extra svårt att artikulera sina intressen? Se fråga 13. 21. Vid vilka givna steg i organisationens verksamhetsstyrning hanteras intressenternas förväntningar och synpunkter? Vad gäller kundsynpunkter så sammanställs dessa löpande och hanteras av en utsedd Kundgrupp som består av representanter för olika enheter inom bolaget. I Ledningens genomgång enligt ISO 9001, 14001 och OHSAS 18001, sammanställs resultat från redovisande dokument ex. kundundersökningar, utvärdering av myndighetskrav och statistik. Utifrån detta fastställs mål och handlingsplaner för kommande år. 11
22. Hur hanterar organisationen balansen mellan samhällets insyn och organisationens behov av integritet? Eftersom vi lyder under Offentlighetsprincipen är alla inkomna och utgående handlingar/ information allmän, med undantag för det som aktivt sekretessbeläggs, ex. frågor kring dricksvattenskydd. 23. Hur hanterar organisationen synpunkter och förväntningar från intressenter i hela värdekedjan? Våra ägares synpunkter formuleras i fullmäktige och/eller vid styrelsemöten. Dessa sätter kurs för hela vår verksamhet genom mål och handlingsplaner. Medarbetare hörsammas generellt i daglig verksamhet, vid APT och specifikt via medarbetarsamtal och årliga enkätundersökningar. Inkomna synpunkter från allmänheten dokumenteras i vårt ärendehanteringssystem, ansvarig för analys och åtgärder utses. I åtgärden ingår oftast att återkoppla till intressenten. Vi genomför kundundersökningar med olika kundgrupper (se intressentmatrisen, fråga 12). Sammanställning/statistik av kundsynpunkterna redovisas och analyseras vid Ledningens genomgång för målområdet Nöjda kunder. Mot bakgrund av kundsynpunkter beslutas åtgärder. Vår ambition är även att återkoppla till kunden/intressenten. Dialog förs med entreprenörer och leverantörer i olika mötesformer och vid upphandlingar. 24. Hur hanterar organisationen eventuella intressekonflikter mellan olika intressentgrupper? Demokratisk process med dialoger. Öppenhet om olika alternativ och väl underbyggda beslutsunderlag leder till en prioritetsordning. 25. På vilket sätt har organisationen utnyttjat intressentdialogen i syfte att stärka kommunikationen/redovisningen av ansvarsarbetet? Vi har under de senaste två åren använt de naturliga arenor som vi möter olika intressenter vid, och berättat om vårt arbete med hållbarhet i flera led att ta ansvar för människa och miljö såväl lokalt, som regionalt och globalt. Vi har fått tydliga resultat från våra kundundersökningar som visar att flera av våra intressentgrupper finner dessa frågor viktiga och aktuella. T ex så instämmer 87 % (82 %) av kunderna som bor i flerbostadshus (villa/radhus) helt eller delvis att Vakins arbete med ISO 26000 kan bidra till något positivt för Vakins ägarkommuner. Detta har redovisats för styrelse och ägare, med påföljd att vi förtydligar uttrycken i vår Affärsplan och reviderar ambitionsnivån inom olika delar. Underlaget bildar grunden för det fortsatta arbetet. 12
Identifiering och prioritering av områden och principer i SS-ISO 26000 26. Vilken typ av verksamhet bedriver organisationen? Vatten- och Avfallskompetens i Norr AB (Vakin) är ett kompetens- och driftbolag. Vår uppgift är att förse medborgarna (i Umeå och Vindelns kommuner) med ett gott och högkvalitativt dricksvatten samt att hantera hushållens avfallsprodukter, såväl avloppsvatten som fast avfall och återvinningsmaterial. Vi ska även vara aktiva i att sprida vår kompetens och kunskap för en hållbar samhällsservice. 27. Vilken omfattning, storlek och uppbyggnad har organisationen? Verksamheten bedrivs inom avdelningarna Vatten & Avlopp samt Avfall & Återvinning. Vatten- och Avfallskompetens i Norr AB (Vakin) bildades den 1 januari 2016. Bolaget ägs till 95 % av Umeå kommun och 5 % av Vindelns kommun. Ägandet sker via de båda anläggningsbolagen Umeå Vatten och Avfall AB respektive Vindeln Vatten och Avfall AB. Anläggningsbolagen är huvudman för den allmänna VAanläggningen och ansvarar för att kommunens skyldigheter inom avfallsområdet fullgörs. Varje bolag har en egen styrelse. Styrelsen för anläggningsbolagen utses av respektive kommunens fullmäktige. Vakins politiska styrelse utses vart fjärde år. Vakin har idag cirka 125 anställda i Umeå och Vindelns kommuner, som har sammanlagt cirka 126 500 invånare. 28. I vilka länder/platser/områden är organisationen verksam? Umeå och Vindeln. Sverige med fokus på Västerbotten. Via internationella projekt i Kina och Kenya. Indirekt påverkan genom att visa upp det svenska integrerade miljösystemet för olika externa (utländska) besökare från t ex Ryssland, Kenya, Etiopien, Vietnam, Kanada och Chile. 29. Vad har organisationen gjort inom socialt ansvarstagande? I nedanstående tabell anges vad Vakin har genomfört under närmaste åren inom de prioriterade ansvarsområdena; Verksamhetsstyrning, Personlig utveckling och utbildning, Förebyggande av förorening, Hållbar resursanvändning, Hållbar konsumtion och Utveckling av/tillgång till teknik. 13
14
15
16
30. Vilka policydokument, värderingar, principer och uppförandekoder etc har organisationen som är kopplade till socialt ansvarstagande? De policydokument som följer av vårt arbete med socialt ansvarstagande är Miljö-, Kvalitet-, Arbetsmiljö-, Jämställdhets-, Kompetensutvecklings-, Informationssäkerhets-, Inköps- och Alkoholoch drogpolicy, samt vår Uppförandekod. 31. Hur ser organisationens påverkansfär ut? Hela samhället påverkas, direkt eller indirekt av vårt bolags verksamhet avfallshantering och dricksvatten samt rening av avloppsvatten. Alla har på ett eller annat sätt ett behov av våra tjänster. Vi har möjlighet att informera, resonera och ställa krav på individuellt beteende, näringslivets påverkan, lokal samhällsplanering, regional samhällsstrategi och även nationell samt till viss del internationell hantering av frågor som rör vår typ av verksamhet. 32. Vilka slags beslut och aktiviteter hos intressenter i påverkansfären kan påverka organisationens sociala ansvarstagande? Vi har förhållandevis stor möjlighet att t ex kliva ur avtal om vår intressent inte följer våra krav på socialt hänsynstagande. Skulle våra intressenter ha högre ställda krav än oss i något avseende kring dessa frågor är vi glada att bli inspirerade och välkomnar möjligheten till förbättring. 33. Vilka huvudområden och delområden under avsnitt 6 bedöms vara relevanta för organisationen och varför? Delområden som är prioriterade 2016 för Vakin utifrån materialitetsanalys: 2.0 Verksamhetsstyrning Berör främst direkt intressenter som har en affärsrelation till Vakin, men även övriga intressenter för vilka Vakins framgång i att integrera hållbarhet i verksamhetsstyrningen i andra led skapar värde. Med tanke på Vakins förankring i kommunerna så blir samhällsvärdet högt då en gedigen verksamhetsstyrning får effekt i en mångfald av aktiviteter som kommer lokalsamhället till nytta. 4.5 Personlig utveckling och utbildning i arbetet Utveckling och utbildning är viktigt för intressentgruppen anställda och där kan Vakin skapa värde, så att de upplever en hög levnadsstandard och därmed skapar värde för samhället med nöjda invånare. I övrigt inte så stort potentiellt värdeskapande. 5.1 Förebyggande av föroreningar Ett av Vakins grunduppdrag är att förse Umeå och Vindeln med dricksvatten på ett säkert sätt. Även om risksituationen inte är akut så måste detta grundläggande mänskliga behov kopplat till Vakins grunduppdrag vara ett högt prioriterat område. 5.2 Hållbar resursanvändning Genom Vakins kärnverksamhet så står hållbar resurshantering i centrum för hållbarhetsarbetet och är ett område där mycket högt värde kan skapas för både intressenter, samhälle och miljö. Vakin besitter dessutom expertis som på internationell nivå kan skapa högt värde. 7.3 Hållbar konsumtion Strävan efter hållbar konsumtion ligger helt i linje med Vakins kärnverksamhet och potential i framtiden att skapa värde som föregångare, förebild, informations- och kunskapsspridare samt innovatör för att styra om nuvarande konsumtionens baksida, till något positivt, ex. genom fler cirkulära lösningar. 17
8.4 Utveckling av och tillgång till teknik Vakin har spetskompetens inom miljörelaterad teknik, tjänster och arbetsmetoder, som både kan skapa värde för lokalsamhället men kanske främst på export till andra länder där denna teknik skulle skapa ett ännu större värde i samband med samhällsutveckling och minskad miljöbelastning. Utvalda ansvarfrågor för kommande åren: 2017 4.4 Arbetsmiljö 6.4 Socialt ansvarstagande i värdekedjan 7.6 Tillgång till grundläggande tjänster 7.7 Upplysning och medvetenhet 8.1 Lokalt samhällsengagemang 2018 3.1 Due Diligence 3.2 Risksituationer 3.4 Hantera missförhållanden 3.5 Diskriminering och sårbara grupper 8.7 Sociala investeringar 34. Vilken metod har använts för bedömningen av relevans för huvudområden och delområden. En relevansanalys genomfördes 2014-2015, vilken ledde fram till att 16 delområden för ansvar från ISO 26000 bedömdes som prioriterade för Vakin (dåvarande UMEVA) utifrån samhällsvärde och intressentnytta. Samhällsvärdet speglar värdet i att minska negativ påverkan eller utöva positivt inflytande på samhällen (lokalt/nationellt/internationellt), miljö/klimat/bransch och intressentnytta baseras på förväntningar och krav på organisationen som när de infrias upplevs som värdeskapande (ex. för allmänhet, storkunder, näringsliv, partners, leverantörer, medarbetare). Vidare gjordes en GAP-analys där de 16 delområdena bedömdes med avseende på styrkor och svagheter, med hjälp av en femgradig skala beroende på hur duktig organisationen anses vara. Ett översiktligt snittbetyg räknades fram per delområde som sedan applicerades på underlaget till materialitetsanalysen. I det fortsatta arbetet kommer även Önskat framtida läge att beskrivas, vilket ger en beskrivning av gapet mellan nuläge och framtida läge som ligger som underlag till åtgärder och aktiviteter. 35. Hur har intressenterna involverats i syfte att hjälpa organisationen att förstå relevans och betydelse av olika huvud- och delområden? Styrelse, politiker och medarbetare har prioriterats och arbetet med relevans- samt GAP-analys har förts i dialog med dessa intressenter. 36. Vilka är intressenternas behov och önskemål rörande de relevanta delområdena och hur har dessa påverkat prioriteringen? 18
Under denna inledande process har vi använt oss av intern kompetens för bedömning av intressenters behov och önskemål. Kundsynpunkter från daglig verksamhet, kundundersökningar, och dialogmöten ligger till grund för denna interna kompetens. I ett arbetsmöte med UMEVAs Bolagsledning 11 augusti 2015 valdes fem delområden som uppfattats som viktigast för UMEVA att arbeta med i affärsplan och i mål/strategier för att samtidigt maximera bidraget till hållbar utveckling. Prioriterat delområde VD 2.0 4.5 5.2 7.3 8.4 Hållbarhetsenhet 2.0 5.1 5.2 6.4 7.3 Ekonomiavdelning 5.1 5.2 7.6 7.7 8.1 Vatten och Avlopp 2.0 4.4 4.5 5.2 8.4 Avfall och Återvinning 5.1 5.2 7.6 7.7 8.1 Personal och Kommunikation 4.4 4.5 5.1 7.3 8.4 Första årets fokus ligger på miljö och intern styrning eftersom det är viktigt för våra intressenter: allmänhet, politiker och medarbetare. 37. Vilken inverkan har de relevanta delområdena på organisationens förmåga att uppfylla de lagar, internationella standarder och uppförandenormer som den berörs av? Fokus på verksamhetsstyrning möjliggör bättre system för uppföljning av lagar och krav som berör vår verksamhet. Dessutom ökar medvetenheten kring vår direkta miljöpåverkan samt potential att påverka indirekt genom exempelvis våra inköp. 38. Vilken inverkan har de sju principerna för prioriteringen av relevanta delområden? Som samhällsnyttigt företag har de sju principerna länge genomsyrat verksamheten, i högre eller lägre grad. Vi kan notera att i och med att kunskapen om principen om mänskliga rättigheter ökat, så har denna princip påverkat prioriteringen lite mer än de andra. 39. Vilka resonemang utifrån risker, möjligheter och konsekvens, har vägts in i prioriteringen av relevanta delområden i syfte att säkerställa ett långsiktigt hållbart engagemang? Vi har valt att framförallt fokusera på områden som stärker vår interna organisation såsom Verksamhetsstyrning och Personlig utveckling. Detta eftersom bolaget omorganiserats och vi behöver vara starka och ha tydliga direktiv för att kunna leverera den samhällsservice som är vårt ansvar. I övrigt har vi valt att genomlysa delområden som ligger närmast vår huvudsakliga verksamhet, då dessa är av högsta relevans för alla våra intressenter; Hållbar konsumtion, Hållbar resursanvändning, Förebyggande av förorening och Teknisk utveckling. Kan vi vara tydligare inom dessa områden och påverka våra intressenter till förändrade rutiner och beteenden så kommer det att ge stor hållbarhetseffekt. Att se över och utveckla tekniska lösningar kan ge en tryggare och mer kostnadseffektiv tjänst. 19
40. Hur följs prioriteringen av delområden upp med lämpliga intervall? Arbetet med ISO 26000 och dess delmål kommer att integreras med systematisk verksamhetsutveckling där även andra ledningssystem och standarder inryms. Det innebär regelbundna uppföljningar, interna revisioner och Ledningens genomgång. Integration av socialt ansvarstagande 41. Vilka mål och handlingsplaner har satts utifrån de prioriterade delområdena? Mål och aktiviteter med avseende på ISO 26000 framgår av styrkort för hållbarhet. 20
42. Hur har målen integrerats med organisationens övriga mål samt verksamhetsplaner och affärsplan? Mål och aktiviteter bryts ned från styrkort till målkort som finns för respektive avdelning. Hållbarhetsmålen är utpekade bland de fastställda verksamhetsmålen för 2016 för att tydligt visa att de är en del av verksamheternas ansvar. I och med detta är de också integrerade i verksamhetsplanerna. I Affärsplanen är Hållbar utveckling ett av fyra målområden (bifogas). 43. Hur ser ansvarsfördelningen för mål, utifrån relevanta funktioner och nivåer inom organisationen, ut? Ansvar för mål, och aktiviteter kopplade till dessa, framgår av styrkort och handlingsplaner. 44. Vilka resurser, ex. finansiella och personella, har avsatts för mål i enlighet med affärsplaner? Budget ingår i respektive verksamhet. 45. Finns det exempel på andra aktiviteter utöver mål och handlingsplaner som genomförts? Nej 46. Vilka metoder används för att mäta, indikera, bedöma och följa upp befintliga och föreslagna prioriteringar och satta mål? 21
Mål och aktiviteter kopplade till vårt arbete med ISO 26000 finns med i hållbarhetsmålen (se fråga 41 och 42); detta framgår av affärsplan, styrkort och handlingsplaner. Metod för att mäta och följa upp ska koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse inom ISO 9001, 14001 och OHSAS 18001. Konkreta mål med avseende på ISO 26000 återstår att utarbeta och ska ingå i Hållbarhetsredovisningen. 47. Hur utvärderas mätmetoderna för de satta målen? Ska koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse. 48. Vilka metoder används för att spåra resultat över tid? Ska koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse. 49. Hur redovisar organisationen resultat för socialt ansvarstagande som kan mätas över tid? Ska koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse. 50. Vilka indikatorer används som ger kvalitativ och kvantitativ information om organisationens resultat som är jämförbara och visar på förändring över tid? Indikatorer (nyckeltal) finns idag inom miljö och arbetsmiljö, men återstår att tas fram för arbetet med ISO 26000. 51. Använder organisationen externa riktlinjer för redovisning av socialt ansvarstagande och i så fall vilka och hur? Avsikten är att använda Global Reporting Initiative (GRI) som underlag samt använda goda exempel från andra liknande företag. 52. Vilka verifieringsprocesser eller certifieringssystem används, där fakta och uppgifter kan spåras tillbaka till en pålitlig källa för att kontrollera riktigheten i fakta och uppgifter? Vakin är certifierade utifrån kraven i ISO 9001, 14001 samt OHSAS 18001. 53. Hur utvärderas resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande? Resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande utvärderas i enlighet med rutiner i vårt verksamhetssystem som upprättas för att tillgodose kraven i övriga standarder. Resultaten från arbetet med socialt ansvarstagande kommer att utvärderas som en del i vår Hållbarhetsredovisning. 54. Hur tas underlag för kommunikation om socialt ansvarstagande fram? Kommunikationsavdelningen arbetar nära Hållbarhetschef och Bolagsledning för att säkerställa att alla delar av bolagets verksamhet vävs in i Kommunikationsstrategin generellt och i årliga Kommunikationsplaner. Vårt arbete med socialt ansvarstagande lyfts fram i de sammanhang som bedöms relevanta. 55. Hur kommuniceras organisationens arbete för socialt ansvarstagande? 22
Som en del i vår dagliga kommunikation nämns våra ambitioner, mål och önskan om hållbarhet ur alla aspekter. Strategi och planer för kommunikation hanterar olika kommunikationsvägar, såsom PR, annonsering, studiebesök, föreläsningar, skolinformation, kundmöten, mässor osv. 56. Har organisationen valt att utelämna vissa ämnen i sin kommunikation och i så fall varför? Nej. 57. Hur kommuniceras organisationens egendeklaration? När den färdigställts kommer den att sammanfattas och presenteras på intranätet och Vakins hemsida. 58. Hur har policyer/lagar/normer gjorts kända i organisationen? I verksamhetssystemet på intranätet finns de policyer/lagar/normer som berör verksamheten. Alla nyanställda ges en genomgång av systemet. Nyheter annonseras på startsidan. 59. Vilka arbetsmetoder gäller för interna revisioner och interna granskningar och vilka resultat finns från dessa revisioner och granskningar? Då Vakin är certifierade enligt ISO 9001, 14001 och OHSAS 18001 genomförs regelbundna interna revisioner enligt dessa standarder. De interna revisionerna genomförs utifrån en årlig revisionsplan med ett fastställt fokusområde/tema. Under Ledningens genomgång för effektiv verksamhet redovisas en sammanställning över samtliga revisioner under året (även externa revisioner). 60. Vilka resultat finns från externa intressenters revisioner och granskningar av verksamheten eller av organisationens varor/tjänster? På uppdrag av ägaren (Umeå och Vindelns kommuner) utförs s.k. lekmannarevisioner som granskar oss med avseende på vårt uppdrag. Eftersom stora delar av verksamheten är både tillstånds- och anmälningspliktig, granskas dessa av respektive myndighet (Länsstyrelsen, Miljö- och hälsoskydd, Räddningstjänsten, Arbetsmiljöverket). Resultat av dessa granskningar lämnas i form av protokoll och rapporter. 61. Hur hanteras klagomål och reklamationer från konsumenter, kunder, brukare, medlemmar? Klagomål och reklamationer som kommer in via vår kundservice registreras och handläggs via vårt ärendehanteringssystem. Vi genomför också kundundersökningar med olika kundgrupper (se intressentmatrisen). Sammanställning/statistik av kundsynpunkterna redovisas och analyseras vid Ledningens genomgång för målområdet Nöjda kunder. Mot bakgrund av kundsynpunkter beslutas åtgärder. Vi återkopplar till intressenten där så är lämpligt, t ex genom kundträffar och via hemsidan. 62. Hur hanteras klagomål från övriga intressenter? Synpunkter från andra intressenter som ej registreras via ärendehanteringssystemet behandlas i bolagsledningen. Möjlighet finns också att dokumentera kundsynpunkter som fångas upp utanför systemet i vårt avvikelsehanteringssystem. 23
63. Vilka metoder används för utvärdering av mål, uppföljning av handlingsplaner samt aktiviteter och vid vilka intervall genomförs dessa utvärderingar? Utvärderingar av mål och uppföljning av handlingsplaner sker årligen som en del i Ledningens genomgång. Avstämning av arbetet med handlingsplaner sker löpande i samband med avdelningsvisa planeringsmöten samt vid interna revisioner. 64. Vilket utfall har uppnåtts i förhållande till satta mål? Följande mål/aktiviteter har beslutats för vårt arbete med ISO 26000, år 2016. Vi skall Integrera ISO 26000 i vår verksamhet. Kartlägga och identifiera dimensionen intressenter. Genomföra dialoger med intressenter. Besvara egendeklarationen. Arbeta med verksamhetsdetaljer kopplade till de sex valda ansvarsområdena Ansluta oss till ISO 26000 innan årets slut. Dessa aktiviteter har genomförts och inför nästa år ska mål sättas med, där det är möjligt, mätbara nyckeltal. 65. Var målen lämpliga och i så fall varför? Medvetenheten om lämpliga arenor för intressentdialog har ökat. Det är viktigt att ha rätt förväntningar på vilka svar man kan få, beroende på vilka frågor man ställer och i vilket sammanhang frågorna ställs. 66. Vilken koppling finns mellan organisationens övergripande strategier och mål? Kopplingen mellan organisationens övergripande strategier och mål illustreras i vår styrmodell. 24
67. Vilka förändringar från bestämda handlingsplaner har fastställts under perioden? Inga förändringar har fastställts. 68. Genomfördes bestämda aktiviteter och om inte, varför? Samtliga aktiviteter har genomförts, se fråga 64. En viktig observation är att intressentdialog kräver möjlighet att ge bakgrund/förklaring till de frågor vi vill ställa. Att t ex stå på återvinningscentralen (ÅVC) där människor ofta har bråttom visade sig inte vara optimalt ur detta hänseende. Dessutom har kunder på ÅVC svårt att se hela bilden av Vakin utan fokuserar naturligtvis på utsortering av avfall/återvinning. Därför utfördes denna aktivitet inte i samma utsträckning som planerats. 69. Hur håller sig organisationen informerad om alla rättsliga skyldigheter? De lagar samt övriga krav som gäller för verksamheten framgår av laglistan. Laglistan innehåller samtliga viktiga lagar som gäller för vår verksamhet. Listan "förvaltas" via ett abonnemang hos Notisum AB som ser till att listan uppdateras fortlöpande vid ändringar i berörda lagrum. Nya lagar och lagändringar som berör vår verksamhet fångas upp via branschorganisationer och nätverk (t ex Avfall Sverige, Svenskt Vatten, Sveriges kommuner och landsting och vår arbetsgivarorganisation KFS), samt genom prenumerationer på tidskrifter och facklitteratur. Omvärldsbevakning med avseende på lagar och krav fås också via t ex Naturvårdsverket, Kemikalieinspektionen, Livsmedelsverket, Smittskyddsinstitutet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Den som är ansvarig för en verksamhet ska ha kännedom om vilka lagar och regler som gäller inom det aktuella området och ska inom ramen för sitt ansvar och sina befogenheter vidta nödvändiga åtgärder för att lagarna efterlevs. 25
70. Hur utvärderar organisationen att den efterlever lagar, krav och internationella uppförandenormer? Alla lagar och krav som berör vår verksamhet finns i en laglista som uppdateras vid ändringar, i gällande lagar eller i händelse av ändringar i verksamheten. Kontroll av lagefterlevnad görs stickprovsvis genom interna revisioner samt genom årliga redovisningar till kontrollmyndigheterna. En gång per år inför Ledningens genomgång gör varje avdelning en genomgång av laglistan med avseende på sin verksamhet och dokumenterar eventuella brister i lagefterlevnad. Exempel på viktiga lagar och krav inom våra verksamhetsområden är Miljöbalken, Livsmedelslagstiftningen, Arbetsmiljölagstiftningen, Lagen om offentlig upphandling etc. 71. Vilka ärenden finns från myndigheter eller utslag i domstol som rör lagöverträdelser av organisationen? Verksamheten föreläggs emellanåt om att vidta åtgärder enligt ex. Miljöbalken ex. åtgärder vid vattenverk i Vindeln. Inget ärende har lett till åtal i domstol. Förbättringsarbete 72. Vilken metod har använts för att identifiera, styra och följa upp förbättringar? I vårt verksamhetssystem finns en process som heter Följa upp verksamheten där vi utifrån analys av olika underlag från respektive målområde (nöjda kunder, effektiv verksamhet, hållbar utveckling samt engagerade och kompetenta medarbetare), beslutar om förbättrings-områden. Förbättringsområdena ska tillsammans med utpekade fokusområden enligt affärsplanen ligga till grund för kommande års styrkort och handlingsplaner/verksamhetsplaner. 73. Vilka förbättringar har utförts under perioden? Exempel på detta kan vara utifrån klagomål, målarbete, lagändringar, strategibeslut. Detta är första året med ISO 26000. 74. Vilka förbättringar har skett mot referensår? Detta är första året med ISO 26000 och således vårt referensår. 75. Hur har den gångna periodens arbete med socialt ansvarstagande påverkat organisationens styrande dokument? Ägardirektiv, Bolagsordning och Affärsplan har omarbetats under året och hållbarhetsaspekterna har definierats tydligare. 76. Vilka nya prioriteringar har skett inom delområden och principer och i så fall varför? Prioriteringar gjorda i materialitetsanalysen har ej varit föremål för ändring. 77. Vilka nya övergripande mål, detaljerade mål, handlingsplaner och aktiviteter inom socialt ansvarstagande har fastställts för den nya perioden? 26
Arbete med mål, handlingsplaner och verksamhetsplaner pågår utifrån gällande årscykel. En Hållbarhetschef har rekryterats och en av dess uppgifter kommer att vara koordinering och planering av arbetet med ISO 26000. Prioriterade arbetsområden för socialt ansvarstagande är under 2017; Arbetsmiljö Socialt ansvarstagande i värdekedjan Tillgång till grundläggande tjänster Upplysning och medvetenhet Lokalt samhällsengagemang 27