Nacka Energi Granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna år 2011
Innehållsförteckning 1 Inledning 2 2 Bokslutsprocessen 2 3 Intäktsprocessen 3 4 Nätavgifter och nätförluster 3 4.1 Nätavgifter 4 4.2 Nätförluster 4 5 Pågående projekt och aktivering 5 5.1 Pågående investeringsprojekt 5 5.2 Fördelning investering och underhåll 5 5.3 Personalkostnader 5 5.4 Planering och uppföljning 5 6 Löneprocessen 6 7 Leverantörsfakturaprocessen 6 8 Ledningsnära kostnader 7 Bilaga 1 Rekommendationer hänförliga till tidigare år 8 1
1 Inledning Som ett led i revisionen av bolagets räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Utifrån vår väsentlighets- och riskanalys har granskningen särskilt inriktats på följande väsentliga områden: Bokslutsprocess/avstämningar Intäktsprocessen Nätavgifter Pågående projekt och aktiveringsprocessen Löneprocessen Leverantörsfakturaprocessen Ledningsnära kostnader Vi gör på en övergripande nivå bedömningen att den interna kontrollen är god och att de väsentliga processerna är väl fungerande. Vi har inom vissa områden identifierat förbättringspotential och i anslutning till dessa har vi lämnat rekommendationer som syftar till att ytterligare förstärka den interna kontrollen. Föregående års rekommendationer finns angivna i bilaga 1, med notering huruvida dessa är åtgärdade eller ej. 2 Bokslutsprocessen En genomgång av rutinen för upprättande av bokslut har skett, dels genom intervju med bolagets controller och dels genom översiktlig genomgång av upprättade specifikationer avseende delårsbokslutet per 31 augusti 2011. Vi har även granskat ett urval av verifikationer i syfte att säkerställa fullständighet och överensstämmelse med Bokföringslagen. Bolaget använder sig av ekonomisystemet Visma. Det finns inga försystem som automatiskt levererar in uppgifter utan bokföringen sker via manuella bokföringsorders. Från och med mitten av oktober 2011 implementeras ett elektroniskt fakturahanteringssystem, vilket kommer att vara direkt sammankopplat med ekonomisystemet (se även avsnittet Leverantörsfakturaprocessen). Det finns en ansvarsfördelning med avseende på avstämning av balanskonton. Rutinen är att samtliga konton stäms av i samband med uppskattningsvis sju rapporteringstillfällen (tertial 1 och 2, årsbokslutet och ytterligare fyra tillfällen). Kundreskontran (CS) och likvidkontona stäms av månatligen. 2
Bokslutsprocessen innebär ofta att bedömningar behöver göras i och med att all information inte är tillgänglig i samband med upprättandet av bokslut. För Nacka Energi gäller detta huvudsakligen nätförlusterna, för vilka en uppskattning avseende november och december behöver göras i årsbokslutet. Vi har i samband med genomgången av bokslutsprocessen stämt av hur väl uppskattningen som gjordes i bokslutet 2010 korrelerade med verkligt utfall. Differensen var mycket liten, och rutinen bedöms mot bakgrund av detta vara god. Den genomförda verifikationsgranskningen har inte medfört några väsentliga noteringar. 3 Intäktsprocessen Vi har gått igenom faktureringsrutinen tillsammans med berörd personal för att erhålla en förståelse för processen. En mer omfattande stickprovsvis granskning för ett urval av abonnenter med avseende på priser etc. kommer att ske vid ett senare granskningstillfälle. Detta i syfte att manuellt testa bolagets kontroller. Fakturering sker enligt en fördefinierad kalender, i början av varje månad. Från och med mitten av 2009 faktureras faktisk förbrukning för merparten av kunderna. Förskottsfakturering tillämpas huvudsakligen för kunder som tidigare inte betalat sina fakturor i tid. Initialt genereras en preliminär faktureringsfil, och i samband med detta erhålls en fellista. Fellistan kontrolleras och korrigeras manuellt i den mån det är tillämpligt (vissa fel är naturliga, t.ex. att en anläggning har stängts). Det är även möjligt att skapa signallistor (t.ex. med avseende på stora differenser mot föregående år). Kontroll av dessa sker direkt i systemet, varför det inte i efterhand är möjligt att verifiera att kontrollen har genomförts eller avseende vilka poster. Dock har det implementerats en rutin som innebär att det upprättas ett avstämningsprotokoll där två i förening signerar att samtliga kontroller/steg har utförts i faktureringsprocessen. Efter utförda kontrollmoment skapas en definitiv faktureringsfil där förfallodatum anges. Vid klarmarkering av fakturafilen uppdateras kundreskontran i CS. Bokföringen av intäkt och kundfordringar i huvudboken görs sedan månatligen manuellt genom att en rapport innehållande den aktuella månadens faktureringsfiler tas ut tillsammans med en bokföringsjournal. Priser fastställs utifrån hur många ampere som nyttjas av kunden (dvs. vilken säkringstyp som innehas). Det är styrelsen som årligen fastställer priserna och dessa hålls sedan tillgängliga på bolagets hemsida. Vidare finns det en policy framtagen som behandlar rutin för krediter, betalningsanstånd, påminnelser och inkasso. Vi har genomfört en översiktlig genomgång av månadsfaktureringen utan anmärkning. 4 Nätavgifter och nätförluster Nacka Energi äger och driftar elnätet i delar av Nacka kommun (delarna Älta, Sickla och Saltsjöbaden). Väsentliga kostnader kopplade till detta är nätavgifter och nätförluster, vilka behandlas nedan. 3
4.1 Nätavgifter Bolaget har avtal med Vattenfall och Fortum avseende överföring av el till det egna nätet. För detta betalar bolaget en fast årlig avgift, en fast avgift baserad på vilken årseffekt som avtalats om och en rörlig avgift som är beroende av hur många kwh el som har överförts. Det nu gällande avtalet med Vattenfall gäller från 1 januari 2010 och gäller tillsvidare. Avtalet med Fortum är under omförhandling (det förra löpte till och med den 31 december 2010), men arbetet har fortgått under 2011 och prislistan sätts efter Svenska Kraftnäts prishöjningar (0,1 öre). Vattenfall och Forum levererar in ungefär samma mängd el till Nacka Energis elnät, och avgiftsnivån för detta är i likhet med tidigare ungefär på samma nivå från respektive leverantör. Kostnaderna för nätavgifter per den 31 augusti 2011 är 24,7 mkr (23,9 mkr) vilket innebär en ökning på ca 4,6 % jämfört mot samma period föregående år. Höjningen beror på den höjning av avgifterna som nätägarna till de överliggande näten har gjort. Nacka Energi mäter elförbrukningen in i nätet vid de två inleveranspunkterna och kontrollerar således att Vattenfall och Fortum fakturerar rätt levererad volym. Avstämningen mellan inlevererade volymer och fakturerade volymer sker vanligtvis utan större differenser(upprättas i Excel). Vi har översiktlig granskat bolagets avstämningsfil mot det totalbelopp som redovisas som kostnad i resultaträkningen; detta har genomförts utan väsentliga avvikelser. Vi har även gjort en genomgång av processen med avseende på detta för en enskild månad för de respektive leverantörerna. Månadens inleveranser av el har hämtats från systemet CS och har sedan jämförts med de belopp som Nacka Energi blivit fakturerade. Vi har även stämt av de på fakturan angivna avgifterna mot prislistorna. Det förekommer differenser mellan fakturerade kwh och kwh enligt CS. Dessa bedöms dock inte vara beloppsmässigt väsentliga. Detta förklaras av att Vattenfall och Fortum i sina beräkningar inte tar hänsyn till huruvida sommar- eller vintertid råder, medan Nacka Energi gör sina avräkningar efter realtid. Justeringen av sådana differenser kommer att ske i oktober (i och med att övergång då sker till vintertid). Bolagets avstämningar bedöms vara överskådliga och ändamålsenliga. 4.2 Nätförluster Nätförluster är skillnaden mellan den el som levereras in i nätet från Vattenfall och Fortum respektive den el som registreras som förbrukad hos abonnenterna och som därmed kan faktureras av de elsäljande företagen. Resterande el betalar Nacka Energi i form av så kallade nätförluster. Nacka Energi köper för närvarande denna el från Mälarenergi. Mälarenergi fakturerar månatligen preliminär förbrukning (baseras på förbrukning under motsvarande månad året innan). Mätning av faktisk förbrukning görs med 3 månaders intervaller. Vi har noterat att periodisering med avseende på detta enbart görs i samband med årsbokslutet, vilket innebär att delårsrapporten inte innehåller någon bedömning av verkliga förluster i förhållande till de preliminära uppskattningarna. Nätförlusterna är dock relativt konstanta och några väsentliga risker för fel i redovisningen bedöms inte föreligga. 4
5 Pågående projekt och aktivering 5.1 Pågående investeringsprojekt Bolaget använder sig av projektredovisningssystemet Cenit. Bokning av leverantörsfakturor sker i huvudboken Visma och förs sedan över till Cenit två gånger per dag. Bokningen i Visma sker med projektnummer vilket gör att kontroll mellan Cenit och Visma enkelt kan ske. Fem projekt har valts ut för granskning med avseende på redovisade kostnader mot leverantörsfakturor. Inga avvikelser har identifierats. 5.2 Fördelning investering och underhåll Varje projekt delas upp i investering (utgifter som är värdeökande och som redovisas i balansräkningen och avskrivs över den ekonomiska livslängden) och underhåll (utgifter som avser reparation samt att vidmakthålla tidigare investerings prestationsnivå). Vid nyanläggningar avser hela projektet investering och samtliga utgifter aktiveras vid färdigställande. För övriga projekt sker en bedömning av till vilken del utgifterna är balansgilla respektive skall kostnadsföras direkt. Vi har tagit in bedömningsansatser och även kontrollerat dessa för fem projekt. Vi bedömer fördelningsgrunderna som rimliga för de granskade projekten. 5.3 Personalkostnader All personal som arbetar i projekt rapporterar sin tid i Cenit på de aktuella projekten. Administrativ personal rapporterar in avvikelser i förhållande till normal arbetstid och teknisk personal registrerar in all sin arbetade tid. För den sistnämnda personalkategorin gäller att en bedömning med avseende på nedlagd tid på projektnivågör i efterskott per tertial. Attestering av tidrapporter sker månatligen av respektive ansvarig för administrativ personal och teknisk personal. Kostnaderna för personal i projekten uppgår för 2011 till 492 (547) kr/h för montörer och 601 (679) kr/h för planerare. För arbeten mot extern part så är priset för montör 665 kr/h och för planerare 816 kr/h. Under 2011 så har bolaget sänkt timkostnaderna för planerare och montörer. Denna sänkning baseras på en beräkning som bolaget har utfört där verkliga kostnader, löner etc. fördelas och beräknas. Vi har granskat bolagets beräkning och finner den rimlig. Kontroll har skett för personalkostnader i fem olika projekt och inga avvikelser har identifierats. 5.4 Planering och uppföljning Vid start av ett projekt görs en budgetkalkyl som fungerar som en övergripande planering. Vid denna beräkning används schablonkostnader från branschens EBR katalog. Därefter görs beredningen, som är en mer detaljerad prognos, av projektledaren. Detta underlag utgör sedan den grund för den budget som styrelsen tar. Uppföljningar sker enskilt på större projekt och på totalnivå för samtliga projekt. Uppföljningen görs löpande avseende avstämning mellan budget och utfall och därefter sammanställs en prognos för årsbokslutet. Vid varje månadsbokslut görs en genomgång av projektlistan och projekt som är klara aktiveras. Bolagets ambition är att avsluta merparten 5
av de i nuläget pågående projekten till årsbokslutet. Vissa projekt kan delas upp i etapper och delaktiveras. Projekten aktiveras i regel när det är spänningssatt. Vi bedömer att bolagets rutiner och interna kontroll kopplat till redovisning av investeringsoch underhållsprojekt är tillräckliga och ändamålsenliga. 6 Löneprocessen En genomgång av lönerutinen med ansvarig person hos Nacka Energi har genomförts. Genomgången har utförts för att erhålla en förståelse för hur flödet från anställning till löneutbetalning ser ut. Vår rutingenomgång har inte föranlett några väsentliga noteringar. Vi har kontrollerat hur tidrapportering per anställd rapporteras via Cenit och förs in i löneprogrammet Kontec. Vi har följt löneutbetalning från registrerad lön i systemet mot senaste lönerevisionen till utbetald lön. Vi har identifierat kontroller, avstämningar och granskat underliggande material och bedömer dessa som tillfredsställande. Överföring från lönesystem till huvudbok sker via en manuell bokföringsorder som bokas då lönerna har betalats ut. Vi har utöver detta kontrollerat fem personers registrerade löner mot den senaste lönerevisionen. Granskningen av löner har skett utan anmärkning. 7 Leverantörsfakturaprocessen En genomgång av leverantörsfakturaprocessen med ansvarig person hos Nacka Energi har genomförts. Bolaget har upprättat en schematisk beskrivning av leverantörsreskontrarutinen. Denna har inte förändrats sedan föregående år. Bolaget har en attestinstruktion avseende dels leverantörsfakturor och dels utbetalningsunderlag. Till denna finns en signaturprovslista bifogad. Dokumentet är enligt dateringen fastställt i november 2010. Leverantörsfakturor förattesteras av beställaren och utbetalningsattesteras av närmaste chef. Efter attest definitivbokas fakturan i systemet, varvid även periodisering registreras i systemet. Utbetalningsförslag skapas och attesteras därefter av VD och betalningsfil skickas till banken för betalning. Avstämningar av leverantörsskulderna görs varje månad av person som inte arbetar med den dagliga registreringen av fakturor. Attestering av utbetalningsfilen sker digitalt i dualitet. Den förattesteras av personen som är ansvarig för registrering i leverantörsreskontran och slutattesteras av den ansvarige för avstämning av leverantörsreskontran. Våra stickprov har inte påvisat några avvikelser. Implementering av ett nytt hanteringsätt gällande leverantörsfakturorna sker i oktober månad. Från och med denna tidpunkt kommer Nacka Energi att scanna in alla sina fakturor, vilket resulterar i att konteringslappen samt den fysiska attesteringen kommer att försvinna. Systemet för detta kommer att vara direkt sammankopplat med ekonomisystemet. 6
8 Ledningsnära kostnader Vi har gjort en genomgång av hanteringen av ledningsnära kostnader, resekostnader och liknande kostnader. 25 stickprov har granskats och stämts av mot faktura/kvitto, att kostnaden är godkänd och beslutsattesterad, att den rätt konterad, att syfte framgår samt att deltagarlista och program/protokoll/schema finns i tillämpliga fall. Stickprovsgranskningen resulterade i ett antal avvikelser gällande att program e.dyl. för kostnader relaterade till utbildningar/kurser saknades. Vid en eventuell skatterevision innebär detta en risk för den anställde, då en studie- eller konferensresa kan bli föremål för förmånsbeskattning. En viktig omständighet är den tidsmässiga fördelningen mellan studier/konferens och andra aktiviteter. Som en tumregel bör studie- eller konferenstiden vara minst sex timmar per dag, vilket är svårt att fastställa utan någon form av underlag såsom schema eller agenda. Ett av stickproven visade även avsaknad av beslutsattest. Rekommendation Vi rekommenderar att bolaget implementerar en rutin för att säkerställa att adekvata och tillräckliga underlag finns för ovan typer av kostnader. Detta kan exempelvis vara tillämpande av reseorder med angivande av syfte och bifogande av program etc. Stockholm den 7 november 2011 Mikael Sjölander Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Jenny Svensson Auktoriserad revisor 7
Bilaga 1 Rekommendationer hänförliga till tidigare år Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Ja Devis Nej Kommentar Modifierad 2011 Bokslutsprocessen: Vi rekommenderar bolaget att överväga att införa som rutin att avstämningar attesteras av person som inte upprättat avstämningen. Detta gäller särskilt konton med högre inneboende risk för fel. Bolagets kommentar 2010: Alla avstämda poster sammanställs och presenteras för granskning av revisorerna. Inget pengaflöde hanteras och därför finns heller ingen risk med nuvarande metod. Införandet av en extra attestnivå riskerar istället att fördröja bokslutsprocessen som redan är tidsmässigt mycket pressad på grund av den efterföljande schemalagda hanteringen i kommunen. Det är svårt att se något mervärde av en extra attestnivå. Rekommendationen kommer inte att följas. Intäktsprocessen: Vi rekommenderar att bolaget ser över möjligheten att dokumentera de kontroller som genomförs med avseende på de preliminära faktureringsfilerna. EY kommentar 2011: Det har under året implementerats en rutin att det upprättas ett avstämningsprotokoll där två i förening signerar att samtliga kontroller/steg har utförts i faktureringsprocessen Pågående projekt och aktivering: Vi rekommenderar bolaget att genomföra en uppföljning av samtliga pågående projekts budget på enskild nivå, inte bara med avseende på de större projekten. Vi rekommenderar bolaget att upprätta efterkalkyler av slutförda projekt med förklaringar/orsak till varför de eventuellt avvikit från budget. EY kommentar 2011: Enligt uppgift från bolaget 2011, kommer en anställd på Teknik framöver få ändrade arbetsuppgifter och i och med det i större utsträckning arbeta med planering, uppföljning och prognos. Bedömningen Delvis bygger på detta. Nätförlust och nätavgiftsprocessen: Vi rekommenderar bolaget att överväga att införa som rutin att bedömning av verkliga förluster i förhållande till de preliminära uppskattningarna görs även i samband med upprättandet av delårsrapport. 8
Löneprocessen: År 2011, tillägg Vi rekommenderar bolaget att kontrollera huruvida det finns möjlighet för lönesystemet att automatisk överföra transaktionerna till huvudboken, detta för att undvika den risk för fel som manuell hantering kan innebära. Då bolaget inte har för avsikt att följa den lämnade rekommendationen, anser vi det viktigt att det löpande (månatligen) upprättas avstämning med avseende på belopp enligt lönesystemet kontra belopp enligt huvudboken. Bolagets kommentar 2010: Att inte överföra transaktioner till huvudboken per automatik är ett medvetet val som gjorts där den manuella kontrollen och det mänskliga ögat, i dessa sällantransaktioner bedöms ha ett större värde än automatiska överföringar som riskerar överföra felaktigheter för senare tidsödande avstämningar. Rekommendationen kommer inte att följas. Leverantörsfakturaprocessen: Vi rekommenderar att bolaget förändrar gällande bankfullmakt så att personal inom ankomstregistrering ej kan slutattestera en utbetalning, utan endast förattestera. Slutattest bör krävas av EY kommentar 2011: Åtgärdat ansvarig för avstämning av leverantörsreskontran för att betalningsfilen ska skickas. (Årsbokslut) Redovisningsmässig hantering av NEAB och NEFAB Från och med 2011 rekommenderar vi att bolagens redovisning hanteras i separata EY kommentar 2011: NEAB och NEFAB hanteras fortfarande i samma huvudbok. Enligt uppgift kommer det innan årsskiftet att möjliggöras framtagande av systemgenererade saldobalanser för respektive bolag. huvudböcker. Från och med T3 2011 hanteras bolagen i separata verifikationsnummerserier, och verifikationerna förvaras i separata pärmar. 9