Revisionsrapport VA-redovisning Hallsbergs kommun Februari 2010 Karin Sundelius
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning...3 2. Bakgrund och revisionsfråga...4 2.1 Bakgrund...4 2.2 Revisionsfråga...4 3. Granskningsresultat...5 3.1 Lag och praxis...5 3.2 Upprättas separat resultat- och balansräkning för VA-verksamheten?...5 3.3 Framgår det av tilläggsupplysningar hur huvudmannen har fördelat kostnader som varit gemensamma med annan verksamhet?...6 3.4 Följer redovisningen av anslutningsavgifter god redovisningssed?...6 3.5 Hur hanteras eventuella överuttag/underskott?...7
1. Sammanfattning Vi bedömer att kommunen till viss del redovisar VA-verksamheten på ett ändamålsenligt sätt utifrån lagstiftningens krav och god redovisningssed, men det finns möjligheter att ytterligare höja kvalitén i VA-redovisningen. Utifrån ställda kontrollmål/granskningsmål visar granskningen följande: Upprättas separat resultat- och balansräkning för VA-verksamheten? Kommunen upprättar separat resultat- och balansräkning för VA-verksamheten. Flera uppgifter till de ekonomiska rapporterna tas fram manuellt vilket innebär att det finns möjligheter att höja kvalitén vid byte av kodplan och/eller ekonomisystem. Det kan möjliggöra att den ekonomiska informationen särredovisas direkt i ekonomisystemet. Framgår det av tilläggsupplysningar hur huvudmannen har fördelat kostnader som varit gemensamma med annan verksamhet? Kommunen har inte redovisat hur gemensamma kostnader har fördelats och inte heller till vilket belopp. Enligt planerna kommer informationen att finnas med i särredovisningen för 2009. Följer redovisningen av anslutningsavgifter god redovisningssed? Alla anslutningsavgifter ska redovisas över resultaträkningen. Den del av anslutningsavgiften som syftar till att täcka direkta kostnader ska intäktsföras direkt. Den andra delen, som matchar avskrivningarna på anläggningstillgångarna, ska däremot periodiseras. I VA-redovisningen för 2008 är hela anslutningsavgiften redovisad som en intäkt. Med hänvisning till skriften Redovisning av affärsverksamhet mot bakgrund av självkostnadsprincipen anser vi att det är god redovisningssed att periodisera delar av anslutningsavgiften. Hur hanteras eventuella överuttag/underskott? I särredovisningen för 2008 finns en resultatfond på 1 924 tkr som är redovisad som en kort skuld. Överuttag som är av tillfällig karaktär ska redovisas som en resultatfond i balansräkningen och återföras inom de närmaste tre åren. Kommunen kan förbättra redovisningen genom att: specificera intäkterna i not och dela upp dem mellan bruknings- och anslutningsavgifter samt eventuellt övriga intäkter. specificera noter så att det framgår vilka gemensamma kostnader som har fördelats och vilka belopp som är aktuella. bedöma om kommunens anslutningsavgifter inkommer med väsentliga belopp som bör periodiseras. En jämförelse kan göras med de belopp som används för att bestämma vad som i övrigt ska periodiseras i bokslutet. 3
2. Bakgrund och revisionsfråga 2.1 Bakgrund En ny VA-lagstiftning gäller fr o m 2007-01-01. Vattentjänstlagen reglerar vilken information som ska särredovisas. Den är restriktivare och förtydligar självkostnadsprincipen som bl.a. innebär att VA-verksamheten ska redovisa med egen resultat- och balansräkning. Detta ställer stora krav på att det finns fungerande rutiner och underlag särskilt då kommunerna har olika VA-taxor. Redovisningen skall ske i enlighet med god sed. De förtroendevalda revisorerna har bedömt att behov finns för granskning av Hallsbergs kommuns VA-redovisning. Granskningen har utförts av Karin Sundelius. 2.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Redovisas VA-verksamheten på ett ändamålsenligt sätt utifrån lagstiftningens krav och god redovisningssed? Följande kontrollmål/granskningsmål är aktuella: Upprättas separat resultat- och balansräkning för VA-verksamheten? Framgår det av tilläggsupplysningar hur huvudmannen har fördelat kostnader som varit gemensamma med annan verksamhet? Följer redovisningen av anslutningsavgifter god redovisningssed? Hur hanteras eventuella överuttag/underskott? För att besvara dessa frågor har intervjuer skett med ekonom på kommunens ekonomiavdelning och ekonom på miljö- och teknikförvaltningen. Vi har också tagit del av särredovisningen av VA-verksamheten för 2008. 4
3. Granskningsresultat 3.1 Lag och praxis Lag om allmänna vattentjänster reglerar redovisningen av verksamheten i 50. Där framgår att huvudmannen ska se till att verksamheten bokförs och redovisas i enlighet med god redovisningssed där resultat- och balansräkningar redovisas särskilt. Det ska även finnas tilläggsupplysningar för hur gemensamma kostnader har fördelats. När redovisningen är fastställd ska den finnas tillgänglig för fastighetsägarna. Rådet för kommunal redovisning har under 2006 gett ut en skrift Redovisning av affärsverksamhet mot bakgrund av självkostnadsprincipen. Syftet med skriften är att belysa speciella redovisningsfrågor för avgiftsfinansierad verksamhet där prissättningen kopplas till verksamhetens kostnader. Svenskt Vatten publicerade under 2006 en rapport om Ekonomisk redovisning för VAbranchen. Rapporten ska vara en vägledning för ekonomisk redovisning av VAverksamhet i syfte att normalisera den inom branschen. Kommunen har inga egna dokumenterade riktlinjer för VA-redovisningen. 3.2 Upprättas separat resultat- och balansräkning för VAverksamheten? Hallsbergs kommun upprättar en separat resultat- och balansräkning för kommunens VAverksamhet. Handlingen bifogas årsredovisningen när den behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, men den behandlas inte av miljö- och teknik nämnden. Uppgifter till resultaträkningen för VA-verksamheten kan på ett enkelt sätt hämtas ur ekonomisystemet, vilket innebär att uppgifterna är lätta att verifiera. Däremot möjliggör inte redovisningsmodellen och det befintliga ekonomisystemet den kontering som är en förutsättning för att ta ut en balansräkning direkt ur ekonomisystemet. Det innebär att det krävs manuellt arbete för att ta fram uppgifter till balansräkningen. Underlagen till resultat- och balansräkningen är väl dokumenterade. Uppgifter till balansräkningen för anläggningstillgångar tas fram ur anläggningsregistret, upplupna intäkter och kostnader har egna baskonton och går att hämta direkt ur ekonomisystemet, likaså leverantörsskulden som söks ut ur reskontran. Däremot tas uppgifter för likvida medel fram manuellt. Det beräknas vara upparbetat resultat fr.o.m. år 2007 samt upplupna intäkter och kostnader. Kortfristiga fordringar är en schablon med samma fördelning mellan VA och Avfall som årets intäkter haft. Från 2009 har ett nytt debiteringssystem tagits i bruk och därmed är också fordringarna separata, VA har sitt eget kundfordringskonto. Även momsfordran är framtagen genom schablon. Långfristiga 5
skulder är låneskulden till kommunen och samma belopp som anläggningstillgångarna, de antas vara lånefinansierade till 100 %. Den manuella hanteringen medför att det finns en osäkerhet om beloppen är helt korrekta. Det som i kommunens bokslut redovisas som VA:s resultatregleringsfond är i särredovisningen en kortfristig skuld till abonnenterna. Det är en korrekt redovisning när det är ett överuttag av tillfällig karaktär d.v.s. att det återförs till abonnenterna inom tre år. Kommunen kommer under de närmaste åren att handla upp ett nytt ekonomisystem och när det tas i drift finns det möjligheter att ändra strukturen så att det blir möjligt att fullt ut särredovisa VA-verksamheten direkt i ekonomisystemet, vilket kommer att höja kvalitén. I särredovisningen för 2008 redovisas intäkterna i resultaträkningen. För att höja informationsvärdet rekommenderar vi att intäkterna fr.o.m 2009 specificeras i not och delas upp mellan bruknings- och anslutningsavgifter samt eventuellt övriga intäkter. 3.3 Framgår det av tilläggsupplysningar hur huvudmannen har fördelat kostnader som varit gemensamma med annan verksamhet? I redovisningen för 2008 ingår del av kommungemensamma kostnader såsom ekonomioch personalkontor. Även förvaltningens egna OH-kostnader är fördelade så att VAverksamheten får bära sin del, men det framgår inte i särredovisningen för 2008 att så är fallet. För personalen som har sin huvudsakliga sysselsättning i VA-verksamheten ska alla kostnader registreras såsom semesterlöneskuld, pensionsskuld mm. I särredovisningen för 2008 ingår kostnaden för förändring av semesterlöneskulden, men däremot ingår inte del av avsättningen för pensioner. Enligt uppgift under intervjun kommer det att i 2009-års särredovisning finnas mer specificerade noter, så att det framgår vilka gemensamma kostnader som har fördelats och vilka belopp som är aktuella. Vi rekommenderar även att öppet redovisa vilka kostnader som ingår eller inte ingår och orsaker till att dessa bedömningar har gjorts. En orsak kan t.ex. vara för att beloppen är försumbara. 3.4 Följer redovisningen av anslutningsavgifter god redovisningssed? Alla anslutningsavgifter ska redovisas över resultaträkningen. Anslutningsavgiften kan delas upp i två delar, en del som syftar till att täcka direkta kostnader som uppstår för att ansluta en ny abonnent och en del som periodiseras under nyttjandeperioden. Den del av anslutningsavgiften som syftar till att täcka direkta kostnader ska intäktsföras direkt. Det är normalt en mindre del av avgiften. Den andra delen ska däremot periodiseras. Den ska 6
successivt intäktsföras i samma takt som avskrivningarna görs på den investering som anslutningsavgiften bidragit till att finansiera. I VA-redovisningen för 2008 är hela anslutningsavgiften redovisad som en intäkt. Det finns inte några planer på att ändra det i bokslutet för 2009. För att bedöma om det är väsentliga belopp som bör periodiseras för att ge en rättvisande bild av verksamhetens intäkter, kan en jämförelse göras med de belopp som används för att bestämma vad som i övrigt ska periodiseras i bokslutet. 3.5 Hur hanteras eventuella överuttag/underskott? En förutsättning för VA-verksamheten är kommunallagens självkostnadsbegrepp. VAverksamheten utgår från uppskattade kostnader och sätter avgifterna efter det. Sen blir det naturligtvis avvikelser eftersom det är svårt att få avgifterna att exakt matcha de faktiska kostnaderna. Det kommer att bli ett överuttag eller ett underskott som är av tillfällig karaktär. Överuttag ska återföras inom de närmaste tre åren och redovisas som en resultatfond i balansräkningen, en kortfristig skuld. Om det uppstår underskott kan det täckas av tidigare års överskott, alternativt om överskott ej finns, redovisas en fordran som ska täckas inom den kommande treårsperioden. I särredovisningen för 2008 finns en resultatfond på 1 924 tkr som är redovisad som en kort skuld. Eftersom särredovisning endast skett från och med bokslutet 2007, då resultatfonden var 3 803 tkr, ryms det ännu i den treårsperiod som det ska regleras inom. I kommunens bokslut redovisas samma post som en resultatfond inom kommunens egna kapital. Alternativet för överuttag är när det är avsiktligt. Då finns det möjlighet att avsätta det i en fond som en långfristig skuld. Förutsättningen för det är bland annat att det finns en fastställd investeringsplan för investeringar som ska ske inom 10 år. I kommunen finns ingen fond, långfristig skuld, i VA-verksamhetens särredovisning för 2008. 7