Så här blev året 2011 Kvalitets- och verksamhetsrapport Kompetens och arbetsmiljörapport Kommunikations- och marknadsföringsrapport
Innehållsförteckning Inledning 3 Rapport kompetensutvecklingsinsatser Gemensamt för all personal 3 För vissa befattningshavare 4 Erbjudanden till all personal 9 Konferenser 9 Studieresor 10 Nätverk 10 Individuella kompetensutvecklingsplaner 10 Arbetsmiljörapport Delegation av arbetsmiljöansvar 11 Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM 14 Information 15 De fyra horisontella perspektiven 16 Friskvård 18 Säkerhetsarbetet 19 Handläggarens slutkommentar 19 Bilagor Bilaga I Förvaltningens interna mötesstruktur 2
Inledning Kompetens- och arbetsmiljörapport utgår från Kompetens- och arbetsmiljöplan för 2011. Syftet med rapporten är att redovisa verksamheten, utvärdera genomförda aktiviteter och utifrån detta identifiera utvecklingsbehov. Kompetens- och arbetsmiljörapporten ger en övergripande bild av förvaltningens arbete för vår främsta resurs, nämligen personalen i förvaltningen! Vid årets början var 79 personer anställda i förvaltningen och vid årets slut var 87 personer anställda, 55 kvinnor och 32 män. Föräldraledigheter längre än 26 dagar (de som har haft under 26 dagar har haft dem utspridda över hela året), är 7 personer. 7 personer har under året haft längre föräldraledigheter. Inom våra olika projekt delfinansierade med EU medel har 11 personer varit anställda på heltid och 12 personer har varit anställda på deltid. Rapport Kompetensutvecklingsinsatser 2011 Utifrån förvaltningens uppdrag, utvecklingsarbete och de genomförda medarbetarsamtalen har såväl gemensamma som individuella behov av kompetensutvecklingsinsatser identifierats och insatser för att möta identifierade behov har planerats. De aktiviteter som planerats förvaltningsövergripande har i stort genomförts och under året kompletterats med ett stort antal insatser på individ och arbetsgruppsnivå. Gemensamt för all personal De kompetensutvecklingsinsatser som genomförts som gemensamma har varit obligatoriska för all personal. Jämställdhet En riktad utbildningsinsats har gjorts för nämndens ledamöter som en halvdagsutbildning med kommunens Jämställdhetsstrateg Lena Sturk. Som en effekt av projekt Hållbar Jämställdhet inom Piteå Kommun (HÅJ) har både övergripande mål och nämndens egna mål ändrats. En Handlingsplan för jämställdhetsintegrering har formulerats för 2012 så insatser för chefer och personal kommer att genomföras inom den. Entreprenöriellt förhållningssätt Fyra personer inom förvaltningen har gått Skolverkets kurs Entreprenöriellt lärande. De har inom den genomfört två introduktionsdagar i Entreprenöriellt förhållningssätt för all personal i förvaltningen. Syftet var att i varje team påbörja arbetet med det horisontella perspektivet. Alla team fick sedan som uppgift att inom den egna verksamheten identifiera, planera och påbörja eller genomföra ett förändringsarbete. En uppföljning med presentation av hur de olika verksamheterna kreativa projekt inom området gjordes på förvaltningens planeringsdagar i Storforsen med många kreativa inslag. Lösningsfokuserat förhållningssätt All personal ska få en grundutbildning i lösningsfokuserat förhållningssätt, en metod gemensam för alla personalkategorier. I förvaltningen finns två personer som har fått
spetsutbildning inom området och som i sin tur utbildar och fungerar som stöd till metodutveckling till alla team, utifrån behov. En grundutbildning har genomförts för en grupp på 19 personer under september 2011. Utbildningen omfattade två dagar + en uppföljningsdag. Målet med dagarna har varit att ge dels en allmän grund i tankesättet dels konkreta redskap som kan användas direkt. EU-kunskap Den 9e maj genomfördes en halvdagsutbildning under rubriken Europa 2020 som en introduktion till EU:s tillväxtstrategi för de kommande tio åren. Anne Graf från North Sweden. I vår föränderliga värld hoppas vi att EU ska bli en smart och hållbar ekonomi för alla. Vår strategi ska hjälpa EU och medlemsländerna att uppnå hög sysselsättning, god produktivitet och stor social sammanhållning. Europeiska kommissionen Utbildningen var gemensam för nämndens ledamöter och förvaltningens personal, cirka 50 personer deltog. För vissa befattningshavare Inom olika prioriterade områden har kompetensutvecklingsinsatser genomförs som varit riktade till medarbetare och/eller chefer utifrån uppdragets behov. Närmaste chef har beslutat om insatsen. Ledarskapsutvecklingsprogram För varje chef finns möjligheter till individuell kompetensutveckling utifrån behov och önskemål. Två av verksamhetscheferna har gått kursen Utveckling av Grupp och Ledare (UGL). En utbildning som riktar till den som önskar utveckla sitt medarbetarskap och ledarskap. UGL grundas på upplevelsebaserat lärande. Det innebär att praktiska erfarenheter står i fokus för lärandet under kursen. Två rektorer har påbörjat rektorsutbildning. Rektorsprogrammet är en befattningsutbildning för rektorer, biträdande rektorer och förskolechefer som arbetar i läroplanstyrd verksamhet. 4
Rektorsutbildningens syftar till att stötta utvecklingen av en skola av god kvalitet för alla, där de nationella målen uppfylls och där lärandet upplevs som meningsfullt, stimulerande och tryggt. Det statliga rektorsprogrammet syftar till att ge rektorer, kunskaper och förmågor som krävs för att kunna leda verksamheten mot målen. Regeringen har därför beslutat att för rektorer anställda efter 15 mars 2010 ska utbildningen vara obligatorisk. Förvaltningens chefer har deltagit i Chefsforum och chefsträffar vilka anordnas för chefer i Piteå kommun och är obligatoriska. Teman har bland andra varit Arbetsgivarrollen, Modet att vara chef och ledare, Medarbetarskap, Kvalitetskommun. Kompetens för fördjupat stöd Förvaltningen ser en allt större andel av deltagare med komplex bakgrund och i stort behov av långvarigt och fördjupat stöd. Utifrån det finns ett uttalat behov av insatser för att höja personalens kompetens inom detta breda område. Ett stort antal av förvaltningens personal har tagit del av olika aktiviteter som utifrån sitt behov och intresse, som: Samtalsmetodik Motiverande samtal (MI) en utbildning som omfattade tre dagar som Folkhälsorådet stod som anordnare för. Den har nio personer fått möjlighet att delta i. MI är en evidensbaserad samtalsmetod och ett förhållningssätt för kommunikation som sprider sig inom stat, landsting och kommuner. Metoden är uppbyggd av ett antal samtalsredskap som syftar till att lyfta fram och öka klientens egen motivation och tro på sin förmåga att klara en förändring. Flickor med ADHD - en kvällsföreläsning med utbildningskonsult Maria Andersson som innehöll senaste forskningen, skillnad på flickor och pojkar med ADHD, stöd till att identifiera flickors svårigheter. Kurs i värderingsövningstekniker för pedagoger/handledare. Värderingsövningar som metod visar våra attityder och ståndpunkter och kan användas för att starta dialoger och arbeta medvetandehöjande. Stöd till etablering och upprätthållande av Lösningsfokuserade reflekterande team har funnits som ett erbjudande till alla team under hela året för att ge möjlighet till kontinuerlig utvecklingsprocess till utveckling av ett självstödjande arbete. Seminariedag Våga vara ledare ett stöd för handledare/vägledare att utveckla sin plattform. 5
Seminariedag Samtalet ledarens viktigaste verktyg Om kommunikationens grunder och olika typer av samtal. Seminariedag När det kör ihop sig Om konflikthantering och svåra samtal. Utbildning för Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning (NAV) Utbildningsdagar för ledamöter och ersättare: Varje nämndsmöte har innehållit ett tvåtimmars tema med lärandefokus. Den 22 februari hölls en heldagsutbildning på temat Nämndsarbetet. En utbildning som gavs till kommunens alla styrelser och nämnder i uppstarten av den nya mandatperioden. Dagen innehöll dels avsnitt om lagstiftning - Kommunlag, Förvaltningslag och sekrettes och offentlighet. Dels ett avsnitt om kommunens styroch ledningssystem och dels ett om aktuella utvecklingsområden i Piteå. Värdegrundsutbildning var ett erbjudande under våren i form av kvällsföreläsningar med information om Barnkonventionen, Konventionen för funktionsnedsättning Tillgänglighet, Hbt begreppet Homo- och bisexualitet och transpersoner, samt om Mänskliga Rättigheter (MR). 27 28 april Kick-off för nämndens ledamöter och ersättare. Den 27 inleddes på förmiddagen av Lena Sturk, Jämställdhetsstrateg i Piteå kommun med information om projekt Hållbar Jämställdhet II (HÅJ II). Eftermiddagen fortsattes med en fördjupning i kvalitetsarbetet inom nämndens ansvarsområde. 9 maj halvdag med Tema: Europa 2020 6
ValiWeb 23 november fick 11 personer som arbetar med kartläggningsverktyget ValiWeb en uppdatering av programmet som helat tiden är under utveckling. Programmet avvänds för att skriva CV och för att kunna dokumentera lärande på arbetsplatser vilket kan resultera i intyg till deltagarna. Ambitionen är att ValiWeb ska kunna användas som ett verktyg för validering. Arbete för arbete - SKL:s kvalitetsprojekt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har utvecklat tre utbildningsmoduler för uppdragsutbildning riktad till personal vid kommunala arbetsmarknadsenheter och motsvarande. Det har hittills inte funnits någon specifik yrkesutbildning som ger den kompetens som behövs för att arbeta med arbetsmarknadsfrågor i kommunerna, syftet med projektet är att skapa en starkare gemensam yrkesidentitet. Utvärderingarna från de som deltagit har varit mycket positiva. En person från förvaltningen deltog i modulen Kommunernas roll i arbetsmarknadspolitiken, en15 poängs utbildning. Kommunerna och arbetsmarknadspolitiken Arbetsmarknadspolitiken är ett statligt ansvarsområde, men kommunerna har sedan början av 1990-talet blivit allt viktigare aktörer när det gäller arbetsmarknadspolitiska insatser på lokal nivå. Satsningar för att få ut arbetslösa ungdomar, flyktingar/invandrare och biståndstagare i arbete samt insatser för människor med medicinska och sociala arbetshandikapp är några av de områden där kommunernas roll utvecklats oftast i samverkan med den lokala arbetsförmedlingen. Med detta som bakgrund arrangerades denna dag regionalt den 28 september. Föreläsare under dagen var Vivi Libietis och Tor Hatlevoll från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt Ann-Helen Thyni personalchef Smurfit kappa, Majvor Johansson Arbetsförmedlingen och under rubriken Kommunernas roll Stig Rönnbäck ordförande NAV Piteå. Från Piteå deltog ett tiotal personer på konferensen. Bemötande En heldag för personal vid boende för ensamkommande barn och ungdomar Föreläsare var Lilian Levin, leg psykolog/psykoterapeut/handledare. Lilian har jobbat med flyktingfamiljer, barn och ungdomar sedan 1988, och ensamkommande ungdomar sedan 2006. Deltagare var personal vid boenden för ensamkommande ungdomar men även berörda socialsekreterare, gode män och förtroendevalda. Från Boendet Älven deltog 12 personer 7
Klarspråk Klarspråk handlar om att kommunicera med såväl varandra som med medborgaren på ett vårdat, enkelt och begripligt sätt. Gamla och komplicerade sätt att uttrycka sig på ska ut moderna och enkla sätt ska in! Det ska göra vårt arbete enklare och mer effektivt, samtidigt som medborgarna får större respekt för oss som myndighet då vi uttrycker oss på ett sätt som är mer anpassat efter deras behov. Detta är extra viktigt för vår förvaltning eftersom många av våra mottagare inte har svenskan som modersmål. Utbildningen omfattade fyra halvdagstillfällen, och byggde på en granskning av våra egna texter. Utbildare var Samuel Stenberg som genomförde kursen som en slutlig del av sin utbildning vid Umeå Universitet till Klarspråkskonsult. 14 personer som har skrivuppdrag i sina tjänster deltog i utbildningen. 8
Erbjudanden till all personal Det har funnits några erbjudanden under hela året: Ett ekologiskt hållbart samhälle, halvdag Internpraktik. Alla har en möjlighet att få inblick i andras uppdrag se vad som händer bakom kulisserna del av dag, utifrån eget intresse. EU-kunskap Utbildning för all personal inom förvaltningen i EU frågor. Hölls vid ett tillfälle 9 maj som en halvdag med tema: Europa 2020 Lösningsfokuserade reflekterande team (LFRT) Att delta i Lösningsfokuserade reflekterande team har erbjudits alla medarbetare, även ledningsgrupp och stab. IT kunskap. Alla nyanställda har erbjuds dataintroduktion. Generellt den som har haft behov av utbildning inom området tar kontakt med ansvarig på Studiecentrum. Mest efterfrågat har varit utbildning för användande av Outlook, vårt verktyg för e- postkommunikation. Regional samverkan Med syfte att samverka regional med andra kommuner i Norrbotten har en arbetsgrupp bildats för att med stöd av Kommunförbundet Norrbotten arbeta för att genomföra behovsstyrda kompetensutvecklingsinsatser. Ett antal aktiviteter är genomförda utifrån den planeringen: 1. Kommunerna och arbetsmarknadspolitiken 28/9 2. Bemötande 8/11 3. Seminarieserie i tre delar Att arbeta för personer med komplexa behov Konferenser Utifrån verksamhetsbehov och utifrån individuella behov och önskemål om att ta del av konferenser har ett stort antal insatser gjorts. Ledningsgrupp och stab har deltagit i: VIS konferens vuxenutbildning i samverkan, SKL:s konferenser om Socialt företagande, Framtidsdag samt Arbetsmarknads och näringslivsdagar, Mänskliga Rättigheter dagarna (MR dagarna), Ungdomsstyrelsens Rikskonferens, Länsstyrelsens konferens Kompetensförsörjning, Socialfondens (ESF) Strategisk påverkan, Workinglife och kontaktseminarium, EU2020 i Bryssel, Sociala Medier, Stockholm med flera. Från Repris Kick-off om socialt företagande. Alkohol och drogberoende. Från Älvens grupphem har man deltagit på SKL:s konferens om Ensamkommande flyktingbarn (EKB). Grundutbildning i repulse. 9
Individstöd har varit på Psykiatri för ickepsykiatriker i Stockholm. Administration och Service har varit på konferens om Nya skollagen, Vindkraftskonferens, Vägledarkonferens, Procapita, Kommunala ekonomidagarna. Vuxenutbildningen har deltagit i Historiedagarna, Stockholm, Att undervisa analfabeter, Skellefteå, Media, Luleå, Inspirationsdag integration, Träffpunkt VUX, Luleå, Grundkurs i konflikthantering vid Försvarshögskolan, Inför VUX 2012, Läs-och skrivsvårigheter hos andraspråksanvändare inom lärarlyftet, Alfabetisering, Skellefteå, Suggestopedi, Stockholm, Yrkesutbildningsdagar, Stockholm, VWR dagen om kemi, Stockholm. Dessutom har alla verksamheter genomfört egna planeringsdagar. Inom de EU finansierade projekten har konferenser och föreläsningar med fokus på jämställdhet och tillgänglighet varit ett fokus. Studieresor Förvaltningen har en positiv hållning till studieresor internationellt och uppmuntrar personalen att göra ansökningar inom de EU-program som finns. Under 2011 har internationella besök gjorts till Scotland, Sonneberg, Tyskland och Marseille, Frankrike. Två personer har deltagit i kontaktseminarium i Warszawa, Polen. YES Forums (Youth and European Social Work Forum) I Manchester och I Berlin. Nationellt har besök gjorts till Skellefteå, för att titta på +18 verksamhet. Till Asylboendet i Luleå för att lära mera om hur man där arbetar med dokumentation. Samhällsbyggnad har studerats inom organisationsöversynsuppdraget i Umeå. Repris har besökt Kupan i Luleå, t FORMEX mässan i Stockholm och där också gjort besök till Stadsmissionen. Administration och Service har besökt Kalix Univercity. Nätverk Att delta i nätverk och att bygga och upprätthålla kontaktnät lokalt, i regionen, nationellt och internationellt är en framgångsfaktor för verksamheten och ett stöd i att utveckla kvalitetsarbetet. Inom vår förvaltning sker ett omfattande nätverkande inom olika områden som exempelvis: 5kantens vuxenutbildning, Kustnätverket (vuxenutbildning), SKL:s MR projekt, Arbetslivsresurs Kvinnliga nätverket, ESF:s nätverk Övre Norrland, Återbruk. Kom, (för återvinningsmarknader och liknade), Boendepersonal EKB, Boendechefer EKB. Individuella kompetensutvecklingsplaner/målkort Varje medarbetare har haft medarbetarsamtal med sin chef utifrån målkortsmodellen. Inom den har en individuell kompetensutvecklingsplan formulerats för varje person. 10
Arbetsmiljörapport Arbetsmiljöarbetet i förvaltningen har gjorts dels utifrån de aktuella styrdokument som finns på nationell nivå. Sedan har också de kommunala målen samt förvaltningens kvalitets- och verksamhetsplan legat till grund. Förvaltningen arbetar enligt Piteå kommuns Personalpolitiska riktlinjer arbetsmiljö. Arbetsmiljöhandläggaren har varit processansvarig för Kompetens och arbetsmiljöplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2011 och har ansvarat för kvalitetsuppföljning av det löpande arbetsmiljöarbetet. Delegation av arbetsmiljöansvar Utgångspunkt för ansvarfördelningen mellan förvaltning och nämnd samt inom förvaltningen har reglertas i delegationsordningen som reviderats vid förändringar under 2011. Delegering av arbetsmiljöuppgifter med åtföljande arbetsmiljöansvar är gjord inom chefsorganisationen så att ansvar ligger på den chef som är närmast aktuell verksamhet. Under 2011 har verksamhetschef på Älvens grupphem returnerat arbetsmiljöansvaret för verksamhetslokalen till avdelningschefen då de synpunkter som finns på lokalen från skyddsrond inte är åtgärdade. De problem som beskrivs är att lokalen är för liten och trång, belysning är dålig, köket inte är ändamålsenligt utrymmesmässigt och inte hellre utrustningsmässigt. Det finns idag ingen lösning inom befintliga lokaler. Inom den utredning som pågår om eventuell utökning av mottagandet av EKB kommer förslag om nya lokaler vilket ger andra förutsättningar och möjlighet att lösa problemen. Samverkansgrupp I samverkansgruppen har nämnden/förvaltningen företrätts av förvaltningschefen och arbetsmiljöhandläggaren samt en sekreterare. Arbetstagarna har representerats av huvudskyddsombudet och sina respektive fackliga företrädare, för närvarande SKTF, LR och SSR, övriga fackliga organisationer med personal på förvaltningens arbetsplatser kan anmäla om man vill ha en plats. Samverkansgruppen har uppgifter som skyddskommitté, enligt samverkansavtalet. Under 2011 genomfördes sju ordinarie möten vilka på dagordningen hade personalfrågor, arbetsmiljöfrågor och genomgång av aktuella ärenden till nämnden. Tre extra möten har också genomförts där aktuella personalfrågor behandlats. Ledningsgruppen har gjort en 11
kompetenskartläggning utifrån att fackförbundet SKTF (numera Vision) informerade att de fått signaler om arbetsbrist från en del av sina medlemmar, och utifrån de signalerna en oro om övertalighet. Ledningsgruppens ställningstagande blev: Ledningsgruppen anser inte att arbetsbrist föreligger. En viss kompetensbrist finns utifrån den kartläggning som gjorts. Ledningsgruppen har inte för avsikt att säga upp tillsvidareanställd personal som saknar den formella kompetensen. Ledningsgruppen har för avsikt att lösa varje tjänstetillsättning individuellt. Ett stort mått av flexibilitet behövs eftersom det är så många faktorer som påverkar varje tjänst. Ledarskap För att främja en utvecklande miljö, skapa hälsosamma arbetsplatser och bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete är ledarskapet viktigt. Ledarskapspolicy för Piteå kommun är ledstjärna för förvaltningens chefer. Förvaltningens chefer har deltagit i de kommunövergripande chefsforum och arbetsledarträffar som anordnats av Personalavdelningen. Under 2011 har totalt nio personer arbetat som chefer, på åtta befattningar inom förvaltningen, sex kvinnor och tre män. Medarbetarskap Kommunens medarbetarpolicy Kommunfullmäktige har tagit beslut om en medarbetarpolicy som en del i Piteå kommuns styr- och ledningssystem. Vision och strategiska områden ska tillsammans med ledarskapsoch medarbetarskapspolicyn vara den värdegrund som verksamheten ska utgå från. Medarbetarskap VÅGA är att - Lita på din intuition och ha tillit till dina arbetskamrater. Ta initiativ, visa på öppenhet och tänka nytt. Stå upp för ditt uppdrag och fatta beslut inom ditt ansvarsområde. LÅGA är att - Brinna för ditt uppdrag och visa engagemang. Ta ansvar och medverka i utveckling av arbetet. Aktivt ta del av vad andra gör och lära sig av det. FÖRMÅGA är att - Använda din kompetens i arbetet och dela med dig i arbetslaget. Delta i utveckling av verksamhet och följa fastställda dokument. 12
Se att din arbetsinsats är en del i helheten för Piteå kommun och att du genom service och gott värdskap gör skillnad för medborgarna i Piteå. Du kan förvänta dig av arbetsgivaren Anställningen regleras genom lagstiftning och avtal. Vad Piteå kommun som arbetsgivare står för utgår från personalpolicy och personalpolitiska riktlinjer och sammanfattas enligt följande: Ett meningsfullt arbete Delaktighet och möjlighet att påverka Möjlighet till utveckling En god arbetsmiljö Lön utifrån måluppfyllelse En diskussion för tydliggörande av roll och uppdrag har påbörjats på förvaltningens gemensamma planeringsdagar under hösten 2011 och kommer att fortsätta under våren 2012. Möten för information och dialog En viktig förutsättning för att upprätthålla en bra och utvecklande verksamhet är att alla medarbetare har tillgång till den information hen behöver för att kunna ta ansvar för att utföra sitt uppdrag, viktigt är också tillfällen till dialog mellan medarbetare och mellan medarbetare och arbetsledning. Flera forum har under året funnits för dialog mellan arbetsledning och medarbetare. Två planeringsdagar med fokus på kommande år genomfördes med all personal under september. Se även bilaga: Förvaltningens interna mötesstruktur Arbetsplatsträffar Varje chef har ansvarat för arbetsplatsträffar som genomförts regelbundet. Arbetsplatsträffen är ett forum för dialog mellan arbetsledning och medarbetare angående aktuella frågor i verksamheten och arbetsmiljöfrågor. Förvaltningsgemensamma personalmöten har genomförts 3 gånger under året. Under december hade vi ett extrainsatt informationsmöte som hela personalgruppen inbjöds till. På det mötet fick de som var där, ca 50 personer, genomgång av Piteå kommuns nya Tillväxtprogram 2011 2015, Partnerskapets handlingsplan och NAV:s Omvärldsanalys 2013. Mötet filmades och filmerna finns i förvaltningens dokumenthanteringssystem under V: för de som missade mötet. Medarbetarsamtal Alla arbetsledare har genomfört medarbetarsamtal med sin personal för dem använder vi Målkortsmodellen. Den som är ett verktyg för att engagera medarbetarna så att de bidrar till 13
och blir delaktiga i att förverkliga verksamhetens mål. Tillsammans med sin chef sätter alla upp egna mål i linje med verksamhetens mål som man sedan arbetar för och stämmer av under året. I medarbetarsamtalet utformas också en årlig individuell kompetensutvecklingsplan. Lönesamtal Lönesamtal har genomförts i samband med lönerevision. Förvaltningens Medarbetarpolicy och lönekriterier, vilken ligger väldigt nära Piteå kommuns nya Medarbetarpolicy, har utgjort lönekriterier och utgångspunkt för lönesättning. Arbetsmiljö SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete har utgått från de kommungemensamma styrdokumenten, riktlinjerna och rutinerna som är kompletterade med rutiner för förvaltningen. Skyddsombud På förvaltningen finns ett huvudskyddsombud samt ett skyddsombud för respektive lokal där förvaltningen bedriver verksamhet: Vägledningscentrum, Studiecentrum, Repris återanvändningsmarknad och Älvens boende. Skyddsrond/Årlig uppföljning av arbetsmiljön Vartannat år, udda år - görs en uppföljning på varje arbetsplats inom förvaltningen, då även arbetsmiljökonsulent från personalenheten, huvudskyddsombud, arbetsmiljöhandläggare och förvaltningschef deltar. Protokollet från årets uppföljning säger att: Arbetsmiljön kan betecknas som god inom förvaltningen, Utveckling och förbättringar har skett sen förra uppföljningen detta genom upprättande av rutiner, dokument och handlingsplaner. 14
Dokumentation av det löpande systematiska arbetsmiljöarbetet görs dels utifrån planerade skyddsronder och dels fortlöpande utifrån situationer som uppstår. Till stöd finns också mallar till Riskbedömning arbetsmiljö och Kartläggning i en akut situation. Under året har situationer uppstått där det har visat sig att ytterligare stödbehov finns. Ett arbete med att hitta kompletterande verktyg pågår. Två (2) tillbud samt tre (3) arbetsskadeanmälningar under året varav en är arbetssjukdom. Hot och våld Handlingsplan vid våld och hot om våld ska upprättad för varje lokal där förvaltningen bedriver verksamhet, Vägledningscentrum (VLC), Studiecentrum (SC), Repris återanvändningsmarknad och Älvens grupphem. Delar av VLC har under året flyttat till SC och nya handlingsplaner har inte upprättats, det kommer att göras under 2012. Under 2011 har sju (7) rapporter om hot och vård gjorts. Krisplan/krisgrupp När en mindre olycka/händelse/incident som berör en person når verksamheten, är närmaste arbetsledare ansvarig. Vid behov kan arbetsledaren sammankalla krisgruppen för stöd och hjälp för att lösa situationen. Planen fungerar också som stöd vid större händelser och vid personals/deltagares dödsfall. Information För att varje medarbetare ska kunna ta ansvar för sitt uppdrag och sin arbetsmiljö behövs god tillgång till information. Det finns ett antal kanaler för spridning av information till de anställda. Inom förvaltningen finns sedan våren 2011 en kommunikatör, med uppdraget att driva arbetet med förvaltningens kommunikation på bred front. Introduktionsutbildning Varje nyanställd har kallats till kommungemensam introduktionsutbildning under det första anställningsåret. Insidan Kommunens intranät, Insidan, används för information till och mellan medarbetare i inom förvaltningen och i kommunen. Pitekvarten I kommunens personaltidning Pitekvarten fyra årliga nummer personal och verksamheter presenteras. 15
De fyra horisontella perspektiven Mångfald Förvaltningen bör sträva efter en personalgrupp som präglas av mångfald. Medvetenhet om olikheters betydelse för kreativitet och utveckling är viktigt och ska beaktas vid rekrytering och sammansättning av arbetsgrupper. Jämställdhet Förvaltningens personal har varit något ojämnt fördelad mellan könen, med en liten överrepresentation av kvinnor, 62 % kvinnor och 38 % män. I gruppen på nio chefer fanns tre män och sex kvinnor. Jämställdhetsgrupp Förvaltningens jämställdhetsgrupp som formerades under 2010, har utgjorts av ordförande i nämnden, en ledamot från nämnden, förvaltningschef och verksamhetsutvecklare. Gruppen har haft tre möten under året. Vid första mötet beslutades om en halv utbildningsdag på temat Jämställdhet för NAV vilken genomfördes 2011-04-27. Gruppen var mycket nöjda med dagen, den fick en bra koppling till processen att formulera mål och nyckeltal inför 2012, så den kom till väl nytta. Vidare har vi processat förslag till den Handlingsplan för jämställdhetsintegrering som ska ligga till grund för utvecklingsarbetet under 2012. HÅJ projekt Hållbar Jämställdhet II Förvaltningen har medverkat i HÅJ I och ska medverka inom projektet HÅJ II som påbörjades i november och som bland annat innefattar utbildning av jämställdhetsstrateger och annat stöd till arbetet med jämställdhetsintegrering inom förvaltningarna. 16
Entreprenöriellt förhållningssätt Förvaltningen ger personalen möjlighet att utveckla sitt entreprenörskap genom att förhålla sig positiv till tjänstledigheter för eget företagande och till bisysslor inom eget företagande så långt möjligt är i relation till förvaltningens verksamhet. Långsiktigt hållbar utveckling Hälsa är en samtalspunkt vid alla medarbetarsamtal. Grunden är att alla ska orka arbeta och orka kombinera sitt arbete med föräldraskap, en meningsfull fritid och ett aktivt liv. 17
Friskvård Friskvård är en del av Piteå Kommuns strategi för att skapa hälsofrämjande arbetsplatser. Målet är en god hälsa och trivsel på arbetsplatsen. Kommunen stimulerar genom erbjudanden om friskvård enskilt och i grupp. Subvention Piteå kommun subventionerar träningskort och annat som underlättar för den enskilde att delta i friskvårdsaktiviteter. Subventionen har varit 800 kronor/år och anställd. Alla anställda har också möjlighet att använda 1 timme/vecka av arbetstid till motion, motprestationen från den anställdes sida är 1 timmes motion på fritid. Friskvårdsgrupp På förvaltningen finns en friskvårdsgrupp som upprättat en årlig plan och budget för de aktiviteter som erbjudits personalen. I den planen har vi som mål att: 50 % ska använda sig av subventionen - resultatet för 2011 är vårt mål är att 36 % av medarbetarna hade gjort det. 50 % ska använda sig av friskvårdstimmen här är resultatet att 54 % har gjort så, de flesta varje vecka och ett mindre antal varannan vecka. 18
Friskvårdsgruppen har som bestått av 3 kvinnor, aktiviteter som genomförts är: Må Bra dag 13 januari. Hälsa, stress, medveten närvaro och inspiration under ledning av Maria ÄxterJohansson där 28 personer deltog. Innebandy i samverkan med andra förvaltningar har varit ett erbjudande till all personal. Qi Gong som en halvtimmes inledning av dagens arbete har erbjudits på tisdagar vid ett 15 tal tillfällen med ledning av Ingrid Lundgren Grankvist Prova på Zumba en grupp på 17 anställda träffades 5 onsdagar under mars/april för rörelse till musik enligt konceptet Zumba med stöd av Anna Wiklund. Personalfest hade vi fredag den 13 maj på temat Orange och prickigt med 85 gäster. Yoga och tystnad föreläsning om tystnad och introduktion av yoga som hjälp att hitta ett inre lugn på Iyengar Yogaskolan med Kristina Berglund, 22 personer deltog. Planeringsdagar i Storforsen här erbjöd vi fiske, promenader, bad i badtumma med mera. Vi informerade, peppade och genomförde en enkät. Säkerhetsarbetet Säkerhetsarbetet har styrts av kommunövergripande Policy för säkerhetsarbete och Riktlinjer för säkerhetsarbetet i Piteå kommun samt en årsplan. På förvaltningen finns ett säkerhetsombud, personen är kontaktperson och informationskanal för den kommunövergripande säkerhetsgruppen. Handläggarens slutkommentar Då det gäller kompetensutveckling för förvaltningens personal så är det breda och stora behovet av olika insatser en konsekvens av att förvaltningen har ett brett uppdrag med många olika delar. Medarbetare har haft stora möjligheter till att komplettera det generella utbudet med egna val av insatser, vilka man i de flesta fall har varit mycket nöjda med. Till kommande år behövs en utveckling av uppföljningen för att få en bild av om de genomförda insatserna ger effekt dels för den enskilda medarbetarens upplevelse av kvalité i arbetet dels av uppskattning av effekt för verksamheterna. Då det gäller arbetsmiljöarbetet finns fungerande rutiner i förvaltningen. Vissa dokument som planer för hot och våld behöver kompletteras, det arbetet pågår. Den översyn av den kommunala förvaltningsorganisationen som pågår kommer, om liggande förslag beslutas att ge effekter för organisation och genomförande av både kompetensutvecklingsinsatser och arbetsmiljöarbete. 19
Bilaga I Förvaltningens interna mötesstruktur. Vid varje möte är arbetsmiljöfrågor en fast punkt på dagordningen Mötets benämning Beskrivning Vilka berörs Ordförande/ansvarig Förvaltningsövergripande personalmöte Strategisk Ledningsgrupp Operativ Chefsgrupp Samverkansgrupp Lokal Samverkansgrupp Arbetsplatsträff Vuxenutbildningen Två gånger på våren, inom planeringsdagar i september och en julavslutning i dec. Inför varje nämnd efter beredningen Varje månad All personal med ABanställning Förvaltningschef och avdelningschefer Avdelningschef Livslångt Lärande och verksamhetschefer Förvaltningschef, avdelningschefer, verksamhetschefer, arbetsmiljöhandläggare, huvudskyddsombud samt fackliga företrädare Avdelningschef Livslångt Lärande, verksamhetschefer Individstöd och Repris ÅAM Rektor vuxenutbildningen och personal med ABanställning Förvaltningschef Förvaltningschef Avdelningschef Livslångt Lärande Förvaltningschef Avdelningschef Livslångt Lärande Rektor vuxenutbildningen Arbetsplatsträff Individstöd Varje månad Verksamhetschef och personal med ABanställning Verksamhetschef Arbetsplatsträff Repris ÅAM Varje månad Verksamhetschef och personal med ABanställning. Verksamhetschef Arbetsplatsträff Älvens gruppboende Arbetsplatsträff Vägledning Varje månad Varje månad Verksamhetschef och personal med ABanställning. Avdelningschef Vägledning och service och personal med ABanställning Avdelningschef och enhetschefer Avdelningschef Vägledning och service 20
Arbetsplatsträff Service Varje månad Avdelningschef Vägledning och service och personal med ABanställning Avdelningschef Vägledning och service Arbetsplatsträff Stab Arbetsgruppsträffar Varje månad Grupper formerade för att lösa ett uppdrag Förvaltningschef och stabspersonal Ser olika ut utifrån uppdragets karaktär Utses utifrån uppdraget Medarbetarsamtal Årligen på hösten Målkort - input Respektive chef och medarbetare Respektive chef Lönesamtal Årligen på våren Målkort - resultatdialog Respektive chef och medarbetare Respektive chef 21