STOCKBY VÄGFÖRENING PROTOKOLL FÖRT VID STOCKBY VÄGFÖRENINGS ÅRSMÖTE MÅNDAGEN DEN 12 NOVEMBER 2012, KL 19.00 I SÅNGA SÄBY KURSGÅRD 1 Mötets öppnande och val av mötesordförande Vägföreningens ordförande Thomas Sjökvist hälsade de 28 närvarande medlemmarna välkomna och förklarade årsmötet öppnat. Elisabeth Palm valdes till ordförande för årsmötet. 2 Val av sekreterare för årsmötet Håkan Brännlund valdes till mötessekreterare. 3 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Nil-Erik Häggberg och Kristina Lindgren valdes till protokolljusterare tillika rösträknare. 4 Godkännande av dagordning Mötet beslutade att godkänna utsänt förslag till dagordning med tillägget att även balansräkningen behandlas under 7. 5 Fråga om kallelsen skett i stadgeenlig ordning Kallelse hade utsänts vecka 38 till samtliga medlemmar samt annonserats på föreningens hemsida. Mötet fastställde att kallelse skett i stadgeenlig ordning. 6 Fastställande av röstlängd Årsmötet beslutade att röstning ska ske genom i första hand acklamation, i andra hand genom handuppräckning med en röst per fastighet. Röstlängd fanns framlagd vid mötestillfället. Röstlängden fastställdes av mötet. Två fullmakter lämnades. 7 Verksamhetsberättelsen och resultaträkning Verksamhetsberättelsen samt resultat- och balansräkning med noter har funnits tillgängliga på föreningens hemsida och har även lagts ut på biblioteket i Stenhamra. Mötesordförande Elisabeth Palm föredrog kortfattat innehållet under respektive rubrik i verksamhetsberättelsen. Inga frågor ställdes avseende föreningens verksamhetsberättelse. Lennart Gutå (vf Kassör) redogjorde i korthet för föreningens resultaträkning. Resultatet efter bokslutsdispositioner för verksamhetsåret 2011-2012 uppgick till -75 285 kr (underskott) vilket var bättre än det budgeterade underskottet på -185 362 kr. Lennart Gutå redogjorde därefter i korthet för föreningens balansräkning. Han redogjorde speciellt för hur föreningens tillgångar förvaltas. Styrelsen förvaltar tillgångar genom räntebärande fonder och premieobligationer som ger en minsta garanterad ränteutdelning plus möjlighet till högre utdelning. Mötet beslutade därefter att godkänna verksamhetsberättelsen, vilken lades till handlingarna. 8 Revisionsberättelse, fastställande av resultat- och balansräkning verksamhetsåret 2011-2012. Föreningens revisor Lars Eklund läste upp revisionsberättelsen. I revisionsberättelsen tillstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen. Revisionsberättelsen lades till handlingarna. Resultat- och balansräkning godkändes och fastställdes därefter av mötet samt lades till handlingarna. 1
9 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret beviljades enhälligt av mötet. 10 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna Motion gällande lokal för Vägföreningens årsmöte insänd av Inger Wahlbom. Motionären rekommenderar styrelsen att lägga nästkommande årsmöten i en lokal som är enkel att ta sig till och från med kommunala kommunikationer. I det yttrande som förberetts av styrelsen angavs att Uppgårdsskolans aula använts vid tidigare årsmöten men pga. bristfällig teknisk utrustning och lokalens icke ändamålsenliga utformning har styrelsen bedömt att Sånga Säby kursgård utgör ett bättre alternativ för Vägföreningens årsmöten. Mötet beslutade att uppdra åt styrelsen att se över lokalfrågan inför nästa årsmötet och att motionen därmed kunde anses vara besvarad. Motion avseende farthinder på Lövhagsvägen insänd av Emil Belfrage. Motionären föreslår att farthinder sätts upp på Lövhagsvägen för att dämpa hastigheten på trafiken till och från Lövhagens förskola. Motionären tar också upp att fordon står långtidsparkerade på gatan. I det yttrande som förberetts av styrelsen framhölls att hastighetsövervakning är en polisiär angelägenhet och polisen bör kontaktas om man upplever problem med höga hastigheter. I styrelsens yttrande framhålls vidare att fysiska hinder medför problem med bl.a. krav på regelbunden tillsyn, behov av förvaring vintertid samt ett ökat trafikbuller när fordon passerar över hindret. Vad avser långtidsparkerade fordon kan detta lämpligen anmälas till kommunens miljökontor om detta upplevs som ett problem. Styrelsen yrkar därför att stämman beslutar att avslå motionen. Mötet biföll styrelsens förslag till beslut. Motion om att utse en ny styrelse till vägföreningen insänd av Åsa och Håkan Rintsberg. Författarna till motionen yrkar på att en ny styrelse i dess helhet skall utses till Vägföreningen och att detta skall ske via skriftlig nominering. I det yttrande som styrelsen förberett, uttalar styrelsen sitt fulla förtroende för valberedningen och dess arbete. Mötet beslutade att motionen därmed kunde anses vara besvarad. Motion över styrelsearvoden och dess ersättningar insänd av Håkan Rintsberg. Motionären yrkar på att föreningen ser över styrelsearvoden som motionären anser vara anmärkningsvärt höga. Vidare ifrågasätter motionären det sätt på vilket föreningens utgifter redovisas samt begär en redogörelse för vilken upphandlingsmetod som tillämpas. Slutligen anser motionären diken är eftersatta med översvämning som följd. I det yttrande som styrelsen förberett, framhålls att ersättning till styrelsen utgått i enlighet med stämmobeslut 2011 och att styrelsen då redovisade omfattningen av det arbete som styrelsen lägger ner på skötsel och underhåll av Stenhamras vägar och grönytor. Vad gäller styrelsens redovisning, resultaträkning och revisorernas arbete behandlas samtliga områden på årsmötet, då tillfälle finns att både ifrågasätta och att ställa frågor. Beträffande styrelsens upphandling av tjänster sker det i regel genom anbudsförfarande, prövning av anbudens innehåll och därefter styrelsebeslut, allt med uppmärksamhet på gällande lagstiftning inom området. Slutligen konstaterar styrelsen att mycken nederbörd har fallit över Färingsö denna sommar vilket lett till att många diken vattenfyllts men avvisar påståendet att samtliga diken i området översvämmas vår och höst. Mötet beslutade att motionen därmed kunde anses vara besvarad. 11 Granskning och fastställande av styrelsens förslag till: a.åtgärdsprogram för 2012/2013 Styrelsens förslag till åtgärdsplan för det kommande året har funnits tillgänglig på föreningens hemsida och har även funnits utlagd på biblioteket i Stenhamra. Mötesdeltagare: Vilka regler gäller för klippning av häckar och buskar vid vägen? 2
Thomas Sjökvist (Ordf. SVF): Det är fastighetsägarens ansvar att sköta klippning av häckar och buskar och att främst se till att fri sikt råder vid korsningar. Mer information finns på föreningens hemsida. Mötesdeltagare: Uppsatta LED-belysningar upplevs som ljusstarkare än de gamla belysningsarmaturerna. Klas Lindberg /v. Ordf och belysningsansvarig): LED-belysningarna ställs in så att de automatiskt dämpas under dygnets mörkaste timmar. Mötesdeltagare: Man använder för stora maskiner när man klipper gräset vilket medför att klippningen inte blir bra. Thomas Sjökvist (Ordf. SVF): Klippningen utförs med s.k. slaghack av ekonomiska skäl. Enligt vår uppfattning var årets första klippningar inte bra utförda men för efterföljande klippningar har endast små justeringar krävts. Mötesdeltagare: Det vore bra om det på hemsidan fanns en karta över föreningens vägar. Håkan Brännlund (Sekr. SVF): Det ska vi självklart undersöka om det är möjligt att lösa. Mötet hade inga ytterligare frågor gällande styrelsens förslag till åtgärdsplan för 2012/2013. Mötet ombads därefter att ta ställning till styrelsens förslag till åtgärdsplan för 2012/2013. Mötet beslutade godkänna styrelsens förslag. b. Arvoden till styrelse, revisorer och valberedning Lennart Gutå presenterade styrelsens förslag till arvoden för styrelse med suppleanter, revisorer och valberedning. Förslaget innebär en generell höjning på 4%. Mötesdeltagare: Hur stor är den ersättning som föreslås till styrelsen. Lennart Gutå (Kassör SVF): Den föreslagna ersättningen till styrelsen, exklusive sociala avgifter, uppgår till 255 906 kr. Mötet hade inga ytterligare frågor gällande styrelsens förslag till arvoden för 2012/2013. Mötet ombads att ta ställning till styrelsens förslag till arvoden för 2012/2013. Mötet beslutade godkänna styrelsens förslag. c. Utgifts- och inkomststat för 2012 2013 Styrelsens förslag till årsbudget för det kommande året har funnits tillgänglig på föreningens hemsida och har även lagts ut på biblioteket i Stenhamra. Ordföranden gav mötet tillfälle att läsa igenom förslag till budget. Mötesdeltagare: Vad har hänt efter det löfte om ekonomiskt samarbete med Ekerö kommun som Peter Carpelan utlovade vid förra årets möte? Thomas Sjökvist (Ordf. SVF): Tyvärr har inget hänt med den frågan. Till årets möte hade styrelsen lämnat en inbjudan till Ekerös kommundirektör Lars Hortlund att närvara vid mötet. Hortlund har dock avböjt att närvara. Mötet hade inga frågor gällande styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat för 2012/2013. Mötet ombads därefter att ta ställning till styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat verksamhetsåret 2012-2013. Mötet godkände styrelsens förslag. d. Vägavgift Vägavgifter grundas på andelstal som beslutats av lantmäteriet. Styrelsens förslag till avgift för verksamhetsåret 2012/2013 är 256 kr/andel. Mötet hade inga frågor gällande styrelsens förslag till vägavgift för 2012/2013. 3
Mötet ombads att ta ställning till styrelsens förslag till vägavgift för 2012/2013. Mötet godkände styrelsens förslag. 12 Sista betalningsdag för vägavgifter samt meddelande om när protokoll och debiteringslängd finns tillgängliga för granskning Vägavgiftsavier sänds ut i november med sista betalningsdatum 2012-12-31. Debiteringslängd fanns framlagd vid mötet. Protokoll anslås på föreningens hemsida 2012-11-26, www.stockbyvagforening.org. Debiteringslängd förvaras efter mötet hos föreningens kassör. Mötet beslutade att godkänna föreslaget betalningsdatum. 13 Val av ledamöter & suppleanter till styrelsen Valberedningens förslag presenterades av valberedningens representant Anders Larsson och mötesordförande Elisabeth Palm. Till kvarstående och nya ledamöter och suppleanter i styrelsen i Stockby Vägförening föreslogs: Thomas Sjökvist ledamot Kvarstår - mandattiden utgår 2013 Kjell Nilsson ledamot Omval - mandattiden utgår 2014 Håkan Brännlund ledamot Kvarstår - mandattiden utgår 2013 Lennart Gutå ledamot Omval - mandattiden utgår 2014 Klas Lindberg ledamot Kvarstår - mandattiden utgår 2013 Bertil Hagberg suppleant Kvarstår - mandattiden utgår 2013 Ingvar Hjärtsjö suppleant Omval mandattiden utgår 2014 Seppo Jonsson suppleant Kvarstår mandattiden utgår 2013 Anders Larsson suppleant Omval mandattiden utgår 2014 14 Val av ordförande för ett år Valberedningen föreslog Thomas Sjökvist som styrelsens ordförande för verksamhetsåret 2012/2013. Inga andra förslag till ordförande anmäldes vid mötet. 15 Val av revisor och revisorssuppleant Till revisorer och revisorssuppleanter föreslog valberedningen: Lars Eklund revisor Omval mandattid utgår 2014 Gunilla Jerlinger revisor Kvarstår mandattid utgår 2013 Elisabeth Palm revisorssuppleant Kvarstår mandattid utgår 2013 Stefan Poulsen revisorssuppleant Omval mandattid utgår 2014 16 Val av valberedning Valberedningen inför årets stämma har utgjorts av Nils-Erik Häggberg och Markel Valverde. Till valberedning inför nästa årsstämma föreslogs omval av Markel Valverde och Nils-Erik Häggberg tillika sammankallande. Mötet biföll detta förslag 17 Övriga frågor ( av ej beslutskaraktär samt i allmänintresse) En mötesdeltagare, boende vid Alvikens gårdsväg, anmälde problem med ett igensatt dike med påföljd att vatten trängt in på tomten och även bortspolat sand från intilliggande strand. Vägföreningens ordförande svarade att det i kommande åtgärdsprogram ingår en översyn av diken inom föreningens båtnadsområde. Mötesdeltagaren var nöjd med detta besked. Ytterligare en mötesdeltagare föreslog att adressen till föreningens hemsida också ska anges på årsmöteshandlingarna tillsammans med föreningens postadress. Föreningens sekreterare lovade att åtgärda detta till kommande årsmöte. 4
18 Meddelande om protokollsjustering Protokollet från dagens årsmöte justeras hos mötessekreteraren Håkan Brännlund, Ramvägen, tisdagen den 22/11 kl 19:00. 19 Mötet avslutas Mötesordföranden tackade de närvarande för visat intresse. Därefter tackade Thomas Sjökvist mötesordföranden för ett gott ledande av årsmötet samt styrelsen för ett gott utfört arbete under det gångna året och önskade den nya styrelsen lycka till under det kommande året. Därefter förklarades årsmötet avslutat. Vid protokollet Mötesordförande Håkan Brännlund Elisabeth Palm Protokolljusterare Nils-Eric Häggberg Kristina Lindgren 5