Lathund vid arkivering 1 (6)



Relevanta dokument
Lathund vid arkivering 1 (6)

Lathund vid arkivering 1 (6)

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Arkiveringsinstruktioner

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

ATT ARKIVERA ANALOGA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2,

ATT ARKIVERA ANALOGA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Riktlinjer för leveranser av pappershandlingar till centralarkivet i Öckerö kommun

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2,

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Tandvårdsjournalsregistrering.

HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK. - För institutionspersonal

YLA ORDNA OCH BEVARA. för enskilda, föreningar, företag. Så här bevarar vi vår historia i. - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo

Arkivera pappershandlingar

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Förteckna och leverera arkiv

Tandvårdsjournalsregistrering.

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Leverans till regionarkivet

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

Riksarkivets författningssamling

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande löne- och personaladministration vid Mittuniversitetet

Bevara/Gallra EU-projekt

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Förteckna arkiv INNAN ELLER EFTER LEVERANS TILL REGIONARKIVET. Koncernkontoret

STADSARKIVET 1 (5) Handläggare, telefonanknytning Datum Beteckning. Bo Peter Persson, Dnr KS

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

FÖRESKRIFTER OM. Överlämnande. av arkiv. Antaget , 222

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

överlämnande till Regionarkivet

Leverans till centralarkivet

Vi rekommenderar att organisationer planerar rutiner för vad som skall lämnas till oss och med vilka intervall. Kontakta gärna oss i dessa frågor.

Föreskrifter för arkivvård Sundbybergs stad

Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande biblioteksverksamhet vid Mittuniversitetet

1. Allmänt om Upphandlingens förutsättningar och villkor

Anvisningar gällande leverans av offentliga BVC-journaler till

TJÄNSTEFÖRESKRIFT FÖR VÄRMLANDSARKIV NR: 3.0

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs Stad

Hantering av arkiv som ska levereras till Landstingsarkivet efter beslut av Inspektionen fo r va rd och omsorg (IVO)

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

8. Leveranser till Landstingsarkivet

MED ANLEDNING AV ATT NI LEVERERAR MATERIAL TILL OSS

Arkivera pappersjournaler

Avställning av socialtjänstens personakter i Göteborgs stad överlämnande till Regionarkivet

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

HÅLLBARHET. Ett arkiv skall återspegla föreningens verksamhet!

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal

EU-projekt Karlshamns kommun

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Örebro Brandkårs understödskassa.

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Forskarservice och tillgängliggörande

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Datajournal med systemet Asynja, nu CGM J4, infördes i oktober 2005 i Örebro kommun.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Informationshanteringsplan

Arkiveringshandbok vid Malmö högskola

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

Exempelsamling på skador i arkiv

Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

SÅ VÅRDAR VI VÅR HISTORIA - RÅD OCH ANVISNINGAR I SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR

Sophie Janssons fotoateljé.

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Sammanhållna handlingar i ett ärende.

Riktlinjer för digital arkivering

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Pump för enteral nutrition

Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

Dnr Arkivhandbok. Version

Informationshanteringsplan

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

Transkript:

Lathund vid arkivering 1 (6) Några handfasta tips vad du ska tänka på när du ska leverera arkivhandlingar till Linköpings stadsarkiv. Version 2014-04-11 Överflyttning av handlingar till aktomslag Rensa akterna från häftklamrar, gem, plastfickor, gummisnoddar och post-it (eller andra material som skadar handlingarna). Ett gem kan ge rostfläckar inte bara på den handlingen där gemet sitter utan även på andra handlingar i akten. Lägg handlingarna i aktomslag. Aktomslaget ska öppnas som en bok. Skriv med arkivgodkänt bläck på aktomslagets över vänstra hörn. Personakter skrivs med personnummer och sedan efter- och förnamn.

Lathund vid arkivering 2 (6) Packa i arkivboxar Välj box efter materialets storlek. Vanligaste storleken är A4-höjd i bredderna 80, 55 och 30 mm. Till vissa äldre handlingar kan folio-höjd behövas och de finns i 80 och 55 mm bredd. När du viker ut en arkivkartong börja med att vika ut locket till vänster. Forma sedan boxen och vik över vingarna. Forma locket och fäll ihop boxen. Fyll boxen upp till kanten det ska vara lätt att vika över vingarna.

Lathund vid arkivering 3 (6) Skrift på arkivboxen Skriv på boxens nedre del med blyerts. Det är enklare att skriva innan boxen fällts upp eller ta stöd av flera boxar. Från det nedre strecket har du en yta på 7 cm att skriva på. Skriv överst i vilken organisation som handlingarna har uppkommit i. Sedan vilken typ av handlingar det är, årtal och ev. andra kännetecken för materialet t.ex. diarienummer eller fastighetsbeteckning. På personakter anges äldsta till yngsta födelsedatum. Hela personnumret behöver inte skrivas ut. På Stadsarkivet förtecknar vi alla volymer/boxar och sätter till sist en etikett på boxen.

Lathund vid arkivering 4 (6) Fylla i reversaler Reversalerna hittar du på Stadsarkivets hemsida under fliken leverans. Här hittar du även ifyllnadsexempel. Börja med att fylla i bilagorna. En bilaga per arkivbildare. Välj lämplig bilaga: 1. Leveranser 2. Personnummersorterade akter 3. Kartor & ritningar 4. Fotografier. Till sist fyller du i en huvudreversal som är en sammanfattning av alla bilagor. Alla reversaler ska skrivas ut i två exemplar på arkivgodkänt papper. Fyll inte i datum eller signatur! Förklaring till huvudreversalen.

Lathund vid arkivering 5 (6) Leverans Inga handlingar får skickas med internposten utan ska levereras med eskort av arkivredogörare. Lättaste sättet är att använda vanliga flyttlådor, men packa dem inte för fullt. Ett tips vid stora leveranser börja packa bakifrån! Numrera lådorna efter ordningen på reversalen. Kontakta Ronny Andersson, 20 65 34, för att boka tid för leverans. Har ni ingen egen transport boka in Förvaltningsservice, 20 67 79. Vid leverans kontrolleras att leveransen är i sin ordning och att det stämmer med reversalerna. Är det inte okej görs en överrenskommelse om att få göra i ordning leveransen på plats eller ta med den tillbaka! Är allting okej skriver arkivredogöraren och mottagaren från Stadsarkivet under att handlingarna överlämnas till Stadsarkivet.

Lathund vid arkivering 6 (6) Övrigt att tänka på! Arkivgodkända aktomslag och arkivboxar kan beställas hos Ronny Andersson på Stadsarkivet, tel. 20 65 34, eller till stadsarkivet@linkoping.se. Glöm inte att ange kostnadsställe! Inga arkivhandlingar får skrivas ut på dubbelsidig utskrift risken finns att skriften klibbar ihop när de packas i arkivboxarna. Ändra vid utskrift i skrivarinställningarna att dubbelsidig utskrift ska stängas av. Protokoll från nämnder och styrelser ska skrivas ut på arkivgodkänt papper. Det kan stå Svenskt arkiv i vattenmärket eller så ska det finnas en leverantörsförsäkran från tillverkaren. Protokollen binds in av Kaléns bokbinderi, tel. 15 73 72. De kommer och hämtar handlingarna och levererar tillbaka när de är klara. Har du frågor? Kontaktperson för kommunala förvaltningar (ej MoS) Monica Klingberg, 20 73 84 Monica.Klingberg@linkoping.se Kontaktperson för MoS, kommunala bolag och stiftelser, Kommunalförbund Maria Dalbark, 26 30 22 Maria.Dalbark@linkoping.se