MH:2015 MEDICIN OCH HÄLSA. beredningshandbok

MH:2015 MEDICIN OCH HÄLSA beredningshandbok ansökningsomgång 2015

FÖRORD Denna handbok är tänkt att fungera som en hjälp för dig som fått uppdraget som granskare för Vetenskapsrådets ämnesråd för medicin och hälsa. Handboken innehåller anvisningar och riktlinjer för hur beredning, bedömning och betygsättning går till för de bidragsformer som Vetenskapsrådet utlyser och bereder inom medicin och hälsa i den årligen återkommande stora ansökningsomgången. Den innefattar information om Vetenskapsrådets allmänna riktlinjer och om policy som är specifik för ämnesrådet för medicin och hälsa. Praktiska anvisningar om hur betygsättning av ansökningar görs i det webbaserade verktyget Prisma ingår, liksom instruktioner om hur yttrandena som sänds till den sökande ska skrivas. Arbetet med att granska ansökningar utgör basen för ämnesrådets verksamhet. Ditt uppdrag som ledamot i en av ämnesrådets beredningsgrupper är ett viktigt förtroendeuppdrag. Välkommen som granskare för ämnesrådet för medicin och hälsa! Mats Ulfendahl Huvudsekreterare, medicin och hälsa BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 1

INNEHÅLL FÖRORD... 1 NYHETER 2015... 3 UTGÅNGSPUNKTER OCH REGLER FÖR GRANSKNINGSARBETET... 4 GRANSKNING OCH BETYGSSÄTTNING AV ANSÖKNINGAR INOM MEDICIN OCH HÄLSA... 8 ÖVERSIKTLIG TIDSPLAN FÖR BEREDNINGSARBETET... 16 BILAGA 1. KORT OM VETENSKAPSRÅDET... 19 BILAGA 2. JÄVSPOLICY... 21 BILAGA 3. HANTERING AV JÄV....24 BILAGA 4. VETENSKAPSRÅDETS JÄMSTÄLLDHETSSTRATEGI... 25 BILAGA 5. PRINCIPER FÖR ETIK: GODKÄNNANDEN OCH GOD FORSKNINGSSED... 28 BILAGA 6. ALLMÄNNA RIKTLINJER... 29 BILAGA 7. SPECIFIKA RIKTLINJER FRÅN ÄMNESRÅDET FÖR MEDICIN OCH HÄLSA... 31 BILAGA 8. ANVÄNDARGUIDE TILL PRISMA... 32 BILAGA 9. RUTINER OCH POLICY FÖR RESOR VID VETENSKAPSRÅDET... 35 BILAGA 10. UPPGIFTER, ROLLER OCH ANSVAR... 37 BILAGA 11. TRIAGEFÖRFARANDE GALLRING AV PROJEKTBIDRAGSANSÖKNINGAR... 39 BILAGA 12. KLASSIFICIERING AV ANSÖKNINGAR OM PROJEKTBIDRAG ENLIGT HRCS... 40 BILAGA 13. SÄRSKILDA HANTERINGSORDNINGAR FÖR VISSA BIDRAGSFORMER.43 BILAGA 14. BEREDNINGSGRUPPER INOM MEDICIN OCH HÄLSA 2015... 48 BILAGA 15. PERSONAL INOM MEDICIN OCH HÄLSA VID VETENSKAPSRÅDET.53 BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 2

NYHETER 2015 Nyheter i 2015 års beredning som direkt berör beredningsgruppernas arbete. Ny budgethantering Ämnesrådet för medicin och hälsa har beslutat att beredningsgrupperna fr.o.m. 2014 inte skall hantera frågor kring finansieringen av projektbidrag utan att det ansvaret helt övertas av Ämnesrådet. Beredningsgruppernas ansvar skall vara att genomföra den vetenskapliga bedömningen medan Ämnesrådet tar det övergripande ansvaret för finansiering. Förändringar inom infrastruktur Inom infrastruktur utlyses i år Bidraget till infrastruktur av nationellt intresse med fyra inriktningar: bidrag till nationell infrastruktur, bidrag till internationell infrastruktur samt två olika bidrag (driftbidrag och samordningsbidrag) för databaser inom samhällsvetenskap och medicin med fokus på individdata. Reviderad jävspolicy Vetenskapsrådet antog 2014 en reviderad jävspolicy. Denna finns med som en bilaga till beredningshandboken. Prisma Prisma är det nya systemet för ansökning, ärendehantering och granskning som används av Vetenskapsrådet, Forte och Formas. Det ersätter VR-Review. För att kunna utföra granskningen i Prisma måste du registrera dig som användare i systemet mer information om detta i bilaga 8, Användarguide till Prisma. Där får du även information om hur du hittar till Prismas användarstöd online. I och med att Prisma är ett nytt system är det fortfarande under utveckling, och vi arbetar kontinuerligt med att göra förbättringar och avhjälpa problem som kan uppstå. Har du några frågor kring systemet och inte hittar svaret i Prismas användarstöd, kan du vända dig till VR:s handläggare. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 3

UTGÅNGSPUNKTER OCH REGLER FÖR GRANSKNINGSARBETET Beredningsgrupper År 2015 har ämnesrådet för medicin och hälsa (ÄR-MH) 18 ämnes/sjukdomsinriktade beredningsgrupper (A-H), samt en beredningsgrupp för projektbidrag inom alternativa metoder till djurförsök enligt 3R-principen (3R). Ledamöter rekryteras på nationell och internationell basis, och år 2015 utgörs ca 24 % av beredningsgruppernas bemanning av forskare från länder utanför Sverige. Beredningsgrupperna återfinns i bilaga 14 i denna handbok. Beredningsgruppernas uppgifter Beredningsgruppernas uppgift är i första hand att ta fram ett beslutsunderlag för ÄR-MH, genom att kvalitetsbedöma det vetenskapliga innehållet i ansökningar om forskningsfinansiering. Baserat på detta underlag fattar som regel ÄR-MH det slutgiltiga finansieringsbeslutet, inom tillgängliga budgetramar. För vissa ansökningar, t ex ansökningar om infrastrukturbidrag, fattas bidragsbeslutet av ett annat organ. För att fullgöra bedömningsuppdraget ska respektive beredningsgrupp i korthet: Göra en kvalitetsbedömning och betygssättning av varje ansökan som omfattar beredningsgruppens ansvarsområde. Upprätta ett yttrande för varje ansökan. Upprätta en rankinglista över de ansökningar om projektbidrag som faller inom ramen för den beräknade beviljandegraden plus ytterligare 10 procentenheter, alternativt nominera ansökningar till en ytterligare instans. Återrrapportera om granskningsprocessen till ÄR-MH. Rollfördelning Beredningsgrupperna och dess ordförande har utsetts av ÄR-MH. Ordförande har en väsentlig roll som ansvarig att leda beredningsgruppens arbete enligt Vetenskapsrådets riktlinjer samt för viss återrapportering till ÄR-MH. Denne är också ansvarig för att yttrandena överensstämmer med det som beredningsgruppen enats om. Ordförande utser en vice ordförande inom gruppen som leder beredningsgruppsmötet då ordförande måste lämna möteslokalen vid jäv eller av andra skäl. Varje beredningsgrupp har en ansvarig handläggare samt en forskningssekreterare från Vetenskapsrådet vilkas uppgifter är att bistå ordförande i planeringen av mötet, ansvara för den administrativa hanteringen i beredningen samt förmedla sakkunskap om hanteringsordning, regler, praxis etc. Ordföranden och Vetenskapsrådets personal upprätthåller därmed gemensamt ämnesrådets och Vetenskapsrådets policy i beredningsarbetet. ÄR-MHs ledamöter ingår som observatörer i beredningsgrupperna med huvudsakligt syfte att sammanlänka beredning och beslutsorganet, och återkoppla om gruppernas arbete. Observatörerna tillsammans med Vetenskapsrådets personal utgör en del av den kontinuerliga kvalitetssäkringen av beredningsarbetet. Huvudsekreteraren har ett övergripande vetenskapligt ansvar för beredningsprocessen, besvarar frågor av principiell natur och hanterar inkomna klagomål efter beslut. Beredningssamordnaren och koordinatorn bistår huvudsekreteraren i arbetet och samordnar det praktiska beredningsarbetet (internt såväl som externt) inom området. För en mer utförlig beskrivning av uppgifter, roller och ansvar se bilaga 10. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 4

Regler, riktlinjer och principer Bedömning av vetenskaplig kvalitet I Vetenskapsrådets instruktion slås det i portalparagrafen fast att: "Vetenskapsrådet ska ge stöd till grundläggande forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden". Den grundläggande principen för bedömning av den vetenskapliga kvaliteten är den sakkunniggranskning av ansökningar om forskningsbidrag som genomförs av de olika beredningsgrupperna inom respektive ämnesområde. Vidare ska varje granskning utgå från fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet - nytänkande och originalitet, projektets vetenskapliga kvalitet, sökandes kompetens samt genomförbarhet - vilka är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil (se vidare under senare avsnitt). Jäv En process med sakkunniggranskning innebär att granskningen av ansökningar utförs av forskare som själva utgör en del av det kollektiv av forskare som ansöker om bidrag. Detta skapar en speciell risk för jäv. För att undvika jävssituationer i beredningsarbetet har Vetenskapsrådet etablerat strikta interna riktlinjer (se bilaga 2 för en utförlig beskrivning). Alla ledamöter är skyldiga att i förekommande fall anmäla jäv i förhållande till de ansökningar hon eller han ska granska. Vid eventuell oklarhet rådgörs med ordförande eller Vetenskapsrådets personal. Ytterst är det myndigheten som är ansvarig. I de fall där jäv föreligger utses annan granskare. Beredningsgruppsledamöterna (inklusive ordföranden) får normalt inte själva vara sökande för en ansökan som beredningsgruppen behandlar. Vid alla typer av jäv ska den som är jävig lämna lokalen när ärendet behandlas och jäv antecknas i ett särskilt jävsprotokoll. Även fall där jäv prövas men inte anses föreligga ska protokollföras. Jämställdhet Vetenskapsrådet ska främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Mot den bakgrunden har Vetenskapsrådets styrelse beslutat om en jämställdhetsstrategi (se bilaga 4 för detaljer). Ett av de operationella målen i jämställdhetsstrategin är samma beviljandegrad för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen. Detta mål ska beaktas av alla instanser involverade i bedömning, beredning och beslut avseende ansökningar om forskningsbidrag. Varje enskild beredningsgrupp ska därför ha jämställdhetsaspekter i åtanke under hela granskningsarbetet och särskilt vid upprättande av rankingslistan över ansökningar. Vid beredningsgruppens prioritering av ansökningar ska jämställdhetsaspekter avseende underrepresenterat kön beaktas när ansökningar är av jämförbar kvalitet. Eventuella avvikelser ska alltid kommenteras skriftligt och det är ordförandes ansvar att tillse att så sker. I de allmänna riktlinjerna från styrelsen (se bilaga 6) fastslås även att jämställdhet ska användas som ett randvillkor för prioritering av kvalitetsmässigt likvärdiga ansökningar. Detta innebär att då ansökningar har samma övergripande betyg, ska ansökningar från underrepresenterat kön ges högre prioritet. Observera att detta innebär en precisering gentemot tidigare år, då det inte framgick att två ansökningar med samma övergripande betyg ska betraktas som likvärdiga i detta sammanhang. Unga forskare Vetenskapsrådets styrelse har slagit fast att ämnesråd, råd och kommittéer, med bibehållande av höga kvalitetskrav, ska ge goda förutsättningar för forskare i början av sin karriär. Därför har ÄR-MH som riktlinje att minst 1/3 av det årliga beslutade totalbeloppet för projektstöd samt stöd till anställningar och stipendier varje år fördelas till unga forskare, dvs forskare med mindre än åtta års karriärålder. I första hand är det genom Projektbidrag unga forskare och Bidrag till anställning som forskare i klinisk miljö halvtid som detta uppnås. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 5

Riktlinjer för beredningen ÄR-MH har utifrån en diskussion om det rådande budgetläget och erfarenheter från fjolårets beredning beslutat om följande riktlinjer för år 2015 års beredning: Medelbidragsnivån för projektbidrag bör inte öka från föregående år 1 ; Den beviljade bidragsperioden för projektbidrag bör vara fyra år om ej annan bidragsperiod motiveras, eller om utlysningen anger något annat 2 ; Lägsta nivån för ett beviljat projektbidrag ska vara minst 700 tkr per år, om inte utlysningen anger något annat. Beviljade belopp bör tilldelas som tre schabloner mellan 700 tkr, 1 000 tkr och 1 500 tkr; för projektbidrag unga forskare i första hand 1 500 tkr. Utlämnande av handlingar Fram till det att ÄR-MHs bidragsbeslut är publicerade är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella. Om någon begär att få ta del av en ansökan eller hur den har bedömts ska de hänvisas till respektive beredningsgrupps handläggare (se bilaga 15 för kontaktuppgifter). Ansökningar som bereds inom Medicin och Hälsa Nedan följer de olika bidragsformer som utlyses 2015 och som bereds inom respektive beredningsgrupper. Utlysningstexterna får du fram genom att klicka nedan på respektive bidragsform. Inom beredningsgrupper A-H: Projektbidrag Bidragsformen avser bidrag att lösa en definierad forskningsuppgift. Bidragstiden är upp till fem år. Bidraget kan omfatta alla slags projektrelaterade kostnader, exempelvis löner, resor (inklusive vistelser vid forskningsanläggningar), publiceringskostnader, mindre utrustning och avskrivningskostnader. För tvärvetenskapliga ansökningar finns en särskild hantering. Sökande av projektbidrag har i år haft möjligheten att indikera att ansökan rör ett projekt med tvärvetenskaplig karaktär, och har i så fall bifogat en kort redogörelse för detta. Ett tvärvetenskapligt forskningsprojekt definieras i denna utlysning som att det för sitt genomförande behöver sakkunskaper, metoder, terminologi, data samt forskare från fler än ett av Vetenskapsrådets ämnesområden medicin och hälsa, naturvetenskap och teknikvetenskap, humaniora och samhällsvetenskap samt utbildningsvetenskap. Vissa av dessa ansökningar ska av beredningsgruppernas ordförande väljas ut för att bedömas i en särskild tvärvetenskaplig grupp, parallellt med att den bedöms i den ordinarie beredningsgruppen. Vissa ansökningar kommer även att bedömas parallellt inom två ämnesområdens beredningsgrupper, där en av grupperna har budgetansvar och den andra enbart är samrådande. För beredningsgruppens arbete har denna hantering inga direkta konsekvenser, utan de ansökningar för vilka sökande angett tvärvetenskaplig relevans bedöms efter samma kriterier som andra ansökningar om projektbidrag. Beredningsgruppen behöver inte ta särskild hänsyn till den redovisning om tvärvetenskaplig relevans som dessa ansökningar innehåller, då denna främst är avsedd för den tvärvetenskapliga gruppens arbete. Projektbidrag unga forskare Bidragsformen avser bidrag att lösa en definierad forskningsuppgift. Bidraget kan endast innefatta lön motsvarande sökandes aktivitetsgrad i projektet, dock maximalt 75 procent av en heltidslön och sökandes doktorsexamen måste ha avlagts mellan 26 mars 2008 och 26 mars 2013. Bidragstiden är upp till fyra år. I övrigt gäller samma villkor som ovan. 1 Medelbidragsnivån 2014 var ca 1000 tkr per år. 2 Ansökan är dock alltid begränsande, dvs en sökande kan inte beviljas fler år eller högre belopp än vad som ansökt om. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 6

Bidrag till anställning som forskare i klinisk miljö på halvtid Bidrag avser forskning för kliniskt verksamma personer, t.ex. läkare, sjuksköterskor, fysioterapeuter, arbetsterapeuter och tandläkare, som avlagt doktorsexamen tidigast 26 mars 2005. Anställningen ska kombineras med halvtidstjänst i klinisk miljö. Bidragstiden är tre år med möjlighet till tre års förlängning. Förutom en löneschablon om 850 tkr ingår även ett projektbidrag om 1000 tkr per år. För denna bidragsform finns en särskild hanteringsordning beskriven i bilaga 13. Andra bidragsformer: Beredningsgrupperna kan även få ett fåtal ansökningar om infrastrukturbidrag inom det medicinska området. Det gäller ansökningar om (i) bidrag till nationell infrastruktur och (ii) bidrag till internationell infrastruktur. Dessa söks via rådet för forskningens infrastrukturer (RFI) och bereds inom ÄR-MHs beredningsgrupper. För dessa bidragsformer finns en särskild hanteringsordning beskriven i bilaga 13. Bidrag till Infrastruktur av nationellt intresse - nationell infrastruktur, RFI Inriktningen är öppen för existerande nationella infrastrukturer vars driftsbidrag löper ut under 2015 eller 2016 att ansöka om förlängt bidrag för 8 år. Bidraget söks av ett konsortium (med minst tre lärosäten eller myndigheter med forskningsuppdrag) som avser att tillsammans driva infrastrukturen. Syftet med verksamheten ska vara att tillhandahålla högkvalitativa verktyg för svenska forskare från hela landet. Beslut om finansiering tas av RFI. Bidrag till infrastruktur av nationellt intresse - internationell infrastruktur, RFI Inriktningen är öppen för svenskt deltagande i internationell infrastruktur som är av brett nationellt intresse. Syftet med bidragen är att ge forskare ökad tillgång till infrastrukturer för forskning genom att bidra till investeringar, drift, underhåll och användarstöd. Bidraget söks för maximalt 5 år. Beslut om finansiering tas av RFI. Särskilda beredningsgrupper: Projektbidrag inom alternativa metoder till djurförsök enligt 3R-principen Bidragsformen avser bidrag att lösa en definierad forskningsuppgift med relevans för det särskilda området. I övrigt gäller samma villkor som för projektbidrag. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 7

GRANSKNING OCH BETYGSSÄTTNING AV ANSÖKNINGAR Granskningsprocessen I korthet innebär granskningsprocessen inom medicin och hälsa följande: Varje ansökan bereds i normalfallet av minst fem av beredningsgruppens ledamöter 3. En av dessa är utsedd till föredragande, och ansvarar därmed för att föredra ansökan vid sammanträdet samt att skriva det slutliga yttrandet. Varje granskare bedömer var och en av sina tilldelade ansökningar genom att betygssätta (och i förekommande fall rangordna) den. Beredningsgruppen träffas för att diskutera samtliga ansökningar, enas om en gemensam betygssättning, eventuell ranking och skriftligt yttrande för dessa. Beslut fattas om ansökan. Fördelning av ansökningar på beredningsgrupp och granskare Ansökningarna fördelas på granskare inom den beredningsgrupp där de får den bästa vetenskapliga bedömningen. Granskarna får tillgång till de ansökningar som de ska granska i Prisma. Varje ansökan granskas i normalfallet av minst fem ledamöter, varav en är föredragande. Ordförande läser och granskar normalt alla ansökningar. Anmäla jäv Det är viktigt att alla ledamöter redan från början uppmärksammar alla jävsförhållanden (Vetenskapsrådets jävsregler samt hantering av jäv inom medicin och hälsa återfinns i bilaga 2 resp. 3). Om en ledamot finner att hon eller han är jävig för en viss ansökan ska detta anmälas i Prisma. Om du upptäcker jäv vid senare tillfälle måste du omedelbart anmäla detta till Vetenskapsrådet via e-post till bgm@vr.se. När alla jäv har registrerats, fördelar ordföranden ansökningar på granskare. Därefter påbörjas själva granskningen. Det individuella granskningsarbetet Nu börjar det individuella granskningssarbetet. Inför beredningsgruppens sammanträde ska varje ledamot individuellt bedöma och betygsätta de ansökningarna som hon/han har tilldelats enligt de kriterier som beskrivs i ett senare avsnitt i denna handbok. Observera att ansökningar kan flyttas mellan beredningsgrupper eller byta granskare inom en beredningsgrupp p g a sent rapporterade jäv. Den aktuella sammanställningen över dina ansökningar i Prisma är dock alltid den korrekta. För en ansökan kan du ha rollen föredragande eller granskare. Den som är föredragande i Prisma får uppgiften att fylla i ett Förslag till yttrande och de övriga får fylla i ett Omdöme. Detta innebär att det endast är föredraganden vid sidan av ordföranden som kan gå in och redigera texten i det som senare blir ansökans yttrande. Observera att all text ska skrivas på engelska och att varje bidragsform bedöms för sig utan jämförelse med andra bidragsformer. Dina individuella omdömen måste vara Vetenskapsrådet tillhanda senast två veckor innan beredningsgruppssammanträdet. Projektbidrag: Ange din bedömning av den vetenskapliga kvaliteten, eventuell relevans liksom individuell rangordning för varje ansökan du granskar. Rangordningen sker bara inom bidragsformen. Ordförande klassar samtliga ansökningar (undantaget beredningsgrupp MH-3R) enligt Health 3 Vissa undantag kan förekomma för särskilda bidragsformer BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 8

Research Classification System (mer om detta återfinns i bilaga 12). Observera att CV och publikationslista för eventuella medverkande enbart ska användas för att bedöma om huvudsökande har den komplementära expertis som behövs i gruppen för genomförandet av forskningsprojektet. Projektbidrag unga forskare: Ange din bedömning av den vetenskapliga kvaliteten, eventuell relevans liksom individuell rangordning för varje ansökan du granskar. Rangordningen sker bara inom bidragsformen. Ordförande klassar samtliga ansökningar enligt Health Research Classification System. Bidrag till anställning som forskare: Ange din bedömning av den vetenskapliga kvaliteten samt eventuell relevans av varje ansökan du granskar. Ingen rangordning ska anges. Övriga ansökningar: Ange din bedömning av den vetenskapliga kvaliteten samt eventuell relevans av varje ansökan du granskar. Ingen rangordning ska anges. Under granskningsperioden är det viktigt för gruppens medlemmar att inte diskutera det individuella granskningsarbetet med varandra. Frågor om arbetet ställs till beredningsgruppens ordförande, dess handläggare, beredningssamordnaren, koordinatorn eller huvudsekreteraren. Beredningsgruppssammanträdet För att ge utrymme för beredningsgruppen att på sitt sammanträde diskutera ansökningar som håller hög kvalitet och har en rimlig chans att bli finansierade gallras ett antal ansökningar innan mötet i form av s.k. triageförfarande. Efter att beredningsgruppens ledamöter lämnat sina omdömen sammanställs dessa till en preliminär rankningslista som delges gruppen. Vid ett telefonmöte ca en vecka innan det ordinarie mötet ska gruppen gemensamt under ordförandens ledning komma överens om vilka ansökningar som inte ska bli föremål för vidare diskussion och däremed avslås. Triagegallrade ansökningar kommer inte att få ett individuellt skriftligt yttrande utan enbart ett gemensamt sammanvägt betyg. Triageförfarandet beskrivs i mer detalj i bilaga 11 senare i denna handbok. Vid det ordinarie sammanträdet behandlas ansökningarna per respektive bidragsform i diarienummerordning, förutom de triagegallrade ansökningarna, enligt nedan: Projektbidrag: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten och eventuell relevans för ansökningarna. En rankinglista ska sedan upprättas över de ansökningar som faller inom ramen för den beräknade beviljandegraden plus ytterligare 10 procentenheter. Projektbidrag unga forskare: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten, eventuell relevans liksom nominering av sina främsta kandidater (minst 4 st men inte mer än motsvarande 20 % av gruppens ansökningar om projektbidrag unga forskare kan nomineras) till en övergripande panel. Nominerade ansökningar ska inte rangordnas. Bidrag till anställning som forskare: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten, eventuell relevans liksom nominering av sina främsta kandidater. Dessa ska vara rangordnade. Övriga ansökningar: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten samt eventuell relevans. Föredragande färdigställer sina yttranden i Prisma under sammanträdet. Yttrandena ska skrivas på engelska och representera gruppens gemensamma bedömning. Efter beredningsgruppsammanträdet Beredningsgruppens ordförande granskar alla yttranden och ger slutligt godkännande till Vetenskapsrådet senast två veckor efter sammanträdet. ÄR-MHs jävsgrupp väger samman beredningsgruppernas och de externa granskarnas bedömningar avseende ansökningar från ledamöter i Vetenskapsrådets styrelse, ämnesråd, råd och kommittéer. Vid rådsberedningen den 7 oktober sammanträder beredningsgruppernas ordförande och följer upp årets beredning samt väger samman beredningsgruppernas förslag till ett gemensamt förslag till beslut av ÄR-MH. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 9

Bidragsbeslut ÄR-MH sammanträder i slutet av oktober och fattar beslut om finansiering av bidrag som utlysts inom medicin och hälsa. Fram till det att ÄR-MH fattat sitt beslut och detta offentliggjorts får inga uppgifter om beredningens utfall yppas. När beslut offentliggjorts ska förfrågningar eller eventuella klagomål rörande granskningsprocessen hänvisas till huvudsekreteraren. I de fall ärendet rör arbetet i beredningsgruppen eller en ämnesspecifik fråga kontaktar huvudsekreteraren beredningsgruppens ordförande vid behov och ber om synpunkter innan ärendet besvaras. Beslut om ansökningar om bidrag till forskningsinfrastrukturer fattas av Rådet för forskningens infrastruktur. Återrapportering från beredningsgruppen Beredningsgruppernas erfarenhet av de behandlade ansökningarna är ett viktigt verktyg i Vetenskapsrådets arbete. Grupperna ombeds därför återrapportera från sitt arbete till ÄR-MH gällande ett antal punkter: Jämställdhetsaspekter i beredning och utfall. Klassificering av ansökningar enligt Health Research Classification System, HRCS (ej beredningsgrupp MH-3R). Identifierade resursbehov eller dylik inom området som underlag för strategiska budgetöverväganden av ämnesrådet (undantaget beredningsgrupp MH-3R). Beredningsgruppens sammansättning och kompetenser etc. Eventuellt andra aspekter. Bedömningskriterier och betygsskala Granskningen i Prisma ska göras med utgångspunkt i fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet vilka specificieras nedan. Dessa fyra baskriterier är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil. Ett syfte med att särskilja flera bedömningskriterier är att påminna granskaren om att göra en allsidig bedömning. Bedömningen av basskriterierna ska vägas samman till ett övergripande betyg för vetenskaplig kvalitet. Eventuella tilläggskriterier kan också förekomma beroende på bidragsform. Beskrivning av baskriterier Beskrivningarna av baskriterierna är anpassade att kunna användas för alla nu aktuella bidragsformer inom medicin och hälsa. Därigenom underlättas arbetet när olika bidragsformer ska beredas av en och samma beredningsgrupp och granskare. Beskrivningarna är inte avsedda att vara heltäckande. Novelty and originality Nytänkande och originalitet Guiding questions: Can the project be regarded as unconventional? Does it challenge prevalent opinions or practice? Is there potential for the creation of new knowledge, exciting new ideas and approaches, directions for research and understanding of health and illness? Does the project include use of novel technologies/methodologies, or innovative application of existing methodologies/technologies in new areas? Scientific quality of the proposed research Projektets vetenskapliga kvalitet Guiding questions: Is the project scientifically significant? Does the overall design of the project, its research questions and hypotheses meet the standards of highest quality? Are the scientific/intellectual merits of the proposed research clear, convincing and compelling? BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 10

Does the proposed project have the character of thoroughness, e. g. in its definition of the problem and proposed solutions, and its review of the state of the art? Are the proposed research methods, infrastructures, equipment and fieldwork appropriate? Merits of applicant(s) Sökandes kompetens Guiding questions: Does the applicant have sufficient research experience, expertise, level of independence and scientific network for implementation of the proposed project? Of what merits are the applicant s academic qualifications and achievements, in relation to his or her career stage and active time for research? Of what merits are the applicant s previous publications and other scientific achievements in relation to his or her career stage and active time for research: do these show a distinct and independent line of research, or in case of a researcher in his/her early career, the potential of such? Focus is on the most relevant and important reports, with emphasis on quality rather than quantity Is there appropriateness of the team members, if applicable, in terms of availability and complementarities of all the relevant expertise, and in how the different roles and responsibilities are distinguished? Is there ability to successfully disseminate research findings? Feasibility Genomförbarhet Guiding questions: Is the general design, including time schedule, optimal for implementing the proposed project? Does the project include the availability and accessibility of relevant personnel, skills, equipment, facilities/infrastructures and other necessary resources? Are materials, patients and methods adequate and well adapted to the hypothesis or research question? Is the environment suitable for carrying out the proposed research? Betygsskalan Den allsidiga bedömningen görs genom den för Vetenskapsrådet gemensamma betygsskalan. En sjugradig betygsskala ska användas för tre av de fyra bedömningskriterierna, samt användas som ett sammanfattande omdöme av ansökan. Det fjärde bedömningskriteriet (genomförbarhet) graderas på en tregradig skala. Skalstegens definitioner ges i rutan nedan. Betygen används inte som en mekanisk metod för medelsfördelning. Sammanvägning till ett övergripande betyg De fyra baskriterierna ska tjäna som bedömning av enskilda komponenter och inte som poäng som summeras mekaniskt till det sammanvägda betyget för ansökans vetenskapliga kvalitet. Betyget kan alltså inte vara ett medelvärde eller en summering av delbedömningarna. Granskaren, och i förlängningen gruppen/panelen, måste i varje enskilt fall ta ställning till vilken kvalitet som en ansökan uppnår i ett helhetsperspektiv. I normalfallet kan dock inte en starkt positiv bedömning av endast ett kriterium väga upp för en ansökans övriga svagheter vid en sammanvägning. I relevanta fall kan sammanvägningen till det övergripande betyget innefatta viktning av ett (eller flera) baskriterier. I normalfallet ska fokus vara på bedömningen av baskriteriet Scientific quality of the proposed research Projektets vetenskapliga kvalitet i det sammanfattande betyget. För bidragsformen Bidrag till anställning som forskare i klinisk miljö halvtid, som är att betrakta som en form av karriärstöd, ska bedömningen av baskriteriet Merits of applicant(s) Sökandes kompetens dock ha tyngre vikt i det sammanfattande betyget. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 11

Betygsskalan OUTSTANDING / Enastående 7 Exceptionally strong (application) with neglible weaknesses/ Exceptionellt stark (ansökan) med försumbara svagheter EXCELLENT / Utmärkt 6 Very strong (application) with negligible weaknesses / Mycket stark (ansökan) med försumbara svagheter VERY GOOD TO EXCELLENT / Mycket bra till utmärkt 5 Very strong (application) with minor weaknesses / Mycket stark (ansökan) med mindre svagheter VERY GOOD / Mycket bra 4 Strong (application) with minor weaknesses / Stark (ansökan) med mindre svagheter GOOD / Bra 3 Some strengths, but also moderate weaknesses / Vissa styrkor men också vissa svagheter WEAK / Svag A few strengths, but also at least one major weakness or several minor weaknesses / 2 Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett flertal mindre svagheter POOR/Dålig Very few strengths and numerous major weaknesses / 1 Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter INSUFFICIENT/Otillräcklig Information necessary for grading is lacking / Information för att bedöma saknas För Genomförbarhet Feasibility: FEASIBLE/Genomförbart 3 PARTLY FEASIBLE/Delvis genomförbart 2 NOT FEASIBLE/ Ej genomförbart 1 INSUFFICIENT/Otillräcklig (Information för att bedöma saknas) För Relevance for special call/area Relevans för särskild utlysning/satsning RELEVANT/Relevant 3 SOME RELEVANCE/Viss relevans 2 NOT RELEVANT/ Ej relevant 1 INSUFFICIENT/Otillräcklig (Information för att bedöma saknas) BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 12

Tilläggskriterier Previous results for continuation projects Tidigare resultat för fortsättningsprojekt Guiding questions: Does the project, during the previous grant period, contribute to an increase in knowledge in the field of medical and health research? What is the importance and quality of the scientific achievements and results? Tilläggskriteriet Previous results for continuation projects ska enbart användas för omprövningsansökningar och ska vägas in i det övergripande kvalitetsbetyget. Den sjugradiga betygsskalan ska tillämpas. Relevance for special call/area Relevans för särskild utlysning/satsning Guiding question: Does the proposed project match to the relevance criteria stated in the description of the call /special area? Grading: Relevant 3 Some relevance 2 Not relevant 1 Tilläggskriteriet Relevance ska inte vägas in i det övergripande kvalitetsbetyget utan ska vägas in i en ansökans prioritering relativt andra. En ansökan kan alltså vara av hög vetenskaplig kvalitet men av låg relevans och vice versa. Där relevanskriterier används är det en fråga för den berörda beredningsgruppen (motsvarande) tillsammans med Vetenskapsrådet att i förväg diskutera vilken grad av relevans som är nödvändig att uppnå för att vara aktuell för finansiering. Rankning av projektbidragsansökningar Ansökningar om projektbidrag samt projektbidrag för unga forskare ska - vid sidan av betygsättning - också rangordnas individuellt av granskaren. Rangordningen ska vara ett komplement till betygsättningen när beredningsgruppens ansökningar jämförs med varandra. Granskaren rangordnar alla sina lästa och bedömda ansökningar inom respektive bidragsform. Rankningen ska baseras på den vetenskapliga kvaliteten (och eventuell relevansbedömning) och prioriteringen av alla ansökningar. För utförliga instruktioner om hur du rankar i Prisma se Användarstödet. Rankningen ska ske så sent som möjligt i granskningsarbetet då förändringar kan ske i fördelningen av ansökningar inom gruppen, vilket kan påverka antalet tilldelade ansökningar, och därmed rankning, för varje beredningsgruppsledamot. Rankningen ska inlämnas vid samma datum som betygsättning (vanligtvis två veckor innan sammanträdet). Där ansökningar är av jämförbar kvalitet är det särskilt viktigt att beakta jämställdhetsaspekter avseende underrepresenterat kön. Då ansökningar har samma övergripande betyg, ska ansökningar från underrepresenterat kön ges högre prioritet. Alla granskares individuella rankningar av sina ansökningar vägs samman till en preliminär gemensam rangordning per bidragsform vilken presenteras som ett diskussionsunderlag för beredningsgruppen tillsammans med betygsättning. Den preliminära rangordningen ska i första hand vara en hjälp vid gruppens triagemöte när ansökningar gallras och ska inte användas som underlag för slutligt rankning och prioritering vid sammanträdet. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 13

Riktlinjer för skriftliga yttranden För varje ansökan som bereds av beredningsgruppen ska ett för gruppen gemensamt yttrande utformas. Yttrandet ska innehålla både betyg och skriftlig motivering för såväl baskriterier som det sammanvägda betyget 4. Yttrandet blir en offentlig handling och skickas till den sökande efter att ÄR-MHs beslut i oktober har expedierats. Inför varje beredningsgruppsmöte ska föredragandens förslag till yttrande lämnas i Prisma vid det sista datum som anges. Förslag till yttranden och yttranden ska skrivas på engelska. Under beredningsgruppens sammanträde ska gruppen enas om en gemensam betygssättning av de fyra baskriterierna och det övergripande sammanvägda betyget, liksom eventuella tilläggskriterier, för de ansökningar som behandlas på mötet 5. Ett preliminärt yttrande som avspeglar beredningsgruppens diskussion upprättas av föredraganden på mötet. Det är föredragandens ansvar att tillse att yttrandena (betyg och text) sammanfattar beredningsgruppens gemensamma kvalitetsbedömning. Beredningsgruppens ordförande gör sedan en genomgång av och godkänner yttrandena i Prisma. Beredningsgruppens forskningssekreterare gör en slutlig kontroll att yttrandets innehåll överensstämmer med Vetenskapsrådets riktlinjer och den vetenskapliga bedömningen. Omfattande redigeringar görs av föredraganden om så skulle behövas vid något av dessa tillfällen. Generella råd och rekommendationer: Yttrandet är främst till för den sökande och ska hjälpa denne att förstå grunderna för beredningsgruppens vetenskapliga kvalitetsbedömning och betygsättning. Det är därför viktigt att sakligt analysera ansökans huvudsakliga styrkor och svagheter. Försök att identifiera strukturella och metodiska problem, om sådana finns. De skriftliga motiveringarna måste överensstämma med gruppens betygssättning. Återkoppla med fördel till betygsskalans definitioner i motiveringarna. En projektansökan som får t ex betyg 4 ( stark ansökan med vissa svagheter ) ska också ha ett skriftligt omdöme som lyfter fram vad som gör projektet starkt och vilka svagheter gruppen ser. Det vanligaste misstaget är ett alltför positivt yttrande som inte identifierar några svagheter, trots att ansökan uppnått ett lägre betyg och inte finansieras. Yttrandet ska inte innehålla omfattande referat av den forskning som beskrivs i ansökan. Innehållet snarare än textens omfattning är väsentligt. Alltför summariska beskrivningar kan dock försvåra för den sökande att förstå beredningsgruppens bedömning. Kvantifierbara data, exempelvis exakt antal publikationer, liksom bibliometriska mått ska undvikas i yttrandet. Förslag till finansieringsbelopp ska inte anges i yttrandet, inte heller rekommendationer om att avslå eller bevilja en ansökan. Granskaren bör undvika att omnämna personuppgifter liksom kön och ålder i yttrandet. Om en sammanvägd kompetensbedömning gjorts av flera personer i ansökan, bör detta framgå. Om avvikelser från de generella instruktionerna för ansökan (t ex forskningsprogrammets längd eller publikationslistans omfattning) vägts in i bedömningen av ansökan kan detta kommenteras i yttrandet. Yttrandet avges från hela beredningsgruppen och ska därför inte referera till den individuelle granskaren ( In my opinion, I think... etc.) Kommentarer om att en ansökan inte hör hemma i eller passar för beredningsgruppen, eller Vetenskapsrådet, ska inte förekomma i yttrandet. 4 För de ansökningar som gallras i triageförfarandet kommer dock inte ett individuellt skriftligt yttrande att sparas eller skickas till den sökande. 5 För ansökningar som triageras behöver gruppen enbart enas om ett gemensamt sammanvägt kvalitetsbetyg. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 14

Att avvisa ansökningar av formella skäl En ansökan kan avvisas av formella skäl, vilket innebär att den avvisas från vidare beredning utan att bli kvalitetsbedömd eller betygsatt. För att en ansökan ska avvisas av formella skäl krävs ett myndighetsbeslut. Ett ämnesråd, eller en beredningsgrupp, ska därför inte själv besluta om att avvisa en ansökan av formella skäl. Om en granskare under bedömningsarbetet identifierar anledningar till att en ansökan bör avvisas av formella skäl har han eller hon dock ett ansvar att påtala detta för beredningsgruppens handläggare, som sedan övertar ansvaret för att hantera ärendet vidare. Normalt räcker det att granskaren framför det skälet under beredningsgruppsmötet. Därefter övertar VR-handläggaren ansvaret för den vidare hanteringen. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 15

ÖVERSIKTLIG TIDSPLAN FÖR BEREDNINGSARBETET Sista ansökningsdag Utskick av fördelningsförslag till ordförande Möte med beredningsgruppsordförande Beredningskonferens Sista datum för flytt av ansökningar mellan ÄRK Jävsanmälan (Prisma) Ansökningarna tillgängliggörs Granskning och betygsättning Sista datum för inrapportering i Prisma Triagemöten (per telefon) Beredningsgruppsmöten Färdigställande av yttranden Färdigställande av yttranden till RFI 26 mars 13 maj 21 maj 22 maj 25 maj 28 maj-3 juni 15 juni juni-aug 2 v innan BG-möte Ca 1 v innan BG-möte aug-sept 2 v efter BG-möte som ovan, dock senast 24 sept Rådsberedning (sammanträde med beredningsgruppernas ordförande) 7oktober Beslutsmöte ämnesrådet för medicin och hälsa Offentliggörande av beslut 22 oktober slutet av okt och framåt BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 16

Tider för individuella beredningsgrupper A1 Rörelseorganens sjukdomar, oral hälsa och käkens sjukdomar A2 Rörelseorganens sjukdomar, anestesiologi och radiologi B1 Endokrinologi/metabola sjukdomar, gynekologi och reproduktion/ perinatalforskning B2 Endokrinologi/medabola sjukdomar inkluderande gastrointestinala sjukdomar C1 Infektion C2 Infektion, luftvägarnas sjukdomar, allergi inkluderande hudsjukdomar D1 Neurologi D2 Neurologi och psykiatri D3 Neurologi inkluderande sinnersorgan E1 Hjärt-kärlsjukdomar, urogenitala sjukdomar, transplantation, blodsjukdomar E2 Hjärt-kärlsjukdomar, urogenitala sjukdomar och transplantation F1 Grundläggande sjukdomsmekanismer: Molekylär, cellulär och biokemisk inriktning F2 Grundläggande sjukdomsmekanismer: Molekylär, cellulär och biokemisk inriktning F3 Grundläggande sjukdomsmekanismer: Molekylär, cellulär och biokemisk inriktning G1 Folkhälsa G2 Folkhälsa H1 Vårdforskning H2 Vårdforskning 3R Alternativa metoder till djurförsök enligt 3R-principen 16-17 september 16-17 september 2-3 september 2-3 september 26-27 augusti 26-27 augusti 26-27 augusti 26-27 augusti 26-27 augusti 16-17 september 16-17 september 2-3 september 2-3 september 2-3 september 9-10 september 9-10 september 9-10 september 9-10 september 9-10 september BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 17

BILAGOR BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 18

BILAGA 1. KORT OM VETENSKAPSRÅDET Vetenskapsrådet är Sveriges största finansiär av forskning. Myndigheten finansierar drygt en tiondel av lärosätenas forskning; bara de direkta statsanslagen står för en större andel. Vetenskapsrådet ger stöd till forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden. Till största delen handlar det om grundforskning. En betydande del av Vetenskapsrådets finansiering består av stöd till vetenskapliga projekt där forskare själva formulerat frågeställningar och utarbetat metoder för att besvara dessa. För att underlätta forskares karriärutveckling och deras möjligheter att röra sig inom forskarvärlden ger myndigheten också karriärstöd. Dessutom finansieras forskningsinfrastruktur, forskningsmiljöer, forskarskolor, olika former av samverkan samt Sveriges medlemskap i flera internationella organisationer och större forskningsanläggningar. Förutom forskningsfinansiering, ansvarar Vetenskapsrådet också för kommunikation om forskning och forskningsresultat. Myndigheten har även i uppgift att göra forskningspolitiska analyser, ge regeringen råd i forskningspolitiska frågor och att utvärdera forskning. Vetenskapsrådets vision för verksamheten är att ha en ledande roll för att utveckla svensk forskning av högsta vetenskapliga kvalitet och därmed bidra till samhällets utveckling. 6,4 miljarder till forskning 2014 Under 2014 utbetalade Vetenskapsrådet 6,4 miljarder kronor i stöd till i huvudsak grundforskning inom samtliga vetenskapsområden. En stor del av forskningsstödet går till projekt som har föreslagits av forskarna själva, så kallad forskarinitierad forskning. Stöd fördelat på grupper av stödformer 2014 (totalt 6 390 miljoner kronor). Figur 2. Fördelning av stödformen projektstöd 2014 (totalt 2 766 miljoner kronor). BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 19

Sakkunniggranskning Vetenskapsrådet förordar sakkunniggranskning (peer review) som den bästa metoden att bedöma vetenskaplig kvalitet. Forskarsamhällets förtroende för Vetenskapsrådet bygger på att granskningen genomförs på ett kunnigt, sakligt, opartiskt och transparent sätt. Sammanlagt medverkade 815 forskare som ledamöter i beredningsarbetet år 2014. 40 procent av dessa beredningsgruppsledamöter var knutna till lärosäten utanför Sverige. Vetenskapsrådets styrning och organisation Vetenskapsrådet är en myndighet under utbildningsdepartementet. Vetenskapsrådet leds av en styrelse med en generaldirektör som myndighetschef. Vetenskapsrådets styrelse har ett övergripande ansvar för den samlade verksamheten och beslutar i principiella och strategiska forskningsfrågor inom de ramar som riksdag och regering har angett. Sex av ledamöterna utses genom val i en elektorsförsamling, som i sin tur är utsedd av universitet och högskolor. Ordföranden och övriga två styrelseledamöter, utses av regeringen. Under styrelsen lyder ämnesråden för humaniora och samhällsvetenskap, medicin och hälsa respektive naturvetenskap och teknikvetenskap, rådet för forskningens infrastrukturer och kommittéerna för utbildningsvetenskap, konstnärlig forskning respektive utvecklingsforskning. Dessutom finns kommittéer för klinisk behandlingsforskning och för nationell samordning av kliniska studier. Merparten av ledamöterna i ämnesråd, råd och kommittéer utses av forskarsamhället. Precis som vid valet av styrelseledamöterna sker detta genom elektorsval. En del ledamöter utses av Vetenskapsrådets styrelse och ytterligare några av regeringen. Generaldirektören svarar inför styrelsen för att den löpande verksamheten bedrivs enligt givna direktiv och riktlinjer. Myndigheten har cirka 170 anställda. Vid Vetenskapsrådet finns fyra avdelningar: avdelningen för forskningsfinansiering, avdelningen för forskningspolitik, avdelningen för forskningens infrastruktur samt kommunikationsavdelningen. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 20

BILAGA 2: JÄVSPOLICY VETENSKAPSRÅDETS STYRELSE, PROTOKOLL NR. 2, 2014 BILAGA 1 Vetenskapsrådets jävspolicy Beslutad 2014-04-10 1. Varför har Vetenskapsrådet en jävspolicy? Jävspolicyn är ett viktigt verktyg för säkerställande av den objektivitetsprincip som är grundlagsfäst och som innebär att myndigheter ska iaktta saklighet och opartiskhet och beakta allas likhet inför lagen. Den syftar till att förhindra intressekonflikter för företrädare för myndigheter som gör att företrädarens objektivitet kan ifrågasättas. Jävspolicyn är alltså betydelsefull för rättsskyddet men också viktiga för allmänhetens förtroende för myndigheten. Vetenskapsrådet skiljer sig från många andra myndigheter då merparten av ledamöterna i de beslutande och granskande organen är aktiva forskare, valda av forskarsamhället som också direkt berörs av myndighetens fördelning av forskningsmedel. Ansökningsberedningen inbegriper vidare en rad delsteg som potentiellt kan påverka slutresultatet, bl.a. kontroll av formella villkor, beslut om att avföra ansökan, fördelning av ansökningar på beredningsgrupper och granskare, enskild granskning, granskning i beredningsgrupp, beslut, genomförande av beslut och hantering av klagomål. Vetenskapsrådet genomför därtill utvärderingar, utser ledamöter till externa organ, utför strategiarbete, svarar på remisser, deltar i kommunikationsinsatser m.m. Delar av detta arbete sker genom s.k. peer review, där sakkunniga inom ett visst forskningsfält gör bedömningar av bl.a. ansökningar inom samma fält. För att inte äventyra rättssäkerheten eller rubba allmänhetens förtroende för myndigheten är det viktigt att allt arbete vid myndigheten utförs på ett sätt som förutom att förhindra klara jävssituationer också tar hänsyn till oklara och känsliga situationer. Ansvaret för att jävspolicyn följs ligger dels på myndigheten, men också på den enskilda handläggaren. Begreppet handläggare gäller härvid i vid bemärkelse och omfattar alla inom myndighetens organisation som kan påverka ett ärendes utgång. Det innebär att såväl tjänstemän, utnämnda granskare som valda ledamöter omfattas. 2. Vad är jäv? Bestämmelser om jäv finns i förvaltningslagen (1986:223) I 11 förvaltningslagen som Vetenskapsrådet i egenskap av statlig myndighet lyder under anges att den som ska handlägga ett ärende är jävig bland annat; om saken angår honom själv eller hans maka, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Så kallat sakägar-, intresse- eller släktskapsjäv, eller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Så kallat delikatessjäv. 3. Verkan av jäv I 12 förvaltningslagen beskrivs verkan av jäv. Där anges; att den som är jävig inte får handlägga ärendet, att den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant ska ge det till känna, och att myndigheten om det uppkommit en fråga om jäv mot någon snarast ska besluta i jävsfrågan. Huvudregeln är alltså att den som är jävig varken får vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Det är därför angeläget att en handläggare, oaktat jävsgrund och vid samtliga beredningssteg BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 21

undviker att handlägga de ansökningar för vilka jäv konstaterats. Vidare ska den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant berätta det. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon ska Vetenskapsrådet snarast besluta i jävsfrågan. 4. Situationer som kan utgöra jäv Följande situationer utgör en särskild risk för jäv och/eller kan uppfattas som tveksamma ur förtroendesynpunkt. Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av förhållandena och tiden den fortgått. Följande situationer utgör normalt jäv; när en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett beroendeförhållande till en sökande/medverkande. Ett exempel är om den sökande/medverkande har uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution eller ämne, när en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till exempel i form av lärar- eller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning med en sökande/medverkande. Ett doktorand- handledarförhållande bedöms som en jävssituation oavsett hur lång tid tillbaka samarbetet ägt rum, vid uppenbar vänskap, ovänskap eller meningsskiljaktighet, vid beroendeförhållande av ekonomisk art, och vid chefs-/medarbetarförhållande. I följande situationer råder risk för jäv; vid gemensamt författarskap av böcker och artiklar. Som riktlinje bör handläggning undvikas vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste 5-årsperioden. En gemensam artikel eller ett gemensamt kapitel i redigerad bok kan vara tillräckligt för att utgöra samproduktion. Även samproduktion längre tid tillbaka än fem år kan utgöra en jävssituation. Avgörande är om det i professionell mening förekommit ett nära samarbete, vilket får bedömas från fall till fall, när en handläggare tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande/medverkande, och när någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. 5. Förebyggande av jävsituationer Följande riktlinjer används vid Vetenskapsrådet för att förebygga jävsituationer. Ansökningar bör på ett tidigt stadium tillkännages handläggare inom relevanta ämnesråd, kommittéer och beredningsgrupper med en anmodan om att handläggare anmäler eventuella jäv. När beredningsgrupper utses och när ansökningar fördelas ska jävsfrågor uppmärksammas och jävsituationer undvikas. I vissa fall kan detta ske genom att beredningsgrupper utses först efter att ansökningar inkommit eller att en ansökan flyttas till en annan grupp. Handläggare som riskerar att vara jäviga utses inte till föredragande för en ansökan. Handläggare som riskerar att vara jäviga är inte med när en ansökan behandlas i beredningsgruppen. Även vad gäller medverkande bör eventuella jävsförhållanden i så stor utsträckning som möjligt beaktas. Med medverkande avses de forskare som har en avgörande eller central roll för den föreslagna forskningens genomförande. Handläggare som inte själva har för avsikt att söka bidrag eller medverka vid ansökan under den tid de fungerar som handläggare rekryteras i så stor utsträckning som möjligt. Även vid kollektiv handläggning av ärenden, dvs. samtidig handläggning av flera ärenden, till exempel då ett ämnesråd samtidigt beslutar om ett större antal ansökningar enligt en prioriteringslista från en beredningsgrupp, bör hänsyn i så stor utsträckning som möjligt tas till eventuella jävsförhållanden. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 22

Ansökningar om forskningsstöd från ledamöter i styrelse, ämnesråd, råd, kommittéer och beredningsgrupper bereds inte i den grupp där ledamoten är ordförande, ledamot eller observatör. Detta gäller då ledamot är sökande såväl som medverkande. 6. Hantering av jäv Ovanstående riktlinjer kan inte alltid förhindra att jävsituationer uppstår. Vanliga situationer är; då en råds-, kommitté- eller styrelseledamot söker bidrag, eller då en ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna ledamöter i beredningsgrupper som inte står i en särskild relation till den sökande. I dessa fall ska skriftliga yttranden inhämtas från minst två utomstående sakkunniga. Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende handläggs: Den som är jävig ska lämna lokalen. Detta gäller under hela handläggningsprocessen. Jävsförhållanden, alltså både när jäv föreligger och då jäv prövats men inte ansetts föreligga, ska dokumenteras under hela handläggningsprocessen. Om ett möte inte protokollförs ska likväl jävsprotokoll föras. 7. Kommunikation av jävspolicyn Frågor och diskussioner om jäv kan uppkomma inom hela Vetenskapsrådets verksamhet. Det är därför angeläget att alla handläggare är väl informerade om Vetenskapsrådets jävspolicy. För att säkerställa det bör; alla nyanställda informeras om Vetenskapsrådets jävspolicy och diskutera innebörden av den som en del av introduktionen till arbetet, handläggare involverade i ansökningsberedningen beredas tillfälle att diskutera jäv och de aktuella hanteringsordningarna före och efter ansökningsberedningen för att få fram synpunkter på hur arbetet kan förbättras, jävspolicyn finnas med i beredningshandböckerna, jävspolicyn kommuniceras till ämnesråd, råd, kommittéer, beredningsgruppsordförande och beredningsgruppsledamöter, hanteringsordningar för bidrag som bereds helt eller delvis utan koordinering av ämnesråd eller kommittéer inbegripa jävshantering, utsedd tjänsteman ha en central roll i kommuniceringen av jävspolicy i beredning som helt eller delvis genomförs utanför den del av beredningen som koordineras av ämnesråd eller kommittéer, det vid beredningsgruppsmötena informeras om att man närsomhelst kan ta upp en fråga om jäv till diskussion, och chefsjuristen på ett övergripande plan vara ansvarig för myndighetens hantering av jävsfrågor. 8. Giltighet Denna jävspolicy träder ikraft den 1 maj 2014 och gäller tills vidare. Den ersätter därmed tidigare beslutade jävsregler. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 23

BILAGA 3. HANTERING AV JÄV Tillämpningar av Vetenskapsrådets jävsregler inom medicin och hälsa 1. Generellt om jävsanmälan Ledamot skall i så god tid som möjligt meddela förhållanden som kan komma att medföra jäv. Om möjligt ska vederbörande rådgöra med ordförande/vetenskapsrådet före det aktuella sammanträdet där fråga om jäv kan uppstå. 2. Specifika jävssituationer Jäv föreligger vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under senaste 5-årsperioden. En gemensam artikel är tillräckligt för att räknas som samproduktion. Jäv kan föreligga under en längre tid än fem år om ett nära samarbete förekommit. Doktorand- och handledarförhållande bedöms som jäv oavsett hur lång tid tillbaka samarbetet ägt rum. Undantag från 5-årsregeln kan göras vid samarbete i form av multicenterstudier, vilket bedöms från fall till fall. 3. Jävsgrupp Ämnesrådet utser en jävsgrupp som gör en sammanvägd bedömning av ansökningar som erhållit externa yttranden enligt pkt 7. 4. Anmälan av jäv i beredningsgrupper När ansökningshandlingarna inkommit och beredningsgruppernas (BGs) ordförande och ledamöter fått information om aktuella ansökningar har dessa normalt en vecka på sig att meddela för vilka ansökningar jäv föreligger. Andra föredragande och/eller granskare måste då utses. Om en ansökan på grund av jävsanmälningar granskas av färre ledamöter än övriga ansökningar i samma BG ska ansökan alternativt 1) flyttas till annan BG eller 2) om möjligt, behandlas i ytterligare en BG. Detta är det viktigaste steget i tillämpningen av ämnesrådet för medicins tillämpning av jävsregler. Endast i undantagsfall skall ytterligare jäv uppdagas vid sammanträde. Ledamot måste i så god tid som möjligt meddela förhållanden som kan medföra jäv. 5. Restriktioner för deltagande i BG En sökande av bidrag kan inte delta som ordförande eller ledamot i beredningen av ansökningar inom den aktuella bidragsformen och det aktuella året 6. Ledamot i andra organ av forskningsstrategisk karaktär skall meddela Vetenskapsrådet engagemang som kan vara av relevans för verksamheten i ämnesrådet. 6. Behandling av ärenden där jäv anmälts Vid fråga om jäv vid hanteringen av ett ärende lämnar en ledamot sammanträdet efter att ha redogjort för förhållanden som ger upphov till jäv och sin syn på dessa. Där jäv konstateras skall ledamoten ha lämnat rummet såväl under förberedelse som slutbehandling av ärendet. Vid beslut om ett individuellt ärende även som en del av ett kollektiv ska den ledamot som anmält formellt jäv i förvaltningslagens mening (ej delikatessjäv) mot ett individuellt ärende lämna rummet. Vid behandling av individuella ärenden är alla former av jäv skäl att lämna rummet. 7. Särskild hantering av ansökningar från ämnesrådsledamot Vid ansökan från ämnesrådsledamot eller ledamot från Vetenskapsrådets styrelse ska skriftligt yttrande inhämtas från två externa sakkunniga 7. Ansökan bereds samtidigt i två lämpliga beredningsgrupper. De externa yttrandena vägs in i den slutgiltiga bedömningen som görs av jävsgruppen. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 24

BILAGA 4. VETENSKAPSRÅDETS JÄMSTÄLLDHETSSTRATEGI VETENSKAPSRÅDETS STYRELSE PROTOKOLL NR 4, 2013 BILAGA 1 Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi Beslutad 2013-06-13 Mål för Vetenskapsrådets jämställdhetsarbete Vetenskapsrådet ska, enligt instruktionen, främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Strategin för att utföra denna uppgift är att sträva efter jämställdhet i hela myndighetens verksamhet. Vetenskapsrådet ställer upp följande operationella mål. Vetenskapsrådet ska 1) uppnå och behålla en jämn könsfördelning i sina beredningsgrupper, 2) vidmakthålla att andelen kvinnor och män bland dem som söker bidrag hos Vetenskapsrådet motsvarar kvinnors och mäns andelar bland de potentiellt sökande forskarna, 3) ha samma beviljandegrad 8 för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen. 9 Styrelsen har ansvaret för att Vetenskapsrådets strategi genomförs. För att målen ska uppnås krävs insatser av hela myndigheten, inklusive ämnesråd, råd och kommittéer. 10 Där inget annat anges, ansvarar generaldirektören för att jämställdhetsarbetet drivs framåt. Inledning Denna strategi avser Vetenskapsrådets verksamhet som forskningsfinansiär. Arbetet med att åstadkomma jämställdhet inom Vetenskapsrådet som myndighet behandlas i en särskild likabehandlingsplan. Vetenskapsrådets huvuduppgift är att fördela forskningsstöd till den forskning som har högst vetenskaplig kvalitet och som bäst främjar förnyelse. För att klara denna uppgift krävs att bedömningen av ansökningar sker på ett sakligt sätt. I en saklig bedömning ingår att den ska vara könsneutral; Vetenskapsrådet ska stödja de allra bästa forskarna oavsett om de är kvinnor eller män. Vetenskapsrådet utgår från att forskningskapacitet finns i samma utsträckning hos båda könen. Vetenskapsrådet har vidare som utgångspunkt att forskningen gagnas av att både kvinnor och män deltar och bidrar med sin kompetens och sina erfarenheter. Jämställdhet är också en rättvisefråga. Kvinnor och män ska ha samma möjligheter att forska och göra karriär som forskare. För att uppnå jämställdhet inom Vetenskapsrådets verksamhetsområde krävs långsiktigt och uthålligt arbete och kontinuerlig uppmärksamhet på att vunna framsteg i jämställdhetshänseende inte går förlorade. Myndigheten ska fortlöpande följa upp och analysera sin verksamhet ur ett jämställdhetsperspektiv samt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av resultaten. Vetenskapsrådet ska också informera om jämställdhetsarbetet. Därutöver ska Vetenskapsrådet ägna uppmärksamhet åt hur genusforskningens resultat kan bidra till att förbättra jämställdheten i myndighetens verksamhetsområde. 8 Med beviljandegrad för kvinnor respektive män menas andelen beviljade ansökningar av samtliga inkomna ansökningar från kvinnor respektive män. 9 Måluppfyllelsen måste självfallet bedömas med avseende på ett tillräckligt stort antal beslut. 10 Här avses ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap, ämnesrådet för medicin och hälsa, ämnesrådet för naturvetenskap och teknikvetenskap, rådet för forskningens infrastrukturer, utbildningsvetenskapliga kommittén, kommittén för konstnärlig forskning och konstnärligt utvecklingsarbete och kommittén för utvecklingsforskning. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 25

Lagar, förordningar och regleringsbrev Jämställdhet mellan kvinnor och män tas upp i det juridiska regelverket, t.ex. i regeringsformen 1 kap. 2, diskrimineringslagen (2008:567), högskolelagen (1992:1434) och högskoleförordningen (1993:100). I Vetenskapsrådets instruktion (2009:975) 1 14 stadgas att Vetenskapsrådet ska främja jämställdhet mellan kvinnor och män inom sitt verksamhetsområde. Måluppfyllelsen ska redovisas i Vetenskapsrådets årsredovisningar i enlighet med de krav som fastställs av regeringen i regleringsbrev. Processer för att nå målen Vetenskapsrådet ska analysera sin verksamhet i ett jämställdhetsperspektiv och följa upp i vilken utsträckning målen har uppnåtts. Detta ska ske årligen i samband med presentationen för styrelsen av utfallet av årets allmänna utlysning och i samband med utarbetandet av årsredovisningen. Jämställdhetsfrågorna ska diskuteras i styrelsen och i övriga delar av organisationen och behövliga åtgärder ska vidtas. Vidare ska en mer övergripande jämställdhetsanalys göras vid slutet av styrelsens treåriga mandatperiod. När en ny styrelse tillträder ska den se över jämställdhetsstrategin och vid behov besluta om förändring av strategin. I det följande beskrivs närmare hur de uppsatta operationella målen ska nås. 1. Jämn könsfördelning i Vetenskapsrådets beredningsgrupper Vetenskapsrådet ska uppnå och behålla en jämn könsfördelning i sina beredningsgrupper (mål 1). I detta sammanhang anses jämn könsfördelning råda i en grupp när ingetdera könet utgör mindre än 40 % av ledamöterna. Innan beredningsgrupper tillsätts, ska könsfördelningen övervägas. Jämställdhetsarbetet ska vara långsiktigt. Det innebär bl.a. att inom vissa områden, där män är starkt underrepresenterade bland högskolans lärare och forskare, måste Vetenskapsrådet vara uppmärksamt på att inte överutnyttja de fåtaliga männen. I de fall där kvinnorna är det starkt underrepresenterade könet ska motsvarande hänsyn tas. Om den föreslagna sammansättningen av en beredningsgrupp ligger utanför intervallet 40 % 60 % ska detta framgå av underlaget till berörd huvudsekreterares beslut. I underlaget ska det också finnas en motivering för avvikelsen, där det anges vilka ansträngningar som gjorts för att få en jämn könsfördelning. Även när andra grupper tillsätts och när beslut fattas om Vetenskapsrådets representation i externa nationella och internationella organ ska jämställdhetsaspekten vägas in. 2. Kvinnors och mäns sökaktivitet Vetenskapsrådet ska bevaka att andelen kvinnor och män bland dem som söker bidrag hos Vetenskapsrådet motsvarar kvinnors och mäns andelar bland potentiellt sökande forskare (mål 2). Såväl kvinnliga som manliga forskare ansöker för närvarande om forskningsstöd hos Vetenskapsrådet i en utsträckning som motsvarar deras andel av dem som kan anses vara potentiellt sökande forskare. Om detta förhållande skulle ändras framöver, kommer Vetenskapsrådet att aktivt arbeta för att få in fler ansökningar från det kön som är underrepresenterat bland de sökande. 3. Samma beviljandegrad för kvinnor och män Vetenskapsrådet ska ha samma beviljandegrad 11 för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till bidragsformen 12 (mål 3). Innan Vetenskapsrådet beslutar att införa en ny bidragsform eller göra en ny forskningssatsning ska effekterna på jämställdheten analyseras och överväganden göras om några särskilda åtgärder är påkallade. Analysen ska 11 Se not 1. 12 Se not 2. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 26

gälla jämställdheten dels vad gäller den totala nivån på forskningsstödet, dels uppdelat på bidragsform och ämnesområde. Vetenskapsrådets uppdrag att främja jämställdhet i sitt verksamhetsområde, liksom jämställdheten som en kvalitetshöjande faktor bör betonas. Utlysningstexter, bedömningskriterier och beredningsformer ska övervägas i ett jämställdhetsperspektiv. Ledamöterna i ämnesråd, råd och kommittéer och i beredningsgrupper ska delges Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi. Beredningsgrupperna ska ges utbildning i jämställdhetsfrågor vid informationsmötena inför beredningsarbetet. Även övriga sakkunniga ska delges strategin, som också ska finnas på engelska. Vetenskapsrådets beredningshandböcker ska innehålla skriftliga anvisningar för beredningsgrupperna, där följande uppmärksammas: att samtliga bedömningskriterier ska vara tydliga och explicita. När utlysningar sker, ska kriterierna redovisas på Vetenskapsrådets hemsida tillsammans med anvisningarna för de sökande, att endast de "forskningsaktiva" åren ska beaktas vid bedömningen av den vetenskapliga produktionens omfattning, vilket innebär att t.ex. tid för föräldraledighet, ledighet på grund av sjukdom eller andra liknande omständigheter ska räknas bort, Handläggarna i Vetenskapsrådet ska inför varje ny beredningsomgång gå igenom ovanstående anvisningar med beredningsgrupperna. Innan en beredningsgrupp fastställer sitt förslag till bidragsfördelning ska beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga bidragsstorleken räknas ut för kvinnor respektive män. Huvudsekreterarna ska föredra beredningsgruppernas förslag om bidragsbeslut i ett jämställdhetsperspektiv för respektive ämnesråd, råd och kommitté och kommentera eventuella skillnader i beviljandegrad och genomsnittligt bidragsbelopp mellan kvinnor och män. Dessa föredragningar ska ske innan ämnesråd, råd och kommittéer fattar beslut. Till besluten ska bifogas respektive ämnesråds, råds och kommittés samlade bedömning av resultatet i förhållande till Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi. Bedömningarna ska inkludera ämnesrådets, rådets resp. kommitténs kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan, samt en plan/strategi för att komma till rätta med dem. Varje ämnesråds, råds och kommittés samlade skriftliga bedömning ska delges styrelsen. I samband med generaldirektörens och ämnesrådens, rådens, och kommittéernas presentation för styrelsen av utfallet av de årliga utlysningarna ska beviljandegraden för kvinnor respektive män anges för varje ämnesråd, råd och kommitté och varje bidragsform. Bidragens genomsnittliga storlek ska också redovisas uppdelat på kön. En sammanfattning av resultaten ska tas med i Vetenskapsrådets årsredovisning. Varje ämnesråds, råds och kommittés presentation för styrelsen ska inkludera kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan samt en plan för att komma till rätta med skillnaderna. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 27

BILAGA 5. PRINCIPER FÖR ETIK: GODKÄNNANDEN OCH GOD FORSKNINGSSED Forskningshuvudmannen 13 har ansvar för att den forskning som bedrivs uppfyller de villkor och förutsättningar som anges i svensk lagstiftning. Den sökande (projektledaren) har ansvar för att nödvändiga godkännanden finns för den forskning som erhåller bidrag från Vetenskapsrådet. För forskning som innefattar djurförsök krävs godkännande från djurförsöksetisk nämnd, enligt djurskyddslagen (1988:534). För sådan forskning som avser människor och biologiskt material från människor och som faller under lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor krävs godkännande från prövning i en etikprövningsnämnd. För viss forskning kan ytterligare godkännanden vara nödvändiga, t.ex. för forskning om läkemedel, genmodifierade organismer eller joniserande strålning. Vetenskapsrådet förutsätter att nödvändiga tillstånd och godkännanden finns för den forskning som omfattas av ansökan till Vetenskapsrådet. Godkännanden och tillstånd ska EJ skickas till Vetenskapsrådet. För ansökningar som beviljas bidrag från Vetenskapsrådet ska projektledaren och företrädare för forskningshuvudmannen bekräfta att de tar ansvar för att nödvändiga godkännanden finns då de godkänner villkoren i bidragsbeslutet. Vetenskapsrådet förutsätter att forskning som bedrivs med stöd från Vetenskapsrådet följer god forskningssed. Den sökande ska i ansökan redovisa etiska frågor som forskningen i ansökan aktualiserar och redogöra för hur de behandlas i forskningsarbetet. 13 Forskningshuvudman: en statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person i vars verksamhet forskningen utförs. Universitet eller högskola är ofta forskningshuvudman för den forskning som bedrivs med stöd av Vetenskapsrådet. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 28

BILAGA 6. ALLMÄNNA RIKTLINJER VETENSKAPSRÅDETS STYRELSE PROTOKOLL NR. 1, 2015 BILAGA 1 Allmänna riktlinjer från Vetenskapsrådets styrelse till ämnesråd, råd och kommittéer inför beredningsarbetet 2015 Beslutad 2015-02-16 Vid beredning av ansökningar och inför beslut om bidrag gäller följande allmänna riktlinjer för Vetenskapsrådets ämnesråd, råd och kommittéer (ÄRK). 10.1 Ansökningar som ligger mellan eller överlappar ämnesområden Varje ÄRK ska ta ansvar för att varje ansökan får en riktig behandling. För tvärvetenskaplig forskning har en särskild beredningsprocess fastställts. Denna beredningsprocess ska användas för ansökningar där de ingående ämnena spänner över mer än ett ämnesråds eller kommittés ämnesområden. För ansökningar som ligger i gränsområdet mot ett annat ÄRK eller där flera ÄRK kan vara berörda finns möjligheten att ta in yttrande från ledamot i beredningsgrupp där expertis finns representerad. 10.2 Långsiktighet och jämställdhet ÄRK ska verka för att myndigheten upprätthåller forskningsfinansieringens långsiktighet avseende den genomsnittliga stödperiodens längd och det genomsnittliga bidragsbeloppets storlek. Vidare ska ÄRK säkerställa att detta inte resulterar i att förutsättningarna för unga forskare att få stöd försämras och att jämställdhet mellan kvinnor och män beaktas. Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi föreskriver att samma beviljandegrad och genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen ska gälla för kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen. Beviljandegrad och bidragsstorlek ska redovisas innan en beredningsgrupp fastlägger sitt förslag till bidragsfördelning. Jämställdhet ska användas som ett randvillkor för prioritering av kvalitetsmässigt likvärdiga ansökningar. Detta innebär att då ansökningar har samma övergripande betyg, ska ansökningar från underrepresenterat kön ges högre prioritet. Innan ÄRK fattar beslut föredrar huvudsekreteraren beredningsgruppernas förslag om bidragsbeslut i ett jämställdhetsperspektiv och kommenterar eventuella skillnader i beviljandegrad och genomsnittligt bidragsbelopp mellan kvinnor och män. När ÄRK sedan presenterar utfallet inför styrelsen ska det ingå kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan samt en plan för att komma till rätta med skillnaderna. 10.3 Hantering av budget och indirekta kostnader Vetenskapsrådets bidrag till forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta medel för direkta och indirekta kostnader i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Vetenskapsrådet begär därför in uppgifter om den totala kostnaden för ett projekt, dvs. både direkta och indirekta kostnader. Beredningsgruppernas primära uppgift är att bedöma ansökningars vetenskapliga kvalitet enligt de anvisningar som ges av ÄRK. Beredningsgrupperna ska inte väga in olika nivåer för indirekta kostnader i den vetenskapliga bedömningen. Beredningsgrupperna bör göra en rimlighetsbedömning av ansökans föreslagna budget i relation till projektets genomförande och kan då föreslå nedskärningar i projektets budget. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 29

10.4 Hantering av open access för ansökan till Vetenskapsrådet Sakkunnigbedömda konferens- och tidskriftspublikationer som är ett resultat av forskning som är helt eller delvis finansierad av Vetenskapsrådet ska publiceras open access. Om publiceringen sker som parallellpublicering i öppna institutionella arkiv, ska deposition av materialet ske vid publiceringstillfället och göras öppet tillgängligt inom sex respektive tolv månader, det senare gäller humaniora och samhällsvetenskap och utbildningsvetenskap. Sökande av projektstöd hos Vetenskapsrådet kan ansöka om täckning av eventuella merkostnader för publicering enligt de villkor som anges ovan. Gällande underlag för rapportering av forskning som helt eller delvis är finansierad av Vetenskapsrådet accepteras endast artiklar publicerade med OA. 10.5 Intressekonflikter i berednings- och beslutsprocessen Vetenskapsrådets jävspolicy, beslutade av Vetenskapsrådets styrelse 2014-04-10, ska följas under beredningsoch beslutsprocessen. 10.6 Underlag för bedömning av ansökan Underlag för bedömning av ansökan i beredningsgrupp är den inlämnade ansökan. Information som inte efterfrågats av Vetenskapsrådet, exempelvis rekommendationsbrev och stödjebrev, är inte en del av ansökan. De ska därför inte tillmätas något värde vid bedömning av ansökan. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 30

BILAGA 7. SPECIFIKA RIKTLINJER FÖR BEREDNINGSVERKSAMHETEN FRÅN ÄMNESRÅDET FÖR MEDICIN OCH HÄLSA ÄR-MH har formulerat en programförklaring för åren 2013-2016 och där satt upp mål och åtgärder för hur ämnesrådet bäst kan verka för utvecklingen av den svenska medicinska forskningen. De föreslagna åtgärderna ska följas upp årligen. Ämnesrådets uppgift Ämnesrådet för medicin och hälsa har ett övergripande ansvar att stimulera den främsta forskningen genom bedömning och finansiering av ansökningar rörande medicinsk forskning men också genom ett stort engagemang i frågor med långsiktig strategisk betydelse för medicin och hälsa. Genom sitt arbete ska Ämnesrådet bidra till att Vetenskapsrådet är en internationellt respekterad finansiär av grundläggande medicinsk forskning. I begreppet grundläggande forskning ryms både grundforskning och klinisk forskning. Ämnesrådets mål Ämnesrådet ska verka för: 1. ökat stöd till den kvalitativt bästa forskningen 2. att Sverige ska vara en framgångsrik forskningsnation 3. samverkan och samordning av samhällets resurser för forskning 4. bred förståelse för betydelsen av investeringar i grundläggande medicinsk forskning 5. jämställdhet och mångfald inom medicinsk forskning 6. ökad kunskap i samhället om medicinsk forskning och dess resultat Som ett led i att uppfylla sina mål har ämnesrådet för medicin och hälsafastställt följande riktlinjer för beredningsarbetet 2015: Medelbidragsnivån för projektbidrag bör inte öka från föregående år 14 ; Den beviljade bidragsperioden för projektbidrag bör vara fyra år om ej annan bidragsperiod motiveras, eller om utlysningen anger något annat 15 ; Lägsta nivån för ett beviljat projektbidrag ska vara minst 700 tkr per år, om inte utlysningen anger något annat. Beviljade belopp bör tilldelas som tre schabloner mellan 700, 1 000 tkr och 1 500 tkr; för projektbidrag unga i första hand 1 500 tkr. 14 Medelbidragsnivån 2014 var ca 1000 tkr per år. 15 Ansökan är dock alltid begränsande, dvs en sökande kan inte beviljas fler år eller högre belopp än vad som ansökt om. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 31

BILAGA 8. ANVÄNDARGUIDE TILL PRISMA Vad är Prisma? Prisma är det nya ansöknings- och ärendehanteringssystem som används av Vetenskapsrådet, Formas och Forte. Ett viktigt mål med Prisma är att göra det enklare för sökande, granskare och medelsförvaltare att utföra de uppdrag som är kopplade till forskningsansökningar. För dig som granskare har Prisma många fördelar. All information, mötestider och andra funktioner relaterade till granskningsprocessen finns genom Prisma samlade på ett ställe. Du har åtkomst till systemet via https://prisma.research.se/. Nedan finns en kortfattad användarguide till Prisma dock hittar du den senast uppdaterade och mest aktuella versionen online i form av användarstödet för Prisma. För att nå användarstödet, klicka på Hjälp, välj Frågor och svar och därefter Användarstödet. Hur arbetar man i Prisma? För att kunna utföra ditt granskningsarbete, måste du skapa ett personkonto i Prisma. Nedan finner du kortfattad information om de olika uppgifter du kommer att utföra som granskare, föredragande eller ordförande, från det att du skapar ditt konto till att du skriver de slutgiltiga yttrandena. 1. Hur du skapar ett konto och loggar in För att skapa ett konto i Prisma, måste du ha ett forskar-id från ORCID. Har du inte ett sådant, gå till: https://orcid.org/register. Efter att du hämtat ett ORCID-nummer, gå till https://prisma.research.se/. Skapa ett konto genom att klicka på Skapa personkonto. Sedan du skapat kontot kommer du att kunna logga in. Du kan även logga in genom SWAMID. 2. Betalningsinformation Innan du kan börja utföra dina granskningsuppgifter kommer du att behöva ange din betalningsinformation, alternativt avstå från arvodesutbetalningar. Detta kan du göra under fliken Granskning, på sidan Betalningsinformation. Om du vill avstå från arvode, klicka på knappen Avstå arvode. Om du ångrar dig, kan du gå till sidan Betalningsinformation igen och klicka på Ångra mitt val. För att lägga till din betalningsinformation, klicka på knappen Ange betalningsinformation. Fyll i uppgifterna om utbetalning och klicka på Spara och acceptera arvodesutbetalningar. För granskare utanför Sverige; vänligen ladda upp en kopia av ditt pass (JPG-format) för att möjliggöra överföringen av arvodet. 3. Beredningsgruppssidan Här finner du viktig information om granskningsarbetet inom din beredningsgrupp. Under fliken Granskning hittar du i menyn på vänster sida en lista över de beredningsgrupper du medverkar i. Klicka på BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 32

beredningsgruppens namn, så öppnas gruppens sida. Till höger hittar du en Anslagstavla, där du ser dokument som laddats upp till beredningsgruppen. Till höger på beredningsgruppens startsida hittar du knappen Mötesunderlag. När du klickar på denna knapp, öppnas i ett nytt fönster en lista över alla ansökningar som ska bedömas i den aktuella beredningsgruppen. Listan har fler kolumner än de som är synliga. För att ändra inställningarna för vilka som är synliga, klicka på Kolumner och markera de kolumner som du vill göra synliga. Klicka sedan på Visa/Dölj. Till höger på beredningsgruppens startsida finns knappen Nedladdning. Klicka på knappen för att få åtkomst till Nedladdningshanteraren. Denna kan användas till att ladda ner ansökningar, faktablad, omdömen och yttranden för samtliga ansökningar i gruppen. Innan du kan ladda ner de dokument som är kopplade till gruppens arbete, måste du läsa och godkänna nedladdningsreglerna. Nedladdningsreglerna sparas och du kan läsa dem närsomhelst under granskningsprocessens gång. 4. Anmäla jäv Innan du börjar med ditt granskningsarbete, måste du anmäla om du har jäv i förhållande till en eller flera av beredningsgruppens ansökningar. Klicka på Jäv och kompetens till vänster. ( Kompetens syftar på en funktion som inte används i denna utlysning. Du behöver därför inte fästa något avseende vid den.) Innan du anmäler jäv, ska du läsa jävsreglerna. När du läst dem, klicka i rutan Jag har läst jävsreglerna och klicka på Spara. Förfallodatum visar vilket datum du senast ska anmäla jäv. Jävspolicyn förblir åtkomlig och du kan läsa den närsomhelst under granskningsprocessen. När du har läst och godkänt jävspolicyn, ska du gå igenom samtliga ansökningar som hör till beredningsgruppen och anmäla dina eventuella jäv. Om du önskar kan du registrera jäv för några ansökningar åt gången för att sedan klicka på Spara. När du har registrerat jäv för samtliga ansökningar klickar du på Skicka in. Först när informationen registrerats och skickats in, kan du påbörja dina granskningsuppgifter. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 33

5. Granskningsarbetet För att läsa, sätta betyg och skriva omdömen, gå till sidan Granskningsuppgifter, där du kan se en lista över alla ansökningar du har fått i uppgift att granska. I kolumnen Uppgift visas vilken typ av uppgift (omdöme/förslag till yttranden/externt omdöme/yttrande) du ska utföra. För att öppna granskningsformuläret, klicka på knappen Skriv. Högst upp till vänster ser du vilken typ av formulär du är inne i. Du kan ladda ner ansökan, ansökans faktablad och granskningsformuläret i PDF-format genom att klicka på Välj. Fyll i uppgifterna i formuläret (obligatoriska uppgifter är märkta med en asterisk *), klicka därefter på Spara och Stäng för att stänga formuläret och återgå till tabellen. Om du vill göra ändringar öppnar du formuläret genom att klicka på Skriv i tabellen. När du skrivit färdigt ditt omdöme, klickar du på Skicka in. OBS! Efter att du skickat in omdömet kan du inte längre göra några ändringar i formuläret. 6. Att skriva yttrande (gäller föredragande) Om du är utsedd till föredragande kan du nå formuläret för yttrande genom att klicka på knappen Skriv bredvid Yttrande på sidan Granskningsuppgifter. Du kan välja att kopiera hela förslaget till yttrande genom att klicka på knappen Kopiera allt från förslag till yttrande, men det är viktigt att notera att som föredragande är du ansvarig för att betygen och kommentarerna avspeglar vad beredningsgruppen som helhet kommit fram till. Du kan också välja att kopiera endast delar av förslaget till yttrande genom att klicka på Kopiera. Dialogrutan Förslag till yttrande visas. För att läsa omdömen skrivna av andra beredningsgruppsledamöter, klicka på Omdömen. När du vill stänga formuläret, klicka på knappen Spara och sedan knappen Stäng. När du skrivit färdigt ditt yttrande klickar du på knappen Skicka in. OBS! Efter att du skickat in yttrandet kan du inte längre göra några ändringar i formuläret. 7. Godkänn yttrande (gäller endast ordförande) När sista datum för att skriva yttrande har passerat, kan beredningsgruppens ordförande läsa yttrandet, göra justeringar (om det är nödvändigt) och klarmarkera yttrandet. Gå till sidan Alla ansökningar, klicka på Välj längst till höger i tabellen och sedan på Läs omdöme. Läs yttrandet, gör eventuella ändringar och klicka på Godkänn. När ordföranden gör detta är yttrandet klarmarkerat. Forskningssekreteraren gör på samma sätt och yttrandet är då slutgiltigt godkänt. När yttrandet klarmarkerats och godkänts ser ordförande och forskningssekreterare detta i tabellen på sidan Alla ansökningar, under kolumnen Yttrande. BEREDNINGSHANDBOK MEDICIN OCH HÄLSA 2015 34