MEDICIN OCH HÄLSA. beredningshandbok

Transkript

1 MEDICIN OCH HÄLSA 2016 beredningshandbok

2 FÖRORD Denna handbok är tänkt att fungera som en hjälp för dig som fått uppdraget som granskare för Vetenskapsrådets ämnesråd för medicin och hälsa. Handboken innehåller anvisningar och riktlinjer för hur beredning, bedömning och betygsättning går till för de bidragsformer som Vetenskapsrådet utlyser och bereder inom medicin och hälsa i den årligen återkommande stora ansökningsomgången. Den innefattar information om Vetenskapsrådets allmänna riktlinjer och om policy som är specifik för ämnesrådet för medicin och hälsa. Praktiska anvisningar om hur betygsättning av ansökningar görs i det webbaserade verktyget Prisma ingår, liksom instruktioner om hur yttrandena som sänds till den sökande ska skrivas. Läs noga igenom både dessa anvisningar och bifogade dokument som beskriver vår peer review-process samt Vetenskapsrådets jävs- och jämställdhetspolicy så att du är väl förberedd inför ditt granskningsarbete. Arbetet med att granska ansökningar utgör basen för ämnesrådets verksamhet. Målet är att stödja forskningsprojekt av högsta kvalitet men också att ge återkoppling till de sökande. Ditt uppdrag som ledamot i en av ämnesrådets beredningsgrupper är ett viktigt förtroendeuppdrag. Jag hälsar dig välkommen som granskare för ämnesrådet för medicin och hälsa! Jan-Ingvar Jönsson Huvudsekreterare, medicin och hälsa 1

3 INNEHÅLL FÖRORD... 1 NYHETER UTGÅNGSPUNKTER OCH REGLER FÖR GRANSKNINGSARBETET... 4 GRANSKNING OCH BETYGSSÄTTNING AV ANSÖKNINGAR... 8 BILAGA 1. KORT OM VETENSKAPSRÅDET...18 BILAGA 2: JÄVSPOLICY...20 BILAGA 3. VETENSKAPSRÅDETS JÄMSTÄLLDHETSSTRATEGI...23 BILAGA 4. PRINCIPER FÖR ETIK: GODKÄNNANDEN OCH GOD FORSKNINGSSED...27 BILAGA 5. ALLMÄNNA RIKTLINJER...28 BILAGA 6. RUTINER OCH POLICY FÖR RESOR VID VETENSKAPSRÅDET...30 BILAGA 7. ÄMNESRÅDET FÖR MEDICIN OCH HÄLSA S SPECIFIKA RIKTLINJER FÖR BEREDNINGEN...32 BILAGA 8. UPPGIFTER, ROLLER, ANSVAR OCH ERSÄTTNING...33 BILAGA 9. HANTERING AV SÄRSKILDA SATSNINGAR, ANSÖKNINGAR OM BIDRAG TILL ANSTÄLLNING OCH ETABLERINGSBIDRAG...35 BILAGA 10. SÅLLNINGSPROCESSEN...38 BILAGA 11. HANTERING AV JÄV...39 BILAGA 12: BEREDNINGSGRUPPER INOM MEDICIN OCH HÄLSA...40 BILAGA 13. PERSONAL INOM MEDICIN OCH HÄLSA VID VETENSKAPSRÅDET

4 NYHETER 2016 Nyheter i 2016 års beredning som direkt berör beredningsgruppernas arbete. Granskningssystemet Prisma Prisma är det system Vetenskapsrådet använder sedan 2015 för granskning, ansökning och ärendehantering. Nytt för i år är att de sökande via en flik i systemet har hämtat sina cv-uppgifter från sitt personliga konto i Prisma, istället för att bifoga en pdf-fil. Etableringsbidrag En ny bidragsform, etableringsbidrag, har inrättats som ersätter det tidigare projektbidraget för unga forskare. En skillnad från tidigare bidragsform är kravet på ett bifogat stödbrev från lärosätet. Även nomineringskravet för ansökningar om etableringsbidrag skiljer sig något. Varje beredningsgrupp kan nominera minst 2 ansökningar och max 20% av ansökningarna i sin grupp. Tidigare var minsta antal ansökningar en beredningsgrupp kunde nominera 4. 3

5 UTGÅNGSPUNKTER OCH REGLER FÖR GRANSKNINGSARBETET Beredningsgrupper År 2016 har ämnesrådet för medicin och hälsa (ÄR-MH) 18 ämnes/sjukdomsinriktade beredningsgrupper (A-H), samt en beredningsgrupp för projektbidrag för utveckling av metoder för ersättning, begränsning och förfining av djurförsök (3R). Ledamöter rekryteras på nationell och internationell basis, och år 2016 utgörs ca 24 % av beredningsgruppernas bemanning av forskare från länder utanför Sverige. Beredningsgrupperna återfinns i bilaga 12 i denna handbok. Beredningsgruppernas uppgifter Beredningsgruppernas uppgift är att kvalitetsbedöma det vetenskapliga innehållet i ansökningarna. Baserat på detta underlag fattar ÄR-MH ett slutgiltigt finansieringsbeslut. För att fullgöra bedömningsuppdraget ska respektive beredningsgrupp i korthet: Göra en kvalitetsbedömning och betygssättning av varje ansökan som omfattar beredningsgruppens ansvarsområde. Upprätta en rankinglista över de ansökningar om projektbidrag som faller inom ramen för den beräknade beviljandegraden plus ytterligare 10 procentenheter, alternativt nominera ansökningar till en ytterligare instans. Ge återkoppling till de sökande. Återrapportera om granskningsprocessen till ÄR-MH. Rollfördelning Ordförande Ordförande har en väsentlig roll som ansvarig att leda beredningsgruppens arbete enligt Vetenskapsrådets riktlinjer samt för viss återrapportering till ÄR-MH. Denne är också ansvarig för att yttrandena överensstämmer med det som beredningsgruppen enats om. Ordförande utser en vice ordförande inom gruppen som leder beredningsgruppsmötet då ordförande måste lämna möteslokalen vid jäv eller av andra skäl. Ledamot Som ledamot är man antingen föredragande eller granskare på en ansökan. Den som är föredragande har i uppgift att fylla i ett Förslag till yttrande i Prisma och den som är granskare får fylla i ett Omdöme. På beredningsgruppssammanträdet i augusti eller september har den föredragande ledamoten i uppgift att muntligt kort summera de ansökningar som hon eller han är föredragande på. Föredragande fyller sedan i ett Yttrande i Prisma som är beredningsgruppens gemensama motivering till betygen en ansökan fått. Vetenskapsrådets personal Varje beredningsgrupp har en ansvarig handläggare samt en forskningssekreterare från Vetenskapsrådet som har till uppgift att stödja ordförande, ansvara för den administrativa hanteringen i beredningen samt förmedla sakkunskap om hanteringsordning, regler, praxis etc. Ordföranden och Vetenskapsrådets personal upprätthåller därmed gemensamt ämnesrådets och Vetenskapsrådets policy i beredningsarbetet. Observatör ÄR-MHs ledamöter ingår som observatörer i beredningsgrupperna med huvudsakligt syfte att sammanlänka beredning och beslutsorganet, och återkoppla om gruppernas arbete. Observatörerna 4

6 tillsammans med Vetenskapsrådets personal utgör en del av den kontinuerliga kvalitetssäkringen av beredningsarbetet. Huvudsekreteraren Huvudsekreteraren har ett övergripande vetenskapligt ansvar för beredningsprocessen, besvarar frågor av principiell natur och hanterar inkomna klagomål efter beslut. Beredningssamordnaren och koordinatorn Beredningssamordnaren och koordinatorn bistår huvudsekreteraren i arbetet och samordnar det praktiska beredningsarbetet (internt såväl som externt) inom området. För en mer utförlig beskrivning av uppgifter, roller, ansvar och ersättning se bilaga 8. Regler, riktlinjer och principer Bedömning av vetenskaplig kvalitet Vetenskapsrådet ska ge stöd till grundläggande forskning av högsta vetenskapliga kvalitet. Granskning av den vetenskaliga kvaliteten ska utgå från Vetenskapsrådets fyra baskriterier: 1) nytänkande och originalitet, 2) projektets vetenskapliga kvalitet, 3) sökandes kompetens samt 4) genomförbarhet. Utifrån dessa fyra betyg ges sedan ett sammanfattande betyg. Jäv Vetenskapsrådets granskning av ansökningar utförs av forskare som själva utgör en del av det kollektiv av forskare som ansöker om bidrag. För att undvika jävssituationer i beredningsarbetet har Vetenskapsrådet etablerat riktlinjer (se bilaga 2). Alla ledamöter är skyldiga att i förekommande fall anmäla jäv i förhållande till de ansökningar hon eller han ska granska. Vid eventuell oklarhet rådgörs med ordförande eller Vetenskapsrådets personal. Ytterst är det myndigheten som är ansvarig. I de fall där jäv föreligger utses annan granskare. Ledamöterna får inte själva vara sökande för en ansökan som beredningsgruppen behandlar. Vid alla typer av jäv ska den som är jävig lämna lokalen när ärendet behandlas och jäv antecknas i ett särskilt jävsprotokoll. Jämställdhet Samma beviljandegrad för kvinnor och män ska eftersträvas och samma genomsnittliga storlek på bidragsbelopp med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen. Det betyder att du som granskare ska beakta jämställdhetsperspektivet i alla delar av ditt bedömningsarbete och gruppen ska särskilt beakta det vid upprättandet av rankinglistan för projektbidrag, nomineringen av etableringsbidrag och bidrag till anställning som forskare på halvtid i klinisk miljö. Jämställdhet ska användas som ett randvillkor för prioritering av kvalitetsmässigt likvärdiga ansökningar. Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi återfinns i bilaga 3 i denna handbok. Ramar för finansiering av projektbidrag, etableringsbidrag och bidrag till anställning ÄR-MH har utifrån en diskussion om det rådande budgetläget och erfarenheter från fjolårets beredning beslutat om följande riktlinjer för år 2016 års beredning: Medelbidragsnivån för projektbidrag bör inte öka från föregående år 1 ; 1 Medelbidragsnivån 2015 var ca kr per år. 5

7 Den beviljade bidragsperioden för projektbidrag bör vara fyra år om ej annan bidragsperiod motiveras, eller om utlysningen anger något annat 2 ; Lägsta nivån för ett beviljat projektbidrag ska vara minst kr per år. Beviljade belopp bör tilldelas som tre schabloner mellan kr, kr och kr; för etableringsbidragi första hand kr. Ca 25 etableringsbidrag kan beviljas Bidragstiden för bidrag till anställning som forskare i klinisk miljö på halvtid är tre år med möjlighet till tre års förlängning. Förutom en löneschablon om kr ingår även ett projektbidrag om kr per år. Upp till sex bidrag till anställningar kan beviljas 2016, varav en inom psykiatri, en inom åldrande och hälsa, samt en inom infektion och antibiotika. Tystnadsplikt Fram till det att ÄR-MHs bidragsbeslut är publicerade är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella. Om någon begär att få ta del av en ansökan eller hur den har bedömts ska de hänvisas till respektive beredningsgrupps handläggare (se bilaga 13 för kontaktuppgifter). Ansökningar som bereds inom Medicin och Hälsa Nedan följer de olika bidragsformer som utlyses 2016 och som bereds inom respektive beredningsgrupper. Utlysningstexterna får du fram genom att klicka nedan på respektive bidragsform och de ligger upplagda på Anslagstavlan i Prisma. Projektbidrag Syftet med bidraget är att man som forskare ges frihet att själv formulera forskningsidé, metod och utförande, samt att lösa en definierad forskningsuppgift inom en begränsad tid. Bidragstiden är ett till fem år. Bidraget kan omfatta alla slags projektrelaterade kostnader, exempelvis löner, resor (inklusive vistelser vid forskningsanläggningar), publiceringskostnader, mindre utrustning och avskrivningskostnader. Det finns särskilda satsningar inom psykiatri, vårdvetenskap och infektion & antibiotika vilket berör ansökningar inom beredningsgrupperna D2, H1, H2, C1 och C2 (se bilaga 9). Projektbidrag med tvärvetenskaplig motivering För projektansökningar med tvärvetenskaplig motivering finns en särskild hantering. Sökande av projektbidrag har haft möjligheten att indikera att ansökan rör ett projekt med tvärvetenskaplig karaktär, och har i så fall bifogat en kort redogörelse för detta. Ett tvärvetenskapligt forskningsprojekt definieras i denna utlysning som att det för sitt genomförande behöver sakkunskaper, metoder, terminologi, data samt forskare från fler än ett av Vetenskapsrådets ämnesområden medicin och hälsa, naturvetenskap och teknikvetenskap, humaniora och samhällsvetenskap samt utbildningsvetenskap. Beredningsgruppernas ordförande tittar på motiveringarna och nominerar de ansökningar som bedöms uppfylla Vetenskapsrådets definition till en särskild tvärvetenskaplig grupp. Parallellt bedöms dessa ansökningar även i den ordinarie beredningsgruppen. De bedöms efter samma kriterier som andra ansökningar om projektbidrag. Det är det vetenskapliga inom medicin- och hälsovetenskapsområdet som ska bedömas. Beredningsgruppen behöver inte ta särskild hänsyn till den redovisning om tvärvetenskaplig relevans som dessa ansökningar innehåller, då denna främst är avsedd för den tvärvetenskapliga gruppens arbete. 2 Ansökan är dock alltid begränsande, dvs en sökande kan inte beviljas fler år eller högre belopp än vad som ansökt om. 6

8 Etableringsbidrag Syftet med bidraget är att ge juniora forskare möjlighet att etablera sig som självständiga forskare. Bidragstiden är fyra år. Doktorsexamen måste ha avlagts mellan 15 mars 2009 och 15 mars Möjlighet till avräkningsbar tid finns. (Se bilaga 9). Bidrag till anställning som forskare i klinisk miljö på halvtid Syftet med bidraget är att man som kliniskt verksam ges möjlighet att bedriva forskning på halvtid parallellt med att utveckla sin kliniska kompetens. Bidraget söks av enskilda forskare som är anställda inom sjukvården (till exempel läkare, sjuksköterskor, fysioterapeut/sjukgymnast, arbetsterapeuter och tandläkare). Anställningen ska kombineras med halvtidstjänst i klinisk miljö. För att kunna söka bidraget ska doktorsexamen vara högst tio år gammal vid sista ansökningsdag för utlysningen, dvs den 15 mars Möjlighet till avräkningsbar tid finns. Det finns särskilda satsningar inom psykiatri, vårdvetenskap och åldrande & hälsa vilket berör ansökningar inom alla beredningsgrupperna (se bilaga 9). Projektbidrag för utveckling av metoder för ersättning, begränsning och förfining av djurförsök (3R) Inriktningen för detta bidrag syftar till att främja utvecklingen av metoder för ersättning, begränsning och förfining av djurförsök enligt 3R-principen. Utlysningen av medlen sker efter samråd med Jordbruksverket. Bidragstiden är ett till tre år. För detta bidrag är relevans enligt 3R-principen (efter engelskans refine, reduce och replace) ett absolut krav. Vid bedömningen ska, förutom hög vetenskaplig kvalitet, relevans för minst ett av de tre r:en uppfyllas. 7

9 GRANSKNING OCH BETYGSSÄTTNING AV ANSÖKNINGAR Granskningsprocessen I korthet innebär granskningsprocessen inom medicin och hälsa följande: Varje ansökan bereds i normalfallet av minst fem av beredningsgruppens ledamöter 3. En av dessa är utsedd till föredragande, och ansvarar därmed för att föredra ansökan vid sammanträdet samt att skriva det slutliga yttrandet. Varje granskare bedömer var och en av sina tilldelade ansökningar genom att betygssätta och rangordna den. Beredningsgruppen har ett sållningsmöte per telefon då en gallring görs. Beredningsgruppen träffas på beredningsgruppssammanträdet för att diskutera ansökningarna som är kvar efter sållning. Man enas om en gemensam betygssättning, ranking och skriftligt yttrande för dessa. Fördelning av ansökningar på beredningsgrupp och granskare Ansökningarna fördelas på granskare inom den beredningsgrupp där de får den bästa vetenskapliga bedömningen. Granskarna får tillgång till de ansökningar som de ska granska i Prisma. Varje ansökan granskas i normalfallet av minst fem ledamöter, varav en är föredragande. Ordförande läser och granskar normalt alla ansökningar. Ordförande kan identifiera situationer när extern bedömning behövs och föreslå en extern granskare. Den extern granskare ska inte ha en egen ansökan i aktuell beredningsgrupp och måste vara ojävig i förhållande till den ansökan som bedöms. Anmäla jäv Det är viktigt att alla ledamöter redan från början uppmärksammar alla jävsförhållanden. Jäv anmäls i Prisma. När alla jäv har registrerats, fördelar Vetenskapsrådets forskningssekreterare ansökningar på granskare. Fördelningen kontrolleras och godkänns sedan av respektive beredningsgrupps ordförande. Därefter påbörjas själva granskningen. Om du upptäcker jäv när du börjat granska ansökningarna under juni-augusti måste du omedelbart anmäla detta till Vetenskapsrådet via e-post till bgm@vr.se. Vetenskapsrådets jävsregler samt hantering av jäv inom medicin och hälsa återfinns i bilaga 2 resp. 11. Det individuella granskningsarbetet Du hittar dina ansökningar i Prisma. Inför beredningsgruppens sammanträde ska varje ledamot individuellt bedöma och betygsätta de ansökningarna som hon eller han har tilldelats. Det är ansökningarnas innehåll som ska bedömas. Annan information som kan införskaffas, så kallad informell information, ska inte beaktas vare sig i det individuella granskningsarbetet eller på beredningssammanträdet. Under granskningsperioden är det viktigt för gruppens medlemmar att inte diskutera det individuella granskningsarbetet med varandra. Frågor om arbetet kan ställas till beredningsgruppens ordförande, dess handläggare, beredningssamordnaren, koordinatorn eller huvudsekreteraren. I Prisma anger du dina betyg och rangordnar varje ansökan du granskar. Varje bidragsform bedöms för sig utan jämförelse med andra bidragsformer. Ansökningar kan flyttas mellan beredningsgrupper och byta granskare inom en beredningsgrupp p.g.a. sent rapporterade jäv. Den aktuella sammanställningen över dina ansökningar i Prisma är dock alltid den korrekta. 3 Vissa undantag kan förekomma för särskilda bidragsformer 8

10 Du kan ha rollen som föredragande eller granskare för en ansökan. Den som är föredragande får uppgiften att fylla i ett Förslag till yttrande i Prisma och de som är granskare fyller i ett Omdöme. Observera att all text ska skrivas på engelska så att ni kan läsa varandras texter på beredningsgruppens sammanträde. Ansökningar om projektbidrag inom naturvetenskap och teknik (NT), humaniora och samhällsvetenskap (HS) och utbildningsvetenskap (UV) som motiverat att de är tvärvetenskapliga och inbegriper medicin och hälsa kan komma att tilldelas dig som granskare. Dessa ansökningar går för samråd i medicin och hälsa s (MH) beredningsgrupper. Det är det vetenskapliga inom medicin- och hälsovetenskapsområdet som ska bedömas. Ange dina betyg och rangordna dessa ansökningar separat. Dina betyg, omdömen och förslag till yttranden måste vara Vetenskapsrådet tillhanda senast två veckor innan beredningsgruppssammanträdet. Exakt datum som gäller för din beredningsgrupp hittar du i Prisma. Sållningsmöte För att ge utrymme för beredningsgruppen att på sitt sammanträde diskutera ansökningar som håller hög kvalitet och har en rimlig chans att bli finansierade gallras ett antal ansökningar innan mötet i form av s.k. sållning. Efter att du lämnat dina omdömen, senast givet datum som du hittar i Prisma, sammanställs dessa till en preliminär rankningslista som delges gruppen. Vid ett telefonmöte ca en vecka innan det ordinarie mötet ska gruppen gemensamt under ordförandens ledning komma överens om vilka ansökningar som inte ska bli föremål för vidare diskussion och därmed avslås. Sållade ansökningar kommer inte att få ett individuellt skriftligt yttrande utan enbart det sammanfattande betyget som gruppen kommer fram till på sållningsmötet. Processen beskrivs i mer detalj i bilaga 10. Beredningsgruppssammanträdet Vid beredningsgruppssammanträdet diskuteras och bedöms varje ansökningan var för sig per respektive bidragsform i diarienummerordning, förutom de ansökningar som sållats bort, enligt nedan: Projektbidrag: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten och eventuell relevans för ansökningarna (gäller 3R). En rankinglista ska sedan upprättas över de ansökningar som faller inom ramen för den beräknade beviljandegraden plus ytterligare 10 procentenheter. Denna rankinglista ligger som underlag för ämnesrådets beslut. Etableringsbidrag: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten, liksom nominering av sina främsta kandidater (minst 2 st och max 20 % av gruppens ansökningar om etableringsbidrag kan nomineras) till en övergripande panel kallad Etableringspanelen. Nominerade ansökningar ska inte rangordnas. Etableringspanelen gör sedan en bedömning av den sökandes potential att bli en framstående yngre forskare och en rankinglista. Rankinglistan ligger som underlag för ämnesrådets beslut. Bidrag till anställning som forskare på halvtid i kliniskmiljö: Gruppen ska enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten. Gruppen nominerar sedan sina främsta kandidater till en övergripande panel kallad Anställningsgruppen. Dessa ska vara rangordnade. Anställningsgruppen rekommenderar sedan bifall för upp till 6 ansökningar, en rekommendation som ligger som underlag för ämnesrådets beslut. Projektbidrag från andra ämnesområden (NT, HS, UV) som motiverat att de är tvärvetenskapliga och inbegriper medicin och hälsa: För dessa ansökningar ska gruppen enas om en gemensam bedömning av den vetenskapliga kvaliteten inom medicin och hälsovetenskapsområdet. Ingen rangordning ska göras. Föredragande rekommenderas att färdigställa sina yttranden i Prisma direkt under sammanträdet för att förenkla arbetsuppgiften. Yttrandena ska skrivas på engelska och representera gruppens gemensamma bedömning. 9

11 Efter beredningsgruppsammanträdet Föredragande som inte färdigställt sina yttranden i Prisma under sammanträdet har upp till en vecka på sig att färdigställa yttrandena och skicka dem vidare i Prisma till ordföranden. Beredningsgruppens ordförande granskar alla yttranden och ger slutligt godkännande till Vetenskapsrådet upp till två veckor efter sammanträdet. Tiden varierar beroende på när i tid beredningsgruppens sammanträdde ligger. Vid rådsberedningen den 5 oktober sammanträder beredningsgruppernas ordförande och följer upp årets beredning. Ansökningar inskickade av ledamöter i Vetenskapsrådets styrelse, ämnesråd, råd och kommittéer Ansökningar inskickade av ledamöter i Vetenskapsrådets styrelse, ämnesråd, råd och kommittéer granskas alltid i två paneler och eventuellt av externa granskare för att minska risken för positiv eller negativ särbehandling. En s.k. jävsgrupp väger samman beredningsgruppernas och de externa granskarnas bedömningar och presenterar sina rekommendationer på rådsberedningen. Bidragsbeslut ÄR-MH sammanträder i slutet av oktober och fattar beslut om finansiering av bidrag som utlysts inom medicin och hälsa. Fram till det att ÄR-MH fattat sitt beslut och detta offentliggjorts får inga uppgifter om beredningens utfall yppas. När beslut offentliggjorts ska förfrågningar eller eventuella klagomål rörande granskningsprocessen hänvisas till huvudsekreteraren. I de fall ärendet rör arbetet i beredningsgruppen eller en ämnesspecifik fråga kontaktar huvudsekreteraren beredningsgruppens ordförande vid behov och ber om synpunkter innan ärendet besvaras. Återrapportering från beredningsgruppen Beredningsgruppernas erfarenhet av de behandlade ansökningarna är ett viktigt verktyg i Vetenskapsrådets arbete. Grupperna ombeds därför återrapportera från sitt arbete till ÄR-MH gällande ett antal punkter: Jämställdhetsaspekter i beredning och utfall. Identifierade resursbehov eller dylik inom området som underlag för strategiska budgetöverväganden av ämnesrådet (undantaget beredningsgrupp 3R). Beredningsgruppens sammansättning och kompetenser etc. Ordförande klassar samtliga ansökningar inom projektbidrag och etableringsbidrag enligt Health Research Classification System. (Ej beredningsgrupp 3R) Eventuellt andra aspekter. Bedömningskriterier och betygsskala Granskningen i Prisma ska göras med utgångspunkt i fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet vilka specificieras nedan. Dessa fyra baskriterier är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil. Ett syfte med att särskilja flera bedömningskriterier är att påminna granskaren om att göra en allsidig bedömning. Bedömningen av basskriterierna ska vägas samman till ett sammanfattande betyg för vetenskaplig kvalitet. Eventuella tilläggskriterier kan också förekomma beroende på bidragsform. Beskrivning av baskriterier Beskrivningarna av baskriterierna är anpassade att kunna användas för alla nu aktuella bidragsformer inom medicin och hälsa. Därigenom underlättas arbetet när olika bidragsformer ska beredas av en och samma 10

12 beredningsgrupp och granskare. Beskrivningarna är inte avsedda att vara heltäckande. Observera att CV och publikationslista för eventuella medverkande forskare enbart ska användas för att bedöma om huvudsökande har den komplementära expertis som behövs i gruppen för genomförandet av forskningsprojektet. Guiding questions: Novelty and originality Nytänkande och originalitet Can the project be regarded as unconventional? Does it challenge prevalent opinions or practice? Is there potential for the creation of new knowledge, exciting new ideas and approaches, directions for research and understanding of health and illness? Does the project include use of novel technologies/methodologies, or innovative application of existing methodologies/technologies in new areas? Scientific quality of the proposed research Projektets vetenskapliga kvalitet Is the project scientifically significant? Does the overall design of the project, its research questions and hypotheses meet the standards of highest quality? Are the scientific/intellectual merits of the proposed research clear, convincing and compelling? Does the proposed project have the character of thoroughness, e. g. in its definition of the problem and proposed solutions, and its review of the state of the art? Are the proposed research methods, infrastructures, equipment and fieldwork appropriate? Especially for Starting Grants: Does the applicant show the ability to formulate a scientific question that is clearly independent of the research the applicant has performed as a doctoral student and postdoc? Merits of applicant(s) Sökandes kompetens Does the applicant have sufficient research experience, expertise, level of independence and scientific network for implementation of the proposed project? Of what merits are the applicant s academic qualifications and achievements, in relation to his or her career stage and active time for research? Of what merits are the applicant s previous publications and other scientific achievements in relation to his or her career stage and active time for research: do these show a distinct and independent line of research, or in case of a researcher in his/her early career, the potential of such? Focus is on the most relevant and important reports, with emphasis on quality rather than quantity Is there appropriateness of the team members, if applicable, in terms of availability and complementarities of all the relevant expertise, and in how the different roles and responsibilities are distinguished? Is there ability to successfully disseminate research findings? Especially for Starting Grants: Has the applicant shown the ability to work independently? Has the applicant shown the ability to work in new (international) research environments, for instance during postdoctoral work? Feasibility Genomförbarhet Is the general design, including time schedule, optimal for implementing the proposed project? Does the project include the availability and accessibility of relevant personnel, skills, equipment, facilities/infrastructures and other necessary resources? Are materials, patients and methods adequate and well adapted to the hypothesis or research question? Is the environment suitable for carrying out the proposed research? 11

13 Betygsskalan Den allsidiga bedömningen görs genom den för Vetenskapsrådet gemensamma betygsskalan. En sjugradig betygsskala ska användas för tre av de fyra bedömningskriterierna, samt användas som ett sammanfattande omdöme av ansökan. Det fjärde bedömningskriteriet (genomförbarhet) graderas på en tregradig skala. Skalstegens definitioner ges i rutan nedan. Betygen används inte som en mekanisk metod för medelsfördelning. Betygsskalan OUTSTANDING / Enastående 7 Exceptionally strong (application) with neglible weaknesses/ Exceptionellt stark (ansökan) med försumbara svagheter EXCELLENT / Utmärkt 6 Very strong (application) with negligible weaknesses / Mycket stark (ansökan) med försumbara svagheter VERY GOOD TO EXCELLENT / Mycket bra till utmärkt 5 Very strong (application) with minor weaknesses / Mycket stark (ansökan) med mindre svagheter VERY GOOD / Mycket bra 4 Strong (application) with minor weaknesses / Stark (ansökan) med mindre svagheter GOOD / Bra 3 Some strengths, but also moderate weaknesses / Vissa styrkor men också vissa svagheter WEAK / Svag A few strengths, but also at least one major weakness or several minor weaknesses / 2 Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett flertal mindre svagheter POOR/Dålig Very few strengths and numerous major weaknesses / 1 Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter INSUFFICIENT/Otillräcklig Information necessary for grading is lacking / Information för att bedöma saknas För Genomförbarhet Feasibility: FEASIBLE/Genomförbart 3 PARTLY FEASIBLE/Delvis genomförbart 2 NOT FEASIBLE/ Ej genomförbart 1 INSUFFICIENT/Otillräcklig (Information för att bedöma saknas) För Relevance Relevans: RELEVANT/Relevant 3 SOME RELEVANCE/Viss relevans 2 NOT RELEVANT/ Ej relevant 1 INSUFFICIENT/Otillräcklig (Information för att bedöma saknas) 12

14 Sammanvägning till det Sammanfattande betyget De fyra baskriterierna ska tjäna som bedömning av enskilda komponenter och inte som poäng som summeras mekaniskt till det sammanvägda betyget för ansökans vetenskapliga kvalitet. Det sammanfattande betyget ska alltså inte vara ett medelvärde eller en summering av delbetygen. Granskaren, och i förlängningen panelen, måste i varje enskilt fall ta ställning till vilken kvalitet som en ansökan uppnår i ett helhetsperspektiv. I normalfallet kan dock inte en starkt positiv bedömning av endast ett kriterium väga upp för en ansökans övriga svagheter vid en sammanvägning. I relevanta fall kan sammanvägningen till det sammanfattande betyget innefatta viktning av ett (eller flera) baskriterier. I normalfallet ska fokus vara på bedömningen av baskriteriet Projektets vetenskapliga kvalitet i det sammanfattande betyget. För bidragsformen Bidrag till anställning som forskare i klinisk miljö halvtid ska bedömningen av baskriteriet Sökandes kompetens dock ha tyngre vikt i det sammanfattande betyget. Tilläggskriterium Scientific rapport Vetenskaplig rapport Tilläggskriteriet Scientific rapport Vetenskaplig rapport ska enbart användas för ansökningar vars projektledare har ett pågående projektbidrag inom medicin och hälsa, för vilket Vetenskapsrådets utbetalning av beviljade medel pågår till och med 2016 och ska vägas in i det sammanfattande betyget. Den sjugradiga betygsskalan ska tillämpas. Guiding questions: Does the project, during the previous grant period, contribute to an increase in knowledge in the field of medical and health research? What is the importance and quality of the scientific achievements and results? Relevance Relevans (används inom beredningsgruppen 3R) Tilläggskriteriet Relevance Relevans används i beredningsgruppen 3R för den särskilda utlysningen Projektbidrag för utveckling av metoder för ersättning, begränsning och förfining av djurförsök. Tilläggskriteriet Relevance Relevans ska inte vägas in i det sammanfattande betyget utan ska vägas in i en ansökans prioritering relativt andra. En ansökan kan alltså vara av hög vetenskaplig kvalitet, men av låg relevans och vice versa. Guiding question: Does the proposed project match to the relevance criteria stated in the description of the call /special area? Rankning av projektbidragsansökningar Rangordningen ska vara ett komplement till betygsättningen när beredningsgruppens ansökningar jämförs med varandra. Granskaren rangordnar alla sina lästa och bedömda ansökningar inom respektive bidragsform, dvs ansökningar om projektmedel för sig, ansökningar om etableringsbidrag för sig osv. För utförliga instruktioner om hur du rankar i Prisma se Användarstödet. Där ansökningar är av jämförbar kvalitet är det särskilt viktigt att beakta jämställdhetsaspekter avseende underrepresenterat kön. Rankningen ska ske så sent som möjligt i granskningsarbetet då förändringar kan ske i fördelningen av ansökningar inom gruppen, vilket kan påverka antalet tilldelade ansökningar, och därmed rankning, för varje beredningsgruppsledamot. Rankningen ska inlämnas vid samma datum som betygsättning, vanligtvis två veckor innan sammanträdet. Se Prisma för exakta tider. Alla granskares individuella rankningar av sina ansökningar vägs samman till en preliminär gemensam rangordning per bidragsform. Den preliminära rangordningen ska i första hand vara en hjälp vid 13

15 beredningsgruppens sållningsmöte och ska inte användas som underlag för slutligt rankning och prioritering vid beredningsgruppsmötet. Riktlinjer för skriftliga yttranden Som är föredragande på en ansökan skriver du ett förslag till yttrande i Prisma. Förslag till yttrande ska inlämnas vid samma datum som betygsättning, vanligtvis två veckor innan sammanträdet. Se Prisma för exakta tider. Under beredningsgruppens sammanträde ska gruppen sedan enas om en gemensam betygssättning av de fyra baskriterierna och det sammanfattande betyget, liksom eventuella tilläggskriterier, för de ansökningar som behandlas på mötet 4. Som föredragande är du ansvarig för att formulera om ditt förslag till yttrande så att det sammanfattar beredningsgruppens kvalitetsbedömning i det gemensamma yttrandet. Yttrandet ska innehålla både betyg och skriftlig motivering för såväl baskriterier som det sammanfattande betyget 5. I Prisma skickar du yttrandet till ordförande som gör en genomgång av och godkänner yttrandena i Prisma. Beredningsgruppens forskningssekreterare gör en kontroll att yttrandets innehåll överensstämmer med Vetenskapsrådets riktlinjer. Om eventuella omfattande redigering identifieras görs dessa av dig som föredraganden. Både förslag till yttranden och yttranden ska du skriva på engelska. Yttrandet blir en offentlig handling och skickas till den sökande efter att ÄR-MHs beslut i oktober har expedierats. Generella råd och rekommendationer: Yttrandet är främst till för den sökande och ska hjälpa denne att förstå grunderna för beredningsgruppens vetenskapliga kvalitetsbedömning och betygsättning. Det är därför viktigt att sakligt analysera ansökans huvudsakliga styrkor och svagheter. Försök att identifiera strukturella och metodiska problem, om sådana finns. De skriftliga yttrandena måste överensstämma med gruppens betygssättning. Återkoppla med fördel till betygsskalans definitioner i motiveringarna. En projektansökan som får t ex betyg 4 ( stark ansökan med vissa svagheter ) ska också ha ett skriftligt yttrande som lyfter fram vad som gör projektet starkt och vilka svagheter gruppen ser. Det vanligaste misstaget är ett alltför positivt yttrande som inte identifierar några svagheter, trots att ansökan uppnått ett lägre betyg och inte finansieras. Yttrandet ska inte innehålla omfattande referat av den forskning som beskrivs i ansökan. Innehållet snarare än textens omfattning är väsentligt. Alltför summariska beskrivningar kan dock försvåra för den sökande att förstå beredningsgruppens bedömning. Yttrandet ska inte innehålla kvantifierbara data, exempelvis exakt antal publikationer, liksom bibliometriska mått. Yttrandet ska inte innehålla förslag till finansieringsbelopp, inte heller rekommendationer om att avslå eller bevilja en ansökan. Granskaren bör undvika att omnämna personuppgifter liksom kön och ålder i yttrandet. Om en sammanvägd kompetensbedömning gjorts av flera personer i ansökan, bör detta framgå. Om avvikelser från de generella instruktionerna för ansökan (t ex forskningsprogrammets längd eller publikationslistans omfattning) vägts in i bedömningen av ansökan kan detta kommenteras i yttrandet. Yttrandet avges från hela beredningsgruppen och ska därför inte referera till den individuelle granskaren ( In my opinion, I think... etc.) Kommentarer om att en ansökan inte hör hemma i eller passar för beredningsgruppen, eller Vetenskapsrådet, ska inte förekomma i yttrandet. 4 För ansökningar som sållas ska gruppen enbart enas om ett gemensamt sammanfattandebetyg. 5 För de ansökningar som gallras i sållningsprocessen kommer dock inte ett individuellt skriftligt yttrande att sparas eller skickas till den sökande. 14

16 Att avvisa ansökningar av formella skäl En ansökan kan avvisas av formella skäl, vilket innebär att den avvisas från vidare beredning utan att bli kvalitetsbedömd eller betygsatt. När detta sker syns den avvisade ansökan inte längre i Prisma. För att en ansökan ska avvisas av formella skäl krävs ett myndighetsbeslut. Ett ämnesråd, eller en beredningsgrupp, ska därför inte själv besluta om att avvisa en ansökan av formella skäl. Om en granskare under bedömningsarbetet identifierar anledningar till att en ansökan bör avvisas av formella skäl har han eller hon dock ett ansvar att påtala detta för beredningsgruppens handläggare, som sedan övertar ansvaret för att hantera ärendet vidare. 15

17 ÖVERSIKTLIG TIDSPLAN FÖR BEREDNINGSARBETET Sista ansökningsdag Jävsanmälan (Prisma) Ordförandemötet Beredningskonferens Ansökningarna tillgängliggörs Granskning och betygsättning Sista datum för inrapportering i Prisma Sållningsmöten (per telefon) Beredningsgruppsmöten Färdigställande av yttranden 15 mars 24 mars-8 april 11 maj 12 maj juni juni-aug 2 v innan BG-möte 1 v innan BG-möte aug-sept 1 v efter BG-möte Rådsberedning (sammanträde med beredningsgruppernas ordförande) 5 oktober Beslutsmöte ämnesrådet för medicin och hälsa Offentliggörande av beslut 20 oktober slutet av okt och framåt 16

18 Tider för individuella beredningsgrupper A1 Rörelseorganens sjukdomar, oral hälsa och käkens sjukdomar A2 Rörelseorganens sjukdomar, anestesiologi och radiologi B1 Endokrinologi/metabola sjukdomar, gynekologi och reproduktion/ perinatalforskning B2 Endokrinologi/medabola sjukdomar inkluderande gastrointestinala sjukdomar C1 Infektion C2 Infektion, luftvägarnas sjukdomar, allergi inkluderande hudsjukdomar D1 Neurologi D2 Neurologi och psykiatri D3 Neurologi inkluderande sinnersorgan E1 Hjärt-kärlsjukdomar, urogenitala sjukdomar, transplantation, blodsjukdomar E2 Hjärt-kärlsjukdomar, urogenitala sjukdomar och transplantation F1 Grundläggande sjukdomsmekanismer: Molekylär, cellulär och biokemisk inriktning F2 Grundläggande sjukdomsmekanismer: Molekylär, cellulär och biokemisk inriktning F3 Grundläggande sjukdomsmekanismer: Molekylär, cellulär och biokemisk inriktning G1 Folkhälsa G2 Folkhälsa H1 Vårdforskning H2 Vårdforskning 3R Projektbidrag för utveckling av metoder för ersättning, begränsning och förfining av djurförsök sept sept 31 aug-1 sep 31 aug-1 sep 31 aug-1 sep 31 aug-1 sep 7-8 sept 7-8 sept 7-8 sept sept sept aug aug aug sept sept sept sept sept 17

19 BILAGA 1. KORT OM VETENSKAPSRÅDET Vetenskapsrådet är Sveriges största finansiär av forskning. Myndigheten finansierar drygt en tiondel av lärosätenas forskning; bara de direkta statsanslagen står för en större andel. Vetenskapsrådet ger stöd till forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden. Till största delen handlar det om grundforskning. En betydande del av Vetenskapsrådets finansiering består av stöd till vetenskapliga projekt där forskare själva formulerat frågeställningar och utarbetat metoder för att besvara dessa. För att underlätta forskares karriärutveckling och deras möjligheter att röra sig inom forskarvärlden ger myndigheten också karriärstöd. Dessutom finansieras forskningsinfrastruktur, forskningsmiljöer, forskarskolor, olika former av samverkan samt medlemskap i flera internationella organisationer och större forskningsanläggningar. Förutom forskningsfinansiering, ansvarar Vetenskapsrådet också för kommunikation om forskning och forskningsresultat. Myndigheten har även i uppgift att göra forskningspolitiska analyser, ge regeringen råd i forskningspolitiska frågor och att utvärdera forskning. Vetenskapsrådets vision för verksamheten är att ha en ledande roll för att utveckla svensk forskning av högsta vetenskapliga kvalitet och därmed bidra till samhällets utveckling. 6,4 miljarder till forskning 2015 Under 2015 utbetalade Vetenskapsrådet 6,4 miljarder kronor i stöd till i huvudsak grundforskning inom samtliga vetenskapsområden och till forskningsinfrastrukturer. En stor del av forskningsstödet går till projekt som har föreslagits av forskarna själva, så kallad forskarinitierad forskning. 18

20 Sakkunniggranskning Vetenskapsrådet förordar sakkunniggranskning (peer review) som den bästa metoden att bedöma vetenskaplig kvalitet. Forskarsamhällets förtroende för Vetenskapsrådet bygger på att granskningen genomförs på ett kunnigt, sakligt, opartiskt och transparent sätt. Sammanlagt medverkade 769 forskare som ledamöter i beredningsarbetet år procent av dessa beredningsgruppsledamöter var knutna till lärosäten utanför Sverige. Vetenskapsrådets styrning och organisation Vetenskapsrådet är en myndighet under utbildningsdepartementet. Vetenskapsrådet leds av en styrelse med en generaldirektör som myndighetschef. Vetenskapsrådets styrelse har ett övergripande ansvar för den samlade verksamheten och beslutar i principiella och strategiska forskningsfrågor inom de ramar som riksdag och regering har angett. Sex av ledamöterna utses genom val i en elektorsförsamling, som i sin tur är utsedd av universitet och högskolor. Ordföranden och övriga två styrelseledamöter, utses av regeringen. Under styrelsen lyder ämnesråden för humaniora och samhällsvetenskap, medicin och hälsa respektive naturvetenskap och teknikvetenskap, rådet för forskningens infrastrukturer och kommittéerna för utbildningsvetenskap, konstnärlig forskning respektive utvecklingsforskning. Dessutom finns kommittéer för klinisk behandlingsforskning och för nationell samordning av kliniska studier. Merparten av ledamöterna i ämnesråd, råd och kommittéer utses av forskarsamhället. Precis som vid valet av styrelseledamöterna sker detta genom elektorsval. En del ledamöter utses av Vetenskapsrådets styrelse och ytterligare några av regeringen. Generaldirektören svarar inför styrelsen för att den löpande verksamheten bedrivs enligt givna direktiv och riktlinjer. Myndigheten har cirka 170 anställda. Vid Vetenskapsrådet finns fyra avdelningar: avdelningen för forskningsfinansiering, avdelningen för forskningspolitik, avdelningen för forskningens infrastruktur samt kommunikationsavdelningen. Läs mer i Vetenskapsrådets instruktion. 19

21 BILAGA 2: JÄVSPOLICY VETENSKAPSRÅDETS STYRELSE, PROTOKOLL NR. 2, 2014 BILAGA 1 Vetenskapsrådets jävspolicy Beslutad Varför har Vetenskapsrådet en jävspolicy? Jävspolicyn är ett viktigt verktyg för säkerställande av den objektivitetsprincip som är grundlagsfäst och som innebär att myndigheter ska iaktta saklighet och opartiskhet och beakta allas likhet inför lagen. Den syftar till att förhindra intressekonflikter för företrädare för myndigheter som gör att företrädarens objektivitet kan ifrågasättas. Jävspolicyn är alltså betydelsefull för rättsskyddet men också viktiga för allmänhetens förtroende för myndigheten. Vetenskapsrådet skiljer sig från många andra myndigheter då merparten av ledamöterna i de beslutande och granskande organen är aktiva forskare, valda av forskarsamhället som också direkt berörs av myndighetens fördelning av forskningsmedel. Ansökningsberedningen inbegriper vidare en rad delsteg som potentiellt kan påverka slutresultatet, bl.a. kontroll av formella villkor, beslut om att avföra ansökan, fördelning av ansökningar på beredningsgrupper och granskare, enskild granskning, granskning i beredningsgrupp, beslut, genomförande av beslut och hantering av klagomål. Vetenskapsrådet genomför därtill utvärderingar, utser ledamöter till externa organ, utför strategiarbete, svarar på remisser, deltar i kommunikationsinsatser m.m. Delar av detta arbete sker genom s.k. peer review, där sakkunniga inom ett visst forskningsfält gör bedömningar av bl.a. ansökningar inom samma fält. För att inte äventyra rättssäkerheten eller rubba allmänhetens förtroende för myndigheten är det viktigt att allt arbete vid myndigheten utförs på ett sätt som förutom att förhindra klara jävssituationer också tar hänsyn till oklara och känsliga situationer. Ansvaret för att jävspolicyn följs ligger dels på myndigheten, men också på den enskilda handläggaren. Begreppet handläggare gäller härvid i vid bemärkelse och omfattar alla inom myndighetens organisation som kan påverka ett ärendes utgång. Det innebär att såväl tjänstemän, utnämnda granskare som valda ledamöter omfattas. 2. Vad är jäv? Bestämmelser om jäv finns i förvaltningslagen (1986:223) I 11 förvaltningslagen som Vetenskapsrådet i egenskap av statlig myndighet lyder under anges att den som ska handlägga ett ärende är jävig bland annat; om saken angår honom själv eller hans maka, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Så kallat sakägar-, intresse- eller släktskapsjäv, eller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Så kallat delikatessjäv. 3. Verkan av jäv I 12 förvaltningslagen beskrivs verkan av jäv. Där anges; att den som är jävig inte får handlägga ärendet, att den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant ska ge det till känna, och att myndigheten om det uppkommit en fråga om jäv mot någon snarast ska besluta i jävsfrågan. 20

22 Huvudregeln är alltså att den som är jävig varken får vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Det är därför angeläget att en handläggare, oaktat jävsgrund och vid samtliga beredningssteg undviker att handlägga de ansökningar för vilka jäv konstaterats. Vidare ska den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant berätta det. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon ska Vetenskapsrådet snarast besluta i jävsfrågan. 4. Situationer som kan utgöra jäv Följande situationer utgör en särskild risk för jäv och/eller kan uppfattas som tveksamma ur förtroendesynpunkt. Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av förhållandena och tiden den fortgått. Följande situationer utgör normalt jäv; när en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett beroendeförhållande till en sökande/medverkande. Ett exempel är om den sökande/medverkande har uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution eller ämne, när en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till exempel i form av lärareller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning med en sökande/medverkande. Ett doktorandhandledarförhållande bedöms som en jävssituation oavsett hur lång tid tillbaka samarbetet ägt rum, vid uppenbar vänskap, ovänskap eller meningsskiljaktighet, vid beroendeförhållande av ekonomisk art, och vid chefs-/medarbetarförhållande. I följande situationer råder risk för jäv; vid gemensamt författarskap av böcker och artiklar. Som riktlinje bör handläggning undvikas vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste 5-årsperioden. En gemensam artikel eller ett gemensamt kapitel i redigerad bok kan vara tillräckligt för att utgöra samproduktion. Även samproduktion längre tid tillbaka än fem år kan utgöra en jävssituation. Avgörande är om det i professionell mening förekommit ett nära samarbete, vilket får bedömas från fall till fall, när en handläggare tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande/medverkande, och när någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. 5. Förebyggande av jävsituationer Följande riktlinjer används vid Vetenskapsrådet för att förebygga jävsituationer. Ansökningar bör på ett tidigt stadium tillkännages handläggare inom relevanta ämnesråd, kommittéer och beredningsgrupper med en anmodan om att handläggare anmäler eventuella jäv. När beredningsgrupper utses och när ansökningar fördelas ska jävsfrågor uppmärksammas och jävsituationer undvikas. I vissa fall kan detta ske genom att beredningsgrupper utses först efter att ansökningar inkommit eller att en ansökan flyttas till en annan grupp. Handläggare som riskerar att vara jäviga utses inte till förslagsställare för en ansökan. Handläggare som riskerar att vara jäviga är inte med när en ansökan behandlas i beredningsgruppen. Även vad gäller medverkande bör eventuella jävsförhållanden i så stor utsträckning som möjligt beaktas. Med medverkande avses de forskare som har en avgörande eller central roll för den föreslagna forskningens genomförande. Handläggare som inte själva har för avsikt att söka bidrag eller medverka vid ansökan under den tid de fungerar som handläggare rekryteras i så stor utsträckning som möjligt. Även vid kollektiv handläggning av ärenden, dvs. samtidig handläggning av flera ärenden, till exempel då ett ämnesråd samtidigt beslutar om ett större antal ansökningar enligt en prioriteringslista från en beredningsgrupp, bör hänsyn i så stor utsträckning som möjligt tas till eventuella jävsförhållanden. 21

23 Ansökningar om forskningsstöd från ledamöter i styrelse, ämnesråd, råd, kommittéer och beredningsgrupper bereds inte i den grupp där ledamoten är ordförande, ledamot eller observatör. Detta gäller då ledamot är sökande såväl som medverkande. 6. Hantering av jäv Ovanstående riktlinjer kan inte alltid förhindra att jävsituationer uppstår. Vanliga situationer är; då en råds-, kommitté- eller styrelseledamot söker bidrag, eller då en ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna ledamöter i beredningsgrupper som inte står i en särskild relation till den sökande. I dessa fall ska skriftliga yttranden inhämtas från minst två utomstående sakkunniga. Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende handläggs: Den som är jävig ska lämna lokalen. Detta gäller under hela handläggningsprocessen. Jävsförhållanden, alltså både när jäv föreligger och då jäv prövats men inte ansetts föreligga, ska dokumenteras under hela handläggningsprocessen. Om ett möte inte protokollförs ska likväl jävsprotokoll föras. 7. Kommunikation av jävspolicyn Frågor och diskussioner om jäv kan uppkomma inom hela Vetenskapsrådets verksamhet. Det är därför angeläget att alla handläggare är väl informerade om Vetenskapsrådets jävspolicy. För att säkerställa det bör; alla nyanställda informeras om Vetenskapsrådets jävspolicy och diskutera innebörden av den som en del av introduktionen till arbetet, handläggare involverade i ansökningsberedningen beredas tillfälle att diskutera jäv och de aktuella hanteringsordningarna före och efter ansökningsberedningen för att få fram synpunkter på hur arbetet kan förbättras, jävspolicyn finnas med i beredningshandböckerna, jävspolicyn kommuniceras till ämnesråd, råd, kommittéer, beredningsgruppsordförande och beredningsgruppsledamöter, hanteringsordningar för bidrag som bereds helt eller delvis utan koordinering av ämnesråd eller kommittéer inbegripa jävshantering, utsedd tjänsteman ha en central roll i kommuniceringen av jävspolicy i beredning som helt eller delvis genomförs utanför den del av beredningen som koordineras av ämnesråd eller kommittéer, det vid beredningsgruppsmötena informeras om att man närsomhelst kan ta upp en fråga om jäv till diskussion, och chefsjuristen på ett övergripande plan vara ansvarig för myndighetens hantering av jävsfrågor. 8. Giltighet Denna jävspolicy träder ikraft den 1 maj 2014 och gäller tills vidare. Den ersätter därmed tidigare beslutade jävsregler. 22