HUMANIORA OCH SAMHÄLLSVETENSKAP. beredningshandbok

Transkript

1 HUMANIORA OCH SAMHÄLLSVETENSKAP 2017 beredningshandbok

2 FÖRORD Jag vill här ta tillfället i akt att hälsa er varmt välkomna som vetenskapliga granskare av forskningsansökningar till Vetenskapsrådet. Genom att acceptera uppdraget har ni valt att ingå i det slitstarka peer-review-system som under en lång följd av år visat sig fungera väl för att bedöma den vetenskapliga potentialen i ansökningar om forskningsbidrag. Vi är mycket tacksamma för att ni velat ta på er uppdraget och göra en viktig insats i det ständigt fortgående arbetet med att se till att Vetenskapsrådet stöder forskning av högsta vetenskapliga kvalitet. Vi hoppas också att ni ska få personligt utbyte av att delta i den intensiva process ni har framför er. Denna handbok är tänkt att fungera som ett verktyg för er som ledamöter i beredningsgrupperna inom ämnesområdet för humaniora och samhällsvetenskap. Handboken innehåller anvisningar och riktlinjer för hur beredningsprocessen inom humaniora och samhällsvetenskap går till. Även om riktlinjerna gäller specifikt för beredningsarbetet inom humaniora och samhällsvetenskap ska de alltid ses som komplement till de generella riktlinjer som fastslagits för hela Vetenskapsrådets beredningsarbete (se bilagor). Vissa uppgifter kan komma att uppdateras under arbetets gång. Ni kommer då att få kompletterande information från era beredningsgruppsordföranden eller från respektive handläggare vid Vetenskapsrådet. Kerstin Sahlin Huvudsekreterare Ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap Vetenskapsrådet

3 INNEHÅLL FÖRORD NYHETER UTGÅNGSPUNKTER OCH REGLER FÖR GRANSKNINGSARBETET GRANSKNING OCH BETYGSSÄTTNING AV ANSÖKNINGAR INOM ÄR-HS ORDINARIE BEREDNINGSGRUPPER ÖVERSIKTLIG TIDSPLAN FÖR BEREDNINGSARBETET BILAGA 1. KORT OM VETENSKAPSRÅDET BILAGA 2. JÄVSPOLICY BILAGA 3. VETENSKAPSRÅDETS JÄMSTÄLLDHETSSTRATEGI BILAGA 4. PRINCIPER FÖR ETIK: GODKÄNNANDEN OCH GOD FORSKNINGSSED BILAGA 5. PRINCIPER FÖR SAKKUNNIGBEDÖMNING BILAGA 6. RUTINER OCH POLICY FÖR RESOR VID VETENSKAPSRÅDET BILAGA 7. EXTERNA GRANSKARE BILAGA 8. BEREDNINGSGRUPPER INOM HUMANIORA OCH SAMHÄLLSVETENSKAP BILAGA 9. RIKTLINJER FÖR SAMMANSÄTTNINGEN AV BEREDNINGSGRUPPERNA BILAGA 10. OBSERVATÖRSROLLEN INOM HS BEREDNINGSHANDBOK HS

4 1. NYHETER 2017 Nyheter i 2017 års beredning som direkt berör beredningsgruppernas arbete. Årets ansökningar Utöver ansökningar om fria projektbidrag, kan beredningsgrupperna i år få ansökningar om bidrag för vetenskapliga tidskrifter för samråd. Två former av riktade projektbidrag utlyses också inom humaniora och samhällsvetenskap, men dessa behandlas av särskilda paneler (se hemsida). Bidrag för internationell postdok, Olof Palmes och Kerstin Hesselgrens gästprofessurer, samt bidrag inom rådsprofessorsprogrammet har också utlysts inom området. Även dessa bidrag bereds i särskilda paneler. Beredningsorganisationen För att tydligare skilja på beredning och beslut i beredningsprocessen införs i och med 2017 en observatörsroll i HS-beredningen. Ämnesrådets ledamöter som i tidigare år varit ordförande i beredningsgrupperna kommer i fortsättningen verka som observatörer i de beredningsgrupperna där de har ämneskompetens. Ämnesrådet tillsätter ordförande i beredningsgrupperna. Observatörens huvudsakliga roll är att främja kvalitetssäkring i beredningsarbetet genom att fungera som ett stöd för uttolkning av styrelsens och ämnesrådets intentioner i regler och riktlinjer och genom att förmedla erfarenheter från beredningen till ämnesrådet. Observatören deltar inte i diskussionerna kring ansökningarnas innehåll och kvalitet. Tvärvetenskapliga ansökningar Under hade Vetenskapsrådet en särskild hantering för tvärvetenskapliga ansökningar. Tvärvetenskapliga ansökningar bedömdes i en särskild tvärvetenskaplig beredningsgrupp, parallellt med att de bedömdes i den ordinarie beredningsgruppen. Styrelsen avsatte särskilda medel för satsningen för att tvärvetenskapliga ansökningar inte skulle belasta budgeten för enskilda ämnesråd eller kommittéer. Denna hantering utgår i år. Alternativa sätt att stödja tvärvetenskaplig forskning kommer att utredas under 2017 med syfte att införa ett nytt stöd i Maximalt sidantal i forskningsplan Vetenskapsrådet inför i år en striktare hantering för ansökningar där forskningsplanen överstiger det maximala tillåtna sidantalet. De sökande har fått information i årets utlysningstexter om att innehåll som överstiger maximalt sidantal inte kommer att beaktas i beredning av ansökan. Därför ska beredningsgruppen inte ta ställning till eventuella sidor i forskningsplanen som överstiger maximalt sidantal. Om det går att på ett adekvat sätt bedöma forskningen på det tillåtna sidantalet ska detta göras, även om den sökande har avvikit från instruktionerna. Det maximala sidantalet för forskningsplaner för projektbidrag inom humaniora och samhällsvetenskap är 10 sidor. BEREDNINGSHANDBOK HS

5 2. UTGÅNGSPUNKTER OCH REGLER FÖR GRANSKNINGSARBETET 2.1. Beredningsgruppens uppgifter Beredningsgruppernas uppgift är i första hand att ta fram ett beslutsunderlag för ämnesrådet (ÄR-HS), genom att kvalitetsbedöma det vetenskapliga innehållet i ansökningar om forskningsfinansiering. Baserat på detta underlag fattar som regel ÄR-HS det slutgiltiga finansieringsbeslutet, inom tillgängliga budgetramar. För att fullgöra bedömningsuppdraget ska respektive beredningsgrupp: Göra en kvalitetsbedömning och betygssättning av varje ansökan som omfattar beredningsgruppens ansvarsområde. Upprätta ett yttrande för varje ansökan. Upprätta en lista över vilka projekt som bör finansieras inom den befintliga budgetramen, samt en prioriteringslista med reserver. Ge förslag till finansierat belopp för de projekt som gruppen prioriterar Regler och principer Bedömning av vetenskaplig kvalitet I Vetenskapsrådets instruktion slås det i portalparagrafen fast att: Vetenskapsrådet ska ge stöd till grundläggande forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden. Den grundläggande principen för bedömning av den vetenskapliga kvaliteten är den sakkunniggranskning av ansökningar om forskningsbidrag som genomförs av de olika beredningsgrupperna inom respektive ämnesområde. Inom ÄR-HS sker sakkunniggranskningen inom nio ordinarie beredningsgrupper och ett antal särskilda paneler (se bilaga 8 för mer information om beredningsgruppsindelningen inom HS). En annan viktig princip för bedömningen är att forskningsfinansiering ska fördelas i konkurrens. Konkurrensen ska gälla även mellan forskningsprojekt från olika ämnesområden. Det är därför viktigt att beredningsgrupperna i sin sakkunnigbedömning tillämpar samma kvalitetskriterier för alla projekt oavsett deras ämnestillhörighet eller personalsammansättning. Det betyder att sakkunnigbedömningen inom beredningsgrupperna ska göras utan kvotering mellan de vetenskapliga discipliner som ingår i dem. Vidare ska granskningen alltid utgå från fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet: nytänkande och originalitet, projektets vetenskapliga kvalitet, sökandes kompetens samt genomförbarhet. Dessa kriterier är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil. Externa omdömen Det är väsentligt att ingen sökande missgynnas av att hans eller hennes projekt ligger på gränsen mellan olika beredningsgrupper. Därför ska beredningsgruppen begära ett externt omdöme från en annan beredningsgrupp eller ett annat ämnesråd om man anser att detta behövs för att ansökan ska kunna bedömas rättvist. Vid behov kan också en beredningsgrupp välja att begära sakkunnigutlåtande från en extern granskare. Detta gäller särskilt då (1) jävsförhållanden gör det svårt att bedöma ansökan inom beredningsgruppen, samt (2) om beredningsgruppen saknar specifik kompetens för att bedöma ansökningar inom något specialområde. Om en ledamot av ett ämnesråd eller styrelsen står bakom en ansökan ska alltid två externa granskare användas. (Se bilaga 7 för ytterligare riktlinjer gällande externa granskare). BEREDNINGSHANDBOK HS

6 Jäv En process med sakkunniggranskning innebär att granskningen av ansökningar utförs av forskare som själva utgör en del av det kollektiv av forskare som ansöker om bidrag. Detta skapar en speciell risk för jäv. För att undvika jävssituationer i beredningsarbetet har Vetenskapsrådet satt upp strikta interna riktlinjer (se bilaga 2 för Vetenskapsrådets jävspolicy). Alla ledamöter är skyldiga att i förekommande fall anmäla jäv i förhållande till de ansökningar hon eller han ska granska. Vid eventuell oklarhet rådgörs med ordförande eller Vetenskapsrådets personal. Ytterst är det myndigheten som är ansvarig. I de fall där jäv föreligger utses annan granskare. Beredningsgruppsledamöterna (inklusive ordförandena och observatörerna) får inte själva stå bakom en ansökan som beredningsgruppen behandlar. I sådana fall måste ledamoten, ordföranden eller observatören antingen avstå från årets beredningsarbete, eller så behandlas ansökan i en annan beredningsgrupp. Vid andra typer av jäv ska den som är jävig lämna lokalen när ärendet behandlas. Jäv antecknas i ett särskilt jävsprotokoll. Även fall där jäv prövas men inte anses föreligga ska protokollföras. Om jäv innebär att beredningsgruppen inte kan granska ansökan i enlighet med de krav som Vetenskapsrådet ställer på en fullgod peer-review process (exempelvis om sakkunskap till följd av jäv saknas eller om jäv betyder att granskningens oberoende kan ifrågasättas), ska externa granskare anlitas eller ansökan flyttas till en annan beredningsgrupp. Jämställdhet Vetenskapsrådet ska främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Mot den bakgrunden har Vetenskapsrådets styrelse beslutat om en jämställdhetsstrategi (se bilaga 3 för detaljer). Ett av de operationella målen i jämställdhetsstrategin är samma beviljandegrad för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen. Mot bakgrund av detta mål ska en beredningsgrupp, innan den fastställer sitt förslag till bidragsfördelning, beakta jämställdhetsmålet, räkna ut beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga bidragsstorleken för kvinnor respektive män samt förhålla sig till och eventuellt kommentera utfallet. Ämnesrådet har vidare fastslagit att jämställdhet ska användas som ett randvillkor för att prioritera ansökningar av likvärdig vetenskaplig kvalitet. Observera att denna process tillämpas även när beredningsgruppen bestämmer vilka ansökningar som skickas till omfördelningspanelen, dvs. även här skall beviljandegraden för olika kön beaktas. Unga forskare Ämnesrådet har tidigare haft i uppdrag att se till att minst en tredjedel av det årliga beslutade totalbeloppet för projektstöd samt stöd till anställningar och stipendier varje år fördelas till unga forskare, dvs. forskare med mindre än åtta års karriärålder. Detta krav gäller dock fr.o.m inte längre. Långsiktighet Ämnesrådet har tidigare haft i uppdrag att se till att stöd till forskare utvecklas mot genomsnittligt högre bidragsbelopp och mot genomsnittligt längre bidragsperioder detta för att öka forskningsfinansieringens långsiktighet och förbättra förutsättningarna för forskning. Detta krav på ökad långsiktighet gäller fr.o.m inte längre, utan uppdraget är nu i stället att upprätthålla långsiktigheten avseende den genomsnittliga stödperiodens längd och det genomsnittliga bidragsbeloppets storlek. Enligt ämnesrådets beslut är maximala bidragsperiod i 2017 års utlysningar fyra år. Utlämnande av handlingar Fram till det att ämnesrådet fattar sina bidragsbeslut i höst och tills dess att resultaten har publicerats är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella. Om någon begär att få ta del av en ansökan eller hur den har bedömts ska de hänvisas till respektive beredningsgrupps handläggare (se bilaga 8 för kontaktuppgifter). BEREDNINGSHANDBOK HS

7 Omfördelning Årligen avsätter ämnesrådet en andel av sin totala budget att fördela i konkurrens mellan ansökningar från olika ämnesområden. Det innebär att projekt närmast under det preliminära budgetstrecket från varje beredningsgrupp går vidare till en omfördelningspanel. Antalet ansökningar som beredningsgruppen skickar vidare till omfördelningspanelen varierar beroende på gruppens storlek. Omfördelningspanelen granskar dessa ansökningar på nytt och upprättar sedan en egen prioriteringslista över dem, där cirka en tredjedel kommer att finansieras Ansökningar som ska bedömas av HS ordinarie beredningsgrupper i utlysningen 2017 Största delen av de ansökningar som hanteras av beredningsgrupperna i år är ansökningar om fria projektbidrag. Projektbidrag söks av en enskild forskare (projektledaren) för att lösa en definierad forskningsuppgift under en bestämd period. Bidragstiden är längst fyra år. Projektledaren ska vara disputerad. Beredningsgrupperna har också samrådsansvar för ansökningar om bidrag för vetenskapliga tidskrifter. Den slutgiltiga bedömningen och prioriteringen av dessa ansökningar görs av Vetenskapsrådets tidskriftsutskott. Beredningsgruppernas uppgift är att bedöma ansökningarnas vetenskapliga kvalitet utifrån särskilda kriterier och gruppens ämneskompetens. Tidskriftsbidrag söks av en organisation. Organisationen bjuder in tidskriftens redaktör (eller motsvarande) i ansökan. Bidragstiden är längst tre år. Dessa ansökningar diskuteras vid beredningsgruppernas höstmöten Prisma Prisma är systemet för ansökning, ärendehantering och granskning som används av Vetenskapsrådet, Forte och Formas. Allt granskningsarbete sker online i Prisma. För att kunna utföra granskning i Prisma måste du registrera dig som användare i systemet mer information om detta finns i Prismas användarstöd online, se Har du några frågor kring systemet och inte hittar svaret i Prismas användarstöd, kan du vända dig till Vetenskapsrådets forskningshandläggare. BEREDNINGSHANDBOK HS

8 3. GRANSKNING OCH BETYGSSÄTTNING AV ANSÖKNINGAR INOM ÄR-HS ORDINARIE BEREDNINGSGRUPPER 3.1. Rollfördelning Beredningsgrupperna utses av ämnesrådet. Beredningsgruppens ordförande har en väsentlig roll som ansvarig för att leda beredningsgruppens arbete enligt Vetenskapsrådets riktlinjer samt för återkoppling till ämnesrådet. Ordförande är också ansvarig för att beredningsgruppens yttranden överensstämmer med det som beredningsgruppen enats om. Ordförande ska tidigt utse en vice ordförande som bland annat ska bistå med att fördela ansökningarna på ledamöterna (särskilt i de fall ordföranden är jävig) och leda beredningsgruppsmötet då ordföranden måste lämna möteslokalen på grund av jäv eller av andra skäl. Beredningsgruppsordföranden har större befogenheter i Prisma än övriga granskare. Ordförande tilldelar ansökningarna till beredningsgruppens ledamöter. Varje ansökan ska granskas av minst tre ledamöter, varav en är föredragande och de andra granskare. Föredragande har i uppgift att på beredningsgruppens möte kort presentera ansökan och efter mötet skriva beredningsgruppens gemensamma yttrande om ansökan. Föredragande och granskare fyller alla i betyg och skriftliga kommentarer om ansökans bedömning i Prisma inför beredningsgruppens möte. Varje beredningsgrupp har en ansvarig forskningshandläggare samt en forskningssekreterare från Vetenskapsrådet vilkas uppgifter är att bistå ordföranden i planeringen av mötet, ansvara för den administrativa hanteringen i beredningen samt förmedla sakkunskap om hanteringsordningar, regler, praxis etc. Ämnesrådets ledamöter ingår som observatörer i beredningsgrupperna. Observatörens huvudsakliga roll är att främja kvalitetssäkring i beredningsarbetet genom att fungera som en länk mellan beredningen och beslutsorganet. Observatören bistår med sin kunskap om intentionerna i styrelsens och ämnesrådets riktlinjer och regler, samt informerar ämnesrådet om gruppernas arbete och förbättringsmöjligheter i beredningen. Observatören deltar inte i diskussionerna kring ansökningarnas innehåll och kvalitet. Beredningsgruppens ordförande, observatör och Vetenskapsrådets personal upprätthåller gemensamt ämnesrådets och Vetenskapsrådets policy i beredningsarbetet. Huvudsekreteraren har ett övergripande vetenskapligt ansvar för beredningsprocessen, besvarar frågor av principiell natur och hanterar inkomna klagomål efter beslut. Om jävsförhållanden eller avsaknad av specifik ämneskompetens gör det svårt att garantera en rättvis bedömning av en ansökan inom beredningsgruppen, kan ordförande begära sakkunnigutlåtande från en extern granskare. En extern granskare granskar ansökningar på beredningsgruppens uppdrag, men är inte en ledamot i beredningsgruppen Bedömningskriterier och betygsskala Baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet Granskningen ska göras med utgångspunkt i fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet, vilka specificeras i rutan nedan. Dessa fyra baskriterier är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil. Ett syfte med att särskilja flera bedömningskriterier är att påminna granskaren om att göra en allsidig bedömning. Kriterierna ska tjäna som bedömningsgrund för enskilda komponenter men det förutsätts inte att kvalitetsbegreppet uttöms genom dessa komponenter, inte heller att deras relativa vikt är densamma för alla ansökningar. Det sammanlagda betyget ska alltså inte vara ett medelvärde eller en summering av delbedömningarna. Granskaren, och i förlängningen hela beredningsgruppen, måste i varje enskilt fall ta ställning till vilken kvalitet som en ansökan har i ett helhetsperspektiv. I normalfallet kan dock inte en starkt BEREDNINGSHANDBOK HS

9 positiv bedömning av endast ett kriterium väga upp en ansökans övriga svagheter vid en sammanvägning. Grundtanken är just att de fyra baskriterierna ska återge ansökans kvalitetsprofil och därmed vägleda beredningsgruppen när den ska avge ett slutgiltigt omdöme om ansökan och författa kommentaren i yttrandet. Bedömningen ska vidare gälla den eller de som ska utföra forskningen. Normalt ska den av de disputerade forskarna som utför det mesta forskningsarbetet också vara huvudsökande. Om så inte är fallet bör man som granskare ange det i kommentaren. Det som ska bedömas är varken ansökan som sådan eller forskaren som yrkesmänniska, utan den sannolika kvaliteten på den forskning som blir resultatet om projektet beviljas medel. Detta innebär att man måste väga in både projektidén och forskarens förmåga att genomföra den. Målet är inte eleganta ansökningar utan bra forskning. Bedömningskriterier Novelty and originality (Nytänkande och originalitet) Projektet ska bestå av en självständig forskningsuppgift som förväntas leda till ny och i bästa fall nydanande kunskap. Nytänkandet och originaliteten kan vara av olika slag, som att ge nya svar på grundläggande frågor, generera nya grundläggande frågor och nya riktlinjer för forskning eller göra en innovativ tillämpning av befintliga metoder/teknik på nya områden m.m. (Bedöms på en sjugradig skala.) Scientific quality of the proposed research (Projektets vetenskapliga kvalitet) Bedömningen gäller i vilken grad projektet är teoretiskt och metodiskt välinformerat och stringent samt i vilken grad de förväntade resultaten har generell räckvidd. Projektet bör ha tydliga inslag av grundforskning och ligga nära eller vid forskningsfronten. (Bedöms på en sjugradig skala.) Merits of applicant(s) (Sökandes 1 kompetens) Bedömningen gäller den sökandes, inklusive eventuella medverkandes, specifika kompetens för projektet. Hög kompetens är en förutsättning för att ett projekt som är bra beskrivet också kommer att kunna genomföras enligt planerna. Denna bedömning ska primärt gälla den eller de forskare som utför det huvudsakliga vetenskapliga arbetet inom projektet. (Bedöms på en sjugradig skala.) Feasibility (Genomförbarhet) Här görs en bedömning av övriga förutsättningar för projektets genomförbarhet. Till exempel ska metod, data och källor vara så beskrivna att förtroende inges om att forskningsuppgiften kan lösas, men kriterierna kan också användas för bedömning av rimlighet i datas tillgänglighet, studiens design och tidsbestämning, institutionella och eller legala förutsättningar. (Bedöms på en tregradig skala.) Till dessa kriterier finns ytterligare en ruta, som kryssas i då granskaren anser att det saknas information för bedömaren/gruppen att ta ställning till kvaliteten på något av kriterierna. Betygsskalan Den allsidiga bedömningen görs enligt den för Vetenskapsrådet gemensamma betygsskalan. En sjugradig betygsskala ska användas för tre av de fyra bedömningskriterierna, samt för ansökans sammanfattande betyg. 1 Notera att detta kan avse en eller flera sökande BEREDNINGSHANDBOK HS

10 Det fjärde bedömningskriteriet (genomförbarhet) graderas på en tregradig skala. Skalstegens definitioner ges i rutorna nedan. Betygen används inte som en mekanisk metod för medelsfördelning. Betygen för bedömningskriterierna anges i bedömningsformulären i Prisma. Formulären har också fält för skriftliga kommentarer. Kommentarerna ger djupare information om bedömningen av ansökan än vad som framgår av betygssättningen och är därför värdefulla för beredningsgruppens arbete. Den sjugradiga betygsskalan Outstanding (Enastående) 7 Exceptionally strong application with negligible weaknesses/ Exceptionellt stark ansökan med försumbara svagheter Excellent (Utmärkt) 6 Very strong application with negligible weaknesses / Mycket stark ansökan med försumbara svagheter Very good to excellent (Mycket bra till utmärkt) 5 Very strong application with minor weaknesses / Mycket stark ansökan med mindre svagheter Very good (Mycket bra) 4 Strong application with minor weaknesses / Stark ansökan med mindre svagheter Good (Bra) 3 Some strengths, but also moderate weaknesses / Vissa styrkor men också vissa svagheter Weak (Svag) 2 A few strengths, but also at least one major weakness or several minor weaknesses / Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett flertal mindre svagheter Poor (Dålig) 1 Very few strengths and numerous major weaknesses / Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter Granskaren kan även välja Insufficient/Otillräcklig om det saknas information i ansökan för att bedöma dess kvalitet. BEREDNINGSHANDBOK HS

11 Den tregradiga betygsskalan Som komplement till den sjugradiga skalan finns också en tregradig skala för vissa villkor. Ett exempel på detta är kriteriet Genomförbarhet /Feasibility: Feasible (Genomförbart) 3 Partly feasible (Delvis genomförbart) 2 Not feasible (Ej genomförbart) 1 Även här kan granskaren markera Insufficient (Otillräcklig) när information saknas för att kunna bedöma kriteriet. Bedömningskriterier för ansökningar om bidrag för vetenskapliga tidskrifter Ansökningar om bidrag för vetenskapliga tidskrifter granskas av minst tre beredningsgruppsledamöter. Beredningsgruppen ska göra en bedömning av den vetenskapliga kvaliteten av tidskriften. Bedömningen baseras enbart på ansökan och görs utifrån följande kriterier: 1. Tidskriftens vetenskapliga kvalitet. 2. Tidskriftens främjande av förnyelse inom forskningsområdet. 3. Redaktionsrådets och redaktörernas vetenskapliga ställning. 4. Tidskriftens inriktning och ställning i jämförelse med andra tidskrifter och publiceringskanaler inom forskningsområdet. 5. I vilken utsträckning förväntas tidskriften fylla en lucka, som inte täcks in av andra redan existerande tidskrifter? Syftet med flera komponenter är att uppnå en allsidig bedömning. Det förutsätts emellertid inte att deras relativa vikt är densamma för alla ansökningar. De olika delkriterierna vägs ihop till ett sammanfattade betyg (1-3) som reflekterar beredningsgruppens samlade bedömning av ansökans vetenskapliga kvalitet. Beredningsgruppens yttrande ska innehålla ett sammanfattande betyg samt en motivering av betyget. Motiveringen ska innehålla kommentarer om alla bedömningskriterier. Den slutgiltiga bedömningen och prioriteringen av ansökningarna görs av tidskriftsutskottet Granskningsprocessen Beredningsgruppernas arbete sker i två steg. I första steget granskar minst tre ledamöter i beredningsgruppen varje ansökan. Ansökningarna diskuteras vid beredningsgruppens första möte och gruppen identifierar den delen av projektansökningarna som har störst chans att beviljas finansiering. Dessa kvarstående ansökningarna granskas sedan igen av alla beredningsgruppens ledamöter. Ansökningarna diskuteras vid beredningsgruppens andra möte, där prioriteringsordning upprättas för ansökningarna. Anmäla jäv Det är viktigt att alla ledamöter redan från början uppmärksammar alla jävsförhållanden (Vetenskapsrådets jävsregler återfinns i bilaga 2). Därför måste alla ledamöterna ange om de är jäviga eller inte för alla ansökningarna som ska bedömas av beredningsgruppen innan beredningsprocessen kan påbörjas. Jävsanmälan görs i Prisma där ledamöterna har tillgång till ansökningarna. BEREDNINGSHANDBOK HS

12 Fördelning av ansökningar på granskare När alla ansökningar kommit in till VR och alla jäv har registrerats kontaktar ansvariga handläggare beredningsgruppernas ordförande. Ordförande ansvarar sedan för att fördela ansökningarna på granskare inom beredningsgruppen. Ordföranden bedömer också om någon/några av ansökningarna kräver ett externt omdöme från en annan beredningsgrupp eller om de bör flyttas helt och hållet till en annan beredningsgrupp eller annat ämnesråd/kommitté. Ordföranden ska också avgöra om någon ansökan behöver granskas av extern granskare på grund av att beredningsgruppen saknar kompetens för att bedöma ansökan eller om jäv föreligger. De ansökningar där ordföranden själv är jävig ska fördelas av vice ordföranden. Ansökningar om tidskriftsstöd som placeras i beredningsgruppen för samråd ska fördelas till granskarna inför granskningsperiod två. Granskarna får tillgång till de ansökningar som de ska granska i Prisma. Den som är föredragande får i Prisma uppgiften att fylla i ett Förslag till yttrande och de övriga får fylla i ett Omdöme. Endast föredraganden vid sidan av ordföranden kan gå in och redigera texten i det som senare blir ansökans yttrande. Granskning steg 1. Granskningsuppdraget i steg 1 utförs genom att beredningsgruppens ledamöter inför det första beredningsgruppsmötet granskar de ansökningar som tilldelats dem och fyller i Förslag till yttrande (gäller föredragande) eller Omdöme (gäller övriga granskare) i Prisma för dessa ansökningar. Det första beredningsgruppsmötet infaller i maj/juni. Vid detta möte är gruppens viktigaste uppdrag att, med utgångspunkt i granskarnas kommentarer och förslag till yttranden, identifiera de projektansökningar som har störst chanser att beviljas finansiering. Dessa ansökningar går sedan vidare till steg 2 av granskningen. Den huvudsakliga riktlinjen är att ca procent av ansökningarna, beroende på söktryck, bör gå vidare till steg 2. Är antalet ansökningar i beredningsgruppen mycket högt (klart över 100) rekommenderas att man sätter ett tak på ca 30 ansökningar. För de projektansökningarna som inte går vidare till steg 2 behöver ingen prioritetsordning upprättas. Forskningshandläggaren lägger in ett standardyttrande för dessa ansökningar efter steg 1. Standardyttrandet ska innehålla beredningsgruppens sammanfattande betyg för ansökan samt en kort kommentar där det framgår att ansökan inte gått vidare till slutbedömningen (se avsnitt 3.4. nedan för riktlinjer gällande yttrandet). Beredningsgruppen ska också bedöma om det finns något behov av ett omdöme från någon annan beredningsgrupp, annat ämnesråd eller ett behov av en extern granskare. Om beredningsgruppen anser att någon ansökan ska avvisas av formella skäl bör även det noteras av ansvarig handläggare i samband med steg 1 (se vidare under avsnitt 3.4. nedan). I övrigt bör beredningsgruppen i sin bedömning vara särskilt uppmärksam på om ansökan är en tilläggsansökan till ett av Vetenskapsrådet redan beviljat bidrag. Vetenskapsrådet finansierar endast väl avgränsade och definierade forskningsuppgifter, och varje projekt skall representera en ny projektidé. Beredningsgruppen ska också vara uppmärksam på projektledarens aktivitetsgrad i projektet, eftersom denna måste vara minst 20 procent (aktivitetsgrad ska framgå i sökt budget). Vad gäller doktorander så kan Vetenskapsrådet finansiera lönemedel under förutsättning att: Doktorandens insats utgör en integrerad del i den huvudsökandes forskningsprojekt, medan, omvänt, den huvudsökandes insats inte utgör en del i doktorandens avhandlingsprojekt. Medel inte söks för finansiering av doktoranders undervisningsaktiviteter. Doktorander kan inte under några omständigheter själva stå som sökande av forskningsmedel hos Vetenskapsrådet. De ansökningar som inte går vidare från steg 1 avslås inte formellt förrän ämnesrådet fattar sitt gemensamma finansieringsbeslut vid beslutsmötet i oktober. Alla ansökningar som av en eller annan anledning inte är färdiggranskade, till exempel för att eventuellt externa omdömen inte hunnit genomföras, att ett administrativt misstag har begåtts, att en granskare blivit sjuk eller att gruppen anser att de behöver granskas ytterligare, måste gå vidare till steg 2. BEREDNINGSHANDBOK HS

13 Granskning steg 2 De ansökningar som är kvar efter steg 1 genomgår en ny granskning. I detta steg förväntas samtliga ledamöter läsa alla ansökningar, med undantag för dem där man är jävig. Inför det andra beredningsgruppsmötet, som äger rum i augusti/september, fyller varje ledamot i betyg, samt Förslag till yttrande eller Omdöme för dessa ansökningar. Granskarnas kompetens för olika forskningsområden varierar naturligtvis, men även mindre omfattande omdömen kan vara värdefulla i beredningsprocessen - både för gruppen och för den enskilda granskaren. Dessa uppgifter kommer därefter att utgöra en grund för diskussionen och granskningen på beredningsgruppsmötet. Vid detta möte är gruppens viktigaste uppdrag att enas om den prioriteringslista som ska ligga till grund för ämnesrådets beslut i oktober. Ofta är det klokt att prioritera cirka dubbelt så många ansökningar som, givet den preliminära budgeten, ser ut att kunna finansieras inom beredningsgruppens ämnesområde. Beredningsgruppen ska också ge förslag till finansiering för de prioriterade projekten. När budget diskuteras och föreslås sker det i form av medelbelopp/år. Om en beredningsgrupp rekommenderar att endast delar av ett projekt ska finansieras måste det framgå av yttrandet vilka delar av projektet som anses värda att finansiera, så att det kan anges som ett särskilt kontraktsvillkor. Vidare ska gruppen upprätta ett yttrande för varje ansökan som har gått vidare till steg 2. Detta yttrande ska innehålla delbetyg för varje bedömningskriterium, ett sammanfattande betyg och skriftliga kommentarer för såväl delkriterier som det sammanfattande betyget (se riktlinjer under avsnitt 3.4.). Förutom diskussionen vid mötet, är ledamöternas (skriftliga) omdömen och föredragandes förslag till yttrande viktiga underlag vid upprättandet av gruppens gemensamma yttrande om en ansökan. Det är viktigt att alla förslag till yttranden är inlagda och godkända i Prisma en vecka före ämnesrådets beslutsmöte. Beredningsgruppens förslag Efter beredningsgruppens första möte (steg 1) görs en sammanställning av vilka ansökningar som föreslås gå vidare och vilka som avstyrks för vidare bedömning. Betyg enligt den sjugradiga skalan ska anges för de ansökningar som föreslås få avslag efter denna första kvalitetsbedömning. Vid andra mötet (steg 2) upprättas en prioritering (ranking) av de ansökningar som kan komma ifråga för finansiering, med finansieringsförslag för respektive projekt. Efter mötet avfattas ett jävsprotokoll som undertecknas av ordförande och ansvarig handläggare vid Vetenskapsrådet. Till det ämnesrådsmöte som infaller närmast efter beslutsmötet (vanligtvis i december) ska ordföranden även skriva en sammanfattande bedömning av årets beredningsomgång. Beslut I oktober fattar ämnesrådet finansieringsbeslut om de projektansökningar som bereds av ÄR-HS. Beslutet baseras på det underlag som beredningsgrupperna och omfördelningspanelen tar fram. Fram till dess att ämnesrådet har fattat sitt beslut är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella. Eventuella skriftliga klagomål som kommer ledamöter eller ordförande tillhanda ska alltid skickas till registrator vid Vetenskapsrådet som sätter huvudsekreteraren som ansvarig handläggare för ärendet. I de fall ärendet rör arbetet i beredningsgruppen eller en ämnesspecifik fråga kontaktar normalt huvudsekreteraren beredningsgruppens ordförande och ber om synpunkter innan klagomålet besvaras Riktlinjer för utformning av yttranden, bedömning av projektkostnader samt formella skäl till att avvisa en ansökan Yttranden För varje ansökan som bereds av beredningsgruppen ska ett för gruppen gemensamt yttrande utformas. Detta yttrande blir en offentlig handling och sänds till den sökande efter att ämnesrådet fattat sitt finansieringsbeslut i oktober. BEREDNINGSHANDBOK HS

14 För de ansökningar som inte går vidare till steg 2 i beredningsprocessen ska yttrandet innehålla ett sammanfattande betyg samt en kort kommentar där det framgår att ansökan inte gått vidare till slutbedömningen. En standardformulering kommer att finnas tillgänglig. För övriga ansökningar ska yttrandet innehålla både betyg och skriftlig motivering för såväl baskriterier som det sammanvägda betyget. Delbetyg och sammanfattande betyg ska beredningsgruppen besluta om på beredningsgruppsmötet. Den skriftliga motiveringen, som måste vara väl genomarbetad och ge tydlig information om på vilka grunder betygsättningen är gjord, färdigställs i slutlig form efter mötet. Föredraganden ansvarar för att ta fram ett utkast till skriftlig motivering vilken sedan ska godkännas av ordföranden. Vid utformandet av denna skriftliga motivering ska följande aspekter beaktas: Motiveringen ska återspegla beredningsgruppens gemensamma bedömning, som är resultatet av samtliga underlag inför, liksom av diskussionen och beslutet på, beredningsgruppsmötet. Den ska inte vara en enskild ledamots bedömning. Motiveringen bör fokusera på vad som är styrkor och svagheter i det föreslagna projektet, inte på att sammanfatta innehållet i ansökan. Motiveringen måste överensstämma med såväl delbetygen som det sammanfattande sifferbetyget. En projektansökan som får t.ex. betyg 4 ( stark ansökan med vissa svagheter ) ska också ha ett skriftligt omdöme som lyfter fram vad som gör projektet starkt och vilka svagheter gruppen ser. I den mån det finns ett externt omdöme till ansökan ska beredningsgruppens skriftliga motivering förhålla sig till innehållet och bedömningen i detta yttrande. Yttrandet ska vara skrivet på svenska eller engelska. Bedömning av projektkostnader Beredningsgrupperna kan rekommendera andra belopp än de som sökts (vilket de också vanligen gör). I själva bedömningen av projekten ska dock endast den vetenskapliga kvaliteten bedömas. Den princip som ska styra beredningsgruppens bedömning av projektets budget är att det belopp som gruppen föreslår ska vara så stort att det bedöms räcka för att kunna genomföra det projekt som föreslås i ansökan. Olika nivåer för indirekta kostnader ska inte vägas in i den bedömningen. I bedömningen av projektens budgeterade kostnader bör beredningsgrupperna, samtidigt som de iakttar kraven på vetenskaplig kvalitet, ta hänsyn till följande omständigheter: Bör forskningsprojektet genomföras på annan, vanligtvis kortare tid än den som angetts i ansökan? Bör forskningsprojektet genomföras med ett annat, vanligen mindre, antal forskare inblandade? Finns inslag i projektet som inte uppfyller kvalitetskraven och som därmed måste tas bort ur projektet? Om en beredningsgrupp rekommenderar att endast delar av ett projekt ska finansieras ska yttrandet över ansökan klargöra vilka delar av projektet som anses värda att finansiera. Vetenskapsrådet lämnar bidrag till forskningsprojekt och förbinder sig inte att helfinansiera de forskare som tilldelas bidrag. Normalt finansierar ämnesrådet bara en del av varje forskares arbetstid. För handläggare finns följande hjälpmedel vid genomgången av budget, vilket kan fungera som en utgångspunkt för diskussionen av finansieringen av enskilda forskares arbetsinsats: Projektdeltagare Forskare (utan universitetstjänst) Forskarassistenter, biträdande lektorer (även Assistant Professor) Lektorer (även biträdande professor, Associate Professor, Senior Lecturer, Docent (Danmark/Finland) Professorer Doktorander Finansiering högst 75 % av en heltidstjänst. högst 75 % av en heltidstjänst. högst 50 % av en heltidstjänst högst 50 % av en heltidstjänst högst 100 % av en heltidstjänst under tre år eller högst 75 % av en heltidstjänst under 4 år. BEREDNINGSHANDBOK HS

15 Listan av kategorier av sökande avser inte vara heltäckande. Andra kategorier beaktas när de förekommer. Att avvisa ansökningar av formella skäl En ansökan kan avvisas av formella skäl, vilket innebär att den avvisas från vidare beredning utan att bli kvalitetsbedömd eller betygsatt. För att en ansökan ska avvisas av formella skäl krävs ett myndighetsbeslut. Ett ämnesråd, eller en beredningsgrupp, ska därför inte själv besluta om att avvisa en ansökan av formella skäl. Om en granskare under bedömningsarbetet identifierar anledningar till att en ansökan bör avvisas av formella skäl har han eller hon dock ett ansvar att påtala detta för beredningsgruppens handläggare, som sedan övertar ansvaret för att hantera ärendet vidare. Skäl att avvisa ansökningar kan vara att ansökan är ofullständig och därmed inte uppfyller grundläggande krav. Normalt räcker det att granskaren framför skälen för att ansökan bör avvisas under beredningsgruppsmötet. Därefter övertar VR-handläggaren ansvaret för den vidare hanteringen. BEREDNINGSHANDBOK HS

16 4. ÖVERSIKTLIG TIDSPLAN FÖR BEREDNINGSARBETET Tidsplan Händelse 21 mars Sista ansökningsdag 5 april Ordförandemöte v Ordförande, med stöd av vice ordförande och VR-personal, fördelar ansökningar på granskare v Granskningsperiod: BG-ledamöter läser och betygsätter ansökningar v Beredningsgruppsmöten (steg 1) v Granskningsperiod v Beredningsgruppsmöten (steg 2) v Specialpaneler: demokrati, civila samhället v. 41 Omfördelningspanelen har möte oktober Beslut av ÄR-HS Början av november Beslutsmeddelande sänds ut till sökande OBS: Detta är en översiktlig tidsplan för beredningsarbetet Alla viktiga datum för just din beredningsgrupp kommer att vara synliga på beredningsgruppens sida på ditt konto i Prisma. BEREDNINGSHANDBOK HS

17 BILAGA 1. KORT OM VETENSKAPSRÅDET Vetenskapsrådet finansierar drygt en tiondel av forskningen vid svenska lärosäten bara de direkta statsanslagen står för en större andel. Vetenskapsrådet ger stöd till forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden. Till största delen handlar det om grundforskning. En betydande del av Vetenskapsrådets finansiering består av stöd till vetenskapliga projekt där forskare själva formulerat frågeställningar och utarbetat metoder för att besvara dessa. För att underlätta forskares karriärutveckling och deras möjligheter att röra sig inom forskarvärlden ger myndigheten också karriär- och mobilitetsstöd. Dessutom finansieras forskningsinfrastruktur, forskningsmiljöer, forskarskolor, olika former av samverkan samt medlemskap i flera internationella organisationer och större forskningsanläggningar. Förutom forskningsfinansiering, ansvarar Vetenskapsrådet också för kommunikation om forskning och forskningsresultat. Myndigheten har även i uppgift att göra forskningspolitiska analyser, ge regeringen råd i forskningspolitiska frågor och att utvärdera forskning samt att stödja och utveckla förutsättningarna för kliniska studier. Vetenskapsrådets vision för verksamheten är att ha en ledande roll för att utveckla svensk forskning av högsta vetenskapliga kvalitet och därmed bidra till samhällets utveckling. 6,4 miljarder till forskning 2016 Under 2016 betalade Vetenskapsrådet ut 6,4 miljarder kronor i stöd till i huvudsak grundforskning inom samtliga vetenskapsområden och till forskningsinfrastrukturer. En stor del av forskningsstödet går till projekt som har föreslagits av forskarna själva, så kallad forskarinitierad forskning. INFRASTRUKTURSTÖD MILJÖ- OCH SAMVERKANSSTÖD KARRIÄRSTÖD 540 ANNAT STÖD 62 VERKSAMHETSSTÖD 97 PROJEKTSTÖD BEREDNINGSHANDBOK HS

18 Sakkunniggranskning Vetenskapsrådet förordar sakkunniggranskning (peer review) som den bästa metoden att bedöma vetenskaplig kvalitet. Forskarsamhällets förtroende för Vetenskapsrådet bygger på att granskningen genomförs på ett kunnigt, sakligt, opartiskt och transparent sätt. Sammanlagt medverkade 784 forskare som ledamöter i beredningsarbetet år procent av dessa beredningsgruppsledamöter var knutna till lärosäten utanför Sverige. Vetenskapsrådets styrning och organisation Vetenskapsrådet är en myndighet under utbildningsdepartementet. Vetenskapsrådet leds av en styrelse med en generaldirektör som myndighetschef. Vetenskapsrådets styrelse har ett övergripande ansvar för den samlade verksamheten och beslutar i principiella och strategiska forskningsfrågor inom de ramar som riksdag och regering har angett. Sex av ledamöterna utses genom val i en elektorsförsamling, som i sin tur är utsedd av universitet och högskolor. Ordföranden och övriga två styrelseledamöter, utses av regeringen. Under styrelsen lyder ämnesråden för humaniora och samhällsvetenskap, medicin och hälsa respektive naturvetenskap och teknikvetenskap, rådet för forskningens infrastrukturer och kommittéerna för utbildningsvetenskap, konstnärlig forskning respektive utvecklingsforskning. Dessutom finns kommittéer för klinisk behandlingsforskning och för nationell samordning av kliniska studier. Merparten av ledamöterna i ämnesråd, råd och kommittéer utses av forskarsamhället. Precis som vid valet av styrelseledamöterna sker detta genom elektorsval. En del ledamöter utses av Vetenskapsrådets styrelse och ytterligare några av regeringen. Generaldirektören svarar inför styrelsen för att den löpande verksamheten bedrivs enligt givna direktiv och riktlinjer. Myndigheten har cirka 190 anställda. Vid Vetenskapsrådet finns fem avdelningar: avdelningen för forskningsfinansiering, avdelningen för forskningspolitik, avdelningen för forskningens infrastruktur, kommunikationsavdelningen samt förvaltningsavdelningen. Läs mer i Vetenskapsrådets instruktion. BEREDNINGSHANDBOK HS

19 BILAGA 2. JÄVSPOLICY VETENSKAPSRÅDETS STYRELSE, PROTOKOLL NR. 2, 2014 BILAGA 1 Vetenskapsrådets jävspolicy Beslutad Varför har Vetenskapsrådet en jävspolicy? Jävspolicyn är ett viktigt verktyg för säkerställande av den objektivitetsprincip som är grundlagsfäst och som innebär att myndigheter ska iaktta saklighet och opartiskhet och beakta allas likhet inför lagen. Den syftar till att förhindra intressekonflikter för företrädare för myndigheter som gör att företrädarens objektivitet kan ifrågasättas. Jävspolicyn är alltså betydelsefull för rättsskyddet men också viktiga för allmänhetens förtroende för myndigheten. Vetenskapsrådet skiljer sig från många andra myndigheter då merparten av ledamöterna i de beslutande och granskande organen är aktiva forskare, valda av forskarsamhället som också direkt berörs av myndighetens fördelning av forskningsmedel. Ansökningsberedningen inbegriper vidare en rad delsteg som potentiellt kan påverka slutresultatet, bl.a. kontroll av formella villkor, beslut om att avföra ansökan, fördelning av ansökningar på beredningsgrupper och granskare, enskild granskning, granskning i beredningsgrupp, beslut, genomförande av beslut och hantering av klagomål. Vetenskapsrådet genomför därtill utvärderingar, utser ledamöter till externa organ, utför strategiarbete, svarar på remisser, deltar i kommunikationsinsatser m.m. Delar av detta arbete sker genom s.k. peer review, där sakkunniga inom ett visst forskningsfält gör bedömningar av bl.a. ansökningar inom samma fält. För att inte äventyra rättssäkerheten eller rubba allmänhetens förtroende för myndigheten är det viktigt att allt arbete vid myndigheten utförs på ett sätt som förutom att förhindra klara jävssituationer också tar hänsyn till oklara och känsliga situationer. Ansvaret för att jävspolicyn följs ligger dels på myndigheten, men också på den enskilda handläggaren. Begreppet handläggare gäller härvid i vid bemärkelse och omfattar alla inom myndighetens organisation som kan påverka ett ärendes utgång. Det innebär att såväl tjänstemän, utnämnda granskare som valda ledamöter omfattas. 2. Vad är jäv? Bestämmelser om jäv finns i förvaltningslagen (1986:223) I 11 förvaltningslagen som Vetenskapsrådet i egenskap av statlig myndighet lyder under anges att den som ska handlägga ett ärende är jävig bland annat; om saken angår honom själv eller hans maka, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Så kallat sakägar-, intresse- eller släktskapsjäv, eller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Så kallat delikatessjäv. 3. Verkan av jäv I 12 förvaltningslagen beskrivs verkan av jäv. Där anges; att den som är jävig inte får handlägga ärendet, att den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant ska ge det till känna, och att myndigheten om det uppkommit en fråga om jäv mot någon snarast ska besluta i jävsfrågan. BEREDNINGSHANDBOK HS

20 Huvudregeln är alltså att den som är jävig varken får vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Det är därför angeläget att en handläggare, oaktat jävsgrund och vid samtliga beredningssteg undviker att handlägga de ansökningar för vilka jäv konstaterats. Vidare ska den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant berätta det. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon ska Vetenskapsrådet snarast besluta i jävsfrågan. 4. Situationer som kan utgöra jäv Följande situationer utgör en särskild risk för jäv och/eller kan uppfattas som tveksamma ur förtroendesynpunkt. Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av förhållandena och tiden den fortgått. Följande situationer utgör normalt jäv; när en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett beroendeförhållande till en sökande/medverkande. Ett exempel är om den sökande/medverkande har uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution eller ämne, när en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till exempel i form av lärar- eller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning med en sökande/medverkande. Ett doktorandhandledarförhållande bedöms som en jävssituation oavsett hur lång tid tillbaka samarbetet ägt rum, vid uppenbar vänskap, ovänskap eller meningsskiljaktighet, vid beroendeförhållande av ekonomisk art, och vid chefs-/medarbetarförhållande. I följande situationer råder risk för jäv; vid gemensamt författarskap av böcker och artiklar. Som riktlinje bör handläggning undvikas vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste 5-årsperioden. En gemensam artikel eller ett gemensamt kapitel i redigerad bok kan vara tillräckligt för att utgöra samproduktion. Även samproduktion längre tid tillbaka än fem år kan utgöra en jävssituation. Avgörande är om det i professionell mening förekommit ett nära samarbete, vilket får bedömas från fall till fall, när en handläggare tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande/medverkande, och när någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. 5. Förebyggande av jävsituationer Följande riktlinjer används vid Vetenskapsrådet för att förebygga jävsituationer. Ansökningar bör på ett tidigt stadium tillkännages handläggare inom relevanta ämnesråd, kommittéer och beredningsgrupper med en anmodan om att handläggare anmäler eventuella jäv. När beredningsgrupper utses och när ansökningar fördelas ska jävsfrågor uppmärksammas och jävsituationer undvikas. I vissa fall kan detta ske genom att beredningsgrupper utses först efter att ansökningar inkommit eller att en ansökan flyttas till en annan grupp. Handläggare som riskerar att vara jäviga utses inte till förslagsställare för en ansökan. Handläggare som riskerar att vara jäviga är inte med när en ansökan behandlas i beredningsgruppen. Även vad gäller medverkande bör eventuella jävsförhållanden i så stor utsträckning som möjligt beaktas. Med medverkande avses de forskare som har en avgörande eller central roll för den föreslagna forskningens genomförande. Handläggare som inte själva har för avsikt att söka bidrag eller medverka vid ansökan under den tid de fungerar som handläggare rekryteras i så stor utsträckning som möjligt. BEREDNINGSHANDBOK HS

21 Även vid kollektiv handläggning av ärenden, dvs. samtidig handläggning av flera ärenden, till exempel då ett ämnesråd samtidigt beslutar om ett större antal ansökningar enligt en prioriteringslista från en beredningsgrupp, bör hänsyn i så stor utsträckning som möjligt tas till eventuella jävsförhållanden. Ansökningar om forskningsstöd från ledamöter i styrelse, ämnesråd, råd, kommittéer och beredningsgrupper bereds inte i den grupp där ledamoten är ordförande, ledamot eller observatör. Detta gäller då ledamot är sökande såväl som medverkande. 6. Hantering av jäv Ovanstående riktlinjer kan inte alltid förhindra att jävsituationer uppstår. Vanliga situationer är; då en råds-, kommitté- eller styrelseledamot söker bidrag, eller då en ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna ledamöter i beredningsgrupper som inte står i en särskild relation till den sökande. I dessa fall ska skriftliga yttranden inhämtas från minst två utomstående sakkunniga. Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende handläggs: Den som är jävig ska lämna lokalen. Detta gäller under hela handläggningsprocessen. Jävsförhållanden, alltså både när jäv föreligger och då jäv prövats men inte ansetts föreligga, ska dokumenteras under hela handläggningsprocessen. Om ett möte inte protokollförs ska likväl jävsprotokoll föras. 7. Kommunikation av jävspolicyn Frågor och diskussioner om jäv kan uppkomma inom hela Vetenskapsrådets verksamhet. Det är därför angeläget att alla handläggare är väl informerade om Vetenskapsrådets jävspolicy. För att säkerställa det bör; alla nyanställda informeras om Vetenskapsrådets jävspolicy och diskutera innebörden av den som en del av introduktionen till arbetet, handläggare involverade i ansökningsberedningen beredas tillfälle att diskutera jäv och de aktuella hanteringsordningarna före och efter ansökningsberedningen för att få fram synpunkter på hur arbetet kan förbättras, jävspolicyn finnas med i beredningshandböckerna, jävspolicyn kommuniceras till ämnesråd, råd, kommittéer, beredningsgruppsordförande och beredningsgruppsledamöter, hanteringsordningar för bidrag som bereds helt eller delvis utan koordinering av ämnesråd eller kommittéer inbegripa jävshantering, utsedd tjänsteman ha en central roll i kommuniceringen av jävspolicy i beredning som helt eller delvis genomförs utanför den del av beredningen som koordineras av ämnesråd eller kommittéer, det vid beredningsgruppsmötena informeras om att man närsomhelst kan ta upp en fråga om jäv till diskussion, och chefsjuristen på ett övergripande plan vara ansvarig för myndighetens hantering av jävsfrågor. 8. Giltighet Denna jävspolicy träder ikraft den 1 maj 2014 och gäller tills vidare. Den ersätter därmed tidigare beslutade jävsregler. BEREDNINGSHANDBOK HS