GTD. för lärare och skolledare. Per-Daniel Liljegren, FoU-ledare inom skola/utbildning

Transkript

1 GTD för lärare och skolledare Per-Daniel Liljegren, FoU-ledare inom skola/utbildning SUPER- Skolutveckling i praktiken på evidens av relevans Umeå tisdag 27 oktober 2015

2 Historisk bakgrund 2005 Rektor i Tärnaby (av medlidande ) Skolverket i Umeå (av intresse) Projektledare i alla fall (av gammal vana) Musikal i final (en musikifinal för att va lojal) He gå int och förklar för en som int begrip. (Ingemar Stenmark)

3 Har du en minut? Ca 100 enskilda samtal, första året 99: Ändra på något eller någon! 1 2: Tips om att förändra sig själv! mejl/dag Rektor på sina fem fingrar: Elever, Föräldrar, Personal, Staten, Kommunen

4 Mejl? Mail Act-On MailTags Postlådor: Nu, Senare, Kanske? GTD?

5 Rektor i praktiken Personalkonferens (gruppsykologi, genus?) Elevhälsa (autism, ADHD, dyslexi, förebygga?) Telefon från Friends (antimobbning, självkänsla?) Lektionsbesök (matematikdidaktik?) Akut! Kränkt elev (interkulturell förståelse?) Rehabmöte (arbetsmiljö, stöd, struktur, rutiner) Svar till AV, Skolinspektionen, Kvalitetsarbete, Budget (1 kap. 5 3:e stycket, skollagen)

6 Uppgifter och verktyg? Journalsystem? Påminnelser? Omnioutliner Disposition och fokus Kinkless GTD Omnifocus! Men verktyg utan kunskap. GTD?!

7

8

9 Mastering Workflow PROCESSING & ORGANIZING Stuff Eliminate Trash "IN" Projects If multi-step, what's the successful outcome? What is It? Is it actionable? YES NO Incubate Possible later actions Someday Maybe lists/folders What's the Next Action? Reference Paper & digital lists/folders Planning Project plans Do it Delegate it If less than 2 minutes Review for Actions Calendar For me to do, specific to a day or time Defer it For me to do, as soon as I can in communication system, and track it on... Waiting For Lists/folders Next Action Action reminder lists/folders/trays THE DAVID ALLEN COMPANY David Allen & Co. All rights reserved.

10 Ta kontroll i 5 steg 1. Capture fånga 2. Clarify klargör 3. Organize organisera 4. Reflect reflektera 5. Engage gör

11 Stuff ( bråte ) Allt som inte är där det ska vara, eller som det ska vara. David Allen i min tolkning. Alla borde n och ska n har potentiell mening och kan leda till stress inte informationen i sig. (Jfr biblioteket.)

12 In Skaffa så många inkorgar du behöver men så få som möjligt. Både fysiskt och digitalt. T.ex. brevlåda, mapp, plastkorg, inkorg i mejl, röstmeddelanden, SMS. OBS! Skrivbordet är ingen inkorg!

13

14 Stuff Eliminate "IN" What is It? Is it actionable? NO Incubate S Projects If multi-step, what's the successful outcome? YES What's the Next Action? Reference

15 Klargör En sak i taget LIFO eller FIFO! Besluta! Inbox noll: aldrig något tillbaka i in!

16

17 Krävs åtgärd? Nej Ja Släng Inkubera Spara Vad är nästa åtgärd?

18 Inkubera tickler file Evighetskalender med rullande påminnelser 43 flikar 12 månader 31 dagar Varje dag In

19 Spara (referens) Vart ska det? När behöver du det? Var är du då? Alfabetiskt eller annat system (ex. Dewey) Namn eller projekt Var sak på sin plats och lika saker på samma plats.

20 Projects If multi-step, what's the successful outcome? What is It? Is it actionable? YES NO Incubate Possible later actions Someday Maybe lists/folders What's the Next Action? Reference Paper & digital lists/folders Planning Project plans Do it Delegate it If less than 2 minutes Review for Actions For me to do, specific to a day or time Defer it For me to do, as soon as I can in communication system, and track it on... Waiting For Calendar Lists/folders Next Action Action reminder lists/folders/trays

21 Nästa åtgärd GÖR! om < 2 min Delegera Väntar på Skjut fram Kalender (inte en att-göra-lista) Tickler file eller Kanske (someday/maybe) Till projekt

22 Kontext för åtgärder Personer Vem ska du ta upp vad med vid nästa tillfälle? Agendor? Väntar på? Platser Var kan du utföra åtgärden? Verktyg Vad behöver du för att utföra åtgärden?

23 I define a project as any desired result that can be accomplished within a year that requires more than one action step. Successful outcome David Allen (2015) Notera skillnaden mot mer traditionella definitioner!

24 Projekt Ingår i ansvarsområden Innehåller åtgärder Kan vara sekventiella, parallella eller enstaka uppgifter. Kanske (Allen: someday/maybe)

25 Övning In Mind sweep Ta en hjärndump! Lista allt du tänker på just nu!

26 Monika S. Magoń Science 2015;349:1293 Published by AAAS

27 Stuff Eliminate Trash "IN" Projects If multi-step, what's the successful outcome? What is It? Is it actionable? YES NO Incubate Possible later actions Someday Maybe lists/folders What's the Next Action? Reference Paper & digital lists/folders Planning Project plans Do it Delegate it If less than 2 minutes Review for Actions For me to do, specific to a day or time Defer it For me to do, as soon as I can in communication system, and track it on... Waiting For Calendar Lists/folders Next Action Action reminder lists/folders/trays

28 Dina listor? Livsmål Ansvar Projekt Åtgärder Kontexter Papper eller digitala verktyg?

29 Varför fungerar GTD? förutsatt att man följer upp processen varje vecka! OBS! Kan vara kritisk skillnad mellan succé och fiasko. (David Allen: Weekly review)

30

31

32 Diskpropp P-D: Var det den här du köpte till kyrkan? A: Vad då, jag ser inte. P-D: Diskproppen! Var ska jag lägga den?

33 Vart ska den? Till kyrkan, men inte nu! När? Nästa gång jag går till kyrkan. Var är du då? Hemma! Hm OK!

34

35

36

37 Externalisera! Intryck triggar minnen! Vi påminns när vi ser, hör, känner.

38

39

40 Organisera Vi tänker i kategorier. Var sak på sin plats och lika saker på samma plats!

41

42 Olika minnessystem Motoriskt minne Semantiskt minne Episodiskt minne Arbetsminne (7±2)

43 Avancerad GTD

44 Hjärnans förlängning?

45 Spara tid Vad är snabbare än en mus? Tangenter Lär dig snabbkommandon! Använd verktyg (Alfred, Keyboard Maestro el. likn.) Definiera egna kommandon.

46 Spara tid Vad är snabbare än att söka? Att hitta! Skapa struktur. Använd etablerade strukturer (t.ex. Dewey) Var sak på sin plats och liknande saker på samma plats.

47 Spara tid Vad är snabbare än att besöka webbsidor? Att rätt webbsidor kommer till dig! Använd RSS! Använd system för att kunna läsa senare. Spara så att du lätt kan hitta.

48

49 Nördvändigt Minimera antalet handgrepp. Låt datorn jobba automatisera. Se TV, podd, etc på halva tiden.

50 Några programvaror OSX (dator)

51

52

53

54

55

56

57

58

59 ios (iphone och ipad)

60

61

62

63

64 Fallgropar Läckor i systemet för hög stress Pålitlighet A&O. Stressfri produktivitet för låg stress? Systemet utför inga åtgärder utan dig! Det perfekta systemet finns inte. Hitta balans för tillräckligt bra så inte teknik tar mer tid än GTD!

65 Utbildningen ska vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. 1 kap. 5 3:e stycket, skollagen (2010:800) Beprövad erfarenhet sedan 30 år! Kognitionsvetenskap ger vetenskaplig grund.

66 Din nästa åtgärd?