RUTINER FÖR ATT UNDERLÄTTA HANTERINGEN AV INTYG Medicinkliniken Mälarsjukhuset 20 maj 2014

Transkript

1 EXAMENSARBETE Linda Grawelli Medicinsk Sekreterare, 400 yh-poäng RUTINER FÖR ATT UNDERLÄTTA HANTERINGEN AV INTYG Medicinkliniken Mälarsjukhuset 20 maj Stora torget Nyköping Tfn info@campusnykoping.se

2 Sammanfattning Medicinkliniken är en av de största klinikerna på Mälarsjukhuset i Eskilstuna och här vårdas ett stort antal patienter varje år. Dagligen skrivs en mängd intyg som kan handla om allt från att en patient varit inneliggande och inte kunnat åka på en planerad resa till att en patient måste ha med ett visst läkemedel på resan eller ett helt vanligt sjukintyg. Det är ofta krångel kring intyg i allmänhet, vilket intyg som ska användas vid vilket tillfälle, ska det skrivas fritt eller finns det en mall, vad kostar det för patienten eller vem ska egentligen betala, kostar det något överhuvudtaget? Frågorna är många och är inte alls lätta att besvara. I det här arbetet har jag försökt att kartlägga problemet och lyfta det till ytan. Jag vill att man ska förstå hur viktigt ett intyg kan vara för en patient och att det således är viktigt att det utförs och skrivs på rätt sätt och med god kvalitet. I en enkät till sekreterarna på kliniken ställde jag frågor angående intyg, svaren var divergerande men i stort så kom jag fram till att alla tycker att intyg på ett eller annat sätt är problematiskt. Jag har även haft kontakt med Kristianstads kommun angående deras rutiner om intyg och jag har sökt efter om det finns befintliga rutiner och lathundar på medicinkliniken. Även Lanstinget Sörmlands avgiftshandbok angående intyg har undersökts. I slutändan vill jag att det ska finnas rutiner för att underlätta hanteringen av intyg som gör arbetet kring detta säkrare och på det sättet kommer kvaliteten och patientsäkerheten att öka.

3 Innehållsförteckning Bakgrund... 2 Problemformulering... 3 Mål/önskat Läge... 3 Metod... 4 Resultat... 5 Resultat enkät... 5 Övriga resultat... 7 Slutsatser/Förslag... 8 Slutsats enkät... 8 Övriga slutsatser... 8 Förslag... 9 Implementering Uppföljning Källförteckning Bilaga 1 Befintlig rutin dödsorsaksintyg Bilaga 2 Kostnader för intyg Bilaga 3 Svensk-engelsk ordlista Bilaga 4 Mallar för intyg på engelska

4 Bakgrund På medicinkliniken på Mälarsjukhuset arbetar ungefär 200 personer inom de olika verksamheterna, varav 19 medicinska sekreterare, och kliniken ansvarar för 124 vårdplatser. Årligen vårdas cirka patienter på kliniken 1. Medicinklinikens uppdrag är att ansvara för utredning, behandlingar, vård och omvårdnad i öppenoch slutenvård inom internmedicin, neurologi och geriatrik. Här omfattas både akut och planerad vård. Med detta sagt förstår man att det är en stor klinik som tar emot många patienter varje år, vilket resulterar i att en mängd olika intyg skrivs dagligen. Ett intyg är en beskrivning av sakförhållanden (faktiskt tillstånd) som status, vård och behandling. Den som är skyldig att föra patientjournal ska på begäran av patienten utfärda intyg om vården. I intyget ska lämnas de uppgifter om undersökningen, vården och behandlingen som behövs för det av patienten begärda ändamålet. 2 Den som i sin yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvården utfärdar ett intyg om någons hälsotillstånd eller vård, ska utforma det med noggrannhet och omsorg. 3 Ovanstående utdrag är viktiga ord. Det är säkerligen något som glöms bort vid utfärdande av intyg, kanske till och med något som man inte ens vet om eller aldrig har reflekterat över. Som sekreterare vill man känna att man gör ett bra jobb, man är ju ändå läkarens högra hand och spindeln i nätet, en i gänget för att hela flödet ska fungera. Man vill vara stolt över det man gör fast det egentligen är läkaren som skrivit intyget. Det känns inte bra att behöva lämna ifrån sig något som känns halvfärdigt eller ofullständigt. Det finns väldigt många olika intyg som kan skrivas inom vården, vissa skrivs ofta och andra är mer ovanliga. Det kan vara svårt att hålla reda på vilket som är vad och vilket som ska skrivas vid vilket tillfälle. Vissa är kostnadsbelagda och andra inte, något intyg kostar pengar första gången patienten får det medan det sedan är kostnadsfritt. Intygen kan även kosta olika mycket beroende på hur långa de är eller beroende på typ av intyg, det är ofta svårt att veta vad och om man ska ta betalt. En patient kan komma till receptionen och undra hur det går med ett intyg han har önskat, det kan till exempel vara ett intyg som måste lämnas till Transportstyrelsen inom ett visst datum. Då kan man som sekreterare gå in i patientens journal och se att förfrågan om detta intyg inkom för kanske två månader sedan och det har fortfaranade inte tagits om hand. Patienten blir förtvivlad för att han kan bli av med sitt körkort om intyget inte kommer in till Transportstyrelsen i tid, och detta kan få stora konsekvenser. 1 Enligt statistik utdraget från medicinkliniken på Mälarsjukhuset gällande år Enligt Patientdatalagen SFS 2008:355 3 kap 16 3 Enligt 6 kap. 10 patientsäkerhetslagen (2010:659), PSL 2

5 När man står i receptionen eller tar ett telefonsamtal och får meddela något som inte är till patientens fördel så vet man inte riktigt vad man ska säga eller ta vägen, ärendet ligger på läkarens bord och man kan inte göra mer än att lägga en påminnelse i hans postfack. Det händer ofta att man som sekreterare får ta en diskussion med en patient om detta, även om man själv gjort det man kan och ska. Konsekvenserna kan bli många, inte minst så drabbas patienten som tidigare nämnt. Får han inte intyget i tid för att skicka in till Transportstyrelsen så blir körkortet indraget, han kanske förlorar sitt jobb och därmed sin inkomst. De medicinska sekreterarna drabbas på ett annat sätt, här ligger konsekvenserna på att det tar mycket extra tid om man inte vet hur man ska gå tillväga med ett visst intyg. Man får eftersöka information, bland annat så frågar man sina sekreterarkollegor vilket betyder att många sekreterare kan bli inblandade i frågan. Detta är en onödig tidsåtgång, och med tanke på det så kan man faktiskt säga att kliniken i stort drabbas av detta problem. Tid är pengar. Idén till att göra examensarbete om detta problem var min, och jag kom på det just för att jag har arbetat mycket i receptionen på medicinmottagningen och har märkt osäkerheten angående intyg och har träffat flertalet oroliga patienter som inte fått sina intyg i tid eller så kan de varit ofullständiga och måste åtgärdas. Det tar mycket onödig tid när man inte vet hur man ska göra med ärendet, eller när man måste eftersöka vad som gått fel längs vägen. Problemformulering Hur kan man göra det enklare att hantera intyg i vården? Hur kan det underlättas? Syftet med att jag gör detta är för att säkerställa utfärdandet och kvaliteten i de intyg som skrivs i verksamheten. Jag vill även att osäkerheten kring intygen ska minimeras och att patientsäkerheten ska öka. För att svara på frågorna kring det här tänker jag ta hjälp av sekreterarna på kliniken, den administrativa enhetschefen och försöka hitta information om någon annan gjort något liknande, eller om det rent av kanske finns rutiner för detta någon annanstans, på någon annan klinik, sjukhus eller kommun. Mål/önskat läge Som sekreterare ska man inte behöva känna oro och osäkerhet inför att skriva intyg, man ska heller inte ångra att man tagit upp ett diktat där läkaren börjar med att säga att ett intyg ska skrivas. Det ska istället kännas roligt och inspirerande att få göra detta, man ska känna att man får en chans att lära sig något nytt och att det är upplyftande med varierande arbetsuppgifter. 3

6 Ett annat önskat läge är att sekreterarna ska jobba likadant med intyg, så gott det går. Det SKA tas betalt för de intyg som kostnadsbelagda och man ska inte vara snäll gällande detta. Det är Landstingets regler som gäller. Ytterligare ett mål är att alla sekreterare ska skriva intygen som är på fri hand (udda intyg) likadant, med samma typsnitt, storlek på texten och så vidare. Allt ovanstående för att öka kvaliteten för intygen och arbetet i sig, men även för att spara tid och således även pengar. Metod För att skapa en bild av vad sekreterarna på medicinkliniken anser om olika intyg och dess inverkan på arbetet, och om det överhuvudtaget anses som ett problem som jag ser det, skickas en enkät ut till klinikens 19 medicinska sekreterare. Denna skickas via mejl för jag anser att det då blir lättare för dem att svara på den, när de har tid och möjlighet. Eftersom att sekreterarnas arbete till stor del utförs vid en dator så tror jag att det är lättare att ta sig tid när man redan sitter vid datorn, och jag tror att det på så sett blir störst deltagande. Jag valde just sekreterarna att skicka enkäten till för jag vill forma detta arbete utifrån just en sekreterares synvinkel, även om det såklart även är andra yrkeskategorier som berörs av intygsskrivandet. I enkäten, där jag valt att jobba med öppna frågor, berättar jag kort om mitt examensarbete och syftet med problemformuleringen. Jag förklarar även att jag vill ha direkta svar, alltså inget ingående och välgenomtänkt. Det ska vara ärligt och sådant som man kommer på i samma ögonblick som man läser frågan. När jag sedan har sammanställt och bearbetat enkäten får jag fram ett resultat och därifrån plockas de punkter ut som återkommer som svar från sekreterarna. Dessa inriktas det lite extra på eftersom flera personer tycker att de är svåra krångliga och ett problem. Jag har gått igenom medicinklinikens K-katalog (en mapp för hela kliniken innehållande rutiner med mera). Där har jag letat efter om det finns rutiner eller lathundar angående intyg. Jag har även kontaktat Kristianstads kommun efter att jag på deras hemsida hitta rutiner angående intyg. Till dem har jag skickat frågor och svaren har gåtts igenom för att se om något känns igen eller om något bra kan snappas upp. Det finns även en centralt bestämd, för Landstinget Sörmland, avgiftshandbok där kostnader angående intyg finns, den tänker jag undersöka. 4

7 Resultat Resultat enkät Jag skickade min enkät till klinikens 19 sekreterare, varav 14 (ca 75 %) svarade på den. Resultatet var varierande men det syns tydligt att många tycker det här med intyg är svårt, medan andra tar det med enkelhet. Eftersom jag hade öppna frågor i enkäten har jag sammanställt liknande svar till ett och samma så det enklare kan göras en sammanställning och få det tydligt. Det förekommer även flera svar från samma person i en och samma fråga, så svaren kan vara fler än antalet svarande. Några av frågorna visar jag i diagram medan andra i ren text, beroende på hur frågorna och svaren ser ut. 1. Var hittar du information angående intyg? Antal Vilka intyg kommer du oftast i kontakt med? Nämn tre stycken. Intyg (till/om/för): Antal: - Transportstyrelsen 6 - LUH (läkarutlåtande om hälsotillstånd) 4 - Sjukintyg 4 - Intyg om att patient varit inneliggande (till t ex arbetsgivare, skola, resebolag.) 4 - Intyg i brevform 3 - Licensansökan 3 - Medicin/sprutor till utlandsresa 2 - Diabetes 2 - Godmanskap 2 - Försäkringskassan 2 - Dödsorsaksintyg 2 - Dödsbevis 1 - Sjukresa 1 - Utlandsvård (vintersol) 1 5

8 - LSS (lagen om stöd och service) 1 - Parkeringstillstånd 1 - Närståendepenning 1 - Försäkringsbolag 1 - Litet intyg 1 3. Är det något intyg du känner större osäkerhet inför? Antal Intyg på engelska Intyg till försäkringsbolag Udda intyg som läkaren dikterar fritt Medicinsk rehanbilitering Förebyggande behandling 4. Vilket intyg tycker du är svårast att hantera? 3 2 Antal 1 0 LUH (läkarutlåtande om hälsotillstånd) Intyg på engelska Remiss för rehabilitering Dödsbevis Dödsorsaksintyg 5. Hur känner du allmänt när du hör ordet INTYG? Beskriv med några ord. - Krångligt med avgifterna för intyg, berättat för vederbörande om att intyg faktiskt kostar pengar? Läkarna måste bli bättre på att informera om detta. - Frustration, alldeles för ofta oklarheter hur intyget ska se ut och kosta. - Dåliga vibrationer, beror på vilket intyg. 6

9 - Hoppas det inte är på engelska. - Nu blir det extra jobb. - Kul. - En känsla av NEJ! Men det går oftast bra. - Roligt, om läkaren är tydlig. Blir nog ofta tokigt med betalning av intyg för att läkaren inte är tydlig. - Spännande med en liten osäkerhet. - Vissa intyg är inte sjukvård. - Oftast kul. - Ånej, ingen höjdare, ofta krångel. - Intyg är som vilket annat skriv som helst. 6. Övrigt. Har du något annat att tillägga kring detta? - Svårt att få upp vissa intyg i den nya Office versionen. - Man ska inte vara rädd för intyg, friskt vågat hälften vunnet. - Tråkigt att läkarna inte informerar om kostnaden, denna dust få ofta sekreteraren ta. Pinsamt att ta mycket betalt för kort intyg. - Är det krångliga intyg är det kul att få något att bita i. - Finns för många intyg, alla kostar olika vilket kostar vad? - Magstarkt att ta betalt för intyg, t ex om anhöriga avlidit eller om patient mår dåligt för akut sjukdom. - Patienter är ofta inte upplysta om kostnaden. - Många har problem med avgiften för olika intyg. Övriga resultat Efter att ha gått igenom medicinklinikens K-katalog så inser jag att rutiner angående intyg i princip är obefintliga. De få som finns är gamla och inte uppdaterade på flera år. En rutin jag hittade gällde dödsorsaksintyg (se bilaga 1, sidan 15), rutinen gjordes eller uppdaterades i januari 2012 och är därmed över två år gammal och det är svårt att veta om den gäller. Även om en rutin fortfarande gäller som den är, så är det viktigt att datumen uppdateras. Efter att ha gått igenom och undersökt även avgiftshandboken så inser jag att det finns mycket matnyttig information här. Tyvärr är den väldigt mastig, svår att hitta i och i vissa fall svårförståelig vilket jag tror gör att den inte används så ofta som den borde och det leder till att det tas ut fel kostnader för intyg. Tar man ut för mycket kan det bli problematiskt för patienten eller för den som ska betala och tar man ut för lite blir det landstingets huvudvärk. Jag har också fått svar från Anneli Flink som arbetar som medicinskt ansvarig för rehabilitering på Omsorgsförvaltningen i Kristianstads kommun, som upprättat deras rutiner angående intyg. I hennes svar känner jag igen problematiken från medicinklinken, bland annat att deras befintliga rutiner inte följde Socialstyrelsens författningssamling där det tydligt framgår vad som ska finnas med i ett intyg. Anneli tog fram ett förslag till en ny rutin som sedan diskuterades med övrig kunnig personal inom området i kommunen. Sedan presenterades förslaget för styrgruppen hälso- och sjukvård där verksamhetscheferna för HSL (hälso- och sjukvårdslagen) ingår. Till en början var responsen på den nya rutinen inte så stor men efter samarbete med enhetschefer för den legitimerade personalen så var det inte så svårt att få 7

10 dem att använda rutinen. De har ännu inte utvärderat den men en arbetsgrupp ska sättas ihop för att ytterligare förbättra arbetet angående rutinen och på så vis även utvärdera vad användarna anser om den. Slutsatser/förslag Slutsats enkät Av enkäten kan utläsas att det finns problem och osäkerhet i hanteringen av intyg. Några tycker det är svårare än andra medan vissa ser det som en rolig utmaning och någon annan ser det bara som en problemfri arbetsuppgift. Såhär är det såklart för att sekreterarna har olika lång erfarenhet och man har skrivit mer eller mindre intyg i sina dagar beroende på hur länge och var man har arbetat. Jag vet att alla sekreterare på medicinkliniken fixar alla möjliga intyg, för på ett eller annat sätt kan man ta reda på fakta, men frågan är hur smidigt det går och hur lång tid det tar. Man kan se att vissa intyg skrivs med större osäkerhet än andra, till exempel intyg på engelska. Vad kan man göra åt detta? Något som återkommer i svaren från sekreterarna är att det ofta är problem med kostnaden för intygen. Det kan vara svårt att veta vad det kostar och det kan till och med kännas pinsamt att ta betalt. Här behöver det ske en förändring. Hur? Verksamhetschefen ska svara för att det finns rutiner som säkerställer att hälsooch sjukvårdspersonal som utfärdar intyg, intygsutfärdaren, har tillräcklig kompetens och erfarenhet för uppgiften med hänsyn till ändamålet med intyget. Om det enligt lag, förordning eller myndighetsföreskrifter krävs särskild kompetens för att få utfärda ett intyg, ska rutinerna säkerställa att sådana intyg avges av yrkesutövare med föreskriven kompetens. 4 Så nog finns det lagar och regler som reglerar hur utfärdandet av intyg ska ha sin gång, och det är viktigt att dessa följs. Övriga slutsatser Medicinklinikens K-katalog är ett väldigt bra verktyg och kan vara till bra hjälp. Det borde läggas mer fokus på denna för att få den i ordning, för som den är nu är den krånglig och svår att använda. Det är svårt att hitta fram till det man söker och när man väl gjort det vet man inte om dokumentet i fråga gäller på grund av dålig uppdatering. Vad gäller intyg skulle här kunna finnas flertalet lathundar som till exempel en ordlista och intygsmallar på engelska, dessa skulle vara till stor hjälp. 4 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter 5 kap. 1 SOSFS 2005:29 8

11 Avgiftshandboken skulle kunna vara ett bra hjälpmedel för att hitta kostnader för intyg. Jag tror dock att den måste förenklas och göras mer lättförståelig så att man faktiskt vill använda den. För som det är nu så kanske man bara öppnar den för att direkt slå ihop den, just på grund av att den är alldeles för krånglig och svår att hitta sina svar i. Slutsatserna gällande svaren från Kristianstads kommun är att om det ska bli några rutiner skrivna så måste någon ta tag i det, en ansvarig måste utses. Man måste se till att rutinerna följer aktuella lagar och författningar och det är viktigt att de hålls uppdaterade och ifall det behövs att de kompletteras. Att sedan ta hjälp av enhetschefer för de olika arbetsgrupperna för att komma igång att använda rutinen verkar vara en god idé. Att det fungerar och används i Kristianstads kommun var roligt att höra, det finns hopp för förändring. Med andra ord, med detta menar jag att det i största möjliga mån ska vara enkelt att utfärda och skriva intyg. Det ska vara enkelt och utan konstigheter från att önskemålet inkommer till att intyget blir hämtat eller går iväg med posten. Det måste gå rätt till från första början och det gäller att varje person i kedjan sköter sin del. Självklart sker det misstag och alla kan göra fel, men med noggrannhet och med några enkla lagtexter framför sig så kan mycket förenklas och förbättras. Att man tänker på sina kollegor, att det arbete jag gör påverkar någon annans arbete, spelar stor roll. På detta vis kommer utfärdandet och skrivandet av intyg på medicinkliniken bli mer patientsäkert, enklare och roligare för alla inblandade parter. Förslag Jag har förstått att det här med intyg inte är den enklaste och mest uppskattade uppgiften för en medicinsk sekreterare på medicinkliniken. Åsikterna skiljer sig visserligen en del åt men det verkar som att alla sekreterare ser ett eller annat problem. Så vad kan man göra åt det? För att det i framtiden, eller gärna så snart som möjligt, ska bli lättare och mer patientsäkert att utfärda och skriva intyg av olika slag så tror jag att det behövs klinikbundna rutiner och bestämmelser, utifrån lagar, regler och landstingsbestämmelser. Det ska vara klart och tydligt vad som gäller, man ska inte behöva fundera. Här nedan följer förslag och frågeställningar som behövs besvaras för att förenkla och förbättra för alla inblandade parter: Lathundar/rutinbeskrivningar Vilka lathundar/rutinbeskrivningar kan behöva finnas, till exempel: - Enkel lathund för kostnader av de intyg som oftast förekommer. Denna arbetas fram utifrån landstingets avgiftshandbok men den görs klinikbunden, ska vara enklare att förstå och använda än den centrala listan. - Intygsmallar. Till exempel göra några korta engelska intygsmallar. - Införa en svensk-engelsk ordlista. - Hur ska ett visst intyg ska skrivas? Lathundar för olika intyg. 9

12 - Ändra i K-katalogen. Lägga in rutiner, mallar och ordlistor här, ett enkelt A-Ö index. Ska vara enkelt att använda och hitta i, ett nyttigt och användbart verktyg. Dokumenthanteringsplan En rutin/dokumenthanteringsplan bör göras så man som sekreterare vet vad man ska göra med själva dokumentet, pappret med önskemålet om intyg, till exempel: - Ska det läggas till läkaren direkt eller scannas in i journalen först? - Ska det sparas i arkivet eller kastas? Tidsaspekt En rutin över hur lång tid det får ta för ett intyg att bli klart bör göras, till exempel: - Hur lång tid får det ta från att önskemålet kommit in tills att intyget ska vara klart? - Olika tid för olika intyg? Kurser - Internutbildning angående intygsutförande och intygsskrivande. Här kan man utbyta erfarenheter och kunskap. Dessa kan planeras in i mindre arbetsgrupper med blandad personal och kompetens, sekreterare, sjuksköterskor och läkare. - Andra utbildningar/kurser/samtal gällande detta. Till exempel vidareutbildning och/eller utvärdering av tidigare möten. Dessa planeras in med olika tidsintervall, från kortare till längre. Även viktigt med information kring detta till nyanställda, hur klinikens rutin är utformad. Påminnelser - Påminna om de lagar som finns gällande utfärdande och skrivande intyg. - Påminna om noggrannhet och att intyget kan spela stor roll för den som önskat det, det är viktigt med kvalitet. Det ska vara något man kan stå för och vara stolt över. - Påminna läkarna om att prioritera ett diktat innehållende ett intyg rätt och att de måste berätta för patienten att intyget kan vara kostnadsbelagt. Detta behövs för att alla ska förstå vikten av att intyg blir rätt och riktigt utfärdade och skrivna. Det kan kommuniceras ut på olika sätt, till exempel kan cheferna för de olika sektionerna ta upp detta på respektives möten eller så kan ett snyggt powerpointarbete göras som mejlas ut till all personal plus att det sätts upp på några olika synliga anslagstavlor på kliniken så att det uppmärksammas. Det är viktigt att rutiner och lathundar hålls uppdaterade, de som använder dessa ska inte behöva fundera över om de gäller eller inte. För att det ska fungera behövs en ansvarig. Denna eller dessa personer ska hålla rutinerna uppdaterade och arbetet kring det ska finnas i personens arbetsbeskrivning. Det ska alltså kunna prioriteras även om det finns massa annat som måste göras, det ska ses som en viktig del i arbetet för att få alla andras arbete att flyta på väl. 10

13 För att se till att rutinerna hålls uppdaterade så kan de ansvariga personerna för detta ha avstämningsmöten då och då tillsammans med chefen för att gå igenom det som är uppdaterat. Sedan kan man på arbetsplatsträffar, till exempel var 6:e månad eller vid behov, gå igenom det som är uppdaterat. Detta för att vara säker på att uppdateringarna sker och för att de berörda ska bli informerade. Man måste ta reda på om ovanstående förslag är genomförbara och om det finns tid och pengar att utföra dem. En viktig fråga som man i startskedet bör ställa sig är: Vilken förändring ger störst effekt och är enklast att utföra? Detta för att få en kickstart på förändringen som ska leda till förbättring. För att svara på ovanstående fråga har jag gjort modellen ovan. Den visar alltså vad som har störst effekt gentemot hur svårt eller enkelt det är att utföra. Jag tror att de förslag som finns under rubriken lathundar/rutinbeskrivningar ger störst effekt gentemot utförandesvårigheten. Därför har jag valt att göra några av dessa, närmare bestämt: Klinikbundna kostnadsförslag (se bilaga 2, sidan 16-17). Förslag på engelsk ordlista (se bilaga 3, sidan 18-19). Förslag på mallar för engelska intyg (bilaga 4, sidan 20). Implementering Medvetenhet Det är viktigt att få verksamheten medveten om problemet, så mitt förslag är att först och främst lägga fram det på olika möten, sekreterarmöten, sjuksköterskemöten, arbetsplatsträffar med mera, ta upp problemet och få det till 11

14 ytan. Alltså att ta hjälp av enhetscheferna på de olika sektionerna. Berätta hur det ligger till och att man ska försöka åtgärda det som inte fungerar. Det berättas och förklaras om åtgärdsförslagen. Detta för att upplysa om att problemet existerar och för att få en förståelse för behovet av förändring och förbättring. Man måste förklara att detta genomförs för kvaliteten och patientsäkerheten, och att det faktiskt finns lagar som styr hur och att det ska göras. Det förklaras också att man gör detta för att det ska bli enklare för alla parter i kedjan att arbeta med detta och att problemen kring intyg ska minska. Tillgänglighet De förslag som tagits fram hittills (se bilaga 2, 3 och 4) visas upp så att alla kan få ett hum om hur det ska fungera när de tagits i bruk. Att dessa ska finnas att hitta på ett enkelt sätt i K-katalogen är också viktigt att informera om. Just för att det ska vara enkelt att jobba med och efter rutiner och lathundar så måste de också vara enkla att hitta för då är sannolikheten större att de används. Uppdatering Det är viktigt att rutiner och lathundar hålls uppdaterade, därför måste en eller flera ansvariga för detta utses. Som tidigare nämnt ska detta finnas i dessa personers arbetsbeskrivningar, det ska vara en arbetsuppgift lika viktig som någon annan. När uppdateringar och kompletteringar gjorts är det viktigt att de förmedlas ut till resten av personalen så att alla blir medvetna om detta. Annars kan rutinen eller lathunden bli som vilket papper som helst i en pärm som inte längre gäller. I fortsättningen I ett andra skede får man fortsätta jobba sig framåt med problemet och lösningar på detta, man får ta en del i taget så att det inte blir för tungjobbat och tillslut inte blir någonting av arbetet som lagts ner. Med kunskap om implementering genomförs i genomsnitt 80 procent av det planerade förändringsarbetet efter tre år. Utan sådan kunskap genomförs 14 procent av förändringsarbetet efter i genomsnitt 17 år. Implementering avser de procedurer som används för att införa nya metoder i en ordinarie verksamhet och som säkerställer att metoderna används så som det var avsett och med varaktighet. 5 Så det måste alltså få ta tid med implementering av utvecklings- och förändringsarbeten, ingenting få hastas fram, men någonstans måste man också börja. 5 Enligt Socialstyrelsen (2012) 12

15 Uppföljning För att kunna göra en uppföljning så krävs det att man har fått arbeta efter förändrings- och förbättringspunkterna under en period. Jag föreslår att man gör små utvärderingar längs vägens gång, till exempel när man använt den engelska ordlistan ett tag, vad tycker man om denna? Har du hjälp av den? Samma sak när engelska intygsmallar och en lathund för kostnader har introducerats och använts en tid. Används hjälpmedlen och verktygen? På detta sätt tycker jag att man kan fortsätta tills man känner att det kan göras en mer omfattande uppföljning av förändringarna. Då tänker jag att samma enkät som skickades ut till detta arbete återigen används för att kunna se om det nu är mer positiva svar på frågorna, det ska till exempel vara färre intyg som sekreterarna känner osäkerhet inför. På så sätt kan det mätas om det önskade läget uppnåtts eller om man i alla fall kommit en bit på väg och vad man kan behöva jobba vidare med. 13

16 Källförteckning Elektroniska källor Socialstyrelsen om implementering (uppdaterad ) 12.pdf Kristianstad kommun, rutin för intygsskrivning (uppdaterad ) Omsorg/HandbockerRed/Handbocker/Halso--ochsjukvardshandbok/Avvikelser/Dokumentation/Rutin-for-intygsskrivning/ Dokument Landstinget Sörmlands avgiftshandbok (uppdaterad ), Annan kommunikation Muntlig kontakt med Marja Sahlén, administrativ enhetschef på medicinkliniken, Mälarsjukhuset, Mailkontakt med sekreterarna på medicinkliniken, Mälarsjukhuset, Mailkontakt med Anneli Flink, Kristianstad kommun,

17 Bilaga 1 Befintlig rutin Dödsorsaksintyg Rutin Dödsbevis/Dödsorsaksintyg Dödsbevis: Den läkare som fastställt att döden inträtt ska ansvara för att dödsbeviset utfärdas och skickas till: Skatteverkets inläsningscentral FE Malmö Senast första vardagen efter det att dödsfallet konstaterats. Vid polisanmälan övergår ansvaret till Polismyndigheten. Dödsorsaksintyg: Den läkare som har utfärdat dödsbeviset har ansvaret för att intyget om dödsorsak utfärdas. Ansvaret kan överlämnas till den läkare som har vårdat den avlidne för den sjukdom eller tillstånd som lett till dödsfallet. Detta gäller patienter som har avlidit på IVA där dödsorsaksintyg utfärdas av medicinläkare på den bakavdelning patienten hade under vården på IVA Dödsorsaksintyg ska postas av den avdelningssekreterare på den avdelning där patient har avlidit. Orsaken är att man från avdelningarna vill ha kontroll på om anhöriga anmält att de ska ha en kopia av dödsorsaksintyget (används ofta i försäkringsärenden, bouppteckningar etc). Avdelningssekreterarna önskar även dokumentera att de skickat iväg intygen för att vara säkra på detta om anhöriga eller olika typer av inrättningar hör av sig. Lägg dödsorsaksintygen i respektive postfack till avdelningssekreterarna. Om patienten vårdats på extern avdelning (d v s ej 82, 72, 18, VOH, HIA) så lägg dessa till postfacket för avdelning 82. Om dödsorsaksintyg från AVA dyker upp så kan dessa postas direkt. Dödsorsaksintyget ska sändas till Socialstyrelsen inom tre veckor från det att dödsbeviset utfärdades. Britt-Marie Jakobsson Adm enhetschef

18 Bilaga 2 Kostnader för intyg Medicinklinikens kostnader för de vanligaste intygen (utifrån avgiftshandboken) Grupp Utan moms Med moms 25 % 1 0 kronor kort intyg 1 15 rader 3 medellångt intyg rader 4 långt intyg 31 rader 300 kronor 375 kronor 500 kronor 625 kronor 750 kronor 937,50 kronor 5 intyg/åtgärd som kan ha olika omfattning Timtaxa, 1 tim kronor per påbörjad kvart 250 kronor Om ett intyg ska utfärdas på annat språk än svenska ska timtaxa alltid tillämpas. I det fall intyget måste överlämnas till översättare ska denna kostnad debiteras. Udda intyg som skrivs på fri hand, här går man på hur många rader intyget är för att kunna ta ut rätt kostnad för det 16

19 Bostadsanpassning Grupp 1 Dödsbevis och dödsorsaksintyg Grupp 1 Konstaterande av dödsfall på mottagning, olycksplats eller i samband med hembesök Försäkringskassan Intyg med förfrågan från FK, även indirekt när patienten begär intyg på FK begäran ex - aktivitetsersättning - bedömning av förmåga att arbeta vid sjukdom - rehab-ersättning - närståendepenning - bilstöd för handikappsanpassning i bil eller stöd till inköp av bil God man / förvaltarskap Intyg som styrker en persons behov av god man eller förvaltarskap Körkort, trafikkort, traktorkort Intyg hälsokontroll Körkortsintyg pga. sjukdom ex diabetes, epilepsi, ADHD, Metadonbeh. m.fl. Gäller körkort, traktorkort och trafikkort. Avgift första intyget därutöver för samma person kostnadsfritt LUH - Läkarutlåtande om hälsotillstånd till annan än FK Parkeringstillstånd Intyg för parkeringstillstånd för funktionshindrad Avgift första intyget därutöver kostnadsfritt för samma person Resa - Intyg om inställd resa pga. sjukdom - Intyg om innehav av läkemedel eller behandlingshjälpmedel inför en resa Rättsintyg brottskada Begäran från polis eller åklagare, ingår i förundersökning inför rättegång Grupp 1 Grupp 1 Grupp 3 Grupp 2 Grupp 3 Grupp 2 Grupp 2 Timtaxa 17

20 Bilaga 3 Svensk-engelsk ordlista Ordlista SVENSKA-ENGELSKA Denna ordlista är till för att alla ska kunna fylla på med ord som man tror kan vara nödvändiga. Antikoagulantiabehandling Avdelning Avföringsprov Bakteriell Behandlas för Behandling Bifoga Biverkning Blankett Blindtarm Blodprov Diagnos Dialys Diarré Donera Dödlighet Effekt Felbehandling För närvarande Hjärnskada Hjärta Hjärtinsufficiens Anticoagulant therapy Department Stool sample Bacterial Undergo treatment, be treated for Treatment Enclose Side effekt Form Appendicitis Blood sample Diagnosis Dialysis Diarrhea Donate Lethality/Mortality Impact Malpractice Currently Brain injury Heart Heart failure 18

21 Hjärtsjukdom Händelse Infektion Injektion Journal Kallelse Kateter Klinik Lasarett Lunga Magont Medicinsk avdelning Njure Provsvar Provtagning Remiss Röntgenklinik Sannolikhet Sjukvård Tarm Tjocktarm Undersökning/enkät Uppföljning Utredning Utskrivning Vårdtid Heart diease Event Infection Injection Medical record, journal Notice, summons Catheter Clinic Hospital Lung Stomach pain Medical ward Kidney Test results Sampling Referral X-ray department Likelihood Medical care Bowel Colon Survey Follow-up Invetstigation Discharge Period of care 19

22 Bilaga 4 Mallar för intyg på engelska Mallar för intyg på engelska Certificate I hereby certify that Mr/Ms/Mrs the patient's name, born month day, year, was under observation at the what clinic and hospital during the period month day month day, year, owing to what injury/disease. Certificate This is to certify that Mr/Ms/Mrs the patient's name, born month day, year, is subject to allergic reactions that can be life-threatening. Therefore she always has to carry with her an ampoule of the drug for injection in case of allergic reaction. Certificate To whom it may concern This is to certify that Mr/Ms/Mrs the patient's name, born month day, year, must provide the blood-thinning drug Waran on the trip to Spain because of his atrial fibrillation. He takes this medicine every day to feel good and not risk heart disease. OBS! Texten med fetstil måste ändras beroende på patient. Skriv också under med dagens datum, läkarens namn och titel, klinik och sjukhus, till exempel: Eskilstuna, May 25, Olof Karlsson, MD,Neurologist The Neurological Clinic of Mälarsjukhuset, Eskilstuna 20