Oxelösunds kommun. Granskning av vård- och omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans

Transkript

1 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2017 Oxelösunds kommun Granskning av vård- och omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Genomförande Granskningsresultat Organisation Styrning och kostnadseffektivitet Budgetprocessen Uppföljning och återrapportering Sammanfattande bedömning Svar på revisionsfrågorna Våra rekommendationer...14 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun granskat vårdoch omsorgsnämndens styrning och åtgärder för en ekonomi i balans. Det är vår sammanfattande bedömning att vård- och omsorgsnämnden har en god förståelse för budgetavvikelserna inom nämnden samt att nämnden arbetar systematiskt och långsiktigt i syfte att nå en budget i balans. Vi menar dock att nämnden måste följa utvecklingen noga och vara beredd att vidta åtgärder vid tecken på underskott även på kort sikt. Vi grundar vår bedömning på följande iakttagelser: Vård- och omsorgsnämnden har uppvisat ett underskott för verksamheten 2014 och uppvisades ett överskott på ca 14 mnkr. Detta till följd av ersättningar för mottagandeverksamheten av nyanlända. Det underliggande resultatet exklusive denna post var ett underskott på 7,2 mnkr. Nämnden har analyserat och redovisat vari underskotten uppstått. Inom individ- och familjeomsorgen har nämnden arbetat med åtgärder sedan 2014 p.g.a. underskott utifrån rekommendationer i en av fullmäktige beslutad genomlysning av extern konsult. Individ- och familjeomsorgens budget var i balans 2015 och Nämnden har för äldreomsorgen påbörjat ett långsiktigt arbete med hjälp av RKA:s koll på hemtjänsten. Genom detta arbete har nämnden identifierat att nyckeltalet för brukartid är lågt (48-53%). Ambitionen är att nå 60 %, denna är dock inte beslutad som målsättning. Nämnden har vidtagit en rad åtgärder i syfte att nå en budget i balans. Åtgärder inkluderar insatsen trygg hemgång, biståndsbedömning utifrån brukarens förmåga till självständighet, likvärdighet i biståndsbeslut, minskat antal korta besök, insatser för minskade sjukskrivningar samt omstruktureringar i planeringen för utförandet av hemtjänstinsatser. Under 2016 beslutade nämnden om nio besparingsåtgärder på uppdrag av kommunstyrelsen. Det framgår att flertalet av besparingsåtgärderna var redan beslutade åtgärder. En omfattande del av besparingarna var odefinierade i åtgärdsförslaget. Inför 2017 har en omfattande analys av budgeteringen inom nämnden genomförts. I denna uppdagades att nämnden saknat budget för bland annat vikariekostnader. Detta har korrigerats i budget för Budgetramarna baseras på volymförändringar i demografi samt bevakning av förändringar i förutsättningar för verksamheten. Återrapporteringen sker kontinuerligt till nämnden vid sammanträden och däremellan till såväl presidium som ordförande. Nämnden ges utöver ekonomirapporter uppdateringar kring brukartid, nettokostnadsavvikelse samt sjukskrivningstal. Vi rekommenderar vård- och omsorgsnämnden att: Ha beredskap för att vidta åtgärder vid tecken på underskottet även på kort sikt Överväga att besluta om målsättning för brukartid Följa upp att samarbetet fungerar mellan utförare av hemtjänstinsatser och biståndshandläggare i återrapporteringen av brukares livssituation och förutsättningar 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Vård och omsorgsnämndens verksamhet är fördelad på fyra verksamhetsområden: socialtjänst, funktionsstöd, hemvård och särskilt boende. Under flera år har nämnden haft problem med en ekonomisk obalans, framförallt inom verksamhetsområdena socialtjänst och hemvård samt särskilt boende. Enligt nämndens delårsrapport per 31 augusti 2016 har obalansen fortsatt. Större delen av underskottet härrörs till bland annat överbeläggningar, extrabemanning vid punktmarkeringar samt vak. Helårsprognosen för 2016 visar på ett underskott på - 8,775 tkr och de verksamhetsområdena som prognostiseras att gå med underskott är förvaltningsgemensamt (-4,500 tkr), särskilt boende (- 2,825 tkr) och funktionsstöd (- 1,700 tkr). I samband med nämndens behandling av delårsrapport godkändes även vård- och omsorgsförvaltningens åtgärder för en budget i balans under Dessa kortsiktiga åtgärder avser en besparing på tkr. Utöver de kortsiktiga åtgärderna ska en rad långsiktiga åtgärder vidtas. Revisorerna har 2003, 2012 och 2014 granskat nämndens styrning, uppföljning samt kvalitet och effektivitet i hemtjänsten. Utöver dessa granskningar har kommunstyrelsen 2014 gjort en genomlysning av verksamheterna IFO, Barn och unga samt missbruksvården. Med anledning av nämndens fortsatta negativa resultat har revisorerna i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt det som angeläget att granska avvikelserna i nämndens ekonomi Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om vård- och omsorgsnämnden har en tillräcklig styrning för att säkerställa en ekonomi i balans. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa en effektiv styrning av verksamheten? o Säkerställer styrningen en kostnadseffektiv verksamhet och budgethållning? Har nämnden identifierat de orsaker som förklarar budgetavvikelsen? o Gör nämnden tillräckliga analyser av avvikelser som säkerställer att relevanta åtgärder vidtas? Är nämndens interna budgetprocess ändamålsenlig? Är de åtgärder som nämnden beslutat om tillräckliga för att säkerställa att budgeten hålls? Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier I denna granskning utgörs revisionskriterierna av: Kommunallagen 6 kap. 7 3

5 Mål och budget Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun 2.4. Genomförande Granskningen genomfördes genom dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer genomfördes med vård- och omsorgsnämndens ordförande och förste vice ordförande samt socialchef, individ- och familjeomsorgschef, äldreomsorgschef, controller och utvecklingsstrateg. 4

6 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation Vård- och omsorgsnämndens uppgifter är enligt reglemente att fullgöra kommunens uppgifter inom socialtjänstlag, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade med flera. Däri har nämnden det övergripande ansvaret för kommunens uppgifter avseende äldre- och handikappomsorgen, LSS, socialtjänst, flyktingmottagning och missbruksvård. Vård- och omsorgsförvaltningen är den ansvariga förvaltningen under nämnden. Förvaltningen leds av socialchefen. Verksamheten är indelad i två områden; äldreomsorgen och individ och familjeomsorgen. Individ- och familjeomsorgen ansvarar för myndighetsutövande uppgifter och verksamhetsområdet äldreomsorgen ansvarar för utförandet av biståndsbedömda insatser. Det framkommer av intervju att det funnits en hög personalomsättning inom förvaltningsledningen. Förvaltningen har sedan slutet av 2015 en ny socialchef samt controller. Äldreomsorgschefen har innehaft sin tjänst sedan Styrning och kostnadseffektivitet Iakttagelser Målsättningar Vård- och omsorgsnämnden utgår från de övergripande målområdena som fastställts av fullmäktige. Dessa målområden är; Mod och framtidstro Trygg och säker uppväxt God folkhälsa Trygg och värdig ålderdom Attraktiv bostadsort Hållbar utveckling Fullmäktige har beslutat om 38 specifika mål tillhörande målområdena. Dessa mål omfattar alla nämnder. Samtliga mål påverkar däremot inte direkt vård- och omsorgsnämnden. Nämnden har brutit ner fullmäktiges övergripande målområden till nämndsspecifika mål. Enligt vård och omsorgsnämndens verksamhetsplan har nämnden antagit 15 mål. Till samtliga mål finns beslutade indikatorer samt målvärde. Mål med direkt påverkan på nämndens ekonomiska utfall innefattar: Andel vuxna med missbruksproblem som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad utredning/insats Ingångsvärde; 89 % Målvärde; 95 % Andel personer med försörjningsstöd som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutat försörjningsstöd Ingångsvärde; 87 % Målvärde; 90 % Friska medarbetare Ingångsvärde; 9,6 % (ingångsvärde från 2014, nytt HR-system har inneburit svårigheter att utläsa sjukfrånvaro från 2015, finns inget målvärde) 5

7 Av intervju framkommer att nämnden inför fastställandet av verksamhetsplanen 2017 skurit ner på antalet målsättningar i syfte att tydliggöra styrningen inom nämnden. Det framkommer vidare att nämnden tydligare har instruerat förvaltningen om att verksamheterna ska se till det friska hos brukare i såväl behovsbedömning som utförande. Exempelvis innebär detta att nämnden inom hemtjänsten ska utgå från brukarens förmåga att klara sig självständigt i hemmet. Avseende ekonomiskt bistånd ska förvaltningen utgå från biståndstagarens självförsörjningsförmåga Budgetavvikelser Vård och omsorgsnämnden har under flera år uppvisat underskott i verksamheten. Sedan 2011 har nämnden haft underskott samtliga år utom Delår 2016 Budget Utfall Resultat Prognos helår Vid delårsbokslutet 2016 (januari-augusti) uppgick vård- och omsorgsnämndens underskott till ca 3,8 mnkr. Prognosen får helåret beräknades uppgå till ca - 8,8 mnkr. Vid granskningstillfället var årsredovisningen än ej fastställd. Av intervju framkommer däremot att nämnden förväntas uppvisa ett överskott på ca 14 mnkr. Överskottet beror till stor del på ersättningar för flyktingmottagande. Kommunen har tagit emot 67 flyktingar och ersättningen som utbetalats avser såväl framtida som redan uppkomna kostnader. Ersättningen för flyktingmottagandet uppgår till ca 21 mnkr. Resultatet för verksamheteten exklusive de extraordinära intäkterna för mottagandeverksamheten uppgår till ett underskott på ca 7,2 mnkr. Årsboksluten innehåller information om de bakomliggande orsakerna till de negativa utfallen för de verksamheter som uppvisar underskott. Det framgår av dokumentstudier att de bakomliggande orsakerna till nämndens underskott varierar. Det negativa resultatet 2014 hade flertalet bakomliggande orsaker men härleds främst till individ- och familjeomsorgen, äldreomsorgen samt ekonomiskt bistånd. Främst förklaras underskotten med anlitandet av konsulter på grund av rekryteringssvårigheter inom flera kompetensområden, fyra placeringar enligt lagen om vård av missbrukare (LVM) och lagen om vård av unga (LVU). Inom äldreomsorgen berodde underskotten till huvudsak på personalkostnader beroende på frånvaro utgjordes underskottet till huvudsak av äldre och handikappomsorgen, ca 15,8 mnkr. Totalresultatet förbättrades av överskott främst inom individ- och familjeomsorgen. Enligt årsredovisningen utgjordes underskottet inom äldre- och handikappomsorgen huvudsakligen av nettokostnadsutvecklingen samt av att volymförändringar ökade i en högre takt än budgetanslagen. Det framgår vidare att en del av det försämrade budgetutfallet beror på att anslagen inte räknats upp med demografitillskott och löneökningar. Resultatet i delårsbokslutet 2016 påverkades i huvudsak av underskott inom äldre- och handikappomsorgen samt LSS. Underskotten berodde dels på köp av externa platser för LSS samt överbeläggningar och extrabemanning inom äldreomsorgen. Bakgrunden till överbeläggningen utgjordes av att kommunen öppnat upp en korttidsavdelning. Detta beror enligt intervju på att vårdköerna inom landstinget för tillfället är korta. Kommunen har ansvar för hemtagning av utskrivningsklara patienter inom fem dagar. Snabbare utskrivningar har inneburit ett krav på fler platser inom korttidsboende. 6

8 Av intervju framkommer att förvaltningen i förhållande till budget främst arbetar med att förstå varför det uppstår underskott. I denna analys arbetar nämnden bland annat med jämförelser med andra kommuner samt nyckeltal i syfte att åskådliggöra verksamhetens kostnader samt i vilken utsträckning dessa skiljer sig från andra kommuner. Förvaltningen jämför däri verksamhetens nettokostnader i förhållande till referenskostnaden. Detta är ett jämförande tal för de förväntade kostnaderna beräknad utifrån kommunens demografiska profil, nettokostnaden för riket, tätortsgrad med flera. Det framkommer av dokumentstudier att nettokostnaden i kommunen överstiger referenskostnaden inom äldreomsorgen. Däremot har differensen minskat mellan 2013 och uppgick differensen till 2,8 procent. Inom individ- och familjeomsorgen har dock nettokostnadsavvikelsen minskat från ett underskott på ca 20 procent till ett överskott på ca tre procent Åtgärder inom individ och familjeomsorgen I slutet av 2013 beslutade kommunstyrelsen att genomföra en genomlysning av socialtjänsten/individ och familjeomsorgen i kommunen. Detta mot bakgrund av återkommande underskott inom verksamhetsområdet. Uppdraget genomfördes av extern part under första hälften av 2014 och presenterades i juni samma år. Genomlysningen avgränsades till individ- och familjeomsorgens delverksamheter; insatser till vuxna samt till barn och ungdomar. Slutsatserna i rapporten låg till grund för rekommendationer avseende flertalet verksamheter. Däribland rekommenderades nämnden att utarbeta en handlingsplan för kommunens socialtjänst samt arbets- och verksamhetsplaner för de olika enheterna. Vidare var det en rekommendation att nämnden bör överväga utbudet som kommunen själva ska äga inom öppenvård och familjehemsvård. Detta som ett substitut för dyrare externa placeringar. Nämnden rekommenderades också att säkerställa en tillräcklig kompetensförsörjning inom myndighetsfunktionerna. Till följd av genomlysningen beslutade fullmäktige i september 2014 att ge vård och omsorgsnämnden i uppdrag att åtgärda de brister som framkommit. I december samma år antog vård- och omsorgsnämnden såväl en handlingsplan som en åtgärdsplan i enlighet med rekommendationerna. Representanter för individ och familjeomsorgen har kontinuerligt informerat vid kommunstyrelsens sammanträden om implementeringen av arbetet. Av intervju framkommer att individ och familjeomsorgen sedan 2011 aktivt arbetat för att nå en budget i balans uppvisade individ- och familjeomsorgen ett underskott på 10,8 mnkr vilket utgjorde ca 80 procent av nämndens underskott för året var underskottet ca 6,5 mnkr och 2014 ca 9 mnkr och 2015 uppvisades dock överskott. De positiva resultaten tillskrivs vid intervju dels det förändringsarbete som genomlysningen föranledde. En av de mer påverkande förändringarna som genomfördes var överförandet av verkställigheten till kommunen avseende beslut enligt LVM och LVU. Individ- och familjeomsorgen köper nu in färre platser och tjänster från externa parter än tidigare. I syfte att minska antalet hushåll med behov av ekonomiskt bistånd har nämnden inlett samarbete med utbildningsförvaltningen, arbetsförmedlingen och landstingen. Samarbetet kallas drivhuset och målsättningen är att arbetslösa ska ges stöd att snabbare komma ut i arbetslivet. Genom drivhuset kan arbetslösa få anställningsstöd och extratjänster från arbetsförmedlingen samt en jobbcoach. 7

9 Åtgärder inom äldreomsorgen Under våren 2016 tog nämnden stöd av rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) och dess handledningsverktyg koll på hemtjänsten. Syftet med analysen samt införandet av koll på hemtjänsten är att genomgående belysa hemtjänsten i kommunen avseende produktivitet, förutsättningar och möjligheter. Koll på hemtjänsten är indelad i uppdrag, biståndsbedömning och utförande. Förvaltningen har utarbetat en åtgärdsplan för arbetet med Koll på hemtjänsten. Åtgärdsplanen omfattar utvecklingsbehov inom det övergripande uppdraget, biståndsbedömningen och utförandedelen. Förvaltningen definierar däri de identifierade utvecklingsbehoven samt åtgärdsförslag, tidplan och ansvarig funktion. Åtgärdsplanen omfattade 15 behovsområden i december Planen uppdateras kontinuerligt. Det betonas vid intervju att arbetet med koll på hemtjänsten är ett långsiktigt arbete som förväntas ge effekt över tid. Genom nämndens arbete med koll på hemtjänst har produktiviteten i utförandet börjat mätas. Huvudsakligen används nyckeltalet brukartid. Brukartid utgörs av den faktiska tiden som hemtjänstpersonalen spenderar hos brukaren i förhållande till den totala arbetstiden för samtlig hemtjänstpersonal. Mätningarna genomförs genom det planeringsverktyg som tillämpas för äldreomsorgen. Det framkommer av intervju att brukartiden i kommunen under hösten varierat mellan ca 48 och 53 procent. Resterande tid består av kringtid. Ambitionen är att nå upp till 60 procent, denna ambition är dock inte beslutad av nämnden. Förvaltningen har uppskattat att det krävs en brukartid på 60 procent för att nå kostnadsneutralitet inom hemtjänsten. En högre grad av brukartid per anställd inom hemtjänsten innebär att det krävs färre årsarbetare för att genomföra de beslutade insatserna. Därmed sjunker också kostnaderna. Det framkommer av mätningarna för hemtjänsten i kommunen att kostnaden för hemtjänsten i förhållande till invånare över 65 år är lägre än rikssnittet. Däremot är hemtjänsten i kommunen dyrare än rikssnittet sett till kostnad per beviljad timme (812 kr/h i kommunen och 628 kr/h i riket). Detta ska också ställas i relation till att Oxelösunds kommuns tätortsgrad är ca 97 procent i förhållande till rikets ca 74 procent. Detta spelar roll för produktiviteten då restiderna mellan olika brukare bör vara lägre i förhållande till snittet för riket. Nämnden använder verksamhetssystemet Treserva inom hemtjänst och särskilt boende. Genom systemet lagras brukares personuppgifter, biståndsbeslut och genomförandeplan. Till verksamhetssystemet är planeringsverktyget TES ( Trygghet, Enkelhet, Säkerhet ) kopplat. Samtliga inom hemtjänsten tillämpar detta system för planering av utförandet av insatserna. Varje besök hos brukare registreras genom hemtjänstpersonalens mobiltelefoner. Systemet tillåter hemtjänsten att effektivt planera hemtjänstinsatserna samt följa upp genomförda insatser och mäta produktiviteten genom exempelvis brukartid. Av intervju framkommer att förvaltningen arbetar med att minska antalet korta besök inom hemtjänsten (20 minuter) i syfte att förbättra brukartiden. Detta ställer krav på planeringen av insatser. I syfte att effektivisera planeringen av utförda insatser har ansvaret för planeringen lagts över till hemtjänstgrupperna. Detta mot bakgrund av att grupperna själva har kunskapen om sina respektive områden. En annan åtgärd är ansvaret för städningen som flyttats från en särskild städgrupp till hemtjänstgrupperna själva. Av intervju framkommer att individ- och familjeomsorgen som del av arbetet för koll på hemtjänst genomför kartläggning av biståndsbedömningar inom äldreomsorgen. Organisatoriskt är individ- och familjeomsorgen ansvariga för beslut om insatser för hemtjänst och särskilt boende. Verkställigheten ansvarar äldreomsorgen för. Kartläggningen avseende biståndsbedömningen av insatser inom hemtjänsten har till huvudsak inriktat sig på 8

10 bedömningarna av brukarens förmåga att själv klara av uppgifter i hemmet. Hemtjänstpersonal har i uppgift att återrapportera förändringar i brukares biståndsbehov till individ- och familjeomsorgen. Detta genomförs kontinuerligt. Det framkommer dock vid intervju att det finns en frustration över att dessa rapporter inte beaktas i önskvärd utsträckning. Inom individ- och familjeomsorgen har ett arbete påbörjats för att utvärdera likvärdigheten i biståndsbedömningar. Det framförs vid intervju att det upplevs som att biståndsbedömningen kan skilja sig beroende på handläggare. Det är som del i detta arbete förvaltningens intention att arbeta mot den så kallade Äldres behov i centrum (ÄBIC). Arbetsmodellen enligt ÄBIC utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden. De äldre ska istället för att erbjudas insatser utifrån ett existerande utbud få hjälp utifrån sitt individuella behov. Nämnden har infört ett nytt arbetssätt för hemtagning av brukare efter sjukhusbesök kallat trygg hemgång. Brukare ges inom ramen för trygg hemgång ett omfattande stöd i hemmet i det initiala skedet av hemtagningen (de tio första dagarna). Syftet är att aktivt verka för att brukaren ska bli så självständig som möjligt. Trygg hemgång omfattar insatser av hemtjänstpersonal och sjukgymnast med en hög grad av involvering av biståndshandläggaren. Efter den initiala perioden med omfattande insatser bedöms brukarens förmåga till självständighet i hemmet med samtliga involverade för att bedöma behovet av biståndsinsatser. Den önskade effekten av åtgärden är att de initiala kostnaderna ska vägas upp av ett mindre omfattande biståndsbehov långsiktigt. Det framkommer av intervju att sjukskrivningarna är höga inom nämnden. Det är en målsättning att sjukskrivningarna ska minska. Det framkommer att det varit svårt att utläsa statistik från kommunens lönesystem för sjukskrivningarna. Nämnden har därför haft svårt att kontinuerligt följa omfattningen av sjukskrivningarna. Sedan hösten 2016 har statistiken blivit mer tillförlitlig. Sjukfrånvaron har sedan dess varit ca 13 procent i snitt inom äldreomsorgen. Avseende vård- och omsorgsförvaltningen som helhet uppgår sjukskrivningarna till 9,1 procent. Det framförs dock vid intervju att sjukskrivningstalen förbättrats något. Nämnden arbetar aktivt med åtgärder för att minska sjukskrivningar. Däri har förvaltningen tillsammans med medarbetare kommunicerat och i workshops haft diskussioner om kränkande särbehandling. Det framkommer vid intervju i samband med detta att vissa hemtjänstgrupper har haft en hög omsättning av enhetschefer. Förvaltningen har därtill stärkt kommunikationen med sjukskrivna medarbetare för att förkorta sjukskrivningar. Kommunfullmäktige har beslutat om rätt till heltid inom kommunen. Det framkommer av intervju att detta ställer krav på planeringen av personalen. För schemaläggningen inom särskilt boende krävs det 8 anställda för att motsvara ett effektivt behov av 6,5 årsarbetare. Detta innebär att det för åtta heltidsanställda finns en överkapacitet på 1,5 årsarbetare. I syfte att effektivisera de personella resurserna har nämnden infört rörlig placering, så kallade stjärnturer. Stjärntur innebär att personalen i sina scheman har tid planerad tid där de kan placeras på en annan avdelning än sin normala arbetsplats Åtgärder i syfte att nå budget i balans för 2016 Vid nämndens budgetuppföljning i april gavs socialchefen i uppdrag att utarbeta en lista med möjliga kostnadsbesparingsåtgärder vilka uppgick till 8 mnkr inför kommunstyrelsens sammanträde i maj. En lista omfattande 14 punkter presenterades för nämnden vid dess sammanträde i maj. Nämnden godkände sex av åtgärdsförslagen i sin helhet och ytterligare tre punkter med viss reservation. Resterande förslag till kostnadsbesparande åtgärder avslogs då nämnden ansåg att de var förenade med för stora risker för brukare, dess anhöriga och personal samt för rättssäkerheten i verksamheten. 9

11 Åtgärder som godkändes av nämnden i sin helhet, inom parantes redovisas den uppskattade besparingen av åtgärden; Koll på hemtjänsten (600 tkr) Effektivare planering i enlighet med arbete som påbörjades under hösten Översyn av taxa för äldreomsorg (65 tkr) Taxan höjdes i november Trygg hemgång (100 tkr) Enligt projektbeslut i oktober 2015 Drivhuset (300 tkr) Enligt översyn 2015/2016 Extern placering (105 tkr) Hemtagning av en SoL-placering Korttidsvistelse och korttidstillsyn LSS (66 tkr) Översyn av beläggning på korttidsvistelse och korttidstillsyn Total kostnadsbesparing enligt uppskattning: 1236 tkr Åtgärder som delvis godkändes av nämnden; HVB Oliven och boendestöd (132 tkr) Samlokalisering och effektivisering i syfte att minska antalet årsarbetare. Godkändes med förutsättning att endast en tjänst dras in. Övertid (500 tkr) - minska övertid. Godkändes med tillägget att övertid i största möjliga omfattning inte utförs av ordinarie personal. Kostnadsreducering inom verksamheterna (5852 tkr) minskning av framförallt personalkostnader på förvaltningens enheter. Förvaltningen gavs i uppdrag att förtydliga förslaget. Redovisning godkänns genom ordförandebeslut. Totala kostnadsbesparingar: upp till 6484 tkr. Åtgärder som inte antogs då riskerna ansågs vara för höga. Sänkt bemanning särskilt boende (600 tkr) bemanningen uppgår till 0,6 (somatisk) respektive 0,65 (demens) årsarbetare per brukare. Föreslogs sänkas med 5 procent. Vård i livets slut (150 tkr) I enlighet med fullmäktiges målsättning att ingen invånare ska behöva dö ensam. Beräknad kostnad för insatsen uppgår till 600 tkr för Riktlinjer (75 tkr) Det ingår i nämndens riktlinjer att erbjuda förenklad service till personer över 75 år. Förslaget är att dra in insatsen. Bemanning på Vitsippan trygghetsboende (45 tkr) Förslaget var att dra in den dagliga bemanningen på trygghetsboendet Vitsippan. Habilitetsersättning (20 tkr) Brukare med insatser enligt SoL (socialpsykiatri) eller LSS ges habilitetsersättning om 7 kr/timme. Förslaget är att dra in insatsen. Totala kostnadsbesparingar: 890 tkr. Av dokumentgranskning framkommer att kommunfullmäktige beslutade att anta den av vård och omsorgsnämnden föreslagna kostnadsbesparingsplanen Bedömning Det är vår bedömning att det inom nämnden finns en god kunskap om bakgrunden till underskotten. Avvikelser analyseras kontinuerligt och kommuniceras till såväl nämnden som verksamheterna. Det är likaså vår bedömning att det finns en medvetenhet kring vilka faktorer 10

12 som driver kostnader i verksamheten. Vi menar att det är positivt att nämnden arbetar med nyckeltal så som nettokostnadsavvikelse för individ- och familjeomsorgen samt äldreomsorgen och brukartid inom hemtjänsten. Däremot anser vi att nämnden med fördel kan anta ambitionsnivån på 60 procents brukartid som målsättning för nämnden. Det är vår erfarenhet att brukartid är ett effektivt styrmedel. Vi vill däremot understryka att det är positivt att antalet mål minskats för verksamhetsåret 2017 för en tydligare styrning. Vi ser att nämnden har vidtagit ett flertal åtgärder i syfte att minska budgetavvikelser. Vår bedömning är att nämnden har ett långsiktigt fokus för detta arbete. Likaså att detta arbete fortlöper i en bred bemärkelse över verksamheterna. Vi menar däremot att långsiktigheten inte nödvändigtvis säkerställer att underskott inte uppstår i det kortare perspektivet. Vi grundar delvis denna bedömning på de budgetbesparingsåtgärder som beslutades under Dels ser vi att beslutsgången inte varit tillräckligt effektiv för att ge önskvärd effekt under det innevarande året. Därtill menar vi att det saknas tillräckligt underlag till den mest betydande besparingsåtgärden kostnadsreducering inom verksamheterna. Likaså ser vi att flertalet av de förslag som presenteras redan är beslutade åtgärder vilka inte nämnvärt kommer att påverka utfallet för det innevarande året. Nämnden kan därför komplettera det långsiktiga arbetet med underskotten med tydligare kortsiktiga besparingsåtgärder vid behov. Vi ser positivt på nämndens genomlysning av biståndsbedömningar för att säkerställa likvärdighet samt dess utgångspunkt ifrån brukarens förmåga till självständighet. Vi uppfattar dock att det finns utrymme till förbättring i dialogen mellan utförandet av hemtjänstinsatser och biståndshandläggarna. Vi ser också positivt på nämndens införande av insatsen trygg hemgång Budgetprocessen Iakttagelser Den interna budgetprocessen påbörjas under hösten för det nästkommande året. I arbetet utvärderas föregående års resultat, förändringar i verksamheten samt förväntade volymförändringar. Det framgår av intervju att fullmäktige i budgetramar tar hänsyn till den demografiska utvecklingen främst avseende antalet äldre inom kommunen. Det framförs att antalet invånare över 65 år förväntas vara förhållandevist stabilt de kommande åren däremot kommer andelen äldre över 80 år att öka. Detta förväntas påverka omfattningen av insatser inom äldreomsorgen. Avseende 2017 har nämnden tilldelats ett volymbaserat tillskott på 6,4 mnkr för korttidsvårdplatser samt för LVU och LVM. Även LSS-gruppbostad har nämnden kompenserats för. Som del av budgetarbetet har nämnden beslutat att höja taxor för bland annat hemtjänsten och särskilt boende i enlighet med rekommendationer av Socialstyrelsen. Detta beräknas höja nämndens intäkter med ca 400 tkr. Det framgår av intervju att förvaltningen i samband med budgetarbetet för verksamhetsåret 2016 uppdagade att det fanns en differens på 8 mnkr i förhållande till budgetramen. Detta föranledde den då nytillträdda controllern på förvaltningen att genomföra en analys av budgeteringen i syfte att kvalitetssäkra budgetposterna. Det framkom i denna översyn att underbalansen till stor del berodde på en underbudgetering av vikariekostnader. Bakgrunden till detta berodde enligt intervju på ett överskottskrav vilket införts på sjukavdragsersättning samtidigt som budgeteringen för vikariekostnader sänkts. Effekten blev att det inte fanns budget för vikarier inom nämndens samtliga verksamheter. Av dokumentstudier framkom att budget för vikariekostnader mellan 2013 och 2015 minskade från ca 10 mnkr till -0,4 mnkr. Det 11

13 framförs vid intervju att detta 2016 delvis korrigerades med ca 6 mnkr ur nämndens befintliga ram. Utfallet för denna resultatpost var 2016 ca 10,8 mnkr. Inför 2017 har intäktskravet tagits bort, likaså har vikariekostnader budgeterats upp. Budget för vikarier uppgår 2017 till ca 9 mnkr. Det framförs vid intervju att det framkommit att även andra kostnadsposter inte varit budgeterade. Fullmäktige har antagit som målsättning att ingen kommuninvånare ska behöva dö ensam. Det framförs vid intervju att det däremot saknas budget för palliativ vård. Det har också tidigare saknats budgeterade medel inom den av fullmäktige beslutade ramen för sjuklön för assistansföretag vilket åligger kommunen, ökade kostnader inom färdtjänst samt arbetsgivaravgifter för familjehem för barn och unga. Det framkommer i intervjuerna dock inte att nämnden anses vara underbudgeterad Bedömning Det är vår huvudsakliga bedömning att budgetprocessen är ändamålsenlig. Vi ser positivt på nämndens genomlysning av budgetens innehåll och fördelning. Vi anser det likaså positivt att nämndens tilldelade budgetram utgår från den demografiska utvecklingen i kommunen. Detta ger en följsamhet och viss förutsägbarhet i budgetprocessen. Det är däremot problematiskt att vissa delverksamheter inte är korrekt budgeterade. Det finns dock fog att anse att dessa verksamheter kan inrymmas i befintlig budgetram mot bakgrund av de besparingsåtgärder som företas av nämnden. Avseende budgeteringen för vikarier är det positivt att detta belysts och korrigerats Uppföljning och återrapportering Iakttagelser Det framförs vid intervju med såväl förvaltningsledning som med nämndens presidium att samarbetet fungerar väl. Det upplevs av förvaltningsledningen att nämnden är närvarande samt att det finns ett gott förtroende för verksamheten. Av intervju framkommer att socialchef träffar såväl ordförande som presidiet kontinuerligt för avstämning. Återrapportering till nämnden genomförs vid samtliga sammanträden. Nämnden delges bland annat ekonomirapport samt delårsrapport. Återrapportering avseende ekonomi delges också kommunchef löpande. Inom förvaltningen träffas socialchef, individ- och familjeomsorgschef, äldreomsorgschef samt förvaltningens controller månatligen för ekonomiavstämning. Controller träffar också enhetscheferna inom förvaltningen kontinuerligt för genomgång av prognoser samt för vägledning. Av intervju med nämndens presidium framkommer att nämnden sett en positiv utveckling i de underlag som förmedlas från förvaltningen. Det framkommer att det sedan nämnden tillträdde i januari 2015 skett en förbättring i beslutsunderlagen. Detta exemplifieras med redovisningen av brukartid, nettokostnadsavvikelse samt sjukskrivningstal. Nämndens presidium menar att dessa nyckeltal förenklat styrningen av verksamheten Bedömning Det är vår bedömning att återrapportering och nämndens uppföljning av verksamheten fungerar tillfredsställande. 12

14 4. Sammanfattande bedömning Det är vår sammanfattande bedömning att vård- och omsorgsnämnden har en god förståelse för budgetavvikelserna inom nämnden samt att nämnden arbetar systematiskt och långsiktigt i syfte att nå en budget i balans. Vi menar dock att nämnden måste följa utvecklingen noga och vara beredd att vidta åtgärder vid tecken på underskott även på kort sikt Svar på revisionsfrågorna Revisionsfråga Har nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa en effektiv styrning av verksamheten? Säkerställer styrningen en kostnadseffektiv verksamhet och budgethållning? Har nämnden identifierat de orsaker som förklarar budgetavvikelsen? Gör nämnden tillräckliga analyser av avvikelser som säkerställer att relevanta åtgärder vidtas? Svar Ja. Nämnden har tillfredsställande verktyg i syfte att säkerställa styrning och uppföljning av verksamheten. Detta inkluderar bland annat arbetet med nyckeltal så som brukartid och nettokostnadsavvikelse samt digitaliserade verktyg så som verksamhetssystem och planeringsverktyg inom äldreomsorgen. Delvis. Nämndens arbete för att nå en budget i balans sker på flera nivåer i verksamheten. Framförallt arbetar nämnden med långsiktiga lösningar vilket är positivt. Det saknas däremot tydliga strategier för budget i balans i det kortsiktiga perspektivet. Ja. Ja. Detta innefattar bland annat analyser av nämndens budget, biståndsbedömningsprocessen, planeringen av personella resurser inom hemtjänsten och nettokostnadsavvikelser. Är nämndens interna budgetprocess ändamålsenlig? Ja. Det finns ett systematiskt arbetssätt kring budgetprocessen som beaktar volymförändringar och bevakning av förändringar i verksamheten. Är de åtgärder som nämnden beslutat om tillräckliga för att säkerställa att budgeten hålls? Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? Nej. Avseende 2016 utarbetades en åtgärdsplan i syfte att nå en budget i balans. I förhållande till prognosen i delårsbokslutet förbättrades resultatet något men inte i tillräcklig utsträckning. Åtgärdsplanen byggde till stor del på redan beslutade åtgärder samt odefinierade besparingsposter. Ja. 13

15 4.2. Våra rekommendationer Vi rekommenderar omsorgsnämnden att: Ha beredskap för att vidta åtgärder vid tecken på underskottet även på kort sikt Överväga att besluta om målsättning för brukartid Följa upp att samarbetet fungerar mellan utförare av hemtjänstinsatser och biståndshandläggare i återrapporteringen av brukares livssituation och förutsättningar Oxelösund den 10 mars 2017 Linus Aldefors EY Per Arvedson EY 14

16 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade Tjänstemän vård- och omsorgsförvaltningen: Socialchef Päivi Pannula Individ- och familjeomsorgschef Katarina Haddon Äldreomsorgschef Titti Kendall Verksamhetsekonom Mats Glimbrant Utvecklingsstrateg Lars Ask Presidium vård- och omsorgsnämnden: Ordförande Linus Fogel 1e vice ordförande Solveig Lindblom Dokument Reglemente för vård- och omsorgsnämnden Oxelösunds kommuns årsredovisning 2014 och 2015 Oxelösunds kommuns budget med treårsplan 2015, 2016 och 2017 Oxelösunds kommuns delårsbokslut 2016 Policy för målstyrning och roller Vård- och omsorgsnämndens årsredovisning 2014 och 2015 Sammanställning av vård- och omsorgsnämndens resultat Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan med treårsplan 2015 och 2016 RKA Koll på hemtjänsten i Oxelösunds kommun Rapport Koll på hemtjänsten Förslag åtgärdsplan Koll på hemtjänsten Rådgivningsrapport PWC Socialtjänsten Oxelösunds kommun Handlingsplan 2014 Åtgärder med anledning av brister i verksamheten Åtgärdsplan 2014 Åtgärder med anledning av rådgivningsrapport PWC Tjänsteskrivelse Återrapport av handlingsplan för brister inom socialtjänsten Tjänsteskrivelse Förslag till upplägg och avgränsning för genomlysning av socialtjänstens verksamhet Kommunfullmäktigeprotokoll Kommunstyrelseprotokoll Vård- och omsorgsnämndsprotokoll Sammanställning av vård- och omsorgsnämndens tilläggsyrkanden