Verksamhetsplanering i en komplex miljö. Lars Åke Leijkvist Planeringsdirektör Skatteverket

Transkript

1 Verksamhetsplanering i en komplex miljö Lars Åke Leijkvist Planeringsdirektör Skatteverket

2 Styrelse GD / ÖD Strategiskt samverkansråd Staber Verksledningsstab IT Personal Utveckling Kommunikation Säkerhet Internrevision Norra regionen Mittregionen Mälardalsregionen Stockholmsregionen Östra regionen Västra regionen Södra regionen SFSK Verksamhetsstöd för skatt och KFM Kronofogdemyndigheten Huvudkontor Pä Pä Pä Pä Rättsavdelning Produktionsavdelning Intressentråd Pä I n d r i v n i n g S u p r o S k u s a n T i l l s y n F O K Pä K u n d c e n t e r 2

3 Vår förändringsresa sedan 80-talet 1987 RSV SKM + 81 KFM 1988 RSV SKM + 24 KFM 1991 RSV + 24 SKM + 24 KFM 1999 RSV + 10 SKM + 10 KFM 2004 Skatteverket + 10 KFM 2005 Nytt HK + VE för Skatt & KFM 2006 Skatteverket + Kronofogden 3

4 Vi har förändrats successivt Koncentrerat verksamhet både inom Skatteverket och KFM Skapat en myndighet - Skatteverket Skapat en rättsavdelning Utvecklat och effektiviserat den interna administrationen Omorganiserat huvudkontoret Skapat verksamhetsstöd för skatt och KFM Kronofogdemyndigheten 1/

5 Inom administrationen har vi bla genomfört detta Ekonomi- och lönesektion Löpande ekonomihantering åa Löneadministration åa Elektronisk fakturahantering och källrapportering infördes 2004 Strategisk inköpsenhet Besparingseffekt 30 milj. kr milj. kr 2006 ebeställ infördes 2005 Samlad personalfunktion Besparingseffekt 40 milj. kr till år 2007 Rationaliseringarna satsas i kärnverksamheten 5

6 Nytt huvudkontor och gemensamt verksamhetsstöd för skatt och KFM 1 september

7 Några utgångspunkter för förändringen av HK Rättsliga frågor och produktionen ska stå i centrum Utvecklingssatsningarna ska förstärkas De strategiska personal- och ekonomifrågorna ska lyftas fram Kommunikation till medborgare, företag, media och politiker ska vara av ännu högre standard Stödverksamheten ska även fortsättningsvis vara av hög kvalitet 7

8 Varför förändra HK? Förstärkt fokus på det som är viktigast för vår uppgift rättsfrågorna och produktionen i fokus En tydligare styrning tydligare mål och resultatstyrning & processorientering En organisation som snabbare anpassar sig till nya förutsättningar 8

9 Nytt huvudkontor Verksamheten delades in i strategiska och operativa uppgifter Vidare delades verksamheten upp i kärnverksamhet, specialistverksamhet och stödverksamhet Delegerat ansvar till avdelningarna för löpande produktion Beställar- och utförarmodell infördes - vi skiljer på rollerna vad och hur 9

10 Styrelse GD / ÖD Strategiskt samverkansråd Staber Verksledningsstab IT Personal Utveckling Kommunikation Säkerhet Internrevision Kronofogdemyndigheten Huvudkontor Pä Pä Pä Pä Rättsavdelning Produktionsavdelning Intressentråd Pä Pä Norra regionen Mittregionen Mälardalsregionen Stockholmsregionen Östra regionen Västra regionen Södra regionen SFSK Verksamhetsstöd för skatt och KFM I n d r i v n i n g S u p r o S k u s a n T i l l s y n F O K K u n d c e n t e r 10

11 Varför gör vi då allt detta? Skapa bärkraftiga enheter Bättre möjlighet till rationalisering och utveckling Bättre styrning och enhetlighet Bättre arbetsmiljö 11

12 Ett år efter förändringen... Delegerad styrning av produktionen Utvecklingsverksamhet Nya roller beställare och utförare Verksamhetens inriktning

13 Styrning 13

14 Vi vill ha en styrning som är... ENKEL och möjliggör dialog i hela organisationen TYDLIG med vart vi ska på kort och lång sikt KRAFTSAMLANDE och som fokuserar på det som är viktigt i vår verksamhet 14

15 Vårt uppdrag Vision Strategier Mål 2012 Korta mål Aktiviteter Våra värden 15

16 Integrerad planering Vi strävar efter att få in alla delar i den ordinarie verksamhetsplaneringsprocessen, såsom Kärnverksamheten Kompetensförsörjning Ekonomi Utveckling Riksaktiviteter/projekt Administrativa kontrollaktiviteter Beställningar till verksamhetsstöd för skatt & KFM Chefsuppdrag 16

17 PLANERINGSPROCESS Årsredovisning Vår proposition Budgetunderlag Budget proposition Regleringsbrev Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Prel. medelsfördelning Medelsfördelning Uppstart Övergripande rapportering Strategisk planering Riskvärdering årlig Årlig verksamhets planering Uppdrag till chefer I form av kontrakt 17

18 UPPFÖLJNING RESULTATKONTRAKT ÅRSUPPFÖLJNING T1 jan - april T2 jan - aug T3 jan - dec jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec MÅNADSUPPFÖLJNING 18

19 Uppföljning av Tertialuppföljning mål i verksamhetsplanen och uppsatta målvärden riksplansinsatser / riksprojekt övrig väsentlig uppföljning Uppföljningen avser verksamhetsgrenarna kompetensförsörjning ekonomi administrativa rutiner miljö Tar ställning till resultatutveckling och måluppfyllelse Helhetsbedömning och sammanfattning görs Produktionschefen har tertialdialog med alla regioner 19

20 Månadsuppföljning Sammanställningstablå för måluppfyllelse och trend Endast ett fåtal kommentarer Uppföljning i diagramform av servicenivån inom skatteupplysningen genomströmningstider balanser antal inkomna ärenden nedlagd tid frisktal/sjukfrånvaro/rekryteringar & avgångar avslutade revisioner anslagsprognoser 20

21 21

22 Tack! 22

23 Verksamhetsstyrning och kopplingen till förordning om intern styrning och kontroll Charlotta Eriksson Kati Hedberg Elisabeth Perntz

24

25 ESV:s definition av verksamhetsstyrning Verksamhetsstyrning avser samtliga åtgärder som ledningen, på olika nivåer i myndigheten, vidtar för att uppnå ett visst resultat.

26 Verksamhetsstyrning för resultat Planera Agera Genomföra Följa upp/ analysera

27 Utgå från de egna behoven Verksamhetsstyrning är inte reglerad Bra relation till såväl uppdragsgivare som omvärld Ett led i god samhällsstyrning Leverera externa krav med rimlig arbetsbörda

28 En ledstjärna för organisationen Viktigt med ett gemensam språk En röd tråd i styrningen Förankrad inåt och utåt Chefens ansvar

29 Utgå från verksamheten och anpassa modellen Ledningens styrfilosofi är utgångspunkten Använd styrmodellen för att omsätta externa och interna styrsignaler Utveckla styrmodellen kontinuerligt Styrmodellen måste vara känd av alla i organisationen

30 Organisationskultur och ledarskap Tydligt definierade ansvar och befogenheter Att alla förstår sin roll och sitt ansvar Koppla ihop verksamhet och ekonomi Tålamod och uthållighet i utvecklingen

31 Kontoplan (extern) och objektplan (intern) Navet i verksamhetsstyrningen Nyckeln som kopplar verksamhet och ekonomi Tidredovisning som stöd för att styra Rätt ambitionsnivå för verksamhetens behov

32 Lägg lika mycket kraft på uppföljning som på planering Uppföljning som möjliggör omprioriteringar Mått för målen Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle Skilj på ansvar för process och innehåll

33 Stödjer användarna i verksamhetsstyrningen Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle Uppfyller kraven på tillförlitlighet och tillgänglighet Förbättrar beslutskvaliteten och effektiviserar arbetssätt och processer Kompetens

34 Intern styrning och kontroll Myndigheter har frågor kring: definition av intern styrning och kontroll ansvar olika roller syfte och omfattning av intern styrning och kontroll enligt COSO ESV:s utvecklingsarbete på området

35 Nuvarande definition av intern styrning och kontroll* Med intern styrning och kontroll avses den process som åstadkommes av ledningen och annan personal för att med rimlig säkerhet uppnå: En effektiv verksamhet enligt de av riksdag och regering uppsatta målen, En författningsenlig verksamhet En tillförlitlig återrapportering av resultatet av verksamheten. *Enligt allmänna råden till 4 förordning (1995:686) om intern revision vid statliga myndigheter m.fl.

36 Definition enligt 2 förslag ny förordning: Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet 1. Uppnår en effektiv verksamhet, 2. Efterlever lagar, förordningar och andra regler, samt 3. Lämnar en tillförlitlig redovisning och rättvisande rapportering av verksamheten.

37 Ansvar enligt 3 ny förordning Myndighetens ledning ansvarar för myndighetens interna styrning och kontroll Myndighetens ledning ansvarar ytterst för myndighetens verksamhet Myndighetens ledning är antingen myndighetens chef eller styrelse med fullt ansvar Behöver tydliggöras i ny myndighetsförordning

38 Olika roller Myndighetens ledning ansvarar för att leda och pröva verksamheten och ansvarar för den interna styrning och kontrollen vid myndigheten Ekonomichef, controller och annan personal förser myndighetens ledning med beslutsunderlag Internrevisor: arbetar på uppdrag av myndighetens ledning och genom sina iakttagelser lämnar råd och rekommendationer avseende intern styrning och kontroll MEN deltar inte i den operativa verksamheten.

39 Intern styrning och kontroll 4 genomföra en verksamhetsanalys Myndigheter skall genomföra en verksamhetsanalys enligt ny förordning Förslag till verksamhetsanalys avdelningarnas riskanalyser enligt beslutade interna riktlinjer dokumentation Kopplingar till verksamhetsplaneringen vad behöver ingå från verksamhetsanalysen? vad kan lämpligen hänvisas till? vad behöver kommuniceras och hur? Extern och intern kommunikation?

40 Förslag verksamhetsanalys Kan bestå av: Sammanfattning av avdelningarnas riskanalyser utifrån komponenterna (2 3 sidor inkl. riskanalystabell per komponent) verksamhetsmål Kompletterat med uppföljning av regelverket i sin helhet av juridikfunktionen regelefterlevnadsmål Kompletterat med uppföljning av ekonomifunktionen och IT-funktionen avseende finansiell och ickefinansiell information rapporteringsmål Hänvisningar till djupare underliggande rapporter eller rapporter av känslig karaktär osv. Övrigt?

41 Förslag vad som bör ingå i verksamhetsplaneringen Prioriterade åtgärder från avdelningarnas genomförda riskanalyserna, t.ex. utifrån beslut om åtgärd eliminera, eller utifrån hög riskfaktor (tal > 15), eller utifrån hög påverkan Bör infogas med en handlingsplan med ansvarig genomförare och tidsbegränsning av genomförandet Systematisk uppföljning vid avdelningsmöten och ledningsgruppsmöten Övrigt?

42 ESV:s utvecklingsarbete på området Nybildad CHU för internrevision Normerande verksamhet föreskrifter och allmänna råd till nya förordningar IR och ISK Utarbeta handledning i intern styrning och kontroll Utbildning och seminarieverksamhet planerad: Utbildning för GD och styrelse (ESV stödjer Fi) Utbildningar och seminarier för myndigheter

43 Per Abrahamsson Uppsala universitet Juridiska avdelningen

44 Intern styrning och kontroll i staten (Ds 2006:15) Offentlighet och sekretess Finns det några hemligheter?

45 Intern styrning och kontroll i staten (Ds 2006:15) 8.10 Frågor om sekretess Bedömning: Någon särskild sekretess - bestämmelse för intern styrning och kontroll behöver inte införas.

46 Disposition Offentlighetsprincipen Allmänna handlingar Sekretess Sekretess till skydd för verksamhetsanalyser Avslutande diskussion

47 Offentlighetsprincipen Daterar sig från Tryckfrihetsförordningen år 1766 vara tillgängliga för envar och få tryckas fritt

48 2 kap 1 Tryckfrihetsförordningen Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.

49 2 kap. 2 Tryckfrihetsförordningen Handlingsoffentlighetens begränsningar skall anges noga i lag (sekretesslagen) utifrån i grundlag (TF) angivna sekretessgrunder, dvs ingen myndighet får hitta på egna sekretess regler.

50 Offentlig eller hemlig? När är en allmän handling offentlig respektive hemlig? Steg 1: Vad är en handling? Steg 2: Vad är en allmän handling? Steg 3: Är en allmän handling offentlig?

51 2 kap. 3 Tryckfrihetsförordningen Handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel

52 2 kap. 3 Tryckfrihetsförordningen Allmän handling Handlingen är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet

53 2 kap 3 Tryckfrihetsförordningen Förvaring Med förvaring avses att myndigheten på något sätt har rådighet över handlingen Den kan fysiskt befinna sig utanför myndigheten

54 2 kap. 6 Tryckfrihetsförordningen Inkommen till myndighet Handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda

55 2 kap. 6 Tryckfrihetsförordningen Inkommen till myndighet Upptagning anses inkommen till myndighet när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar

56 2 kap. 7 Tryckfrihetsförordningen Upprättad handling Handling anses upprättad hos myndighet: När den har expedierats Ärendet har slutbehandlats När den har justerats På annat sätt färdigställts

57 2 kap Tryckfrihetsförordningen Rätten att ta del av allmän handling genast eller så snart som möjligt Rätten att få kopia mot fastställd avgift Anonymitetsrätten

58 Sekretesslagen Kapitelindelning jfr TF 2:2 Handlingssekretess och tystnadsplikt (SekrL 1:1) Sekretess mot enskild (SekrL 1:2) Sekretess mellan myndigheter (SekrL 1:3) Röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift (SekrL 1:4, 1:9 och BrB 20:3)

59 Sekretessens föremål, räckvidd och styrka Föremål: Uppgift Räckvidd: Viss verksamhet, viss uppgift el viss ärendetyp, tidsgräns Styrka: Skaderekvisit; Rakt skaderekvisit = presumtion för offentlighet Omvänt skaderekvisit = presumtion för sekretess

60 Sekretessens styrka Jämför 7 kap 1 c och 7 SekrL 7:1 c Sekretess gäller inom hälso och sjukvården för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men

61 Sekretessens styrka Jämför 7 kap 1 c och 7 SekrL 7:7 Sekretess gäller hos Försäkringskassan. I ärende enligt lagstiftningen om allmän försäkring. För uppgift om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs.

62 Sekretess kan vara färskvara En hemligstämpling skall fortlöpande omprövas Det som är hemligt idag behöver inte (men kan) vara hemligt i morgon

63 Sekretess för verksamhetsanalyser Finns det några sekretessbestämmelser som är tillämpliga på verksamhetsanalyser?

64 Utrikessekretessen 2 kap. 1 SekrL Sekretess gäller för uppgift som angår Sveriges förbindelser med annan stat eller i övrigt rör annan stat, mellanfolklig organisation, myndighet, medborgare eller juridisk person i annan stat eller statslös, om det kan antas att det stör Sveriges mellanfolkliga förbindelser eller på annat sätt skadar landet om uppgiften röjs.

65 Försvarssekretessen 2 kap. 2 SekrL Sekretess gäller för uppgift som angår verksamhet för att försvara landet eller planläggning eller annan förberedelse av sådan verksamhet eller som i övrigt rör totalförsvaret, om det kan antas att det skadar landets försvar eller på annat sätt vållar fara för rikets säkerhet om uppgiften röjs.

66 Finanspolitiken m.m. 3 kap. 1 SekrL Sekretess gäller hos regeringen, Riksbanken och Riksgäldskontoret för uppgift som angår rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik, om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas om uppgiften röjs.

67 Granskningsförberedelser 4 kap. 1 SekrL Sekretess gäller för uppgift angående planläggning eller annan förberedelse för inspektion, revision eller annan granskning, som myndighet har att företa, om det kan antas att syftet med granskningsverksamheten motverkas om uppgiften röjs. (Främst Riksrevisionen och Skatteverket)

68 Förundersökning m.m. 5 kap 1 SekrL Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till 4. åklagarmyndighets, polismyndighets, Skatteverkets, Tullverkets eller Kustbevakningens verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott, eller 5. Finansinspektionens verksamhet som rör övervakning enligt lagen (2005:377) om straff för marknadsmissbruk vid handel med finansiella instrument, om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs.

69 Säkerhets- eller bevakningsåtgärder 5 kap. 2 1 st. SekrL Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning som kan användas i syfte att åstadkomma kärnsprängning eller spridning av kärnvapen.

70 Säkerhets- eller bevakningsåtgärder 5 kap. 2 2 st. SekrL Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd med avseende på 1. byggnader eller andra anläggningar, lokaler eller inventarier, 2. tillverkning, förvaring, utlämning eller transport av pengar eller andra värdeföremål samt transport eller förvaring av vapen, ammunition, sprängämnen, klyvbart material eller radioaktiva ämnen, 3. telekommunikation eller system för automatiserad behandling av information, 4. behörighet att få tillgång till upptagning för automatiserad behandling eller annan handling, 5. den civila luftfarten eller den civila sjöfarten, 6. transporter på land av farligt gods, om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om uppgiften röjs.

71 Chiffer m.m. 5 kap 3 1 st SekrL Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om chiffer, kod eller liknande metod som har till syfte att 1.underlätta befordran eller användning i allmän verksamhet av uppgifter utan att föreskriven sekretess åsidosätts, eller 2. göra det möjligt att kontrollera om data i elektronisk form har förvanskats, om det kan antas att syftet med metoden motverkas om uppgiften röjs.

72 Åtgärder för att hindra rymning m.m. 5 kap 4 SekrL Sekretess gäller, utöver vad som följer av 1-3, inom polisväsendet och kriminalvården för uppgift om åtgärd som har till syfte att hindra rymning eller fritagning, om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om uppgiften röjs.

73 Risk- och sårbarhetsanalyser 5 kap. 8 SekrL Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till myndighets verksamhet som består i risk- och sårbarhetsanalyser avseende fredstida krissituationer eller planering och förberedelser för hantering av sådana situationer, om det kan antas att det allmännas möjligheter att förebygga och hantera fredstida kriser motverkas om uppgiften röjs.

74 Konkurrensförhållanden 6 kap. 1 1 st SekrL Sekretess gäller i myndighets affärsverksamhet för uppgift om myndighetens affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att någon som driver likartad rörelse gynnas på myndighetens bekostnad om uppgiften röjs.

75 Sekretess för verksamhetsanalyser Små möjligheter till att sekretessbelägga verksamhetsanalyser Specifika områden och specifika uppgifter kan sekretessbeläggas

76 Sekretess för verksamhetsanalyser Finns det behov av en möjlighet att sekretessbelägga verksamhetsanalyser?

77 Offentlig eller hemlig? Handling? JA NEJ Inte offentlig Allmän handling? JA NEJ Inte offentlig Sekretess? JA Inte offentlig NEJ Lämna ut uppgifter