Förfrågningsunderlag Krav för att få bedriva hemtjänst i Habo kommun

Transkript

1 Datum Dnr SN11/169 Förfrågningsunderlag Krav för att få bedriva hemtjänst i Habo kommun Antagen av Socialnämnden i Habo kommun

2 Innehållsförteckning 1. ALLMÄN ORIENTERING INFORMATION OM HABO KOMMUN SOCIALNÄMNDENS ANSVAR OCH SOCIALFÖRVALTNINGENS ORGANISATION INFÖRANDE AV VALFRIHETSSYSTEM HEMTJÄNSTENS OMFATTNING I HABO KOMMUN, APRIL, GODKÄNNANDEPROCESSEN ICKEVALSALTERNATIV INFORMATION OCH KOMPLETTERANDE UPPLYSNINGAR UPPDRAGSBESKRIVNING LAGSTIFTNING UTGÅNGSPUNKTER FÖR GENOMFÖRANDE AV UPPDRAG UPPDRAGETS OMFATTNING Matdistribution TIDER FÖR UTFÖRANDE AV INSATSER SAMVERKAN REHABILITERING, AKTIVERING OCH FÖREBYGGANDE INSATSER HÄLSO- OCH SJUKVÅRD KAPACITETSTAK SKYLDIGHET ATT TA UPPDRAG BYTE AV UTFÖRARE FÖRÄNDRING AV OMVÅRDNADS- OCH/ELLER SERVICEBEHOV VERKSAMHETSBERÄTTELSE KRAV PÅ UTFÖRAREN REGISTRERING, SKATTER OCH AVGIFTER Registrering Skatter UTESLUTNING AV SÖKANDE KOMPETENS OCH ERFARENHET Verksamhetsansvarig Övrig personal Arbetsrätt och kollektivavtal KOMPETENSUTVECKLING MEDDELARFRIHET SEKRETESS PERSONUPPGIFTSBEHANDLING TYSTNADSPLIKT MOTVERKANDE AV DISKRIMINERING AVVIKELSEHANTERING LEX SARAH IDENTIFIKATION OCH LEGITIMATION MEDVERKAN I KATASTROF- ELLER KRISBEREDSKAP UNDERLEVERANTÖRER

3 3.15 ALLMÄNHETENS RÄTT TILL INSYN I VERKSAMHETEN LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITET I VERKSAMHETEN VERKSAMHETSSYSTEM IT KVALITETSARBETE M.M KVALITETSMÅL UPPFÖLJNING OCH KONTROLL Synpunktshantering Kontaktman DOKUMENTATION GENOMFÖRANDEPLAN HANTERING AV NYCKLAR HANTERING AV EGNA MEDEL UTFÖRARENS MÖJLIGHET ATT ERBJUDA TILLÄGGSTJÄNSTER INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING Information Marknadsföring ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER UPPHANDLANDE MYNDIGHET KONTAKTPERSON ANSÖKAN ANSÖKANS GILTIGHET HANDLÄGGNING AV ANSÖKAN KVALIFICERING Ekonomisk ställning och teknisk kapacitet Nystartade företag som inte har någon verksamhet UTESLUTNINGSPRÖVNING GODKÄNNANDE UNDERRÄTTELSE OM BESLUT AVTAL FÖRFARANDE OM ANSÖKAN INTE GODKÄNNS ANSÖKAN OM RÄTTELSE AV KOMMUNENS BESLUT KOMMERSIELLA FÖRESKRIFTER AVTALSTID HANDLINGARS INBÖRDES RANGORDNING ERSÄTTNING OCH PRISJUSTERING Moms TIDMÄTNING BETALNINGSVILLKOR FAKTURA DRÖJSMÅLSRÄNTA OCH ADMINISTRATIVA AVGIFTER SKADESTÅNDSSKYLDIGHET Ansvarsförsäkring Utvidgat skydd för omhändertagen egendom inklusive nyckelförlust Förmögenhetsbrottsförsäkring Fel och brister AVGIFTER

4 6.9.1 Avgift för hemtjänst Avgift för tilläggstjänst ÖVERLÅTELSE AV AVTAL GODKÄNNANDETS UPPHÖRANDE Avsaknad av uppdrag Återkallelse av godkännande till följd av brister i verksamheten Begäran om utträde, uppsägning av avtal Beslut i socialnämnden Hävning ÄGARBYTE ELLER BYTE AV VERKSAMHETSANSVARIG FORCE MAJEURE TVIST BILAGA 1 - DEFINITIONER... BILAGA 2 - GEOGRAFISKA OMRÅDEN... BILAGA 3 - SOCIALSTYRELSENS FÖRESKRIFTER... BILAGA 4 - MÅL, POLICY OCH RIKTLINJER... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. BILAGA 5 - UPPFÖLJNINGSVERKTYG... BILAGA 6 - ERSÄTTNINGSNIVÅ... BILAGA 7 - UNDERLAG SOM HABO KOMMUN ANVÄNT SIG AV FÖR BERÄKNING AV ERSÄTTNINGSNIVÅN.... BILAGA 8 - UNDERLAG FÖR OMSTÄLLNINGSTID... 4

5 1. Allmän orientering I följande kapitel beskrivs socialförvaltningens organisation, hemtjänstens omfattning i Habo kommun, vilka krav kommunen ställer på sökande för att bli godkända utförare, krav på uppdraget samt övrig information som är viktig att känna till för den som vill ansöka om att vara utförare av hemtjänst. Habo kommun inbjuder härmed utförare som önskar utföra insatser inom hemtjänsten att ansöka om godkännande för att få teckna avtal med kommunen. Upphandlande myndighet är socialnämnden i Habo kommun. 1.1 Information om Habo kommun Habo kommun ligger i Jönköpings län och består av fem tätorter; Habo, Furusjö, Fagerhult, Brandstorp och Baskarp, där centralorten Habo dominerar befolkningsmässigt. I kommunen bor totalt ca invånare. Habo är en liten, expansiv kommun med ett mångsidigt näringsliv och ett naturskönt läge i södra Vätterbygden. 1.2 Socialnämndens ansvar och socialförvaltningens organisation Socialnämnden är ytterst ansvarig för socialförvaltningens samtliga verksamhetsområden i Habo kommun. Verksamhetsområdena innefattar äldreomsorg, funktionshinderomsorg samt individ- och familjeomsorg. Nämndens arbete styrs främst av socialtjänstlagen (2001:453) SoL, hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) HSL, och lagen (1993:387) om stöd och service för vissa funktionshindrade LSS. Enheten för biståndshandläggning utreder och beslutar om ansökningar i samtliga ärenden inom äldre- och funktionshinderomsorgen. Personer som på grund av sjukdom, ålder eller funktionshinder har svårigheter att sköta hemmet och/eller sin egen omvårdnad kan få hjälp i hemmet. Hjälp ges till sådant som den enskilde inte klarar själv inom socialtjänstens ramar, inte ommöblering, bilreparationer etc. Den enskilde eller god man ansöker om hjälp i hemmet hos biståndshandläggare, som tillsammans med den enskilde utreder behovet av stöd. Därefter tar biståndshandläggaren beslut om vilka insatser den enskilde kan beviljas. 1.3 Införande av valfrihetssystem Kommunfullmäktige i Habo kommun beslutade den 17 december att uppdra åt socialnämnden att snarast införa ett valfrihetssystem inom hemtjänsten enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV. Ett valfrihetssystem inom hemtjänsten innebär att de som beviljats bistånd enligt socialtjänstlagen och bor i ordinärt boende kan välja vem som ska utföra de beviljade insatserna. För att få utföra insatser inom hemtjänsten i Habo kommun måste utföraren godkännas utifrån de krav kommunen uppställt i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor samt bestämmelserna i 7 kap. LOV. Alla ansökningar som uppfyller kraven ska godkännas av kommunen. 5

6 Valfrihetssystemet innebär att den enskilde ges rätt att välja mellan kommunens egenregiverksamhet och externa utförare som kommunen godkänt. Hur många kunder varje utförare får beror på hur många som väljer utföraren, kommunen kan inte garantera några kunder. 1.4 Hemtjänstens omfattning i Habo kommun, april, 2011 Valfrihetssystemet omfattar samtliga personer med hemtjänstbeslut enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL. Habo kommun hade i januari 2011 ca: 113 personer med hemtjänst och ca: 127 personer med trygghetslarm. Av de som får hemtjänst var ca: 14 % 90 år eller äldre, 55 % mellan år, 23 % mellan år och 8 % 64 år eller yngre. 1.5 Godkännandeprocessen Ansökan ska lämnas i upphandlingsverktyget författad på svenska språket. Beslut om godkännande av utförare fattas av socialnämnden. Beslut kommer att fattas inom 4 veckor efter att en ansökan är inkommen till socialförvaltningen. Under perioden juni-augusti kan dock handläggningstiden ta upp till 8 veckor. När beslut fattats kommer sökande snarast möjligt att underrättas om beslutet. Kontrakt mellan socialnämnden och utförare kommer att tecknas i direkt anslutning till att socialnämnden godkänt ansökan. Kommunens egenregiverksamhet är direktkvalificerad i valfrihetssystemet. För att erhålla och bibehålla godkännandet att inom Habo kommun bedriva hemtjänst ska utföraren vid varje tidpunkt uppfylla kraven för godkännande. Kraven för godkännande kan komma att förändras genom beslut i socialnämnden. Detta kan innebära att utföraren behöver anpassa sig i enlighet med de nya besluten. Kostnadsdrivande förändringar och/eller betalningstekniska beslut innebär att avtalet sägs upp och utföraren tecknar ett nytt avtal med de nya villkoren. För övriga förändringar avseende t.ex. ändrade rutiner och nya lagar/förordningar meddelas utföraren. Se handlingars inbördes rangordning kapitel Ickevalsalternativ Ett valfrihetssystem innebär en möjlighet för den enskilde att aktivt välja utförare, men inte något tvång. Det innebär att i de fall den enskilde inte vill eller kan välja utförare tilldelas en utförare enligt en turordningslista. 1.7 Information och kompletterande upplysningar Information och kompletterande upplysningar om villkor för att bli godkänd som leverantör av hemtjänst i Habo kommun kan lämnas av kommunens LOV- samordnare. Frågorna ska lämnas i elektronisk form och lämnas via upphandlingsverktyget Frågor med tillhörande svar publiceras efter hand de kommer in på 6

7 Kontakt kan även tas med LOV- samordnare via telefon eller e- post. LOV-samordnare Birgitta Johansson

8 2. Uppdragsbeskrivning Nedan anges de krav som ställs på utföraren vad gäller uppdraget; utförande av insatser och omfattningen på de insatser som ska utföras. De krav på uppdraget som anges ska vara uppfyllda för att godkännande ska kunna erhållas. 2.1 Lagstiftning Utföraren ska uppfylla och följa de krav som finns uppställda i svensk lagstiftning gällande kommunal hemtjänst i ordinärt boende. Med svensk lagstiftning avses även myndigheters föreskrifter. Se bilaga 3 Sammanställning från socialstyrelsen. 2.2 Utgångspunkter för genomförande av uppdrag Utgångspunkt för genomförande av uppdraget är att den som beviljats hemtjänst ska uppnå en god daglig livsföring och tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Verksamheten ska präglas av alla människors lika värde. Vid insatsernas utförande ska den enskilde mötas med respekt för dennes självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. 2.3 Uppdragets omfattning Utföraren ska utföra både omvårdnads- och serviceinsatser och kunna erbjuda tjänster i hela Habo kommun. Se bilaga 4. Trygghetslarm ingår inte i uppdraget. Kommunen ansvarar för trygghetslarm. Omsorgsinsatser avser de insatser som behövs för att tillgodose den enskildes fysiska, psykiska och sociala behov. Serviceinsatser avser de insatser inom hemtjänsten som gäller skötsel av hemmet Matdistribution Den färdiglagade mat som levereras ska produceras av Habo kost, eller annan leverantör som uppfyller kraven i Habo kommuns matordning och av Livsmedelsverkets uppsatta krav. Utföraren ansvarar för att beställning och avbeställning görs samt att underlag för debitering av matportioner rapporteras till kommunen. Utföraren ansvarar för att rutinerna vid transporter inte påverkar kvaliteten på den levererade maten. 8

9 2.4 Tider för utförande av insatser Omvårdnads- och serviceinsatser ska kunna erhållas mellan kl. 07:00-22:00 vardag som helg. Nattverksamheten kvarstår i kommunal regi och utförs av kommunens egenregiverksamhet samtliga dagar i veckan. 2.5 Samverkan Utföraren ska samverka med anhöriga och andra för brukaren viktiga personer och organisationer, liksom med gode män och förvaltare när det är aktuellt. Representant för utföraren som känner brukaren ska vid behov delta i vårdplanering och andra samverkansformer mellan huvudmännen och brukaren. Utföraren ska arbeta i enlighet med de skriftliga överenskommelser som kommunen träffar. Utföraren ska även samverka med andra huvudmän gällande organisatoriska frågor om kommunen eller regionen ställer sådana krav. 2.6 Rehabilitering, aktivering och förebyggande insatser Landstinget ansvarar för rehabiliteringsinsatser för enskilda som bor i ordinärt boende i Habo kommun. I hemtjänsten ska utföraren ha ett vardagsrehabiliterande och förebyggande arbetssätt. Arbetet ska också utföras på ett sådant sätt att det ökar det sociala innehållet i vardagen för den enskilde. 2.7 Hälso- och sjukvård Landstinget ansvarar för hälso- och sjukvård för enskilda som bor i ordinärt boende i Habo kommun. 2.8 Kapacitetstak Utföraren har möjlighet att ange ett kapacitetstak som begränsar hur många hemtjänsttimmar som kan utföras per månad. En utförare, som angivit ett kapacitetstak, har möjlighet att utöka eller sänka taket, genom att anmäla ett nytt kapacitetstak till socialförvaltningen. Vid utökning av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft vid första månadsskiftet efter anmälan. 9

10 Vid sänkning av kapacitetstaket är utföraren inte valbar för nya brukare förrän de nått under önskad kapacitetsnivå. Utföraren ska genomföra de pågående insatserna till dess annan godkänd lösning kan ordnas. Möjligheten att ändra kapacitetstak får inte användas till att ange kapacitetstak noll. Utföraren ska vara beredd på att utöver sitt kapacitetstak ta emot utökningar av insatser för att upprätthålla kontinuiteten för den enskilde. 2.9 Skyldighet att ta uppdrag Utföraren får inte, inom ramen för det eventuella kapacitetstak som angivits, tacka nej till nya uppdrag. När den enskilde fått ett biståndsbeslut och valt en utförare kontaktar ansvarig biståndshandläggare berörd utförare och gör en formell beställning. Vid nytt uppdrag ska utföraren bekräfta och påbörja uppdraget inom tre arbetsdagar (inom 72 timmar). I de fall den enskilde inte kan vänta 72 timmar utan insatsen behöver starta omgående och den valda utföraren inte har möjlighet till detta tillfaller den enskilde kommunens egenregi. Den enskilde kan om så önskas välja ny utförare vid ett senare tillfälle Byte av utförare Den enskilde som har valt en utförare har rätt att byta till en annan utförare. Om den enskilde önskar byta utförare ska han eller hon ta kontakt med biståndshandläggare och meddela detta. När ny utförare är vald meddelar biståndshandläggaren den ursprungliga utföraren att ett avslut ska göras. Samtidigt görs en beställning hos den nya utföraren. Bytet förutsätter att den nya utföraren har kapacitet enligt i ansökan angivet kapacitetstak. En omställningstid om 14 dagar tillämpas och räknas från den dagen då biståndshandläggaren har meddelat både den ursprungliga och blivande utföraren. Den ursprungliga utföraren ansvarar för insatserna under omställningstiden. Den blivande utföraren ansvarar för att de får information om sin nya kund. Den ursprunglige utföraren ska medverka vid informationsöverföring. 10

11 2.11 Förändring av omvårdnads- och/eller servicebehov Om den enskildes omvårdnads- och/eller servicebehov förändras i sådan grad att biståndsbeslutet kan behöva omprövas ska utföraren kontakta berörd biståndshandläggare. Förändringen av den enskildes behov ska framgå av utförarens dokumentation. Det ingår också i utförarens uppdrag att meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller korttidsvistelse eller har avlidit. Utföraren erhåller ersättning utifrån beräknad tid enligt biståndsbeslutet under en övergångsperiod om fem dagar vid dessa tillfällen. Se bilaga Verksamhetsberättelse Utföraren ska senast den 31/1 lämna en redogörelse över det föregående årets verksamhet. Denna ska innehålla uppgifter om utfört kvalitetsarbete, hur man arbetat med genomförandeplaner, uppgifter om åtgärder för kompetensutveckling, redovisning av klagomålshantering samt en sammanställning av verksamhetens volym med antal brukare och utförda timmar. Utföraren kan använda kommunens verksamhetsberättelse som mall. 11

12 3. Krav på utföraren Nedan anges de krav som ställs på utföraren vad gäller registrering, skatter och avgifter samt kompetens och erfarenhet. Vidare anges de intyg med mera som utföraren ska bifoga och redovisa i sin ansökan för att styrka att de angivna kraven uppfylls. För att en utförare ska bli godkänd måste de krav som anges nedan vara uppfyllda och de intyg med mera som efterfrågas vara bifogade till ansökan. 3.1 Registrering, skatter och avgifter Socialnämnden i Habo kommun tecknar endast avtal med juridiska personer som följer gällande lagstiftning. Utföraren måste därför uppfylla de i Sverige ställda lagkraven på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Utföraren ska i ansökan redovisa registreringsnummer. Kommunen kommer med hjälp av detta att kontrollera följande: Registrering För registreringar gäller följande krav, beroende på organisationsform: Aktiebolag och handelsbolag ska vara registrerade i yrkes- eller handelsregistret hos Bolagsverket samt inneha F-skattesedel. Enskild firma ska vara registrerad hos Bolagsverket samt inneha F-skattesedel. Ansökan kan lämnas av ekonomisk eller ideell förening. Till ansökan ska stadgar samt styrkt kopia på beslut om vilka personer som ingår i styrelsen bifogas. Ansökan kan också lämnas av aktiebolag under bildande. Aktiebolaget ska vara bildat senast i samband med avtalstecknande. Till ansökan ska stiftelseurkund bifogas. Verksamhetsansvarig ska vid avtalstecknandet kunna uppvisa utdrag ur belastningsregistret Skatter När det gäller fullgörande av skyldighet att betala skatter kommer kommunen att kontrollera att skatter och avgifter betalas enligt lag. 3.2 Uteslutning av sökande Utföraren får inte vara föremål för några omständigheter som anges i 7 kap. 1 LOV. Utföraren kan uteslutas från deltagande i godkännandeprocessen om utföraren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 12

13 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Habo kommun kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina förpliktelser avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av 7 kap. 1 LOV. Om sökanden är en juridisk person, får sökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Den upphandlande myndigheten får begära att en sökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta denne med stöd av punkterna 1, 2, 3 eller Kompetens och erfarenhet Verksamhetsansvarig Utföraren ansvarar för att det finns en ansvarig chef för verksamheten. Verksamhetsansvarig ska ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd samt ha datavana och annan administrativ kompetens som krävs för att bedriva verksamheten. Verksamhetsansvarig ska ha lägst treårig omvårdnadsutbildning på gymnasienivå eller motsvarande samt minst 24 månaders praktisk erfarenhet av arbete heltid inom vård och omsorg. Med erfarenhet av arbete inom vård och omsorg menas arbete inom äldreomsorg och/eller omsorg om personer med funktionsnedsättning, exempelvis som vårdpersonal eller arbetsledare. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste tio åren. Verksamhetsansvarig ska kunna kommunicera på det svenska språket i både tal och skrift. För att intyga vad som ovan angivits som krav avseende verksamhetsansvarig ska utföraren till ansökan bifoga följande: Meritförteckning som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet och bistå med referenser Examensbevis eller intyg på relevant utbildning Övrig personal Utföraren ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka som är erforderlig och med de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på god hemtjänst med helhetssyn och med biståndsbeslut som grund. Utförarens personal ska ha den erfarenhet och kunskap som bedöms som adekvat för att kunna utföra insatserna med god kvalitet. Då personalen ska utföra omvårdnadsinsatser ska de ha utbildning från omvårdnadsprogrammet eller motsvarande erfarenhet. Intyg ska vid begäran 13

14 överlämnas till socialförvaltningen. Utförarens personal ska kunna kommunicera på det svenska språket i både tal och skrift Arbetsrätt och kollektivavtal Utföraren svarar för alla kostnader för anställningen. Utföraren är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Utföraren är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om entreprenören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda. Detsamma gäller för underentreprenörer. 3.4 Kompetensutveckling Utföraren ansvarar för att personalen kontinuerligt får den utbildning, fortbildning och handledning som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. 3.5 Meddelarfrihet Utförarens anställda ska omfattas av meddelarfriheten på samma sätt som kommunens anställda. 3.6 Sekretess Utföraren ansvarar för att samtlig personal har god kunskap om och i det dagliga arbetet följer gällande sekretesslagstiftning. Sekretessförbindelse ska undertecknas av samtlig personal. 3.7 Personuppgiftsbehandling Utföraren ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204), PUL. Det innebär att utföraren ska utgå från bestämmelserna i PUL när det gäller: grundläggande krav på behandling av personuppgifter; information till den registrerade; rättelse och skadestånd, samt krav på säkerhet vid behandling av personuppgifter. 3.8 Tystnadsplikt Utföraren ansvarar för att personalen följer tillämplig lagstiftning gällande tystnadsplikt. 3.9 Motverkande av diskriminering Utföraren ansvarar för att följa gällande antidiskrimineringslagstiftning samt att verksamheten präglas av alla människors lika värde Avvikelsehantering Utföraren ansvarar för att avvikelser från en kunds dagliga rutiner dokumenteras i kommunens verksamhetssystem. 14

15 3.11 Lex Sarah Utföraren ska se till att samtlig personal känner till skyldigheten att, enligt 14 kap. 2 SoL, anmäla missförhållanden i omsorger om äldre människor och människor med funktionshinder. Anmälan görs till ansvarig hos utföraren. Utföraren är skyldig att omedelbart informera socialnämnden om inkommen anmälan. Kommunens rutin för hantering av Lex Sarah ska följas. Se bilaga Identifikation och legitimation Utföraren ansvarar för att anställd personal alltid bär tjänstelegitimation med foto. Den ska bäras väl synligt för brukaren. Se bilaga Medverkan i katastrof- eller krisberedskap Utföraren åtar sig att utföra uppdraget även under höjd beredskap, krig, katastrof eller kris på samma sätt som kommunens egenregiverksamhet samt medverka i kommunens beredskapsplanering under fredstid Underleverantörer Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa arbetsuppgifter. Detta ska i så fall framgå av ansökan. För att nya underleverantörer ska kunna anlitas, efter att godkännande erhållits, krävs att socialförvaltningen informerats om detta på förhand. Utföraren ansvarar för underleverantören såsom för sin egen verksamhet. Utföraren ansvarar för att underleverantörer uppfyller de krav som ställs avseende registrering, skatter och avgifter samt övriga krav som ställs på utförarna för godkännande. Vid anlitande av underleverantör eller byte av underleverantör är det utförarens ansvar att informera alla berörda parter, inklusive den enskilde, om den nya underleverantören Allmänhetens rätt till insyn i verksamheten Utföraren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att Habo kommun framställt begäran härom till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kap. 19 a kommunallagen (1991:900). Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. Informationen ska - om inte annat avtalats - lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Utföraren är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för utföraren, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Information som lämnats till kommunen enligt första stycket ska ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 15

16 Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i förfrågningsunderlaget/avtalet Ledningssystem för kvalitet i verksamheten Utföraren ska kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Utföraren ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter, SOSFS 2006:11. Se bilaga 3. Viktiga inslag i det systematiska kvalitetsarbetet är att: det finns rutiner för att hantera synpunkter (negativa/positiva) på verksamheten (synpunktshantering) personalen ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling nyanställda introduceras det finns en beredskap att kunna utföra tjänsterna även när den ordinarie personalen är frånvarande Utföraren ska, som underlag i godkännandeprocessen, bifoga en skriftlig bekräftelse på att utföraren kommer att bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete som säkerställer att de angivna delarna i SOSFS 2006:11 uppfylls, samt en beskrivning av hur utföraren övergripande avser att arbeta med kvalitet i verksamheten. I denna beskrivning ska redovisas hur utföraren avser att systematiskt arbeta med: Synpunktshantering: Särskilt ska belysas hur den enskilde kommer att informeras om Habo kommuns system för synpunktshantering samt hur eventuella synpunkter (negativa/positiva) kommer att tas emot och hanteras. Kompetensutveckling: Utföraren ska redogöra för hur personalen kommer att ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling. Introduktion av nyanställda: Utföraren ska redogöra för hur arbetet med introduktion av nyanställda ska gå till för att säkerställa att de kvalitativa kraven på verksamheten kan upprätthållas. Vikarietäckning: Här ska redovisas utförarens plan för att i situationer där ordinarie personal är frånvarande se till att den enskilde får den service, vård och omsorg som krävs enligt biståndsbeslut Verksamhetssystem IT Utföraren ska använda sig av kommunens verksamhetssystem vid dokumentation och kommunikation. 16

17 4. Kvalitetsarbete m.m. 4.1 Kvalitetsmål Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. Utföraren ska utföra de insatser som följer av avtalet i enlighet med socialnämndens mål. Socialnämndens mål framgår i särskild bilaga (Bilaga 4). Det är utförarens skyldighet att känna till de aktuella målen för verksamheten. Program och planer som antagits av kommunfullmäktige och socialnämnd ska vara vägledande för verksamheten. Utföraren ska åta sig att arbeta så att socialtjänstlagens kvalitetskrav uppfylls för den enskilde avseende service, vård och omsorg. 4.2 Uppföljning och kontroll Socialnämnden har det yttersta ansvaret för att följa upp de tjänster som utförs av såväl externa utförare som av kommunens egenregiverksamhet. Företrädare för socialnämnden som ansvarar för uppföljning har rätt att göra den uppföljning som nämnden anser vara nödvändig. Utföraren ska medverka och bistå socialnämnden med det underlag som krävs för att nämnden ska kunna genomföra uppföljning av utförarens verksamhet. Socialnämnden kommer att följa upp utförarens verksamhet på det sätt som nämnden finner lämpligt Synpunktshantering Brukare, anhöriga och allmänhet har möjlighet att lämna synpunkter på verksamheten. Utföraren ska hantera synpunkter från brukare, anhöriga och allmänhet enligt socialförvaltningens rutin. Se bilaga Kontaktman Utföraren ska utse en kontaktman för den enskilde. Kontaktmannen ska genom regelbundna kontakter med den enskilde, anhöriga/närstående och eventuellt god man skaffa sig goda kunskaper om den enskildes behov av service och omvårdnad. Kontaktmannen ska utföra den beviljade hjälpen och är även vid behov ansvarig för planering av insatser. Kontaktmannen ska vid behov informera ansvarig chef om förändringar och om kontakt behöver tas med ansvarig biståndshandläggare för eventuell omprövning av ärendet. 4.3 Dokumentation Utföraren ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, Dokumentation vid 17

18 handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Särskilt gäller vad som anges i 7 kap. 3 SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet. All dokumentation som rör enskild ska förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande förvaring av dokumentation hänvisas till RA-FS 2006:1. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 SoL. Se bilaga 3. Vid överlämnande av dokumentation till kommunen ansvarar utföraren för inhämtande av den enskildes medgivande. Vidare åligger det utföraren att, efter inhämtande av den enskildes medgivande, se till att socialnämnden eller dess företrädare får tillgång till de uppgifter som är nödvändiga för kommunens uppföljningsarbete och kvalitetssäkring. Se bilaga Genomförandeplan Utföraren ansvarar för att en genomförandeplan upprättas inom 2 veckor, efter påbörjat nytt uppdrag, tillsammans med den enskilde med biståndsbeslutet som grund. Av planen ska bland annat framgå målet med insatsen, hur och när de beviljade insatserna ska utföras samt när planen ska följas upp. 4.5 Hantering av nycklar Utföraren ska följa kommunens rutiner för hantering av den enskildes nycklar. Eventuella kostnader som drabbar den enskilde på grund av byte av lås förorsakat av försumlighet hos utförarens personal bärs av utföraren. 4.6 Hantering av egna medel Den enskildes, närstående eller god man ska normalt sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel hanteras av utföraren ska rutiner finnas för detta. Utföraren ansvarar för att sådana rutiner finns. 4.7 Utförarens möjlighet att erbjuda tilläggstjänster Utöver de insatser som omfattas av biståndsbeslutet har de utförare som erhållit kommunens godkännande rätt bjuda tilläggstjänster till den enskilde. Med tilläggstjänster avses dels sådana tjänster som redan ingår i biståndsbeslutet men som den enskilde vill utöka på något sätt, dels tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet. Tilläggstjänsterna baseras på en överenskommelse mellan den enskilde och utföraren och betalas av den enskilde direkt till utföraren. Kommunens egenregiverksamhet har inte möjlighet att erbjuda tilläggstjänster. Utföraren har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänster får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan den enskilde välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som en biståndsbeslutad insats utförs på jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för den enskilde för att denne ska kunna välja en utförare. Tilläggstjänster faktureras av utföraren direkt till den enskilde. 18

19 När tilläggstjänster erbjuds den enskilde ska det tydligt framgå att det är tilläggstjänster som erbjuds. Skillnaden mellan vad som faktiskt ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver ska tydligt framgå. 4.8 Information och marknadsföring Information Habo kommun kommer att informera om valfrihetssystemet och om godkända utförare på kommunens webbplats samt i en utförarkatalog. Biståndshandläggarna kommer även att informera om vilka utförare som finns att välja mellan i samband med att den enskilde ska välja utförare. Utföraren ska till sin ansökan bifoga en presentation av sin verksamhet, vilken kommer att ligga till grund för den information som kommunen tillhandahåller Marknadsföring Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Kommunen förutsätter att leverantören utformar sin marknadsföring på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar det som påträngande och som i övrigt är etiskt försvarbart. 19

20 5. Administrativa föreskrifter Upphandlingen sker enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). I och med att upphandlingen utförs enligt LOV kommer alla leverantörer som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag och blir godkända att få teckna avtal med kommunen. Kommunen får tillåta att sökanden rättar felskrivningar eller andra uppenbara fel. Kommunen får även begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Ansökningstiden pågår fortlöpande. Annons och förfrågningsunderlag finns tillgängligt via den nationella databasen, och via kommunens webbplats Upphandlande myndighet Habo kommun, organisationsnummer Kontaktperson Kompletterande upplysningar om villkor för att bli godkänd som leverantör av hemtjänst i Habo kommun kan lämnas av kommunens samordnare för LOV- frågor. Se kapitel Ansökan Ansökan ska lämnas i upphandlingsverktyget författad på svenska språket. I ansökningsformuläret finns angivet vilken information kommunen behöver för att kunna bedöma ansökan. Sista anbudsdag i traditionell mening förekommer inte vid upphandlingar enligt LOV eftersom upphandlingen pågår så länge upphandlingen annonseras. Ansökan får lämnas in löpande i enlighet med gällande förfrågningsunderlag. 5.4 Ansökans giltighet Sökanden ska vara bunden av sin ansökan i 90 dagar från och med inlämningsdagen. 5.5 Handläggning av ansökan Inkommen ansökan kommer att öppnas och registreras snarast möjligt. Därefter görs en kontroll att sökanden uppfyller samtliga ställda krav. Om ansökan är komplett har socialförvaltningen fyra veckor på sig att fatta beslut om ansökan. Under sommaren, juni, juli och augusti kan handläggningen ta upp till åtta veckor. Om sökanden godkänns ska ett avtal tecknas mellan sökanden och kommunen. Publicering på kammarkollegiets databas beräknas ske 1 oktober

21 5.6 Kvalificering Ekonomisk ställning och teknisk kapacitet Kommunen kommer att ta en kreditupplysning på den sökande. Utifrån kreditupplysningsföretagets uppgifter gör kommunen en bedömning av om sökanden har tillräcklig ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget. Enligt 5 kap. 2 LOV får en sökande vid behov åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet i ansökan. Sökanden ska kunna visa att han eller hon kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Detta kan till exempel göras genom att sökanden tillhandahåller ett skriftligt åtagande från företagen i fråga Nystartade företag som inte har någon verksamhet Nybildade företag eller företag som är under bildande, ska till anbudet bifoga affärsplan inkluderande en finansiell plan. Kommunen kommer att göra bedömningen om startkapitalet räcker för att tillgodose kravet på att anbudsgivaren har tillräckliga resurser för att bedriva verksamheten. 5.7 Uteslutningsprövning Enligt 7 kapitlet 1 LOV får kommunen utesluta en sökande som: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Om sökanden är en juridisk person får sökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Kommunen får begära att en sökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta denne med stöd av punkterna 1, 2, 3 eller 5. Om avtal med en leverantör hävts på grund av avtalsbrott kan denne ansöka på nytt om att bli godkänd utförare tidigast sex (6) månader efter hävning. 5.8 Godkännande Alla sökande som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget, och som inte har uteslutits med stöd av bestämmelserna i 7 kapitlet LOV, blir godkända av kommunen. Godkännandet förutsätter att sökanden gör trovärdigt att denne kommer att kunna fullgöra de tjänster utifrån den omfattning som ansökan avser. 21

22 5.9 Underrättelse om beslut Underrättelse om beslut kommer att lämnas skriftligt snarast möjligt. Om ansökan avslås kommer skäl till beslut att framgå Avtal Om sökanden godkänns kommer ett avtal att tecknas mellan kommunen och sökanden. Se kommunens hemsida för avtal Förfarande om ansökan inte godkänns Om kommunen beslutar att inte godkänna en sökande kan denne lämna in en ny ansökan. Den nya ansökan ska vara utformad enligt det vid den aktuella tidpunkten gällande förfrågningsunderlaget Ansökan om rättelse av kommunens beslut Enligt 10 kapitlet 1 i LOV får den sökande som inte godkänts ansöka om rättelse av kommunens beslut. Ansökan om rättelse ska lämnas skriftligen till socialförvaltningen. Om förvaltningen står fast vid sitt beslut lämnas ansökan om rättelse vidare till Förvaltningsrätten i Jönköping. 22

23 6. Kommersiella föreskrifter 6.1 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtalet, dock tidigast Avtalet löper tillsvidare med en uppsägningstid av 90 dagar för leverantörerna och 90 dagar för kommunen. Uppsägningen ska vara skriftlig. Förändring av omfattning i avtal kan ske under avtalstid om parterna är överens. 6.2 Handlingars inbördes rangordning Ändringar och tillägg i avtalet ska vara skriftliga för att vara giltiga. Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna. 2. Avtal med bilagor. 3. Förfrågningsunderlag daterat Utförarens ansökan. 6.3 Ersättning och prisjustering När biståndshandläggaren fattat ett biståndsbeslut görs en bedömning av vilken tid insatserna totalt beräknas ta att utföra. Denna tid utgör maxgränsen för den tid som utföraren kan få ersättning för. Beräkningen av tiden görs dels utifrån insatsernas art men även utifrån den enskilde, bostaden och närmiljön. Samma insats kan ge olika tidsbedömningar för olika individer. Utföraren kan inte utöka hjälpen till den enskilde och kräva ersättning för den utökade tiden utan att biståndsenheten har godkänt förändringen. Ersättningen till utförarna baseras på en schablonmässigt framräknad timkostnad. I timkostnaden ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande såsom personalkostnader, kostnader för kringtid, resor, administration, lokaler, transporter, material m.m. Detta innebär att ingen annan ersättning utgår än vad som genereras av de redovisade utförda timmarna. Kommunen kommer årligen att fastställa ersättning till utförarna i samband med upprättande av budget för det aktuella året. Utförarna ska senast innan den 15 december ha kunskap om den gällande ersättningen för nästkommande år. Se bilaga 6 samt Moms Hemtjänst som ges i enlighet med socialtjänstlagen är undantagen från skatteplikt, eftersom det är att betrakta som social omsorg enligt 3 kap 4 i momslagen. Utförarna ska således fakturera kommunen exklusive moms. Externa utförares kostnader för moms ingår i timersättningen. 23

24 6.4 Tidmätning Habo kommun använder Avista för tidmätning inom hemtjänsten. Avista är installerat på mobiltelefoner, fn. Nokia 6212 Classic, som ska användas av samtliga leverantörer. Kommunen står för programmet. Utföraren står för mobiltelefonerna. Tidmätningen i Avista kommer att vara underlag för utbetalning av ersättning till utföraren. Se bilaga Betalningsvillkor Utföraren ersätts i efterskott för utförd tid senast den 20 i månaden avseende månaden innan. T.ex. innebär detta att utföraren erhåller ersättning för januari månads utförda tid senast den 20 februari. För att kommunen ska betala ut ersättning ska följande villkor vara uppfyllda: Faktura ska vara kommunen tillhanda tidigast första vardagen efter månadsskifte. Kommunen tillämpar 30 dagars betalningsvillkor. Eventuella rättelser och manuella ändringar av underlaget ska vara signerat av utföraren och kunden vid varje insats. Om kunden inte är kapabel att själv bekräfta/signera utförd tid, ska biståndshandläggaren kontaktas. Blanketterna för redovisning av tid skall vara korrekt och fullständigt ifyllda. Redovisning av tid görs alltid per kalendermånad. Tiden anges i hundradelar, det vill säga 30 min anges som 0,5 h och 1 timme anges som 1,0 h. Utförd tid redovisas i kolumn för respektive insats. Såväl beräknad som utförd tid ska vara ifyllt i respektive kolumn. Det är alltid faktisk tid som ska redovisas och avrundning får inte ske. Undantaget är insatser som beviljats med kortare tid än 30 min vilka redovisas som 30 min. Beviljad tid som inte utförts får inte redovisas med undantag för omställningstid. Ersättning utges inte för den tid som överstiger den beräknade tiden. Leverantören får inte kräva eller acceptera betalning utöver checkvärdet för de tjänster som betalningen avser. Vid oplanerad frånvaro, exempelvis om den enskilde är inlagd på sjukhus, korttidsvistelse och vid dödsfall gäller att ersättning utgår i 5 dagar från det frånvaron påbörjats. Ersättningen utgår då som beviljad tid. Se bilaga Faktura Fakturor för brukare som omfattas av valfrihetssystemet i Habo kommun utställs på och sänds till: Habo kommun Fakturor Box HABO Kommunens referens: BIRJ1 24

25 6.6 Dröjsmålsränta och administrativa avgifter Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen 6 (1975:635). Faktureringsavgift eller motsvarande avgifter utgår inte. 6.7 Skadeståndsskyldighet Leverantören ansvarar för skada på sak och person om skadan orsakats genom vållande hos leverantören eller av dennes personal. Leverantören är skyldig att hålla sig försäkrad för sådan skada och ska, om så kommunen begär, utan fördröjning uppvisa försäkringsbesked. Försäkringsskyddet ska uppfylla följande minimikrav: Ansvarsförsäkring Ansvarsförsäkring med försäkringsbelopp minst 10 Mkr per skada och 20 Mkr per år Utvidgat skydd för omhändertagen egendom inklusive nyckelförlust Försäkringsbelopp minst 2 Mkr per skada och 4 Mkr per år Förmögenhetsbrottsförsäkring Förmögenhetsbrottsförsäkring med försäkringsbelopp om minst 1 Mkr per skada och 2 Mkr per år. 6.8 Fel och brister Om utföraren inte fullgör sitt åtagande enligt avtalet avseende leverans/ kvalitet av tjänsten och efter skriftlig begäran inte inom tio dagar vidtar rättelse får kommunen antingen avhjälpa bristen på utförarens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen. Avdrag på ersättningen kan utgå vid utebliven leverans/kvalitet av tjänsten. Beloppet baseras på ersättningen på avtalad tid. 1. Ersättning utgår inte. 2. Avdrag för ej genomförda timmar x 2 verkställs vid nästa faktureringstillfälle. 6.9 Avgifter Avgift för hemtjänst Den enskildes avgift för hemtjänst följer av kommunfullmäktige fastställd taxa och faktureras av kommunen Avgift för tilläggstjänst Avgifter för tilläggstjänster faktureras av utföraren och ställs direkt till den enskilde Överlåtelse av avtal Utföraren får inte överlåta detta avtal på annan. 25

26 6.11 Godkännandets upphörande Avsaknad av uppdrag Om utföraren inte bedrivit någon verksamhet inom hemtjänsten på 12 månader avregistreras det erhållna godkännandet automatiskt. Om denne utförare önskar bedriva verksamhet i kommunen krävs därför att en ny ansökan om godkännande lämnas in och prövas Återkallelse av godkännande till följd av brister i verksamheten Om kraven för godkännande inte följs återkallas godkännandet. Vid mindre brister kan varning utdelas. Om utföraren inte inom rimlig tid, som anges i varningen, har åtgärdat de i varningen angivna bristerna återkallas godkännandet Begäran om utträde, uppsägning av avtal Extern utförare kan begära utträde genom skriftlig uppsägning av avtalet. Vid uppsägning ska utföraren tillhandhålla befintliga åtaganden tills gällande avtal upphör, om parterna inte kommer överens om annat Beslut i socialnämnden I händelse av beslut i socialnämnden om systemets avveckling gäller en uppsägningstid om 12 månader Hävning Båda parter har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om: den andra parten i väsentligt avseende åsidosätter sina skyldigheter enligt avtalet den andra parten åsidosätter sina skyldigheter enligt avtalet och inte inom 30 dagar vidtar rättelse efter skriftlig begäran från den första parten. Kommunen har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om leverantören uppfyller en eller flera av punkterna enligt kapitel 7 1 LOV (se kap. 5.7 Uteslutningsprövning). Hävning skall alltid ske skriftligen och utan oskäligt uppehåll efter det att den omständighet som åberopas som uppsägningsgrund blivit känd för den uppsägande parten Ägarbyte eller byte av verksamhetsansvarig Om utföraren byter ägare ska ny ansökan lämnas och godkännandet omprövas. Om verksamhetsansvarig ersätts av annan person ska detta meddelas kommunen. Ny verksamhetsansvarig ska godkännas av kommunen. Godkänns inte personen upphävs det tidigare godkännandet Force majeure Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som 26

27 förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Tvist Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på kommunens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 27